GERENCIAR Y ADMINISTRAR

Dirigir es básicamente tomar decisiones, en la

que cada decisión tomada tendrá como Gestionar es la aplicación de acciones
consecuencia una serie de acciones que para conseguir lo que nos
estarán vinculadas para alcanzar un objetivo, proponemos o resolver problemas
debiendo tener en cuenta que estas acciones
están inmersas en un proceso, el cual tendrá
que se nos presentan. En este
que ser dirigido con eficacia y eficiencia. contexto podemos aplicar métodos,
técnicas y reglas para evitar
desviarnos del camino, teniendo
Administrar involucra acciones tales como siempre en cuenta la planificación y el
planear, organizar y controlar los recursos que
se tienen disponibles en una organización con
análisis de los posibles riesgos que
la finalidad de conseguir los objetivos trazados, puedan aparecer en el proceso.
tanto para asegurar el adecuado
aprovechamiento de sus recursos así como
también garantizar que la organización perdure
en el tiempo, después de todo es el camino que
sigue la administración.
El Diseño estratégico consiste en la
aplicación de los principios y del proceso
de diseño en las organizaciones (usuarios)
para innovar y hacerlas más competitivas.
Su propósito es buscar la mejora en el
usuario/cliente y así encontrar soluciones
adecuadas y de carácter diferenciador para
él. Para ello, es necesario incorporar en la
cultura de la organización la forma de
pensar y de hacer de un diseñador.

Diseño estratégico
¿Para qué sirve?
Para buscar soluciones u oportunidades en diversas situaciones o
problemas, utilizando el pensamiento creativo y el pensamiento
analítico. Sirve, además, para concentrarse y mejorar el producto
o servicio de manera constante.
 El análisis estructural verifica todas las informaciones relativas al
emprendimiento para mostrar en detalles como funciona y apunta
a descubrir cuáles son los problemas internos que pueden
repercutir externamente.
Pilares del análisis estructural

1. Estructura financiera
El primer paso es hacer un balance detallado de
todos los gastos, ingresos e inversiones que la
empresa posee. A pesar de hacer el control
contable, hay que analizar los datos con cuidado
y buscar brechas para disminuir costos.
Es importante pensar en el momento actual del
negocio, pero trazar metas para los próximos
años puede revelar el potencial que no
imaginabas que existía en tus productos.
2. Estructura física
Edificios, máquinas y equipamientos corresponden a la estructura
física y forman parte también del análisis estructural del
emprendimiento.
Comprar una máquina más moderna puede parecer una elección difícil
ahora, con resultados poco eficientes. Pero ¿pensaste en los cambios
en el consumo de energía y en la eficiencia de producción? En poco
tiempo, la inversión se transforma en retorno. Para decidir, se debe
calcular bien cuál será el costo-beneficio.
En una realidad en la cual la tecnología se mantiene en constante
cambio, estar actualizado puede ser la diferencia entre atraer clientes y
dárselos directamente a la competencia, que fue más rápida en
renovarse.
3. Estructura humana
No sirve de nada tener dinero en caja y estructura física moderna si
los colaboradores de tu empresa no fueron entrenados adecuadamente o
no se mantienen actualizados sobre técnicas y posibilidades que el área
ofrece.
Además, el ambiente de trabajo hace toda la diferencia en la respuesta que
los trabajadores te darán diariamente. Cuando el clima es hostil y con poco
espacio para el diálogo, disminuye el entusiasmo de trabajar por el éxito del
negocio.
 Reclutamiento
Es un conjunto de procedimientos orientado a atraer candidatos potencialmente calificados
y capaces de ocupar cargos dentro de la organización. Es en esencia un sistema de
información mediante el cual la organización divulga y ofrece al mercado de recursos
humanos las oportunidades de empleo que pretende llenar.
 
El reclutamiento es el proceso de identificar e interesar a candidatos capacitados para
llenar una vacante. El proceso de reclutamiento se inicia con la búsqueda y termina cuando
se reciben las solicitudes de empleo. La capacidad de la empresa para atraer buenos
candidatos depende de la reputación de la misma, el atractivo de su ubicación, el tipo de
trabajo que ofrece, el sueldo, prestaciones, etc.
 Selección 
La selección de recursos humanos es el proceso por el cual se descubre, mediante una
serie de técnicas y pruebas, al candidato adecuado para ser ubicado en un puesto
determinado. Su importancia radica en el hecho de ser un proceso que suministra los
recursos humanos adecuados en tiempo oportuno, asegurando su calidad, permanencia,
desarrollo y favorecer así, la efectividad de los procesos productivos de la organización.
Algunos aspectos que se revisan en esta
etapa, y que ayudan a decidir cuál es la persona que se debe de seleccionar son:

2.- Currículum Vitae

1.- Solicitud de empleo
 
 
El curriculum vitae es una recopilación de todos los
Es un formulario, que tiene la finalidad de
datos académicos y experiencia de una persona a lo
conocer o presentar la experiencia del
largo de su vida independientemente del puesto de
individuo que la llena. En las solicitudes de
trabajo al cual se opta en el proceso de selección.
empleo se deberán establecer los datos
Los profesionales dedicados a la contratación
personales, antecedentes de trabajo,
esperan que el curriculum vitae sea la expresión
escolaridad y otros datos personales, para
clara y concisa de información sobre los datos
determinar las características, habilidades y
personales, la formación y la experiencia profesional
rendimiento del aspirante.
de quien aspira a ocupar el empleo.
3.- Entrevista de Personal 4.- Investigación de antecedentes laborales
   
La Entrevista de Selección de Personal es aquella plática En esta investigación resulta útil indagar el
que permite adquirir datos sobre aspectos laborales de desempeño del sujeto en su empleo
un entrevistado así como de condiciones de trabajo que anterior, sueldo, relaciones interpersonales,
puede ofrecer un entrevistador como representante de motivación, puntualidad, cumplimiento,
una empresa, y sobre la base de esta información aportes o iniciativa, conflictos, motivo de
tomar decisiones atractivas y benéficas para ambas salida y periodo laboral.
partes. 
6.- Contratación
 
5.- La decisión final de selección
Es formalizar con apego a la ley, la futura relación
 
de trabajo para garantizar los intereses, derechos
La toma de decisión, para incorporar al candidato
y deberes tanto del trabajador como de la
 idóneo, se basa en elegir al que mejor calificó en las
empresa.   
dimensiones de características personales, intereses,
La actividad a desempeñar; además se
conocimientos y experiencia. La decisión final no le
especificarán las prestaciones a las que tendrá
corresponde al seleccionador, ésta deberá tomarla quien
derecho el nuevo colaborador como son: sueldo,
fungirá como futuro jefe. El seleccionador sólo propone y
jornada laboral, vacaciones, prima vacacional,
presenta al mejor o mejores de los candidatos
aguinaldo, demás remuneraciones, beneficios, y
reclutados, y asesora, con base en las pruebas realizadas.
otros.
6.- Inducción
 
La inducción implica la incorporación de nuevas personas a la organización y su adaptación al puesto de
trabajo en el menor tiempo posible. Aspectos como normas, políticas, valores, costumbres, procedimientos,
plan de beneficios, entre otros, son factores que deberán de informarse al trabajador en esta etapa con el
propósito de volver productivo a éste en un tiempo mínimo.
 
La inducción es la etapa en la cual se busca adaptar, socializar, integrar y orientar al empleado que se ha
resuelto incorporar. Es el primer acercamiento, en términos de trabajo, que tiene el recién ingresado a la
empresa. 

7.- Capacitación
 
Capacitación: Se proporciona el conocimiento y se desarrollan
habilidades del personal para cubrir exitosamente el puesto.
 
La capacitación constituye una de las mejores inversiones en
recursos humanos y una de las principales fuentes de
satisfacción para los miembros de toda organización.
 Presupuesto para la gestión

Es una expresión cuantitativa de los planes y objetivos de la

empresa para un tiempo futuro.
• Permite la coordinación y la implantación de las estrategias y
los objetivos de la empresa
• Comunica los planes de la gerencia y los resultados que se
desean.
• Es necesario para llevar a cabo las funciones de control.
La gestión presupuestaria se define como la práctica de la dirección de una
empresa o administración destinada a definir en volumen y en valor las
previsiones de actividad de la organización en el plazo de un año , y
posteriormente a seguirlas en vías de realización mediante una permanente
confrontación entre previsiones y realizaciones, se apoya en la estructuración de
la organización en centros de responsabilidad (según los casos son centros de
costes, de ingresos, de beneficios y de inversión), estableciéndose en cada centro
un programa preventivo de actividad, de este modo la gestión presupuestaria se
relaciona con el sistema de planificación, la organización contable y la estructura
jerárquica de la organización.
ETAPAS EN EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL

1- IDENTIFICAR OBJETIVOS

2- IDENTIFICAR ESTRATEGIAS
POTENCIALES

3- EVALUAR LAS OPCIONES

ESTRATÉGICAS ALTERNATIVAS

4- SELECCIONAR LOS PLANES DE

ACCIÓN

Proceso de planificación a L/P

Un presupuesto de ventas es un documento,
expresado en términos cuantitativos, que
muestra el estimado de ventas en un tiempo
determinado. Comprende una matriz
fundamental para una empresa, ya que la
planificación financiera y la de negocios partirán
de dicho presupuesto.
Este documento se caracteriza por
ser muy objetivo y certero en
cuanto a las proyecciones futuras,
por lo cual ayuda a lograr los
objetivos de una empresa y a
conseguir beneficios.

PRESUPUESTO DE VENTAS

el presupuesto de ventas resulta una excelente herramienta en la dirección de empresas

porque permite conocer su rentabilidad a futuro. Para lograr esta proyección, se toman
en cuenta la cantidad de bienes y servicios que se estiman vender y su precio de venta.
Conocer la rentabilidad: determinar
cuánto se puede llegar a vender
para saber si el negocio es
rentable y, en tal caso, obtener una
buena tasa de rendimiento.
Aumentar el volumen de ventas: una
vez determinada la rentabilidad, el
objetivo consistirá en aumentar las
ventas y los clientes.

OBJETIVOS DE UN PRESUPUESTO DE VENTAS

Manejar la competencia: establecer estrategias
para afrontar a la competencia, ya sea con
alguna inversión, reduciendo procesos o
mejorando los tiempos.
Es necesario compatibilizar las ventas con los inventarios, tratando de
equilibrar el costo de mantener existencias con la necesidad de
satisfacer en tiempo y forma a los clientes. Para los casos en que la
demanda supere la capacidad de planta (para caso de empresas
productoras) el pronóstico de ventas habrá de supeditarse a los
volúmenes máximos que pueden ser fabricados, es en este caso cuando
el Presupuesto de producción se convierte en condicionante de las
ventas, y es entonces el punto de partida del sistema presupuestario.
 Determinación de los indicadores de gestión

Los indicadores comerciales también conocidos como KPI son un punto clave cuando se
tiene un negocio. El control de los KPIs a través de un cuadro de mando es el medio
de poder conocer la evolución del mismo.

El análisis de los indicadores comerciales nos permitirá saber si las cosas se están

haciendo correctamente, si las estrategias de ventas que se han seguido son las
adecuadas para poder conseguir el éxito o si por el contrario es necesario dar un cambio
de rumbo e iniciar una nueva estrategia comercial que permita aumentar los ingresos. 
Para elegir los que mayor visibilidad y utilidad aportarían a la propia empresa es
preciso conocer algunos de los más importantes. Se trata de los siguientes:

Indicadores comerciales financieros. En este Indicadores comerciales de cliente. El coste

grupo podrían destacarse algunos como el de adquisición del cliente ayuda por
beneficio, uno de los indicadores de ejemplo, a evaluar la rentabilidad de las
rendimiento más importantes que existen; el campañas de marketing. KPIs como los que
coste, que permite medir la rentabilidad para miden la satisfacción y retención de clientes
encontrar la forma de reducir y administrar el no deberían faltar en ninguna
gasto o la comparación entre los ingresos reales organización. Igual que otro indicador
y los ingresos proyectados. La comparación necesario, el número de clientes, un
entre gastos generales reales y presupuesto indicador de rendimiento es bastante
previsto puede ayudar a comprender dónde se sencillo de calcular.
desvió la planificación y facilitar la creación de
un presupuesto departamental más efectivo en
el futuro. Indicadores como las ventas por
región también deberían tenerse en cuenta.
Indicadores de proceso. El KPI “acciones de soporte al cliente”, que
midan el número de incidencias resueltas y el tiempo de
resolución ayudarán a crear el mejor departamento de servicio al
cliente. También hay que considerar monitorizar el porcentaje de
defectos del producto y la eficiencia de la organización, que, en
sistemas productivos, se puede obtener analizando cuántas unidades
se han producido cada hora y qué porcentaje de tiempo estuvo
funcionando la planta.
 DEFINICIÓN DE VARIABLES Y FORMULA DE CÁLCULO

Razón: Es el cociente entre dos

Absoluto: Un número que dimensiona un
evento o fenómeno según su naturaleza.
Tasa: Es el cociente entre dos variables
analizadas en un lugar y tiempo específico.
cantidades que no tienen elementos
comunes o cuentan con un atributo de
diferencia. Dicho de otra forma, toma las
unidades que cuentan con un atributo
(numerador) frente a aquellas que no lo
tienen (denominador).

Proporción: Es la relación entre una cantidad

con elementos en común (numerador-
Variación: Fija dos elementos para
subconjunto) y el total de unidades (con o sin
establecer qué variación existe entre
elementos en común). Dicho de otra forma, es
uno y otro.
una relación donde el numerador está incluido
en el denominador.
EJEMPLO
Si bien cada empresa define y establece los indicadores de sus
procesos de acuerdo a las actividades que se desarrollan al
interior, también es cierto que existen ciertos indicadores
comunes o de conocimiento general que podemos agrupar por
procesos.
NUMERO Proceso de Nombre de indicador Tendencia
indicador por proceso deseada Numerador o
Denominador
dato

1 Número total de Número total de

Eficacia tiempo de Eficacia tiempo de
Creciente despachos a despachos
despacho despacho
tiempo realizados
Valor total de
Exactitud del diferencias Valor total del
2 Almacén Creciente
Inventario encontradas en el inventario
inventario
Metros cuadrados
3 Almacén Utilización del Informativo utilizados de Metros cuadrados
espacio disponibles
almacenamiento
Número de
Frecuencia incidentes Número de horas
4 Ambiental ambientales Decreciente incidentes trabajadas
ambientales

Consumo del Consumo del

Consumo Energía período anterior
5 Ambiental Decreciente período anterior
Eléctrica KW - Consumo
KW
período actual KW
NUMERO Proceso de Nombre de Tendencia
indicador indicador por deseada Numerador o
proceso dato Denominador

Consumo Energía Consumo período Número total de

6 Ambiental Informativo
Eléctrica per Cápita actual KW trabajadores

Consumo m3 agua
Ahorro consumo período anterior - Consumo m3 agua
7 Ambiental Decreciente
de agua Consumo m3 agua período anterior
período actual

Consumo agua per Consumo m3 agua Número total de

8 Ambiental Informativo
Cápita período actual trabajadores

Producción total
residuos período
Producción total
9 Ambiental Producción de Decreciente anterior - residuos período
residuos ordinarios producción total
actual
residuos período
actual
NUMERO Proceso de Nombre de Tendencia
indicador indicador por deseada Numerador o
proceso Denominador
dato

10 Ambiental Huella de Carbono Decreciente # co3 e del periodo # co3 e del periodo
actual anterior

Número de
11 Comercial Contratos No aplica No aplica
contratos firmados

Número de
Efectividad en las Número de propuestas
12 Comercial propuestas Creciente
comerciales contratos firmados comerciales
realizadas

Participación del Ventas de la Ventas totales del

13 Comercial Creciente
mercado organización sector