TIPOS DE CERTIFCADOS

EXISTENTES
 ¿QUÉ ES UN
CERTIFICADO?
El certificado de situación tributaria es un documento expedido por la DIAN que
acredita que has presentado las declaraciones de impuestos, autoliquidaciones
o cualquier otro trámite relacionado con el cumplimiento de tus obligaciones.
 Decreto 2442 de 2018

Los siguientes son los certificados que a mas tardar el 29 de

marzo de 2019 se deben expedir:
 Certificados de ingresos y retenciones
 Certificados de retenciones en la fuente
 Certificado de valor patrimonial de aportes y acciones
 Certificado sobre la parte no gravada de los rendimientos
financieros.
Certificado de ingresos y retenciones

 Documento que relaciona los ingresos y

retenciones realizados por el ente pagador en
años anteriores.
¿Qué información debe contener este certificado?

Información que diligencia el empleador agente de retención:

 Año gravable y ciudad donde se consignó la retención,
 Apellidos y nombres del asalariado,
 Cédula o NIT del asalariado,
 Apellidos y nombres o razón social del agente retenedor,
 Cédula o NIT del agente retenedor,
 Dirección del agente retenedor,
 Valor de los pagos o abonos efectuados a favor o por cuenta del asalariado 1,
 Concepto de los pagos o abonos efectuados a favor o por cuenta del asalariado,
 Monto de las retenciones en la fuente practicadas,
 Firma del agente retenedor o pagador.  2
 Información que diligencia el empleado sujeto de
retención 

 Monto de los ingresos recibidos durante el respectivo año gravable, diferentes

de los recibidos por la relación laboral, o legal y reglamentaria.
 La cuantía de las retenciones en la fuente que le practicaron por los ingresos
recibidos por conceptos diferentes a la relación laboral, o legal y
reglamentaria.
 Relación del patrimonio bruto poseído en el último día del año o periodo
gravable, con indicación de su valor.
 Montos de las deudas vigentes en el último día del año o periodo gravable.
 Firma del empleado sujeto a retención.
 NOTAS ACLARATIVAS

 1. De acuerdo con el Concepto 53743 del 2002 emitido por la DIAN, no se

debe incorporar el valor de los vales o tiquetes para la adquisición de
alimentación por parte del trabajador, en lo que corresponde al monto
mínimo mensual no gravado.

 2. las personas jurídicas pueden entregar los certificados de retención en la

fuente de forma continua impresa por computador, sin necesidad de firma
autógrafa.
 3. Esta información debe ser diligenciada solamente por los asalariados no
declaraciones.
Por su parte el artículo 380 del estatuto tributario habla del certificado
para los asalariados no declarantes, el cual es elaborado y firmado por
el mismo asalariado:

 Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.

 Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor.
 Dirección del agente retenedor.
 Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le
practicó la retención.
 Monto total y concepto del pago sujeto a retención.
 Concepto y cuantía de la retención efectuada.
 La firma del pagador o agente retenedor.
 Certificado de retención en la fuente

Los certificados de retención son documentos que deben ser expedidos por el
agente retenedor que efectuó las retenciones; estos deben ser emitidos dentro
de los plazos señalados, y contener, por lo menos, la información que ha sido
establecida como requisito a través la normatividad vigente.
Certificados por parte del agente retenedor del impuesto sobre la renta y
complementario
Entre las funciones de los agentes retenedores a título de renta, se encuentra la
expedición de certificados (ver los artículos 378 a 381 del ET). Dichos
certificados pueden ser de ingresos y retenciones, o por conceptos de retención
diferentes de los originados en la relación laboral, o legal y reglamentaria.
Certificados por conceptos de retención diferentes de los
originados en la relación laboral, o legal y
reglamentaria: los cuales deben incluir la información
indicada en el artículo 381 del ET:
 a. “Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.
 b. Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor.
 c. Dirección del agente retenedor.
 d. Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se
le practicó la retención.
 e. Monto total y concepto del pago sujeto a retención.
 f. Concepto y cuantía de la retención efectuada.
 g. La firma del pagador o agente retenedor”.
Certificados por parte del agente
retenedor del impuesto sobre las ventas
 El artículo 7 del Decreto 380 de 1996, hace una enunciación de la información a incluir en el
certificado a expedir por el agente retenedor de IVA, tal como se indica a continuación:
 “El certificado de retención por el impuesto sobre las ventas deber contener:
 a. Fecha de expedición del certificado;
 b. Periodo bimestral y ciudad donde se practicó la retención;
 c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor;
 d. Dirección del agente retenedor;
 e. Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención;
 f. Monto total y concepto de la operación (venta de bienes gravados o prestación de servicios), sin
incluir IVA;
 g. Monto del IVA generado en la operación;
 h. Porcentaje aplicado y cuantía de la retención efectuada;
 i. Firma del agente retenedor y su identificación
Para el caso de los autorretenedores, y en situaciones de
retenciones asumidas en los certificados, debe constar de
manera expresa la fecha de la declaración y el pago de las
retenciones efectuadas (ver el 
artículo 23 del Decreto 522 del 2003). Por otra parte, aunque
el artículo 7 del Decreto 380 de 1996, establece que el
certificado debe indicar el periodo bimestral en el que se
practicó la retención, el 
artículo 45 del Decreto 2243 del 2015 señala lo siguiente:
“Los agentes de retención del impuesto sobre las ventas
deberán expedir por las retenciones practicadas, un
certificado dentro de los quince (15) días calendario
siguientes al bimestre, cuatrimestre o año en que se
practicó la retención”.
Certificados por parte del agente retenedor del
impuesto de timbre

De acuerdo con el artículo 539-2 del ET, el certificado de retención debe

contener la siguiente información:
  “La descripción del documento o acto sometido al impuesto, con indicación
de su fecha y cuantía.
 Los apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria
de las personas o entidades que intervienen en el documento o acto.
 El valor pagado, incluido el impuesto y las sanciones e intereses, cuando
fuere el caso.”
Así, el artículo 44 del Decreto 2243 del 2015, establece que “deberá expedirse a
más tardar el último día del mes siguiente a aquel en el cual se causó el
impuesto de timbre nacional y debió efectuarse la retención”.
 Certificado de valor patrimonial de
aportes y acciones
Este es el documento que cada año se menciona en el decreto de plazos que
al final del año expide el Ministerio de Hacienda y que esta vez está
contenido en al parágrafo del Artículo 31 del Decreto 4929 de Diciembre de
2009. Las sociedades, cooperativas y Entidades Comuneras lo deben dar
dentro de los 15 días calendario siguientes a la fecha en que sea solicitado
por el socio, accionista, cooperado o comunero
Todos los socios o accionistas de una sociedad comercial colombiana (ya sean
estos Personas naturales u otras Personas jurídicas), deben enterarse de cuál es
el valor de sus aportes al cierre del año fiscal, al igual que enterarse del dato
sobre los dividendos que durante ese mismo año fiscal que se cerró le hayan
llegado a distribuir (sin importar si alcanzaron a ser pagados o no efectivamente
antes de que se cerrara el año).
Así mismo, deben quedar enterados sobre si al cierre del año la sociedad tiene o
no cuentas por cobrar al  socio,  o si tiene o no cuentas por pagar al socio. ¿Para
qué necesita el socio o accionista toda esa información?
El socio no declara siempre lo mismo que le certifique
la sociedad

Sin embargo, ese valor del aporte social, tomado del patrimonio contable de la
sociedad, solo le serviría al socio para poder definir el valor comercial mínimo por el
cual habría de vender su aporte durante el año siguiente (si es esa su intención), ya que
así lo indican los incisos 5 y 6 del artículo 90 del Estatuto Tributario (ver también el inciso
tercero del Artículo 60 del mismo Estatuto). Pero tal dato, (valor patrimonial contable) no
es necesariamente el mismo valor por el cual el socio o accionista debe denunciar, en
su propia declaración de renta (si le corresponde presentarla), el valor de su activo
“acciones y aportes”.
En efecto, el valor por el cual el socio denunciará en su declaración de renta su activo
“acciones y aportes” es por su propio costo fiscal (ver Artículo 272 del Estatuto Tributario
). Y ¿cómo se forma el “costo fiscal” de ese tipo de activos?. La respuesta es que dicho
costo se forma básicamente por el Costo de adquisición (incluidos los ajustes por inflación
fiscales que se le hayan alcanzado a efectuar hasta el año 2006, si es que le correspondió
hacerlos; ver Artículo 68 del Estatuto Tributario).
Los dividendos decretados los deben declarar como ingreso así no los hayan recibido en el año
En cuanto al dato de los dividendos o utilidades que le hayan distribuido durante el año fiscal, es
claro que al socio le corresponderá denunciar tal ingreso en su declaración de renta de ese mismo
año, aun si se da el caso de que no se los hayan pagado efectivamente durante el año y coincida con
que el socio es persona natural no obligado a llevar contabilidad.
Lo anterior por cuanto el Artículo 27 literal b del Estatuto Tributario exige que los ingresos por
dividendos se declaren (sin importar si el declarante es obligado o no a llevar contabilidad), en el
mismo año en que se hayan distribuido sin importar si alcanzaron a ser pagados o no.
Adicionalmente, en cuanto al dato de las cuentas por cobrar o por pagar que la sociedad tenga para
con el socio a Diciembre 31, es claro que el socio debe declarar la respectiva contrapartida (cuenta
por pagar a la sociedad o cuenta por cobrar para con la sociedad). Adicionalmente, conviene
recordar que si fue el socio quien le hizo préstamos en dinero a la sociedad, en ese caso el socio
debe reconocer, en su propia declaración de renta, un “ingreso presuntivo por prestamos” y que por
el año 2009 por ejemplo estuvo  fijado en 9,82% anual (Ver Artículo 35 del Estatuto Tributario y
artículo 4 del Decreto 850 de marzo de 2009)
Recuérdese además, que en lo relativo a la expedición de este tipo de certificados, el más reciente
decreto que trata el asunto (ver el 
parágrafo 1 del artículo 31 del Decreto 4929 de Diciembre de 2009) estableció que las sociedades
deben expedirlo dentro de los 15 días calendario siguientes a la solicitud que del mismo les haga el
socio. Igualmente, consideramos que para poder expedir este certificado la sociedad que lo emitirá
tendrá que tomar la información del registro mencionado en el 
Artículo 130 del Decreto 2649 de 1993.
Certificado sobre la parte no gravada de los
rendimientos financieros.

Art. 622. Obligación de las entidades financieras de informar la parte no

gravada de los rendimientos.
Las entidades que paguen o abonen los rendimientos financieros informarán a sus
ahorradores personas naturales o sucesiones ilíquidas, el valor no gravado. Esta
información se podrá dar en el mismo certificado de retención en la fuente
QUIÉNES PUEDEN SOLICITAR EL
CERTIFICADO?
 Puede ser solicitado por los contribuyentes con domicilio o residencia en
Colombia, en el cual se acreditará la naturaleza y cuantía de las rentas e
impuesto efectivamente pagados o retenidos en Colombia. Asimismo, puede
ser solicitado por los contribuyentes sin domicilio ni residencia en el país, que
realicen inversiones en Colombia y hayan estado sometidos a retención en la
fuente por renta.
COMO Y CUANDO PEDIRLO
 Puedes hacer la solicitud del certificado que expide la DIAN en
cualquier momento del año.
 El trámite es completamente gratuito.
 El lapso de entrega del documento es de 15 días hábiles a partir de la
fecha de la solicitud.
 El certificado tiene una vigencia de un año a partir de la fecha de
expedición.
 Requisitos que debes cumplir
 Si eres persona natural debes presentar copia de la cédula de
ciudadanía y estar inscrito en el Registro Único Tributario.
 Las personas jurídicas deben estar constituidas legalmente como
empresas ante la dependencia de Cámara y Comercio de la DIAN.
USOS DE ESTE CERTIFICADO

 Tal vez, hasta ahora, no has necesitado la certificación

para nada y no entiendes su importancia. Sin embargo, es
bueno que sepas que el certificado tributario de la DIAN
constituye un aval acerca de tu buena conducta como
contribuyente.

 Igualmente, si piensas vender tu empresa o si estás en

busca de un socio que quiera aportar capital, buena parte
de tu credibilidad se verá respaldada al demostrar que tus
tributos están al día y que la empresa está solvente en
todo.
SANCIÓN POR NO EXPEDIR
CERTIFICADOS
  Los agentes retenedores que, dentro del plazo establecido por el Gobierno
Nacional, no cumplan con la obligación de expedir los certificados de
retención en la fuente, incluido el certificado de ingresos y retenciones,
incurrirán en una multa equivalente al cinco por ciento (5%) del valor de los
pagos o abonos correspondientes a los certificados no expedidos. La misma
sanción será aplicable a las entidades que no expidan el certificado de la
parte no gravable de los rendimientos financieros pagados a los ahorradores.
GRACIAS