CORPORACIÓN DE LA ASOCIACIÓN DE LOS ADVENTISTAS

DEL SÉPTIMO DÍA DEL ECUADOR

Determinación UE2021- 014

Contable- Legal – Administrativo

septiembre 2021

Elaborada por: Vania Carvache, Lorena Chiluiza, Fernando Muñoz.

correo: juridico.ue@adventistas.ec
Departamento: Tesorería
Dirigido a : Administradores y personal financiero y demás personal de la Corporación Adventista, así como
de las instituciones adscritas o instituciones de la misma familia religiosa.
Tema resumen: Reglamentación para la Administración de Bienes de Uso (Inmovilizado)

1.- Determinación del Hecho

ARTÍCULO 1. Ámbito de control.- Este es un instrumento que regula los procesos a seguir en la adquisición, custodia,
utilización, traspaso, préstamo, conservación y mantenimiento, bajas, seguros, así como el control de los diferentes
bienes propiedad de la Corporación Adventista y sus instituciones adscritas;

ARTÍCULO 2. Adquisición.- Se determinan los lineamientos que servirán de base para la adecuada administración de
las compras de bienes, considerando las siguientes medidas:

2.1.- Se planificarán las adquisiciones de los bienes de uso, entre el 1 de enero al 15 de noviembre de cada
año, tendrán los niveles de autorización correspondientes, se ejecutarán con la anticipación pertinente y en
las cantidades apropiadas.

2.2.- Los niveles de autorización se sujetarán a la Junta Directiva o a la Comisión Interna en los montos
correspondientes.

2.3.- Los bienes a ser adquiridos serán para uso del personal y para fines institucionales.

2.4.- Las compras de bienes contendrán diseños y formatos oficiales e incluirán obligatoriamente el siguiente
soporte físico:

a) Solicitud de compra (área que solicita/necesita el bien y del jefe de área/superior inmediato).
(Formulario 1)
b) Detalle de las especificaciones técnicas, de ser necesario por la especificidad del bien que incluya
un profesional afín al objeto de la compra, que no tenga conflictos de intereses entre los oferentes.
c) Cuadro de cotizaciones (tres (3) cotizaciones adjuntas) con firmas de responsabilidad, para esto
considerar que los oferentes tengan RUC correlacionado a la compra. (Formulario 2)
d) Autorización de compra acorde al nivel establecido, según el numeral 2.2
e) Constancia de recepción del bien, es necesario confrontar las especificaciones de lo solicitado y lo
recibido, de ser el caso debe intervenir el técnico afín.
f) Factura con firmas de recepción, nombre, número de cédula y fecha, de la persona que recibió el
bien.

ARTÍCULO 3. Reconocimiento de bienes de uso.- Para el registro contable de adquisición, adición o mejora y revalúos,
de bienes de uso o inmovilizado, se considerarán los siguientes criterios:
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3.1.- Adquisición:
a) Se utilizarán para ofrecer un servicio institucional o para ser utilizados en la generación de beneficios
económicos futuros.
b) Costo de adquisición:
b.1.- Igual o mayor a 10 % del FMR. m
b.2.- Las adquisiciones que no alcancen el valor de 10 % del FMR, de acuerdo a la necesidad
institucional, serán registradas en las cuentas de gastos, y en el inventario de bienes fungibles.
(Formulario 3)
c) Puedan ser utilizados durante más de un año/período contable.
d) El criterio de reconocimiento aplica a las piezas de repuestos importantes y equipos auxiliares, siempre
que se cumpla con las condiciones y se esperen usar por más de un período.

*El % de reconocimiento se revisará en los casos que se modifique el FMR. (UE).

3.2.- Adición o mejora:

a) Las acciones de mejoras de un elemento de un bien (activo fijo), se incorporan como parte de este
si su potencial de uso se incrementa en comparación con el potencial estimado anteriormente, ese
incremento puede corresponder a la extensión de la vida útil del activo, al incremento de unidades
a producir, a la mejora del servicio que brinda, o a un ahorro en los costos de mantenimientos futuros.
Para dicha incorporación se requiere de un informe técnico suscrito por el responsable del área
correspondiente de la institución o del oferente del servicio técnico a ser contratado.

b) Para el caso de mantenimientos se revisarán los siguientes conceptos:

b.1.- Mantenimiento: A resultados del ejercicio;
b.2.- Reemplazos de componentes: Se activa y se da de baja a los substituidos;
b.3.- Inspecciones Generales: Se activará si cumple las condiciones para su reconocimiento y se dará
de baja cualquier importe en libros precedente de una previa inspección, esto, en el caso que
amerite.

ARTÍCULO 4. Registro.- Las cuentas para el reconocimiento de los bienes de uso se encuentran en el grupo A132
Inmovilizado, y su registro contiene la siguiente estructura contable:

Los bienes deben mantener un registro en el AASI.net en el módulo de activos fijos que permita identificar su ubicación
física y de que la información se encuentre actualizada, permitiendo su ubicación y control.

Las conciliaciones de los reportes de bajas, de adquisiciones, saldos de los auxiliares con los saldos de las cuentas del
mayor general y la verificación física periódica, proporcionará seguridad de su registro y control oportuno y servirá
para la toma de decisiones adecuadas, (Referencia Balance AVAP).

Asiento contable registro adquisición de bienes muebles en el sistema AASI.net – Campos y Unión
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Asiento contable registro adquisición de bienes muebles en el sistema AASI.net – Instituciones

ARTÍCULO 5. Identificación y protección.

5.1- Todos los bienes de uso llevarán impreso el código correspondiente en una parte visible, permitiendo su fácil
identificación (código de barras relacionado con el número de su registro contable).

5.2.- La protección de los bienes, corresponde al seguro de los activos denominacionales que incluye la contratación
del seguro, para proteger al máximo todas las operaciones de la iglesia contra riesgos de accidentes, pérdida de
propiedades y otros riesgos.

5.3.- Para proteger al máximo los activos de la iglesia contra riesgos de accidentes, pérdida de propiedades y otros
riesgos, se considerarán los siguientes lineamientos.
a) Coordinación de las coberturas. - Se realizarán con la ARM Sudamericana en todas las negociaciones de
seguro, labor a cargo de los Tesoreros/CFO o Gerentes Financieros de las instituciones denominacionales y
serán los responsables de mantener una cobertura de seguro adecuada para todas las propiedades contra
robo, pérdida, daño o incendio, considerando los puntos señalados en apartado S 70 del REA.
b) Contratación con otras aseguradoras. - En caso de haber necesidad de contratar con otras compañías de
seguros, el análisis y la elección debe ser hecha en consulta con la ARM Sudamericana.

5.4.- Los trámites para la renovación de las pólizas deberán comenzar por lo menos 90 días antes de la fecha de
vencimiento, para evitar lapsos no intencionales sin cobertura, observando el calendario de vencimiento de pólizas y
los programas propuestos por la ARM Sudamericana.

ARTÍCULO 6. Uso de los bienes

6.1.- El cuidado físico de los bienes entregados para el desempeño de sus funciones, será de responsabilidad de cada
trabajador. Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la institución, debiendo asumir la
responsabilidad por su buen uso y conservación, se dejará constancia escrita de su recepción en el formulario de
custodio de bienes, formulario 4

6.2.- En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias personas, es responsabilidad del jefe de área.

6.3.- El daño, pérdida o destrucción del bien por mal uso o en uso no autorizado, no imputable al deterioro normal,
será de responsabilidad del trabajador. Los cambios que se produzcan y que alteren la ubicación y naturaleza de los
bienes, serán reportados al Responsable de Bienes por el personal custodio de los mismos, para que se adopten los
correctivos que cada caso requiera. De acuerdo a la gravedad el trabajador recibirá una amonestación conforme al
reglamento interno de trabajo.

6.4.- El responsable de los bienes de uso (activos fijos), mantendrá el archivo de formulario 4, para que sirvan de base
para el control, localización e identificación de los mismos.
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ARTÍCULO 7. Constatación física y Baja de bienes.- Se realizarán las constataciones físicas de los bienes de uso por lo
menos una vez al año. Con corte a noviembre de cada año, de tal manera que, de existir bienes para la baja se tome
el voto correspondiente en el mes de diciembre y se efectúe el registro contable al cierre del período.

7.1.- El personal que interviene en la toma física, será independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo
de los bienes de uso, salvo para efectos de identificación.

7.2.- De esta actividad se elaborará un acta y las diferencias que se obtengan durante el proceso de constatación
física y conciliación con la información contable, serán investigadas y luego se registrarán los ajustes respectivos, previa
autorización del Director Financiero/Tesorero; también se identificarán los bienes en mal estado o fuera de uso, para
proceder a la baja, en este documento se establecerá el destino de los bienes en mal estado y se pondrá en
consideración de la Junta Directiva para la toma del voto y el fin de los bienes destinados a la baja.

7.3.- La Toma Física anual se archivará en un expediente, cuyo contenido será el siguiente:
a) Acta de Toma Física en el que se indique que hubo o no novedades, montos de bienes y el estado de los
mismos, de existir pérdidas se dejará establecida la fecha de adquisición del bien, usuario asignado y las
causas respectivas.
b) Detalle de bienes del AASI.net para efectuar la toma física;
c) Hoja de Balance del Análisis de la Variación del Activo Fijo, AVAP;
d) Conciliación: Inventario Patrimonial versus Libro Mayor,
e) Detalle de bienes disponibles para la baja a la Junta Directiva/Comisión Interna y la propuesta del destino de
las mismas.
f) Informes Técnicos (para proponer y solicitar la autorización de baja ante la Junta Directiva en el caso que
amerite).

7.4.- El archivo de las Actas se hará en el área contable y tendrán adjunto el voto de junta correspondiente y la
documentación que evidencie el destino de las bajas.

7.5.- Los bienes que hayan sido motivo de pérdida, robo o hurto, serán reportados en el momento que ocurra el hecho,
no más de 72 horas, para la aplicación del seguro y considerarlo para la baja de manera oportuna.

7.6.- En el caso de que no sea factible determinar el destino final de un bien disponible para la baja, se estima oportuno
colocar una identificación a estos bienes y que estén ubicados físicamente en una misma área, y que el bien sea
trasladado a una sección dentro del módulo de activos fijos del AASI.net.

ARTÍCULO 8. Traspasos, Préstamos, Transferencias y Donaciones.- Los movimientos de bienes institucionales serán sujetos
a las respectivas autorizaciones de la Junta/Comisión Interna, para lo que se considerarán los siguientes conceptos:

a. Traspasos.- Movimientos dentro de la institución, cuando el bien cambia de usuario en la misma área o es
traspasado a otra área o departamento, para esto se actualizará el formulario de Control de Bienes de Uso.
b. Préstamos.- Movimientos de bienes a otras de las instituciones para ser utilizados bajo su responsabilidad y
por un período determinado, para este efecto se utilizará el formulario 5.
c. Transferencias.- Movimientos de bienes que son transferidos a otras instituciones denominacionales para que
éstos sean utilizados de forma permanente por la receptora de los mismos, para este efecto se utilizará el
formulario 5 y estarán sujetos a un valor económico.
d. Donaciones.- Bienes recibidos o entregados a personas o instituciones denominacionales o ajenas a la
organización, para este efecto se utilizará el formulario 5 y no implicarán valor económico.

8.1.- El registro de los movimientos de los bienes se efectuará en el módulo de Activos Fijos del AASI.net.

ARTÍCULO 9. Mantenimiento de bienes de uso.- El Director Financiero/Tesorero de cada una de las instituciones,
elaborará conjuntamente con el Responsable de Bienes, el detalle de los bienes que requieren mantenimiento
preventivo y correctivo, a fin de conservar su estado óptimo de funcionamiento, prolongar su vida útil, y de no afectar
la gestión operativa de las instituciones.

9.1.- La contratación de servicios de terceros para atender necesidades de mantenimiento, estará debidamente
justificada y fundamentada por el Jefe de Área que solicita el servicio, y se considerarán los requerimientos
establecidos en el artículo 2 en el numeral 2.4.- de este reglamento.

ARTÍCULO 10. Obligatoriedad.- Las faltas determinadas en el presente reglamento, serán sancionadas de acuerdo al
reglamento interno aprobado por el Ministerio de Trabajo, que van desde falta tipo 1 o leve con un llamamiento verbal
de atención, falta tipo 2 o intermedia con una amonestación escrita y falta tipo 3 o grave con causal de terminación
del contrato sin indemnizaciones laborales.
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ANEXO - FORMATO DE FORMULARIOS:

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1.4.- Conclusiones: La política interna del manejo de información y procedimientos que deben cumplirse
uniformemente, para el oportuno funcionamiento financiero de la Corporación Adventista y sus instituciones adscritas.

2.- Fundamento de Derecho

2.1.- Política Institucional:
Si, de obligatorio cumplimiento.
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2.2.- Normativa vigente:

Constitución Art. 66#13. El derecho a asociarse, reunirse y manifestarse en forma libre y voluntaria.