FONDO DE SERVICIOS

EDUCATIVOS
Dto. 4791/08 y 4807/11

GUILLERMO LEON GOMEZ PELAEZ

2012
 FUNDAMENTACION LEGAL
• CONSTITUCION POLITICA ART. 354
• DTO. 111/96 ESTATUTO ORGANICO DE PRESUPUESTO.
• Res. 354/07 REGIMEN DE CONTABILIDAD PUBLICA.
• Res. 355/07 PLAN GRAL. DE CONTABILIDAD PUBLICA.
• Res. 356/07 MANUAL DE PROCEDIMIENTO
• Ley 715/01 S.G.P.
• Ley 734/02 C.D.U.
• Dto. 4791/08 F.S.E.
• Dto. 4807/11 Gratuidad en Educ. Oficial.
• Estatuto Tributario de Colombia
 FONDO DE SERVICIOS
EDUCATIVOS
DEFINICION ADMINISTRACION
• “SON CUENTAS CONTABLES
CREADAS POR LA LEY COMO
MECANISMOA DE GESTION • EL RECTOR O DIRECTOR
PRESUPUESTAL Y DE RURAL EN COORDINACION
EJECUCION DE RECURSOS DE
LOS ESTABLECIMIENTOS CON EL CONSEJO
EDUCATIVOS ESTATALES PARA DIRECTIVO. Art. 3º, Dto.
LA ADECUADA 4791/08.
ADMINISTRACION DE SUS
GASTOS DE • ORDENADOR DEL GASTO:
FUNCIONAMIENTO E RECTOR O DIRECTOR
INVERSION DISTINTOS A LOS
DE PERSONAL”. Art. 2º Dto. RURAL. Art. 4º Dto. 4791/08
4791/08
 TESORERIA
DEFINICION FUNCION
Es la parte del Fondo que garantiza
una eficiente labor de recaudo y una • La función principal es
óptima administración de pagos administrar los recursos
utilizando como herramienta principal
el programa anual de caja, PAC. financieros, de tal forma
Debe velar por la custodia de los
fondos y valores. que se garantice el
FLUJO DE CAJA: Instrumento para: cumplimiento de los
Hacer programación anual
mensualizada del presupuesto. objetivos propuestos en el
Manejadas conforme normas de PEI, con observancia de los
Tesorería de la entidad territorial.
Deben estar a nombre del respectivo principios de la
FSE. administración pública. (Art.
Deben ser autorizados por la entidad
territorial. 209 C.P.)
 PROCESOS DE TESORERIA
INGRESOS PAGOS

• Es la relación detallada de • Son las erogaciones por

valores que se estima habrá
de recaudarse y/o
reconocerse durante el
periodo fiscal (Enero 31 a
31 de Diciembre)
diferentes conceptos para
atender el funcionamiento
de la Institución o Centro
Educativo
 PROCESO DE
INGRESOS DE LOS
RECURSOS DE LOS FSE RECIBO DE CAJA

 Numeración continua previamente impresa.

 Lugar y fecha de expedición.

INGRESO- RECAUDOS
 Nombre y número de identificación de la entidad o persona que paga.
 Concepto u origen del ingreso
 Valor del ingreso en letras y números.
 Modalidad de ingreso: efectivo o cheque
 Firma del funcionario que ejerza la función de tesorería (Auxiliar financiero
 PROCESO DE EGRESOS DE LOS FSE
FUNCIONAMIENTO INVERSION
• Mantenimiento • Dotaciones pedagógicas
• Materiales y suministro
• Arrendamiento de bienes muebles e inmuebles • Obras de infraestructura
• Impresos y publicaciones •
• Servicios públicos
Adquisición de bienes
• Seguros • Sostenimiento de semovientes y
• Gastos de viaje proyectos pedagógicos
• Servicios técnicos y profesionales prestados para
una gestión específica y temporal en desarrollo de productivos
actividades diferentes a las educativas, cuando no
sean atendidas por personal de planta
• Actividades pedagógicas,
• Contratación de servicios de transporte escolar, científicas, deportivas y culturales
•
cuando se requiera.
Desarrollo de jornadas extendidas y
• Inscripción y participación de los
complementarias, incluyendo alimentación, educandos en competencias
transporte y materiales.
• Costos asociados al trámite para la obtención del
deportivas, culturales,
título de bachiller. pedagógicas y científicas
• Costos asociados a la elaboración de certificados de • Acciones de mejoramiento de la
estudio, boletines, agenda y Manual de Convivencia.
gestión escolar y académica
PROHIBICIONES EN LA EJECUCION DEL GASTO

• El Rector o Director como ordenador del gasto no puede:

• Otorgar donaciones o subsidios con cargo a los recursos del
FSE.
• Reconocer, financiar gastos inherentes a la administración
de personal, tales como viáticos, pasajes, gatos de viaje,
desplazamiento y otros, independientemente de la
denominación que se les dé, sin perjuicio de lo dispuesto
en el numeral 9 del artículo 11 del Dto. 4791/08
• Financiar alimentación escolar a excepción de la
alimentación para jornadas extendidas y complementarias
• Pagar costos de preicfes
• Financiar capacitación de funcionarios
• Financiar el pago de gastos suntuarios
 ORDENADOR DEL GASTO
• La capacidad de ejecución del presupuesto en
los E.E., oficiales está en cabeza es el Rector o
Director Rural. Por lo tanto:

 Decide la oportunidad de contratar.

 Es quien compromete los recursos
 Ordena el gasto
 COMPROBANTES (ORDENES) DE PAGO
• PAGOS (Egreso)
• Identificación del E.E.
• Número consecutivo, lugar y
fecha de expedición del
comprobante
• Número de disponibilidad
presupuesta
• Nombre o razón social del
beneficiario
• Número de identificación (Cédula
o RUT) del beneficiario
• Concepto o transacción que
origina el pago
• ORDEN DE PAGO
• Imputación presupuestal
contable
• Número de la orden de entrada a
almacén (si se requiere)
• Total a pagar en números y letras
• Liquidación de la cantidad a
pagar, deducciones legales
(Retefuente, IVA, etc.) y saldo
neto
• Número del cheque girado y el
banco correspondiente
• Firma del ordenador del gasto
• Firma del beneficiario,
documento de identidad o Rut.
 CICLO DE LOS COMPROBANTES DE PAGO
• Identificación de la necesidad Cotización

Trámites de contratación Certif. de Disponibilidad Presupuestal

(Publicidad – Invit. Pública)

Documentos y firma, Orden Compromiso presupuestal

de compra o contrato

Recibo a satisfacción Factura de venta o documento

equivalente
Orden o comprobante de
pago
 PROCESO DE CONTRATACION

• < 20 SMLM Manual de contratación

adoptado por el Consejo Directivo.

• > 20 SMLM Normas de contratación

Estatal
 NORMAS DE CONTRATACION
• MINIMA CUANTIA: Contratación cuyo valor no exceda el 10%
de la menor cuantía de la I.E., independientemente de su
objeto, deben seguir el siguiente procedimiento:
• 1. Invitación por un término no inferior a un (1) día señalando
el objeto a contratar, presupuesto destinado y condiciones
técnicas exigidas.
• 2. El término para presentar la oferta, que no será menor a un
(1) día.
 CONTINUACION
• 3. La I.E., seleccionará mediante comunicación
de aceptación de la oferta con el menor precio,
siempre y cuando cumpla con las condiciones
exigidas
• 4. La Comunicación con la aceptación junto con
la oferta constituyen para todos los efectos el
contrato celebrado, con base en lo cual se hará
el respectivo registro presupuestal.
 CONTINUACION
• Para la adquisición de bienes, servicios y obras cuyo valor no
exceda el 10% de la menor cuantía de la entidad contratante,
independientemente de su objeto se aplicará el siguiente
procedimiento, que incluye el estudio previo que contendrá:
• 1. Necesidad que se pretende satisfacer
• 2. Descripción del objeto a contratar
• 3. Condiciones técnicas exigidas
• 4. Valor estimado del contrato justificado sumariamente, al
igual que el plazo
• 5. Certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la
contratación
 INVITACION PUBLICA
• Se debe publicar en el SECOP (Sistema Electrónico de
Contratación Pública), de acuerdo con el literal a) del
artículo 94 de la Ley 1474/11, se deberá incluir la
siguiente información:
• 1. Objeto
• 2. Plazo
• 3. Forma de pago
• 4. Las causales que generarían el rechazo de las
ofertas o la declaratoria de desierto el proceso.
 HECHOS CUMPLIDOS
• CUANDO SE ADQUIEREN COMPROMISOS U
OBLIGACIONES (Sin consultar la existencia de
recursos, sin previa planificación etc.)
• SIN CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL. LOS HECHOS CUMPLIDOS SON
UNA IRREGULARIDAD PRESUPUESTAL, ESTAN
PRHIBIDOS Y GENERAN RESPONSABILIDAD
DISCIPLINARIA, PENAL Y FISCAL
NORMATIVIDAD HECHOS CUMPLIDOS
• CONSTITUCION POLITICA:
 PRINCIPIO DE LEGALIDAD DEL GASTO: “…no
se pueden hacer erogaciones con cargo al
tesoro que no se encuentren previstas en el
presupuesto de gastos y que no hayan sido
aprobadas previamente por el órgano
competente”. Arts. 345 y 346 C.P.
 CONTINUACION
• 5. El cronograma del proceso especificando la validez
mínima de las ofertas que se solicitan, así mismo las
diferentes etapas del procedimiento a seguir.
• 6. El lugar físico o electrónico en que se llevarán a cabo el
recibo de las ofertas.
• 7. Requisitos habilitantes: Capacidad jurídica, experiencia
mínima (contrato de obra, consultoría etc.), capacidad
financiera de los proponentes excepto en este ultimo caso
cuando la forma de pago sea establecida a contraentrega
a satisfacción de los bienes, servicios u obras.
NORMATIVIDAD HECHOS CUMPLIDOS
• ESTATUTO ORGANICO DE PRESUPUESTO:
“Todos los actos administrativos que afecten
apropiaciones presupuestales deberán contar
con certificado de disponibilidad previos que
garanticen la existencia de apropiación
suficiente para atender estos gastos”.
NORMATIVIDAD HECHOS CUMPLIDOS
• DECRETO 4791/08. INCISO SEGUNDO
ARTICULO 10. “El rector o director rural no
puede asumir compromisos, obligaciones o
pagos por encima del flujo de caja o sin contar
con disponibilidad de recursos de tesorería, ni
puede contraer obligaciones imputables al
presupuesto del FSE., sobre apropiaciones
inexistentes o que excedan el saldo
disponible”.
 SOPORTE ORDENES DE PAGO
TODAS LAS ORDENES DE PAGO DEBEN IR ACOMPAÑADAS DE
LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS:
 Cotización
 Certificado de disponibilidad presupuestal
 Contrato, orden de compra o servicio
 Certificado de disponibilidad presupuestal
 Factura (con cumplimiento de requisitos de acuerdo a la Ley 1231/08, Por
la cual se unifica la factura como título valor y se dictan otras
disposiciones
 RUT (Dto. 2788/04, Por el cual se reglamenta el registro Único Tributario)
 Recibo a satisfacción
 Certificado de antecedentes disciplinarios.
MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONTROL EN EL MANEJO DE LOS
FSE

APERTURA DE CUENTAS
a. Tener conocimiento de los procedimientos y requisitos que las entidades
financieras exigen puesto que no son iguales en todas las entidades.
b. El Ordenador del Gasto y el Auxiliar Financiero, son los únicos
funcionarios que deben tener firmas autorizadas para el manejo conjunto
de las cuentas.
c. Las cuentas de ahorro se manejarán únicamente con talonario: en
ningún caso se pueden manejar con tarjetas débito.
d. Abrir y mantener cuentas en las entidades financieras determinadas por
la entidad territorial.
e. Notificar por escrito a la entidad financiera las restricciones de manejo
de las cuentas.
RECAUDO DE LOS INGRESOS DE LOS FSE

LOS DINEROS RECAUDADOS ÚNICAMENTE A TRAVÉS

DE CONSIGNACIÓN EN ENTIDAD FINANCIERA EN
CUENTA CORRIENTE O DE AHORROS, PARA LO CUAL
SE TIENE COMO SOPORTE:

 Recibo de consignación. Recaudo ingresos propios.

 Planilla de control de recaudos.
 Nota crédito, enviada por el banco
 Acta de ingreso
 CONTROLES
ACTA DE INGRESO CHEQUES
• Pre numerado en forma • Girados a nombre del Fondo y
consecutiva no del Rector o del Auxiliar
• No debe tener tachones ni Financiero.
enmendaduras • Girado con sello de cruce
• Debe coincidir en letras y en restrictivo para consignar en
números cuenta de primer beneficiario.
• Debe llevar fecha de • Debe contener al respaldo los
consignación en entidad datos del tercero como
financiera nombre completo,
• Debe ir firmado por el identificación, dirección y
responsable teléfono.
 EN VACACIONES
• EN EPOCA DE VACACIONES NO DEBE DEJARSE DINERO EN LA
CUENTA CORRIENTE; DEBE DEPOSITARSE EN CUENTA DE
AHORRO O EN TITULOS DE INVERSION, CON EXCEPCION DE
LOS RECURSOS NECESARIOS PARA AMPARAR LOS CHEQUES
GIRADOS.
• ANTES DE SALIR A VACACIONES SE RECOMIENDA ENVIAR UNA
NOTA A LA ENTIDAD FINANCIERA RELACIONANDO LOS
CHEQUES QUE PUEDEN SER COBRADOS DURANTE ESE
PERIODO, INDICANDO QUE NO SE DEBE PAGAR NINGUN
CHEQUE QUE NO SE ENCUENTRE RELACIONADO.
 MANEJO DE CHEQUERAS
 EL CHEQUE DEBE IR GIRADO A NOMBRE DEL BENEFICIARIO DE LA ORDEN DE PAGO Y
EL VALOR DEBE SER EL QUE APARECE EN ESTA COMO VALOR NETO A PAGAR.
 AL GIRAR LOS CHEQUES SE DEBE TENER SIEMPRE EN CUENTA QUE SE RESTRINJA SU
NEGOCIABILIDAD, ES DECIR, DEBE INDICARSE “para consignar solamente en la cuenta
del primer beneficiario”.
 NO SE DEBEN EMITIR CHEQUES POSFECHADOS.
 SI EL CHEQUE ES ELABORADO EN MÁQUINA PONER PAPEL CARBON POR EL REVERSO
PARA QUE QUEDE CONSIGNADA LA INFORMACIÓN POR AMBOS LADOS.
 LAS CHEQUERAS O TALONARIOS SE DEBEN UTILIZAR EN SU TOTALIDAD Y LOS
ESQUELETOS DAÑADOS O ANULADOS SE DEBEN ANOTAR EN EL LIBRO DE BANCOS.
 SE DEBE CONCILIAR SEMANALMENTE EL ESTADO DE SUS CUENTAS EN EL BANCO CON
EL LIBRO DE BANCOS, NO ESPERAR HASTA QUE LLEGUE EL EXTRACTO BANCARIO.
 TODO DESMBOLSO DE TESORERÍA DEBE TENER DOBLE CONTROL ANTES Y DESPUÉS
POR EL ORDENADOR DEL GASTO Y EL AUXILIAR FINANCIERO, NO DEBEN ACUMULAR
PODERES Y FUNCIONES EN CABEZA DE UNSÓLO FUNCIONARIO O DEPENDENCIA.
 REQUISITO ENTREGA DE CHEQUES
PERSONA JURIDICA
• EXIGIR CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL CON VIGENCIA NO
MAYOR A TRES (03) MESES DE EXPEDICION Y COPIA DEL RUT.
• EXIGIR LA PRESENTACION DE LA CEDULA DE CIUDADANÍA DEL REPRESENTANTE
LEGAL.
• EN CASO DE NO SER RECLAMADO POR EL REPRESENTANTE LEGAL, SOLICITAR:
i. Carta de autorización firmada por el representante legal.
ii. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante.
iii. Presentación C.C. del autorizado
• SE DEBE CONFIRMAR TELEFONICAMENTE CON LA EMPRESA EL NOMBRE DE LA
PERSONA QUE ESTÁ RECLAMANDO EL CHEQUE Y DEJAR CONSIGNADO EN EL
COMPROBANTE DE PAGO QUE SE REALIZÓ ESTA DILIGENCIA.
• ENTREGAR EL CHEQUE CON SELLO DE CRUCE RESTRICTIVO.
• HACER FIRMAR EL COMPROBANTE DE PAGO PREVIA IDENTIFICACION.
 CONTABILIDAD
FUNDAMENTACION LEGAL
 Constitución Política. Artículo 354
 Resolución No. 354/07 Régimen de Contabilidad Pública.
 Resolución No. 355/07 Plan General de Contabilidad Pública.
Contaduría General de la Nación.
 Resolución No. 356/07 Manual de Procedimientos.
 Dto. No. 4791/08 F.S.E.
 Estatuto Tributario Colombiano
 Circulares y directrices de la Secretaría de Educación del Ente
Territorial.
 PROCESO CONTABLE
• CONSISTE EN MANTENER UN REGISTRO, RELEVANTE,
COMPRENSIBLE, CONFIABLE Y VERIFICABLE DE LAS
OPERACIONES FINANCIERAS DEL ESTABLECIMIENTO
EDUCATIVO, QUE PERMITA REALIZAR UN ADECUADO
CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA INFORMACIÓN, ASÍ
COMO OBTENER LOS ESTADOS ECONÓMICOS,
FINANCIEROS Y PATRIMONIALES, GARANTIZANDO
HERRAMIENTAS PARA LA PLANEACIÓN Y TOMA DE
DECISIONES.
 DECRETO 4791/08
Artículo 16. CONTABILIDAD. Los fondos de servicios
Educativos estatales deben llevar contabilidad de
acuerdo con las normas vigentes expedidas por la
Contaduría General de la Nación.

La entidad territorial certificada debe establecer las

condiciones en que se realizará el proceso operativo
de preparación y elaboración de la contabilidad del
establecimiento educativo estatal.
 DECRETO No. 4791/08
• Artículo 19. RENDICION DE CUENTAS Y PUBLICIDAD. Con el fin de garantizar los
principios de moralidad, imparcialidad, publicidad y transparencia en el manejo de
los recursos de los fondos de servicios educativos el rector o director rural debe
garantizar el cumplimiento de lo siguientes:
1. Publicar en el sitio web del establecimiento educativo, así como en un lugar
visible y de fácil acceso del mismo, el informe de ejecución de los recursos y los
estados contables del Fondo de Servicios Educativos.
2. Al inicio de cada vigencia fiscal, enviar a la entidad territorial certificada copia del
acuerdo anual del presupuesto del Fondo, fechado y aprobado por el consejo
directivo.
3. Publicar mensualmente en lugar visible y de fácil acceso la relación de contratos y
convenios celebrados durante el periodo transcurrido de la vigencia, en la que por
lo menos se indique el nombra del contratista, objeto, valor, plazo y estado de
ejecución del contrato.
 DECRETO No. 4791/08
CONTINUACION… Art. 19. Rendición de cuentas y publicidad.
4. A más tardar el último día de febrero de cada año y previa
convocatoria a la comunidad educativa, celebrar audiencia pública
para presentar informe de la gestión realizada con explicación de la
información financiera correspondiente, incluyendo los ingresos
obtenidos por convenios con particulares, premiso, donaciones u
otros, cuyo principal propósito sea el de beneficiar a la comunidad
educativa.
5. El rector o director rural de aquellos establecimientos educativos
con sede en los municipios no certificados, deberá presentar al
Alcalde respectivo, en la periodicidad que éste determine, un
informa sobre la ejecución de los recursos que hubiere recibido por
esta entidad territorial.
ACTA DE APERTURA DE LIBROS OFICIALES

EN EL ACTA DE APERTURA O AUTORIZACION DE

FOLIOS SE INDICARÁ AL MENOS:

 El nombre de la entidad contable publica.

 El nombre del libro.
 La fecha de oficialización
 El numero de folios a utilizar con numeración sucesiva
y continua
 Firma del ordenador del gasto
 REGISTRO CONTABLES
TODOS LOS FONDOS DE SREVICIOS EDUCATIVOS DEBERAN LLEVAR LOS
SIGUIENTES LIBROS:
 Libro de registro de ingresos: En él se registran las operaciones
inherentes al recaudo de los ingresos reales según fuente de financiación.
 Libro de registro de apropiaciones, compromisos, Obligaciones y Pagos:
Registra los movimientos y saldo sobre rubros.
 Libro de registro de reservas: Muestra el estado de ejecución de las
reservas constituidas por cada uno de los rubros.
 Libro diario columnado, libro mayor y balance, y libros auxiliares.
 Libro de inventario.
 Libro de Actas.
En el Libro Mayor y de balance se consolida el movimiento de activos,
pasivos y patrimonios de la Institución
LIBROS DE CONTABILIDAD

SON ESTRUCTURAS QUE

SISTEMATIZAN DE
MANERA CRONOLÓGICA Y
NOMINATIVA LOS DATOS
OBTENIDOS DE LAS
TRANSACCIONES,
HECHOS Y OPERACIONES
QUE AFECTAN LA
SITUACION Y LA
ACTIVIDAD EN LAS
ENTIDADES CONTABLES
PUBLICAS.
 LIBROS OFICIALES

LIBRO DIARIO LIBRO MAYOR

• Presenta en los • Contiene los saldos de las

movimientos débito y
crédito de las cuentas, el
registro cronológico y
preciso de las operaciones
diarias efectuadas, con base
en los comprobantes de
contabilidad
cuentas del mes anterior,
las sumas de los
movimientos débito y
crédito de cada una cuentas
del respectivo mes, que han
sido tomadas del Libro
Diario, y el saldo final del
mismo mes.
 SOPORTES, COMPROBANTES Y LIBROS DE
CONTABLIDAD

SOPORTES CONTABLES: Según el numeral 37 del Plan

General de Contabilidad Pública.
Los documentos soporte comprenden las relaciones,
escritos o mensajes de datos que son indispensables
para efectuar los registros contables de las
transacciones, hechos y operaciones que realicen las
entidades contables públicas. Deben adjuntarse a los
comprobantes de contabilidad, archivarse y conservarse
en la forma y el orden en que hayan sido expedidos,
bien sea por medios físicos, ópticos o electrónicos
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
Son los documentos en los cuales se resumen las operaciones financieras,
económicas, sociales y ambientales de la entidad contable pública y sirven de
fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente.

COMPROBANTE DE INGRESO: Resume las operaciones relacionadas con el

recaudo de efectivo o documento que lo represente.

COMPROBANTE DE EGRESO: Constituye la síntesis de las operaciones

relacionadas con el pago de efectivo o su equivalente.

COMPROBANTE GENERAL: Resume las operaciones relacionadas con

movimientos globales o de integración, tales como estimaciones, ajustes,
correcciones y otras operaciones en las que no interviene el efectivo o su
equivalente.
TENENCIA, CONSERVACION Y CUSTODIA
DE SOPORTES Y LIBROS CONTABLES
La tenencia, conservación y custodia de los soportes, comprobantes y
libros de contabilidad es de la responsabilidad del representante legal o
quien haga sus veces, el cual podrá designar mediante acto
administrativo, esta responsabilidad.
El término de conservación de estos documentos es de diez (10) años
contados a partir del 31 de diciembre del periodo contable al cual
corresponda el soporte, comprobante y libro de contabilidad, sin perjuicio
de las normas específicas de conservación documental que señalen las
autoridades competentes, según el numeral 350 y 353 del plan general de
contabilidad publica.los soportes, comprobantes y libro de contabilidad,
sin perjuicio de las normas específicas de conservación documental que
señalen las autoridades competentes, según el numeral 350 y 353 del Plan
General de Contabilidad Pública.
 ESTADOS CONTABLES BÁSICOS
• Presentan la estructura de los activos, pasivos,
patrimonio, ingresos, gastos, costos y cuentas
de orden de una entidad contable pública a
una fecha determinada o durante un periodo,
según el estado contable que se trate con el fin
de proporcionar información válida y confiable
sobre la situación financiera, económica, social
y ambiental, los resultados del desarrollo de la
actividad y la generación de flujo de recursos.
 CAJA MENOR
• Se constituye mediante Resolución firmada por el ordenador del gasto,
previa aprobación del Consejo Directivo con el objeto de atender en forma
ágil y funcional los gastos de funcionamiento, por operaciones de menor
cuantía, que demande el establecimiento educativo.
• Este es un sistema de manejo de fondo fijo reembolsable destinado a
atender los gastos identificados y definidos en el presupuesto que tengan
el carácter urgente e imprescindible, que no pueden someterse al régimen
ordinario de pago y registro presupuestal, pero siempre cumpliendo las
formalidades previstas en el régimen de contratación y demás normas
legales sobre la materia.
• Es necesario por lo tanto establecer en el Acuerdo de constitución la
cuantía, destino, forma de manejo y el concepto de los gastos que se
pueden atender, indicando la finalidad y clase de gasto.
Fuente: Guía Fondo de Servicios Educativos. Pág. 34. MEN.
 CAJA MENOR
• DESIGNACION DEL RESPONSABLE. Se designará por escrito la
persona responsable del manejo de la Caja Menor, teniendo
en cuenta que en todos los casos debe ampararse con la
respectiva póliza de manejo.
• Los fondos de la Caja Menor deben ser utilizados para cubrir
compras y gastos menores de menor cuantía clasificados
como materiales y suministros, mantenimiento, gatos
judiciales y gastos imprevistos.
• Es importante indicar en forma porcentual o de SMLMV el
monto de la Caja Menor.
RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA
• LEY 734/02. Código Disciplinario Único.
Artículo 34. Deberes de los servidores públicos. Numeral 5 “Custodiar y
cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo
o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso e impedir o
evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos”.
Artículo 48. Faltas gravísimas, Numeral 26 “ No llevar en debida forma los
libros de registro de la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, ni los
de contabilidad financiera”.
Artículo 48, Numeral 52 “No dar cumplimiento injustificadamente a la
exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de
acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la
Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de
contabilidad pública se expidan con el fin de producir información
oportuna y veraz.”
 ASPECTOS TRIBUTARIOS
RETENCIONES EN LA FUENTE APLICABLES A LOS
FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS.
Las Instituciones y Centros Educativos, son
entes recaudadores de impuesto por lo tanto
deben realizar las diferentes deducciones y
retenciones de ley de acuerdo a la adquisición
de bienes y servicios y presentarla
mensualmente ante las entidades
recaudadoras.
 OBLIGACIONES DEL AGENTE RETENEDOR
• GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES
TRIBUTARIAS, ESTABLECIDAS POR EL ESTATUTO TRIBUTARIO.
• Articulo 368. QUIENES SON AGENTES DE RETENCION. Son
agentes de retención o de percepción, las entidades de
derecho público, los fondos de inversión, los fondos de
valores, los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los
consorcios, las comunidades organizadas, las uniones
temporales y las demás personas naturales o jurídicas,
sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho, que por sus
funciones intervengan en actos u operaciones en los cuales
deben, por expresa disposición legal, efectuar la retención o
percepción del tributo correspondiente.
 ESTATUTO TRIBUTARIO
Artículo 370. Los agentes que no efectúen la
retención, son responsables con el contribuyente.
No realizada la retención o percepción, el agente
responderá por la suma a que está obligado a
retener o percibir, sin perjuicio de su derecho de
reembolso contra el contribuyente, cuando aquel
satisfaga la obligación. Las sanción es o multas
impuestas al agente por el incumplimiento de sus
deberes serán de su exclusiva responsabilidad.
 ESTATUTO TRIBUTARIO
Artículo 603.OBLIGACION DE DECLARAR Y PAGAR EL
IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS RETENIDO.
Modificado por el Artículo 33 de la Ley 223 de 1995.
“El valor del impuesto sobre las ventas retenido,
deberá declararse y pagarse dentro de los plazos que
señale el Gobierno Nacional, utilizando para tal
efecto el mismo formulario que prescriba la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para
declarar las retenciones en la fuente de los
impuestos de renta y timbre”
 ESTATUTO TRIBUTARIO
Artículo 616-1. OBLIGACIONES DEL AGENTE
RETENEDOR EN EL IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS.
Artículo adicionado por el artículo 35 de la Ley
223/95 “Cuando el agente de retención en el
impuesto sobre las ventas adquiera bienes y servicios
gravados, deberá liquidar y retener el impuesto
aplicando la tarifa de retención correspondiente, que
en ningún caso podrá ser superior al 50% del
impuesto liquidado, y expedir el certificado a que se
refiere el parágrafo 2º del artículo 615 del Estatuto.
LEGALIDAD, EJECUTORIEDAD Y VIGENCIA
DE LAS NORMAS
• La aplicabilidad de las normas expedidas por
autoridad competente no está sujeta ni
condicionada a debates, socializaciones, asesoría o
conceptos que se emitan en torno a aquellas.
Basta cumplir con el principio de publicidad para
que entre en vigencia y su consecuente deber de
cumplimiento y acatamiento. Toda norma conlleva
la presunción de legalidad. “La ignorancia de las
leyes no sirve de excusa”. Art. 9º. CCC.
FIN DE LA PRESENTACION
MUCHAS GRACIAS
GUILLERMO LEON GOMEZ PELAEZ 2012
E-mail: guillermolgomez@yahoo.com
guillermoleon25@hotmail.com
Celular: 320-6928763; 310-8321252