Código: PS-I-11

SISTEMA DE GESTION INTEGRADO HSEQ

Versión: 1

Fecha: 10-10-11
CODIFICACIÓN DE PROYECTOS
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CONTROL DE MODIFICACIONES
VERSION MODIFICACIONES DOCUMENTO
001 Liberación

TABLA DE CONTENIDO
ID DESCRIPCIÓN PAG.
OBJETIVO 3
ALCANCE 3
CONTROL DE DISTRIBUCION
DEFINICIONES 3
FECHA DE
1 SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE 4 COPIA No ENTREGADA PARA
DEVOLUCION
PROVEEDORES
01 Coordinación HSE
2 CRITERIOS PARA SELECCIÓN Y EVALUACIÓN 5
02 Administración General
DE PROVEEDORES
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CODIFICACIÓN DE PROYECTOS
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OBJETIVO:
Definir las pautas para la codificación de la correspondencia interna y enviada en cada proyectos que ejecute COVY
LTDA, manteniéndose como un documento controlado.

ALCANCE
Aplica para todos y cada uno de los proyectos que se ejecuten en la compañía.

RESPONSABILIDAD
Es responsabilidad de la administradora general, junto con la administradora de cada contrato establecer la codificación
para el proyecto, además de la divulgación y velar por el estricto cumplimiento del mismo.

DEFINICIONES:
•Documento controlado: Documento del sistema de gestión de calidad que esta sujeto a revisiones y actualizaciones
según lo establecido en el procedimiento de control de documentos.
•Documento externo: Son aquellos documentos suministrados por terceros y que se requieren para el correcto
desempeño de las operaciones.
• Documento no controlado: Es aquel documento que sirve como referencia y que no esta sujeto a revisiones o
actualizaciones una vez haya sido distribuido.
• Instructivo: es la forma especifica como se lleva a cabo una actividad o un proceso, es decir, es un documento
escrito de un proceso en particular que muestra la actividad establecida para el desarrollo de la labor.
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1. CODIFICACIÓN DE PROYECTOS
La codificación para la correspondencia enviada de COVY LTDA se maneja de la siguiente forma:

XX-YY-OT(LL)-ZZZ-AA
Donde:
XX : Siempre ira el nombre de la empresa (COVY)
YY: El nombre de la dependencia a quien va dirigido el oficio, el cual se asigna por decisión unánime de la administración puede ser el
nombre del proyecto, puede ser un codigo del contrato, o el nombre de la ciudad cuando el oficio es interno.
OT(LL): Es la orden de trabajo que se va ejecutando en los proyectos y la asignan en conjuntos la administradora general y la
administradora del contrato, el código ya puede ser por el nombre del pozo, área o el mismo código de la OT.
ZZZ: El número Consecutivo del oficio.
AA: los dos últimos números del año de ejecución del oficio.

Entonces por ejemplo si la correspondencia va a dirigida a la Interventoría ACI la codificación seria

COVY- ACI-001-11 El cual significa que de Covy va el primer oficio hacia la interventoria ACI en el año 2011

si el oficio es interno de Orito hacia Bogotá: COVY-BOG-001-11

Si el oficio es interno de Bogotá hacia Orito: COVY-ORITO-001-11
Si el oficio es interno de Orito o Bogotá hacia Pto umbria: COVY-UMBRIA-001-11
ASI CONSECUTIVAMENTE PARA EL MANEJO INTERNO DE LA CORRESPONDENCIA SEGÚN LA CIUDAD DONDE SE ENCUENTRE EL PROYECTO

Si el oficio es para una nueva orden de trabajo sería:

COVY-PCL-001-OTPOZO195-11 El cual significa que de Covy va dirigido a Petrominerales el primer oficio de la orden de trabajo del pozo 195
en el año 2011
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2. CODIFICACIÓN DE PROYECTOS COVY 2011

1. Para el Proyecto Petrominerales nombre MACRO: PCL – 058 -11

EJEMPLO de contrato con Ordenes de Trabajo: en este caso se utiliza el nombre del pozo 195.

COVY-PCL-OTPOZO195-001-11 El cual significa que de Covy va dirigido a Petrominerales el primer oficio de la orden de trabajo del pozo
195 en el año 2011.

Cada vez que se inicie una orden de trabajo es responsabilidad de la Administradora General o de la Administradora del contrato
informar el nuevo código a todo el personal de la empresa ya sea de forma escrita o por correo electronico.

2. Para el proyecto de Emerald Energy nombre:

COVY-EMER-OT6468-001-11 Significa que de Covy va dirigido a Emerald el primer oficio de la orden de trabajo del contrato 6468 en el
año 2011

3. Para el proyecto de Ecopetrol MA 0000276.

COVY-ECP276-001-11 Se excluye la parte de orden de trabajo por el hecho de que es un solo contrato.

4. Para el proyecto de Ecopetrol y Canacol 50838

COVY-ECP838-001-11

5. Para el proyecto de Ecopetrol y Canacol 1994

COVY-ECP1994-001-11