Objetivo • Establecer el procedimiento de recepción y despacho de mercancía que asegure la calidad de los bienes adquiridos y la satisfacción del cliente mediante una entrega oportuna. Alcance • Este procedimiento inicia con el recibo de los bienes adquiridos por la Institución y termina con la entrega de los mismos a las dependencias solicitantes. Responsable • El Jefe de Almacén es el responsable directo de cumplir y hacer cumplir este procedimiento. Definiciones • Remisión: Documento que se emplea para el envío de artículos a los clientes, según lo estipulado en la orden de compra. • Orden de Compra: Documento que se envía al proveedor donde se autoriza el envío de un pedido. • Producto No conforme: Bien que no cumple con las especificaciones o requisitos. Descripción de Actividades • Disposición de espacio para los bienes: El Jefe de Almacén verifica diariamente las Órdenes de Compra y se cerciora de la fecha prevista de llegada de los pedidos con el fin de coordinar la disposición del espacio para su ubicación en el Almacén. • Recibo de Bienes: El Jefe de Almacén verifica la existencia de la “Solicitud de Pedido” y la “Orden de Compra” para poder recibir el bien. Seguidamente confronta que los bienes recibidos concuerden con los relacionados en estos documentos, y en la Factura de venta o Remisión del proveedor. Inspección de bienes: • Al momento de recibir los bienes, el Auxiliar de Almacén inspecciona las cantidades y la calidad. Si existen bienes no conformes o que no cumplen con las características de calidad establecidas, se apartan y se identifican con la tarjeta de “Producto No conforme”, para evitar su entrega no intencional al usuario; luego se informa al proveedor para que proceda según sus políticas de devoluciones. • Entrada de Almacén: La realiza el Jefe de Almacén y para esto debe contar con todos los documentos soporte de la compra y con la factura de venta del proveedor. • Almacenamiento de los bienes: El Auxiliar de Almacén, almacena los bienes, de manera organizada teniendo en cuenta las recomendaciones o las hojas de seguridad que proveen los fabricantes, de igual manera vela por la limpieza del sitio y preservación de los bienes, hasta la entrega a los usuarios finales. • Entrega del bien al usuario final: Al entregar los bienes, sea en el almacén o en la oficina del usuario, se debe mostrar el cumplimiento de las especificaciones, verificando su estado, la cantidad y la referencia. En constancia de esto, el usuario firma el recibido a satisfacción, en la Salida de Almacén, en este formato además, el responsable del bien se compromete a informar oportunamente sobre cualquier traslado del bien, mediante la tramitación de los formatos respectivos, y sobre cualquier situación que ponga en inminente riesgo el activo. • Registro de seguimiento a Proveedores: El Auxiliar de Almacén realiza el seguimiento a cada Orden de Compra en el formato “Seguimiento a Proveedores” según lo establecido en el “Procedimiento de Evaluación, selección y revaluación de proveedores”. • DOCUMENTOS DE REFERENCIA • Procedimiento de Evaluación, Selección y Reevaluación de Proveedores • Procedimiento para la Administración de Activos Fijos REGISTROS • Orden de Compra • Solicitud de pedido • Entrada de Almacén • Salida de Almacén • Producto No Conforme • Seguimiento a Proveedores