Coordinar actividades de

Talento Humano

Mara Fernanda Martnez

Dayanna Mateus
Daniela Cortes
Ficha: 1323945
GC-F-004 V.01
 Objetivo general

Dar a conocer las definiciones

de los temas explicados en el
ambiente mostrando as
nuestros conocimientos sobre
del tema.

GC-F-004 V.01
ORGRANIGRAMA

GC-F-004 V.01
1.Que es el organigrama

Un organigrama es la representacin de
la estructura de una empresa o
cualquier otra organizacin, incluyen las
estructuras departamentales y las
personas que las dirigen.

GC-F-004 V.01
 El organigrama es un modelo abstracto y
sistemtico que permite obtener una idea
uniforme y sinttica de la estructura formal
de una organizacin:

Desempea un papel informativo.

Presenta todos los elementos de
autoridad, los niveles de jerarqua y
la relacin entre ellos.

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 En el organigrama no se tiene que
encontrar toda la informacin para
conocer cmo es la estructura:

Todo organigrama tiene el compromiso

de cumplir los siguientes requisitos:

Tiene que ser fcil de

entender y sencillo de utilizar.
Debe contener nicamente
los elementos
indispensables.

GC-F-004 V.01
2.Elementos de un Organigrama

La divisin de funciones.
Los niveles jerrquicos.
Las lneas de autoridad y responsabilidad.
Los canales formales de comunicacin.
La naturaleza lineal o staff del
departamento.
Los jefes de cada grupo de empleados,
trabajadores, etc.
Las relaciones existentes entre los
diversos puestos de la empresa y en cada
departamento o seccin.
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3.Tipos de organigrama

1. POR SU NATURALEZA: Este grupo se

divide en tres tipos de organigramas:

Micro administrativos: Corresponden a una

sola organizacin, y pueden referirse a ella
en forma global o mencionar alguna de las
reas que la conforman.
Macro administrativos: Involucran a ms de
una organizacin.
Meso administrativos: Considera una o
mas organizaciones de un mismo sector de
actividad o ramo especifico.

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 2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en
cuatro tipos de organigramas:

Informativo: Se Analtico: Este tiene por

denominan as los finalidad el anlisis de
organigramas que se determinado aspectos del
disean con el objetivo comportamiento
de ser puestos a organizacional, como tambin
disposicin de todo de cierto tipo de informacin,
publico, es decir, como permite la visn macro o global
informacin accesible a de la misma, ya sean anlisis
personas no de presupuestos, distribucin
especializadas. de personal, etc.

GC-F-004 V.01
 Formal: Se defina cuando Informal: Se
representa el modelo de considera como tal,
funcionamiento planificado o
formal de una organizacin,
cuando representando
y cuenta con un instrumento su modelo planificado
escrito de su aprobacin. En no cuenta todava con
el sector publico pueden el instrumento escrito
abarcar hasta el nivel de de su aprobacin.
direccin general o su
equivalente en el sector
privado como en el nivel de
departamento u oficina.

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 3. POR SU AMBITO: Este grupo se divide en
dos tipos de organigramas:

Generales: Son aquellos

que contienen informacin
representativa de una
organizacin hasta
determinado nivel
jerrquico, segn su
magnitud y caractersticas.

GC-F-004 V.01
 Especficos:
Muestran en
forma particular
la estructura de
un rea de la
organizacin.

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 4. POR SU CONTENIDO: Este grupo se
divide en tres tipos de organigramas:
Integrales: Son
representaciones graficas de
todas las unidades
administrativas de una
organizacin y sus relaciones
de jerarqua o dependencia.
Estos organigramas
generales e integrales son
equivalentes.

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 Funcionales: Incluyen las
principales funciones que
tienen asignadas, adems de
las unidades y sus
interrelaciones. Este tipo es
de gran utilidad para
capacitar al personal y
presentar a la organizacin
en forma general.

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 De puestos, plazas y
unidades: Indican las
necesidades en cuanto a
puestos y el numero de
plazas existentes o
necesarias para cada unidad
consignada. Tambin se
incluyen los nombres de las
personas que ocupan las
plazas.

GC-F-004 V.01
 5. POR SU PRESENTACIN O DISPOSICN
GRFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de
organigrama.

Verticales: Presentan las

unidades ramificadas de
arriba abajo a partir del
titulas, en la parte superior, y
desagregan los diferentes
niveles jerrquicos en forma
escalonada. Son de uso
generalizado en la
administracin.
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 Horizontales: Despliegan las
unidades de izquierda a
derecha y colocan al titular
en el extremo izquierdo. Los
niveles jerrquicos se
ordenan en forma de
columnas en tanto que las
relaciones entre las unidades
se ordenan por lneas
dispuestas horizontalmente.

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 Mixtos: Este tipo de
organigrama utiliza
combinaciones verticales
para ampliar las posibilidades
de graficacin. Se
recomienda utilizarlos en el
cado de organizaciones con
gran nmero de unidades en
la base.

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 De Bloque: Son una variante
de los verticales y tiene la
particularidad de integrar un
mayor nmero de unidades
en espacios ms reducidos.
Por su cobertura, permiten
que aparezcan unidades
ubicadas en los ltimos
niveles jerrquicos.

GC-F-004 V.01
 Circulares: En este tipo de diseo
grafico, la entidad organizativa de
mayor jerarqua se ubica en el
centro de una serie de crculos
concntricos, cada unos de los
cuales representa un nivel distinto
de autoridad, que decrece desde el
centro hacia los extremos, el circulo
mas extenso, indica el menor nivel
de jerarqua de autoridad. Las
unidades de igual se ubican sobre
la misma, se unen por lneas.

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PERFIL DEL CARGO

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Qu es un perfil de cargo?

Es la relacin cargo, funcin y

responsabilidad como
tambin los componentes,
actitudinales habilidades y
destrezas que se requiere
para el desempeo.

GC-F-004 V.01
Qu es un perfil de cargo?

Es la relacin cargo, funcin

y responsabilidad como
tambin los componentes,
actitudinales habilidades y
destrezas que se requiere
para el desempeo.

GC-F-004 V.01
 Caractersticas:

Identifica las cualidades personales especficas para

desarrollar una tarea.
Comprende el tipo de empleado necesario en trminos de
habilidades fsicas, experiencia, educacin y otras
habilidades que una persona deber poseer para ser capaz
de desarrollar las tareas sealadas con anterioridad.
Tener las especificaciones del cargo y del perfil de su
ocupante, que debe contener los atributos psicolgicos y
fsicos necesarios para desempear el cargo considerado.

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Qu debe contener un perfil de
cargo?

Nombre del cargo.

Ubicacin del cargo en la estructura
organizacional.
Cargo superior al que reporta.
Cargos que supervisa.
Propsito del cargo.
Funciones del cargo.
Competencias del cargo.
Lneas de comunicacin internas y externas.

GC-F-004 V.01
 Qu debe contener un
perfil de cargo?
Nombre del cargo.
Ubicacin del cargo en la estructura
organizacional.
Cargo superior al que reporta.
Cargos que supervisa.
Propsito del cargo.
Funciones del cargo.
Competencias del cargo.
Lneas de comunicacin internas y externas.
GC-F-004 V.01
Para cada cargo es necesario
conocer:
Qu hace?
Cmo lo hace?
Para qu lo hace?
Cundo lo hace?
En cunto tiempo lo hace?
Por qu lo hace?
Con quin lo hace?
Para quin lo hace?
Con qu cuenta para hacerlo?
Con quien cuenta para hacerlo?
Qu debe saber para hacerlo?
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 FUNCIN:

Actividad bsica de un
puesto de trabajo fcilmente
observable como un todo por
ejemplo mecanografiar textos
y atender pblico, en un
cargo en secretaria.

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 OPERACIN

Es un componente bsico de la
funcin, forma parte de una serie de
pasos indispensables para realizar
lgicamente una funcin.

EJEMPLO: Alistar el papel, colocarlo

en la maquina de escribir, estableces
espacio y mrgenes etc.

GC-F-004 V.01
 JUSTIFICACIN

Explicacin o razn que el empleado

analizado aduce para realizar un
proceso en una determinada
secuencia.

EJEMPLO: Establecer los mrgenes

para mecanografiar un texto de acuerdo
con especificaciones determinadas, o el
tipo de correspondencia que utiliza.
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 RESPONSABILIDAD

Valor de la persona que le permite

reflexionar, administrar, orientar y
valorar las consecuencias de sus
actos.
Capacidad del ser humano para
reconocer las consecuencias de un
hecho realizado por l libremente y
con conocimiento de lo hecho.

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 La funcin, la operacin y la
justificacin responden a las
preguntas; QUE HACE,
COMO LO HACE y PARA
QUE PORQUE LO HACE
respectivamente.

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Al responder las preguntas de debe
tener en cuenta:
El grado de escolaridad.
La experiencia necesario para la ejecucin.
Los requisitos y requerimientos.
La responsabilidad que conlleva al desempeo de un
cargo.
Las condiciones de trabajo.
El esfuerzo mental y fsico que requiere su desempeo.
Los materiales que emplea; herramientas, instrumentos o
equipos.
El tiempo que consagra a cada actividad.
La informacin que maneja.
GC-F-004 V.01
Para la seleccin de los perfiles de
cargo existen varios mtodos:
Cuestionario: Consiste en una serie de
preguntas cuya correcta contestacin nos
dar la informacin que deseamos sobre
cada puesto (Se sugiere que los supervisores
de la encuesta revisen la informacin
consignada para corregir los errores que
pueda contener).

Observacin: Una persona diferente al

ejecutor de un puesto registra
cuidadosamente todas las actividades que
realiza un determinador operario para luego
redactar un informe.

GC-F-004 V.01
 Entrevista: Es de gran
utilidad cuando se utiliza como
elemento del mtodo de
observacin. Antes de iniciar
la entrevista es importante
que el entrevistador tenga
conocimiento del puesto.
Introspeccin: La misma
persona que ejecuta el puesto
analiza su trabajo y redacta un
informe que debe ser revisado
por su jefe inmediato.
Formulario: Se diligencia un
formato o cuestionario
previamente elaborado.
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MANUALES

GC-F-004 V.01
 Qu es el Manual de
funciones?

Es un documento normativo donde

se describe (las funciones, objetivos,
caractersticas, los requisitos y
responsabilidades de cada cargo
que se desarrolla).

GC-F-004 V.01
 Qu establece?

En este instrumento se
establecen las funciones y las
competencias laborales de los
empleados que conforman la
planta de personal.

GC-F-004 V.01
 Qu contiene?

Este instrumento contiene

el conjunto de normas y
tareas que desarrolla cada
funcionario en sus
actividades cotidianas.

GC-F-004 V.01
 Importancia

Facilita el proceso de induccin al personal.

Permite el perfeccionamiento y orientacin de las
funciones y responsabilidades del personal.
Determina las funciones especificas,
responsabilidad y autoridad de los cargos.
Proporciona informacin a los funcionarios y
servidores sobre sus funciones especficas.
Establece jerarqua y coordinacin para el
cumplimiento de las funciones.
GC-F-004 V.01
 Ventajas

Mayor facilidad en la
toma de decisiones.
La disciplina es fcil
de mantener.
Claridad y sencillez.
No hay fugas de
responsabilidad.

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Objetivo general

Describir con claridad

todas las actividades
de una empresa y
distribuir las
responsabilidades en
cada uno de los
cargos.

GC-F-004 V.01
 Objetivos especficos

Facilitar el proceso de seleccin del personal.

Identificas las necesidades de capacitacin y
desarrollo del personal.
Establecer las funciones encomendadas a cada
cargo.
Medio de integracin y orientacin al personal.
Proporcionar el aprovechamiento de los recursos
humanos.

GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
Formato

GC-F-004 V.01
 Qu es un Manual de
procedimientos?

Un manual de procedimientos
es el documento que contiene
la descripcin detallada de
actividades que deben seguirse
en la realizacin de las
funciones de una o ms
unidades administrativas.

GC-F-004 V.01
 Qu contiene?

El manual incluye adems los puestos o unidades

administrativas que intervienen precisando su
responsabilidad y participacin.
Suelen contener informacin y ejemplos de
formularios, autorizaciones o documento
necesarios, maquinas o equipo de oficina a utilizar y
cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto
desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

GC-F-004 V.01
 En el se encuentra registrada y transmitida sin
distorsin la informacin bsica referente al
funcionamiento de todas las unidades
administrativas.
Contiene la descripcin precisa de cmo deben
desarrollarse las actividades de cada empresa.
Ha de ser un documento interno, del que se
debe registrar y controlar las copias de los
mismos se realizan.

GC-F-004 V.01
 Utilidad

Para informar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y

evitar su alteracin arbitraria.
Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o
errores.
Facilita las labores de auditora, evaluacin del control interno y su
evaluacin.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben
haces y cmo deben hacerlo.
Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicaciones.
Para conocer el funcionamiento interno de la empresa.
Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.

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Formato
INICIO

ACTIVIDAD

DESICIN

FIN

CONECTORES

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 Qu es un Manual de
procesos?

Es una herramienta necesaria para el aseguramiento de la

calidad en los servicios o productos que se ofrece en cada
secretaria, facilita la identificacin de los elementos bsicos
de los procesos, especifican los procedimientos que lo
integran ya sean insumos, clientes o usuarios de los
productos y servicios, los responsables del proceso, la
normatividad, as como los indicadores de xito que
determina si el cumplimiento con los estndares de calidad
especficos.

GC-F-004 V.01
 Objetivos

Extractar en forma ordenada, secuencial y

detallada las operaciones que se
desarrollan en los procesos y los
diferentes procedimientos que lo integran.
Definir los estndares de calidad de los
procesos de trabajo.
Establecer las polticas y lineamientos
generales que debern observarse en el
desarrollo de los procesos.
GC-F-004 V.01
Formato

GC-F-004 V.01
GRACIAS
GC-F--004
GC-F-004 V.01