PRINCIPIOS Y NORMAS

ARCHIVÍSTICAS
TERMINO ARCHIVO

El término archivo (latín archīvum). Es el conjunto de documentos fuera cual

fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por
una persona o entidad pública o privada, en el trascurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e
información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o
como fuentes de la historia. No obstante, "archivo" es una palabra polisémica
que se refiere a:
 El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una
persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
 El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.
 La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del
fondo.
 La archivística es la ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas a los archivos.
 También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión
administrativa, la información, la investigación y la cultura.
 Se ha desarrollado en función de las necesidades de cada una de las épocas.
NACIMIENTO DE LA ARCHIVÍSTICA

La archivística es una ciencia

relativamente moderna con origen en
el siglo XIX. Se inicia con el nombre
de archivología. Se comienza como
una ciencia que se va a encargar del
arreglo y la conservación de los
archivos. La independencia de la
archivística de otras ciencias
históricas es relativamente moderna.
En 1898 se publica, en inglés, el
primer manual sobre archivística,
que se traduce al español en 1940.
Aún no están definidos los campos de la archivística, no tiene un lenguaje propio;
el que tiene es prestado de la historia, de la paleografía y la biblioteconomía. El
nacimiento como disciplina es reciente.Partiendo de la experiencia ha
desembocado en la fijación de unos principios esenciales, en una metodología y
en un lenguaje propio que la identifica como una ciencia diferente a otras. La
archivística, hoy en día, se encuadra dentro de las ciencias técnicas de la
documentación e información. Es una disciplina práctica.En sus orígenes, la
archivología nace unida a la diplomática, a la paleografía y a la biblioteconomía. Es
una dependencia negativa, no la deja avanzar y apenas tendrá distinciones en
cuanto a metodología y terminología. La formación de los archiveros se producía
en la escuela diplomática del siglo XIX. Se desarrolla la idea de que los
documentos se pueden organizar de acuerdo a la estructura de la institución de la
que proceden, diferenciándose de las bibliotecas
 Esta ciencia es importante desde que el
hombre tuvo la necesidad de dejar
plasmado sus conocimientos,
pensamientos e historia, puesto que no
podía tener todo guardado en su memoria
y para esto vio como única opción la
escritura. y es aquí donde toman mayor
IMPORTANCIA importancia la conservación de los
documentos escritos en lugares
específicos de forma organizada y
ordenada para luego convertirse en
grandes archivos, los cuales a su ves
hicieron crecer la archivista como ciencia, y
el personal encargado de su manejo.
NORMAS DE
GESTIÓN DE
CALIDAD
NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC 1001 –
FORMATO DE PAPEL

ICONTEC
El instituto Colombiano de normas técnicas y certificación es el organismos nacional de
normalización según el Decreto 2269 de 1993.

Esta garantizado por los comités técnicos y el periodo de consulta publica.

La NTC 1001 fue ratificada por el concejo Directivo de 1975 11-19.

LA NORMA NTC 1001 SE APLICA A FORMATOS

 Administrativos
 Comerciales
 Técnicos

OBJETIVO:
Esta norma establece la designación y las dimensiones de los formatos finales de papeles impresos o no.

Esta norma se aplica a los formatos de papel para usos administrativos, comerciales y técnicos y a cierta clase de
impresos tales como modelos y catálogos.

Esta norma se aplica a los formatos de papel para usos administrativos, comerciales y técnicos y a cierta clase de
impresos tales como modelos y catálogos.
Esta norma no se aplica necesariamente a periódicos, libros, afiches u otros impresos especiales que
sean objeto de otras Normas Técnicas Colombianas.

Dar parámetros estrictos sobre la forma y dimensión final en la que se presenta el papel.
Tal como el tamaño del formato en milímetros aplicando alguna formulas matemáticas.

Reducir medianamente costos de producción y mejorar la organización de documentos a la hora de

archivar.

Los principios de esta normativa está encaminado al ahorro: ahorro de tiempo, papel y espacio, por
tanto, se busca que de un tamaño máximo de papel resulten todas las series de formatos, evitando el
desperdicio.
CADA SERIE NORMAL ESTA FORMADA POR UN
INTERVALO DE TAMAÑOS

El formato se obtiene dividiendo el tamaño inmediatamente superior en 2 partes iguales, la

división debe ser paralela al lado mas corto
se basan en un sistema internacional de medidas
se originan 4 series de formatos.
SERIE A: Es la serie principal el formato A4 corresponde al AO dividido cuatro veces.
El formato básico de la serie A (AO) tiene un área de 1 m2; por tanto, se aplica la siguiente ecuación:
 
(2) X x Y = 1 m2

 Las ecuaciones (1) y (2) dan las siguientes dimensiones para los lados del formato básico de la serie A.
 
 
Y = 1,189 m
 
X = 0,841 m
 
 
Los tamaños de la serie se obtienen aplicando al formato básico.
SERIE B: La serie B se utiliza para edición de libros y tamaños fuera de lo
común.

Una serie secundaria de formato, designada B, se obtiene colocando en forma

secuencial los promedios geométricos de tamaños adyacentes de la serie A.
TAMAÑOS ALARGADOS
La serie de tamaños alargados se obtiene dividiendo cualquiera de los tamaños de las
series A o B en 3, 4 u 8 partes iguales, paralelamente al lado más corto, de tal manera
que la relación entre el lado más largo y el más corto sea mayor que 1/2.
OTRO PRINCIPIO DE LA NORMATIVA
PRINCIPIO
ES: GEOMETRICO DE LOS
FORMATOS
Que todo formato es geométricamente similar al anterior y de este
principio resulta la siguiente relación:
Y : X = √2 : 1 = 1,414

Por tanto, el lado de menor longitud en el formato de tamaño superior (En

la figura 2 es el lado identificado por la letra “X”), es el lado más largo en
el formato inmediatamente menor a este; y para conformar el lado de
menor dimensión en este formato se debe dividir en dos partes iguales la
sección más larga del formato inmediatamente mayor (En la figura 2 sería
la longitud “Y”) dando como resultado Y/2.
 Formatos A B

LAS SERIES PRINCIPAL Y Dimensiones en milímetros

0 841 x 1 1 000 x 1
SECUNDARIA ESTARÁN 1
189
594 x 841
414
707 x 1 000

CONSTITUIDAS POR LOS 2

3
420 x 594
297 x 420
500 x 707
353 x 500
FORMATOS CUYA 4 210 x 297 250 x 353

DESIGNACIÓN Y 5 148 x 210 176 x 250

DIMENSIONES SE INDICAN 6
7
105 x 148
74 x 105
125 x 176
88 x 125
EN LA TABLA 8 52 x 74 62 x 88

9 37 x 52 44 x 62
10 26 x 37 31 x 44
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 4436
INFORMACION Y DOCUMENTACION.
PAPEL PARA DOCUMENTOS DE ARCHIVO.
REQUISITOS PAR LA PERMANENCIA Y LA DURABILIDAD

Requisitos para la permanencia y durabilidad.

Se aplica a los papeles sin imprimir, reservados para los documentos y las
publicaciones que se deban mantener permanentemente y usar con frecuencia.

Para estos documentos y publicaciones, se requiere un papel de alta durabilidad y

permanencia.

Normalmente se utiliza para los documentos que van al histórico.

 CONCEPTOS
OBJETIVOS

Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación.

1.CAMPO DE APLICACIÓN:

Esta norma especifica los requisitos para el papel de archivo.

2.NORMAS DE REFERENCIA:

Existen 10 normas donde constituyen las estipulaciones de esta norma.

Todas las normas están condicionadas a revisiones y a las partes que están sujetas a acuerdos
basados en esta norma, se les motiva a investigar la posibilidad de aplicar las ediciones mas
recientes de las normas indicadas a continuación:
COMPOSICIÓN
Debe estar hecho principalmente de fibra o pelusa de
algodón, fibra de cáñamo, fibra de lino o una mezcla de estas.

GRAMAJE:

Como se describe en la norma ISO 536, debe ser de por lo

menos 70g/m2.

RESISTENCIA AL DOBLEZ

Debe ser de por lo menos 2.42 en cualquier dirección.

VALORACION PH DE EXTRACTOS ACUOSOS:

Preparado con agua fría y determinado como lo dice la norma

ISO 6588 debe fluctuar entre7.5 y 10.0.
VALORACION PH DE EXTRACTOS ACUOSOS:
Preparado con agua fría y determinado como lo dice
la norma ISO 6588 debe fluctuar entre7.5 y 10.0.

RESISTENCIA A LA OXIDACIÓN:
Numero de capa menor de 5.0 cuando sea medido
como se especifica la norma ISO 302 con la
modificación en el anexo A de la norma ISO 9706
1994.
REPORTE
La prueba de laboratorio debe incluir en su reporte
Identificación precisa de los papeles sometidos a prueba
Fecha y lugar de la prueba
Las detecciones visuales al inspeccionar la muestra
El gramaje del papel determinado como se especifica en la norma ISO 536
NORMAS DE REFERENCIA:
ISO 187:1994, Papel y cartón. Muestras para determinar la calidad promedio.

ISO 187:1990, Papel, cartón y pulpas. Atmósfera estándar para el acondicionamiento y las
pruebas y procedimiento para supervisar la atmósfera y el acondicionamiento de las muestras.

ISO 302:1981, Pulpas. Determinación del número Kappa.

ISO 536:1995, Papel y cartón. Determinación del gramaje.

ISO 1974:1990, Papel. Determinación de la resistencia a la prueba (Método Elmendorf).

SO 4046:1978, Papel, cartón, pulpa y términos relacionados. Vocabulario.

ISO 5626:1993, Papel. Determinación de la resistencia al doblez.

ISO 6588:1981, Papel, cartón y pulpas. Determinación del pH de extractos acuosos.

ISO 9706:1994, Información y documentación. Papel para documentos. Requisitos para la

permanencia.

ISO 10716:1994, Papel y cartón. Determinación de la reserva alcalina.

NORMA TÉCNICA
COLOMBIANA

GTC 185
Tiene como propósito brindar herramientas que faciliten
DOCUMENTACIÓN la gestión documental en las organizaciones, con el fin
ORGANIZACIONAL de simplificar y organizar la prestación y el manejo de
las comunicaciones impresas y electrónicas.
 IMPORTANCIA

 Nos brinda recomendaciones para elaborar

diferentes tipos de documento.
 Normas que están involucradas el la guia GTC 185,
NTC 1001, NTC 1075, NTC 4436 presentación de
tesis trabajos de grado y otros proyectos de
investigación. NTC 5613 referencias bibliográficas,
contenido forma y escritura , Simplifica y organiza la
prestación y el manejo de las comunicaciones
impresas y electrónicas.
 Nos permite una buena adaptación a las
necesidades de una organización.
 Brinda herramientas que facilitan la gestión
documental.
 LA GUÍA GTC 185 SIRVE
PARA LA REALIZACIÓN DE:

• Cartas
• Memorandos
• Circulares
• Actas
• Informes
• Certificados y constancias
• Hoja de vida corporativa
• Mensajes electrónicos
 TERMINOS Y DEFINICIONES

•Anexos
•Abreviatura
•Acta
•Asuntos
•Bibliografía
•Carta
•Certificado
•Circular
•Cita
•Código
OBJETO
Esta guía representa recomendaciones para elaborar diferentes tipos de documentos en las
organizaciones.
Esta guía aparte de todo lo anterior nos a permitido dale una forma ordenada y organizada a documentos
ya sean trabajos memorandos cartas etc. .
 CARTA

MARGENES:
Los márgenes de Word son el espacio en blanco que
queda alrededor de los bordes de una página.
Generalmente, el texto y los gráficos se insertan en el
área de impresión situada entre los márgenes. No
obstante, algunos elementos pueden colocarse en los
márgenes: por ejemplo, los encabezados, pies de
página y los números de página.

Se recomienda los siguientes márgenes. Superior entre

3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm Lateral izquierdo
entre 3 cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
ESTILOS
• Bloque extremo: Todas las líneas parten del margen izquierdo.

• Bloque: Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración,

firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el
margen derecho.
 
• Bloque: Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración,
firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el
margen derecho. 

• Semibloque: Conservando la distribución del estilo bloque, el primer

renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 espacios a 10 espacio.
CODIGO:
Se recomienda escribirlo a 3cm o 4cm del borde superior, dejando de 0 a una línea libre
cuando el papel tiene logotipo o membrete.

LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACIÓN:

Estos datos van a una o dos interlineas libre del código y en forma completa en el siguiente
orden: Nombre del lugar origen, día, mes(en minúscula) y año(sin separarlo con punto).

DATOS DEL DESTINATARIO: A partir del lugar de origen y la fecha de

elaboración, se recomienda dejar de 2 a 3 interlineas libres.

DENOMINACIÓN O TITULO ACADEMICO: Se utiliza

mayúscula inicial.
NOMBRE DEL DESTINATARIO: Se sugiere escribirlo con mayúscula fija; de
preferencia se escriben los dos apellidos.

CARGO: Se sugiere escribirlo con mayúscula fija; de preferencia se escriben los dos apellidos .

ASUNTO: Se escribe la palabra asunto con mayúscula inicial seguida de dos puntos sin negrita
y sin subrayar. Es aconsejable expresarlo en un máximo de cuatro palabras. Únicamente en caso de
memorando se recomienda escribir la palabra asunto en mayúscula sostenida seguida de dos puntos.

CUERPO DE TEXTO: Es importante redactar el cuerpo del documento en forma clara,

breve, directa, sencilla y cortes.
DATOS DEL REMITENTE: El nombre del remitente se deberá escribir en mayúscula
fija; de preferencia se escriben los dos apellidos.

LINEAS ESPECIALES: Se recomienda escribirlas con un tamaño de letra menor que

el utilizado en el texto. Corresponde al lector y al transcriptor.

ANEXOS: Se detallan al final de la comunicación. La palabra "anexo" o "anexos", según sea el

caso, se escribe con mayúscula inicial seguida de dos puntos; (se relaciona el numero de hojas, códigos,
escritos de forma continua y separados por coma.
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA - NTC 1486
DOCUMENTACIÓN, PRESENTACIÓN DE TESIS, TRABAJOS DE GRADO Y OTROS
TRABAJOS DE INVESTIGACIÓN

Establece las reglas para la presentación de un trabajo escrito,

cualquiera que sea su nivel de profundidad. Algunos de los trabajos que se pueden
ejecutar bajo las pautas de presentación de esta norma son:

• Trabajos de introducción a la investigación

• Trabajo de grado
• Trabajo de investigación profesional
• Ensayo
¿CUÁLES SON LOS NUEVOS CAMBIOS EN LA NORMAS ICONTEC
(SEXTA ACTUALIZACIÓN) DEL 2008?

El texto debe llegar hasta la margen inferior establecida.

Se debe evitar títulos o subtítulos

solos al final de la página o renglones sueltos.

Se unifican las referencias bibliográficas, con un uso más

sencillo y claro.

El documento se puede imprimir por ambas cara

El título de cada capítulo debe comenzar en una hoja
independiente, a 3 centímetros del borde superior.
 GENERALIDADES

Se debe utilizar papel tamaño carta de color blanco, opaco, de buena

calidad para
facilitar la lectura. Para facilitar la impresión por ambas caras se
recomienda usar un
gramaje de papel más alto que el usual.
El trabajo se escribe a una interlinea sencilla y después de punto aparte
a dos
interlíneas sencillas, cuando es punto seguido se deja un espacio.
Las márgenes deben ser:
Superior: 3 cm. (4 cm. título)
Izquierdo: 4 cm.
Derecho: 2 cm.
Inferior: 3 cm.
Número de página a 2 cm. y centrado.
Fuente y tipo de letra, se sugiere Arial 12.
La numeración de las hojas debe hacerse en números arábigos, centrada y en
forma
consecutiva a partir de la introducción. La cubierta y la portada no se numeran pero
si
se cuentan, por lo tanto la numeración se debe iniciar en 3.
Cada capítulo comienza en una hoja independiente y el título debe ir centrado.
PRELIMINARES
Tapa o pasta: son las láminas de cartón, plástico u
otros materiales que protegen el
trabajo, encuadernado, anillado o empastado. La
tapa o pasta puede llevar
información o ilustración o ambas.

Guardas: Son las hojas en blanco puestas entre las

tapas o pastas, al principio y al
final del documento (son opcionales).

Cubierta: Esta página es opcional, contiene los

mismos datos que la pasta y conserva
la misma distribución.
Portada: Es la página informativa del documento y
proporciona los datos que permiten identificarlo. Incluye el
título, el subtítulo (si lo hay), el nombre de el (los)
autor(es), el
tipo de trabajo realizado (tesis, monografía, trabajo,
informe, etc.) y el nombre y título
académico del director o asesor del trabajo. Estos
elementos deben estar centrados en la página y a una
distancia equidistante.
Página de aceptación: En
esta página se registran las
firmas de los jurados que
participan en la revisión,
sustentación y aprobación del
trabajo.
También incluye la y fecha de
entrega del trabajo.
Contenido: Esta página es obligatoria. En ella aparecen
los títulos de las divisiones y subdivisiones del trabajo, así
como los materiales complementarios como índices,
glosarios, bibliografías y anexos. Estos deben ir en el
orden en que aparecen y con el número de página en que
se encuentran.
 TEXTO O CUERPO
Listas especiales: Son obligatorias. En
ellas deben aparecer los títulos de las
Introducción: Esta es obligatoria. En ella el
ilustraciones, gráficos, tablas, anexos,
autor presenta el documento, explica porque
abreviaturas.
es importante, cuáles son los antecedentes
del trabajo, los objetivos, el alcance, la
Glosario: Es la lista alfabética de los
metodología empleada y la aplicación en el
términos usados en el trabajo, con sus
área del conocimiento.
correspondientes definiciones. Los términos
deben escribirse en mayúscula sostenida
Capítulos: Son las principales divisiones del
seguidos por dos puntos y a continuación la
trabajo. En estos, se desarrolla el tema del
definición.
documento.
Resumen: Su uso es obligatorio. Consiste
Conclusiones: Esta página es obligatoria.
en la presentación abreviada y clara del
En ella se presentan en forma ordenada y
contenido del documento. Para las
clara los resultados de la investigación.
monografías y ensayos se recomienda un
resumen de máximo 250 palabras. En
Recomendaciones: Cuando estas sean
trabajos muy extensos, el resumen debe ser
necesarias, se ubican después de las
de máximo 500 palabras
conclusiones, en un capítulo aparte.

COMPLEMENTARIOS
Bibliografía: Es el listado completo de
los materiales consultados por el
investigador para documentar su
trabajo. Es obligatorio incluirla.
Las bibliografías se escriben según el
modelo (la entrada principal será el
autor. Se escribe primero los
APELLIDOS en mayúsculas fijas,
nombre son mayúscula inicial. Titulo,
ciudad de edición, editorial, año de
publicación y numero de paginas).
EJEMPLOS
Libros:
APELLIDO (S), Nombre.
Titulo: Subtitulo. Número de edición
(diferente a la primera).
Ciudad de publicación: editorial, año de
publicación. Paginación (serie)
Artículo de Periódico:
APELLIDO (S), Nombre. Nombre del
artículo. En: nombre del periódico.
Ciudad:(fecha de publicación), Pagina.
Articulo Web:
APELLIDO, Nombre. Titulo. {En línea}.
Fecha. {Fecha de consulta}. Disponible
en….
Bibliografía complementaria: Es el listado de documentos que se
relacionan con el tema, pero que no fueron consultados para la
elaboración del trabajo y pueden servir como fuentes de información
para ampliar el tema.
Índices: La inclusión de índices es opcional. Éstos son listas
detalladas y especializadas de los términos, nombres, autores,
temas, etc. que aparecen en el trabajo. Sirven para facilitar su
localización en el texto.
Anexos: Documentos o elementos que complementan el cuerpo del
trabajo y que se relacionan, directa o indirectamente, con la
investigación, tales como acetatos o cd.
INFORMACIÓN Y
DOCUMENTACIÓN.REGLAS PARA LA
ABREVIATURA DE TÍTULOS DE
PUBLICACIONES
NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC 5313
QUE ES LA NTC 5613?
Para los estudiantes, profesores, investigadores y estudiosos de algún tema o autores en
general es importante contar con un instrumento de normalización, que les sirva para formular
las citas dentro del texto y para presentar las referencias en la escritura de artículos científicos,
trabajos de grado, tesis, monografías, informes y otros tipos de publicaciones. Esta norma es
esencial para la elaboración de trabajos, ya que ofrece a la comunidad académica, la
posibilidad de recuperar, analizar y evaluar las fuentes citadas por el autor.

Esta norma específica los elementos y su orden en las referencias bibliográficas de las fuentes
consultadas para la elaboración de documentos.

La norma está dirigida a autores, editores y usuarios en general, que compilan referencias
para una bibliografía, incluye citas en el texto correspondiente y referencias al material
publicado, tanto en forma impresa como no impresa.
REFERENCIAS NORMATIVAS
Los siguientes documentos referenciados son indispensables para la aplicación de este
documento normativo. Para referencias fechadas, se aplica únicamente la edición citada. Para
referencias no fechadas, se aplica la última edición del documento normativo referenciado NTC
1034:1993, Documentación. Elementos de datos y formatos de intercambio de información.
Representación de fechas y tiempos. NTC 4490, Referencias documentales para fuentes de
información electrónicas
AUTOR (ES)

El primer elemento de una referencia bibliográfica es el (los) autor (es). Se

considera autor, el individuo (autor personal) o la entidad (autor corporativo)
responsable del (los) contenido (s) intelectual (es) de la fuente documental en
cualquier forma de registro.

AUTOR PERSONAL

El nombre del autor personal se cita en forma invertida, primero el (los) apellido
(s), en letra
mayúscula sostenida, separado por una coma del (de los) nombre (s), escrito
con mayúscula
inicial y seguido por punto. Se debe respetar la ortografía presentada en la
fuente.
EJEMPLO:
Gabriel García Márquez GARCÍA MÁRQUEZ, Gabriel
Cuando haya dos autores se escriben los apellidos y sus nombres, unidos por la conjunción "y" o su
equivalente en el idioma en que esté escrito el libro o folleto, de acuerdo con el orden de aparición en la
fuente documental.
EJEMPLO 1: GINEBRA, Juan y ARANA DE LA GARZA, Rafael.
Cuando haya tres autores, se escriben los apellidos y sus nombres separados, el primero y el segundo, por
punto y coma y el segundo y el tercero por la conjunción "y" o su equivalente en el idioma en que esté escrito
el libro o folleto.
EJEMPLO 2: RESTREPO GÓMEZ, Mario; GÓMEZ E., Juan José y ARISTIZÁBAL, Julia.
DOS O TRES AUTORES

Cuando haya más de tres autores, se escriben, el (los) apellido (s) y el (los) nombre (es) del primero y en
seguida la expresión latina abreviada et al. que corresponde a et alii (y otros), de acuerdo con el orden de
aparición en la fuente documental. La abreviatura se coloca tipográficamente en cursivas.
EJEMPLO: HERNÀNDEZ SAMPIERI, Roberto, et al.
MAS DE TRES AUTORES
AUTOR CORPORATIVO

Se considera autor corporativo la entidad que se responsabiliza por un trabajo o

cuando expresa en una obra el pensamiento institucional. Son autores corporativos
las instituciones gubernamentales, organizaciones no gubernamentales, las
asociaciones o sociedades, las instituciones académicas, las organizaciones
internacionales y las organizaciones privadas.
El nombre del autor corporativo se escribe en forma completa, con mayúscula
sostenida, tal como aparece en el libro o folleto.
EJEMPLO 1
ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE MEDICINA INTERNA
EJEMPLO 2
COLOMBIA. MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL
 TÍTULO Y SUBTÍTULO

El título es la palabra o frase con la cual el autor denomina

TRABAJOS ANONIMOS
e identifica un documento o cada
uno de los temas, divisiones o subdivisiones de un escrito o
Si el documento no tiene la indicación del
una publicación y que a menudo
autor personal o corporativo, y carece de
(aunque no necesariamente) lo distingue de otro
editor responsable, la referencia
documento.
bibliográfica se entra por el título de la
publicación como aparece en la fuente
TITULO
consultada, seguido de la palabra
“Anónimo” entre paréntesis cuadrados. La
El título debe transcribirse tal como aparece en la
entrada de la referencia debe hacerse por
publicación. Los signos ortográficos que
el título, escribiendo las dos primeras
acompañan a una letra para distinguirla fonéticamente
palabras de éste en mayúsculas sostenida.
(acento grave, agudo, circunflejo,
diacrítico, cedilla, diéresis) se deben reproducir tal como se
EJEMPLO 1
usan en el idioma original.
LOS NIBELUNGOS [Anónimo]
A continuación del título que aparece en la fuente se puede
EJEMPLO 2
añadir su traducción, entre paréntesis cuadrados.
EL POEMA del Mío Cid [Anónimo]
EJEMPLO
Experimental psychology [Psicología experimental]
SUBTITULOS
Los subtítulos deben incluirse si contienen información esencial acerca del contenido de un documento;
se agregan a continuación del título, después de punto seguido.
EJEMPLO
Historia del Siglo XX. Arte, música e ideas

TITULO EXTENSO
Un título extenso puede abreviarse por la omisión de algunas palabras, excepto las iníciales. Los
artículos definidos o indefinidos no se deben omitir, ni se debe alterar su sentido. Todas las omisiones se
indicarán por puntos suspensivos.
EJEMPLO:
Título completo: Estudios y diseños para la construcción y/o evaluación para rehabilitación de accesos a
barrios y pavimentos locales programa de pavimentos locales grupo 1 en las localidades de Usaquén,
Chapinero, Engativá, Suba, Bosa, Kennedy, Fontibón y Puente Aranda en Bogotá D.C.
Título abreviado: Estudios y diseños para la construcción y/o evaluación para rehabilitación de accesos a
barrios y pavimentos locales programa de pavimentos locales grupo 1…
TITULO AMBIGUO

La aclaración de un título ambiguo puede aparecer entre paréntesis cuadrados,

después del título.
EJEMPLO
Resumen estadístico de la guerra [Segunda Guerra Mundial 1939-1945]

DESIGNACIÓN GENERAL DEL MATERIAL

Es necesario especificar la naturaleza de la fuente consultada, cuando es diferente

al material impreso, se debe aclarar entre paréntesis cuadrados la designación del
material después del título, y, si es el caso, el equipo especial requerido para su
consulta. Las siguientes son algunas posibles designaciones.
En caso de que la fuente consultada se encuentre en un soporte electrónico, véase
la NTC 4490.
DATOS DE PUBLICACIÓN (PIE DE IMPRENTA)

Los detalles relativos a la publicación de un documento se harán constar en el orden siguiente: lugar: editor y año.

LUGAR
El lugar de publicación debe darse como aparece en la fuente. Si se desconoce el lugar de la publicación, la
abreviatura latina de “sine loco” [s.l.] debe aparecer entre paréntesis cuadrados.
Si aparecen varios lugares en asociación con un editor o su equivalente, únicamente debe citarse el primero.

EDITOR
La organización o persona que aparece en forma destacada en la fuente consultada como responsable por la
publicación, debe citarse.
Si se desconoce el editor o su equivalente, la abreviatura latina de “sine nomine” [s.n.] debe aparecer entre paréntesis
cuadrado.
En el caso que el editor sea el mismo autor, el nombre del editor se debe reemplazar por la sigla o por el término
genérico: el autor, la Institución o el Ministerio, entre otros.
FECHA
NUMERACIÓN, PAGINACIÓN Y
En general, se registra el año de
EXTENSIÓN
publicación tal como aparece en la fuente,
Consiste en registrar la extensión o partes
con numeración arábiga. Para algunas
de la fuente consultada. El número total de
clases de fuentes, tales como periódicos,
páginas se menciona seguido de la letra p.
patentes, imágenes de televisión,
La página consultada se escribe
transmisiones radiales, entre otras, el día
anteponiendo al número de la página la letra
y el mes, y algunas veces la hora, deben
p seguida de punto. Los números de la
citarse. (véase la NTC 1034).
página inicial y final del rango de las páginas
En la referencia de una fuente total o
consultadas se separan entre sí por un
parcial de un trabajo que ha sido
guion.
producido por partes en cierto período de
EJEMPLO 1 : 120 p.
tiempo, en la fecha debe aparecer el año
EJEMPLO 2 : p. 34-56, 783-785.
del primer tema seguido por un guion y la
fecha del último tema.
EJEMPLO
2001-2002, vols. 1-3
 TESIS Y TRABAJOS DE GRADO

Las referencias de las tesis y los trabajos de grado publicadas tienen que seguir el modelo de los
libros, pero es importante indicar la institución en que se han presentado. El esquema es el siguiente:
Autor (es) de la tesis.
Título de la tesis.
Mención o grado al que se opta.
Lugar de publicación.
Institución académica en que se presenta.
Año.
Paginación.
EJEMPLO:
BECK, George. Bullying amongst incarcerated young offenders. Tesis de Maestría. Londres: Birkbeck
College, University of London, 1992. 120 p.
CAPITULOS O PARTES DEL LIBRO ESCRITO POR
EL AUTOR (ES) DEL LIBRO
Autor (es) del capítulo.
Título del capítulo.
En: (subrayado y seguido de dos puntos).
Título del libro.
Número de la edición, diferente de la primera.
Pie de imprenta: lugar de publicación, nombre del editor, año de publicación.
Paginación del capítulo.
EJEMPLO 1
SMITH, Gordon V. y PARR, Russell L. Market and cost approaches. En: Valuation of intellectual property
and intangible assets. 3 ed. New York: John Wiley, 2000. p. 175–214
CAPÍTULO O PARTES DEL LIBRO ESCRITO POR AUTOR DISTINTO AL
AUTOR (ES)
DEL LIBRO

CAPÍTULO O PARTES DEL LIBRO ESCRITO POR AUTOR DISTINTO AL AUTOR (ES)
DEL LIBRO
Autor (es) del capítulo.
Título del capítulo.
En: (subrayado y seguido de dos puntos), autor(es) del libro (con mayúscula).
Título del libro.
Número de la edición, diferente de la primera.
Pie de imprenta: lugar de publicación, nombre del editor, año de publicación.
Paginación del capítulo.
EJEMPLO:
PRENDEZ B.M. y ULRIKSEN U.P. Contaminación atmosférica de Santiago: estado actual y
situaciones. Santiago: Universidad de Chile, 1993. p. 263-286.
 INFORME CIENTÍFICO O TÉCNICO

INFORME CIENTÍFICO O TÉCNICO

Los informes científicos o técnicos se tratan como un libro, pero es importante mencionar, siempre
que se tenga, la colección o número del informe, o ambos.
Autor(es) personal(es) o institucional.
Título.
Pie de imprenta: lugar de publicación, nombre del editor, año de publicación.
Paginación; número de los volúmenes y tomos (si se trata de obras con más de un volumen, se
debe indicar el número del volumen sin mencionar la paginación).
Número o serie identificativa del informe.
EJEMPLO
MITCHELL, D. y LOADER, A. Investigation of pollutant emissions from crematoria. Stevenage:
Warren Spring Lab., 1993. WSLLR-908 (PA).
CITAS

CITA INDIRECTA
La cita indirecta hace mención a las ideas de un autor, con las palabras
de quien escribe. Aparece dentro del texto. No lleva comillas y el número
correspondiente se escribe después del apellido del autor y antes de citar
su idea.
EJEMPLO :
Como dice Mabbett1, el éxito de la producción de las frutas en Chile, está
asociado a factores como el clima, la geografía y el talento técnico y
empresarial.
__________________
1 MABBET, Terry. Fruta chilena: un éxito fenomenal. En: Agricultura de las
Américas. Nueva York. 1994. Vol. 4, No. 1. p. 5.
 CITA DIRECTA EXTENSA
CITA DIRECTA BREVE
Cuando la cita ocupa más de seis renglones, se presenta con una
Se considera cita directa breve la que ocupa desde
sangría en ambos extremos de cuatro o cinco espacios y con un
una palabra hasta seis renglones, se resalta entre
interlineado sencillo, el tamaño de fuente debe ser de un punto menos
comillas y el número al final de las comillas, que
que el texto corriente, no lleva comillas y el número consecutivo se
identifica la fuente bibliográfica de donde fue
escribe al final.
tomado o extraído dicho término o frase. La cita
EJEMPLO:
debe aparecer en la misma página donde se
Pero en medio del pesimismo de nuestra época se sigue desarrollando
menciona.
el pensamiento histórico, el psicoanálisis, la antropología, el
EJEMPLO :
marxismo, el arte y la literatura. En medio del pesimismo de nuestra
“En el carnaval de miseria y derroche propio del
época surge la lucha de los proletarios que ya saben que un trabajo
capitalismo tardío se oye a la vez lejana y ausente la
insensato no se paga con nada, ni con automóviles ni con televisores;
voz de Goethe y Marx que nos convocaron a un
surge la rebelión magnífica de las mujeres que no aceptan una
trabajo creador, difícil, capaz de situar al individuo
situación de inferioridad a cambio de halagos y protecciones; surge la
concreto a la altura de las conquistas de la
insurrección desesperada de los jóvenes que no pueden aceptar el
humanidad”1.
destino que se les ha fabricado1.
_______________
_________________
1
1
ZULETA, Estanislao. Sobre la idealización en la
ZULETA, Estanislao. Sobre la idealización en la vida personal y
vida personal y colectiva y otros ensayos. Elogio de
colectiva y otros ensayos. Elogio de la dificultad. Bogotá: Procultura
la dificultad. Bogotá: Procultura, 1985. p. 13.
S.A., 1985. p. 14.
DOCUMENTACION
GUIA PARA LA NUMERACION DE
DIVISIONES Y SUBDIVISIONES EN
DOCUMENTOS ESCRITOS
NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC 1075
NTC 1075

Esta norma establece un sistema de numeración para las divisiones y subdivisiones en

documentos escritos tales como:
• Manuscritos
• Trabajos impresos
• Libros
• Artículos e instrucciones y normas
DEFINICIONES

• DIVISION: distribución ordenada de los elementos que componen la totalidad de un

documento escrito.
• NIVEL: jerarquía de los elementos temáticos que conforman un documento escrito.
• SUGERENCIA: Serie o sucesión ordenada de los elementos temáticos que guardan cierta
relación entre si.
• SISTEMA DE NUMERACIÓN: representación y denominación del los elementos de una
serie numérica mediante un conjunto limitado de signos.
• SUBDIVISION: división menor de un tema señalado por una división menor
•Titulo: palabra o frase con la cual el autor denomina un documento, o cada uno de los temas,
divisiones y subdivisiones de un escrito

CONDICIONES GENERALES
La numeración de divisiones y subdivisiones de un documento escrito se aplica así:

Clarifica la secuencia, importancia o interrelación de las divisiones y subdivisiones individuales.

Simplifica la búsqueda y localización de ciertos pasajes de un texto y hace posible la cita de una
parte determinada del texto.
facilita las referencias dentro de un trabajo escrito.

Para la numeración se emplean los numeros arábigos.

Las divisiones principales (primer nivel) de un documento escrito se numeran en forma continua,
empezando por 1 o puede asignársele el numero (0) a la introducción, protocolo, prefacio, o
preámbulo.
Cada división principal, a su vez, puede subdividir en cualquier numero de niveles. Las
subdivisiones también se numeran en forma continua.

Este método de división y numeración puede continuarse hasta cualquier numero de

subdivisiones (tercero y mas niveles). Sin embargo, es aconsejable limitar la cantidad de
subdivisiones para que las numeraciones sean fáciles de identificar, leer y citar.

se coloca un punto entre los numeros que designan las subdivisiones de diferentes niveles.
Después del numero que designa el ultimo nivel, el punto es opcional, pero su empleo u
omisión debe generalizarse.
EJEMPLO

SEGUNDO NIVEL TERCER NIVEL

PRIMER NIVEL
2.1 2.11.1
1.
2.2 2.11.2
2.
2.3 2.11.3
3.
2.4 2.11.4
4.
2.5 2.11.5
5.
2.6 2.11.6
6.
2.7 2.11.7
7.
2.8 2.11.8
8.
2.9 2.11.9
9.
2.10 2.11.10
10.
2.11 2.11.11
11.
Los títulos de primero y segundo niveles no llevan punto final; del tercer nivel en adelante se coloca
punto, seguido del texto correspondiente

EJEMPLO:
Numeración de divisiones y subdivisiones
INTRODUCCION:
MORFOLOGIA