Procedimiento para el mantenimiento del Sistema Dynamics GP

Estos procedimientos deben llevarse a cabo sin usuarios dentro del sistema, y antes de los cuadres
mensuales entre auxiliares y mayores.

Semanalmente (esto ya está programado en SQL, se ejecuta los jueves):

1. Reorganizar data e índices, en Enterprise Manager
2. Remover espacio no utilizado de archivos de base de datos, en Enterprise Manager.
3. Correr los siguientes comandos en Query Analizer, Reindex.sql, que se encuentra en
\Sql\Util, dentro de la carpeta Dynamics/eEnterprise, en el servidor.
4. Revisar integridad de bases de datos, en Enterprise Manager (SQL)
5. Correr los siguientes comandos, en Query Analizer: DBCC CHECKIDENT, DBCC CHECKDB,
DBCC CHECKCATALOG, DBCC CHECKALLOC, DBCC DBREINDEX, DBCC NEWALLOC

Mensualmente (procedimiento manual):

1. Verificar que no existan lotes pendientes por contabilizar de ningún modulo, con excepción
de los lotes correspondientes a cotizaciones, pedidos de ventas, recepciones de
importaciones
2. Realizar respaldo de las Bases de Datos DYNAMICS y de las compañías en mantenimiento
(TNT – TSM – REF – REI - MTF)
3. Eliminar registros de las tablas SY00800 y SY00801 de la BD DYNAMICS
4. Eliminar registros de las tablas DEX-LOCK y DEX_SESSION de la BD TEMPDB
5. Eliminar registros de la tabla WkPostingValidationState de la BD de la compañía a la cual se
le esté realizando el mantenimiento (TNT - TSM)
6. Verificar que no existan transacciones vacías en las tablas IV10000, GL10000
7. Eliminar transacciones incompletas de recepciones, revisar tabla POP10300
8. Eliminar lotes sin transacciones de Ventas
9. Ingresar a Great Plains con la clave “sa” en la compañía elegida
10. Hacer clic en Herramientas>>Utilidades>>Proyecto y ejecutar cada una de las siguientes
tareas:
 Conciliación de CP
o Presupuestos y tarifas
o Transacciones de costo
o Costos comprometidos
o Transacciones de facturación
o Transacciones de RI
o Aplicar caja
o Utilidades y costo de utilidades
o Pedidos de cambio
 Conciliación de periodico de CP
 Recreación de periodico de CP
 INV Conciliación de CP
11. Hacer clic en Herramientas>>Utilidades para cada uno de los módulos en el siguiente
orden: (CONCILIAR)
 Compras
 Conciliar Documentos de Compras
 Inventario
 Ventas: Conciliar, Tildar todos estos uno por uno, correr el proceso para todos
o Información actual del cliente
o Montos documentos pendiente
o Información de lote
o Año fiscal
o Año calendario
 Ventas conciliación remoción de documentos
 Financiero: seleccionar estos 3 pasos
o Cuentas de asignación
o Año actual
o Lotes
12. Hacer clic en Archivo>>Mantenimiento>>Comprobar vínculos y seleccionar todas las tablas
del módulo Nómina, hasta que no queden errores
13. Hacer clic en Archivo>>Mantenimiento>> Comprobar vínculos de CP y seleccionar todas las
tablas, hasta que no queden errores
14. Hacer clic en Archivo>>Mantenimiento>>Comprobar vínculos y ejecutarlo en el siguiente
orden, hasta que no queden errores:
 Compras
 Inventario
 Ventas
 Financiero
15. Generar reporte de Stock Histórico para el día final de mes
Reportes>>Inventario>>Actividad>> Estado de Stock Histórico
16. Generar reporte de HITB para el día final de mes
Reportes>>Inventario>>Actividad>>Balance de comprobación histórico IV