Introducción a la tarea

administrativa.
Preceptoría. Clase 11.
Profesora Natalia Fleitas
Objetivos de las prácticas administrativas del preceptor
• Reestructurar la organización administrativa en la labor del preceptor
dándole un nuevo sentido en función del acompañamiento de las trayectorias
escolares.
• Tener constancias actualizadas y en forma constante del rendimiento
escolar los alumnos.
• Identificar, relevar y prevenir situaciones que podrían poner en riesgo la
escolaridad de los alumnos.
• Llevar en forma sistemática y ordenada la documentación de los alumnos.
• Manejar los instrumentos administrativos para identificar situaciones de
riesgo escolar.
• Mejorar la comunicación administrativa con la comunidad educativa.
• Usar los registros como herramientas para favorecer los procesos de inclusión
escolar.
 Actividad de la Función Administrativa
1. Controlar de la documentación del alumno: Inscripción, Matricula,
Legajo.
2.Seguimiento de la documentación faltante.
3.Listado de alumnos definitivo.
4.Tomar y controlar la asistencia de alumnos y profesores.
5.Elaborar y controlar el parte diario.
6.Elaborar, controlar diariamente el Libro de Tema y seguimiento para su
correcto llenado.
7.Completar diariamente del Registro de Asistencia y Amonestaciones.
8.Informar semanalmente la cantidad de asistencia a los alumnos y
entregar, controlar y archivar las reincorporaciones.
9.Controlar las tardanzas y retiros, y elaborar un informe semanal del mismo.
10.Elaborar el Libro Anual de Calificaciones y realizar el seguimiento en cada
uno de sus ítems hasta completar el ciclo lectivo. Elaborar y controlar las
Libretas de Calificaciones.
11.Controlar las Asignaturas Pendientes y llenar los datos correspondientes a
cada fecha de examen que se realice.
12.Elaborar las Fichas Anuales.
13.Elaborar todos los informes que debe presentar el grupo.
14.Realizar las notificaciones y citaciones tanto a tutores como a alumnos.
15.Elaborar las certificaciones y constancia para los alumnos.
16Transcribir todas las comunicaciones que bajan de dirección para los
profesores y alumnos.
17.Colaborar en los trabajos escritos que le soliciten los profesores como
apoyo administrativo
1.
Instrumentos administrativos:
1. LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA Y LA ASISTENCIA DE LOS ESTUDIANTES.
Es el momento para identificar si algún alumno “desaparece algunos
días”, si llega sistemáticamente tarde, si falta reiteradamente un día de la
semana en particular.
La síntesis estadística de la cantidad de ausentes, presentes, retrasos y
tardanzas diarias, es una herramienta fundamental para poder tener una
mirada más amplia, no sólo del grupo sino de cada uno de los alumnos.
Estas son sólo algunas situaciones que podrían poner en riesgo la
escolaridad de los jóvenes.
 REGISTRO ADMINISTRATIVO ASISTENCIA E
INASISTENCIA
• PARTE DIARIO DE CLASE (Form.869):
• Formulario diario de registro de asistencia de los alumnos,
asentando las inasistencias, llegadas tarde, retiros
anticipados de los mismos y cualquier novedad que se
considere importante notificar a los profesores.
• Consignar en los partes diarios las inasistencias, llegadas
tarde y/o retiros anticipados de los profesores.
• REGISTRO DE ASISTENCIA Y REGISTRO DE DATOS PERSONALES
• (Form.844)

• Transcribe los nombres y datos personales y familiares de los

alumnos en el registro diario de asistencia.
• Verifica y asienta las inasistencias, llegadas tarde de los
alumnos, reincorporación por inasistencias, pases por
cambio de división y escuela con un espacio reservado para
amonestaciones, suspensiones, faltas disciplinarias u otras
aplicaciones en caso que correspondiere.
• SOLICITUD DE REINCORPORACION
• (Form.555p)
• Este formulario está compuesto por la solicitud del
padre o del propio interesado al pedido de
reincorporación; por un informe de secretaria,
resolución del director/ra y notificación de Secretaria,
Jefe de preceptores y Padre o Alumno. Es obligación
del preceptor archivar este documento.
• SOLICITUD DE CERTIFICADO DE PASE
• (RES. CFE 59/08)
• Se denomina solicitud de certificado de pase al
documento de egreso e ingreso a otro
establecimiento oficial.
• Consta de 3 partes, la solicitud en sí misma, pedido
por el interesado, el certificado de pase de la
institución de origen con datos del interesado y
certificado de recepción de la matricula por la
institución receptora.
• Este documento va acompañado por el formulario 887
CONSTANCIA DE DOCUMENTACION.
•CUADERNO DE COMUNICADOS:
• Este instrumento es el nexo de comunicación
entre el preceptor y la familia. Por lo tanto dicta
o pega en el cuaderno las comunicaciones
institucionales enviadas a la familia y luego
controla la firma de los padres. Informa a los
padres sobre inasistencias sanciones y
calificaciones.
• LIBRO DE ACTAS ESCOLARES:
• Las actas escolares son documentos que están impregnados
de un acento y procedencia jurídica importante.
• El valor jurídico de un acta, es precisamente el del
instrumento que va a dar fe de lo ocurrido en una
determinada situación.
• Es el de la transcripción de lo sucedido, un acontecimiento
escolar, una sanción disciplinaria, una entrevista entre el
director y un docente, un encuentro del docente con la
familia de un alumno, una situación de conflicto a resolver
entre el supervisor y la escuela .
 2-FUNCIÓN ADMINISTRATIVA Y DISCIPLINA: la conducta
en el ámbito escolar y extra institucional.
• “Las instituciones educativas en la que se imparte la enseñanza correspondiente a los
distintos niveles del sistema, se organizaran según normas democráticas de convivencia y
funcionamiento, respetuosa del pluralismo y la tolerancia y facilitadoras de la participación
responsable y solidaria de todos los sectores que conforman la comunidad educativa,
garantizando así el ejercicio pleno de sus derechos y evitando cualquier forma de
discriminación entre los miembros de las misma”.
• Siendo tarea del preceptor elaborar los instrumentos de seguimiento de carácter
administrativo de los alumnos para detectar, resolver o saber delegar problemáticas
puntuales, siendo el custodio del clima organizacional en la escuela este dialoga con los
docentes, alumnos, padres y directivos acerca del comportamiento observado en la escuela.
• En este marco todo instrumento administrativo disciplinario aplicado dependerá de las
normas de convivencia adoptadas y legitimadas institucionalmente y permitir el derecho a la
defensa, para que los actores de una situación conflictiva tengan la oportunidad de dar su
versión y, si hubo falta reconocerla, reflexionar sobre el daño ocasionado y hacerse cargo de
la reparación.
REGISTROS ADMINISTRATIVOS DE DISCIPLINAS
CUADERNO DE APERCIBIMIENTOS Y FIRMA:
• Se asienta los distintos llamados de atención,
observaciones, apercibimiento, firma de los alumnos y
docentes.
• Se lleva el control y seguimiento de reincidencia por
un mismo motivo y agotados los límites prescriptivo
en los AEC se procede asentando la sanción en el del
registro de disciplina.
•
REGISTRO DE DISCIPLINA:

• Elabora los instrumentos de seguimiento de los

alumnos y asienta las faltas de disciplina indicadas
por los docentes, directivos o por él mismo.
•
•MATRICULA CONDICIONAL:

• Acta de compromiso, confeccionada entre la

escuela, los padres y alumno manteniendo la
matricula con carácter condicional y prosecución de
estudios en el mismo establecimiento.
• El alumno está condicionado al cumplimiento de
ciertas condiciones como consecuencia de una falta
grave causa de expulsión del establecimiento
educativo. (es opcional a cada institución)
• FORMULARIO DE AMONESTACIONES
• (Form.883 C)
• Es un formulario de pedido y aplicación de
amonestaciones como sanción disciplinaria. A pedido
del preceptor o docente, se explicita el pedido de la
cantidad y motivo de la falta, la resolución y firma del
director asimismo la aplicación de la medida,
notificación y firma de los padres del alumno.
3.- LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA Y EL
ACOMPAÑAMIENTO DEL RENDIMIENTO ACADEMICO.

• Es importante que el preceptor, frente a los registros de

carácter cuantitativo, pueda tener una mirada integral sobre
el alumno, teniendo en cuenta su desempeño en todas las
materias y actividades obligatorias, y del curso, para
identificar dificultades puntuales con alguna asignatura.
•
 REGISTRO ADMINISTRATIVO DE LAS CALIFICACIONES

• LIBRETA DE CALIFICACIÓN DE LOS ALUMNOS:

• Confecciona, remite y controla las libretas de todos los alumnos a su
cargo con los datos completos de los mismos; pasa las calificaciones
parciales, finales y promedios; transcribe las inasistencias y sanciones.
Hace firmar las libretas por el director y verifica que la información
haya llegado efectivamente a los padres mediante el control de la
libreta firmada.
•
• LIBRETA DEL PROFESOR Y PLANILLA RESUMEN DE
CALIFICACIONES:

• Completa con la nómina de los alumnos las libretas de

calificaciones correspondientes a cada asignatura y profesor
de los cursos a su cargo.
• Completa las planillas con la nómina de alumnos por curso a
cargo y transcribe las calificaciones finales de todas las
asignaturas.
• REGISTRO ANUAL DE CALIFICACIONES:

• Transcribe las calificaciones finales de todas las

asignaturas, aprobadas o que adeuda cada
alumno, en el registro correspondiente a cada
año y ciclo cursado.
•
LIBRO MATRIZ
• Cumplimentado por el secretario o prosecretario,
constituye la última instancia de registración en el
cual se reúne la totalidad de las calificaciones de
los alumnos de los años concurridos.
• Por Res. 27777/98 se puede delegar al perceptor
la confección del mismo.
•Es obligación de los preceptores tener
conocimiento de la estructura curricular
para los dos Ciclos del nivel secundario
obligatoria, para comprender los ejes
conceptuales fundamentales de cada
disciplina, para adquirir capacidades en el
manejo sobre planificación, metodologías y
actividades en el desarrollo de las horas de
clase por parte de los profesores.
Registro Curricular:
LIBRO DE TEMAS:
• CONFECCION Y CONTROL: Completa el libro de temas con los datos
generales de la institución y particulares de cada asignatura; registra las
clases no dictadas o retiros anticipados por los docentes marcándolas en
el mismo y acota el motivo por las que no fueron dictadas.
• Controla que el docente cumpla con su obligación diaria de completar la
información solicitada.
• Este libro en un elemento pedagógico de gran valor didáctica e
informativo donde se solicita a los educadores el estricto cumplimiento
de las instrucciones dispuesta.
PROYECTO EDUCATIVO INTITUCIONAL (PEI)
• Es la herramienta principal de gestión y
planificación, integra y da coherencia a los
procesos de intervención educativa que se
desarrollan en la escuela.
• Constituye un instrumento orientador para la
generación, planificación y seguimiento de todas
las acciones institucionales, en un proceso de
continua adecuación.
• PROYECTOR CURRICULAR DE CENTRO (PCC)
•

• Se refiere a un conjunto de actuaciones articuladas entre sí y compartidas

por el equipo docente de un centro educativo, mediante las cuales se
concretan y se desarrollan las intenciones y prescripciones generales
contenidas en los decretos de enseñanza para las distintas etapas
educativas, según la normativa vigente en cada país. Es el proceso de toma
de decisiones por el cual el profesorado de una etapa educativa
determinada establece, a partir del análisis del contexto de su Centro, una
serie de acuerdos acerca de las estrategias de intervención didáctica que va
a utilizar, con el fin de asegurar la coherencia de su práctica docente,
dando respuestas progresivas a las siguientes preguntas que son los
referentes claves para su elaboración ¿Qué enseñar? ¿Cuándo enseñar?
¿Cómo enseñar? ¿Qué, cuándo y cómo evaluar? ¿Qué soluciones damos a
la diversidad presente entre los alumnos? ¿Cómo tratamos las tutorías y la
orientación?
PLANIFICACION ANUAL DE LAS MATERIAS
• Se trata de un diseño que contempla los aprendizajes que se
espera lograr durante todo un año de clases. Como es un
periodo extenso de tiempo, se compone de varias unidades
didácticas que, idealmente, deberían presentar cierta
coherencia entre sí. Contienen la justificación, los contenido
conceptuales, actitudinales y procedimentales, forma de
evaluación, metodología, recursos didácticos, actividades y
bibliografía. También el profesor realizara la planificación por
unidad y bloque; la planificación diaria detallando la actividad
y tiempo de la clase por tema.
PROGRAMAS DE LAS MATERIAS
• Es un documento que permite organizar y detallar un proceso
pedagógico. El programa brinda orientación al docente y al
alumno respecto a los contenidos que debe impartir, la forma
en que tiene que desarrollar su actividad de enseñanza y los
objetivos a conseguir y las evaluaciones correspondientes.
Debe estar dividido en unidades o bloques de estudio con los
temas y contenidos conceptuales. Se debe entregar a los
alumnos al inicio del ciclo electivo el programa
correspondiente a cada materia como desarrollo de la misma.
 Glosario escolar:
CALENDARIO ESCOLAR.
• Se denomina “calendario escolar” al instrumento pedagógico elaborado anualmente por el Ministerio de
Educación, que contiene el cronograma indispensable de los días de funcionamiento del sistema educativo
provincial o nacional.
•

CICLO LECTIVO.
• Se denomina así al período comprendido entre el inicio de las actividades y la conclusión de las mismas
conforme lo determine la Agenda Educativa del año calendario en curso, quedando asimismo incluido el “turno
de exámenes complementarios de febrero-marzo” del ciclo lectivo inmediatamente anterior.
• Cuando el ciclo lectivo en alguna modalidad se inicie en una fecha diferente a la general, se entenderá que el
mismo se prolonga hasta la misma fecha del año siguiente, más el tiempo necesario para las evaluaciones
complementarias.
• El ciclo Lectivo se dividirá en períodos de acuerdo con lo dispuesto por el correspondiente Régimen de
Calificación, Evaluación y Promoción.
•
DE LA JORNADA ESCOLAR HORARIOS.
• Se denomina Jornada Escolar al lapso de tiempo diario en que se desarrollan
las actividades educativas, conforme el horario escolar establecido por el
Ministerio de Educación y a las que deben concurrir obligatoriamente los
alumnos que cursan en condición de regular.
• Las actividades educativas de la Jornada Escolar se desarrollarán alternando
horas de clase módulos y recreos. El inicio y la finalización de cada uno de
esos momentos serán indicados mediante una señal sonora.
•

• HORA DE CLASE.
• Se denomina hora de clase a la unidad de tiempo en que se dictan las
diferentes asignaturas durante la Jornada Escolar de acuerdo con el plan de
estudios correspondiente y conforme al horario escolar preestablecido.
TURNO.
• Se denomina turno al período de tiempo que transcurre desde el
inicio de la actividad diaria hasta la finalización del dictado de la
última hora de clase del turno respectivo.
•

JORNADA HORARIA. CATEGORÍAS.

• Por su extensión horaria, los establecimientos educativos se clasifican
de jornada simple y doble. Los primeros funcionan en un único turno
(mañana, tarde, vespertino o noche) y los segundos con horario
discontinuo.
•
 ARCHIVO, CONSERVACIÓN Y CLASIFICACIÓN
DE LA DOCUMENTACIÓN.
DOCUMENTACIÓN.
• Es obligación de todos los establecimientos educativos mantener un archivo
cuyo contenido será conservado y clasificado en legajos especiales por orden
cronológico.
• Dicho archivo estará formado por los registros y estados que deben llevarse en
cada escuela, se mantendrá al día sin raspaduras, enmiendas o anotaciones.
Los "errores" se salvarán por medio de otros asientos o por nota colocada
en la columna de “Observaciones”.
•
CONFECCIÓN.
• En la confección de la documentación escolar, deberán seguirse las siguientes pautas:
• 1. Prolijidad y legibilidad: la escritura debe ser clara y respetará el espacio asignado para cada
ítem, ya sea numérico o literal.
• 2. Correcciones: no deben presentar raspaduras, ni enmiendas, ni palabras interlineadas. De
producirse éstas, serán salvadas según se indica en cada documento. En caso de incurrir en tres
(3) o más enmiendas o raspaduras, corresponde la anulación del folio y la apertura de uno nuevo,
quedando expresamente prohibido el uso de líquido corrector.
• 3. Tinta a utilizar: Debe ser azul-negra permanente o fija indeleble, estando prohibido consignar
datos en lápiz.
• 4. Control y visado: El/la Vicerrector/a y el/la Secretario/a deben controlar y visar los registros
asentados.
• 5.- Supervisión: El/la Director/a, Rector/a de la escuela debe realizar periódicos controles,
dejando constancia bajo firma.
• 6. Custodia, seguridad y archivo: Los volúmenes del Registro General de Calificaciones (Libro
Matriz) y los Registros Anuales de Calificaciones (Calificadores) deben ser archivados en ámbitos
diferentes, a fin de que sirvan como documentos complementarios y precaverlos de casos de
daños (doloso o culposo), robo, hurto, caso fortuito y/o fuerza mayor que pudieren cometerse.
• Con igual criterio se obrará para el archivo de los Libros de Actas de Exámenes y las Actas
Volantes de Exámenes.
• CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN.
• Los documentos de uso obligatorio en los establecimientos escolares
se clasifican de acuerdo con los plazos de su conservación como de
caducidad inmediata, de permanencia transitoria y de permanencia
definitiva, a saber:
•

• 1.-Elementos de caducidad inmediata:

• Formularios en blanco fuera de uso.
• Notas y comunicaciones fuera de actualidad.
• 2.-Elementos de permanencia transitoria.
• 2.1- Elementos de permanencia transitoria: con plazo de un (1) año de conservación.
• .a) Cuaderno de novedades diarias.
• .b) Evaluaciones de alumnos correspondientes a los turnos de exámenes.
• .c) Folletos diversos.
• 2.2-Elementos de permanencia transitoria: con plazo de dos (2) años de conservación.
• .a) Agenda escolar.
• .b) Circulares internas (si es libro foliado la reserva se contará desde la fecha de terminación).
• .c) Cuaderno de asistencia diaria con inscripción de cada Sección de curso
• .d) Prueba de exámenes complementarios y actas.
• .g.) Legajos de los Alumnos.
• .2.3- Elementos de permanencia transitoria con plazo de cinco (5) años de conservación.
• .a) Libro de actas de reuniones de personal.
• .b.) Planilla de asistencia mensual del personal.
• .c) Parte diario general
• .d) Parte diario general del turno
• .e) Libro de Temas o Libro de Aula (Temario)
• 3.-Elementos de permanencia definitiva
• Registro General de Calificaciones (Libro Matriz).
• Registro Anual de Calificaciones (Libro Calificador)
• Libros de Actas de Exámenes de Alumnos Regulares y de Alumnos Libres.
• Libro de Actas de los Departamentos de Materias Afines y/o Áreas.
• Registros de alumnos
• Legajos del Personal, salvo cuando estos son remitidos a otro
establecimiento.
• Actas Volantes de Exámenes.
Los documentos o registros antes mencionados podrán ser sustituidos por
registros informatizados o digitalizados cuando así se disponga.