MANEJO CONTABLE DEL LIBRO DIARIO Y

LIBRO MAYOR
LIBRO MAYOR:

 Es un libro que en la antigüedad se administraba manualmente, pero que

en la actualidad los software contables, generan automáticamente a partir
del libro diario. Es decir el personal de contabilidad y finanzas actualmente
sòlo realizan asientos en el libro diario y el sistema genera el libro Mayor.

 En las instituciones educativas y universidades es indispensable que los

principiantes aprendan a administrar el libro mayor, para lograr una mejor
comprensión del Balance de Prueba, Balance General, Estado de Resultados
etc,, es la mejor herramienta de aprendizaje de las Finanzas y la
Contabilidad.
 
 El Libro mayor se representa didácticamente con una cuenta “T” donde el
lado izquierdo lo llaman Debito ò Debe y el lado derecho lo llaman Crèdito ò
Haber`. En el lado superior de la cuenta “T” se coloca el nombre de la
cuenta según el plan de cuentas ò según la transacción que se estè
realizando.
REGLAS PARA DEBITAR Y ACREDITAR

Código y Nombre de la Cuenta

Recibe DEBE HABER
Entrega
Carga Débito
Abona
LIBRO DIARIO

 Funciona con la misma dinámica que el libro

mayor, pero el formato es de la siguiente forma:

FECHA NOMBRE CÓDIGO DÉBITOS CREDITOS

DE LA PUC
CUENTA

Observemos que el libro ya no es una Cuenta “T”

Al registrar una operación
comercial intervienen por lo
menos dos cuentas; una o varias
que reciben ( débitos) y una o
varias cuentas que entregan, ó
( créditos ), OJO en la diapositiva
#40 hasta la 48, están las cuentas
que mas se usan en una empresa.
POR EJEMPLO: EL 2 ENERO SE REALIZA
UNA CONSIGNACIÓN EN EL BANCO
CAFETERO DEL SALDO QUE HABÍA EN
CAJA POR VALOR DE $10.000.000. .
111005 110505

BANCOS
CAJA
10.000.000 10.000.000
 Como se pueden dar cuenta Recibe la
cuenta de Bancos y Entrega la cuenta de
Caja. Es decir que la cuenta que recibe
va en el Debe (Debito ) y la cuenta que
entrega va en el Haber (Crédito ).

 Al registrar una operación comercial en

forma de Débitos y Créditos, los valores
anotados en el Debe ( Débitos ) tienen
que ser siempre iguales a los valores
anotados en el Haber (Créditos).
EL MISMO ASIENTO CONTABLE EN EL LIBRO DIARIO ES EL SIGUIENTE:

FECHA NOMBRE DE CÓDIGO DÉBITO CREDITO

LA CUENTA PUC S S

ENERO 2 BANCOS 111005 10.000.000

CAJA 110505 10.000.000

NATURALEZA DE LAS CUENTAS Ò DINAMICA DE LAS
CUENTAS

Las Cuentas del Activo, Gastos y Costos son

de naturaleza debito, es decir las
transacciones se registran en el lado
«Debito». Excepto las cuentas de
Depreciaciones y Provisiones.
 
Las Cuentas del Pasivo, Patrimonio e Ingresos,
son de naturaleza crédito es decir las
transacciones se registran en el lado
«crédito»
OTRA CLAVE MUY USUAL QUE UTILIZAN LOS PRINCIPIANTES
DE CONTABILIDAD Y FINANZAS ES:

 “Cuando las cuentas de Activo, Gastos y Costos AUMENTAN realizo

un asiento DEBITO”
 “Cuando las cuentas de Activo , Gastos y Costos DISMINUYEN realizo
un asiento CREDITO”

 “Cuando las cuentas de Pasivo, Ingresos y Patrimonio AUMENTAN

realizo un asiento CREDITO”
 “Cuando las cuentas de Pasivo, Ingresos y Patrimonio DISMINUYEN
realizo un asiento DEBITO”
 
 Esta clave funciona tanto para el libro diario como para el libro Mayor
(cuentas T).
 
 Observemos el siguiente ejercicio:
PRINCIPIO DE PARTIDA DOBLE

Existe un principio universal que dice “En todo

asiento ò registro contable la suma de los
registros “debitos” debe se igual a la suma de
los registros “créditos”
En los siguientes ejercicios observaremos que la suma
de los asientos ò registros “Debito” es igual a la suma
de los registros “ Crédito, Tanto en el libro mayor
como en el libro diario.

O la suma de los “DEBE” del el lado izquierdo de las

cuentas “T” es igual a la suma de los “HABER” en el
lado derecho de las cuentas “T”
EJERCICIO PRACTICO CREACION DE EMPRESA EN EL
LIBRO MAYOR (CUENTAS T) Y EN EL LIBRO DIARIO
EL 15 DE ABRIL DE 2009, JUAN, PEDRO, MARÍA Y ANA, DECIDEN
FORMAR LA SOCIEDAD CREACIONES JUPEMA LTDA CON UN APORTE
DE $20.000.000. CADA UNO, ASÍ

1. Juan
3. Maria
Dinero en efectivo
Equipos de Oficina
$5.000.000. 5.000.000.
Camioneta Mercancías
8.000.000. 7.000.000.
Computador Cuenta Corriente
1.500.000. 8.000.000.
Muebles y Enseres  
5.500.000.
 
 2. Pedro 4. Ana
Cuenta de Ahorros Dinero en efectivo
$3.000.000. 15.000.000.
Edificio Mercancías
15.000.000. 5.000.000.
Mercancías  
SE PIDE HACER EL LIBRO MAYOR (CUENTAS “T”) Y EN LIBRO DIARIO DE LA EMPRESA:
DESARROLLO
 

1-Asientos generados por Juan, en el libro Mayor:

Dinero en efectivo $5.000.000.
Camioneta 8.000.000.
Computador 1.500.000.
Muebles y Enseres 5.500.000.
 110505 154004

caja vehiculo
5.000.000 8.000.000

152805 152404
equipo de computo muebles y
enseres
1.500.000 5.500.000

3115
Aportes sociales
20.000.000
EL MISMO ASIENTO EN EL LIBRO DIARIO ES:

FECHA NOMBRE DE CÒDIGO DÈBITOS CREDITOS

LA CUENTA PUC

15 Abril Caja 110505 $5.000.000

Vehículos 154005 $8.000.000

Equipo de 152805 $1.500.000

computo
Muebles y 152405 $5.500.000
enseres
Aportes 311505 $20.000.000
sociales
2. Aportes generados por Pedro, en el
libro Mayor:

Cuenta de Ahorros
$3.000.000.
Edificio
15.000.000.
Mercancías
2.000.000.
 112005 151605

banco edificios
3.000.000 15.000.000

1435

Inventario no fabricado por la empresa

2.000.000

3115
Aportes sociales
20.000.000
EL MISMO ASIENTO CONTABLE EN EL
LIBRO DIARIO ES EL SIGUIENTE:

Fecha Nombre de la Código PUC Débitos Créditos

cuenta
15 Abril Bancos 112005 $
3.000.000

Edificios 151605 $15.000.00

0
Inventario de 143501 $ 2.000.000
mercancías no
fabricadas por la
empresa
Aportes sociales 311505 $20.000.000
3. APORTES GENERADOS POR MARÍA, EN EL LIBRO MAYOR:

Equipos de Oficina
5.000.000.
Mercancías
7.000.000.
Cuenta Corriente
8.000.000.
 1524 111005

Equipos de oficina Banco

5.000.000 8.000.000

1435

Inventario de mercancia no fabricado por la empresa

7.000.000

3115
Aportes sociales
20.000.000
EL MISMO ASIENTO CONTABLE EN EL LIBRO DIARIO ES EL SIGUIENTE:

Fecha Nombre de la Código PUC Débitos Créditos

cuenta
15 Abril Equipo de 152410 $5.000.000
oficina
Bancos 111005 $8.000.000

Inventario de 143501 $7.000.000

mercancías no
fabricadas por la
empresa

Aportes sociales 311505 $20.000.00

0
4. APORTES GENERADOS POR ANA

Dinero en efectivo
15.000.000.
Mercancías
5.000.000.
 110505 3115

Caja Aportes
sociales
15.000.000
20.000.000

143501

Inventario no fabricado por la empresa

5.000.000
 Fecha Nombre de la Código PUC Débitos Créditos
cuenta
15 Abril Caja 110505 $15.000.000

Inventario de 143501
mercancías no $5.000.000
fabricadas por la
empresa.
Aportes sociales 311505 $20.000.000
Como pueden observar las cuentas tienen
un código que las identifica, el cual es
asignado según lo indica el Plan Único
de Cuentas “PUC” para comerciantes.

Este Plan Único de Cuentas (PUC) es

obligatorio e indispensable aplicarlo,
para poder presentar una contabilidad
uniforme, todos los que estén obligados
a llevarla, sean personas naturales o
jurídicas.
PLAN UNICO DE CUENTAS “PUC”

Con el fin de tener un registro uniforme de las

operaciones económicas realizadas por los
comerciantes, transparencia de la
información contable y lograr una mayor
claridad y confiabilidad al evaluar la situación
y evolución de los diferentes sectores
económicos, en Colombia opera un Plan
Único de Cuentas (PUC) para comerciantes
que es de obligatoria aplicación desde 1995,
para todas las personas naturales o juridicas
obligadas a llevar contabilidad.
 ESTRUCTURA DEL PLAN UNICO DE CUENTAS “PUC”

 Catalogo de Cuentas

 Descripción 

 Dinámica
CATALOGO DE CUENTAS
Contiene la relación ordenada y clasificada de las Clases, los Grupos, las
Cuentas y Subcuentas correspondientes a los Activos, Pasivos,
Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costo de ventas, Costos de Producción y
Cuentas de Orden, identificadas con un código numérico.
 
Su codificación está estructurada con base en niveles así:
 
 El primer digito indica la Clase

 Los dos primeros dígitos indican el Grupo

 
 Los cuatro primeros dígitos indican la Cuenta
 
 Los seis primeros dígitos indican la Subcuenta
 
 A partir del séptimo digito indica Auxiliares
 
 LAS CLASES SON LAS SIGUIENTES:

*Clase 1: Activo
*Clase 2: Pasivo Cuentas de Balance General
*Clase 3: Patrimonio
*Clase 4: Ingresos
*Clase 5: Gastos Cuentas del Estado
de
*Clase 6: Costos de Venta
Resultado
*Clase 7: Costo de Producción
*Clase 8: Cuentas de Orden Deudora
*Clase 9: Cuentas de Orden Acreedoras De Orden
 DINAMICA Y DESCRIPCION DE LAS CUENTAS
   Descripciones: Expresan o detallan los

conceptos de las diferentes clases, los

grupos y las cuentas incluidas en el catalogo
e indican las operaciones que deben
registrarse en cada una de las cuentas.

 Dinámica: Señalan la forma en que deben

utilizarse las cuentas y realizarse los
diferentes movimientos contables que las
afectan.
NO OLVIDEMOS LA CLAVE QUE UTILIZAN LOS PRINCIPIANTES
DE CONTABILIDAD Y FINANZAS ASÍ:

“Cuando las cuentas de Activo, Gastos y Costos AUMENTAN

realizo un asiento DEBITO”
“Cuando las cuentas de Activo , Gastos y Costos DISMINUYEN
realizo un asiento CREDITO”

“Cuando las cuentas de Pasivo, Ingresos y Patrimonio

AUMENTAN realizo un asiento CREDITO”
“Cuando las cuentas de Pasivo, Ingresos y Patrimonio
DISMINUYEN realizo un asiento DEBITO” 

Esta clave funciona tanto para el libro diario como para el libro
Mayor (cuentas T).
 OBSERVEMOS EL
SIGUIENTE EJERCICIO:
EJERCICIOS CUENTAS EN EL LIBRO MAYOR (CUENTAS “T”) Y EN
LIBRO DIARIO:

El 1 de Julio, la sociedad X Limitada,

realizó las siguientes transacciones:
 
a. Se constituye con los siguientes aportes:
 
 Efectivo $100.000.000
 Inventario de Mercancía $35.000.000
 Vehículo $50.000.000
 Equipos de Oficina $40.000.000
 1105 – Caja 1435 -
Inventarios
100.000.000 35.000.000

1540 – Vehículo 1524 – Equipos de

Oficina
50.000.000 40.000.000

3115
Aportes sociales
225.000.000
EL MISMO ASIENTO CONTABLE EN EL LIBRO DIARIO ES EL
SIGUIENTE:

Fecha Nombre de la Código PUC Débitos Créditos

cuenta
1 Julio Caja 110505 $100.000.00
0
Inventario de 143501 $35.000.000
Mercancias no
fabricado por la
empresa

Vehiculos 154005 $50.000.000

Equipo de oficina 152410 $

40.000.000
Aportes sociales 311505 $225.000.00
0
b. La compañía vende mercancías de
contado por $1.000.000

1105 – Caja Ventas de Mercancía

1.000.000 1.000.000

El mismo registro contable en el libro diario es

el siguiente:

Fecha Nombre de la Código PUC Débitos Créditos

cuenta
1 Julio Caja 110505 $1.000.000

Ventas de 4135 $1.000.000

mercancía
c. La compañía vende mercancías a crédito
por $2.000.000.

1305- Cuentas por Cobrar-Clientes 4135 –

Ventas
2.000.000
2.000.000

El mismo registro contable en el libro diario es

el siguiente:
Fecha Nombre de la Código PUC Débitos Créditos
cuenta
1 Julio Cuentas por 130505 $2.000.000
cobrar-clientes

Ventas de 4135 $2.000.000

mercancía
d. La compañía obtiene un préstamo por
$2.000.000 de Bancolombia con intereses por
trimestre vencido

1110- Bancos 2105 –Obligaciones

Financieras
2.000.000 2.000.000

El mismo registro contable en el libro diario es el

siguiente:
Fecha Nombre de la Código PUC Débitos Créditos
cuenta
1 Julio Bancos 111005 $2.000.000

Obligaciones 2105 $2.000.000

Financieras
 ECUACION CONTABLE, ECUACION DE BALANCE

 ECUACION CONTABLE

ACTIVO: Es todo lo que posee la Empresa,

representado en dinero, bienes y derechos
que posee el ente económico con el fin de
emplearlos en forma permanente para el
desarrollo normal de sus negocios. Es decir
todos los bienes tangibles e intangibles
que son propiedad de la empresa.
EXISTEN MUCHAS CUENTAS DE ACTIVO EN UNA EMPRESA CUALQUIERA, EJEMPLOS DE ELLAS SON:

1105 Caja (Representa el dinero existente cajas, ayuda a controlar la tesorería

de la empresa)
1110 Bancos (Representa las cuentas bancarias de la empresa. Ayuda a
controlar dichas cuentas.
1205 Inversión acciones. El dinero que la empresa tiene invertido en Acciones.
1215 Inversión en bonos. El dinero que la empresa tiene invertido en Bonos.
1305 Cuentas por cobrar a los clientes ( provenientes de la ventas a crédito ).
1325 Cuentas por cobrar a los propietarios de la empresa.
1345 Ingresos por cobrar (Por conceptos diferentes a las ventas de mercancía).
1355 Cuentas por cobrar por concepto de impuestos.
1365 Cuentas por cobrar a empleados y trabajadores
1370 Cuentas por cobrar a particulares ( provenientes de préstamos a terceros).
1405 Inventario de materias primas ( para cuando la empresa es una
industria).
1410 Inventario de Productos en proceso (Cuando al final de mes,
existen procesos pendientes).
1430 Inventario de Productos terminados (Si la empresa es una
industria).
1435 Inventario de mercancías no fabricadas en la empresa (Lo que se
compra hecho para la venta).
1504 Terrenos. Que son propiedad de la empresa ( No deprecian antes
valorizan).
1516 Construcciones y edificaciones. Son los locales, bodegas, oficinas
etc, propios de la empresa.
1520 Maquinaria. Representa las máquinas, propiedad de la empresa.
1524 Equipo de oficina y muebles y enseres. Ejemplos maquinas de
escribir, FAX, aire acondicionado
1528 Equipo de computo. Representa todos los computadores con sus
accesorios
1540 Vehículos. Representa todos los vehículos propios de la empresa.
PASIVO: Es todo lo que debe la empresa .Es
decir son todas las obligaciones ( deudas ) que
posee la empresa, con el estado, con sus
trabajadores, con los proveedores, con las
entidades financieras etc.
En las empresas existen muchas cuentas de
pasivo. Algunos ejemplos son:

2105 Bancos Nacionales. Representa la deuda de

la empresa con los bancos del país.
2110 Bancos del Exterior. Representa las deudas
con los bancos del exterior.
2205 Proveedores nacionales. Los que me fían
mercancías o insumos dentro del pais.
2210 Proveedores del exterior. Los que me fían
mercancías o insumos. Son extranjeros.
2335 Costos y gastos por pagar. Fueron gastos
y costos que se consumieron pero aun sin
pagar.
2365 Retención en la fuente. Es una obligación
con la Dian.
2370 Retenciones y aportes de nómina. Es la
obligación con las EPS, ARP, Parafiscales etc,,
2380 Acreedores Varios. Es la deuda con
terceros. Provenientes de préstamos etc,,
2404 Impuesto de renta y complementarios. Es
la deuda con el gobierno por imporenta.
2408 Impuesto de ventas. Es la deuda con
el gobierno proveniente del IVA.
2412 Industria y comercio. Es la deuda con
los municipios. Es un impuesto municipal.
2436 Impuesto de vehículos. Es la deuda
con el INTRA
2505 Salarios por pagar. Es la deuda con los
trabajadores y empleados.
2510 Cesantías. Es la deuda con los
trabajadores y empleados.
2515 Intereses sobre cesantías. Es la deuda
con los trabajadores y empleados.
2520 Prima de servicios. Es la deuda con
los trabajadores y empleados.
2525 Vacaciones. Es la deuda con los
trabajadores y empleados.
2530 Prestaciones extralegales. Es la
deuda con los trabajadores y
empleados.
PATRIMONIO: Es todo lo que realmente
pertenece a los propietarios es decir la
diferencia entre el Activo y el Pasivo. En
otras palabras es el pasivo que la empresa
tiene con los propietarios de la empresa
(capital más utilidades etc,)
Las empresas poseen muchas cuentas de
patrimonio, algunos ejemplos de ellas son:

3105 Capital suscrito y pagado. Es el dinero

de los propietarios si es una sociedad
anónima ó por acciones.
3115 Aportes sociales ó aportes de capital. Es el dinero
de los propietarios si es una sociedad limitada.
3205 Prima en colocación. Es la rentabilidad que
brindan las acciones suscritas y pagadas.
3210 Son las donaciones que recibe la empresa y que
forman parte del patrimonio.
3305 Reservas Obligatorias. Son apropiaciones que
exige la Ley a las sociedades anónimas y Limitadas.
3310 Reservas estatutarias. Son apropiaciones no
obligatorias. A voluntad de los propietarios.
3315 Reservas ocasionales. Son apropiaciones no
obligatorias. A voluntad de los propietarios.
3405 Revalorización del patrimonio. Representa el
ajuste por inflación al patrimonio de la empresa.
3505 Dividendos decretados en acciones. Es la
capitalización de las acciones de la empresa.
3605 Utilidad del Ejercicio. Son las ganancias del
periodo en mención.
3610 Perdida del Ejercicio. Son las Perdidas del
periodo en mención.
3705 Utilidades acumuladas. Corresponden a
utilidades de periodos anteriores.
3710 Pérdidas acumuladas. Corresponden a
perdidas de periodos anteriores.
3805 Superávit de inversiones. Es el mayor valor
de la inversión en acciones ó cuotas de interés.
3810 Superávit de Activos Fijos. Es la valorización
de los activos fijos de la empresa.
LA ECUACION CONTABLE ES LA SIGUIENTE:

ACTIVO = PASIVOS + PATRIMONIO

Deducimos entonces que Patrimonio =

PATRIMONIO = ACTIVO -
PASIVO
($10.000.000.) = ($15.000.000.) -
($5.000.000.)
ECUACION DEL BALANCE

Partiendo de la ecuación del Patrimonio, podemos indicar que:

ACTIVO - PASIVO = PATRIMONIO

($15.000.000.) - ($5.000.000.) = ($10.000.000.)
 
 
Si pasamos el Pasivo al otro lado de la igualdad, nos queda
 
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
 
($15.000.000.) = ($5.000.000.) +
($10.000.000.)
 
IMPORTANTE

Cuando vamos a presentar el Balance

General, utilizamos y demostramos la
siguiente ecuación

ACTIVO = PASIVO +
PATRIMONIO
EJERCICIOS
1. Hallar el Patrimonio de la sociedad CREACIONES JUPEMA
LTDA, que tiene a la fecha la siguiente situación:

Dinero en Efectivo $15.000.000.

Dinero en Cuenta Corriente 20.000.000.
Mercancías 25.000.000.
Los Clientes le Deben 5.500.000.
Le prestó a un empleado 500.000.
Dinero en Cuenta de Ahorro 5.800.000.
Un perro pastor alemán 200.000.
Deuda con el Banco 15.000.000.
Deuda con los proveedores 2.000.000.
DESARROLLO
 CREACIONES JUPEMA LTDA

ACTIVO
$72.000.000.
 
110505 Caja $15.000.000.
111005 Bancos cuentas corrientes 20.000.000.
112005 Bancos cuentas de ahorro 5.800.000.
1305 Clientes 5.500.000.
1365 Cuentas por cobrar a trabajadores 500.000.
1435 Mercancías no fabricadas por la empresa 25.000.000.
1584 Semovientes 200.000.

PASIVO
17.000.000.
 2105 Obligaciones Financieras 15.000.000.
2305 Proveedores Nacionales 2.000.000.

PATRIMONIO = ACTIVO - PASICO

PATRIMONIO = 72.000.000 – 17.000.000
PATRIMONIO = $ 55.000.000
2. Presente el Balance General de
sociedad CREACIONES JUPEMA LTDA,
que tiene a la fecha la siguiente
situación:
Dinero en Efectivo $15.000.000
Dinero en Cuenta Corriente 20.000.000
Mercancías 25.000.000
Los Clientes le Deben 5.500.000
Le presto a un empleado 500.000
Dinero en Cuenta de Ahorro 5.800.000
Un perro pastor alemán 200.000
Deuda con el Banco 15.000.000
Deuda con los proveedores 2.000.000
CREACIONES JUPEMA LTDA
Nit.860.003.215-0
Balance General
AL 30 DE ABRIL DE 2009
Activo
1. ACTIVO $72.000.000.
11 DISPONIBLE $40.800.000.
1105 CAJA $15.000.000.
110505 CAJA GENERAL $15.000.000.
1110 BANCOS $25.800.000.
111005 BANCOS NACIONALES $20.000.000.
1120 CUENTAS DE AHORRO
112005 BANCOS $5.800.000.
13 DEUDORES $6.000.000.
1305 CLIENTES 5.500.000.
130505 NACIONALES 5.500.000.
1365 CUENTAS POR COBRAR TRAB.
136515 EDUCACION $500.000.
14 INVENTARIOS $25.000.000.
1435 MERCANICA NO FABRICADA $25.000.000.
143501 MERCANICA NO FABRICADA $25.000.000.
15 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO $200.000.

1584 SEMOVIENTES $200.000.

158405 ESPECIES MENORES $200.000.
 
TOTAL ACTIVO $72.000.000.
 Pasivo

2 PASIVO $17.000.000.

21 OBLIGACIONES FINANCIERAS $15.000.000.

2105 BANCOS NACIONALES $15.000.000
210510 PAGARES $15.000.000
22 PROVEEDORES $2.000.000.
2205 NACIONALES $2.000.000
220505 PROVEEDOR XXX $2.000.000
TOTAL PASIVO $17.000.000.

Patrimonio

3 PATRIMONIO
$55.000.000.
31 CAPITAL SOCIAL $55.000.000.
3115 APORTES SOCIALES $55.000.000
311505 CUOTAS O PART DE INT SOCIAL $55.000.000.
 
TOTAL PATRIMONIO $55.000.000.
 
TOTAL PASIVO + PATRIMONIO $72.000.000.
MUCHAS GRACIAS