TEMA 6 FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA

6.1PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEBE REALIZAR LAS SIGUIENTES FUNCIONES :
1 RECOPILAR INFORMACION EN BASE A LOS DATOS COMO SON , ORDENES , FACTURAS , POLIZAS, ESTADOS DE CUENTA
, ETC).
2- REGISTRAR OPERACIONES O TRANSACCIONES DE COTIDIANIDAD COMO SON VENTAS , COMPRAS , ANTICIPOS ,
DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS Y COMPRAS , GASTOS.
3. REALIZAR REPORTES DE COMPRAS , VENTAS , Y OTROS ANALISIS DE VARIACIONES BASICOS PARA LA GERENCIA.
4.ANALISIS E INTERPRETACION DE ESTADOS FINANCIEROS .
5. ANALISIS DE CONTROLES COMO SON :
-ELABORACION DE CONCILIACIONES BANCARIAS
-INTEGRACION DE SALDOS ( CLIENTES , ACRREDORES , DEUDORES ETC).
REVISION DE GASTOS ( SUELDOS , RENTAS , COMISIONES BANCARIAS ).
6.SERA EL ENCARGADA DE MANTENER ACTUALIZADO Y DAR MANTENIMIENTO AL SISTEMA DE INFORMACION CON NUEVOS
RUBROS , CAPTURA O PROCESAMIENTO DE INFORMACION,REVISION Y ANALISIS DE LIBROS Y ESTADOS FINANCIEROS.


6.2 COOPERACION NECESARIA

 SE DA ATRAVES DE LA COLABORACION DE LAS DISTINTAS AREAS

FUNCIONALES O AREAS DE UNA ENTIDAD . MEDIANTE A :
- COMUNICADOS EVENTUALES PARA CONOCER AVANCES DE LA ADMINISTRACION
Y DEL SISTEMA CONTABLE .
-JUNTAS PERIODICAS , PARA CONOCER DEFINIR OBJETIVOS Y DAR
PROPUESTAS.
- DAR PLATICAS SOBRE LA IMPORTANCIA DEL SISTEMA CONTABLE , ASI COMO
SU DISEÑO ( POLITICAS , MANUALES , CONTROLES , GUIA CONTABILIZADORA).
- DAR SEGUIMIENTO A CADA UNO DE LOS ELEMENTOS DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO.
6.3 REDUCCION AL MINIMO DE
INTERRUPCIONES
 EN ESTA DISEÑA ESTRATEGIAS DE INDOLE ADMINISTRATIVO
1. COMO EL OUSORCING PARA QUE LA ORGANIZACIÓN , SE ENFOQUE EN SU
PRINCIPAL ACTIVIDAD SE HA TRANSFORMACION DE UN PRODUCTO O VARIOS
O DE SERVCIOS .
POR EJEMPLO: OUSORCING ENCARAGADO DE LA CONTRATACION DE LA
SELECCIÓN Y CONTRATACION DEL PERSONAL, OUSORCING ENCARGADO DE LO
SISTEMAS INFORMATICOS .
EN EL CASO DE LO SISTEMA CONTABLE SERIA REDUCIR PROCESOS Y
DISEÑAR CONTROLES MAS EFICIENTES , ASI COMO VERIFICAR UN SISTEMA DE
INFORMACION EL CUAL PRODUZCA O RECOPILE LA INFORMACION DE MANERA
EFICIENTE.
6.4 VIGILANCIA DESPUES DE LA
INSTALACION
 SE DEBEN SUPERVISAR E INSPECCIONAR LOS SIGUIENTES PUNTOS:
1. CONTROLES INTERNOS DE CADA AREA COMO SON
A) ARQUEOS DE CAJA ( CAJA )
B) CONCILIACIONES BANCARIAS ( BANCOS )
C) POLITICAS Y FUNCIONES CLARAS Y CONCISAS
D) REVISION DE GUIA CONTABILIZADORA ACTUALIZADA.
2.DISEÑAR MEDIDAS CORRECTIVAS EN CASO DE ERRORES O DESVIACIONES EN
CUALQUIER AREA DE ENTIDAD.
3.MEJORA CONTINUA EN LAS MEDIDAS DE CONTROL ( POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS) ASI COMO REALIZACION DE MANUALES Y SU REVISION
CONSTANTE. REALIZAR INFORMES SOBRE PROPUESTAS Y MEJORAS AL SISTEMA
CONTABLE .
 6.5 MEJORAMIENTO DEL SISTEMA

 MEDIANTE INFORMES , SOBRE EL AVANCE DE LA SUPERVISION E

INSPECCION.
 OBSERVACIONES CONTINUAS DEL SISTEMA CONTABLE Y EL SISTEMA DE
INFORMACION ( EL CUAL ES PARTE UN SOFWARE) .
LLEVAR
CONTROL BITACORA
SI DE AVANCE O UN
NOPROGRAMA : EJEMPLO
FECHA ESTRATEGIA O
SUGERENCIA
POLITICA DE CREDITO SI NO 01-12-2019 SI SE REALIZA SABER
30, 60, 90 O CONTEMPLAR POR
MEDIO DE UNA
INTEGRACION DE
SALDIOS DE CADA
CLIENTE SI SE COBRA
A TIEMPO DE
ACUERDO A LOS
PLAZOS
6.5 MEJORAMIENTO DEL SISTEMA

CONTROL SI NO FECHA ESTRATEGIA O

SUGERENCIA
POLITICA DE CREDITO SI NO 01-12-2019 SI NO SE REALIZA
30, 60, 90 MODIFICAR POLITICA
RIGUROSA EJEMPLO
REALIZAR UN
CONTRATO Y
COBRARLE INTERES
DEL 15 % POR NO
PAGAR A TIEMPO Y
ESTIPULAR FECHAS
EN DICHO CONTRATO.
6.6 FACTORES A CONSIDERAR
 1.EN CUANTO A LO ADMINISTRATIVO :
-MANUALES O INSTRUCTIVOS
 POLITICAS GENERALES Y ESPECIFCAS
 FUNCIONES ESPECIFICAS DE CADA AREA
 REVISION DE CONTROLES
 2.LLEVAR UN MANTENIMIENTO DEL SOFWARE Y SU ACTUALIZACION
 3.LA COMUNICACIÓN ENTRE AREAS FUNCIONALES
4.REVISAR CONTROLES DE OTRAS AREAS DE CONTABILIDAD:
A)TOMA DE INVENTARIOS
B) KARDEX
C) POLITICAS DE CLIENTES
D) POLITICAS DE TESORERIA
E) REVISION DE NOMINA