GUÍA PARA LA PREPARACIÓN DEL ARCHIVO

PARA LA DECLARACIÓN DE RETENCIONES DE

ITBMS USANDO EXCEL

DIRECCIÓN GENERAL DE INGRESOS

 CONTENIDO

Objetivo
Breve descripción del proceso
Preparar el archivo en Excel
Ejemplo de un archivo
Exportación a .txt
Corrección en caso de errores
 Objetivo:

Para realizar la declaración de retenciones de ITBMS, se deberá seguir el procedimiento establecido

en la Guía para la Presentación de Declaraciones Juradas de ITBMS. Este procedimiento establece
que dicha declaración se basará en confeccionar un archivo .txt que esté acorde con lo establecido
en la Ficha Técnica – Gaceta Oficial No. 28082 A – Resolución No. 201-3555 de 22 de julio de
2016. Se espera que aquellos agentes retenedores que dispongan de sistemas automatizados
generen el archivo directamente desde dichos sistemas. Esta guía se ha preparado para aquellos
contribuyentes que no disponen de sistemas de información automatizados o que sean pocas las
retenciones realizadas en determinado período y que tienen a su disposición la herramienta de
Excel.

Esta guía de retenciones usando Excel podrá ser utilizada para la confección del formulario 4331 del
período de julio de 2016 en adelante.
 Breve descripción del proceso

• En base a los documentos de soporte tales como facturas, comprobantes de retención,

notas de crédito, notas de débito y notas de devolución por compras devueltas, anuladas
y rescindidas, se utiliza Excel para registrar cada uno de ellos de acuerdo al formato
establecido y explicado en la parte correspondiente de esta guía.
• Una vez completado el llenado de los registros, se realiza la exportación desde Excel a un
archivo en formato .txt.
• Si el archivo en formato .txt contiene errores de formato o de cálculo, aparecerán los
mensajes para la debida corrección al momento de presentar la declaración.
• Con el archivo en formato .txt se procede a ingresar al E-tax2 con el RUC y NIT y presentar
la declaración.
Preparar el archivo en Excel
 En el archivo de Excel no se permite lo
siguiente:

No se permite lo siguiente:

• Ampliar las columnas ni filas

• Resaltarlas
• Agregar formulas
• Utilizar comas en las cifras o montos
• Poner títulos
• Cuadricular
• Poner símbolos a los valores
• Dejar espacios
• Después del guion de los RUC no puede haber ceros, ni espacios
• No justificar, centrar, ni mover a la izquierda o derecha

La única columna que se puede cambiar el formato a texto es la C

 Ejemplo de un archivo

En la primera columna (columna A del archivo de Excel) se indica el tipo de

persona a la cual se le está efectuando la retención.

Solamente se permite un dígito.

Se coloca la letra N si es persona natural.

Se coloca la letra J si es una persona jurídica.
Se coloca la letra P si es extranjero.
En la segunda columna (columna B del archivo de Excel) se coloca el número
de R.U.C. que es el registro único de contribuyente.
Solamente se permiten veinte dígitos.
Indicar el Registro Único de Contribuyente con el cual se identifica la persona a la
cual se le efectúa la retención. Cuando se trate de tipo de persona Extranjera el
mismo debe corresponder al número de pasaporte, si es una persona natural y de
ser jurídico se deberá indicar el número que lo identifica tributariamente en
Panamá o el país de origen.
En la tercera columna (columna C del archivo de Excel) se coloca el número del
dígito verificador. Solamente se permiten dos dígitos.

Colocar el dígito verificador. Para pasaporte o identificación tributaria extranjera se

debe colocar cero “00”.

En la cuarta columna (columna D del archivo de Excel) se coloca el nombre o

razón social del contribuyente o proveedor a quién se le práctica la retención.

Solamente se permiten cien dígitos.

En la quinta columna (columna E del archivo de Excel) se coloca el número de la
factura o documento de respaldo que soporta la transacción, notas de débito,
notas de crédito.

El número de la nota de débito con el prefijo ND-

El número de la nota de crédito con el prefijo NC-

 Ejemplo de un archivo

En la sexta columna (columna F del archivo de Excel) se coloca el monto

gravado con el ITBMS.

Solamente se permiten veinte dígitos.

Los registros identificados con el prefijo ND- corresponden a valores positivos del
monto gravado ITBMS, producto de notas de débito.

Los registros identificados con prefijos NC- corresponden a valores negativos del
monto gravado ITBMS, producto de notas de crédito y devolución.
En la séptima columna (columna G del archivo de Excel) se coloca el ITBMS
causado.

Solamente se permiten veinte dígitos.

Los registros identificados con el prefijo ND- corresponden a valores positivos del
monto gravado ITBMS, producto de notas de débito.

Los registros identificados con prefijos NC- corresponden a valores negativos del
monto gravado ITBMS, producto de notas de crédito y devolución.
 Ejemplo de un archivo

En la octava columna (columna H del archivo de Excel), detalla el objeto de la

retención.

Solamente se permite un dígito. Se elige un número del uno al siete para

especificar a qué hecho obedece la retención practicada.

(1), por servicios profesionales al Estado y la retención será el 100% del ITBMS.
(2), por venta de bienes y servicios al Estado y la retención será el 50% del
ITBMS.
(3), para pagos o acreditaciones a no domiciliados o a empresas constituidas en el
exterior y la retención será el 100% del ITBMS.
(4), para pagos o acreditaciones por compra de bienes y servicios y la retención
será el 50% del ITBMS.
(5), para pagos a comercios afiliados a sistemas de tarjetas de débito y tarjetas de
crédito y la retención será del 2% de las transacciones realizadas.

(6), para pagos a comercios afiliados a sistemas de tarjetas de débito y tarjetas de

crédito y la retención será del 1% de las transacciones realizadas.

(5 y 6 transitorio hasta diciembre 2016)

(7), para pagos a comercios afiliados a sistemas de tarjetas de débito y tarjetas de

crédito y la retención será el 50% del ITBMS. (A partir de enero 2017)
En la novena columna (columna I del archivo de Excel) se coloca el ITBMS
retenido.

Solamente se permiten veinte dígitos.

Es el resultado de multiplicar el campo ITBMS Causado con la tasa de retención

aplicable de acuerdo al Objeto de la Retención reportado.

Los registros identificados con el prefijo ND- corresponden a valores positivos del
monto gravado ITBMS, producto de notas de débito.

Los registros identificados con prefijos NC- corresponden a valores negativos del
monto gravado ITBMS, producto de notas de crédito y devolución.
 Nota de redondeo

Los valores numéricos que permiten dos decimales deberán ser

redondeados con la siguiente regla:

• Si el valor numérico del tercer decimal es menor que cinco, se

deberá mantener el valor del segundo decimal.
Ejemplo No.1 : ITBMS 7% =15.21 x 7% = 1.0647
ITBMS Causado= 1.0647
Resultado = 1.06

• Si el valor numérico del tercer decimal es mayor o igual que

cinco, el segundo decimal se deberá incrementar una unidad.
Ejemplo No.2 : ITBMS 7% =84.05 / 2 = 42.025
ITBMS Causado = 42.03 (depósito al Tesoro Nacional)
Diferencia del ITBMS = 42.02 (pago a Proveedor)
A continuación una gráfica ejemplo de cómo debería quedar su archivo Excel.

Se debe recordar grabar el archivo de Excel con las retenciones practicadas durante el mes.
 EXPORTACIÓN A .TXT
Una vez que el documento en Excel esté guardado en su computador, se debe guardar
nuevamente pero con el formato txt. Déle click a “Archivo”, escoja “Guardar como”, y se
guarda en la carpeta que usted elija. En este ejemplo, estamos guardando el archivo en
“Mis documentos”.

Al darle click en “Mis documentos”, se despliega la siguiente ventana. Y para cambiar el

formato a txt, damos click en la flecha verde.
Se guarda con el nombre: RUC-AÑO-MES (1-1-1-2016-02)

Se cambia el “Tipo” del archivo escogiendo “Texto (delimitado por tabulaciones) (*.txt).
Y se da click a “Guardar”.
Si aparece el mensaje: ¿Desea seguir utilizando este formato? Déle click a “Sí”.
El documento guardado en el formato .txt debe aparecer en su
computador de la siguiente forma para que se pueda presentar la
declaración de retención, formulario 4331.
 CORRECCIÓN EN CASO DE ERRORES

Para poder presentar el formulario 4331 se ingresa a la página web dgi.mef.gob.pa a

través de su RUC y NIT. Para enviar la declaración 4331 se deben seguir los pasos
indicados en el manual del E-tax2.

Si aparecen mensajes de error al momento de enviar el formulario 4331, se debe

corregir el archivo en Excel y después, vuelva a grabar el archivo en formato .txt
para poder presentar la declaración de retención.
Una vez corregidos los errores en el archivo de Excel, se debe volver a grabar el
archivo en el formato. txt, como ya se ha explicado en la sección Exportación a .txt
¡GRACIAS POR SU
ATENCIÓN!