GESTIN DE IMPAGADOS

1. LA GESTIN DE CLIENTES EN LA EMPRESA, DESDE EL PEDIDO HASTA EL INGRESO DEL PAGO.

RECORDAR LAS FASES DEL CICLO DE MADURACIN DE UNA EMPRESA INDUSTRIAL: APROVISIONAMIENTO FABRICACIN COMERCIALIZACIN Y DISTRIBUCIN PAGO A PROVEEDORES COBRO A CLIENTES LA LIQUIDEZ COMO ELEMENTO VITAL SLO SI SE COBRA A LOS CLIENTES SE PUEDE GENERAR BENEFICIO

2. INTRODUCCIN A LA SITUACION DE COBROS, IMPAGADOS Y MOROSIDAD EN LAS EMPRESAS ESPAOLAS

LA MOROSIDAD: PROBLEMA ENDMICO DE LAS EMPRESAS ESPAOLAS CONLLEVA INCAPACIDAD DE GENERAR TESORERA, CRISIS EN LA MISMA, PROBLEMAS DE FINANCIACIN DEL REALIZABLE, HASTA SITUACIN DE INSOLVENCIA TRANSITORIA O DEFINITIVA LA MOROSIDAD ESTA FURTEMENTE INFLUDA POR LOS CICLOS ECONMICOS: ES UN VIRUS QUE EN FASES DE PROSPERIDAD ECONMICA SE ENCUENTRA EN ESTADO DE HIBERNACION. EN TIEMPOS DE CRISIS SU PRESENCIA ES CONTINUA AUNQUE EL PERODO DE COBRO DEPENDE DEL PRODUCTO Y SECTOR ECONMICO DE REFERENCIA, EN ESPAA SE HAN CONSOLIDADO UNOS HBITOS DE PAGO MUY POR DEBAJO DE LA MEDIA EUROPEA

EL PLAZO MEDIO REAL DE COBRO ESTADSTICO EXISTENTE EN ESPAA ES DE 84 DAS, MIENTRAS QUE LA MEDIA EUROPEA ES DE TAN SOLO 54 EN EL CASO DE LAS PYME, LOS PLAZOS DE COBRO PUEDEN DILATARSE TODAVA MS, Y HAY SECTORES EN LOS QUE ENCONTRAMOS HASTA PLAZOS DE 120 Y 180 DAS CONSECUENCIA DE ELLO ES QUE LAS EMPRESAS ESPAOLAS CARGAN CON UNOS COSTES SUPERIORES, QUE AFECTAN GRAVEMENTE A SU COMPETITIVIDAD

3. CONSECUENCIAS DE TENER IMPAGADOS

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DAAN ENORMEMENTE LA ESTRUCTURA FINANCIERA DE LA EMPRESA PROVOCAN GASTOS: GASTOS BANCARIOS DE DEVOLUCIN DE EFECTOS GASTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA GESTIN DE LOS IMPAGADOS GASTOS EN RECOGIDA DE INFORMACIN FINANCIERA SOBRE CLIENTES GASTOS EN EMPRESAS DE RECOBRO GASTOS DE GESTIN DE COBRO, DESPLAZAMIENTOS, TELFONO, CORREO, PERSONAL.

DETERIORO DE LA IMAGEN ANTE LAS ENTIDADES BANCARIAS CONTAGIO DEL PROBLEMA O EFECTO DOMIN DESMOTIVACIN DEL EQUIPO DE VENTAS CREAN MAL CLIMA Y TENSIONES DENTRO DE LA EMPRESA FALSEAN LAS ESTADSTICAS DE FACTURACIN CON LAS VENTAS QUE NO SE COBRAN AUMENTO DE LOS PRECIOS AL REPERCUTIR EN LOS BUENOS CLIENTES EL COSTE DE LOS IMPAGADOS CONTRIBUYEN AL INCREMENTO DE PRECIOS QUE ACABA PAGANDO EL CONSUMIDOR FINAL

4. OPERACIONES Y DOCUMENTOS EN LA EMPRESA. LOS DOCUMENTOS DE COBRO E INTRUMENTOS DE PAGO

EL PRIMER PASO PARA RECLAMAR UN IMPAGADO SIEMPRE ES ACREDITAR LA DEUDA NO SIEMPRE EXISTE UN CONTRATO DE COMPRAVENTA O DE SERVICIOS LA FACTURA HA DE CONTENER TODOS LOS REQUISITOS OBIGATORIOS POR LEY, EN PARTICULAR, EL CONTENIDO DE LA TRANSACCIN, TIPO DE PRODUCTO O SERVICIO, SU PRECIO, Y FORMA Y PLAZO DE PAGO IMPORTANTE CONSERVAR JUSTIFICANTE DE PAGO, YA SEA UN RECIB SI SE HA EFECTUADO EN EFECTIVO, O UN JUSTIFICANTE BANCARIO SI SE HA REALIZADO TRANSFERENCIA.

5. CAUSAS MAS FRECUENTES QUE ORIGINAN LOS IMPAGADOS

LOS PRINCIPALES ENEMIGOS DEL COBRO RESIDEN MUCHAS VECES EN LAS PROPIAS EMPRESAS ACREEDORAS Y SON, POR LO GENERAL: LA INEFICACIA Y LA DESORGANIZACIN LA FALTA DE UN SISTEMA PRO-ACTIVO DE COBRO LA IMPLICACIN EMOCIONAL DEL ACREEDOR LA FALTA DE PERSONAL ESPECIALIZADO LA FALTA DE MEDIOS ADECUADOS Y PROGRAMAS INFORMTICOS DE GESTIN

EL PASO DEL TIEMPO ES EL PEOR ENEMIGO:

EL MOROSO CONSOLIDA SU POSICIN CON EL PASO DEL TIEMPO A MEDIDA QUE AUMENTA EL TIEMPO AUMENTA EL RIESGO DE INSOLVENCIA EL PASO DEL TIEMPO FAVORECE EL OLVIDO DEL ACREEDOR SI DEJAMOS PASAR DEMASIADO TIEMPO, OTRO ACREEDOR SE VA A ADELANTAR EL PASO DEL TIEMPO PUEDE PROVOCAR LA PRESCRIPCIN DE LA DEUDA

6. CMO RECONOCER LAS EXCUSAS DE UN MAL PAGADOR

ALEGACIONES CARACTERSTICAS: EXISTENCIA DE VICIOS O DEFECTOS EN LOS SUMINISTROS O SERVICIOS; FALLOS EN LA CALIDAD, CANTIDAD O SERVICIO COMETIDOS POR EL PROVEEDOR EL IMPORTE DE LA FACTURA NO ES CORRECTO ESTA PENDIENTE DE RECIBIR UN ABONO EL PROVEEDOR SE HA EQUIVOCADO EN EL NMERO DE CUENTA CORRIENTE NO TENEMOS LA FACTURA LA FACTURA NO ES CORRECTA LA FACTURA NO HA SIDO VERIFICADA

EL INSTRUMENTO DE PAGO YA HA SIDO ENVIADO O YA SE HA DADO LA ORDEN DE PAGO DEBE TRATARSE DE UN ERROR, ESTO YA ESTA PAGADO LA PERSONA QUE DEBE FIRMAR EST AUSENTE EL CONTABLE EST EN ESTE MOMENTO FUERA DE LA OFICINA.. LA FIRMA DEL CHEQUE ES MANCOMUNADA, SI SLO FIRMA UN DIRECTIVO NO SIRVE HAY UN PROBLEMA INFORMTICO NO QUEDAN CHEQUES EN EL TALONARIO

SE EST HACIENDO EL INVENTARIO LA EMPRESA EST INMERESA EN UN PROCESO DE FUSIN.

CRISIS TRANSITORIA DE TESORERA

RENOVACIN DE LA PLIZA DE CRDITO EL BANCO HA COMETIDO UN ERROR ..

7. EL RECOBRO DE IMPAGADOS POR PROCEDIMIENTOS AMISTOSOS

IMPRESCINDIBLE LA DETECCIN RPIDA DE CUALQUIER INCIDENCIA EN EL COBRO Y SU POSTERIOR ANLISIS

UNA VEZ SE HAYA DETECTADO EL IMPAGADO, SE LE ABRE UN EXPEDIENTE, UNA FICHA DE IMPAGADO, EN LA QUE APARECERN TODAS LAS GESTIONES MANTENIDAS CON ESE CLIENTE DISTINTOS PROCEDIMIENTOS DE COBRO EN FUNCIN DE LA TIPOLOGA DEL CLIENTE Y DE LA DEUDA. SEGMENTACIN DE LOS IMPAGADOS SEGN ESTOS CRITERIOS:

IMPORTE DE LA DEUDA ANTIGEDAD DEL IMPAGADO DOCUMENTACIN ACREDITATIVA DE LA DEUDA LOCALIZACIN GEOGRFICA PERSONALIDAD JURDICA DEL DEUDOR COMPORTAMIENTO DE PAGOS SOLVENCIA TAMAO

VOLUMEN DE COMPRAS

UNA VEZ SEGMENTADA LA CARTERA DE IMPAGADOS, SE PUEDE HACER UNA DISTRIBUCIN DE LA MISMA ENTRE EL PERSONAL DE LA EMPRESA EN CASO DE QUE NO EXISTA UN DEPARTAMENTO PROPIO DE GESTIN DE COBRO DE IMPAGADOS

ES PRECISO QUE EL GESTOR TENGA LAS RESPUESTAS A CINCO PREGUNTAS CLAVE QUE LE SERVIRN COMO BASE PARA DETERMINAR LAS POSIBILIDADES REALES DE RECUPERACIN DEL CRDITO:
CULES HAN SIDO LAS CAUSAS REALES DEL IMPAGADO? HASTA DNDE LLEGA LA VOLUNTAD DEL DEUDOR PARA PAGAR EL DBITO? CUL ES LA MORALIDAD Y ANTECEDENTES MERCANTILES DEL DEUDOR? CUL ES LA SOLVENCIA REAL (NO JURDICA) DEL DEUDOR? CUL ES LA LIQUIDEZ Y CAPACIDAD DE GENERAR FONDOS DEL DEUDOR?

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HAY TRES GRANDES SISTEMAS DE RECOBRO POR LA VA AMISTOSA CORRESPONDENCIA TELFONO VISITA PERSONAL

LOS VEREMOS UNO A UNO

CORRESPONDENCIA PUEDE TENER DISTINTAS FORMAS, EN FUNCIN DE LAS NECESIDADES Y SEGN LA TIPOLOGA DE CLIENTE Y CRDITO:

CARTAS DE RECLAMACIN CARTAS CERTIFICADAS FAX TELEGRAMA BUROFAX CORREO ELECTRNICO MENSAJES AL MVIL

USO DEL TELFONO LAS GESTIONES TELEFNICAS QUE SE HACEN SIN METODOLOGA DE TRABAJO, SIN CONTINUIDAD Y SIN HACER UN SEGUIMIENTO, TENDRN MUY POCA EFECTIVIDAD. EL SERVICIO DE RECOBRO TELEFNICO NO SE IMPROVISA, Y ES NECESARIO QUE EXISTA UNA PLANIFICACIN Y UN PERSONAL FORMADO AL RESPECTO ESTE SISTEMA TIENE VENTAJAS E INCONVENIENTES: VENTAJAS: COSTES RELATIVAMENTE BAJOS CON LA PROLIFERACIN DE MVILES SE LOCALIZA AL DEUDOR DE FORMA RELATIVAMENTE FCIL Y GIL

CONTACTO DIRECTO CON EL DEUDOR MEDIO INTERACTIVO PUEDE COGER POR SORPRESA AL DEUDOR Y TENER UN IMPACTO PSICOLGICO IMPORTANTE FACILITA EL CONTACTO CON CLIENTES MUY LEJANOS PERMITE HACER UN PRIMER BARRIDO DE TODOS LOS IMPAGADOS SISTEMA FLEXIBLE Y PERSONALIZADO HERRAMIENTA COMPATIBLE CON OTROS MEDIOS Y SIRVE PARA REFORZARLOS

INCONVENIENTES: PRDIDA DE GRAN PARTE DE LA COMUNICACIN HUMANA AL NO EXISTIR EL LENGUAJE NO VERBAL (GESTOS, EXPRESIONES, MIRADAS.)

HAY QUE MEDIR MUY BIEN LAS PALABRAS PARA QUE NO SEAN MAL INTERPRETADAS
RIESGO DE MAL ENTENDIDOS LAS DISTRACCIONES POR AMBAS PARTES SON FRECUENTES Y ES MAS FCIL DESCONECTARSE DE LA TAREA QUE SE REALIZA NO SE PUEDE DEMOSTRAR LA EXISTENCIA DE LA RECLAMACIN AL NO QUEDAR CONSTANCIA ESCRITA EL DEUDOR PUEDE CORTAR FCILMENTE LA COMUNICACIN EL MOROSO TIENE MS POSIBILIDADES DE ELUDIR EL CONTACTO

3. -

LA VISITA PERSONAL SUELE SER EL MEDIO MS COSTOSO Y MS EFICAZ PREPARACIN DE LA VISITA PERSONAL PERFIL DE LOS GESTORES DE CALLE MTODOS DE COMUNICACIN EN LA GESTIN PERSONAL: ESCUCHA ACTIVA ASERTIVIDAD EMPATA FEEDBACK

8. EL DEPARTAMENTO DE CRDITO Y DE COBRO.

EN MUCHAS OCASIONES ES EL PATITO FEO DE LOS DEPARTAMENTOS, POR LO DELICADO DE SU FUNCIN E INCLUSO DESAGRADABLE EN MUCHAS OCASIONES
QUIN DEBE ASUMIR LAS TAREAS DE RECOBRO?

PUEDE SER: EL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN Y CONTABILIDAD EL DEPARTAMENTO FINANCIERO EL DEPARTAMENTO COMERCIAL

NECESIDAD DE DISPONER DE UN DEPARTAMENTO ESPECIALIZADO DIFERENTE A LOS ANTERIORES

Aprender a cobrar deudas es algo que solo se concreta en la prctica, exponindose a muchas y variadas situaciones. ------El cobrar es pues todo un arte, donde se mezcla la psicologa, la sociologa, las finanzas, la contabilidad, la negociacin y hasta tcnicas de interpretacin teatral. Pere J. Brachfield