CONTROL DE LOS

DOCUMENTOS Y REGISTROS

Sistema de Gestión de la Calidad

... hacia un renovado horizonte
Actualización Junio 2010
 PA-IV-01 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS

DEFINICIONES:
1. DOCUMENTO:
Para efectos del SGC un documento es aquella información contenida
en algún medio ya sea electrónico o impreso. Ejemplo Normatividad,
Políticas Internas, Formatos, etc.

2. REGISTRO:
Es aquel documento que las áreas generan como resultado de la
realización de alguna actividad del proceso, son útiles para
proporcionar evidencia de las actividades realizadas. Ejemplo: Algún
reporte generado, un informe, una convocatoria, una captura de
información, etc.
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DOCUMENTOS DEL SGC

NIVEL 1

Manual de la Calidad

Procedimientos requeridos
NIVEL 2
por la Norma ISO 9001:2008

NIVEL 3
Planes de la Calidad, formatos, Políticas, Reglamentos Institucionales y
otros documentos del SGC, como pueden ser: Ley de Profesiones, Ley de
Educación, Planes de estudio y programas de materias, entre otros.
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PROCEDIMIENTO

7.1 Elaboración de los Documentos

7.2 Revisión, autorización, reproducción y/o distribución de documentos
7.3 Identificación de documentos y registros
7.4 Generación de registros
7.5 Archivo, Protección, tiempo de retención y disposición de los registros
7.6 Alta, baja y/o modificación de documentos del sistema
7.7 Consulta de documentos y registros
7.8 Documentos obsoletos
7.9 Documentos externos
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7.1 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

Los documentos de primero y segundo nivel son elaborados por el

Departamento de Gestión de Calidad.

Los documentos de tercer nivel como son: Planes de la calidad,

normatividad, políticas, formatos, etc. son definidos en cuanto a su diseño,
contenido y funcionalidad, por el jefe de área, jefe de departamento o
personal involucrado en la prestación del servicio.

Anexo PA-01-01 “Estructura y

Codificación de Documentos”.
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7.2 REVISIÓN, AUTORIZACIÓN, REPRODUCCIÓN Y/O DISTRIBUCIÓN DE

DOCUMENTOS.

REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN:

Los documentos de primero y segundo nivel: Son revisados por el Jefe del
Departamento de Gestión de la Calidad, y turnados al Representante de la Alta
Dirección para su autorización.

Los documentos de tercer nivel como son: Planes de la calidad, normatividad,

formatos, etc. son revisados y autorizados en primera instancia por el jefe de
área y/o jefe de departamento responsable de los mismos y posteriormente son
turnados al Departamento de Gestión de Calidad, para su revisión y autorización
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7.2 REVISIÓN, AUTORIZACIÓN, REPRODUCCIÓN Y/O DISTRIBUCIÓN DE

DOCUMENTOS

REPRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS:

•Documento Original
•Copia No Controlada Copia No Controlada

•Copia Controlada
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7.3 Identificación de documentos y registros

Por nombre del documento, ejemplo:

Manual de Gestión de la Calidad.

Lista Maestra de Control de Documentos y Registros.

Código: MGC
Por el código que los identifica, ejemplo: Revisión: 00
Emisión: 20/06/07
Donde:
Código: Puede variar de acuerdo a la Unidad Orgánica y clasificación del
SGC.
Revisión: Número de modificaciones y/o actualizaciones que ha sufrido el
documento indicadas en orden consecutivo, el cual inicia en 00 cuando se
emite por primera vez e incrementa cada vez que se actualiza ejemplo: 00,
01, 02…
Emisión: Fecha en la que se libera el documento posterior a su revisión,
ejemplo: 05/01/07.
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7.4 GENERACIÓN Y CONTROL DE REGISTROS

El personal de las diferentes unidades orgánicas de la UAA generarán

registros los cuales compilarán información, datos y resultados de la
realización de sus actividades, así mismo verificarán que estos registros
cumplan con los siguientes requisitos:

•Legibilidad: Que puede ser leído sin dificultad y sea claro y entendible para
el usuario.

•Fácil consulta y fácilmente recuperables: Que sean localizados e

identificados de manera rápida.

•Completos en su contenido: Que el formato no cuente con espacios vacíos

no utilizables y en caso de ser así cancelarán el espacio con una línea
diagonal.
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7.5 ARCHIVO, PROTECCIÓN, TIEMPO DE RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN DE

LOS REGISTROS
DEFINICIONES:
1. Retención
2. Disposición
Archivo y protección de Registros:
 
El personal de las distintas unidades orgánicas de la Universidad generan sus
registros y determinan la forma más conveniente para su archivo y protección,
tal como: conservación física en mobiliario y/o de manera electrónica lo cual
evitará el extravío, daño o deterioro parcial o total de los mismos, de igual
forma determinan su orden y acomodo como puede ser: orden alfabético,
numérico, cronológico, por unidad orgánica, por solicitante o usuario, entre
otros.
Folder 1
Folder 1
Folder 2
Folder 2
Folder 3
Folder 3
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7.6 ALTA, BAJA O MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SGC.

En caso de requerir tramitar el alta, baja o modificación de algún documento

controlado, el Enlace de Calidad o personal del área involucrada, podrá
solicitarlo por medios impresos o electrónicos, en caso de optar por el uso de
medios impresos se deberá hacer uso del formato “Solicitud Alta, Baja o
Modificación de Documentos” (FO-IV-01-02) en caso de optar por medios
electrónicos, se hará a través del Control de documentos
(https://docsgc.uaa.mx).
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7.6 ALTA, BAJA O MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SGC.

Formato “Solicitud Alta, Baja o Modificación de Documentos” (FO-IV-01-02)

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SOLICITUD DE ALTA, BAJA O MODIFICACIÓN ELECTRÓNICA:

Control de
Documentos
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SOLICITUD DE ALTA, BAJA O MODIFICACIÓN ELECTRÓNICA:

Usuario: aguzman
Contraseña: ******

Cuenta de acceso de
correo electrónico
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SOLICITUD DE ALTA, BAJA O MODIFICACIÓN ELECTRÓNICA:

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SOLICITUD DE ALTA, BAJA O MODIFICACIÓN ELECTRÓNICA:

Enviar
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IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS:

Los cambios a los documentos se podrán identificar por alguna de las

siguientes maneras:
 
1. Con una línea vertical al lado izquierdo en el párrafo que haya sufrido
cambios.
2. Resaltado en distinto color al resto del documento el texto que haya
sido modificado.
 
 
En todos los documentos sólo se identificarán los últimos cambios los
cuales corresponderán al número de revisión actual
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IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS:

Código: MGC
Revisión: 01
Emisión: 20/06/07
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7.7 CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS:

Cualquier usuario tanto interno como externo a la UAA podrá consultar

los documentos del SGC de manera electrónica en las siguientes
direcciones http://sgc.uaa.mx y https://docsgc.uaa.mx o de manera
impresa en algunas áreas de la Universidad tales como: Departamento de
Vigilancia, Servicios Generales, Cajas, entre otros, los cuales se
determinó la conveniencia de contar con los documentos impresos
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7.8 DOCUMENTOS OBSOLETOS:

Son aquellos documentos que por su contenido o por sufrir modificaciones y/o
actualizaciones ya no son vigentes para efectos del SGC.
En caso de que por alguna razón los documentos obsoletos se deban
conservar, el Enlace de Calidad, jefe de área, jefe de departamento o en su
caso personal involucrado en la prestación del servicio, deberán prevenir el
uso no intencionado de los mismos, colocando al documento la leyenda
“Documento Obsoleto”.
Los documentos “No Controlados” en cualquier momento podrán convertirse en
documentos obsoletos dependiendo del número de revisiones que sufra el
documento y podrán no tener la leyenda “Documento Obsoleto”.

“DOCUMENTO
“DOCUMENTO
OBSOLETO”
OBSOLETO”
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7.9 DOCUMENTOS EXTERNOS:

Los documentos externos son aquellos que son elaborados, generados,
o proporcionados por organismos o instituciones externas a la Universidad y
son utilizados por las diferentes unidades orgánicas para la realización de los
procesos o la prestación del servicio. Dichos documentos son identificados
para su control de acuerdo a lo establecido en el Anexo PA-01-01 “Estructura
y Codificación de Documentos” en la “Lista Maestra de Control de
Documentos y Registros” FO-IV-01-01.
El jefe de área, jefe de departamento o personal que hace uso de los
documentos externos para la realización de sus procesos, se asegura
mediante supervisiones y/o verificaciones conjuntamente con las áreas o
instancias que emiten el documento, de que se esté utilizando la versión
vigente de los mismos.
“DOCUMENTO
“DOCUMENTO
EXTERNO”
EXTERNO”
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