EL

CONTROL
Lic. Francisco Javier Cristbal Gaitn

CONTROL EFECTIVO

El control, supervisa el progreso y ejecuta

los cambios necesarios. Cuando los
gerentes implementan sus planes, a
menudo se encuentran con que las cosas
no funcionan como se haba planeado. La
funcin
de
control
asegura
el
cumplimiento de las metas, esta funcin
formula y responde a la pregunta:
nuestros resultados actuales son
consistentes en relacin con nuestras
metas? y hacen ajustes segn se
necesite.

CARACTERISTICAS DE UN CONTROL EFECTIVO:

Controlar las actividades adecuadas.

El control debe ser oportuno.
El control debe ser efectivo en costo.
El control debe ser preciso.
El control debe ser aceptado.

PASOS DEL PROCESO DE CONTROL

El control es un proceso cclico

compuesto de cuatro fases:
Establecimiento de estndares o
criterios.los
estndares
representan las normas que guan las
decisiones.
Observacin del desempeo.- para
controlar el desempeo es necesario
conocer algo respecto a este.

Comparacin del desempeo con el estndar

establecido.- toda actividad experimenta
alguna variacin, error o desviacin. Es
importante determinar los lmites de esa
variacin aceptada como normal o deseable. No
toda variacin exige correcciones; solo aquellas
que sobrepasan los lmites normales.
Accin correctiva.- El objetivo del control es
mantener las operaciones dentro de los
estndares establecidos para conseguir los
objetivos de la mejor manera. Las variaciones,
errores o desviaciones deben corregirse para
que las operaciones se normalicen.

TIPOS DE CONTROL

CONTROL PRELIMINAR O CONTROL

PREVIO.- En vez de esperar los
resultados y compararlos con los
objetivos, es posible ejercer una
influencia controladora limitando las
actividades por adelantado.
CONTROL CONCURRENTE.- consiste
en la supervisin permanente para que
las actividades, tareas y operaciones que
fueron determinados en el control
previo, se ejecuten tal como fueron
programadas.

CONTROL DE RETROALIMENTACION
O POSTERIOR.- Es el examen y
evaluacin de las actividades, tareas y
operaciones que fueron realizadas por el
personal, despus que estas han sido
ordenadas y programadas.

CONTROL FINANCIERO

Los gerentes usan una serie de mtodos y

sistemas de control para enfrentar los distintos
problemas y elementos de sus organizaciones.
Estos mtodos y sistemas pueden adoptar
muchas formas y pueden estar destinados a
diversos grupos. Los controles financieros
tienen una importancia especial, pues el dinero
es fcil de medir y cuadrar.

ESTADOS FINANCIEROS
Los estados financieros se usan para seguir la pista del valor
monetario de los bienes y servicios que entran y salen de la
organizacin. Ofrecen una forma de vigilar tres condiciones
financieras bsicas de la organizacin:
1.- Liquidez: La capacidad para convertir los activos en dinero,
con objeto de cumplir con las obligaciones y las
necesidades
financieras corrientes.

2.- Situacin Financiera General: El equilibrio a largo

plazo
entre el endeudamiento y el capital contable (los activos que quedan
despus de descontar los pasivos).

3.- La Rentabilidad: La capacidad para obtener

utilidades, en
forma constante a lo largo de un periodo.

BALANCE GENERAL. El mensaje del

balance general es: sta es la situacin
financiera de la organizacin en este
momento en particular. En su forma ms
simple, el balance general describe a la
empresa en trminos de sus activos,
pasivos y capital contable.
ESTADO DE RESULTADOS. As como el
balance describe la situacin financiera de
una empresa en un momento dado, el
estado
de
resultados
resume
el
desempeo financiero de la empresa
dentro de un intervalo.

FLUJOS DE EFECTIVO: FUENTES Y USOS DE

LOS ESTADOS DE FONDOS. Adems del
balance general y el estado de prdidas y
ganancias normales, muchas empresas presentan
los datos financieros en forma de un estado de
flujo de efectivo o un estado de fuentes y usos de
fondos.

CONTROL PRESUPUESTARIO

Los presupuestos son estados cuantitativos

formales de los recursos que se separan a fin de
realizar actividades proyectadas para determinados
periodos. Por tanto, se usan como medio para las
actividades de la planificacin y el control en todos
los niveles de la organizacin. Existen varias razones
que explican el uso tan generalizado como son:
1.- Los presupuestos se presentan en trminos
monetarios, los cuales se pueden usar fcilmente
como comn denominador para una amplia gama
de actividades de la organizacin, por ejemplo,
contratacin y capacitacin del personal, compras
de equipo, produccin, publicidad y ventas.

2.- El aspecto monetario de los presupuestos

significa que pueden transmitir informacin, en
forma directa, sobre un recurso fundamental
para la organizacin, el capital, y sobre una meta
fundamental de la organizacin, las utilidades.
Los
presupuestos
establecen
normas
de
desempeo, claras y definidas, para un ciclo de
tiempo establecido, por regla general, un ao.

TIPOS DE PRESUPUESTOS

Los presupuestos de las organizaciones son

de dos tipos: presupuestos de operaciones y
presupuestos financieros.
PRESUPUESTOS DE OPERACIONES.
Los tipos ms comunes de presupuestos de
operaciones son los presupuestos de
egresos, los de ingresos y los de
utilidades.

Presupuesto de egresos: Existen dos tipos de

presupuestos de egresos, uno para cada uno de
los dos tipos de centros de egresos; los
presupuestos programados de costos y los
presupuestos de costos discrecionales.

 Los presupuestos programados de

costos: se suelen usar en las
plantas fabriles, pero pueden ser
usados por cualquier unidad de la
organizacin cuyos productos se
pueden medir con exactitud.
Los
presupuestos
de
costos
discrecionales: se suelen usar en
los centros de egresos como
departamentos de administracin,
asesora
jurdica,
contabilidad,
investigacin
y
otros
cuyos
productos no se pueden medir con
exactitud.

 Presupuesto
de
ingresos:
Los
presupuestos de ingresos sirven para
medir la eficacia de la mercadotecnia
y las ventas.

Presupuestos de utilidades: Un
presupuesto de utilidades combina los
presupuestos de costos y de ingresos
en un solo documento, el cual es usado
por los administradores responsables
de los ingresos y los egresos de sus
unidades.

2.- PRESUPUESTOS VARIABLES Y

FIJOS. Uno de los problemas de los
presupuestos es que, con frecuencia, son
inflexibles. Por tanto, podran resultar
inadecuados
para
situaciones
que
cambian en forma ajena al control de las
personas que hacen el presupuesto.

Costos fijos: Los costos fijos son aquellos

que no se ven afectados por la cantidad de
trabajo que se realiza en el centro de
responsabilidad.

 Costos
variables: Los costos
variables son los gastos que varan
directamente de acuerdo con la
cantidad de trabajo realizada.

Costos semivariables: Los costos

semivariables son los que varan con
el volumen del trabajo realizado,
pero no de manera directamente
proporcional.

SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL (SIG)

Se entender por Sistema de Informacin

Gerencial (SIG), como un mtodo formal que
permite poner a disposicin de los gerentes la
informacin exacta y oportuna que necesitan
para un proceso de toma de decisiones ms fcil

INFORMACIN DIFERENTE PARA DIFERENTES NIVELES ADMINISTRATIVOS

El SIG de una organizacin debe proporcionar

informacin a administradores con tres niveles
de responsabilidad: control de operaciones,
control
administrativo
y
planificacin
estratgica.
Control de Operaciones: El SIG para el
control de operaciones debe ofrecer
informacin muy exacta y detallada todos los
das o semanas.

 Mandos Medios: Los gerentes de

mandos medios, por ejemplo los
jefes
de
divisin,
estn
interesados por la actuacin
presente y futura de sus unidades.

Alta Direccin: En el caso de la

alta direccin, el SIG debe
proporcionar informacin para la
planificacin estratgica y el
control administrativo.