RECOMENDACIONES Y PROCEDIMIENTOS GENERALES GENERALES.

1. DESTINACIONES: La destinación de los inmuebles por ningún motivo debe ser combinada o
es “COMERCIO” o es “VIVIENDA”, pero por ninguna circunstancia podrá manejarse
“TIENDA Y VIVIENDA”; también deberán anexar la hoja correspondiente donde queda
plasmada la actividad según el Uso del Suelo de la pagina web de la Cámara de Comercio de
Bucaramanga, esto para cuando se trate de inmuebles arrendados para destinación “Comercio”.

Así mismo es necesario que las actividades sean muy claras y concretas, no se pueden dejar
actividades a medias y abiertas para mal interpretaciones, ejemplo:

FORMA ERRONEA FORMA CORRECTA

OFICINAS BANCARIAS OFICINAS BANCARIAS “BANCO
DAVIVIENDA”
OFICINAS ADMINISTRATIVAS OFICINAS ADMNISTRATIVAS SIN
ATENCION DE PUBLICO “INMOBILIARIA
ESTEBAN RIOS”
OFICINAS ADMINISTRATIVAS OFICINAS ADMNISTRATIVAS CON
ATENCION DE PUBLICO “INMOBILIARIA
ESTEBAN RIOS”
RESTAUTANTE RESTAURANTE “DON JEDIONDO SOPITAS Y
PARRILLA”

2. MEJORAS Y REPARACIONES: Toda mejora o reparación acordada con los propietarios al

momento de la negociación durante el proceso de arriendo deberá quedar autorizada por escrito
de los propietarios (tiempos y condiciones de ejecución), pues se deberá aclarar que en caso que
estas no se efectúen en los tiempos estipulados la Inmobiliaria procederá a realizarlas.

No obstantes cuando se tenga conocimiento o mencione el arrendatario que efectuara Mejoras y

Reparaciones en el inmueble es importante que se le aclare que estas deben ser autorizadas por
escrito por el Propietario esto para evitar inconvenientes y problemas futuros, por lo cual es
muy importante que estas situaciones también sean manejadas, negociadas y queden los debidos
soportes de las autorizaciones por parte de los Propietarios y Arrendatarios según sea el caso.

3. REAJUSTES: La clausula de reajuste de contratos con destinación Comercio tiene un texto

donde se establece los siguiente: “Cada doce (12) meses de ejecución del contrato, el precio del arriendo
vigente se reajustará automáticamente en un porcentaje igual al ciento (100%) del índice de precio al consumidor
(IPC) del año calendario anterior + 5 PUNTOS porcentaje que en ningún caso será inferior al quince por ciento
(10%) del precio que esté cancelando”, por lo tanto deben ser muy cuidadosos cuando le mencionan al cliente
Arrendatario el Reajuste, pues no pueden decirle por ningún motivo que el reajuste solo es del IPC + 5 PUNTOS,
ya que como se observa esta afirmación es falsa y puede ocasionar malestares futuros entre IER y el cliente al
momento de la renovación del contrato.

No obstante en caso que negocien algún reajuste deben pasarlo por escrito a contratos, y con la autorización de
propietario.

Toda negociación o autorización ademas de las ya mencionadas deben quedar autorizadas por escrito, no
hay excusa para informar que propietario es difícil que se acerque a la Inmobiliaria o de localizar, porque al
igual hay otros soportes de prueba como envió de memorandos donde se le informe que de acuerdo a sus
autorización telefónica las condiciones del contrato fueron las autorizadas por el, recuerden que lo
 primordial es que queden las evidencias necesaria para evitar inconvenientes.

4. MANUALES DE USO: al momento de la consignación y preinventarios de inmuebles para

estrenar o inmueble nuevos, se debe indagar con propietario si hay condiciones o formas de
usos con algunas de las instalaciones en el inmueble, pues se tiene conocimiento que muchas
constructoras están implementando estas modalidades para la conservación de espacios en las
cocinas, baños, lavaderos y demás. (aux. Consignaciones e inventaristas)

5. PREINVENTARIOS Y ENTREGAS: Los preinventarios son tan importantes como las

entregas, por tal razón no podemos estar desplazando los preinventarios en las rutas con la
excusa que las entregas son primero, en estas situaciones es donde necesitamos de la habilidad
de negociación de los promotores pues no siempre debemos acceder a las pretensiones de lo
Arrendatarios.

Así mismo todos los inmuebles deben contar con preinventario sin excepción y sin importar
que ya algún promotor tenga documentos.

6. CONTRATOS: Los contratos de arrendamiento siempre deberán ser enviados a la Notaria

sexta para firmas sin excepción y estos deberán ser llevados y retirados exclusivamente por
funcionarios de la Inmobiliaria, En caso que existan firmas de otras ciudades primero se
recojeran las firmas de Bucaramanga y después se le facilita el contrato al Cliente para ser
enviado al destino donde se recogerán las demás firmas.

Los contratos por ningún motivo serán enviados nuevamente por correo electrónico, pues por
mas indicaciones que se le den a los clientes estos tienden a cometer errores y podemos estar
incurriendo el problemas muy serios con la autenticidad y posible falsificación de los
documentos.

Así mismo es de recordar que la Aseguradora El libertador nos ofrece el servicio para la firma
de contratos en otras ciudades, esto para los contratos que los estudios fueron analizados por
esta empresa.

7. REVISION DE FIRMAS DE OTRAS CIUDADES: Para evitar falsificaciones,

suplantaciones en las firmas de los contratos, por precaución al momento de la revisión de los
documentos, Aux. De contratos I y II, deberán hacer una revisión de las huellas dactilares frente
a las cedulas (coincidencias de la figura).

8. FIRMAS CON PODERES: Los poderes deben venir firmados y autenticados correctamente,
así mismo debemos verifica que quien firma el contrato verdaderamente sea el apoderado, y
debemos verificar que las huellas de quien da el poder coincida con la cedula (Anexar copia de
la Cedula para esta verificación)

9. CITAS DE INMUEBLES: Todas las citas deberán ser ingresadas al sistema los inventaristas
deben dejar registro de las gestiones cuando estas se desarrollen, (captaciones, citas medicas,
labor en oficina y demás), no obstante los promotores deben ingresar al sistema todas las visitas
y gestiones que hagan por fuera de la Inmobiliaria también en el sistema con sus respectivas
observaciones en la Agenda (“INMOBILIARIA ESTEBAN RIOS”.)

10. DESARROLLO DE CONTRATOS: El desarrollo de los contratos por parte de la Aux. De

 Contrato I y II tiene un procedimiento por lo tanto no deben acosar ni ejercer presión para la
elaboración del mismo, y muchos menos darle hora exacta al cliente, pues esto esta ocasionando
traumatismo y posibles errores en desarrollo de estos contratos, por tal razón deberán respetar
los turnos, y las Auxiliares de contratos son las únicas que podrán establecer la hora de
terminación del contrato, o sencillamente los promotores le avisaran al cliente cuando este ya
este elaborado sin especular o dar horas exactas.

11. FECHA DE LEGALIZACIÓN DE CONTRATOS: Por ningún motivo se deberá Legalizar

un contrato de arrendamiento sin la cancelación anticipada de los servicios de entrega y los
costos correspondientes a los días de canon y administración, así mismo antes de legalizar los
contratos de arriendo; como los promotores de arriendo son quienes tiene el contacto directo
con el cliente arrendatario y saben con claridad la fecha de la posible entrega del inmueble
deberán coordinar muy bien tanto con contratos y servicios que no se generen atrasos en las
entregas como consecuencia de cortes y deudas en los servicios públicos, en caso tal deberán
negociar con los clientes una legalización anticipada a la entrega del inmueble para poner al día
dichos servicios.

En caso de que sean empresas la que solicitan facturas y se demoran en el pago el promotor
deberá hacer seguimiento y presión para el pago, pero esta situación se debe eliminar. Y para
esto la solución es que se legalice y se envíe la factura anticipadamente a la entrega del
inmueble, en caso que no se registre el pago no se hará entrega formal del inmueble.

12. DATOS DE ADMINISTRACIÓN: Al momento de la consignación y de los preinventarios se

deberá indagar por los datos como nombre de la administración, teléfono, forma de pago de las
administraciones, si hay condiciones para el ingreso de trasteo y demás.

13. CALENTADORES, COCINAS, EXTRACTORES, OJOS DE BUY, AIRES

ACONSDICIONADOS, CONTROLES DE PORTONES, ESTADOS DE TODAS LAS
PAREDES Y LAS MADERAS, VIDRIOS, BAÑOS ETC: Se deben ser muy estrictos y
específicos en las características del estado de los equipos adicionales en el inmueble y que
hacen parte del uso diario, pues se puede presentar inconvenientes al momento de la entrega y
la desocupación.

14. PENDONES: Pendón que se pierda porque no lo retiran será cobrado, así mismo deben
informar cuales inmuebles son aptos para poner pendones.

15. AVISOS: No dañar los avisos cada aviso tiene un costo de $1,100

16. PREINVENTARIOS: Ojo con las fotos, detalles y contadores. Las fotos pueden ser tomadas
horizontalmente, deben ser una muy buenas fotos, tratar que se vea muy bien la fachada y
detalles.

17. TIEMPOS LIBRE: Manejo de los tiempos libres en ocasiones no queda muchos tiempo para
algunas tareas, pero así mismo les solicito mucha proactividad para aprovechar los espacios
libres en captaciones y demás, así mismo todo deberá quedar con su respectivo soporte en las
agendas.

18. RECEPCION DE LLAMADAS: Todo funcionario cuando salga de la inmobiliaria o este por
fuera de puesto de trabajo deberá informar a recepción, pues ella es la encargada del
direccionamiento las llamadas y es importante que se conozca con exactitud donde están por
mas que su jefe directo conozca su ubicación.

Así mimos se solicita colaboración cuando escuchen repicar los teléfonos de los compañeros,
trabajemos en equipo por el bienestar de la Organización.