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MANUAL DE PORTAL
DE PROVEEDORES
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MÉXICO

¿CÓMO ENTRAR AL PORTAL

DE PROVEEDORES?

CONFIRMA TU ENTREGA Y
PROGRAMA TU FACTURA

¿CÓMO INGRESAR UNA

FACTURA?

CONSULTA EL ESTADO DE
TUS PEDIDOS Y FACTURAS

PROGRAMA SESIÓN CON

EL EXPERTO

AVISOS DE ENTREGA Y
CONFIRMACIONES ASN
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 ¿CÓMO ENTRAR AL
PORTAL DE PROVEEDORES?

1 Acceso al Portal
Desde Google Chrome o Firefox , entra al portal con el siguiente link:

https://international-portal.gmodelo.com/com.gmodelo.aap223.ui5.c/

Ingresa tu Identificación de Usuario así como tu Clave de acceso

en los recuadros correspondientes, al terminar da clic en el botón
“Acceder al sistema”.

Se bloquea al tercer intento fallido de ingreso de usuario o

contraseña incorrecta.
Generar contraseña y desbloqueo
Si tu Clave de acceso se encuentra bloqueada o no la recuerdas te
sugerimos seguir los siguientes pasos:

1.- Da clic en el botón de “Desbloquear / Generar Contraseña”

2.- Ingresa tu usuario en ID Usuario de Proveedor y RFC en la ventana que

saldrá y da click en el boton “validar”.

3.- Enseguida se mostrará una pantalla en donde podrás Desbloquear o Crear

una nueva contraseña.

Desbloquear Modificar contraseña

Para habilitar tu usuario da clic Para generar una nueva contraseña

en el botón “Desbloquear” y da clic en “Modificar contraseña”
saldrá un mensaje asegurando el
desbloqueo exitoso del usuario:

La nueva contraseña debe tener:

• Una letra mayúscula.
• Un carácter numérico
• Una longitud máxima de 8 caracteres
• Un carácter especial (#, $, %,&,:)
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Botón
 CONFIRMA TU ENTREGA Y
PROGRAMA TU FACTURA

1 Acceso facturas
Nos abrirá el menú principal, en este punto será necesario elegir
“Confirma tu entrega y programa tu factura”, en cualquiera de las
dos opciones en pantalla.

A continuación se mostrará el menú de “Confirma tu entrega y

programa tu factura”. Este menú desplegará los pedidos de compra
de “Proveedores Nacionales” que estén pendientes de recepción de
factura y/o de confirmar la entrega de servicios/productos.
2 Descarga de Información
Puedes descargar la información del “menú Confirma tu entrega
y programa tu factura” en Excel o PDF, da clic en el botón que se
encuentra del lado derecho, a un lado del espacio para “buscar”.
Selecciona el formato en el que deseas descargar: Excel o PDF

En la parte inferior (en chrome) izquierda, aparecerá el archivo en el formato

seleccionado, en el archivo podrás encontrar la orden de compra, la posición,
sociedad y su nombre, si ya tienen documento de material o no esas órdenes de
compra y el estado que tiene esa orden.
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Botón
 ¿CÓMO INGRESAR
UNA FACTURA?

1 Ingreso de Factura
*En este punto es necesario contar con tu documento .XML de la
factura a subir, así como también el documento PDF si es requerido.

Debemos dar clic en el botón “Carga XML y PDF” y luego arrastrar

este documento dentro de la herramienta de recepción de facturas
para comenzar con todo el proceso.

Al soltar el archivo dentro del área, iniciará el proceso de alta de

facturas, dando como resultado la siguiente ventana

!
Parte del detalle de esta operación aparecerá
en la consola de “PROCESO”
Si algo ha salido bien o mal en el proceso, nos
aparecerá descrito en esta ventana, o también
en los mensajes emergentes en la parte superior
de la pantalla.
2
Posterior a ingresar los documentos anteriores (PDF y .XML),
tendremos que anexar los números referentes a nuestra Factura,
número de Orden de Compra (puedes checarla en pedidos recibidos)
y número de Documento material (número de Entrada), para que
cumpla con el lineamiento 3WM (Three Way Match)

1
match

2
match

3
match

3 Consulta de Factura Electrónica

Este módulo permitirá realizar la búsqueda de las facturas enviadas
de acuerdo a los filtros de los campos que tenemos disponibles (en el
campo “Filtrar por”).

4 Interfaz de herramienta
Una vez seleccionados los filtros de consulta verás un
resultado como el siguiente:

Para cualquier caso de consulta, los Aquí podrás ingresar

campos se podrán filtrar por número palabras o números clave
de Sociedad, Orden de Compra, para localizar más rápido
Documento de entrada y Estado. tus archivos
 Selección de las PO y GR para ingreso de varias facturas al
mismo tiempo.
• Seleccionar con el checkbox, ubicado en la primera
columna, los pedidos de compra a los cuales corresponde
la factura que subirán y daremos clic en cargar XML y PDF.
• Al abrirse la ventana, el usuario podrá seleccionar el
archivo o utilizar la funcionalidad “Drag & Drop” para
cargar el archivo XML de la factura.

Según el estado de la orden de compra se permitirán las

siguientes acciones.

• Subir los XML a las PO (orden de compra), a fin de

contabilizar la factura según aplique Individuales:
XML > PO-GR.
• Cuando se ingresan los XML en forma individual, se
mostrará la siguiente pantalla.

Cargar ZIP
Para este método, se tendrá que llenar el formato Test2.

En el deberán de llenar los campos solicitados:

• Archivo: el nombre del xml, tal cual como se guardará en la carpeta comprimida.
• Orden de compra: pedido de cada factura correspondiente a diez dígitos
inicialmente con los dígitos 41,42 o 45
• Entrada de mercancia: en este apartado indicarán la GR que les indique la UEN a
diez dígitos inicialmente por un número 50
• Proveedor: el número correspondiente de acuerdo al proveedor
 Este mismo archivo se guardará junto los archivos XML en
una carpeta y se comprimirá.

Por medio de este botón se permitirá el ingreso de varias facturas al mismo

tiempo, teniendo en cuenta la relación: un pedido, varias entradas, una
factura. Se conserva la funcionalidad del Portal actual para cargue masivo de
facturas, ubicado en este menú.

5 Información de órdenes de compra y

facturas pendientes de contabilizar.
• En caso de error del proveedor, se podrán cargar nuevamente los
XML a fin de contabilizar sus facturas.

• En caso de existir un error el mensaje que se mostrará en la

columna “Estado” corresponde al mensaje personalizado por
Negocio para asegurar la acción del proveedor.

6 Recepción de facturas sin hoja de entrada

• Mismo proceso de carga de XML, sólo que se resguardará para posterior
contabilización por medio de un programa que valida si la hoja de entrada
ya fue ingresada, seguirá el mismo proceso de contabilización actual para el
manejo de los errores, en caso de existir.

• Se mostrará el mensaje de “XML recibido”, una vez que el solicitante dé

entrada a la mercancía, la factura será programada.

• Cuando el pedido tenga documento de entrada, se ejecutará la

contabilización de la factura automáticamente.
7 Carga de acuse de recibo

• Esta funcionalidad permitirá a los proveedores poder ingresar información

de los servicios otorgados o productos entregados y que no han sido
ingresados al sistema (Orden de compra pendiente de recibo).

• El Botón se encontrará activo mientras no haya “Documento de entrada”

y se permitirá subir nuevos acuses de recibo, considerando el último acuse
como válido mientras que el anterior se descartará.

• El Botón “Consultar” en la columna de acuse de recibo mostrará el PDF

del acuse de recibo que haya cargado el proveedor.

• Esta contabilización será posible realizarla por medio de un programa que

estará validando si existen entradas de archivo XML a órdenes de compra
sin documento de entrada.

Consideraciones

• Una vez que el proveedor suba su factura XML, recibirá un mensaje que
indique si la factura fue recibida exitosamente y le indicará que debe
consultar el estado de esta factura en el menú “Consulta el estado de tus
pedidos y facturas”. En caso de que la factura tenga un error, se confirmará
que hubo un error y le dará el detalle del error que tiene la factura.

8 Cargar XML sin entrada de mercancía

Ahora puedes ingresar un XML a tus POs, aunque todavía no cuenten
con entrada de mercancía. Solo debes seleccionar la PO a la que quieres
cargar el XML, en el checkbox, y dar clic al botón debajo de “Cargar XML
y PDF”, cargar el XML y enviar.

El estatus de esa línea deberá cambiar de “sin recibo de material” a

“factura recibida en espera de documento de entrada”.
 Mensajes de error y probables soluciones
A continuación te mostramos algunos mensajes de error y
sus probables soluciones.

El proveedor puede El error se tendrá que

solucionar el error. solucionar de manera interna

1. Diferencia entre monto en documento de material y subtotal facturado, favor

de verificar la información de su factura en caso de ser correcta la información
ponerse en contacto con su comprador

2. En validación posible factura duplicada

3. Enviar a proceso manual a correo CSC_ facturación, favor de anexar pdf, xml
+ orden de compra.

4. Esta posición ya se encuentra programada a pago

5. La factura se encuentra en proceso de validación por área de facturación.

6. La factura se encuentra en proceso de validación por cierre contable.

7. La factura se encuentra en proceso de validación.

8. La unidad de medida del material no coincide con la del pedido. Verifique su

información.

9. Moneda en factura no corresponde vs Orden de Compra, favor de validar

la información de su factura, en caso de ser correcta favor de contactar a su
comprador para verificar los datos de su Orden de Compra.

10. Validar con Procurement que tu pedido esté ya liberado.

11. Verifique la razón social de su factura, en caso de ser correcta favor de ponerse
en contacto con su comprador para verificar los datos de su Orden de Compra.
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Botón
 CONSULTA EL ESTADO DE
TUS PEDIDOS Y FACTURAS

1
Dentro del menú principal, será necesario elegir “Consulta el estado de
tus pedidos y facturas” en el menú lateral izquierdo o en el menú central.

2
Este menú mostrará el listado completo de pedidos y facturas,
incluyendo pedidos pendientes de facturas, pedidos con facturas
programadas a pago y pedidos con facturas pagadas.

Las columnas que podrémos observar en este menú serán:

• Orden de compra • Fecha de pago

• Posición • Complemento (con botón
• Sociedad “Activo” para cargar el
• Referencia factura complemento de pago
• Moneda correspondiente)
• Importe • Comprobante de pago (con botón
• Estado “Activo” para descargarlo)
• Fecha contabilización
NOTA: Los botones en Comprobante / Complemento estarán “Activos”,
cuando el pago se haya realizado.
*Al ingresar al menú, no podrás ver los botones de subir y descargar
complemento/comprobante, tendrás que ajustar el zoom, hasta que
aparezcan los botones.

En la parte superior derecha del navegador “Chrome” hay tres puntos,

daremos clic y en las opciones, viene un apartado que dice zoom,
modifiquemos el valor en 67 o hasta que aparezcan los botones.

En la parte superior derecha del navegador “Firefox” hay tres líneas,

daremos clic y en las opciones, viene un apartado que dice tamaño,
modifiquemos el valor en 67 o hasta que aparezcan los botones.
3 En este menú podremos:

• Filtrar por rango de fechas de contabilización de la factura

• Descargar, en formato Excel y PDF, información visualizada en este menú
• Mostrar la información del Comprobante de Pago y poder descargarlo en
PDF
• Cargar el archivo de Complemento de Pago para las facturas pagadas
• Identificar las facturas bloqueadas, marcadas como “Bloqueada”

En la parte superior se habilitará un check como filtro inicial que tendrá las
siguientes opciones correspondientes al estado:

Programado a pago, Pendiente de Factura, Pagado,Todas

Esto permitirá desplegar las órdenes de compra de acuerdo al

estado solicitado y en el periodo de fecha especificado. Por default,
se desplegarán las órdenes de compra correspondientes al filtro
“Programado a pago”.

El segundo filtro permitirá escoger por los siguientes rubros:

Orden de Compra, número de Sociedad, Referencia Factura, Importe y
Moneda.

A partir de este dato el usuario podrá escribir el dato solicitado en el filtrado.

Botón “Descargar pedido de compra”

Se tendrá disponible un botón para descargar el PDF correspondiente a

cada una de las órdenes de compra.

Botón “Export Data”

Este botón es para exportar la informacion

visualizada en este menú, ya sea en Excel o PDF.
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Botón
 PROGRAMA SESIÓN
CON EL EXPERTO

Seleccionaremos en el menú izquierdo o en el central “Programa sesión

con el experto” para ingresar.

Por medio de este menú el usuario podrá programar una sesión con
un experto para que le brinde soporte en sus procesos de Órdenes de
compra, Pago de facturas o Errores durante su proceso de carga de
facturas y acuses.

El usuario podrá:

• Seleccionar una fecha según la disponibilidad

del agente y un horario para su cita.

• Ingresar la sociedad y datos de contacto: Nombre, teléfono, correo o

correos adicionales (deberán separarse con “;”). Por default aparecerá el
correo dado de alta en el sistema, sin estar habilitado para edición.

• Además, tendrá un espacio para incluir el motivo de la cita solicitada.

Al dar clic en el botón “Agendar cita”, se enviará una invitación a los correos
electrónicos incluidos en el campo de correos adicionales y al correo del
proveedor registrado en el sistema de Grupo Modelo, además de enviar la
invitación al asesor.

*Este correo sólo será utilizado para concretar la cita, no se modificará en SAP
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Botón
 AVISOS DE ENTREGA Y
CONFIRMACIONES ASN

Menú Ingresa a SRM

A través de este menú el Proveedor tendrá un enlace directo a la
funcionalidad de SRM, el cual ya se encuentra disponible en el Portal actual,
con ingreso de SSO.

Contenido del Menú

 Flujo

El Comprador genera el pedido para

el Proveedor.

El proveedor realiza una Notificación

de pedido, para asegurar que se
puede cumplir la orden de compra
en tiempo y forma.

El proveedor brinda el servicio a la

UEN correspondiente.

El proveedor genera por medio

del portal de proveedores de GM
el Aviso de Entrega, este puede
ser total o parcialmente.

La UEN revisa y acepta los datos

de la entrega, previamente
enviada por el Proveedor, se
genera la entrada de mercancía

El proveedor verifica que se

tenga la entrada de mercancía
y envía la factura para su
procesamiento a pago.

Procesamiento de factura y
generación de cuenta por pagar

Conceptos básicos
¿Qué es un Aviso de Entrega?
ASN (Advanced Shipping Noticed)
Una vez que el proveedor ha hecho entrega de los materiales solicitados por la UEN,
deberá realizar el ASN para notificar el despacho de las mercancías, esto generará una
Pre- entrada en SAP
*Aplica solo para materiales

Flujo de Aprobación de Materiales

¿Qué es unaNotificación de Pedido?

Proceso que realiza el proveedor a través del portal de proveedores de Grupo Modelo,
para indicar al comprador que acepta la orden de compra y que entregará en tiempo y
forma según lo solicitado.
*Aplica para bienes y servicios

¿Para qué es la Confirmación?

Cuando el proveedor ha hecho entrega de los servicios solicitados por la UEN,
deberá realizar la confirmación de entrega para notificar que se proporcionaron
los servicios solicitados.
*Aplica solo para servicios

Flujo de Aprobación de Servicios

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 ¿AÚN TIENES DUDAS?

Si necesitas aclarar algún tema, en las secciones “Manuales y FAQs” del

menú izquierdo y central, podrás encontrar Tutoriales y manuales con la
información que necesitas.