Sistema de Control de Costos

Definición AACE:

La aplicación de procedimientos para limitar los

costos del proyecto a sólo los autorizados, para
enfocar los esfuerzos de control a donde son más
efectivos y para lograr un máximo control a un
mínimo costo.

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Sistema de Control de Costos

Objetivos:
 Los objetivos básicos de cualquier proyecto son el
tiempo, el costo y la calidad
 Para lograr cumplir con ellos se requiere apoyo
administrativo, una estructura organizacional
adecuada y una adecuada actitud.

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 Elementos de Control

No se requiere
acción
correctiva.
Comparar Proceder
Establecer Implemen-
resultados con
Objetivos tación
objetivos
Si se requiere
acción
correctiva.
Proceder
Está dentro de
objetivos
Cambia Acción
objetivos Correctiva
recomendada

Si esta fuera de
No objetivos
realizarla

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El diagrama anterior sirve para:

 Establecer Objetivos
 Evaluar el desempeño a la fecha
 Evaluar futuros resultados
 Tomar acciones correctivas

Adecuada y rápida respuesta

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 El control de costos esta en todas las fases

del proyecto:
 Diseño conceptual
 Ingeniería de Detalle
 Procuración
 Construcción
 Subcontración

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Resistencia al Control:
 Si el dueño interfiere mucho saldrá más caro.
 Eso es muy caro (sin haberlo revisado).
 Siempre lo hemos hecho asi y seguimos en el
negocio..
 No tenemos tiempo para andar experimentando.
 Eso no le va a gustar al jefe.

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 Estructura Organizacional
 Todos son responsables del costo
 Factores Humanos
 Resistencia al cambio
 Comunicación
 Rápida retroalimentación.
 Ignorar el costo
 Consecuencía de las decisiones...

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CONFLICTO CALIDAD/TIEMPO/COSTO
 Balance entre los tres.

Quien controla los costos?

 El cliente
 La administración
 El equipo de proyecto
 El ingeniero de costos
 Los diseñadores
 Los contratistas
.
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Sistema de Control de Costos

Implementación
Componentes de un buen sistema:
 Procedimientos adecuados

 Actitud

 Contabilidad

 Un buen Proyecto base

 Identificación de Problemas a Tiempo

 Acciones Correctivas a tiempo

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Sistema de Control de Costos

El control de Costos ser ejercitado durante las

etapas:
 Propuesta
 Diseño
 Procuración
 Contratación
 Construcción
 Arranque
 Finiquito
 Pagos

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Propuesta:

 Estudios de Ingeniería para el diseño óptimo.

 Definición de parámetros de costos.

 Decisiones tienen un mayor impacto en esta etapa.

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DISEÑO
 Pérdida del alcance...

 Autorizar solo cambio en el alcance que

mejoran costo, tiempo y calidad...
 Comparar presupuesto con estimado
definitivo
 Costo de ciclo de vida

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La Etapa de Procuración:
 En el caso de un proyecto industrial es una parte importante
del costo
Factores a considerar:
 Lista de vendedores y distribuidores autorizados

 Requisiciones completas

 Mínimo de participantes

 Tipo de contrato

 Proximidad del proponente

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Sistema de Control de Costos

 Calidad
 Estandarización
 Especificaciones
 Evaluación de propuestas
 Tiempo de entrega
 Acuerdos escritos
 Selección del ganador
 Extras
 Programa de pagos

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Sistema de Control de Costos

Contratación
 Relacionado con los contratistas de la obra
 Parámetros similares a la procuración
 Evaluación de propuestas
 Forma de contratación
 Especificar en contrato: procedimientos de control,
frecuencia, detalle y alcance de reportes, trabajos extras,
documentación, procedimientos de inspección y
aprobación.

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Sistema de Control de Costos

 Usar sistema de costos del dueño o sistema

del contructor

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 Construcción
 Avance diario
 Tipo de contrato
 Monitorear: requerimientos de mano de obra,
productividad, supervisión, avance actual, costos
actuales y comprometidos.
 Costos directos e indirectos

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Sistema de Control de Costos

 Arranque
 Tipo de contrato
 Dos etapas: precomisionamiento y arranque.
 Capacitación al personal del dueño.
 Monitoreo durante la operación.

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Sistema de Control de Costos

 Coordinación
 Diferentes centros de costos
 Sistema de Comunicación
 Intranet/extranet

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Sistema de Control de Costos

 Control Financiero
 Presupuesto y costos se refieren a los gastos
esperados en el futuro
 Control de costos agrega costos ocurridos
 Pronóstico de costos tiene que ver con todo lo anterior
 Control financiero tiene que ver con el trabajo
realizado y dos categorias de costos: comprometidos
y flujos de efectivo.

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Sistema de Control de Costos

 Costos Comprometidos:
 Valor de ordenes de compras y contratos acordados o
fondos colocados que ya no estarán disponibles para
otros propósitos.
 Projecto que cumple o no con programa
 Trabajo ejecutado:
 Valor de todo el trabajo ejecutado al término de un perido... Se
haya o no pagado..
 Flujo de efectivo:
 Flujo de fondos actuales:
 Cuando se requerirán fondos para hacer pagos
 Cuando se recibirán pagos
 Cuando los fondos se mantendrán en reserva para hacer pagos o para
ser invertidos
 Cuando se usarán reservas internas o sera hecho un prestamo

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Sistema de Control de Costos

 Control de trabajo extra

 Cambios o modificaciones al alcance.
 Considerar:
 Contratos claros y concisos
 Acuerdos por escrito
 Procedimientos de control claros y precisos
 Alcance bien definido y entendible
 Buena documentación
 etc...

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Sistema de Control de Costos

Los doce mandamientos del control de costos

 Adherirse al presupuesto y programa
 Controlar costos futuros en la etapa de diseño
 Revisar todas las requisiciones de compras y ordenes de
compra
 Revisar los paquetes de concurso de construcción
 Estimar el costo para terminar. No usar aritmética
 Que el equipo del proyecto participe en estimar el costo
para terminar

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Sistema de Control de Costos

 Trabajar sobre la base de compromisos, no sobre la base de

pagos ocurridos
 Identificar y reportar prontamente los problemas
 Comparar la cantidad de cambios con el contrato principal
 Comparar los costos indirectos con el trabajo actualmente
desarrollado
 Ver el estatus de las contingencias
 Estar por encima de los costos todo el tiempo

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 Control de Costos
Control de compras de equipo.
 Proceso de procuración durante la etapa de
diseño.
 Algunos equipos requiere de un plazo muy largo
para ser enviados y deben de ser cotizados
antes del diseño definitivo.
 Debe de hacerse un estimado previo para tener
una base de selección del equipo.
 Recomendado manejarse con estimados
calculados por el propietario (in-house).

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 Control de Costos

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 Control de Costos.

Tabulación de Propuestas
 Selección de Proveedores o fabricantes
 Comparación sobre la misma base (enviados al
sitio, instalación, etc)
 Detectar excesos en el costo... (ej: 10%)
 Investigar y posibles acciones correctivas.

Tendecias inflacionarias

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 Control de Costos

Control de Materiales Voluminosos

 Se consideran dentro de estos:
 Concreto, varillas y cimbra
 Cableado eléctrico, conduits
 Instrumentación
 Acero Estructural, escaleras y plataformas
 Pinturas y selladores
 Aislamientos
 Tuberías

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 Control de Costos

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 Control de Costos

 Cantidades de Materiales
 60 a 75% del diseño terminado
 Costos Unitarios
 Provenientes de contratistas
 Fletes
 Escalatorias
 Precio base
 Revisión final al 95% del diseño

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 Control de Costos
Control de materiales
 Cantidades
 Tiempos de envió
 Almacenamiento en la obra

Considerarse:
 Sistema de control y de registro
 Experiencia en el control
 Revisión periodica de los procedimientos
 Holguras en las cantidades de materiales
 Comparar cantidades....

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Control de Costos

Control de Cambios

 Si los cambios no son identificados y estimados a tiempo, y de

manera eficiente, el proyecto estará fuera de control desde el
punto de vista de los costos

 Considerarse en contingencias

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Control de Costos

Autorización de Cambios:

 Incluirse en presupuesto
 Modificaciones en programa
 Reflejar el alcance
 Forma de Contratación: P. Alzado, PU. Y
Administración

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Control de Costos

Contenido
 Número y fecha
 Titulo y descripción
 Breve justificación
 Originen
 Categoria
 Impacto en programa
 Estimado de costos
 Aprobación

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Control de Costos durante la
Construcción
 Importante para el dueño en contratos por
administración...
 Constructoras
 Reportes de costos y control de estimaciones
 Conceptos a controlarse:
 Mano de obra directa
 Materiales
 Subcontratistas
 Indirecto de campo

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Control de Costos

Los primeros tres pasos:

 Código de cuentas
 Revisión de presupuesto
 Procedimientos para medir y determinar el %
completado

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 Control de Costos

Código de Cuentas:
 Control de costos
 Control contable
 Codigo que incluya:
 área física de trabajo
 elemento del costo : material, mano de obra, etc...
 Subdividir el elemento del trabajo...
 Otros elementos para control...
 Etc...

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 Control de Costos

Revisión del Presupuesto

 Obtener un estimado en base al diseño
definitivo.
 El nuevo estimado será la base para:
 Requerimiento de Mano de Obra
 Productividad laboral
 Pronosticos de costos
 Programa de obra
 Cálculo de % completado

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 Control de Costos

Cálculo del Porcentaje Completado

 Procesos para medir avance

 La Figura 1 muestra una gráfica típica de avance

de la construcción

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 Control de Costos

Métodos para calcular el % completado o de

avance:

 Ej: Si el concreto representa el 11% del total del proyecto y

se ha avanzado un 70% del concreto, entonces la
contribución al avance total del proyecto es el 70% del 11%
o sea el 7.7%
 Un aspecto crítico es la base para determinar el avance
físico

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 Control de Costos
 El 11% es usualmente determinado en base a avance físico
(Ej: ejemplo se van a colar 100 m3 y se han colado 70,
entonces el avance es el 70%)

 Este avance es cierto si los 70m3 corresponden a elementos

con las mismas características.... O en su caso habría que
subdividir y ponderar la actividad...

 Tabla 1 describe el proceso de determinación del %

completado del proyecto...

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 Control de Costos

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Control de Costos

Bases para la ponderación:

 Base para la ponderación son las horas

hombre...
 Desventajas de usar horas-hombre

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Control de Costos

Materiales
 Condición ideal. Materiales lleguen a la obra
cuando se necesiten y se depositen cerca del
punto de ejecución del trabajo...
 Usualmente se controlan en almacen de obra
 Control de almacen. Inventarios.
 Reducir sobrepedidos...

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 Control de Costos

 Costo Indirecto de Campo

 Construcciones temporales y Consumibles.

 Herramientas de Construcción.

 Supervisión.

 Sistema paralelo al sistema de costos directos

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Control de Costos

 Construcción Temporales y Consumibles

 Análisis en presupuesto.
 Renta de instalaciones (Ej: casetas)
 Personal en almacenes

 Control de costos y cantidades.

 Base presupuestal

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Control de Costos

Herramientas de Construcción:

 Herramientas menores
 Mantenimiento de maquinaría
 Consumos de la máquinas
 Vehículos de obra

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Control de Costos

Mano de Obra Indirecta:

 Organización de Campo
 Cantidades de personal
 Salarios de personal

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Control de Costos

Cambios en alcance
 Duración de la Obra
 Volumenes de Obra
 Ajustes de Costos

Retrabajo
 Errores de campo o de ingeniería
 Tiempos

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