Tutorial ProjectLibre

Dr. Alejandro Ruiz

 Objetivos

01 02
Identificar las Practicar ProjectLibre
funcionalidades utilizando un proyecto
principales de modelo.
ProjectLibre.

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Project Libre Intro

www.projectlibre.com

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Información del Proyecto
▪ En el momento que se crea un nuevo proyecto, ProjectLibre requiere que se
brinde la siguiente información: nombre del nuevo proyecto, el administrador o
persona encargada de este, la fecha de inicio y alguna nota adicional que se crea
conveniente incluir.

Significa que
proyecto se
calcula de la
fecha de inicio en
adelante

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 Ejercicio Final - Práctica 1
▪ Project Name: Implementación Nuevo Sistema de CRM
▪ Manager: <ingresa tu nombre>
▪ Start Date: 29 abril 2024 o 30 de abril 2024 (El día que les aplique según sección de clase)
▪ Notes: Este proyecto consta de la implementación de un nuevo sistema de
CRM (Customer Relationship Management).
▪ Forward Schedule Checkbox: Dejarlo seleccionado. Si le quitamos la
selección, notarán que el Start Date cambia a Finish Date. Esto quiere decir
que el proyecto se calculará utilizando como punto de partida el deadline
del mismo.

Tutorial ProjectLibre 5
Entendiendo las Opciones de ProjectLibre

▪ Esta opción lo lleva a la

página web de
ProjectLibre [1].
▪ Hoja de cálculo donde
ingresará las tareas de su
proyecto [2].
▪ Diagrama de Gantt, que es
un gráfico de barras que
representa cada tarea [3].
▪ Los controles de
navegación principales
[4].

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Controles
Navegación
Principales
▪ ProjectLibre cuenta con 4
navegaciones principales:
▪ File
▪ Task
▪ Resource
▪ View
▪ De acuerdo al Tab
seleccionado aparecerán
las opciones.

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File Tab (Pestaña)
▪ Proporciona una manera de examinar y cargar diferentes archivos y controla todas las
funciones que se enumeran debajo del grupo [File].
▪ También tiene el grupo [Imprimir/Print] donde se encuentran todas las funciones de
impresión y vista previa.
▪ A la derecha, tiene el [Proyecto/Project] grupo que le permite configurar la
información del proyecto, calendarios y líneas base.

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File Tab – Grupo Project
Acción Descripción
Projects Aparecerán la lista de los proyectos vigentes en ProjectLibre.

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File Tab – Grupo Project
Acción Descripción
Information Una vez presiones la opción de Información del proyecto, abrirá una pantalla
con las siguientes pestañas:
• Pestaña General/General
• Pestaña Estadísticas/Statistics
• Pestaña Notas/Notes

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Información del Proyecto
Pestaña General

• Incluye nombre del proyecto, fecha de inicio si el proyecto es planificado

desde el inicio, o la fecha de fin (finalización), si el proyecto se planifica con
una fecha obligada de finalización, pero sin una fecha fija de inicio.
• Calendario (Base Calendar):
• Calendario estándar: Lunes a Viernes, de 8:00am – 5:00pm con una hora
de receso.
• Calendario turno 24 horas que define hábiles las 24 horas del día
• Calendario turno noche que va desde el lunes noche hasta la mañana del
sábado, de 11:00pm - 8:00am con una hora de receso.
• Project Type - Se puede establecer el tipo de proyecto el cuál se
desarrollará: entre Servicios profesionales, Desarrollo de producto, Evento
planificado, Campaña de mercadeo o de ventas, Soporte técnico, I.T, u otro.
• Project Status - Se puede establecer, el estado en el que se encuentra el
proyecto: Planificación, Pendiente de aprobación, Activo, Completado,
Cancelado o en espera.
• Expense Type - Puede clasificarse el tipo de gasto del proyecto:
Capitalizado, Gasto, Costo Fijo, Directo o Indirecto.
• Se puede establecer algunos parámetros financieros, como el valor
presente neto, el beneficio esperado del proyecto y el riesgo asociado a
este.

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Información del Proyecto
Pestaña Estadísticas

• Compuesta por:
• La duración en horas
diarias del proyecto.
• El costo asociado del
proyecto.
• El costo real.
• La duración real
ejecutado.

Tutorial ProjectLibre 12
Información del Proyecto
Pestaña Notas

• Está habilitado para

cualquier otra
información que el
creador del proyecto,
crea conveniente
añadirle, tal como
comentarios extras,
fechas importantes, etc.

Tutorial ProjectLibre 13
File Tab – Grupo Project
Acción Descripción
Calendar Aquí podremos escoger el tipo de calendario para nuestro proyecto, por default
el sistema presenta el calendario Standard.

Gris significa
Non-Working
Days

Aquí podemos definir un día en específico como libre o

feriado (Non-Working Time) o modificar las horas de
Fecha actual
trabjo (Non-Default Working Time)

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File Tab – Grupo Project
Acción Descripción
Projects Aquí podremos ver todos los proyectos guardados en ProjectLibre y podremos
Dialog modificar el título del proyecto, fechas de inicio y finalización, gerente de
proyecto, fecha estatus, notas y prioridad.
También aquí podremos ver los costos y las horas trabajadas.

Tutorial ProjectLibre 15
File Tab – Grupo Project
Acción Descripción

Save Aquí podremos establecer los

Baseline baselines del proyecto una vez ya
tengamos todo el archivo
completado.
Clear Aquí podremos borrar los
Baseline baselines del proyecto.
Update Aquí podremos actualizar el
progreso del proyecto de acuerdo
a la fecha actual, para saber si
estamos cumpliendo con las fechas
de compromiso.

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 Práctica
▪ File:
▪ Save As – CRM<su nombre>Mayo2024
▪ Project Information:
▪ Set el tipo de proyecto – I.T.
▪ Set el status actual del proyecto - Planning
▪ Calendario:
▪ Establecer el calendario del proyecto: Standard porque trabajaremos de lunes a
viernes.
▪ Set tres días feriados – 12 de mayo Día de las Madres, 11 de junio 2024 – Día de la
Bandera de PR, 16 de junio 2024 – Día de los Padres
▪ Set un día que se trabajará medio día – Viernes, 10 de mayo de 2024.

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 2

INGRESAR Y MODIFICAR TAREAS

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Task Tab
(Pestaña)
• Proporciona un conjunto
de distintas subfunciones
relacionadas con las
actividades/tareas del
proyecto.
• Views
• Clipboard
• Task

Tutorial ProjectLibre 19
Task Tab – Grupo Views

Acción Descripción

Gantt La vista principal.

Aquí verá la lista de
actividades y el
gráfico de barras o
Gantt. El diagrama se
muestra en un gráfico
de barras
horizontales
ordenadas por
actividades a realizar
en secuencias de
tiempo concretas.

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Task Tab – Grupo Views
Acción Descripción
Network Presenta el diagrama de red. Un diagrama de red es una
forma gráfica de ver tareas, dependencias y la ruta crítica
del proyecto. Los cuadros (o nodos) representan tareas y las
dependencias se muestran como líneas que conectan esos
cuadros.

Tutorial ProjectLibre | 21
Task Tab – Grupo Views
Acción Descripción
WBS Presenta la estructura de desglose de trabajo o Work
Breakdown Structure. Un WBS subdivide un proyecto en
elementos organizados jerárquicamente en base a ciertos
principios. Se utiliza para representar todas las tareas
requeridas para completar el proyecto con éxito.

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Task Tab – Grupo Views
Acción Descripción
Task Muestra los recursos
Usage asignados (en horas).
Zoom In Permite ajustar el tamaño
& Zoom del View.
Out

Tutorial ProjectLibre | 23
Task Tab – Grupo Clipboard

Acción Descripción
Paste, Copy La sección clipboard solo tiene tres selecciones posibles:
& Cut (1) Pegar, (2) Copiar y (3) Cortar. Los nombres describen
lo que hace cada selección. Para utilizar estas funciones
en la hoja de cálculo del diagrama de Gantt, simplemente
debe resaltar la fila deseada haciendo click con el botón
izquierdo en la primera columna de la hoja de cálculo; la
selección se vuelve negra para mostrar lo que está
seleccionado. Una vez que la fila deseada esté resaltada,
haga click izquierdo en Copiar, mueva el cursor a la fila de
la hoja de cálculo donde desea insertar la fila duplicada y
haga click izquierdo para resaltar la ubicación deseada, y
luego haga click izquierdo en Pegar.

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Task Tab – Grupo Tasks

Acción Descripción
Insert and Delete Estos dos comandos permiten la inserción de una nueva fila inmediatamente encima de
una fila seleccionada en la hoja de cálculo principal de Gantt. Las filas de la hoja de
cálculo se vuelven a numerar para mostrar la nueva secuencia a medida que se insertan.
Al seleccionar una fila de tarea activa en la hoja de cálculo y hacer click con el botón
izquierdo en “Delete" de manera similar, se elimina la fila seleccionada y se vuelve a
numerar la fila en secuencia.
Indent and Outdent ProjectLibre usa sangría para indicar la jerarquía de las subtareas; esta característica
también alimenta el desarrollo de la estructura de desglose del trabajo. Al sangrar una
tarea, estamos indicando que la tarea es una subtarea de la tarea principal. Naturalmente,
Outdent es el inverso del comando Indent y simplemente elimina un nivel de la jerarquía.
Link and Unlink La opción de enlace (link) permite conectar tareas y subtareas cuando dependen unas de
otras. Desvincular (unlink) simplemente elimina la dependencia entre las tareas
seleccionadas.

Tutorial ProjectLibre | 25
Task Tab – Grupo Tasks

Acción Descripción
Information Abre una ventana con información relacionada con la tarea seleccionada, que incluye:
• Información general sobre la tarea: nombre, duración,% completado, costo, fechas
de inicio y finalización.
• Predecesores: qué tarea precede a la tarea actual y su relación.
• Sucesores: qué tarea suceden a la tarea actual y su relación.
• Recursos: los recursos asignados a la tarea.
• Avanzado: identificador WBS, restricciones, fecha límite, método de valor ganado.
• Notas: cualquier nota relevante que desee agregar para esta tarea.

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Task Tab – Grupo Tasks

Acción Descripción
Calendar Es la base de todos los cálculos relacionados. La asignación de un calendario al
principio del proyecto se considera importante y eficaz. En este calendario
podrás configurar el calendario del proyecto, con sus días laborables y no
laborables y el horario laboral.
Notes Abrirá el cuadro de información.
Find Útil para encontrar tareas en proyectos grandes.
Scroll to Task En proyectos grandes, las barras del lado derecho del diagrama de Gantt
pueden haberse movido fuera de la vista. Debe marcar la Tarea para la que
desea ver la barra y hacer click en el botón Scroll to Task, esto presentará la
barra dentro de la pantalla.

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Task Tab – Grupo Tasks

Acción Descripción
Assign Resources Abrirá un cuadro de diálogo donde podrá asignar los recursos del proyecto a la
tarea específica. Para hacerlo, deberá configurar los recursos en primer lugar.
Save Baseline Una vez que termine de configurar sus tareas, recursos y costos, podrá guardar
la línea base del proyecto.
Clear Baseline Eliminará la línea de base establecida para que pueda editarla.
Update ProjectLibre solo puede pronosticar una fecha de finalización precisa del
proyecto si todo el progreso de la tarea se actualiza regularmente. Esta opción
abre un dialog box donde podrá actualizar el % completado y otra información
de la tarea.

Tutorial ProjectLibre | 28
Generar una Nueva Tarea
▪ Para generar una nueva tarea, es necesario ubicarse en la segunda fila, tercera columna de
la interfaz, justo debajo de la celda Nombre, y escribir el nombre de la primera tarea a
desarrollar, para este ejemplo se le asignó el nombre de “Tarea 1”:

▪ Tip! La primera tarea debe ser el título del proyecto para que pueda enlazar todas las
tareas y subtareas al título. Esto ayudará con el WBS.

Tutorial ProjectLibre 29
Generar una Nueva Tarea

▪ También se puede asignar

una nueva tarea, incluso en
medio de otras ya
existentes, mediante la
pestaña Task, en el botón
de Insert esta aparecerá
arriba de la tarea
seleccionada.

Tutorial ProjectLibre 30
Milestones o Hitos

▪ Los hitos o milestones son logros del proyecto.

▪ En ProjectLibre se designa un hito cambiando la duración a 0 días.
▪ El hito se representará en el Gantt Chart con un diamante.

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Modificar
Información de las
Tareas
▪ Así cómo es posible modificar la
información del proyecto en general,
también lo es para cada una de las tareas
que se crean.
▪ Basta con ir al menú Tarea, en el botón de
información, en el cual se puede
establecer la duración estimada de la
tarea, el porcentaje de avance de esta, el
número de horas requeridas para
completarla, e incluso parametrizarle una
prioridad de acuerdo a la importancia
que tenga para el administrador.
▪ Otra manera aún más fácil de acceder a
esta ventana, es simplemente darle click
dos veces a la tarea deseada.

Tutorial ProjectLibre 32
Modificar Información de las Tareas

▪ La pestaña Predecesoras
mostrará una lista de todas las
tareas que se han generado, esto
con el fin de crear dependencia
entre una y otra. Es decir, mostrar
cuando una tarea requiere que se
haya completado una tarea previa
para ser iniciada.
▪ Existen cuatro formas en las
cuales una tarea puede depender
de otra:
▪ FF Finish-to-Finish
▪ FS Finish-to-Start
▪ SF Start-to-Finish
▪ SF Start-to-Start.

Tutorial ProjectLibre 33
Modificar Información de las Tareas
▪ Este mismo procedimiento se aplica para
la pestaña Sucesores, con la salvedad
que son las tareas que van después la
tarea seleccionada.
▪ La pestaña de Recursos, muestra los
recursos disponibles para el proyecto y
permite asignar los recursos a la tarea
seleccionada.
▪ La pestaña Adelantada, permite
asignarles restricciones a cierta tarea
específica, establecer un plazo fijo en
fecha para la terminación de la tarea.
▪ La pestaña Notas está compuesta por un
tablero para realizar las anotaciones y
para ingresar enlaces de páginas web
(direcciones URL), respectivamente, que
se consideren pertinentes.

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 Práctica
▪ Ingresar Tareas:
▪ Implementación Nuevo Sistema de CRM
▪ Fase de Iniciación
▪ Desarrollar el project charter
▪ Identificar las partes interesadas y crear el registro de constituyentes
▪ Project Charter aprobado! (Importante ver el diamante).
▪ Desarrollar el plan de gestión de proyectos
▪ Project Kickoff
▪ Desarrollar cuestionario para solicitar los requerimientos de las partes interesadas
▪ Convertir la Tarea Project Charter aprobado! en un hito.
▪ Escriba entre el hito de Project charter aprobado y la tarea Desarrollar el
plan de gestión de proyectos, la Fase de Planificación, ingresándola en la
lista de Tareas.
▪ Indentar las tareas que correspondan a las distintas fases que estamos
trabajando (Iniciación y Planificación).

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 3

MANEJAR LOS RECURSOS DEL PROYECTO

Tutorial ProjectLibre
Administración
de los Recursos
▪ El tercer paso en la construcción de un
proyecto está relacionado con los
recursos necesarios para desarrollar las
tareas.
▪ Los recursos se asocian directamente a
todas las personas, equipo, las
instalaciones, materia prima o cualquier
otro que facilite el desarrollo de una
tarea.
▪ ProjectLibre presenta dos tipos de
recursos: trabajo (personas) o material
(artículos o equipos).
▪ Para agregar un nuevo recurso, es
necesario ubicarse en la pestaña Recurso.
Dar clic en una celda vacía y escribir en
ella el nombre del recurso.

Tutorial ProjectLibre 37
Resource Tab
(Pestaña)
• Proporciona un conjunto
de distintas subfunciones
relacionadas con los
recursos del proyecto.
• Views
• Clipboard
• Resource

Tutorial ProjectLibre 38
Resource Tab – Grupo Views
Acción Descripción
Resources Abre la hoja de recursos. Esta hoja contiene todos los detalles sobre los
recursos, como el nombre, el tipo de recurso, correo electrónico, la etiqueta
del material, las iniciales, el grupo, las unidades máximas, la tarifa estándar,
las horas extras, el calendario base, etc. Esta hoja es flexible y fácil de
adaptar, según sus necesidades ocultando una columna o agregando otras
nuevas. Es posible asignar un Calendario Base por separado a cada Recurso
/ Persona.

Tutorial ProjectLibre | 39
Resource Tab – Grupo Views

Acción Descripción
Recourse Breakdown Estructura de desglose de recursos (RBS) muestra una estructura
Structure (RBS) jerárquica en una lista grande con recursos, desde personal,
herramientas, materiales, equipos y otros servicios. El costo no es
un recurso como tal, aunque todos los recursos cuestan dinero.

Tutorial ProjectLibre | 40
Resource Tab – Grupo Views

Acción Descripción
Resource Usage Se mostrará una hoja de cálculo detallada con todos los datos de
uso de los recursos de la tarea.
Zoom In and Out Puede acercar o alejar la vista actual (por ejemplo, el diagrama
de Gantt o el uso de tareas).

Tutorial ProjectLibre | 41
Task Tab – Grupo Clipboard

Acción Descripción
Paste, Copy La sección clipboard solo tiene tres selecciones posibles:
& Cut (1) Pegar, (2) Copiar y (3) Cortar. Los nombres describen
lo que hace cada selección. Para utilizar estas funciones
en la hoja de cálculo del diagrama de Gantt, simplemente
debe resaltar la fila deseada haciendo click con el botón
izquierdo en la primera columna de la hoja de cálculo; la
selección se vuelve negra para mostrar lo que está
seleccionado. Una vez que la fila deseada esté resaltada,
haga click izquierdo en Copiar, mueva el cursor a la fila de
la hoja de cálculo donde desea insertar la fila duplicada y
haga click izquierdo para resaltar la ubicación deseada, y
luego haga click izquierdo en Pegar.

Tutorial ProjectLibre | 42
Resource Tab – Grupo Resource

Acción Descripción
Insert Un click en el botón "Insertar" agregará una fila encima de la marcada y le
permitirá ingresar un nuevo recurso.
Delete Eliminará el recurso de la tabla.
Indent/ Las funciones "Sangría" y "Anulación de sangría" son poderosas para
Outdent realizar cambios en la estructura jerárquica de la RBS.

Tutorial ProjectLibre | 43
Resource Tab – Grupo Resource
Acción Descripción
Information Al hacer click en el botón "Información" se abrirá una nueva ventana de "Información
de recursos" solo si se seleccionó un recurso. La ventana de información del recurso
tiene cinco pestañas:
• General: proporciona el nombre del recurso, la dirección de correo electrónico, el
tipo de recurso (trabajo, material), calendario base, etc.
• Costs: tarifas por hora, incluidas las horas extras.
• Resource Availability: se puede establecer el horario que tendrá el recurso para
realizar la tarea asignada, y el porcentaje total de la capacidad que tiene.
• Tasks: tareas asignadas al recurso seleccionado.
• Notes: cualquier nota relevante que desee agregar para este recurso.

Tutorial ProjectLibre | 44
Resource Tab – Grupo Resource

Acción Descripción
Calendar La asignación de un calendario al principio del proyecto se considera
importante y eficaz. En este calendario podrás configurar el calendario
del proyecto, con sus días laborables, no laborables y el horario laboral.
Notes Abrirá el cuadro de información.
Find Útil para buscar información en grandes proyectos.

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 Práctica
▪ Añadir Nuevas Tareas
▪ Asignar duraciones y predecesores de las tareas
▪ Ingresar Recursos
▪ Ver lista anejada en slide
▪ Asignar los puestos y grupos
▪ Asignar costos por recursos
▪ Indentar los recursos
▪ Eliminar recursos
▪ Eliminar Tester 4 y Tester 5
▪ Asignar calendarios por recursos
▪ Empleado de Vacaciones

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Añadir las Tareas a realizar en el projecto con la
duración y predecesores

Tarea Duración Predecesores

Implementación Nuevo Sistema de Facturación
Fase de Iniciación
Desarrollar el project charter 5 days
Identificar las partes interesadas y crear el registro de constituyentes 6 days 3SS
Project Charter aprobado! 0 days 3;4
Fase de Planificación 2
Seleccionar el equipo de proyecto 5 days 5
Project Kickoff 0.5 days 7
Desarrollar el plan de gestión de proyectos 5 days 8
Desarrollar cuestionario para solicitar los requerimientos de las partes interesadas 10 days 9
Someter los cuestionarios a las partes interesadas 10 days 10
Desarrollar un plan de gestión de comunicaciones 3 days 4;9SS

Planificación Completada 0 days 9;10;11;12;7;8

Añadir las tareas y dejar la indentación en proceso.

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Recursos
Puesto Nombre Grupo Costos p/hr

Project Manager <Su_nombre> PMAdmin $110

Analista de Negocios Juan Cruz PMAdmin $100

Sponsor/Cliente Maria Colón- LUMA Sponsors $0

Programador 1 Pedro Santana Programmers $93

Programador 2 Myrta Perales Programmers $91

Programador 3 Juan Perez Programmers $95

Tester 1 Amalia Rosado Testers $83

Tester 2 Julio Mangual Testers $85

Tester 3 Norma Ortiz Testers $81
Tester 4 Frank Sosa Testers $81
Tester 5 Julia Cruz Testers $81

*** Overtime es doble.***

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Referencias
▪ Alonso, J.C., Arango, C.A. (2018). Tutorial para la planeación de un
proyecto de investigación en ProjectLibre. Icesi ECONOMICS LN No. 5.
▪ ProjectLibre Manual v.1.9.3
▪ www.projectlibre.com

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