Universidad Cooperativa de Colombia
“FACEACO”
Camila Andrea Porras Murcia
Kelly Tatiana Millán
Leidy Carolina Guaman Moncada
Brayan Nicolás Martínez Romero
Como se controlan los costos de un proyecto
Está Dirigido a Pablo Cesar Galvis
Universidad Cooperativa de Colombia
Villavicencio/Meta
Abril,
2019
El presupuesto y el control de costos de un proyecto
Gestionar los costos del proyecto incluye manejar los procesos relacionados
con estimar, presupuestar y controlar los costos de tal modo que se logre
terminar el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
Según La guía PMBOK, publicada por la Universidad Autónoma de Ciudad
de México (UACM), la estimación de los costos es un proceso que consiste
en el desarrollo de una aproximación de los recursos monetarios que se
necesitarán para completar las actividades que demandará el proyecto. Es
una predicción hecha sobre la base de la información que está disponible en
un determinado momento.
Un costo óptimo para el proyecto se logra, entre otros aspectos, tomando en
consideración el sopesar los costos y riesgos, tales como fabricar o comprar
un insumo o bien intermedio, comprar el local en lugar de alquilarlo, así como
el intercambio de recursos.
Los costos estimados no son montos inamovibles. Deben ser revisados y
ajustados en el transcurso del proyecto para que reflejen los detalles
adicionales en tanto estos se hacen disponibles. La estimación del costo
aumenta su exactitud conforme avanza el proyecto.
La determinación del presupuesto del proyecto, añade La guía PMBOK, es
un proceso que consiste en sumar los costos estimados de las actividades
individuales para establecer una línea base de costo. Esta línea base incluye
todos los presupuestos autorizados, pero excluye las reservas de gestión.
"Los presupuestos del proyecto constituyen los fondos autorizados para
ejecutar el proyecto. El desempeño de los costos del proyecto se medirá con
respecto al presupuesto autorizado", refiere la mencionada guía.
Por otro lado, controlar los costos es un proceso por el cual se monitorea la
situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar
cambios a la línea base de costo. Cuando se actualiza el presupuesto es
porque se debe haber registrado los costos reales en los que se ha incurrido
a la fecha. Cualquier aumento con relación al presupuesto autorizado sólo
puede aprobarse mediante el proceso denominado Realizar el Control
Integrado de Cambios.
"La clave para un control de costos efectivo es la gestión de la línea base
aprobada de desempeño de costos y de los cambios de línea base", señala
La guía PMBOK.
Acciones del control de costos
Asimismo, la mencionada guía precisa que el control de costos del proyecto
incluye:
Influir en los factores que producen cambios en la línea base de costo.
Asegurarse que todas las solicitudes de cambio se realicen
oportunamente.
Gestionar los cambios reales cuando y conforme suceden.
Asegurarse que los gastos no superen el financiamiento autorizado
para el proyecto, tanto por período como en el total.
Monitorear el desempeño de los costos para detectar y comprender las
variaciones con respecto a la línea base aprobada de costo.
Evitar cambios no aprobados en los informes sobre costos o utilización
de recursos.
Informar a los interesados acerca de los cambios aprobados y costos
asociados.
Realizar acciones para mantener los sobrecostos previstos dentro de
límites aceptables.
Controlar los costos del proyecto
El proceso de controlar los costos se encarga de supervisar el grado de
ejecución del presupuesto del proyecto, y controlar los cambios en la línea
base del rendimiento del coste. El control de costes del proyecto incluye:
• Influir sobre los factores que producen cambios en la línea base de
coste.
• Asegurarse de que las solicitudes de cambio de coste sean
aprobadas.
• Gestionar los cambios de costes a medida de que se produzcan.
• Asegurar que los posibles sobrecostes no excedan las restricciones
de la financiación autorizadas para el proyecto, tanto total como por
periodos.
• Realizar el seguimiento del desempeño de costes para detectar y
entender las variaciones con respecto a la línea base de coste.
• Registrar con precisión y pertinencia los cambios en la línea base de
coste.
• Evitar que se admitan cambios incorrectos, inadecuados o no
aprobados en el coste o en el uso de los recursos.
• Informar los cambios aprobados a los actores interesados
pertinentes.
• Actuar para mantener los sobrecostes esperados dentro de límites
aceptables.
Entradas
Plan para la Dirección del Proyecto. La línea base del desempeño
de costos, la cual se compara con los resultados reales para determinar
si es necesario implementar un cambio, una acción preventiva o
correctiva. Por otro lado, el plan de gestión de costos, que describe la
forma en que se gestionarán y controlarán los costos del proyecto
Datos sobre el Desempeño del trabajo. Recopilados durante el
proceso 4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto, a partir de
ellos se genera información sobre el desempeño del coste de los
trabajos.
Herramientas Y Técnicas
Gestión del valor ganado (EV). Método utilizado para la medición del
desempeño, el cual integra las mediciones del alcance del proyecto,
costo y cronograma. Este método se describe y explica con más detalle
en la entrada: Gestión del Valor Ganado
Pronósticos o Proyecciones de Costo. Según avanza el proyecto,
se realiza una proyección de la estimación a la conclusión (EAC). En
caso de que difiera del presupuesto hasta la conclusión (BAC) y éste
ya no es viable, se debe proyectar una EAC. Reestimación o predicción
de condiciones y eventos futuros.
Índice de Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI). Estimación
sobre cuánto se deben de ajustar los gastos para cumplir con el
presupuesto del proyecto aprobado.
Revisiones de Desempeño. Comparara el desempeño real del trabajo
del proyecto con la línea base del cronograma y a línea base de costos.
Análisis de reserva. Supervisa y controla las reservas o asignaciones
económicas para contingencias. En función de la identificación de
nuevos riesgos, de la revaloración de los ya identificados, de los costes
incurridos en los planes de contingencia activados hay que ajustar la
reserva de contingencia.
Software de gestión de Proyectos
Salidas
Información sobre del Desempeño del Trabajo. Valores calculados
del CV, SV, CPI y SPI.
Proyecciones del Presupuesto. Valores de una EAC calculada o de
una EAC ascendente.
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización
Solicitudes de Cambio. El análisis del rendimiento del proyecto puede
generar una solicitud de cambio de algún aspecto económico del
proyecto.
Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
Línea base del desempeño de costos
Plan de gestión de costos
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Gestión de costes de proyecto: ¿por qué es tan
importante?
La gestión de costes (Project Cost Management o PCM) es el proceso
de estimar, asignar y controlar los costes de un proyecto.Permite que las
empresas conozcan por adelantado los gastos y así reduzcan las
posibilidades de superar el presupuesto inicial.
Por tanto, la gestión de costes del proyecto comprende todo su ciclo
vital, desde la planificación inicial hasta su entrega, pasando por los
diferentes análisis intermedios que se realicen.
Habitualmente, y siguiendo las informaciones recogidas en el PMBOK, en la
gestión de costes de proyectos se distinguen cuatro etapas:
1.- Planificación del coste del proyecto
En primer lugar, es necesario conocer qué actividades se van a realizar. Una
vez se hayan tomado estas decisiones, se debe buscar información acerca
de los recursos necesarios para poder realizar esas acciones. Para ello,
es necesario recurrir a información histórica de proyectos similares realizados
por nosotros mismos o bien por otras empresas.
Lo idóneo sería poder recurrir a información de primera mano, bien porque
se trata de procesos realizados por nosotros mismos o bien porque
recurrimos directamente a la empresa que los realizó. En caso de que esto
no sea posible, se puede recurrir a información que se haya hecho pública
por parte de las empresas que ejecutaron estos proyectos.
2.- Estimación de los costes del proyecto
Una vez que se conocen las actividades que se van a realizar y los recursos
que son necesarios, es el momento de trasladar estos recursos a unidades
monetarias y temporales.
Para ello, existen múltiples métodos de estimación según la información
disponible. Una manera sencilla de estimar los costos de un proyecto
es establecer analogías con proyectos similares que se hayan realizado
recientemente. En caso de que éstos no existan, se deberá tomar un proyecto
más antiguo y realizar una corrección en función de los cambios económicos
que hayan podido producirse: oscilaciones en el cambio de divisas,
revalorización o depreciación de materias primas…
En caso de disponer de más información, se puede recurrir a modelos
paramétricos en los cuales los costes del proyecto se encuentran
representados matemáticamente.
Independientemente del sistema escogido, es fundamental contar con
métodos de monitorización de los costes a lo largo del proyecto. Esta
información permitirá realizar un ajuste constante y, por tanto, estimar el
presupuesto final con mayor exactitud y en tiempo real.
En la estimación de los costes de un proyecto también se debe considerar la
posible aparición de riesgos, la repercusión que pueden tener sobre el
conjunto del proyecto y la frecuencia con la que se pueden presentar al
respecto de este tema, te recomendamos que leas uno de nuestros artículos:
Problemas y soluciones útiles en la gestión de riesgos.
3.- Estimación de los presupuestos
El presupuesto comprende la suma de los costos estimados, calculados en
el paso anterior, con el calendario tiempo estimado para la realización del
proyecto. Así, el presupuesto da una imagen de los costes tanto económicos
como temporales totales del conjunto del proyecto.
La estimación de los costes es más completa si se definen apartados para
cada tarea o actividad concreta, teniendo en cuenta además el tiempo en
el que deberán desarrollarse.
Como resultado de esta etapa, se elabora una línea de referencia que se
utiliza como punto de partida para establecer la necesidad y adecuación
de las herramientas de control de coste que se explicarán a continuación.
4.- Control de los costes
El control de costes se realiza una vez que se ha puesto en marcha el proyecto.
Consiste en un monitorizar a diario, semanalmente o en los puntos de control que
se haya establecido, cuáles son los costes en ese momento y comparar con la
línea de base trazada, comprobando así si se ajustan o no a lo que estaba previsto.
Esta medición permite predecir los costes generales del proyecto y si se continuará
trabajando de la manera en la que se ha hecho hasta este momento.
El uso de herramientas informáticas específicas para realizar estas tareas en tu
empresa, puede hacer tu trabajo mucho más fácil.
Por ejemplo, en ITM platform, solución informática especializada en la
gestión de proyectos en la nube, contamos con funciones que te permiten
estimar el coste del proyecto en tiempo real. Además te muestran diferentes
escenarios en función de las medidas correctoras que se apliquen: totales,
si deseas que el proyecto termine con los costes previstos inicialmente; o
parciales, en las que evites la aparición de nuevos decalajes pero mantengas
el que ya se ha adquirido hasta ese momento.
Referencias
Sección "La guía PMBOK" publicada por la Universidad Autónoma de
Ciudad de México (UACM).
Morillo, M. M. C., & Pulido, D. Y. (Eds.). (2006). Diseño de un sistema
de acumulación de costos para la industria panadera. revista de
ciencias sociales vol. 12 (2), 2006. Recuperado de
https://ebookcentral.proquest.com
Toro, L. F. (2010). Costos abc y presupuestos : Herramientas para la
productividad. Recuperado de https://ebookcentral.proquest.com
Colectivo, D. A. (2009). Contabilidad de costos. conceptos y
aplicaciones para la toma de decisiones (2a. ed.). Recuperado de
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Polo, G. B. (2017). Contabilidad de costos en la alta gerencia : Teórico-
práctico. Recuperado de https://ebookcentral.proquest.com
Brojt, D. (2013). Project management : Un enfoque de liderazgo y
ejecución de proyectos en la empresa para aplicar el lunes por la
mañana. Recuperado de https://ebookcentral.proquest.com
