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01.

MODELO DE EXCELENCIA PARA IMPLEMENTAR Y AUDITAR UN SISTEMA DE


GESTIÓN DE ACTIVOS BASADO EN PAS-55
Alfonso de Jesús Quintero Bueno
alfonsoquinterobueno@gmail.com

RESUMEN
PALABRAS CLAVES: Gestión de activos. LA GESTIÓN DE ACTIVO EN
PAS-55. Mantenimiento. Ciclo de vida. COLOMBIA.
Auditoría. Benchmarking. Estrategia.
Modelo de Excelencia.
En los últimos cinco años, empresas
consultoras extranjeras han dictado en
Maximizar la utilización de los activos
Colombia seminarios sobre Gestión de
físicos es un factor determinante en las
Activos y ha empezado a divulgarse las
estrategias de productividad y
especificaciones PAS-55
competitividad, contribuye
significativamente a cumplir los objetivos
Se percibe el interés de empresas del sector
del plan estratégico organizacional y a
eléctrico y petrolero en implementar sistemas
generar valor de manera sostenible para los
integrados de gestión de activos, pero no se
accionistas y demás partes interesadas.
conoce a la fecha de empresas que se hayan
certificado en PAS-55
El desarrollo de este documento está
soportado en el cuerpo de conocimiento
desarrollado el Institute of Asset Management DEFINICIONES
(IAM), particularmente en las
Especificaciones Disponibles al Público
PAS-55 (Publicly Available Specificaction):
conocidas como PAS-55 (Publicly Available
“Es la especificación British Standard
Specification).
disponible al público para la gestión
optimizada de activos físicos, ésta provee las
Uno de los aspectos importantes que se tratan
definiciones claras y las especificaciones de
en este documento es la conceptualización y
28 requerimientos para establecer y auditar
desarrollo del Modelo de Excelencia de
un sistema de gestión integrado y optimizado
Gestión de Activos, una visión estratégica de
a lo largo del ciclo de vida para todo tipo de
la gestión de activos basada en PAS 55 y en
activos físicos”[1].
el concepto de mapas estratégicos.
Gestión de activos:
EVOLUCIÓN DEL LA GESTIÓN DE El Institute of Asset Management la define
ACTIVOS (ASSET MANAGEMENT) como las “Actividades coordinadas,
sistemáticas y prácticas a través de las cuales
una organización gestiona óptima y
El enfoque de gestión integrada de activos
sosteniblemente sus activos y sistemas de
nace en la década de 1980 en el sector de
activos, el desempeño asociado, riesgos y
petróleo y gas del mar del norte y en el sector
gastos durante su ciclo de vida con el
público de Australia.
propósito de lograr un plan estratégico
organizacional” [2].
En el año de 1993 se funda el Institute of
Asset Management, organizaciones líder a
La European Federation of National
nivel mundial que publicó en el año 2004 las
Maintenance Societies (EFNMS) la define
especificaciones PAS-55 y posteriormente en
como “La gestión óptima del ciclo de vida de
el año 2008 publicó una versión actualizada.

1
01.
los activos físicos para lograr de manera
sostenible los objetivos establecidos por el
negocio” [3]

Ciclo de vida:
“Es el intervalo de tiempo que comienza con
la identificación de la necesidad de un activo
y termina con la puesta fuera de servicio del
activo o de cualquier responsabilidad
asociada” [2]

Fig. 1. [2]
BENEFICOS DE LA GESTIÓN DE
ACTIVOS.
ENFOQUE Y CONTEXTO DEL NEGOCIO
Entre los beneficios más representativos se DE PAS-55 EN RELACIÓN A LA
puede mencionar: CATEGORÍA DE ACTIVOS.
 Satisfacción del cliente
 Mejora en seguridad, salud y La gestión de activos se centra en los activos
ambiente físicos y considera también la interacción con
 Optimización del retorno sobre la los activos humanos, activos de información,
inversión activos intangibles y activos financieros.
 Mejora en la planeación a largo plazo Véase Figura N° 2.
 Capacidad para determinar la mejor
opción para invertir el dinero
 Evidencia para demostrar el
acatamiento a requerimientos legales
y regulatorios
 Manejo optimizado de los riesgos y
del gobierno corporativo
 Una reputación corporativa mejorada
 Habilidad para demostrar que el
desarrollo sostenible se toma en
cuenta a lo largo del ciclo de vida.

ATRIBUTOS DE LA GESTIÓN DE
ACTIVOS
Fig. 2 [2]
La gestión integral de activos considera
aspectos relevantes como la gestión de
riesgos y la sustentabilidad a lo largo del NIVELES DE ACTIVOS Y SU GESTIÓN
ciclo de vida de los activos. Su enfoque es
sistémico, sistemático y holístico. Según la complejidad de la organización, los
activos se pueden organizar y gestionar por
Una característica clave de un buen plan de niveles pero regidos dentro de un sistema
gestión de activos debe incluir las integrado de gestión de activos. Véase la
actividades específicas para optimizar: figura 3
costos, manejo de riesgo y desempeño de
activos. Véase Figura N° 1.

2
01.
• Los procesos: la manera en que se hacen
las cosas para lograr resultados deseados
y sostenibles, manejo del cambio
• El conocimiento: datos, sistemas de
información, conocimiento,
estandarización del conocimiento
• La estructura organizacional: roles y
responsabilidades, alianzas con
proveedores
• Los activos físicos: tecnología,
Fig. 3 [4] actividades del ciclo de vida de los
activos (adquirir, operar, mantener y
ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE abandonar).
GESTIÓN DE ACTIVOS • La estrategia: misión, visión, valores,
política, planeación estratégica, objetivos
Un sistema de gestión de activos se diseña estratégicos
principalmente para apoyar el cumplimiento • Los riesgos: identificar, evaluar y tratar
del plan estratégico organizacional y para los riesgos
cumplir con las expectativas de todas las • Los costos y resultados: costos de
partes interesadas. El modelo de gestión de adquirir (Capex) y operar (Opex),
activos propuesto por PAS-55 está basado en resultados para las partes interesadas
el ciclo PHVA, lo cual posibilita a las • La mejora continua y desempeño:
organizaciones alinear o integrar su sistema investigar las fallas e incidentes,
de gestión de activos con otros sistemas cumplimiento legal, revisión y auditoría,
integrales de gestión. Véase la figura 4. acciones preventivas y correctivas,
desempeño del negocio, mejora continua

Los requerimientos y recomendaciones para


la implementación del sistema de gestión de
activos que a continuación se mencionan son
tomados de las especificaciones PAS 55-2:
2008. Estos requerimientos están
estructurados de manera que pueden
alinearse e integrarse con otros sistemas de
gestión como ISO 9001, ISO14001 y
OHSAS 18001. Consistente con lo anterior,
los requerimientos de PAS 55 están
organizados siguiendo la estructura del ciclo
PHVA (Panificar, Hacer, Verificar, Actuar
Fig. 4 [2]
para corregir).

GUÍA PARA IMPLEMENTAR UN MODELO DE EXCELENCIA EN


SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS GESTIÓN DE ACTIVOS

Para implementar un sistema de gestión de La capacidad de gestión de activos de la


activos se requiere trabajar de manera organización y el desarrollo de esta
integral especialmente en: capacidad puede ser descrita en términos del
• Las personas: liderazgo, competencias, desarrollo de madurez. Una organización que
destrezas, actitudes, comunicación, desarrolla los niveles adecuados de madurez
cultura organizacional en la gestión de activos logra resultados
económicos sostenibles. Esto es lo que se

3
01.
conoce como la excelencia de gestión de lograr la excelencia en la gestión de sus
activos, y que no necesariamente significa activos físicos.
que la organización es de clase mundial en
todos los aspectos de la gestión de activos, El centro del modelo es el plan estratégico
sino que ha desarrollado sus capacidades de organizacional, alrededor del cual deben
gestión de activos a los niveles adecuados de armarse y alinearse de forma armonizada
madurez basado en sus prioridades y todos los procesos. El primer nivel del
objetivos del negocio. modelo lo conforman los procesos núcleo,
son los procesos de la perspectiva interna del
Basado en un análisis bibliográfico y en la negocio donde se genera valor. El segundo
experiencia del autor, los veintiocho nivel son los procesos habilitadores
requisitos de PAS 55 se han estructurado en esenciales para la implementación exitosa del
diez pilares y se ha definido un modelo sistema de gestión de activos. Tanto en PAS
conceptual de excelencia para la gestión 55 como en los mapas estratégicos de Kaplan
integral de un sistema de gestión de activos. y Norton coinciden en indicar que para
Véase la figura 5. implementar una estrategia de negocio o una
estrategia de gestión de activos y lograr la
sostenibilidad y generación de valor se
requiere liderazgo y compromiso, disciplina
organizacional, trabajo en equipo,
alineamiento estratégico y una cultura de
gestión de activos en todos los niveles de la
organización, este concepto está representado
por el nivel exterior del modelo.

DIEZ PILARES DE LA GESTIÓN DE


ACTIVOS
El Modelo de Excelencia en Gestión de
Activos propuesto está alineado con las
siguientes normas y especificaciones
internacionales:

Fig. 5

Al igual que sucede con los mapas


estratégicos, el modelo conceptual de
excelencia en gestión de activos que se
propone es una representación visual que
ayuda a describir el enfoque integral de la
gestión de activos. A continuación se presentan los diez pilares y
los elementos que lo componen:
La gestión de activos es una visión holística
que unifica las diferentes partes de una 1. ESTRATEGIA DE GESTIÓN DE
organización para buscar el cumplimiento de
ACTIVOS:
los objetivos estratégicos. El modelo
propuesto cumple con los principios y 1.1 Requerimientos generales
atributos establecidos por PAS 55, representa 1.2 Política de gestión de activos
la integración e interrelación de los proceso 1.3 Estrategia de gestión de activos
claves que posibilitan a una organización 1.4 Objetivos de gestión de activos

4
01.
1.5 Administración del sistema de gestión de 4.6 Gestión del desempeño de los activos
activos (APM)
4.7 Acción preventiva y correctiva
2. PLANES DE INVERSIÓN Y DE 4.8 Mejora continua
GESTIÓN DE LOS ACTIVOS:
2.1 Portafolio de inversiones y reposición de 5. GESTIÓN EN HSE:
activos 5.1 Administración del sistema de HSE
2.2 Maduración y gestión de proyectos de 5.2 Gestión de la seguridad de los procesos
inversión (PSM)
2.3 Planes de inspección y mantenimiento 5.3 Investigación de incidentes
(RCM, RBI, CBM, NDT) 5.4 Autorizaciones de trabajo no rutinario
2.4 Planes para mejorar la confiabilidad y 5.5 Preparación para emergencias
efectividad global de los activos 5.6 Análisis de peligros del proceso
2.5 Planes para optimizar el costo total de
propiedad o el impacto total del negocio 6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:
2.6 Gestión de los costos y el presupuesto 6.1 Estructura, autoridad y responsabilidad
2.7 Planes de optimización del uso de la 6.2 Contratación de las actividades de gestión
energía de activos
6.3 Manejo y procura de materiales
3. GESTIÓN DEL CICLO DE VIDA DE
LOS ACTIVOS: 7. GESTIÓN DE LAS PERSONAS Y DEL
3.1 Puesta en marcha de nuevos activos y CONOCIMIENTO:
seguridad de pre-arranque 7.1 Adiestramiento, conciencia y
3.2 Implementación de los planes de mejora competencia
y optimización de los activos 7.2 Comunicación, notificación y consulta
3.3 Programación y ejecución del 7.3 Participación de los empleados
mantenimiento de los activos 7.4 Protección del secreto comercial y
3.4 Control operacional de los activos acuerdos de confidencialidad
3.5 Utilización de los activos
3.6 Respuesta a incidentes 8. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN:
3.7 Puesta fuera de servicio y/o 8.1 Sistema de información de los activos
desmantelamiento de los activos (EAM)
3.8 Herramientas, instalaciones y equipos 8.2 Información de seguridad del proceso
8.3 Documentación del sistema de gestión de
4. GESTIÓN DEL DESEMPEÑO DE LOS activos
ACTIVOS: 8.4 Gestión y control de la información
4.1 Monitoreo del desempeño y de la 8.5 Registros
condición 8.6 Procedimientos y prácticas de operación
4.2 Investigación de fallas, incidentes y no y mantenimiento de los activos
conformidades relacionadas a los activos
(RCA) 9. GESTIÓN DEL RIESGO DE LAS
4.3 Ingeniería de confiabilidad OPERACIONES:
4.4 Integridad mecánica y aseguramiento de 9.1 Proceso para el manejo del riesgo
la calidad 9.2 Metodología para el manejo del riesgo
4.5 Medición y análisis de KPI´s 9.3 Identificación y evaluación de riesgos

5
01.
9.4 Uso y mantenimiento de la información la organización dependen de la criticidad de
sobre riesgos de los activo los activos (baja, media, alta) y de la
9.5 Desarrollo sustentable complejidad del enfoque de gestión de
activos que se requiera (bajo, medio alto). No
9.6 Cambio climático
es lo mismo administrar los activos de una
9.7 Administración de los riesgos de las central nuclear que los de una industria
operaciones manufacturera.
9.8 Gestión del cambio en la tecnología, las
personas y los activos Metodología de evaluación PAS 55. La
metodología de evaluación de la gestión de
10. REVISIÓN Y AUDITORÍA: activos definida por The Institute of Asset
(IAM) Management aplica para cualquier tipo
10.1 Requerimientos legales y otros
de organización donde los activos físicos son
requerimientos claves o un factor crítico para alcanzar las
10.2 Evaluación del cumplimiento legal y metas del negocio.
regulatorio
10.3 Auditorias de cumplimiento del sistema La información que aquí se presenta es una
de gestión de activos traducción de algunos apartes de la
10.4 Revisión de la gerencia metodología definida por el IAM.

Ser capaz de demostrar el cumplimiento de


METODOLOGÍA PARA EVALUAR EL los requisitos especificados en PAS 55: 2008
SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS es una prueba tangible de que los activos se
están gestionando de manera optimizada. Es
PAS 55 1 contiene los requisitos básicos, una forma de evidenciar que se están
buenas prácticas (Good Practice), contra los combinando correctamente las respuestas a
cuales puede ser evaluada la capacidad de los requisitos de corto plazo con el
gestión de activos de una organización. Con cumplimiento sostenible de los objetivos a
base en los resultados se diseñan los planes largo plazo. Esto garantiza a los clientes,
de mejora y se determina el mapa de ruta propietarios, empleados, reguladores y otras
para lograr el cumplimiento de los requisitos partes interesadas que el negocio está en
que le permitan certificar el sistema de buenas manos.
gestión acorde con PAS 55. La organización
puede seguir desarrollando sus capacidades Muchas organizaciones han encontrado que
más allá de los requisitos de PAS 55 hasta realizar un análisis de brechas contra los
lograr estandarizar sus mejores prácticas requisitos establecidos en el PAS 55 les
(Best Practice) o incluso llegar a clase permite identificar oportunidades de mejora y
mundo (World Class). construir un plan de mejora priorizado. Esto
conduce a una mejora real en lo esencial y a
El grado de cumplimiento de los requisitos menudo puede permitir el cumplimiento de
permite determinar el nivel de madurez de las metas del negocio con mayor eficiencia y
la capacidad en la gestión de activos de la eficacia.
organización y realizar benchmark con otras
organizaciones del mismo sector de negocio. Origen de la metodología de evaluación de
PAS 55. La metodología de evaluación fue
desarrollada en conjunto con un grupo de 29
MEDICIÓN DE LA MADUREZ DE LA patrocinadores del Reino Unido y otros
CAPACIDAD DE GESTIÓN DE ACTIVOS países de una amplia gama de sectores
industriales. Los patrocinadores fueron los
Elección de las prácticas de gestión de principales directores de infraestructura de
activos. El conjunto de prácticas de gestión
de activos más apropiadas que debe adoptar

6
01.
activos, los consultores de gestión de activos gráficas permiten a la organización
y proveedores de servicios. profundizar aún más en los resultados.

La metodología estuvo inicialmente


disponible para uso exclusivo de este grupo
de organizaciones patrocinadoras. La
metodología se ha mejorado recientemente
por el IAM, con los comentarios de este
grupo de organizaciones y la incorporación
de los cambios de la nueva PAS 55: 2008.

Que hace la metodología de evaluación.


La metodología contiene una serie de
preguntas para explorar la madurez de la
capacidad de gestión de activos de una
organización a través de todos los elementos
del PAS 55: 2008.
Fig. 7
Cada conjunto de preguntas y respuestas se
compone de: CONCLUSIONES
• Cinco posibles respuestas asociadas con
cada nivel de madurez. • Implementar un sistema de gestión
• Una guía específica sobre por qué se hace integral de los activos físicos ayuda a las
la pregunta, quien deber ser capaz de dar organizaciones a maximizar la
respuesta a la pregunta y la evidencia que productividad de los procesos
podría ser revisada para ayudar con la productivos y a mejorar la competitividad
evaluación del nivel de madurez. de su negocio.

El IAM ha diseñado una metodología de • El termino gestión de activos en


evaluación que incluye una guía de preguntas ocasiones se usa para hacer referencia al
específicas en cada nivel de madurez. Ver mantenimiento, tal vez con el fin de
figura 6. enaltecer el nivel profesional de la
función mantenimiento; sin embargo,
esto constituye una visión estrecha y
limitada. El mantenimiento (Asset care)
es solo una parte de la gestión de activos.
Madurez Nivel 0 Madurez Nivel 1 Madurez Nivel 2 Madurez Nivel 3 Madurez Nivel 4


La organización Uso de los

Los elementos
requeridos por
tiene una
comprensión
básica de los
La organización
tiene una buena
comprensión de
Todos los
elementos de
procesos y
enfoques que van
más allá de los
En Colombia no se conoce de
PAS 55 están en su
PAS 55 no existen.
La organización
está en proceso de
requisitos de
PAS 55. Está en el
proceso de decidir
PAS 55. Se ha
decidido cómo los
elementos de
lugar, se están
aplicando y están
requisitos de
PAS 55. Empujando
los límites del
organizaciones que hayan certificado su
integrados. Solo
PAS 55 se aplicarán desarrollo de la
desarrollo y
comprensión de
PAS 55
cómo los
elementos de
PAS 55 se aplicarán
y trabaja en el
avance de la
pueden existir
inconsistencias
gestión de activos
para desarrollar
sistema de gestión de activos respecto a
menores
y ha comenzado a implementación nuevos conceptos
aplicarlos e ideas. PAS 55. En los sectores minero-
Fig. 6 energéticos y de servicios públicos existe
una gran oportunidad de mejora si se
Resultados de la metodología. La implementa un Modelo de Excelencia de
metodología de evaluación presenta unas Gestión de Activos.
gráficas las cuales permiten a la organización
ver los resultados de su evaluación, e • En un mundo globalizado donde existe
identificar donde tiene fortalezas y presión por la calidad, los costos, los
debilidades. Esto se muestra en los riesgos y el desempeño, auditar el
segmentos de una gráfica de radar…véase la desempeño de la gestión de activos e
figura 7…, que junto con otros tipos de identificar las brechas para implementar

7
01.
planes de mejora, es un aspecto BIBLIOGRAFÍA
fundamental para mejorar la
productividad y la competitividad. [1] DURAN, José Bernardo. Implementando
un plan de gestión integral de activos a lo
• Para las empresas que cotizan en bolsas largo del ciclo de vida. s.l. : [s.p.i.]
internacionales, implementar un sistema
de gestión integral de activos contribuye [2] INSTITUTE OF ASSET
positivamente al cumplimiento del Índice MANAGEMENT. Gestión de activos. Parte
de Sostenibilidad Dow Jones (Dow Jones 1: Especificaciones para la gestión
Sustainability Index-World). Este índice, optimizada de activos físicos, PAS 55-1:
reportado por la firma Suiza SAM 2008. [trad.] The Woodhouse partnership
(Sustainable Asset Management), es uno limited. [s.l.]: BSI, 2009
de los principales indicadores mundiales
para monitorear el desempeño financiero [3] EFNMS - EAMC. www.efnms.org. [En
de compañías líderes en términos de línea] [Citado el: 21 de Agosto de 2011.]
sostenibilidad corporativa en tres www.efnms.org/European-Asset-Mana
dimensiones: económica, social y
ambiental. [4] PAS 55 ASSET MANAGEMENT. [En
línea] [Citado el: 12 de 10 de 2011.]
• La gestión de riesgos es un factor clave www.pas55.net/spanish/whatis.asp.
en un sistema de gestión de activos.
[5] INSTITUTE OF ASSET
• Ser capaz de demostrar que los requisitos MANAGEMENT. [En línea] [Citado el: 12
especificados en PAS 55: 2008 se de 10 de 2011.] www.theiam.org
cumplen, es una prueba tangible para los
clientes, propietarios, empleados,
reguladores y otras partes interesadas de Alfonso de Jesús Quintero Bueno.
que el negocio está en buenas manos. Ingeniero en electromecánica, especialista en
gerencia de mantenimiento, profesional
• Un aspecto clave que debe cumplir el certificado CMRP. Coordinador de Ingeniería de
sistema de gestión de activos es su Mantenimiento y Confiabilidad en la
Superintendencia de Operaciones de Mares de
alineamiento con el plan estratégico Ecopetrol S.A
organizacional. E. Mail: alfonsoquinterobueno@gmail.com

• El grado de cumplimiento de los


requisitos de PAS 55: 2008 permite
determinar el nivel de madurez de la
capacidad en la gestión de activos de la
organización y realizar benchmarking
con otras organizaciones del mismo
sector de negocio.