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GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Código: FR.MPAP02.P01.

01
ESTUDIO PREVIO DE
ARRENDAMIENTO Versión: 01
GESTIÓN DOCUMENTAL
GOBERNACIÓN DE VICHADA Fecha: 2020-04-22
REPÚBLICA DE COLOMBIA

Ref. Estudio Previo

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.2.1.1. Del Decreto 1082 de 2015 esta dependencia se
permite presentar el estudio previo para soportar la celebración del contrato que tiene por objeto
“XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ”

1. – DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN

Para ello se tiene la siguiente erogación presupuestal:

FUENTE: RECURSOS PROPIOS (100)


TIPO DE GASTO: FUNCIONAMIENTO
CÓDIGO PRESUPUESTAL: 21120208
RUBRO: Arrendamientos / INGRESOS CORRIENTES DE LIBRE DESTINACION EXCEPTO EL 42% DE
LIBRE DESTINACIÓN DE PROPOSITO GENERAL DE MPIOS DE CATEGORIA

Dicho gasto se encuentra incluido en el Plan Anual de Adquisiciones Vigencia 2020, tal como consta en
certificación expedida por el profesional universitario del área de Almacén.

Así mismo se evidencia que el departamento no cuenta con un predio de su propiedad que cumpla con las
especificaciones de infraestructura necesaria para la prestación de dicho servicio.

Por todo lo anterior se hace necesario en cumplimiento de las obligaciones de la Alcaldía continuar con el
arrendamiento de la bodega donde queda ubicado el Punto vive Digital tradicional, ya que se ha convertido en
una herramienta de gran importancia para nuestra comunidad Acacireña, que desea conectarse con el mundo
y ocupar su tiempo libre en algo productivo, ofreciéndoles procesos de formación y capacitación enfocados a
necesidades puntuales y al desarrollo de proyectos colaborativos y emprendimiento que permiten
potencializar el talento humano.

2. –OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES, LAS AUTORIZACIONES, PERMISOS Y


LICENCIAS REQUERIDOS PARA SU EJECUCIÓN, Y CUANDO EL CONTRATO INCLUYE DISEÑO Y
CONSTRUCCIÓN, DOCUMENTOS TÉCNICOS PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO.

OBJETO: “XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX”

IDENTIFICACION O CLASE DE CONTRATO A CELEBRAR: Contrato de arrendamiento

CLASIFICACION UNSPSC

CODIGOS UNSPSC DESCRIPCION


80131500 Alquiler y arrendamiento de propiedades o edificaciones

OBLIGACIONES DE LAS PARTES:

Calle 18 N°. 7 – 48 Barrio El Centro “Palacio de la Gobernación” Puerto Carreño


Tel.321-2038743–/ Nit 800094067-8
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DE LA ARRENDADORA

La arrendadora se obliga a cumplir, además de las condiciones inherentes a la naturaleza del servicio y a las
derivadas de las disposiciones legales vigentes sobre la materia, con las siguientes obligaciones y/o
condiciones:

1. Entregar a título de arrendamiento para el uso y goce al Departamento de Vichada, el terreno urbano
junto con la Bodega, casa, edificio, localizado en la Manzana D de la urbanización Altos de la Florida,
ubicado en el perímetro Urbano del Municipio de Puerto Carreño con una extensión superficiaria de
Cuatrocientos Cincuenta y Cuatro (454) metros cuadrados, con número de Matrícula: 232 – 42385,
Dirección Calle 14 con Carrera 49 Esquina y Código Catastral: 01-00-1053-0005-000, con todas las
adecuaciones presentes a la firma del contrato.
2. El ARRENDADOR mantendrá el inmueble en buen estado de servicio, seguridad y sanidad y pondrá
a su disposición los servicios, cosas y usos anexos convenidos en el presente contrato, así como
copia del contrato con firmas originales.
3. Mantendrá el inmueble en buen estado de servir para el cumplimiento del objeto del contrato.
4. Librará al arrendatario de toda perturbación del uso y goce pacifico del inmueble arrendado.
5. Hacer las reparaciones necesarias del bien objeto del arriendo, o las locativas, pero sólo cuando
éstas provinieran de fuerza mayor o caso fortuito, o de la mala calidad del bien que afecten la
estructura o los demás elementos necesarios para el normal funcionamiento del INDICAR QUE VA
FUNCIONAR EN LA CASA, EDIFICIO, ESTRUCTRUA ARRENDADA
6. Efectuar los pagos correspondientes a impuestos y gravámenes del predio durante la vigencia del
contrato.
7. Debe contar con dos (2) unidades sanitarias
8. Debe contar con los siguientes servicios públicos: Agua, Luz, y Alcantarillado.
9. Debe hacerse la entrega inmediatamente después de celebrado el contrato
10. Cumplir con las demás obligaciones consagradas para los arrendadores en el capítulo III, título XXVI
el código civil.

OBLIGACIONES DEL ARRENDATARIO:

11. Pagar al ARRENDADOR las sumas estipuladas y en la forma establecida en el contrato.


12. Resolver las peticiones presentadas por el ARRENDADOR en los términos consagrados por la Ley.
13. Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato y en los documentos que de él
forman parte.
14. Exigir al ARRENDADOR la entrega de la bodega en perfectas condiciones.
15. Expedir y tramitar los certificados de cumplimiento del objeto contractual, a través del supervisor.
16. Cancelar oportunamente los servicios públicos derivados del arrendamiento de la bodega.
17. Utilizar el inmueble para los fines previstos en asocio del Plan TIC del Gobierno Nacional.
18. Ejercer la supervisión y seguimiento permanente de la ejecución del objeto del presente contrato.
19. Cumplir las demás obligaciones del arrendatario consagradas para los arrendatarios en el capítulo III
título XXVI del código civil.

MULTAS Y CLÁUSULA PENAL: En caso de retardo, mora o incumplimiento de las obligaciones por parte del
contratista, éste faculta a la entidad para que le impongan multas sucesivas equivalentes hasta un (10%) del
valor del contrato, dependiendo de la gravedad del incumplimiento. Para todos los efectos (sancionatorios o

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resarcitorios según lo estime la entidad contratante) las partes pactan como cláusula penal la suma
equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato; lo anterior sin perjuicio de que en caso de ser
necesario la entidad contratante pueda a través de los mecanismos que autoriza la ley, acumular el
componente sancionatorio y resarcitorio, o solicitar una indemnización por valor superior al aquí
pactado. PARÁGRAFO: Cuando en aplicación de estas cláusulas la entidad expida actos administrativos en
los que se establezca una obligación pecuniaria a cargo del contratista, tales sumas podrán ser compensadas
con cualquier crédito a su favor.

APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL: El contratista deberá acreditar su afiliación y


realizar los pagos de los aportes durante la ejecución del Contrato al Sistema de Seguridad Social Integral, de
conformidad con las normas vigentes sobre la materia y las que las modifiquen, sustituyan o adicionen, si está
obligado a ello.

INTERVENTORÍA / SUPERVISIÓN: La supervisión del presente contrato estará a cargo de la Secretaria de


Gobierno y Administración del departamento de Vichada, la cual velará por la correcta ejecución del objeto
contractual con la calidad y eficiencia requerida, en el marco de lo dispuesto en los artículos 83 y 84 de la Ley
1474 de 2011.

PLAZO: El plazo de ejecución del presente contrato será de ONCE (11) MESES, contados a partir de la
suscripción del Acta de Inicio.
3. – ANALISIS DEL SECTOR

3.1 Ventajas de la contratación

Para la Gobernación de Vichada se constituye en una ventaja como quiera que no cuentan con la
infraestructura suficiente………

3.2 Justificación de las condiciones de la prestación del servicio

 Plazo: El plazo de la prestación del servicio tendrá una duración de ONCE (11) MESES, teniendo en
cuenta que las actividades asociadas a la de definición de actividades de arrendamiento de la casa y/o
edificio y/o local donde funciona el XXXXXXXXX requieren ser ejecutadas de forma permanente. Así
mismo se evidencia que el departamento no cuenta con un predio de su propiedad que cumpla con las
especificaciones de infraestructura necesaria para la prestación de dicho servicio.

No obstante, el plazo que se establezca tendrá como límite los principios generales que rigen la ejecución
del presupuesto, y la disponibilidad presupuestal del departamento

 Forma de pago: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.

 Forma de la prestación: En primera medida debe ponerse de presente que el contrato de arrendamiento
no genera ningún tipo de subordinación, ni implica el cumplimiento de horarios.

3.3 Condiciones del contratista

1. ¿Cuál es la ventaja de acudir a esta modalidad de contratación directa?

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Pese a que la Licitación Pública se erige como regla general al momento de realizar un proceso de
selección, en el presente caso se estima procedente acudir a la modalidad de contratación directa, no
solo porque la contratación de servicios de arrendamiento fue consagrada expresamente como una de
sus causales, sino porque el principio de economía contenido en la Ley 80 de 1993 busca que en la
selección del contratista la Entidad Estatal cumpla y establezca los procedimientos y etapas
estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable, con
austeridad de tiempo, medios y gastos. En consecuencia, dado que las causales de contratación directa
son especiales y expresas frente a otras modalidades de selección y que la contratación directa permite
obtener una mayor economía en el trámite del Proceso de Contratación, en caso de concurrencia de la
contratación directa con cualquier otro proceso de selección, la modalidad de selección que se impone
como regla, es la de contratación directa.

2. ¿Por qué se contratará a una persona natural o jurídica?

En el presente caso atendiendo a las condiciones o forma en que será prestado el servicio, así como a la
propuesta presentada por el respectivo contratista, no se requiere del andamiaje organizacional que
imponga contar con una persona jurídica, por lo que se abre el espectro de posibilidades de que el
servicio sea prestado bajo las categorías de persona natural o jurídica.

3. ¿Cuál es la experiencia que requiere quien presta el servicio de acuerdo a la complejidad del caso?

La Gobernación de Vichada se encuentra interesado en continuar con el arrendamiento del bien inmueble
ubicado en la dirección XXXXXXXXXXXXXXXXX, ya que cuenta con la las especificaciones de
infraestructura, acabados especiales y la ubicación requeridas para prestar los servicios ofrecidos por el
XXXXXXXXXXXXX. Se Deja claro que el bien inmueble se encuentra al día frente a pagos de ley, libre de
gravámenes y embargos.

4. ¿La entidad estatal ha contratado recientemente los servicios requeridos? ¿Qué Tipo de
remuneración ha pactado y por qué valor?

Una revisión rápida del SECOP permite verificar que en su mayoría las entidades públicas cuentan con
servicios de este tipo. El departamento de Vichada, ha contratado durante años anteriores este servicio, y
más exactamente durante las vigencias 2012, 2013, 2014, 2015, 2016 , 2017 y 2018, puesto que se
suscribieron los contratos xxxx por un valor de $17.117.004, el xxxxxx por un valor de $26.954.754, el
xxxxxxxx por un valor de $52.970.854, el CONTRATO xxxxxxx por un valor de $55.619.252, el
CONTRATO 002 2016 por un valor de $60.614.430, los cuales incluían similares condiciones
contractuales. Revisados los mencionados contratos se evidencia que el contratista cumplió a cabalidad
con sus obligaciones, y revisado el archivo de la Oficina es claro que su trabajo permitió llevar a feliz
término el objeto contractual.

4. – FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SUSTENTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN

Los fundamentos de derecho tenidos en cuenta para la celebración del contrato a celebrar son los siguientes:

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El artículo 2 de la ley 1150 de 2007, establece como modalidades de selección para la escogencia del
contratista o colaborador de la entidad, la licitación pública, la selección abreviada, el concurso de méritos y la
contratación directa.

A su vez, el literal i numeral 4 del artículo mencionado tipifica específicamente el arrendamiento o la


adquisición de bienes inmuebles, como una de las causales de contratación directa.

El fundamento jurídico vigente lo encontramos en el Artículo 2.2.1.2.1.4.11 del Decreto 1082 del 26 de Mayo
de 2015, el cual reza lo siguiente:

“Arrendamiento de bienes inmuebles. Las entidades estatales pueden alquilar o arrendar inmuebles mediante
contratación directa para lo cual deben seguir las siguientes reglas:

1. Verificar las condiciones del mercado inmobiliario en la ciudad en la que la entidad estatal requiere el
inmueble.

2. Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas
y las opciones de arrendamiento, análisis que deberá tener en cuenta los principios y objetivos del sistema de
compra y contratación pública.”

5. – EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y FORMA DE PAGO

El presupuesto oficial del presente contrato será la suma de XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ($XXXXXXXX),


incluido IVA y todos los costos e impuestos asociados.

Para esto se hizo un estimativo teniendo en cuenta los servicios de la persona contratada, la seguridad social
integral, los impuestos y demás gravámenes aplicables al contrato, de lo cual vale la pena relacionar la carga
impositiva que debe cumplir la contratista:

Descuentos efectuados x pago (Procultura 2%, Proturismo 2%, Adulto mayor 4%, 0.5% reteica)

También es necesario resaltar que previa solicitud por parte de la entidad a la oferente, ésta presentó
propuesta que guarda coherencia con el análisis descrito y desde luego con las condiciones del mercado, lo
que permite establecer el valor a cancelar.

Estudiando los precios de mercado en la zona por metro cuadrado para arrendamiento del inmueble (bodega),
se concluye lo siguiente:

1. Es de difícil consecución un inmueble para arrendamiento con el área ofrecida de 454 Mts bajo las
condiciones actuales del inmueble, inclusive se puede afirmar que no se consigue inmueble similar o
mejor que el ofertado por la señora Cecilia Vásquez Oviedo.
2. Que existe razonabilidad en el nuevo valor del canon atendiendo las mejores condiciones ofertadas y
de las cuales dispone el inmueble.
3. Se considera el inmueble de propiedad de la señora Cecilia Vásquez Oviedo con Matricula
Inmobiliaria # 232-42385 en el barrio Altos de la Florida, con un área de 454 Mts cuadrados, ubicado
en la Calle 14 con Cra. 49 Esquina, el inmueble más favorable para la Administración Departamental ,
pues su posicionamiento, área ofertada, servicios públicos, Infraestructura y adecuaciones apropiadas para la

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ubicación del XXXXXXXXXXX, en cumplimiento de los compromisos adquiridos por la Administración


Departamental.
Así mismo el análisis del valor se efectuó atendiendo el objeto del contrato y sus obligaciones, así como la
infraestructura física que debe tener el bien inmueble, en especial las exigidas para la
XXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Se tuvieron en cuenta los siguientes costos:

1. Impuesto Nacional (Retención en la Fuente)


2. Impuestos Departamentales ( Estampillas)
3. La ubicación del bien inmueble sobre una avenida principal.
4. El área del bien inmueble.

También es necesario resaltar que previa solicitud por parte de la entidad a la oferente, ésta presentó
propuesta que guarda coherencia con el análisis descrito y desde luego con las condiciones del mercado, lo
que permite establecer el valor a cancelar.

VALOR DEL CONTRATO: XXXXXXXXXXXXXXXXX

FORMA DE PAGO: El Pago se realizará en pagos XXXXXXXXXXXXXXXXX, cada uno previa presentación de
la totalidad de los documentos requeridos para el trámite de cuenta: certificación de reconocimiento y pago,
certificado de cumplimiento expedido por el supervisor del contrato, informe del contratista en el cual se refleja
el estado de evolución de las obligaciones durante el respectivo periodo, informe del supervisor, constancia
de pago de aportes al sistema de seguridad social integral (salud, pensión y A.R.L) y factura o documento
equivalente. PARÁGRAFO N° 1: El supervisor verificará el pago de los aportes a que se refiere la presente
cláusula para autorizar el pago derivado del Contrato. PARÁGRAFO N° 2: De conformidad con lo establecido
en el artículo 60 de la ley 80 de 1993, articulo 32 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 217 del
Decreto Ley 019 de 2012, el contrato no será objeto de liquidación.

6. – LOS CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 5° del artículo 2.2.1.1.2.1.1. y el artículo 2.2.1.1.2.2.2. Del
Decreto 1082 de 2015, este requisito NO resulta aplicable a la modalidad de selección de contratación directa,
puesto que la invitación a presentar propuesta, las condiciones del mercado y la revisión de la idoneidad o
experiencia de la contratista configuran la selección para tal fin.

La CASA, LOCAL, EDIFICI, bodega que se encuentra ubicado en el Barrio Altos de la Florida, de propiedad
de la señora CECILIA VASQUEZ OVIEDO, identificada con la Cedula de Ciudadanía, numero 51.639.576 de
Bogotá, Colombia cumple con los requisitos solicitados por el Departamento puesto que se encuentra ubicada
en una zona de estrato socioeconómico bajo como lo es el barrio altos de la Florida y cuenta con No de
Matricula: 232-42385. Dirección: Lote de Terreno Urbano XXXXXXXXXXX, localizado en la Manzana D de la
urbanización Altos de la Florida, ubicado en el perímetro urbano del municipio de XXXXXX, Departamento del
Vichada, con una extensión superficiaria de Cuatrocientos Cincuenta y Cuatro Metros Cuadrados (454.00
Mts2). Calle 14, con Carrera 49 esquina. Código Catastral: 01-00-1053-0005-000. Y cuenta con la las
especificaciones de infraestructura, acabados especiales y la ubicación requeridas para prestar los servicios

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ofrecidos por el punto Vive Digital Tradicional. El bien inmueble se encuentra al día frente a pagos de ley, libre
de gravámenes y embargos.

7. – EL ANÁLISIS DE RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO

De acuerdo a lo solicitado en el numeral 6º del artículo 2.2.1.1.2.1.1. del Decreto 1082 de 2015 y el Manual
para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación desarrollado por la entidad
Colombia Compra Eficiente, se han analizado los riesgos descritos a continuación y su forma de mitigarlos, lo
cual debe ser puesto en conocimiento de la contratista antes de la firma del acuerdo entre las partes con el fin
de enterarla del sujeto contractual que soportará totalmente la ocurrencia de la circunstancia prevista en el
caso de presentarse el riesgo, con el fin de preservar las condiciones iniciales de normalidad del contrato.

Impacto después del Monitoreo y


tratamiento revisión

Persona responsable por implementar el tratamiento

Fecha estimada que se completa el tratamiento


Tratamiento/Controles a ser implementados

Fecha estimada que se inicia el tratamiento


Consecuencia de la ocurrencia del evento

¿Afecta la ejecución del contrato?


¿A quién se le asigna?
Valoración del Riesgo
Probabilidad
Descripción

Categoría
Impacto
Fuente

Etapa
Clase

Tipo

Periodicidad ¿Cuándo?
Valoración del Riesgo

¿Cómo se realiza el
Probabilidad

Categoría
Impacto

monitoreo?
E I E 3 1 4 RB C aye 1 1 2 RB NO S I I I M
1
E I E 3 3 6 RA C aye 1 1 2 RB NO S I ID I M
2
E I E 2 2 4 RB C aye 1 1 2 RB NO S I I I M
3
E I E 2 2 4 RB C aye 1 1 2 RB NO S I I I M
4
E I E 1 3 4 RB C aye 1 1 2 RB NO S I ID I M
5
Clase: G= General E=Específico
Fuente: I=Interno E=Externo
Etapa: P=Planeación S=Selección C=Contratación E=Ejecución
Categoría: RE=Riesgo externo RA=Riesgo alto RM= Riesgo Medio RB=Riesgo bajo Monitoreo: I=Informe
Periocidad: M=Mensual
Responsable: S=Supervisor
Tratamiento de los riesgos: a: evitar el riesgo e: reducir las consecuencias.

Relación de Riesgos:

RIESGO Descripción: Que el contratista no asista a los compromisos adquiridos de acuerdo a las
No. 1 obligaciones pactadas en el contrato.
Consecuencia: Retraso en el cumplimiento de las obligaciones y/o sanciones para la entidad.
RIESGO Descripción: Que el contratista sufra una enfermedad o incapacidad que afecte el
No. 2 cumplimiento del servicio contratado.

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Consecuencia: Retraso en el cumplimiento de las obligaciones


RIESGO Descripción: Que la prestación del servicio sea deficiente.
No. 3 Consecuencia: Que las metas establecidas no se cumplan de la manera ni en el tiempo
requerido por la entidad de acuerdo al alcance del objeto contractual.
RIESGO Descripción: Comportamientos inadecuados en el trato con los terceros durante la prestación
No. 4 del servicio.
Consecuencia: Mala imagen corporativa, posibles demandas, incrementos de PQR.
RIESGO Descripción: Cambio de Normatividad directamente relacionada con el contrato suscrito.
No. 5 Consecuencia: Cumplimiento de la normatividad.

8. – EXIGENCIA DE LOS MECANISMOS DE COBERTURA QUE GARANTIZAN LAS OBLIGACIONES


SURGIDAS CON OCASIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y DEL CONTRATO A CELEBRAR GARANTIA
UNICA

Teniendo en cuenta que el valor del contrato se hará en pagos trimestrales anticipados supeditados al
cumplimiento y certificación de las actividades por parte de la supervisión, y lo preceptuado en el artículo
2.2.1.2.1.4.5. Del Decreto 1082 de 2015, no se considera necesario exigir garantía que ampare el
cumplimiento del contrato.

9. – MANIFESTACIÓN SOBRE ACUERDOS COMERCIALES

De acuerdo a la revisión del MANUAL PARA EL MANEJO DE LOS ACUERDOS COMERCIALES EN


PROCESOS DE CONTRATACIÓN emitido por Colombia Compra Eficiente, se puede corroborar que el
presente proceso contractual no debe hacer este análisis en las modalidades de selección de contratación
directa.

10.- APROPIACIÓN PRESUPUESTAL Y ORIGEN DE LOS RECURSOS

El Departamento cuenta con la disponibilidad presupuestal por valor SETENTA Y DOS MILLONES
CUATROCIENTOS SESENTA Y DOS MIL SETECIETOS OCHENTA PESOS M/CTE ($72.462.780)

INFORMACIÓN PRESUPUESTAL
FUENTE: RECURSOS PROPIOS (100)
TIPO DE GASTO: FUNCIONAMIENTO
CÓDIGO PRESUPUESTAL: 21120208/100
RUBRO: Arrendamientos / INGRESOS CORRIENTES DE LIBRE DESTINACION EXCEPTO EL 42% DE
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