Manual Factura
Tabla de contenido
Requisitos para poder crear una factura .................................................................................3
Registro Factura .............................................................................................................................. 4
Paso 1 ................................................................................................................................................... 4
Paso 2 .................................................................................................................................................. 4
Paso 3 .................................................................................................................................................. 5
Paso 4 .................................................................................................................................................. 5
Paso 5 .................................................................................................................................................. 7
Paso 6 .................................................................................................................................................. 7
Paso 7 .................................................................................................................................................. 7
Validar Rechazo Factura ................................................................................................................9
Paso 1 ................................................................................................................................................... 9
Paso 2 .................................................................................................................................................. 9
Paso 3 .................................................................................................................................................10
Paso 4 .................................................................................................................................................10
Paso 5 .................................................................................................................................................10
Paso 6 .................................................................................................................................................10
Paso 7 .................................................................................................................................................. 11
Notas de Crédito (pronto pago) ................................................................................................ 12
Paso 1 .................................................................................................................................................. 12
Paso 2 ................................................................................................................................................. 13
Paso 3 ................................................................................................................................................. 13
Paso 4 ................................................................................................................................................. 15
Paso 5 ................................................................................................................................................. 15
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Requisitos para poder crear una factura
Para que el botón de crear factura se habilite, se deben cumplir los siguientes requisitos:
1. Haber enviado una confirmación de pedido y tener lo siguiente:
• Pedido de materiales: haber recibido un acuse de recibo en Ariba. Este
documento lo envía el cliente y se puede visualizar dentro de los documentos
relacionados del pedido.
• Pedido de servicios: hoja de entrada de servicios debe estar en estado
“Aprobado”.
2. Usuario debe tener asignado el permiso “Generación de facturas”.
Nota: en caso esté pendiente algo, se recomienda contactar al comprador para que pueda apoyar
en generar o aprobar el documento correspondiente.
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Registro Factura
Paso 1
Ingresar a su cuenta de SAP Business Network, accediendo desde el siguiente enlace: Ariba
Network para proveedores
Paso 2
Buscar e ingresar al pedido de compra a facturar.
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Paso 3
Dar clic en el botón “Crear factura” y luego seleccionar la opción “Factura estándar”. En el caso de
pedidos de materiales, se debe seleccionar también qué acuse de recibo se va a facturar.
Paso 4
Completar toda la información solicitada, tomando en cuenta que los únicos campos
obligatorios son los siguientes:
Cabecera de la factura:
• Factura No: número de la factura.
• Fecha de la factura: fecha de emisión de la factura. Se debe considerar que en el
portal de SAP Business Network el plazo aceptado de vigencia de la factura son 7 días.
• Tipo de factura: seleccionar cualquiera de las siguientes opciones:
o Electrónica > aplica únicamente para proveedores de Perú
o No Domiciliado
• Porcentaje de Detracción: valor debe coincidir con el indicado en el archivo XML de
la factura.
• Aceptación de Descuento por Pronto Pago: aplica únicamente si se maneja
factoring.
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Adjuntos:
1. Dar clic en el botón “Agregar a cabecera” y luego seleccionar la opción “Adjunto”.
2. Dar clic en “Seleccionar archivo”, buscar el archivo que se desea cargar y luego dar clic en
“Agregar adjunto”.
Nota: se debe agregar cada archivo de manera individual y los requeridos por el cliente son los
siguientes:
• PDF de la factura
• Archivo XML (para proveedores de Perú)
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Líneas de factura:
Seleccionar que líneas se van a incluir. Esta información se completa con el detalle de la HES o
acuse de recibo, por lo que no debe modificarse ningún dato.
Paso 5
Revisar que se haya completado toda la información solicitada y luego dar clic en “Siguiente”.
Paso 6
Validar que toda la información esté correcta y dar clic en “Enviar”.
Paso 7
Validar que la factura se haya enviado correctamente. Para realizar esto, se debe revisar que el
estado del pedido de compra haya cambiado a “Facturado” o “Facturado parcialmente”,
dependiendo del caso.
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Adicionalmente, al ingresar a la factura y dirigirse a la pestaña del histórico, debe aparecer un
mensaje similar al siguiente:
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Validar Rechazo Factura
El sistema compara la información ingresada en Ariba con los datos del XML y en caso algún dato
no coincida, se rechaza la factura de manera automática. Para revisar si la factura fue rechazada,
se debe realizar lo siguiente:
Paso 1
Buscar e ingresar al pedido de compra en donde se envió la factura.
Paso 2
Dentro del pedido de compra se debe buscar la sección de documentos relacionados e ingresar a
la factura enviada.
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Paso 3
En caso la factura haya sido rechazada, en la pestaña de detalles le aparecerá un cuadro celeste
indicando el motivo de rechazo. Esto también lo podrá validar desde la pestaña de histórico.
Paso 4
Luego de revisar el motivo de rechazo, se debe dar clic en “Editar y volver a enviar”. Esto con el
objetivo de que no se deba crear la factura desde cero.
Paso 5
Realizar modificaciones requeridas.
Paso 6
Dar clic en “Siguiente” y luego en “Enviar”.
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Paso 7
Ingresar a la factura y validar que se haya enviado correctamente. Para realizar esto, se debe dirigir
a la pestaña del histórico y revisar que aparezca el siguiente mensaje:
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Notas de Crédito (pronto pago)
Este procedimiento únicamente se debe realizar cuando se tiene factoring y se aceptó el
descuento por pronto pago al enviar la factura.
Una vez aprobada la factura, en la pestaña “Pagos programados” se podrá visualizar el detalle de
la propuesta de pago y el descuento aplicado.
Con este dato se procede a generar la nota de crédito correspondiente, siguiendo el siguiente
procedimiento:
Paso 1
Buscar e ingresar al pedido de compra.
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Paso 2
Dar clic en el botón “Crear factura” y luego seleccionar la opción “Abono”.
Paso 3
Completar toda la información solicitada, tomando en cuenta que los únicos campos obligatorios
son los siguientes:
Información de cabecera:
• Número de abono: número del documento.
• Fecha del abono
Dirección:
Asegurarse de que la información ingresada sea correcta.
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Ajuste:
Colocar el monto del descuento que debe aplicarse. Este debe ser negativo, incluir el código de la
moneda y coincidir exactamente con el valor que aparece en la propuesta de pago.
Adjuntos:
Se solicita cargar como mínimo un adjunto de sustento, siguiendo el siguiente procedimiento:
1. Dar clic en “Seleccionar archivo”.
2. Buscar el archivo que se desea cargar.
3. Dar clic en “Agregar adjunto”.
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Paso 4
Revisar que se haya completado toda la información solicitada y luego dar clic en “Siguiente”.
Paso 5
Validar que toda la información esté correcta y dar clic en “Enviar”.
Una vez enviado el documento, este podrá visualizarse en la sección de documentos relacionados
dentro del pedido de compra.
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Gracias
