Tablas de retención documental y su importancia

A medida que avanzan los años, son cada vez más los cambios que
se evidencian en relación a la Gestión Documental, al proceso de
archivo, su sistematización y divulgación; si bien leemos sobre la
historia que emana el archivo, o la gestión documental en Colombia,
se pueden reflejar cambios importantes y significativos. Antes
de la publicación y obligatoriedad de la elaboración de tablas
de retención documental establecida en la Ley 594 del 2000.

Los archivos se manejaban por asuntos y generalmente su nombre era

alfabético, de igual forma las condiciones en que este se archivaba,
no permitía la durabilidad del mismo, por tal razón, se deterioraban
los documentos, al punto de perderse información. A pesar de tener
intenciones de obtener un archivo sistematizado y organizado, este no
permitía lograr tener una información eficiente e inmediata en el
momento que se requería. En la actualidad se puede evidenciar un gran
avance en la gestión documental, ya que permite a través de sus tablas
de retención documental, manejar un sinfín de información de manera
organizada y estandarizada, con series y sub-series, que permiten a
una organización generar una trazabilidad en su archivo, generando
una historia y una memoria intacta y bien maneja. Otro aspecto
importante que se puede evidenciar para la organización archivística
y que ha permitido la obligatoriedad de la implementación de las
tablas de retención documental, es el poder saber la disposición desde
el inicio hasta el final del desarrollo de un documento, ya que
anteriormente, se desconocía el ciclo vital delos documentos y
archivos, a diferencia de la actualidad, la cual permite conocer las
fases por las que atraviesa un archivo y su valor primario o secundario
dentro de la organización. Cabe agregar, que la implementación de las
tablas de retención documental y su manejo desde la gestión
archivística, permite a cada empresa u organización privada, publica,
o persona natural y jurídica, organizar de acuerdo a la normatividad
vigente y aplicable y con base a sus necesidades y estructura orgánica
el desarrollo del ciclo vital de la documentación que se genera. Para
dar cumplimiento, la empresa debe realizar un diagnóstico y bosquejo
de cada una de sus áreas y dependencias en relación a sus funciones,
pudiendo de este modo conocer cada uno de los procesos y personas
productoras de documentos, para generar el desarrollo de las TRD y
las TVD.
PRESENTADO POR YOVANNA ORTIZ

SAN JUAN DE PASTO

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL