Caso: SAP en un Hospital

Grupo 6
• Jackeelin Mayo Claudio - Cod. 1212351
•Diego Camere Colarossi – Cod. 1803064
•Martín Sarmiento Jurado – Cod. 1718540
•Omar Zegarra Cavero – Cod. 1400899
 Problemática

 No se tenía una un sistema de cotización estandarizado

 No se presentaban eficiencias en la gestión de inventario, no se

tenía información en tiempo real.

 Honorarios médicos con errores, eran llevados a mano y

provocaba que no siempre sean honestos.

 Niveles insostenibles de archivos.

1. ¿Qué características de implementación del sistema SAP ERP son únicas a
un hospital? ¿Específicamente en un hospital de un país emergente como
Colombia?

Engloba todo el negocio desde el proceso como la facturación, la historia

clínica electrónic, las ordenes medicas electrónicas y la gestión de farmacias.

Cambio de pensamiento y modernización usando historias clínicas en

línea, el flujo de los pacientes incrementa debido a la mejora en
calidad y eficiencia.

Trata de integrar toda la información de la historia clínica del paciente.

Mayor eficiencia en los procesos de atención, costos e incrementar la

productividad por mejora en el flujo de atención.
 2.- ¿Cuáles fueron los factores impulsores e inhibidores de los esfuerzos
de cambio en el manejo de la información del hospital FVL?
Identifique las principales manifestaciones de resistencia al cambio que
aparecieron durante la implementación del sistema SAP ERP.
 Factores Impulsores del cambio en el manejo
de información

Seguridad
Eficiencia al
en los Paciente
procesos

Control El incremento
de costos en la demanda
Deficiencias en iba generar
la cadena de deficiencia en
Con la suministro/aba las
stecimiento de coordinaciones,
facturación no
Lesiones insumos y riesgo de
se sabía si se medicamentos. errores en los
prevenibles ganaba o
Mayor flujo de pacientes La trazabilidad de afectando a Impacto en la registros
administración de perdía, 70mil manuales
pacientes, por logística para
Mayores Ingresos Proceso de medicamentos por ítems de
efectos movilizar
actualización de la las enfermeras facturación.
adversos en el mensualmente
Errores en la HC era manual , dependía de la Los cargos a
consumo de apróx. 50mil
revisión, transcripción con tinta del lapicero. los pacientes
Generación y medicamentos HC.
digitalización secretarias.
ya sea por eran inexactos.
revisión de documentos Riesgos de Costos de
Mucho dosis, La auditoría
manual de generando interpretación, almacenamient
desgaste en las confusión de de las EPS
distintos atrasos y indisponibilidad, o de los
Cambios en la coordinaciones formatos nombres, o por mostraba
malestar y no se garantizaba distintos
estructura entre todos los indicaciones de diferencias y
anexados a la afectación a los la confidencialidad, archivos usados
funcional y involucrados distintos era engorroso.
HC(informes de pacientes. confusión en la en el proceso.
financiera del para cumplir especialistas
anestesiólogo, asignación del Diferencias en
sector salud en con los enfermera, paciente los honorarios
Colombia (Ley estándares de almacén, etc) médicos,
100, 1993), calidad en cada parte control manual
Plan del proceso de sus
Obligatorio de
Salud(POS) cuentas.
 Inhibidores de esfuerzo del cambio en el manejo
de información

Cualquier desarrollo Incertidumbre por la

se conectaba a resistencia al cambio y
Servinte a través de grado de aceptación y
interfaces uso del nuevo sistema

Proliferación de El grado de
desarrollos ad hoc personalización en
para las funciones SAP, debido a las
administrativas y de diferencias
soporte(30 Sistemas normativas/culturales/
de Inf) modelo de negocio.
Inhibidores
 Manifestaciones de Resistencia al cambio durante
la implementación de SAP ERP

El personal de FVL pasó Los colaboradores FVL

Salida en vivo con
de un día a otro del olvidaron las
calibraciones a hacer en
uso/registro en papel al capacitaciones sobre SAP
producción ante errores
uso de SAP estando en producción

Falta de familiarización de El grado de adaptación al Malestar en el personal

los colaboradores de FVL sistema fue en algunos debido a que “volvieron a
con el uso de un casos rápida pero en otros aprender a gatear cuando
computador tardó hasta un año ya corrían”

El impacto fue en toda la

institución, por ello
algunas pensaban que la
mejor forma hubiera sido
gradual, escalonado
 3. Describa las principales fortalezas de la
implementación del sistema SAP ERP en el hospital FVL

Calidad del Servicio

• Historia Clínica Confiable
• Ordenes Médicas Correctas
• Adecuada Administración de Medicamentos

Eficiencia de Procesos
• Base de datos Única
• Facturación Real
• Honorarios Médicos Correctos
• Cadena de abastecimiento con Información actualizada
• Contabilidad Segura
 Si usted hubiese estado a cargo del proyecto, ¿qué
hubiese hecho diferente?

Para la etapa de salida en vivo, nosotros no hubiéramos elegido el modo big bang
como fue el caso de FVL, hubiéramos elegido salir por módulos escalonados, es decir,
un módulo a la vez, por ejemplo primeo el módulo de RRHH, luego inventarios,
mantenimiento, etc, ello me permitía tener menores riesgos ya que lo que estoy
administrando es un Gran Hospital y no me puedo permitir tener errores que pongan
en riesgo el sistema, complicando la atención de los pacientes, principalmente los de
emergencia y/o UCI.

Una ventaja de usar módulos escalonados es que los usuarios pueden

familiarizándose con el SAP y no existe un golpe por el cambio completo de un
sistema a otro.
 4. ¿Cuán exitoso cree que fue el sistema SAP ERP del
hospital FVL?

Fue muy exitoso ya que, para lograrlo por

parte de la empresa desarrollo e incremento
el trabajo en equipo, puesto que se realizó
mucha investigación y también se analizó a
detalle todo el hospital y se obtuvo un
estado actualizado de sus falencias o cuellos
de botella en su gestión.
 Sistematización

Atención
al cliente

Historias
clínicas

Facturación
 Principales Cambios

 Control de las órdenes médicas si no están en el sistema; como por ejemplo, no se entrega medicinas si en
la orden medica no está en el SAP.

 Se brinda al paciente un código de barras para ser admitido en el hospital.

 Sistema de alertas de alergias en pacientes.

 Control autorización para medicinas que requieran una justificación de uso.

 Todos los medicamentos aplicados en los pacientes eran cargados automáticamente en sus cuentas, a su vez
reducidos del stock y registrados en las cuentas contables.
 Lecciones Aprendidas

 Un ERP trae consigo muchos beneficios desde información a

tiempo real, manejo de gran base de datos como finalmente
una mejor experiencia con el cliente.

 Queda claro que en la actualidad aún hay una fuerte

resistencia al cambio, de pasar a lo automatizado. Lo que
viene acompañada de un factor muy importante que es
preparar al trabajador con el tiempo suficiente para disminuir
esta resistencia el cambio sea exitoso