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Cap 6 Administracion Proyectos
Cap 6 Administracion Proyectos
• ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS
Conceptos Básicos
La aplicación racional de
conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas para
alcanzar los objetivos de un
proyecto, a través de una
serie de actividades
interrelacionadas.
Administración de Proyectos
• Son las actividades que permiten asegurar que
el proyecto se lleve a cabo a tiempo y de
acuerdo a la planificación.
• Eficiencia y Eficacia.
• La Administración de Proyectos se basa en las
principales funciones de la Administración:
• Planeación, Organización, Dirección y
Control.
Administración de Proyectos
• Planeación: Se decide anticipadamente,
qué, quién, como, cuando y por que se
hará el proyecto.
• Las tareas mas importantes son:
Pronosticar situaciones futuras,
Determinar los recursos que se
necesitarán, Revisar y ajustar el plan de
acuerdo con los resultados de control,
Coordinar durante todo el proceso de
Planeación.
Administración de Proyectos
• Organización: Se identifica, define y divide
el trabajo a realizar, se agrupan y definen
los puestos, se proporciona los recursos
necesarios y se asigna el grado de
autoridad y responsabilidad.
Administración de Proyectos
• Dirección: Conduce el comportamiento de
los entes involucrados hacia las metas
establecidas. Se comunican y explican los
objetivos de todos los participantes, se
asignan estándares. Motivación,
Liderazgo y Comunicación.
Administración de Proyectos
• Control: Medir el rendimiento obtenido en
relación a las metas fijadas. En caso de
haber desviaciones se determinan las
causas y se corrige lo que sea necesario.
Conceptos Básicos
1. Habilidades clave
• Liderazgo
• Comunicación
• Negociación
• Solución de problemas
• Lograr objetivos
2. Conocimientos
• Técnicos
• Administrativos
3. Herramientas
4. Técnicas
Conceptos Básicos
• Tiempo
• Calidad
• Alcance
• Entorno
• Recursos
• Costo
BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE
TODOS LOS INTERESADOS
Conceptos Básicos
*Etapas del
proyecto
2. Planeación*
1. Inicio* 5. Cierre*
4. Control*
Instalación Operación
100% completa completa
$, HH
Entrega
Grado de influencia en
resultados
Avance
Decisión de
arranque
Decisiones
trascendentes
Áreas de conocimiento
Presupuesto y su control.
Costos
Planes y administración.
Riesgos
• Puede disponerse de un
pool de recursos
Administración de Proyectos
Competencias técnicas
Alto
Competencias humanas
Bajo
Técnicas y herramientas
• Mecanismos de selección
de proyecto
• Definición del proyecto
INICIO
AVANCES
TECNOLÓGICOS REQUERIMIENTOS
DEL CLIENTE
PROYECTO
REQUERIMIENTOS NECESIDADES DE
LEGALES LA INSTITUCIÓN
Etapas de la AP
OBJETIVO:
BENEFICIOS:
DESCRIPCIÓN:
PRIORIDAD:
JUSTIFICACIÓN:
PRODUCTOS:
APROBACIÓN:
Etapas de la AP
Técnicas y herramientas
• Estructura de Descomposición
del Trabajo
• Tabla de precedencias
PLANEACIÓN
• Ruta critica
• Matriz de roles
Procesos de planeación
• Secuencia de actividades
– Diagramas de red, lista de actividades
Organización de actividades
• Las actividades en un proyecto deben ser
organizadas para producir resultados tangibles para
que la administración pueda juzgar el progreso.
• Los “Milestones” son los puntos finales de alguna
actividad.
• Los “deliverables” son los resultados del proyecto
que serán entregados a los clientes.
• El proceso de “cascada” permite una definición
precisa de los “milestones”.
Milestones y Deliverables
Actividades
MILESTONES
Planificación del Proyecto
• Distribuye el proyecto en tareas y estima el tiempo
y los recursos requeridos para completar cada tarea.
• Organiza las tareas de forma concurrente para hacer
mejor uso de la fuerza laboral.
• Minimiza dependencias entre tareas para evitar
retrasos debidos a que una tarea espere a la
terminación de otra.
• Depende de la intuición y experiencia de los
administradores.
Etapas de la AP
Procesos de planeación
• Estimación de recursos
• Planeación de:
– Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos
Etapas de la AP
¡ En partecitas !
Suficientemente pequeñas
que quepan en el plato y lo
suficientemente grandes
que no indigesten.
¿Qué es?
• Representación de la jerarquía del proyecto
• Identifica todo el trabajo a realizar
• Es un producto de la definición de alcance
Características
• Organiza y define el alcance total del proyecto
• Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para
seguimiento
• Considera las fases del proyecto
Es el fundamento para
• Estimación de costos
• Distribución de roles y funciones
• Planes técnicos
• Lista de productos a entregar
• Informes sobre el avance y análisis de problemas
Etapas de la AP
Elaboración
1. Identificar los productos entregables y el trabajo
relacionado
2. Estructurar y organizar la EDT
PRODUCTO
Componentes mas
1 2 3
importantes
Productos de trabajo
1.1 1.2 1.3
terminados
1.1.1
1.1.2
1.2.1
1.2.2 Tareas que entregan un
producto
Etapas de la AP
Gráfica de Gantt
Tabla de precedencias
– Actividad
– Duración
– Actividades precedentes
– Responsable
Etapas de la AP
Clave de la Actividades
actividad Actividad Duración precedentes Responsable
Tipos de precedencias
Actividad A Actividad B
Inicio a Inicio
Actividad A Actividad B
Final a Final
Actividad A Actividad B
Inicio a Final
Etapas de la AP
3
1 2
2
2
1 2 1
2
2
3 4 5
3 4 5 1
1
4
6 7 6 7
1 2
Hitos 3 4 5
(milestones)
6 7
Etapas de la AP
Holgura
Es Ef
Inicio mas tardío – Inicio mas temprano (Ls - Es)
o bien, Actividad
Final mas tardío – Final mas temprano (Lf - Ef)
Ls Lf
0-0 0-7 7 - 13
INICIO A D
14 - 21
0 7 6
F
8 - 14
7
E 21 - 24 24 - 24
0-8
6 I FIN
B
8 - 16
3 0
8
H
8
0-6 6 - 10
C G
6 4
Etapas de la AP
• Es de utilidad para:
– Análisis de alternativas
– Optimización de calendarios
(P+4M+O)
Tiempo esperado entre eventos 6
(P-O)
Desviación estándar
6
(P-O) 2
Varianza de una tarea
6
Técnicas y herramientas
• Sistema de autorización de trabajo
• Sistema de información
• Reportes de avance
EJECUCIÓN
Procesos de ejecución
• Aseguramiento de calidad
– Cambios
– Acciones correctivas
Comunicaciones en el Proyecto
Reportes de avance
• Su duración es cero
Etapas de la AP
Características:
• Tangibles
• Medibles
• Entregables
Ventajas:
Planeado
Recursos
Valor ganado
Real
Tiempo
Etapas de la AP
Técnicas y herramientas
• Análisis de valor ganado
• Distribución de información
• Sistemas de control de cambio
• Control de riesgos
CONTROL
• Actualizaciones del plan
• Acciones correctivas
• Lecciones aprendidas
• Aceptación del trabajo
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE • Ordenes de cambio
• Ajustes a línea base
IV. Etapas de la AP
Procesos de control
• Supervisión y control
• Control de cambios
Procesos de control
• Control de costos
• Control de calidad
• Seguimiento de desempeño del equipo
• Informes de resultados
• Comunicación con interesados
Etapas de la AP
Administración de cambios
Recomendaciones prácticas:
• Prevea riesgos, no catástrofes
• Aplique su sensibilidad, visión
• Realice el análisis en grupo y en forma ágil
• Analice los riesgos más importante
• Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto
• Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antes de
actividades o eventos críticos
Etapas de la AP
Permite evaluar el
desempeño del proyecto,
considerando medidas de
tiempo y costo.
– Valor planeado
– Valor ganado
Etapas de la AP
Análisis de calidad
Técnicas y herramientas
• Auditorias de procura
• Informes y reportes de
ejecución
CIERRE
Reporte final
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
Etapas de la AP
1. Cierre administrativo
– Reporte final
• Presupuesto
• Programa
• Evidencias
• Lecciones aprendidas
• Reporte de control de cambios
– Archivos
– Plan de transición
Etapas de la AP