SISTEMA DE GESTION

QUE ES UN SISTEMA DE GESTION

“ CONJUNTO DE ELEMENTOS MUTUAMENTE

RELACIONADOS O QUE INTERACTUAN PARA
ALCANZAR OBJETIVOS”

Sistema de gestión organización por

PROCESOS
SISTEMA INTEGRAL DE GESTION

“ CONJUNTO FORMADO POR LA

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN,
LAS RESPONSABILIDADES, LOS
PROCEDIMIENTOS, LOS PROCESOS Y
LOS RECURSOS QUE SE ESTABLECEN
PARA LLEVAR A CABO LA GESTIÓN
INTEGRAL DE LOS SISTEMAS”
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL ENFOQUE
DE GESTION POR PROCESOS

Decisión estratégica y Permite:

 Estandarizar las actividades del
negocio.
 Formalizar las responsabilidades y
autoridad del personal.
 Aplicar sistemáticamente los controles
para garantizar resultados y mejora
continua.
 SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

Para su implementación es necesario:

 ALINEACIÓN CON LA ESTRATEGIA:”La
estructura sigue a la estrategia”, si no hay
coherencia entre la estrategia y el sistema no
crea valor al negocio.
LIDERAZGO: permite desarrollo de procesos
con disciplina, compromiso y claridad en el
propósito, dan autoridad y credibilidad a los
líderes.
 SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

 EMPODERAMIENTO: permite involucrar a las

personas a través de la delegación en la toma de
decisiones en el diseño y mejora de sus
procesos, logrando que perciban el sistema como
algo propio.

 COMUNICACIÓN: El flujo de información sobre

direccionamiento, procesos, procedimientos y
desempeño del sistema asegura eficiencia y
eficacia de la organización.
 SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
ACCIONISTAS
(Incremento valor PROVEEDORES
Económico) (Mutuo beneficio)
GESTION
FIANACIERA

GESTION
AMBIENTAL
GESTION
DE CALIDAD
RESPONSABILIDAD
SOCIAL

SOCIEDAD GESTION
(Desarrollo DE so.& S
Sostenible y CLIENTES
cumplimiento de ley) RESPONSABILIDAD (Satisfacción
SOCIAL
de las necesidades)

EMPLEADOS
(Bienestar laboral)
 SISTEMA INTEGRAL DE GESTION

 ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN: responde al

organigrama de los sistemas de la empresa donde
se jerarquizan los niveles directivos y de gestión.

 ESTRUCTURA DE RESPONSABILIDADES: implica a

personas y departamentos.

 PROCEDIMIENTOS: responden al plan permanente

de pautas detalladas para controlar las acciones
de la organización.
 SISTEMA INTEGRAL DE GESTION

PROCESOS: responden a la sucesión completa de

operaciones dirigidos a la consecución de un
objetivo específico.

RECURSOS: no solamente económicos, sino

humanos, técnicos y de otro tipo, deben estar
definidos de forma estable y circunstancial.
 SISTEMA INTEGRAL DE GESTION

CARACTERISTICAS
1. Directrices estratégicas unificadas.
2. Lideres de procesos conscientes y empoderados.
3. Personal consciente y con conocimientos de los
procesos.
4. Planificación de los procesos considerando
requisitos de partes interesadas.
5. Documentación unificada.
6. Sistema único de medición de gestión.
7. Revisión integral del desempeño del sistema.
 SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

BENEFICIOS
Facilita administración de procesos orientados a
los objetivos.
Reduce costos por documentación y actividades.
Optimiza tiempos de procesos
Apoya desarrollo de cultura organizacional
orientada a procesos.
Mejora comunicación interna.
Da mayor coherencia a la organización.
 ISO

ISO es la Organización Internacional de

Normalización. Está integrada por organismos
nacionales y expertos de países grandes y
pequeños, industrializados y en desarrollo, de
todas las regiones del mundo. ISO desarrolla
normas y guías, las cuales añaden valor a todo
tipo de organizaciones y hacen que el comercio
entre los países sea más fácil y más justo. Las
normas ISO también sirven para promover los
intereses de los consumidores y usuarios en
general.
 SISTEMA INTEGRAL DE GESTION

NORMAS PERSPECTIVAS OBJETO DE LA

NORMA
ISO 9001 Calidad/cliente Cumplimiento requisitos
del cliente.
ISO 14001 Social/Ambiental Protección medio
ambiente
OHSAS 18001 Salud Ocupacional Control de riesgos
ocupacionales
BASC Seguridad Control de riesgo –fines
ilícitos
S.A 8000. GTC 180, GT Responsabilidad Social Mejora condiciones de
26000 trabajo,
Responsabilidad ética,
social, ambiental,
económica.
ISO 9004 Todas las perspectiva Eficiencia y Eficacia
 GESTION POR PROCESOS

Enfoque sistémico orientado a los resultados de

los procesos y del sistema como un todo.
Orientación al cliente interno y externo.
Mayor comunicación interna.
Menor jerarquía y mayor flexibilidad en la
estructura.
Flexibilidad en el diseño de las actividades del
proceso con énfasis en el valor agregado.
 SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

GESTION O ADMINISTRACION POR PROCESOS

 Gestión por competencias y toma de conciencia.

 Integración de proveedores.

 Énfasis en la mejora continua.

 Aplicación del ciclo Planear, Hacer, Verificar, Actuar

( metodología Deming/shewar) en un proceso pero también
en toda la red de procesos o sistema de gestión.
 CICLO P H V A

P H
P: Planear lo que necesito
PLANIFICACIÓN HACER
CONTROLAR H: Controlar lo que se Hace
V: Verificar para Asegurar
A V A: Actuar para Mejorar
MEJORA ASEGURAMIENTO
ETAPAS GENERALES DEL PROCESO

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO:
PLANEAR
Política, objetivos, compromiso, plan de implantación

EJECUCIÓN DEL PLAN:

HACER Documentación, implementación de tareas y controles

VERIFICACIÓN de los logros alcanzados:

VERIFICAR Objetivos Vs Resultados: Auto control, auditorías,
revisión gerencial

RETROALIMENTACIÓN DEL SISTEMA:

ACTUAR
Toma de decisiones: AC, AP, Am
 GESTION POR PROCESOS

PROCESO ES

“ Conjunto de actividades mutuamente relacionadas

o que interactúan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados”

“ Los procesos de una organización son planificados

y puestos en practica bajo condiciones
controladas para aportar valor”

NTC ISO 9001

 ELEMENTOS DEL PROCESOS

 OBJETIVO DEL PROCESO : Resultado esperado-

eficiencia y eficacia.
 ENTRADAS: Información, insumos o materiales
que recibe el proceso.
 SALIDAS: Resultados del proceso.
 ACTIVIDADES: Ciclo de operaciones que
transforman las entradas en salidas.
 RECURSOS: Personas, infraestructura, maquinaria
etc.
 MAPA DE PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
NTC-ISO 9001-2000
EMPRESA FYLCO LTDA

Macro proceso Estratégico

Direccionamiento Mejoramiento
estratégico continúo
Partes Interesadas

Partes Interesadas
Macro proceso misional

Diseño y Moldeo por Despacho

Desarrollo inyección

Macro proceso de Apoyo

Comercial Soporte Técnico y Recursos Humanos

mantenimiento
 CARACTERIZACION DE PROCESO
PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO RESPONSABLE Gerencia Administrativa y Financiera
Proveer, desarrollar y mantener el talento humano competente desarrollando
acciones de selecciòn y contrataciòn, inducciòn y entrenamiento, formaciòn,
OBJETO ALCANCE Cubre todos los procesos de la organizaciòn.
evaluaciòn, compensaciòn y salarios necesarios para contribuir al logro de los
objetivos de la organizaciòn y el crecimiento del capital intelectual.

PROVEEDORES ENTRADAS SUB-PROCESOS/ ACTIVIDADES PHVA SALIDAS CLIENTES RESPONSABLES DOCUMENTOS FORMATOS/REGISTROS

Selección y Contrataciòn PHVA

Formato de requisiciòn y vinculaciòn

Selecciòn
de personal
P
Selección: Revisiòn
solicitud de personal

Analisis perfil Formato de entrevista

P

Solicitud y analisis de hojas de vida Descripción de Cargos y perfiles

Entrevistas Visita domiciliaria

Aplicación pruebas tecnicas y

Constancia de aptitud de preempleo
psicotecnicas.

Calificaciòn de competencias

Verificaciòn de referencias,Analisis de
antecedentes judiciales Régimen Laboral
Reglamento Interno de
Trabajo
Examen de preempleo Resultados pruebas psictecnicas
Gerente Administrativo y
PR-00 Procedimiento Calificacion de competencias
Finanaciero, Asistente de
Gestión Humana
personal competente Gestiòn del Talento Humano Prueba tecnica
Areas y procesos de la PR-00 Procedimiento
Gerentes de àrea Requerimientos de personal selecccionado y y Responsables de proceso
organizaciòn para la Selección y contrato de trabajo
contratado y
Contratación del Talento
Gerentes de Área
Humano
Compromiso de reserva industrial
Manual y
Visita Domiciliaria Matriz de Cargos y
H-V Responsabilidades
Organigrama

Autorizacion de vinculacion

Contrataciòn

Solitiud y verificacion de documentos LISTA DE DOCUMENTO

Contrato de trabajo

Afiliacion a la seguridad social

Afiliaciones a la seguridad social
anterior y actual.

Apertura historia laboral


Necesidades de induccion,
entrenamiento y Reinducciòn
Necesidades de capacitacion,
formaciòn y Desarrollo
Gerentes de àrea
Necesidades de evaluaciòn del Implementaciòn evaluaciòn
desempeño y mejoramiento,
Estudio de Clima Laboral
Inducción y entrenamiento PHVA
Programa general
de inducciòn,
Programa de inducciòn PH
manuales de
Gerente Administrativo y
Finanaciero, Asistente de
induccion y
Gestiòn del Talento Humano entrenamiento, Formato de inducciòn, formato de
Induccion de los procesos H Personal entrenado Areas y procesos de la
y Responsables de proceso manual de cargos evaluacion de la eficacia de la
para laboral organizaciòn
y y induccion y entrenamiento.
Entrenamiento puesto de trabajo H-V Gerentes de Área
responsabilidades,
normas de
Evaluacion de la eficacia del proceso H-V-A comunicaciòn,
politicas,manual de
BPM Recepcion de necesidades de
formaciòn capacitacion PHVA
capacitacion y formaciòn
Detecciòn y analisis de necesidades
de capacitaciòn,formaciòn y P Formato de plan de carrera
desarrollo Gerente
Administrativo y
Finanaciero,
Diseño programa de capacitacion
formaciòn y desarrollo
p Asistente de Gestiòn Formato Plan general de capacitaciòn
Personal capacitado Areas y procesos de la
y formado organizaciòn
del Talento Humano y
Implementaciòn y seguimiento del Responsables de
H Formato asistencia
programa proceso y
Gerentes de Área
Evaluaciòn de la eficacia del formato evaluacion de eficacia de la
V-A
programa. capacitaciòn
Formato de desarrollo de contenidos
de capacitaciòn
Formato de evaluacion de
Evaluaciòn PHVA
desempeño
Matriz de evaluacion por
Elaboraciòn plan de evaluacion P
competencias
Notifica y prepara los evaluadores P-H Matriz plan de mejora
Gerente Administrativo y
Finanaciero, Asistente de Manual de politica
H Personal evaluado y Gestiòn del Talento Humano de evaluacion del
Areas y procesos de la
competente, clima
organizaciòn
y Responsables de proceso desempeño,
laboral sano y Estudio de Clima
Gerentes de Área
Tabulaciòn y analisis H-V Laboral
Socializacion de resultados H-A
Definicion plan de mejoramiento A-P
 Liquidación , pago de nómina,
novedades, seguridad social y
prestaciones sociales de personal
vinculado.
Reporte de tiempos trabajados y
novedades de personal
vínculado y temporal.
Liquidación nomina y novedades de
Gerentes de àrea
personal temporal.
Citaciòn a descargos
Descargos
Procedimiento disciplinario
Notificacion de acciones tomadas
Bienestar Laboral
Diagnostico social de trabajador y
familia
Plan Operativo ( social y bienetar
Requerimiento de bienestar laboral)
Trabajadores y Familia
Laboral
Implementaciòn plan operativo
Seguimiento y Evaluaciòn
P = PLANEAR H = HACER V= VERIFICAR A=AJUSTAR
Lectura del reloj de entradas y
salidas. Reporte de novedades
quincenales
Informe de Prenomina semanal
Pago de Nómina, Politica de salarios, Sumario de pagos semanal, mensual
Prestaciones Personal Vínculado y temporal Asistentes de Gestión procedimiento y anual
H,V
Sociales y seguridad y Gestiòn Finanaciera Humana, nomina, Codigo Acumulados por centro de costos.
social Informe de devengados y
Laboral
deducciones por concepto.
Informe Saldo de préstamos. Informe
Enlace Operativo. colilla de pago,
Formato de prestamos
Gerente Administrativo y
Financiero, Asistente de
Gestiòn del Talento Humano Reglamento Interno de
Sistema de Control Areas y procesos de la
HV y Responsables de proceso Trabajo, Codigo laboral Formato de notificaciòn y descargos
de disciplinario organizaciòn
y Colombiano
Gerentes de Área
PHVA Ficha Social
Matriz de Instituciones sociales
P Personal motivado y
con estabilidad
Politica de formato de evaluaciòn de efectividad.
sociofamiliar, Gerente Administrativa y
Trabajadores Responsabilidad Social,
sostenibilidad social asistente de gestion Humana
Politica de creditos
de los grupos de
H.V interes memorias de sostenibilidad
V.A Formato de solicitud de credito
 MEDICIÓN DEL PROCESO
INDICADORES PARA MEDICIÓN DEL PROCESO
Inducciòn y Entrenamiento Semestral
Formaciòn y Capacitaciòn Semestral
Evaluaciòn del desempeño Anual
Planes de mejora Trimestral
RECURSOS
HUMANOS FÍSICOS
Gerente Administrativo y Financiero, Asistentes de Gestión Humana, Auxiliar de Gestión Humana, Gerentes de àreas y procesos
Asesores externos. Infraestructura administrativa y locativa de la Compañía, Software Mecosoft y ayudas audiovisuales (televisor, VHS, video
bean, retroproyector), equipo de oficina, computador, impresora.

REQUISITOS APLICABLES DE LA NTC-ISO 9001:2000 REQUISITOS APLICABLES DE CARÁCTER LEGAL Y REGLAMENTARIO

4.1 - 4.2.3 -4.2.4 - 5.5.3 - 6.1 - 6.2.1 -6.2.2 - 8.1 - 8.2.3 - 8.4 - 8.5.1 - 8.5.2 - 8.5.3 Los contemplados en el Reglamento Interno de Trabajo

Regimen Laboral Colombiano

DESCRIPCIÓN DE LOS CONTROLES APLICADOS AL PROCESO ("V")

QUÉ QUIÉN CÓMO

Verificar selección y contratación
Verificar eficacia de la inducción
Verificar seguimiento de la capacitación y formación
Verificar eficacia de capacitación Y DE LA MEJORA
Gerente Administrativo y Finanaciero, Asistente de Gestiòn Apertura historia laboral
del Talento Humano y Responsables de proceso y medición de eficacia de la inducción, con la retroalimentaciòn de los responsables de proceso.
Gerentes de Área control de eficacia y cumplimiento del plan de capitación
evaluación del desempeño

ELABORÓ: APROBÓ:

Nombre: Nombre
Cargo: Cargo: