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SUBASTAS ELECTRONICAS COMO ESTRATEGIA DE COMPRAS

MBA Winston Zavaleta Ramos ( * ) I. INTRODUCCION La prioridad de las empresas y su razn de ser es vender para generar ganancias (utilidad). Asimismo las compras de bienes y servicios representan aproximadamente el 80% de los gastos anuales de una empresa, por lo que las organizaciones estn focalizando sus esfuerzos en la optimizacin de sus procesos de compra se pueden generar importantes ahorros que se reflejan directamente en la utilidad de las empresas. La subasta electrnica (SE) utilizada como estrategia de compras, segn la experiencia a nivel nacional e internacional, ha demostrado ser muy potente en la generacin de importantes ahorros para los diversos sectores como el minero, industrial, bancario, telecomunicaciones, entre otros. En los pases desarrollados, e inclusive de la regin como Brasil y Chile, la subasta electrnica es una prctica estndar de compra en el marco de buenas prcticas de gobierno corporativo. Segn estadsticas a nivel internacional, los principales beneficios de realizar compras mediante este sistema son el alto nivel de ahorro obtenido (en promedio 15%, segn estndar internacional); transparencia al 100%; todos los procesos son auditables y se obtiene una importante reduccin de los tiempos de negociacin. Las subastas para compra se denominan subastas inversas, por cuanto obviamente a diferencia de las de venta, lo que se busca es obtener para el que convoca la subasta, el menor precio que el mercado est dispuesto a ofrecer. Con los avances tecnolgicos en telecomunicaciones y tecnologa de informacin, las subastas electrnicas inversas se han convertido en un mtodo altamente rentable y est catalizando cambios de gran importancia en la cultura de compra de las empresas. Al mejorar los procesos de evaluacin y seleccin de proveedores, las subastas inversas conllevan aumentos permanentes en la rentabilidad operativa de los negocios.

II. MARCO CONCEPTUAL Existen diversos mecanismos para determinar precios en un mercado. En algunos casos, los vendedores anuncian precios al pblico en general y los ajustan en funcin de las respuestas de los compradores; en otros, el vendedor determina precios de lista, usualmente muy altos, y negocia el precio efectivo de manera

2 casustica con cada comprador, en funcin de factores cuantificables, como el volumen de la transaccin, la frecuencia de compra del cliente o las condiciones de pago. Sin embargo, estos mtodos casusticos dependen de factores difciles de medir y controlar, como la capacidad negociadora de cada parte, y pueden generar prcticas indeseables, como la colusin entre el agente comprador y el vendedor, cuando quien paga la compra es un tercero impersonal (e.g. una entidad gubernamental o una empresa). La influencia de estos factores difcilmente controlables acota la eficiencia en la formacin de precios y hace patente la ausencia de un mtodo sistemtico para obligar a que las partes revelen cules son los precios lmite a los que estn dispuestos a comprar o vender, segn el papel que juegan en una transaccin. En la proveedura de las empresas, la consecuencia de esta ineficiencia es clara: salvo ciertos casos, como en la adquisicin de commodities, los compradores privilegian la negociacin bilateral. En consecuencia, no siempre extraen de los oferentes los mejores precios, adems de que pueden caer en zonas de confort y relaciones poco transparentes con un nmero limitado de proveedores. De ah que valga preguntarse por qu los jefes de compra de las empresas no utilizan ms un procedimiento de formacin de precios bien conocido por su eficiencia y ampliamente avalado por la teora econmica: la subasta inversa. Como se explica ms adelante, en las subastas inversas se establecen ambientes de competencia activa y transparente entre distintos proveedores y los pedidos se asignan a quienes ofrezcan el precio ms bajo. Sin embargo, la organizacin de una subasta inversa, especialmente cuando el producto o servicio a adquirir debe reunir especificaciones muy precisas, generalmente se percibe como un ejercicio engorroso y costoso para el organizador. Esta percepcin respecto al costo, en tiempo y dinero, de organizar subastas inversas quiz se justificaba en el pasado, cuando un evento de este tipo obligaba a reunir, en un solo sitio, al comprador con todos sus proveedores calificados. Sin embargo, los avances tecnolgicos en las telecomunicaciones y la informtica han hecho que las subastas inversas hayan dejado de ser mecanismos de adjudicacin slo en casos que impliquen desembolsos muy elevados. La tecnologa disponible ahora ha abatido considerablemente los costos de las subastas, al punto que la subasta inversa se ha convertido en un mtodo que est catalizando cambios de gran importancia en la cultura de compra, al mejorar los procesos de seleccin y evaluacin de proveedores y al generar aumentos permanentes en la rentabilidad operativa de los negocios. 1. Revelacin de valoraciones cuando la informacin es imperfecta La tarea de los compradores es identificar proveedores, evaluar su capacidad tcnica y seleccionar a los que ofrezcan las mejores condiciones incluyendo, desde luego, el mejor precio. Una buena o mala seleccin de un comprador impacta directamente los resultados operativos. El trasfondo de toda negociacin entre un comprador y sus proveedores se resume en una pregunta: cmo se distribuyen las

3 ganancias de un intercambio? Para contestarla, conviene hacer primero una distincin entre el valor de algo y su precio de adquisicin. Grosso modo, el valor de un producto para un comprador es el precio mximo que est dispuesto a pagar, mientras que para un vendedor lo es el precio mnimo al que est dispuesto a vender. Veamos los tres escenarios posibles cuando un vendedor y un comprador interactan: (i) Intercambio ineficiente Si el precio mximo de compra es inferior al precio mnimo de venta, no resulta conveniente realizar el intercambio, ya que despus de la transaccin al menos una parte acabara peor. Los economistas catalogan estos intercambios ineficientes en el sentido de Pareto (ver diagrama 1). Diagrama 1

Ganancia del intercambio para el comprador

Ganancia del intercambio para el proveedor

X
Valor del comprador (precio mximo de compra) Valor del proveedor (precio mnimo de venta)

(ii)

Intercambio neutral Si los valores de ambos jugadores coinciden, la nica posibilidad de intercambio es a ese precio, en cuyo caso, ambas partes seran indiferentes con respecto a la transaccin (ver diagrama 2). Diagrama 2

Valor del comprador (precio mximo de compra)

Valor del proveedor (precio mnimo de venta)

(iii)

Intercambio eficiente Si el precio mximo de compra es superior al precio mnimo de venta, el intercambio se puede efectuar a cualquier precio que se encuentre en la brecha denominada la zona de ganancias del intercambio, ya que ambas partes acabaran mejor si realizan la transaccin. Los economistas clasifican estos intercambios eficientes en el sentido de Pareto (ver diagrama 3). Conforme ms se acerque el precio de adquisicin al precio mnimo de venta, mayores sern las ganancias del intercambio que se apropie el comprador, y viceversa. Diagrama 3

Ganancia del intercambio para el proveedor

Zona de ganancias del intercambio

Ganancia del intercambio para el comprador

El objetivo de RMM

Valor del proveedor (precio mnimo de venta)

Precio de asignacin

Valor del comprador (precio mximo de compra)

Cuando hay ms de un proveedor, la valoracin de cada uno suele ser informacin privada, esto es, el comprador no conoce los precios mnimos de venta de los proveedores y ningn proveedor conoce ni la valoracin de los dems proveedores ni la del comprador (ver diagrama 4). En trminos tcnicos, las partes tienen informacin incompleta del mercado. Tanto unos como otro deben adivinar la valoracin de las contrapartes, para disear, a partir de ciertos supuestos, sendas estrategias de precios. La solucin a este tipo de problemas constituye el ncleo de la teora de las subastas que, a su vez, se basa en la teora de los juegos no cooperativos.1 Diagrama 4

La cinta Una Mente Brillante, galardonada con el Oscar a la mejor pelcula este ao, est basada (vagamente) en la vida de John Nash, quien gan el Premio Nobel de Economa en 1994 por sus estudios de los juegos no cooperativos.

Gracias a la teora, sabemos que en las subastas es importante entender cmo reaccionan las partes frente a la incertidumbre sobre su valoracin relativa, las acciones de los dems participantes, la posibilidad de colusin, etc. El reto del subastador es disear la subasta que mejor controle este entorno incierto. El objetivo es disear y ejecutar subastas inversas que: (i) identifiquen y seleccionen al proveedor (calificado) con el menor valor (precio mnimo de venta); y (ii) induzcan a dicho proveedor a presentar una puja lo ms cercana a su precio mnimo de venta.

III. TIPOS DE SUBASTAS: Las subastas pueden ser: Subastas cerradas: los postores lanzan sus ofertas en sobre cerrado, el comprador abre los sobres, selecciona al ganador y determina el precio del objeto de acuerdo con las reglas previamente establecidas. Los postores no tienen opcin de mejorar sus ofertas. Subastas abiertas: aquellas que las ofertas se proclaman abiertamente durante la sesin, de manera que todos los postores saben que oferta est liderando la subasta. Los postores pueden modificar sus posturas sobre la marcha del proceso en funcin de las posturas de los dems postores, lo cual no es posible en una subasta cerrada.

En el siguiente cuadro se resumen el tipo de subastas ms conocidas

- Inglesa Descendente SUBASTAS COMPRA ABIERTAS PARA - Inglesa Ascendente - Holandesa Ascendente - Japonesa - Sobre Cerrado de Primer Precio SUBASTAS COMPRA CERRADAS PARA - Sobre Cerrado de Segundo Precio

Subasta inglesa descendente: Grfica I: Caso Real de Subasta Inglesa Descendente en Per

Es la ms comnmente aplicada y, por eso las ms conocida. Es una subasta de sesin abierta, en la cual los postores van mejorando las posturas de sus competidores hasta llegar a un nivel que ningn postor est dispuesto a mejorar la ltima oferta.

Subasta inglesa ascendente: Grfica II: Caso Real de Subasta Inglesa Ascendente en Per

S bien es usada para la venta de bienes, se utiliza para operaciones de compra, en el caso que se pretenda licitar un descuento. El beneficio para el comprador es mayor, cuanto ms alto es el descuento. Igualmente es una subasta de sesin abierta, en la cual los postores van superando las posturas de sus competidores hasta llegar a un nivel que ningn postor est dispuesto a mejorar el ltimo descuento..

8 La subasta holandesa ascendente: Grfica III: Caso Real de Subasta Holandesa Ascendente en Per

Tambin es abierta, y se fija un precio de apertura muy bajo, en el cual ninguno de los postores est dispuesto a vender un bien o servicio. Es decir todos los participantes estn fuera. El software est programado para subir paulatinamente el precio, hasta que uno de los postores lanza su oferta, y automticamente es declarado ganador. Subasta japonesa descendente: Es una variante de la subasta inglesa descendente, y se inicia con un precio de apertura que se supone, todos los postores estn interesados en vender un bien o servicio. Es decir, al inicio del proceso todos los participantes estn dentro. Conforme avanza la subasta el software va bajando progresivamente el precio, y los participantes van saliendo, uno tras otro, en el momento en que el precio llega a un nivel que ya no estn dispuestos a vender. La subasta termina en el momento que se retira el penltimo participante. Obviamente el ganador es el participante ltimo que qued dentro.

9 Subasta a sobre cerrado de primer precio: Grfica IV: Caso Real de Subasta a Sobre Cerrado de Primer Precio en Per

En esta subasta los postores lanzan sus posturas a travs de la web, y quedan registradas en el sistema. El organizador de la subasta compara posturas y selecciona como ganador al que tiene la oferta ms baja. En el grafico IV el ganador es el postor 7, y se adjudica exactamente el precio que ofert l mismo.

10 Subasta a sobre cerrado de segundo precio:

Grfica V: Subasta a Sobre Cerrado de Segundo Precio

En esta subasta los postores lanzan sus posturas a travs de la web, y quedan registradas en el sistema. El organizador de la subasta compara posturas y selecciona como ganador al que tiene la oferta ms baja, pero el precio de adjudicacin es el precio del proveedor que obtuvo el segundo lugar. En el grafico el ganador es el postor 7 y se adjudica el precio del proveedor que se ubic en segundo lugar, que fue el postor 4 (color amarillo).

IV. LA HERRAMIENTA HOMOLOGACIN PARA LAS COMPRAS TCNICAS Una empresa experta en compras, debe tener como objetivo maximizar los beneficios de sus compras, adquiere los productos o servicios con la calidad correcta y al mejor precio (no necesariamente lo ms barato). Para ello existe el mecanismo de homologacin que permite incluir el componente tcnico en la subasta, es decir otros factores decisivos de compra adicionales al precio como por ejemplo: Calidad, Servicio, Costos Operativos, Garanta, Rendimiento, etc.

11 Usando la homologacin de propuestas, introducimos on line los parmetros mencionados, de tal manera que se le garantiza al Comprador, que la adquisicin se va a realizar en funcin al Costo-Beneficio. Un ejemplo simple, una subasta para la adquisicin de pinturas se ejecuta en Soles*m2 de pintado, y no en Soles*galn. Otro ejemplo, cuando se licitan llantas se hace en USD*(miles de km recorridos); y no en funcin a sus precios unitarios, que ya conocemos presentan altas variaciones segn las marcas.

V. TENDENCIA EN EL MERCADO: Tendencia hacia la transparencia. Tendencia a la automatizacin de los procesos. Tendencia a convertir a las subastas electrnicas inversas, en una prctica estndar de compra.

VI. BENEFICIOS DE LAS SUBASTAS ELECTRONICAS (COMPRADORES): Se ha comprobado a nivel internacional primero, y luego en el mercado peruano, el alto impacto que generan las subastas electrnicas para las empresas compradoras que las podemos resumir en: Altos niveles de ahorro. Garanta de obtener el mejor precio del mercado. Operaciones de compra 100% transparentes, y auditables. Reduccin de los tiempos de negociacin. Sirven como herramienta de benchmarking, ya que nos da una radiografa del mercado ofertante.

VII. BENEFICIOS DE LAS SUBASTAS ELECTRONICAS (PROVEEDORES): Los proveedores habituales de los clientes generalmente sienten molestias cuando son llamados a participar en una subasta(aoran la prctica tradicional). Sin embargo, admitiendo que el costo de entrada a una empresa compradora es alto para un proveedor nuevo o aspirante a la proveedura, stos se ven beneficiados en resumen en: Posibilidad de acceso a mercado global de compradores. Reduccin en los costos de las transacciones comerciales. Acceso gratuito al mdulo de subastas. Competencia en un mbito de total transparencia.

Si bien el nivel de internacionalizacin de la empresa peruana todava est en desarrollo, sin embargo ya tenemos casos de empresas que han ingresado a los

12 mercados de Mxico y Costa Rica, por haber sido adjudicados de la buena pro a travs de subastas internacionales. Inclusive algunas de ellas, se han visto obligados a instalar plantas de produccin en esos pases.

VIII.

CRITERIOS DE IDENTIFICACIN DE MATERIALES SUBASTABLES:

Los principales criterios de identificacin de los materiales recomendables a comprarse por licitacin electrnica son: Que exista amplitud de oferta. Que sea momento oportuno: es decir que para un determinado bien no exista en el mercado, problemas con el abastecimiento. Que el monto base de la compra sea superior a 50,000 USD (la cantidad es solamente referencial).

Para definir que productos o servicios pueden ser subastables, nos servimos del siguiente Modelo de Posicin de Aprovisionamiento:
Matriz de segmentacin de productos que se compran
Valor para el comprador Bajo Alto

Bienes estratgicos

Bienes apalancados

Productos cuello de botella Pocos

Bienes rutinarios

Nmero de proveedores calificados

Muchos

Fuente: Monczka, et al. Purchasing and Supply Chain Management.

Esta matriz sirve como una importante gua, para definir la estrategia de abastecimiento y tambin para la priorizacin de esfuerzos. Siguiendo la grfica, los productos y servicios subastables son los que se ubican en los cuadrantes de la derecha, que corresponden a lo denominados apalancados y rutinarios, que son las posiciones privilegiadas para las empresas compradoras, porque su poder negociador es fuerte. Estas posiciones no son estticas, y corresponden a las organizaciones moverlas hacia los cuadrantes derechos. Para ello se necesita desarrollar los mercados de proveeduras.

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IX. CONDICIONES PARA UNA SUBASTA EXITOSA: Para que una subasta sea exitosa existen condicionantes que se deben cumplir: Que exista competencia o por lo menos dos proveedores interesados en vender al cliente que hace la convocatoria, y que sean ofertantes competitivos. A ms proveedores mejores resultados. Que sea un producto, que el mercado sea de compradores: es imposible subastar productos o servicios donde los proveedores son muy fuertes y ponen las pautas de las negociaciones. Claridad en las reglas de juego: las cules se especifican o detallan en las bases tcnicas. Seleccin de proveedores: si no lo hacemos bien, y gana un proveedor que no tenga las capacidades requeridas, simplemente El Comprador va a tener un problema durante el proceso de suministro. Que el producto o servicio a subastar pueda llevarse a una misma base de comparacin, como por ejemplo el caso de productos genricos, o productos no genricos a los que se les puede calificar en funcin a los parmetros que lo hacen especficos como calidad, rendimiento, etc. Ejemplo en el caso de pinturas al ser los rendimientos distintos la subasta se har en funcin al costo de Soles/mt2. Que se entienda que es un trabajo en equipo, no puede efectuarse subasta exitosa s no existe el liderazgo de la empresa que realiza la convocatoria.

X. BARRERAS QUE REMONTAR EN EL MERCADO PERUANO: Resistencia al cambio en algunas organizaciones. Creencia que solamente se subasta precio (lo barato sale caro): Falso. Lo que se subasta es el valor econmico til Rechazo de los proveedores a participar en subastas: esta tendencia ya est desapareciendo, y obviamente depender si es un mercado de proveedores o de compradores. Creencia que solamente se subastan productos genricos: Falso. Como hemos visto lneas arriba, con la homologacin es posible ejecutar subastas entre productos o servicios diferenciados. Proceso en lnea no genera compromiso formal: Falso. Existe una normatividad legal que regula el comercio electrnica.

Editado en Lima en 20/04/2010

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Director de la consultora Prakxon. Profesor Contratado en CENTRUM-rea Operaciones. Consultor Internacional en Abastecimiento Estratgico. MBA ESAN. Ingeniero Mecnico UNI. Cursos de post grado USA, Japn, Espaa, Chile. wzavaleta@prakxon.com Se agradece la ayuda del doctor Pedro Noyola, experto internacional en la teora de subastas y la implementacin en los negocios, para la elaboracin del presente artculo