“DOCUMENTOS

ADMINISTRATIVOS”
DEFINICION :

 Los documentos administrativos son el soporte en el que se

materializan los distintos actos de la Administración Pública,
la forma externa de dichos actos. La actividad administrativa
se distingue por su carácter documental, es decir, por
reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la
mencionada actividad.
FUNCIONES

Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos:
 FUNCIÓN DE CONSTANCIA. El documento asegura la pervivencia de las
actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza
así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus
efectos y sus posibles errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a
acceder a los mismos.
 FUNCIÓN DE COMUNICACIÓN. Los documentos administrativos sirven como
medio de comunicación de los actos de la Administración. Dicha comunicación
es tanto interna - entre las unidades que componen la organización
administrativa - como externa - de la Administración con los ciudadanos y con
otras organizaciones.
CARACTERÍSTICAS
Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que
un documento pueda ser calificado como documento administrativo.
 Producen efectos: No cabe calificar de documento administrativo a
aquellos documentos que no están destinados a la producción de
efecto alguno como son, por ejemplo, los resúmenes, extractos.
 Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a
terceros o en la propia organización administrativa.
 Son emitidos por un órgano administrativo: El emisor de un documento
administrativo - aquél que lo produce - es siempre uno de los órganos
que integran la organización de una Administración Pública.
 Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de
requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la
actividad administrativa.
PRINCIPIOS FUNDAMENTALES
 Formalidad: Se redactan necesariamente teniendo en cuenta
determinadas normas, pautas, esquemas o formatos pre-establecidos por
las instituciones
 Simplicidad Todos deben ser elaborados de la manera más simple y
breve posible, con lenguaje sencillo y común.
 Debe ser preciso, concreto, claro y directo.
 Racionalidad Consiste en eliminar toda exigencia o formalidad costosa.
Mientras más extenso es un documento, más complicado y costoso.
 Flexibilidad Tener en cuenta la gran variedad y formatos que existen. Lo
más importante en el documento es que transmita de manera directa un
mensaje no su presentación formal.
 Eficacia Debe ser capaz de persuadir o inducir a la acción en el menor
tiempo con el mínimo costo
REGLAS DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

A la hora de redactar un escrito debe tenerse en cuenta que hay que

cumplir una
 serie de requisitos, que podrían ser:
 Claridad
 Concisión
 Concreción
 Cortesía
Para que un documento sea calificado como administrativo, tiene que
cumplir una serie de características que son:
 Producir efectos
 Emisión por órgano administrativo
 Su emisión es válida
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE DECISION: Son aquellos que

contienen una declaración de voluntad de un órgano administrativo.
Se dividen en dos categorías:
 Acuerdo: El acuerdo es el documento administrativo que recoge las
declaraciones adoptadas por los órganos competentes sobre la iniciación y
las cuestiones que se suscitan en la tramitación de un procedimiento con
anterioridad a la resolución del mismo
 Resolución :es el documento administrativo que recoge las decisiones del
órgano competente que ponen fin a un procedimiento, resolviendo todas
las cuestione planteadas en éste.
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE TRANSMISION

 Los documentos administrativos de transmisión son aquellos que

comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, órganos o
entidades. En función de las relaciones existentes entre el emisor y el
receptor de la información, los documentos administrativos de
transmisión se pueden clasificar en :
 Por las relaciones entre emisor y receptor
 Por la condición del destinatario de la transmisión
 DOCUMENTOS DIRIGIDOS A CIUDADANOS O ENTIDADES PRIVADAS
 La notificación. El que el órgano competente comunica al
interesado o interesados una resolución o acuerdo.
 La publicación. Es la inserción de un acto administrativo en un diario
oficial, tablón de anuncios o medio de comunicación con el fin de
comunicarlo.
 DOCUMENTOS DIRIGIDOS A ORGANOS O UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
Son aquellos documentos administrativos de transmisión en los que el emisor y el receptor
tienen la condición de órgano o unidad administrativa, empleándose aunque emisor y
receptor pertenezcan a diferentes Administraciones Públicas.
 EL OFICIO.
 MEMORANDO
 LA SOLICITUD
 EL DICTAMEN
 EL ACTA
 LA CARTA
 CONSTANCIA
 EL INFORME
EL OFICIO
 DEFINICION :Es un documento de carácter oficial que se utiliza para
establecer comunicación entre las instituciones estatales y particulares.
El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de más
alta jerarquía. Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir
información, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de
trabajos administrativos.
 FINALIDAD: Informar,Invitar,Pedir,Remitir.
 FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS: Los oficios de circulación externa, son firmadas
solamente por la máxime autoridad de la institución o por quien hace sus reces. Sin
embargo en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institución,
abandonando asuntos específicos del trabajo, pueden los que dirigen los órganos
internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos, pero eso sí, sin comprometer
la responsabilidad de la referente autoridad. Los oficios de circulación interna,
confirmados por quien desempeñan cargos directivos en la institución.
PARTES DEL OFICIO
 Membrete: Nombre de la institución.
 Lugar y fecha
 Numero del oficio
 Datos del destinatario: Tratamiento o cargo
 Vocativo
 Asunto
 Texto: Se redacta en primera persona y en plural. El lenguaje será directo,
sencillo y se evitara el tuteo.
 Despedida
 Firma y cargo del que remite el oficio
MEMORANDO
 DEFINICION : Es un documento de comunicación donde la autoridad
superior hace alguna advertencia, da órdenes y también rememora
hechos que se deben tener en cuenta. Es un documento simplificado de
uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y en las
entidades del sector privado. Es flexible y práctico, breve y directo.
 ÁREA DE DIFUSIÓN: El memorando es un documento de carácter interno,
porque solamente se difunde dentro de una institución o empresa.
Establece comunicación entre todos los trabajadores de una institución o
empresa, al margen de su nivel o jerarquía, por la aplicación de los
principios de simplificación administrativa y racionalización de recursos. Por
ejemplo, entre el gerente y su secretaria, y viceversa; entre el director de
un colegio y un profesor de aula, y viceversa o entre gerentes o jefes del
mismo nivel.
 FACULTAD PARA FIRMAR MEMORANDOS: La tienen todos los servidores o
miembros de una institución o empresa, sin distinción alguna.
PARTES DEL MEMORANDUM
 Lugar y fecha
 Código
 Destinatario
 Asunto
 Cuerpo
 Despedida o antefirma
 Firma y pos firma
 "con copia"
 Pie de página
LA SOLICITUD
 DEFINICION :Es un documento por medio del cual se pide el goce de un
derecho, beneficio o servicio que se considera que puedes ser atendido. El
derecho de petición de los peruanos esta amparado por el Art. 2 inc. 20 de
la actual constitución política que manifiesta que toda persona tiene
derecho a formular peticiones individual o colectivamente, por escrito ante
la autoridad competente, lo que esta obligado que el interesado una
respuesta también por escrito dentro del plazo legal, bajo responsabilidad.
 FACULTAD PARA FIRMAR SOLICITUDES: Esta facultad la tiene toda persona
natal capas mayor de 18 años. Asimismo los representantes legales o
nombres de aquellos aquietes representan. Los menores de 18 años ejercen
su derecho de petición por intermedio de sus padres o apoderados; salvo
que algunas instituciones permiten ejercerlo en determinados casos, como
los colegios que solicitan sus certificados de estudios al concluir su educación
secundaria
La solicitud puede ser presentada por cualquier miembro de una institución e
incluso de una persona ajena a ella, dependiendo de la naturaleza del
pedido.
PARTES DE LA SOLICITUD
 Sumilla:
 Destinatario
 Iniciales de tratamiento y cargo de la autoridad
 Presentación del solicitante
 El texto, cuerpo o petición
 La despedida o conclusión
 Lugar y fecha.
 Firma.
EL DICTAMEN
 DEFINICION :El dictamen es un documento técnico que contiene la
opinión autorizada de un especialista, órgano de accesoria o comisión
especial sobre un asunto concreto que requiere tratamiento especializado,
como puede ser un problema legal, contable, medico, de ingeniería o
técnico logístico. El dictamen se emite a pedido de la autoridad
competente; quien al solicitarlo, precisa con claridad, el tema o asunto
especifico sobre el cual requiere opinión.
 ÁREA DE DIFUSIÓN: El dictamen es un documento de carácter interno;
vincula al que lo emite con la autoridad que lo solicita.
 FACULTAD PARA ELABORAR Y FIRMAR DICTÁMENES: El dictamen es
elaborado en forma individual o colectiva. El dictamen emitido por un
órgano de asesoramiento es firmado por su jefe; el emitido por un cuerpo
colegiado o una comisión especial es firmado por sus miembros; y el
emitido por una sola persona o por minoría, lo es por su autor o autores. El
servidor que ha delegado a otro u otros la facultad de dictaminar, esta
obligado a visar el dictamen firmado por el que lo hizo o por los que lo
hicieron, asumiendo de esta manera responsabilidad mancomunada por
su contenido.
PARTES DEL DICTAMEN
 Lugar y fecha
 Código
 Destinatario
 Asunto (a veces, opcional)
 Referencia
 Texto
 Antefirma
 Firma, pos firma y sello
 "Con copia"
 Pie de pagina
EL ACTA
 DEFINICION :El acta es un escrito o modalidad de comunicación escrita
que tiene por objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido y
acordado en una junta o reunión. Se extiende en hojas o folios sueltos,
o bien en libros destinados expresamente para ese propósito. El Acta es
documento probatorio de hechos que han sucedido en la realidad y
que sirven de sustento para nuevas acciones como puede ser para la
expedición de resoluciones, envío de circulares, oficios, etc.
 Las sociedades mercantiles, las empresas cooperativas, las juntas de
determinados organismos públicos o casi-públicos, las instituciones de
diversa naturaleza, tienen la obligación de llevar los correspondientes
libros de actas, en los que quede debida constancia de los acuerdos
que se han pactado por los miembros que las representan.
PARTES DEL ACTA
 Titulo (tipifica el acta)
 Texto
 Firma y pos firma de los que intervienen en el hecho que consta en el
acta.
 "con copia"
 Pie de página.
Y las siguientes complementarias:
 Membrete
 Código
 Anexo
CARTA
 DEFINICION :La Carta es una conversación escrita que a manera de
conversación o platica es dirigida a una persona ausente.
 PARTES DE UNA CARTA
 Lugar y fecha
 Tratamiento y nombre de la persona a quien se escribe
 Residencia del destinatario
 Vocativo o expresión de cariño
 Cuerpo o asunto de la misiva
 Conclusión o despedida
 Nombre y firma
EL INFORME

 DEFINICION :Es un documento por el cual se hace conocer el

avance o la culminación de acciones encomendadas o la
ocurrencia de hechos considerado de interés. La autoridad puede
pedir que personas particulares informes sobres sus hechos o
situaciones que conocen y que considere útiles para esclarecer
para solucionar problemas.
 ÁREA DE DIFUSIÓN: El informe es un documento que se difunde
solamente dentro de una institución u empresa. Relaciona al
subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con otro
de su mismo nivel.
 FACULTAD PARA FIRMAR INFORME :Los servidores que no
desempeñan cargos para dirigirse a sus jefes inmediatos. Los que
ocupan cargos para que se comunique con sus superiores y con los
de igual jerarquía.
PARTES DEL INFORME
 Lugar y remitente
 Nº de informe
 Remitente
 Destinatario
 Motivo
 Cuerpo
 Conclusión
 Despedida
 Firma
LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE CONSTANCIA

 Son aquellos documentos que contienen una declaración de

conocimiento de un órgano administrativo con el fin de acreditar
determinados actos, hechos o efectos. Se pueden clasificar:
Actas

 Certificados
Certificaciones de actos presuntos

LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE JUICIO

Documentos que pretenden recabar de los órganos competentes en la

instrucción y
resolución de un procedimiento administrativo, datos, opiniones, valoraciones
con el fin de adoptar las pertinentes decisiones.
CONCLUSIONES
 Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los
distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos.
 La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir,
por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada
actividad.
 Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un
documento pueda ser calificado como documento administrativo. Producen
efectos, Son emitidos por un órgano administrativo, Un documento es válido
cuando su emisión cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos,
exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.