LINEAMIENTOS ARRENDAMIENTOS 2026
Los siguientes son los lineamientos para la suscripción de contratos de
arrendamientos para la vigencia 2026 establecidos desde la Dirección
Administrativa y Financiera, para su correspondiente trámite y cumplimiento de
conformidad con la normatividad legal vigente.
LINEAMIENTOS GENERALES
1. Las direcciones regionales realizarán la revisión, evaluación y aprobación de
las solicitudes de arrendamientos para la correspondiente vigencia, es decir,
que lo despachos regionales y centros de formación solo podrán arrendar los
inmuebles que sean aprobados por la Dirección Regional. Para aquellas
regionales en donde el ordenador del gasto funge como director regional y
subdirector de centro, las solicitudes de arrendamiento serán aprobados
directamente por ellos.
2. Los despachos de las Direcciones Regionales y de los Centros de Formación
deberán realizar el registro y cargue de la documentación y los formatos en
el aplicativo Tayana - módulo programación presupuestal – formulario de
arrendamientos, durante el periodo comprendido entre 21 de agosto hasta
el 17 de octubre de 2025.
3. Los despachos de las direcciones regionales y las subdirecciones de centro
deben suscribir los contratos de arrendamiento a través del SECOP II por un
periodo máximo de 11 meses y 15 días e informar y remitir a la Dirección
Administrativa y Financiera – Grupo Gestión de Inmuebles e Intangibles, los
enlaces del SECOP II en un periodo máximo de 10 días hábiles posteriores a
la suscripción de este.
4. El valor que se asignará al canon de arrendamiento para la vigencia 2026,
no puede superar lo establecido por la Dirección de Planeación y
Direccionamiento Corporativo, es decir, el 4% del valor del canon mensual
ejecutado por inmueble en el año 2025 y dentro este debe estar incluido el
pago de los servicios públicos, conectividad, servicio vigilancia, fumigación
y lavado de tanques de almacenamiento de agua de consumo humano.
5. Si es una nueva solicitud de arrendamiento que no estaba contratada en la
vigencia 2025, debe contemplar el valor promedio del metro cuadrado que
tiene contratado el despacho regional o centro de formación en el
municipio respectivo, sin excederlo. Para este caso los estudios y análisis del
sector deben ser enteramente necesarios y deben justificar la manera como
se estableció el valor del canon de arrendamiento.
6. Los Ordenadores del gasto de los despachos de las direcciones regionales, y
de los Centros de Formación deberán garantizar que los equipos y el personal
ubicado en las sedes arrendadas durante la vigencia del contrato cuenten
con las respectivas pólizas de seguros.
7. El inmueble que se vaya a arrendar debe cumplir con todas las condiciones
ambientales, físicas, técnicas y de infraestructura requeridas por el SENA y la
normatividad vigente. En caso de no contar con alguna de estas
condiciones, será responsabilidad del arrendador suplir dicha necesidad
previamente a la firma del contrato, sin que se genere reconocimiento
alguno por parte del SENA de las mejoras que se deriven de esta situación.
Esta adecuación debe ser verificada y aprobada por los ordenadores del
gasto.
8. Los Despacho regionales y centro de formación, deben evitar a toda costa
la figura jurídica de hechos cumplidos, entendidos estos como aquellos
negocios jurídicos materializados y que pueden generar obligaciones o
erogaciones que afecten recursos públicos, sin que previamente hayan
cumplido con las apropiaciones presupuestales para tal efecto.
9. Se debe dar cumplimiento con lo establecido en el artículo 5 del DECRETO
0199 DE 2024 y la normatividad que lo modifique, relacionado con el
arrendamiento y mantenimiento de bienes inmuebles, cambio de sede y
adquisición de bienes muebles y a las directrices que expida con
posterioridad a estos lineamientos, la Presidencia de la Republica
relacionadas con temas de austeridad en arrendamientos.
10. Los despachos regionales y centros de formación, sin excepción deben
cargar los siguientes documentos en el aplicativo Tayana - módulo
programación presupuestal – formulario de arrendamientos, debidamente
actualizados, diligenciados y firmados y en la última versión registrada en la
plataforma CompromISO (los que así correspondan):
Estudio de sector
Estudio de mercado
GIL-F-023 Formato Certificación de selección del inmueble
GIL-F-032 Formato validación de criterios y condiciones de SST
GIL-F-079 Formato Condiciones físicas y financieras
GIL-F-080 Formato de sistemas
GIL-F-081 Formato información criterios ambientales
GIL-F-083 Formato capacidad instalada
Propuesta del propietario en la se especifique si incluye servicio de
vigilancia, servicios públicos, conectividad y demás)
Factura pago de servicios públicos (no mayor a 1 mes)
Certificado de Tradición y Libertad (no mayor a 30 días)
Certificado de Cámara de comercio o documento que haga sus
veces (si aplica)
Acto Administrativo de Representación Legal (si aplica)
RUT (Si aplica)
Certificado uso del suelo
Recibo pago impuesto predial vigente
Fotocopia de la Cedula de ciudadanía del proponente
Certificación vigente de los sistemas de transporte vertical
(ascensores, rampas eléctricas, escaleras eléctricas) si aplica
Solicitudes a entidades del Estado preferiblemente con instituciones
educativas, (colegios, institutos técnicos, universidades, etc.), con
espacios disponibles e idóneos para celebrar contratos de comodato
o arrendamiento y las respectivas respuestas (mínimo 3).
Acta o certificación firmada por los directores regionales en donde
manifesté su aprobación a la solicitud de arrendamiento.
En caso de que se suscriba el contrato de arrendamiento con un
tercero, este debe estar facultado mediante un poder autenticado
en el que se confiere al apoderado la facultad legal para celebrar
contratos de arrendamiento sobre el mismo inmueble. (Si aplica)
Para arrendamientos de servicio médico es necesario adjuntar la
certificación de cumplimiento de la resolución 3100 de 2019 del
Ministerio de Salud y Protección Social.
Para arrendamientos de inmuebles destinados al archivo es necesario
que adjunten el inventario de las series documentales que se van a
conservar en dichos espacios.
11. Cumplir con lo establecido en el artículo 2.2.1.2.1.4.11 del Decreto 1082 del
2015, en su numeral 1 y 2 respecto a los – Arrendamiento bienes inmuebles.
12. Dar cumplimiento de la norma de uso del suelo, adjuntando los soportes o
certificaciones expedidas por la Oficina de Planeación Municipal o quien
corresponda.
13. Suscribir contratos de arrendamiento para formación en sedes idóneas para
dicho fin, es decir, no se podrán contratar arrendamientos en casas o
edificaciones diseñadas para uso residencial, centros comerciales, o en
áreas incompatibles con el suelo.
14. Cumplir con la normatividad archivística y los requerimientos señalados por
el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 01 del 2024, “Por el cual se
establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios
técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se
fijan otras disposiciones”, esto en el marco del cumplimiento de la Ley 594 del
2000, para las sedes de archivo que se vayan a arrendar así:
Cumplimiento de normatividad de construcción:
o Reglamento Colombiano de Construcción Sismo Resistente vigente
(NSR10)
o Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas RETIE, para lo cual
debe contar el certificado respectivo emitido por un organismo
avalado por la ONAC.
o NTC 1500:2023 Instalaciones hidráulicas y sanitarias.
Control de riesgos por biodeterioro:
o El depósito de archivo deberá contar con materiales que favorezcan
el aislamiento térmico del depósito, se recomienda el uso de
materiales comerciales de aislamiento de cubiertas (no utilizar láminas
de fibrocemento, galvanizado o zinc), usar pisos sellados con baja
porosidad y altura de entrepiso preferiblemente superior a 3 metros.
o El depósito de archivo deberá estar ventilado mecánicamente al
menos con 8 renovaciones de aire por hora y filtros de material
particulado al menos para un 60% de filtración. La distribución de la
ventilación deberá evitar que se presenten zonas estancas (sin
movimiento de aire) al interior. Preferible utilizar filtros de zeolita X en el
caso que el área de depósito se encuentre cerca de áreas con alta
contaminación o cerca de una vía pública.
Control de riesgos por humedades
o No debe haber vigas canales al interior del depósito o cajas de
inspección de aguas lluvias o sanitarias, en caso de haber viga canales
se requiere que la misma se encuentra adecuadamente
impermeabilizada.
o No debe contar con redes de agua, gas, aguas lluvias o sanitarias al
interior del depósito.
o Las superficies de las paredes deben estar pintadas con pinturas de
alta permeabilidad al vapor pero que sea lavable.
Control de riesgos por perdida documental
o El área de depósito no debe tener acceso directo a la vía pública
(aislar la zona de depósito de la vía pública).
o El depósito debe contar con extintores manuales o automáticos (con
sensor) de cubierta como mecanismo de control de incendios, lo
anterior acorde a lo exigido en el Reglamento Colombiano de
Construcción la NSR10 título J categoría de uso: Almacenamiento A1.
o Las áreas de depósito deberán contar con sensores de incendio
fototérmico o por aspiración.
o La infraestructura debe estar por encima de la cota de inundación de
la zona.
o Deposito sin iluminación natural, en caso de contar con láminas de
cubierta que permitan el paso parcial de iluminación natural deberá
contar con un filtro para radiación UV.
Distribución de Espacios:
o El espacio requerido para arrendamiento deberá cubrir la demanda
de espacio planeado por la unidad solicitante, para ello deberá
planear considerando la siguiente ecuación: Área de depósito (m2)=
(Volumen documental planeado para el periodo de arrendamiento
en metros lineales) / (5).
o Debe contar con un espacio para el procesamiento técnico del
archivo el cual deberá estar separado del depósito por mampostería.
15. Adelantar un estudio de mercado del valor por metro cuadrado por cada
solicitud de arrendamiento, especificando los términos y características de
los predios indagados y de acuerdo con los siguientes parámetros:
El estudio de mercado que debe realizar la Regional o el Centro de
Formación, para efectos de los valores en las ciudades de más de 100 mil
habitantes se debe adelantar de manera zonificada, es decir,
sectorizada y en los municipios de menos de 100 mil habitantes se puede
adelantar de manera general dentro del municipio.
El estudio se puede obtener a través de agencias inmobiliarias, lonjas
de propiedad raíz, cotizaciones, avalúos o propuestas directas de los
propietarios o accediendo a Internet para obtener la información dentro
del municipio en donde se encuentra el inmueble a arrendarse.
El estudio podrá construirse a partir de cotizaciones, para lo cual, se
podrán elaborar los eventos de cotización de inmuebles con el valor por
m2 del área física del predio y no debe incluir valores adicionales a los
indicados en el numeral 4 de los lineamientos generales del presente.
Igualmente, pueden construirse con parámetros y datos históricos que
faciliten realizar comparaciones actualizadas del sector en donde se va
a contratar.
El estudio podrá construirse a partir de cotizaciones, para lo cual, se podrán
elaborar los eventos de cotización de inmuebles con el valor por m2 del
área física del predio y no debe incluir valores adicionales a los indicados
en el numeral 4 de los lineamientos generales del presente. Igualmente,
pueden construirse con parámetros y datos históricos que faciliten realizar
comparaciones actualizadas del sector en donde se va a contratar.
En caso de que existan oferta de otros componentes o espacios que
contribuyan a la misionalidad del SENA deben indicarse de manera
desagregada y específica dentro del mismo documento.
16. Seleccionar el inmueble que cumpla con las condiciones de infraestructura,
respecto a la disponibilidad de los servicios públicos de suministro de agua y
disposición de aguas residuales (conexión a sistemas de acueducto y
alcantarillado), de energía, de aseo y centros de acopio que aseguren el
adecuado manejo y disposición de los residuos generados.
17. Los despachos regionales y subdirecciones de centro deben informar a
través de comunicación radicada a la Dirección Administrativa y Financiera
– Grupo Gestión de Inmuebles e Intangibles si se presenta alguna
modificación en las condiciones iniciales del contrato de arrendamiento
durante la misma vigencia, por ejemplo, aumento o disminución de los
metros cuadrados, cesión del contrato por cambio del propietario, entre
otros.
18. Cualquier modificación o aclaración que se genere (canon de
arrendamiento mensual o total, plazo y dirección) a la resolución de apertura
presupuestal, se debe informar a través de comunicación radicada a la
Dirección Administrativa y Financiera – Grupo Gestión de Inmuebles e
Intangibles, con el fin de que este efectué el trámite de centralización o
aclaración a la resolución ante la dirección de planeación y
direccionamiento corporativo.
19. Diligenciar y firmar el GCCON-F-071 “Formato Informe de supervisión para
modificaciones - bienes o servicios”, más los requerimientos contractuales
propios de la contratación electrónica a través del SECOP II, en caso de
requerirse una adición y prorroga de los contratos de arrendamiento durante
la misma vigencia.
20. Construir el estudio de mercado y el estudio del sector bajo los siguientes
parámetros, con el fin de que faciliten la comprensión frente a las
condiciones del servicio que se va a adquirir y las ventajas que representa
para el SENA contratar el arrendamiento.
CONSIDERACIONES ADICIONALES QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA:
1. El propietario del inmueble es el responsable de realizar mantenimiento
preventivo y correctivo de la edificación, como al sistema de aires
acondicionados, extintores, redes contra incendio y sistemas de transporte
vertical (ascensores, rampas eléctricas), puertas eléctricas, control de plagas;
los soportes de los mantenimientos realizados deben ser remitidos al supervisor
del contrato por parte de la entidad, de acuerdo con la periodicidad
establecida.
2. El ordenador del gasto y su personal de apoyo en Seguridad y Salud en el
Trabajo - Higiene y Seguridad Industrial deben velar por el cumplimiento
normativo, seguimiento e informes de inspecciones planeadas con base en
los protocolos de bioseguridad vigentes en el SENA y en las circulares emitidas
desde la Secretaría General.
3. En caso de que el inmueble arrendar no cuente con la prestación de los
servicios públicos de acueducto y/o alcantarillado, se debe adjuntar copia
del permiso ambiental de concesión de aguas vigente (subterránea y/o
superficial) y/o permiso ambiental de vertimientos vigente (a suelo, a fuente
superficial o a mar) según aplique.
4. El ordenador del gasto y la supervisión deben realizar el seguimiento para que
los controles de fumigación, lavados y desinfección de tanques de
almacenamiento de agua para consumo humano (Análisis microbiológicos,
físico químicos de la calidad del agua) y los que sean inherentes a salud y
seguridad en el trabajo se hagan con la periodicidad requerida durante la
vigencia del contrato.
5. El ordenador del gasto y su personal de apoyo en Seguridad y Salud en el
Trabajo deben solicitar al arrendador los conceptos sanitarios expedidos por
la autoridad sanitaria, carné de los técnicos aplicadores de plaguicidas, al
igual que las hojas y fichas de seguridad de los productos químicos utilizados
en idioma español con sus ítems y una vigencia no mayor a 5 años acorde a
Sistema Globalmente Armonizado SGA
6. En el caso de arrendar lugares para el almacenamiento de sustancias
químicas, estos deberán contar con buena aireación y luz natural de acuerdo
con la ley 55 de 1993
7. Es responsabilidad del ordenador de gasto, de forma previa revisar y evaluar
la capacidad instalada actual propia de la entidad: sedes, aulas, talleres,
laboratorios, oficinas, ambientes de bienestar, etc., antes de realizar una
solicitud de arrendamiento, con el fin de garantizar la optimización y
aprovechamiento al máximo de los espacios propios de la entidad y por ende
del presupuesto, de conformidad con los procedimientos internos de la
entidad.
8. Las sedes que se vayan a arrendar para formación deben corresponder a la
necesidad plena y por ningún motivo deben estar por fuera de las fechas de
inicio y fin del calendario académico del SENA, es decir, sólo se deben tener
en cuenta las fichas de formación en etapa lectiva del reporte PE04
(Información agregada de cupos por regional, centros de formación, nivel,
programa especial, modalidad y programa de formación) con corte a 31 de
diciembre de 2025. Las fichas en etapa productiva o que empiecen esta
etapa en enero de 2026 no se deben tener en cuenta.
9. Todos los despachos regionales y centros de formación deben utilizar y cargar
en el SECOP II el Formato Anexo al contrato (modelo propuesto para los
contratos de arrendamientos con las obligaciones mínimas) y establecer en
la minuta la fecha de inicio y terminación, con el fin de identificar claramente
las fechas y tiempo de contratación. En el respectivo contrato suscrito en la
plataforma SECOP II se deben incluir como anexo todos los documentos
validados que hace referencia el numeral 10 del presente lineamiento.
10. En cumplimiento de lo establecido en el Decreto 249 de 2004 artículo 15
numeral 2 y 25, la Dirección Administrativa y Financiera a través del Grupo
Gestión de Inmuebles e Intangibles establecerá y realizará los controles
necesarios para que los lineamientos establecidos sean cumplidos por los
ordenadores del gasto.
11. Los plazos para ejecutar el contrato deben tomarse a 30 días calendario,
teniendo en cuenta que los meses de 28 días se tomaran completos para
pagar días exactos.
12. En caso de exigir garantías al proveedor, es necesario que queden incluidas
dentro de los estudios previos que elabora la regional o centro de formación
y los ordenadores del gasto deben velar porque estas se suscriban y cumplan
con lo requerido por la entidad.
13. Por ningún motivo se deben suscribir los compromisos presupuestales por el
total del arrendamiento, si se va a contratar por menor valor al asignado en
la resolución presupuestal
ADRIANA MILENA Firmado digitalmente
por ADRIANA MILENA
GASCA CARDOSO GASCA CARDOSO
ADRIANA MILENA GASCA CARDOSO
Directora Administrativa y Financiera
Proyectó: Adriana Garzón, Grupo de Gestion de Inmuebles e Intangibles
