Administración del Tiempo

“En los negocios

no obtienes lo que mereces
sino lo que negocias.”
Tu tiempo es limitado, de modo que no lo malgastes viviendo la vida de alguien distinto. No
quedes atrapado en el dogma, que es vivir como otros piensan que deberías vivir. No dejes
que los ruidos de las opiniones de los demás acallen tu propia voz interior. Y, lo que es más
importante, ten el coraje para hacer lo que te dicen tu corazón y tu intuición.
Steve Jobs
“No hay éxito sin compromiso.”
Cambio de hábitos?
• Nadie pierde el tiempo a
propósito
• La pérdida de tiempo es en
general involuntaria
• Producto de malos hábitos
• Entonces estamos
hablando de
cambio de hábitos!!
 La fijación de metas es el
Trabajar con inteligencia significa primer paso para lograr el
trabajar tu agenda, priorizando control de tu tiempo y llegar a
tareas. ser productivo.
 ¿En qué se pierde el tiempo..? Pregunta
clave:
En qué nivel
Hacerme Nivel 0. Me siento una víctima del entorno... No estoy...?
I cargo!! puedo cambiar nada... Solo sobrevivo...

Definir Nivel 1. Me siento con capacidad de hacer cosas...

IIAdonde y por Pero aún no tengo objetivos...! Sobrevivo...
inconsciencia

donde ir!
PLAN
MACRO Nivel 2. Tengo objetivos pero me los olvido
continuamente... Y cuando los recuerdo me quejo...

Arrancar!!!! Nivel 3. Tengo objetivos pero los postergo

III continuamente... Quiero vivir...!

Avanzar!!! Nivel 4. Tengo objetivos e intento realizarlos... Pero

IV Verificando y siento que no me alcanza el tiempo... Intento
ajustando vivir..!!
continuamente el
conciencia
destino y el Nivel 5. Tengo objetivos y los realizo... Pero siento
camino!! que podría ser más eficiente... Quiero vivir
mejor..!!!
 ¿Qué es time management?

I • Actitud proactiva-preventiva Hacerse

– Tomar iniciativa!! cargo!!!
• Establecer objetivos -planear
II – estrategia personal, misión y visión personal Tener
• Recordarlos! objetivos
– Perseverancia, disciplina
• No postergarlos!
III – Superar miedos, desarrollar autoconfianza Encararlos!!!
• Revisión de actividades
– Diferenciar actividades a favor, en contra e irrelevantes
IV • Incrementar eficiencia!
– CAMBIO DE HABITOS!! Llevarlos
a cabo
bien!
EL ENTORNO DE LAS EMPRESAS EN EL SIGLO XXI

EMPRESAS 4 X 4

SI EL CAMBIO ES CONSTANTE NECESITAMOS:

Estructuras Personas Estrategias

flexibles flexibles flexibles

LA CLAVE DEL ÉXITO:

Cambio de modelos mentales en las

personas
 LOS 7 HABITOS DE LAS PERSONAS ALTAMENTE EFECTIVAS
Stephen R. Covey
7.- AFILAR LA SIERRA

NIVEL 3
INTERDEPENDENCIA
6.- SINERGIZAR
VICTORIAS 5.- PRIMERO ENTENDER y
PÚBLICAS luego ser entendido
4.- GANAR-GANAR o no hay
trato

NIVEL 2
INDEPENDENCIA
3.- PONER PRIMERO LO PRIMERO
VICTORIAS 2.- TENER UN FIN EN LA MENTE
PRIVADAS 1.- SER PROACTIVO

NIVEL 1
DEPENDENCIA
 Planeamiento personal
• ¿Cómo diferencio actividades relevantes
(positivas y negativas) de las irrelevantes..?
– Solo se pueden diferenciar a través
de la definición de claros objetivos...!! blecidos
s p re-es ta
Ob je ti v o

s nútile
posit ivas
i
a nt e s
o
s Rele v
e g ativa
Rele v an t e s n nt e s
Irreleva

Ojo! Esto va contra la

cultura actual del “todo
vale”..?
 Técnicas para un mejor TM
No
Urgentes! urgentes...
• First-things-first!
– Primero lo primero
–
–
La vasija, las piedras y la arena....
Defina prioridades
Importantes! QI QII
– Diferencia claramente lo urgente de lo
importante
– Aplique la Regla de 80-20 No
– Asegúrese de no estar postergando importantes! QIII QIV
algo de alta prioridad... Solo
porque no es urgente
– Nunca pierda de vista las
prioridades básicas..
– Familia, hijos, salud, calidad de
vida, educación...
 La matriz de prioridades
Importancia
Mucha  Poca • Tener la matriz a
mano y actualizarla
Poca  Mucha

 
Urgencia

 
–  Hacer “Ya”
–  Planear a medio plazo
–  Interrupciones:
controlarlas
–  Trivial: socializar
de vez en cuando.
• Es clave haber
acabado el día
habiendo hecho .
• No planear más de 6
actividades/día, lo
normal  3, pero  1
 Identificar las horas más(E) y
menos eficaces(D)
• E: Período del día que uno rinde más.
– Para lo difícil, complejo / importante
• D: Período del día que uno rinde menos
– Leer periódico,
+50%
– abrir correo

PRODUCTIVIDAD
– Telefonear

Seiwert, L.J., Su tiempo es dinero

– Interrupciones

Paraninfo 1992
100%

– Entrevistas.
-50%

6 8 10 12 2 4 6 8 10 12 2 4
HORA 
La realidad del tiempo controlable
• Rellenar línea cada ½ hora durante 3-5 días
• Permite identificar las interrupciones y tomar
medidas.
• 5 preguntas clave:
• ¿Qué estoy haciendo,
• ... que en realidad no es necesario hacer?
• … que pudiera encargar a otras personas?
• … que pudiera hacerse con más eficiencia?
• … que hace perder el tiempo a otros?
• ¿Qué hice en mis mejores horas?
• Buscar la eficiencia:
– eliminar… y añadir propio/importante
Usar un plan para organizarse
1) Preparar la lista de cosas que hacer.
2) Delegue lo que corresponda.
3) Considere sus horas E y D.
4) considere su tiempo controlable.
5) Elabore un plan diario.
Según las prioridades y
consolidar tiempo en fracciones suficientemente grandes.
6) Señalar las actividades terminadas
7) Reprogramar las actividades no terminadas
 Vivir con el plan diario
“Ponerlo en práctica”
• Revisar la matriz de vez en cuando.
• Programar pocas cosas extra (3).

Toma 1
Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva

Matriz de la administración del tiempo

MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

URGENTE NO URGENTE
I II
IMPORTANTE

Actividades: Actividades:
Crisis Prevención, actividad de CP
Problemas apremiantes Construir relaciones
Proyectos cuyas fechas vencen Reconocer nuevas oportunidades
Planificación, Recreación

III IV
NO IMPORTANTE

Actividades:
Interrupciones, algunas llamadas
Correo, algunos informes
Algunas reuniones
Cuestiones inmediatas, acuciantes
Actividades populares
Actividades:
Trivialidades, ajetreo inútil
Algunas cartas
Algunas llamadas telefónicas
Pérdida de tiempo
Actividades agradbles
 EL DECALOGO DEL CAMPEON
Sea el dueño de sus propioSs
AUTOS:
• AUTOEXPECTATIVA
• AUTOMOTIVACION
• AUTOIMAGEN
• AUTODIRECCION
• AUTODISCIPLINA
• AUTOESTIMA
• AUTODIMENSION
• AUTOCONCIENCIA
• AUTOPROYECCION
• AUTOCONTROL.
• AUTOCAPACITACION
El Proceso de control de marketing y ventas
( ciclo de ventas)
“En el futuro habrá dos tipos
de empresas
– Las rápidas y las muertas”
David Vice , CEO Nothern Telecom
 PROCESO DE VENTAS
AMBIENTACION :
Generar confianza
“Romper el hielo”

IDENTIFICACION DE
NECESIDADES :
“Reportero”

PRESENTACION DE
PRODUCTO O
SEGUIMIENTO : SERVICIO :
Servicio post-venta. Características
,ventajas y beneficios

RESOLUCION DE
ACUERDO FINAL O
OBJECIONES:
CIERRE DE VENTAS:
Argumentos, listado y
Toma pedido
alternativas respuestas.
USO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL MARKETING

Información Intuición Información

especulativa gerencial de ventas perfecta

La intuición implica interpretaciones creativas y de juicio respecto

a los hechos, y puede separar a los gerentes de ventas de los
simples administradores de ventas.
 Proceso de planeación de ventas
Análisis

Establecimiento de
metas

Control Estrategias

Análisis

Implementación
 PROCESO PARA ESTABLECER OBJETIVOS DE VENTAS
Misión corporativa

Pronostico
de ventas Objetivos corporativos

Objetivos de marketing directo Objetivos de ventas

Objetivos de ventas
coordinado
coordinado regionales y de distrito
Estrategias de Estrategias de ventas
marketing
Estrategias de ventas
coordinado coordinado regionales y de distrito
Repaso
y Marketing mix Tacticas de ventas
revisión
cooperativo cooperativo Tacticas de ventas
regionales y de distrito
Implementación de ventas
Ejecución del marketing

informe Objetivos personales

informe
de ventas, cuotas y planes
Control del marketing Control de ventas
 Conceptos para pronósticos de ventas

Concepto Ejemplo

Potencial de mercado Ventas estimadas

Potencial de ventas Ventas esperadas

Pronóstico de ventas Estimativo de ventas reales con base

en los planes de potencial y marketing

Cuota de ventas Cuota en unidades asignada

Potencial de ventas = participación de mercado x potencial de mercado

El potencial de ventas se refiere a la participación que una firma en

particular tiene en el mercado, en donde la participación en el
mercado se define como el porcentaje del mercado que controla una
compañía o producto en particular.
EMPRESAS
EMPRESAS QUE
QUE PASARON
PASARON DE
DE
EXITOSOS
EXITOSOS EXCELENTES
A
A EXCELENTES…
EXCELENTES… RESULTADOS

BUENOS
RESULTADOS ¿QHE HAY DENTRO
DE LA
CAJA NEGRA?
 ¿POR
¿POR QUE
QUE EMPRESAS
EMPRESAS EXITOSAS
EXITOSAS CONTINUAN
CONTINUAN CRECIENDO
CRECIENDO
CONSISTENTEMENTE?
CONSISTENTEMENTE?
(HALLAZGOS)
(HALLAZGOS)

uo…
ntin
co
to
i en
i m
r ec
C
Sientan bases sólidas…

Lider alto Primero quien, Responden a Concepto Cultura de Tecnología

desempeño despues que los hechos del Erizo disciplina aceleradora

GENTE DISCIPLINADA CONDUCTA DISCIPLINADA DISCIPLINA DE RESULTADOS

RUEDA
ACELERADORA
No se vende mediante el precio.
Se vende el precio.
Philip Kotler
Planificación efectiva de Ventas
 Habilidad de planeación

Planeación significa cambiar mentalidad, no

elaborar planes”
Largo plazo Mediano plazo Corto plazo

Regla de Oro del Análisis Estratégico:

Mire hacia delante y razone hacia atrás

Regla de Oro de la Implementación

Estratégica:
Concentrar una masa superpoderosa de
fuerzas en el punto decisivo

¡El espacio se puede recuperar, el

tiempo jamás!
Napoleón Bonaparte
1769 - 1821
 Tu grado de éxito en la vida, es
directamente proporcional a tu grado
de planificación y control.
Como establecer objetivos
1. El objetivo debe ser expresado en positivo
• ¿Qué es lo que quieres?
• ¿Qué quieres en lugar de lo que tienes?
• ¿Qué preferirías tener?

2. El objetivo tiene que ser específico y medible

• ¿Qué es exactamente lo que verás, oirás o sentirás cuando alcances tu objetivo?
• ¿Cuánto tiempo necesitarás para alcanzarlo?
• ¿Cuándo quieres alcanzarlo?

3. Decide cómo y cuándo medirás el avance en el cumplimiento

• ¿Cómo medirás tu progreso hacia el objetivo?
• ¿Con cuánta frecuencia medirás tu progreso?
• ¿Cómo sabrás que has logrado el objetivo?
• ¿Cómo verificarás que estás en el camino correcto hacia el objetivo?
4. Organiza los recursos que necesitarás durante la
travesía hacia el logro del objetivo

•¿Qué recursos (objetos, personas, tiempo, modelos,

cualidades) vas a necesitar para alcanzar tu objetivo?
•¿De cuales dispones ya?
•¿Dónde encontrarás los otros?

5. Se proactiva/o
• ¿Hasta qué punto controlas el cumplimiento de ese objetivo?
• ¿Qué harás para alcanzarlo?
• ¿Qué puedes ofrecer a los demás de tal modo que se interesen por ayudarte?

6. Presta atención al impacto de las consecuencias más allá de ti misma/o

• ¿Cuáles son las consecuencias para otras personas importantes?
• ¿Puedes mirar su impacto en ellas poniéndote en su lugar?
• ¿Cuál es el costo en tiempo, dinero y oportunidad?
• ¿A qué podrías tener que renunciar?
• ¿Cómo quedará afectado el equilibrio entre los diferentes aspectos de tu vida
cuando alcances ese objetivo o durante su consecución?
• Elabora un Plan de Acción
 PROCESO DE COMPROMISO

En la actualidad la clave no consiste en

traer más clientes a la compañía, sino
llevar la compañía al cliente.
Una meta sin una estrategia para
lograrla, no vale prácticamente
nada.
 ¿Qué es vender?
- Persuadir de las ventajas de una operación propuesta
- en beneficio mutuo
- sin perjuicio de terceros

Orientación tradicional Perspectiva de marketing

Proceso unidireccional Proceso interactivo

Objetivo: clientes satisfechos y

Único objetivo: vender
fieles

Inicio del proceso a partir del

Inicio del proceso a partir del
conocimiento de las necesidades
conocimiento producto
del cliente
 Y debemos construir un MAPA
EXACTO de cómo nos proponemos
llegar a ese destino

• Nivel Macro: Grandes

Directrices. Direccionamiento
General.
• Luego, el Plan de Mercadeo.
El Planeamiento
Estratégico debe • Luego, el Plan de Ventas.
llegar a resumirse
finalmente en: • Y a partir de ello, la
operativización y tácticas,
• ESTRATEGIAS. llevándolas al nivel de acciones.
• TÁCTICAS.
• ACCIONES. Ahora sí: Tenemos bien claro el mapa
que nos llevará al destino
 NO FALLE POR DETALLES
• Conocer es poder. El que sabe
más mantendrá el control.
• Un gran vendedor es: un
experto, un consultor, un
asesor, un consejero, un guía,
un mentor, un especialista, un
entrenador, un maestro, un as,
una autoridad, un educador, un
campeón.
• Los grandes vendedores se
dedican a la grandeza.
 REFLEXIONES
• Las ventas provienen de un proceso técnico y
un proceso mental en el que usted como
vendedor, debe controlar sus reacciones y
tratar deliberadamente de afectar los
sentimientos, la emoción, los instintos y la
razón de su cliente en perspectiva con el
propósito de crearle profundamente un deseo
suficientemente fuerte para motivarlo a
actuar en la dirección deseada…. Y completar
así la venta.
OG MANDINO
Las Ventas una Caja Negra
 ÉXITO

“EL ÉXITO ES AVANZAR DE FRACASO EN

FRACASO, SIN PERDER EL ENTUSIASMO”.

Winston Churchill.
 “¡Estudios
demuestran
que logramos
ÉXITO...
15% por
nuestros
conocimientos
y 85% por
nuestra
ACTITUD!”
 Trabajar con inteligencia
Significa pensar en lo que hay que hacer, antes de
hacerlo, de modo que se puedan hacer las cosas
más efectivas y de la manera más eficiente.
 LA VENTA COMPETITIVA
• Los clientes compran
beneficios
• El cliente compra
necesidades y deseos, no
productos y servicios
• Además compra valores y
sensaciones
• Lograr llevar al cliente a un
adecuado nivel de
conciencia.
 La vida es como el eco:
Si no te gusta lo que estás recibiendo, presta
atención a lo que emites.
LO PRIMERO QUE TIENES QUE CAMBIAR ES
EL MODO DE PENSAR

El modo de
pensar que
condujo al
éxito en el
pasado no
llevara al éxito
en el futuro
Elementos de la Cadena de Valor del Servicio

RESULTADOS
PERSONAL VALOR CREADO CONSECUENCIAS
EFECTOS
 Apalancamientos
• Los resultados están apalancados por los costos en el modo
en que la estrategia operativa está estructurada
• El mayor grado de apalancamiento de valor para el cliente,
sobre el costo del proveedor de servicio: potencia las
utilidades
• “Actuar como representantes del cliente dentro de la
empresa”
• La estrategia operativa seleccionada debe potenciar la
calidad del proceso para el cliente en relación con el costo
• El menor costo del acceso al servicio favorece la ecuación
de valor

52
 Apalancamientos
• Los clientes no compran productos o servicios: compran
resultados
• Las organizaciones superiores no crean productos o
servicios, proveen resultados
• Las empresas deben ser gestionadas por resultados
• Un número limitado de estos resultados pueden ayudarnos
a establecer una estrategia efectiva para lograr resultados
sobresalientes: p.ej. crecimiento, rentabilidad
• La médula de estos resultados está concentrada en el valor
del servicio provisto que genera satisfacción y lealtad

53
 Estrategia operativa y sistema
de provisión del servicio

Lealtad

Satisfacción Calidad

Capacidad Productividad

Calidad
de Servicio

Diseño del Lugar de Trabajo

Diseño de Tareas - Selección y Desarrollo
Amplitud de toma de decisiones
Recompensas y reconocimientos
Información y comunicación
Herramientas para servir al cliente
 Concepto
de servicio

VALOR

Productividad
Mejoramiento
Alta calidad
Bajo Costo
 Mercado Objetivo

Clientes

Satisfacción Lealtad

Valor atractivo Tiempo de vida del valor

Servicio diseñado Retención
para satisfacer Repetir negocios
necesidades del Referencias
cliente
 Interno Externo
Estrategia operativa y sistema Concepto Mercado Objetivo
de provisión del servicio de servicio

Lealtad
Crecimiento
Clientes Ingresos
Satisfacción Calidad
VALOR Satisfacción Lealtad

Capacidad Productividad Rentabilidad

Calidad
de Servicio

Diseño del Lugar de Trabajo

Diseño de Tareas-Selección y Desarrollo Productividad Valor atractivo Tiempo de vida del valor
Amplitud de toma de decisiones Mejoramiento Servicio diseñado Retención
Recompensas y reconocimientos Alta calidad para satisfacer Repetir negocios
Información y comunicación Bajo Costo necesidades del Referencias
Herramientas para servir al cliente cliente
 La ecuación de Valor para el Cliente

• La ecuación de Valor desde la perspectiva del Cliente

resultados para el cliente+calidad de proceso

Valor =
precio para el cliente+costo de adquirir el servicio

• Resultados => lo que realmente adquiere

• Calidad => el modo en que los resultados se proveen
• Cumplir las promesas
• Puntualidad
• Confianza
• Empatía
• Evidencia de que el servicio ha sido cumplido
 Marketing basado en el Potencial

Duración

Rentabilidad
de las
relaciones
Actual

Potencial

Nro de relaciones
 Marketing basado en el Potencial

Marketing basado en el Potencial

1) ampliar la duración de la
Duración
relación con clientes leales
2) incrementar la relación
Rentabilidad
de las
aumentando la cantidad
relaciones
Actual
de servicios provistos
Potencial
3) incrementar la
Nro de relaciones rentabilidad en cada
33 - GESTION DE OPERACIONES –

encuentro con el cliente

 Teléfono: 397-9529
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