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Captulo 1: Configuracin de la contabilidad general

CAPTULO 1: CONFIGURACIN DE LA CONTABILIDAD GENERAL


Objetivos
Los objetivos son Configurar divisas y tipos de cambio. Creacin de perodos en un nuevo ejercicio. Creacin de intervalos de fecha. Crear, modificar y eliminar cdigos de motivo. Creacin de valores de dimensin financiera. creacin de un conjunto de dimensiones. Configuracin de reglas de asignacin. Comparacin de los distintos mtodos de asignacin.

Introduccin
La contabilidad general es la contabilidad formal que contiene los registros contables de una empresa. Para que la contabilidad general sea funcional, configure el plan contable, los calendarios fiscales, las entidades jurdicas y las divisas. El plan contable es una lista de cuentas principales y dimensiones financieras que se permiten mediante una o varias estructuras contables. Los calendarios fiscales especifican el perodo de tiempo en el que se registran los datos financieros mientras que la configuracin de divisa determina las divisas disponibles para las transacciones empresariales. En este curso se explica cmo trabajar con el plan contable y sus mltiples dimensiones. Estas dimensiones se pueden utilizar para realizar un seguimiento de los beneficios, los centros de coste y otra informacin financiera importante. En este curso tambin se definen las reglas y los mtodos de asignacin.

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Operaciones financieras I de Microsoft Dynamics AX 2012

Configuracin de divisas y tipos de cambio


La configuracin de la divisa es un paso obligatorio en Microsoft Dynamics AX y se usa para registrar las transacciones financieras. La funcionalidad de multidivisa se puede usar si la empresa usa ms de una divisa. Si la organizacin tiene varias entidades jurdicas y realiza transacciones en varias divisas, el mantenimiento de stas y su tipo de cambio correspondiente es fundamental.

Configuracin de divisas
En Microsoft Dynamics AX, se proporcionan todas las divisas de forma predeterminada. Las divisas se cargan la primera vez que un usuario abre el formulario Parmetros de Contabilidad general. Para ver las divisas, haga clic en Contabilidad general, Configurar, Divisa y, por ltimo, en Divisas.

ILUSTRACIN 1.1 FORMULARIO DIVISAS

Solo una divisa puede representar la divisa de triangulacin. De forma predeterminada, la divisa seleccionada como divisa de triangulacin es EUR. Para cambiar la divisa de triangulacin, primero debe desactivar la casilla Divisa de referencia para la triangulacin del registro EUR del formulario Divisas. A continuacin, puede seleccionar la opcin Divisa de referencia para la triangulacin en la divisa deseada.

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Nombres y smbolos de divisa
Cada divisa puede tener atributos especficos asociados. El nombre, el smbolo y el cdigo de divisa son especficos de cada divisa. A continuacin se muestran las divisas: Campo Divisa $ - Dlar de EE.UU - Euro Descripcin El identificador nico (un cdigo de hasta tres caracteres) para la divisa seleccionada. Ejemplos: USD: dlar estadounidense Nombre EUR: euro CAD: dlar canadiense

Una descripcin de la divisa. Esto se imprime normalmente en los cheques y otros documentos. Ejemplos: Dlar estadounidense Euro Dlar canadiense

Smbolo Cdigo de divisa

Normalmente se utiliza en informes. Ejemplo: $ El cdigo estndar de la divisa tal y como lo ha definido la Organizacin internacional para la estandarizacin (ISO).

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Divisas de contabilidad y notificacin
Microsoft Dynamics AX utiliza el concepto de Divisa de contabilidad y Divisa de notificacin. Divisa de contabilidad: la unidad de medida monetaria habitual que se usa para registrar el valor monetario convertido de las transacciones econmicas en las cuentas contables. En versiones anteriores de Microsoft Dynamics AX, esto se llamaba la divisa de la empresa. Divisa de notificacin: la unidad de medida monetaria que se usa para registrar el valor monetario convertido de las transacciones econmicas en las cuentas contables para fines de informes financieros y de administracin.

Un ejemplo de esto sera cuando tuviera una empresa subsidiaria en Canad y la empresa principal se encuentra en Estados Unidos. Al ejecutar los informes, desea ver los resultados de las operaciones empresariales en dlares canadienses (CAD). Para ello, debe convertir los dlares estadounidenses (USD). CAD, el sistema usa el tipo de cambio definido en el formulario Tipos de cambio para convertir los importes para la notificacin.

Procedimiento: Activar una divisa para la conversin de divisas


La configuracin del convertidor de divisas permite las conversiones numricas para las transacciones en lnea. Si est activada la casilla Conversin, el sistema convierte automticamente los importes de las transacciones en las cuadrculas utilizando los tipos de cambio del panel inferior. Esta configuracin permite la presentacin de la informacin financiera en una divisa distinta de la divisa predeterminada de la empresa en formularios e informes. Parar completar esta conversin, haga doble clic en Convertidor de divisa en la barra de estado de estos formularios.

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Realice los siguientes pasos para convertir a otra divisa. 1. Haga clic en Contabilidad general, Configurar, Divisa y, por ltimo, en Divisas. 2. Seleccione una divisa. 3. Active la casilla Conversin para activar una divisa para su conversin. 4. En los campos Prefijo o Sufijo, especifique el smbolo de la divisa que figura antes o despus de un importe. SUGERENCIA: introduzca un espacio antes del smbolo de la divisa para separarlo del importe.

Cambio de la divisa mostrada


Cuando una divisa est habilitada para la conversin, puede mostrar la informacin financiera en un formulario o informe en una divisa que no sea la de la contabilidad. Para ello, siga estos pasos: 1. En la barra de estado, haga clic en el campo Divisa para abrir el formulario Convertidor de divisa. 2. Seleccione cualquiera de las divisas que se hayan configurado para su conversin en el formulario Convertidor de divisa. 3. Introduzca la fecha usada para la conversin en el campo Fecha del ndice. 4. Haga clic en una divisa para seleccionar la nueva divisa. El formulario Convertidor de divisa se cierra automticamente y el campo Divisa de la barra de estado muestra la nueva divisa. Todos los formularios, las consultas y los informes que originalmente mostraban importes en la divisa de la empresa ahora muestran la divisa seleccionada. Realice los siguientes pasos para regresar a la divisa predeterminada de la empresa: 1. Abra el formulario Convertidor de divisa. 2. Haga clic en el botn Restablecer para volver a la divisa de contabilidad del libro mayor.

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Procedimiento: Establecimiento de las opciones de redondeo
Realice los siguientes pasos para establecer las opciones de redondeo para cada divisa. 1. En el formulario Divisas, seleccione una divisa. 2. Presione el tabulador hasta llegar a la seccin Reglas de redondeo. 3. Redondee las sumas en funcin de una unidad fija para los importes de transacciones generales. Por ejemplo, los importes de las transacciones se redondean a la unidad ms cercana a 0,01. Especifique la unidad general de redondeo en el campo Redondeo de redondeo general. 4. Redondee las sumas para Pedidos de ventas, Pedidos de compra y Precios. Tienen un Mtodo de redondeo y tambin un Mtodo de redondeo. Mtodo de redondeo: introduzca la unidad para redondear importes, como 0,10 o 1,00. Mtodo de redondeo: seleccione la convencin de redondeo que se aplica al nmero a la derecha de la unidad de redondeo que se ha especificado en el cuadro de texto Regla de redondeo: Normal: redondea hacia arriba del nmero 5 en adelante y hacia abajo si el nmero es igual o inferior a 4. Hacia abajo: redondea todos los nmeros hacia abajo. Redondeo por arriba: redondea todos los nmeros hacia arriba.

NOTA: el valor del campo Redondeo de redondeo general afecta a todos los valores de todos los mdulos.

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Consideraciones sobre la Opcin de redondeo
Todos los importes de registro se redondean al factor ms cercano de la unidad especificada, independientemente de si se calculan y registran de forma automtica o de si el usuario los introduce manualmente. En el formulario Parmetros de Contabilidad general: Especifique el importe mximo de redondeo para un asiento en la divisa predeterminada en el campo Diferencia mxima de decimales. Configure el redondeo de las divisas secundarias en el campo Redondeo de decimales mximo en la divisa de notificacin.

ILUSTRACIN 1.2 PARMETROS DE CONTABILIDAD GENERAL

Gnero de la divisa
El gnero de la divisa se utiliza en los pases de habla hispana para definir el gnero que se imprimir en los cheques e informes. Seleccione Femenino si la divisa seleccionada tiene un gnero femenino y el gnero se utiliza en cheques e informes. El valor predeterminado para este campo es Masculino que, en realidad, significa sin gnero.

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Procedimiento: Creacin de tipos de cambio
Los tipos de cambio son datos que se comparten en todo el sistema y solo es necesario configurarlos una vez. Los tipos de cambio se agrupan de forma que permiten diferentes tipos de cambio para dos divisas. Algunos ejemplos son compra, venta, valor puntual y presupuesto. Realice los siguientes pasos para convertir a otra divisa: 1. Para tener acceso al formulario Tipos de cambio, haga clic en Contabilidad general, Configurar, Divisa y, a continuacin, haga clic en Tipos de cambio. 2. Haga clic en el botn Nuevo para crear un registro nuevo. 3. Introduzca la identificacin del tipo de cambio en el campo Tipo de cambio y una descripcin en el campo Nombre. 4. Guarde el registro y cierre el formulario.

ILUSTRACIN 1.3 TIPOS DE CAMBIO

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Procedimiento: Creacin de tipos de cambio de divisas
Si una empresa trabaja con varias divisas y usa diversas conversiones de tipo de cambio. Realice los siguientes pasos para configurar los tipos de cambio adicionales: 1. Para tener acceso al formulario Tipos de cambio de divisas, haga clic en Contabilidad general, Configurar, Divisa y, a continuacin, haga clic en Tipos de cambio de divisas o desplcese desde el formulario Tipo de cambio. 2. Seleccione un Tipo de cambio en la lista desplegable. 3. Haga clic en el botn Nuevo. 4. Defina los tipos de cambio necesarios entre un par de divisas, para ello seleccione una divisa en Desde divisa y la lista desplegable A divisa. NOTA: solo puede haber un par de divisas y el sistema no admite introducir una pareja recproca. Por tanto, si ya tiene la configuracin de USD a EUR, no puede crear un par de divisas de EUR a USD para el mismo tipo de cambio. El sistema calcular el tipo recproco automticamente si no puede encontrar el par de divisas exacto durante la conversin. Si solo tiene la configuracin de USD a EUR y especifica un importe de transaccin en EUR en una entidad jurdica donde la divisa contable es USD, el sistema primero buscar el par de divisas exacto en el tipo de cambio usado por la contabilidad: EUR a USD. Si no se encuentra, el sistema buscar despus USD a EUR y calcular el tipo recproco. 5. Defina la Unidad de presupuesto. Normalmente, el sistema se basa en una unidad o en cien unidades. Si el campo se establece en cien unidades, el tipo de cambio debera especificar el equivalente de cien unidades de la divisa extranjera. Por ejemplo, si la divisa De es dlares estadounidenses y la divisa A es euro, el tipo de cambio debera especificar cuntos dlares estadounidenses equivalen a cien euros. 6. Seleccione el intervalo de fechas, para ello introduzca Desde fecha y Hasta fecha en los campos correctos. Este intervalo de fechas se utiliza para filtrar la presentacin de los tipos de cambio en la cuadrcula. De forma predeterminada, este intervalo se establece en 30 das antes y 30 das despus de la fecha actual.

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7. Es posible agregar diversas fechas de tipo de cambio en un solo par de divisas, para ello haga clic en el botn Agregar. 8. Tambin es posible quitar fechas de tipo de cambio en un solo par de divisas, para ello haga clic en el botn Quitar. 9. Guarde el registro y cierre el formulario. NOTA: puesto que la misma divisa puede tener diversos tipos de cambio, la fecha de registro determina el tipo aplicado. Por ejemplo: se especifica un tipo de cambio el 1 de enero y otro tipo, el 1 de febrero. Si se factura un pedido de ventas el 15 de enero, se utiliza el tipo de cambio del 1 de enero para calcular el importe de la misma. Si se realiza un ajuste del cambio el 2 de febrero, el tipo de febrero se utiliza como un ajuste.

ILUSTRACIN 1.4 TIPOS DE CAMBIO DE DIVISAS

Procedimiento: Creacin de cuentas de revalorizacin


Cuando se ejecuta la revalorizacin de divisa, pueden producirse diferencias de tipo de cambio debido a una variacin en los mismos. Esto tambin se utiliza en la liquidacin de pagos y facturas de clientes y proveedores. Los procesos de revalorizacin generarn importes de prdidas o ganancias no realizadas donde el proceso de liquidacin generar importes de prdidas o ganancias realizadas.

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En cada cuenta contable, defina las cuentas principales donde se contabilizarn las prdidas o ganancias por el tipo de cambio. Realice los siguientes pasos para configurar las cuentas de prdidas o ganancias por el tipo de cambio especfico de divisas: 1. Abra Contabilidad general, seleccione Configurar, Divisa, y, a continuacin, seleccione Cuentas de revalorizacin de divisa. 2. Seleccione la cuenta en el campo Cuenta contable. 3. Seleccione una Divisa y defina las cuentas principales en las que se registrarn las prdidas o ganancias realizadas y no realizadas para la divisa de esa contabilidad. 4. Repita los mismos pasos para cada cuenta contable/divisa. 5. Guarde el registro y cierre el formulario. NOTA: si n se necesitan cuentas diferentes de prdida y ganancias para cada divisa, esta configuracin tambin se puede realizar desde el formulario Contabilidad general Configurar > Contabilidad.

ILUSTRACIN 1.5 FORMULARIO CUENTAS DE REVALORIZACIN DE DIVISA

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Divisas de denominacin
Agregue las divisas que se denominan como la divisa de triangulacin y se deben triangular con sta durante el proceso de conversin de divisa.

ILUSTRACIN 1.6 FORMULARIO DIVISAS DE DENOMINACIN

Divisas de contabilidad y notificacin


Microsoft Dynamics AX permite divisas de contabilidad y notificacin Divisa de contabilidad: es la unidad demedida monetaria que se usa para registrar el valor monetario convertido de las transacciones econmicas en las cuentas contables. Tambin se le puede hacer referencia como empresa o divisa contable. Divisa de notificacin: es la unidad de medida monetaria que se usa para registrar el valor monetario convertido de las transacciones econmicas en las cuentas contables para fines de informes financieros y de administracin. Por ejemplo: La sede principal de la empresa est ubicada en los Estados Unidos y una filial est en Canad. Para ver informes financieros en la divisa canadiense (CAD), el sistema utiliza a los tipos de cambio definidos en el formulario Tipos de cambio para convertir importes en USD a CAD.

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Procedimiento: Cambio de la divisa mostrada
Despus de activar una divisa para la conversin de divisa, realice los siguientes pasos para mostrar la informacin financiera en una divisa distinta de la predeterminada de la empresa: 1. En la barra de estado, haga clic en el campo Divisa para abrir el formulario Convertidor de divisa. 2. Seleccione cualquiera de las divisas que se hayan configurado para su conversin en el formulario Convertidor de divisa. 3. Introduzca la fecha usada para la conversin en el campo Fecha del ndice. 4. Haga clic en una divisa para seleccionar la nueva divisa. El formulario Convertidor de divisa se cierra automticamente y el campo Divisa de la barra de estado muestra la nueva divisa. Todas las pantallas, consultas e informes que originalmente mostraban importes en la divisa de la empresa se ven en la nueva divisa. Realice los siguientes pasos para regresar a la divisa predeterminada de la empresa. 1. Abra el formulario Convertidor de divisa. 2. Haga clic en el botn Restablecer para volver a la divisa predeterminada de la empresa. NOTA: cuando cambia la divisa mostrada, la divisa predeterminada de la empresa no se modifica. Adems, ste no es un cambio global; no afecta a ningn otro usuario de la empresa ni modifica la transaccin original. Tambin pretende ser una estimacin del importe en la divisa seleccionada.

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Prctica 1.1: Configuracin de un tipo de cambio de divisa


Escenario Ken es el controlador de Contoso Entertainment USA (CEU). CEU utiliza dlares de EE.UU. como la divisa predeterminada de la empresa. CEU ha conseguido un cliente nuevo ubicado en Sudfrica que utiliza el Rand sudafricano (ZAR). Se debe realizar un seguimiento de las transacciones en esta divisa con dos decimales. A partir del 1 de abril de 2011, 12,35 USD equivalen a 100 ZAR. Tras analizar la cuestin, Ken ha determinado que se deben establecer las siguientes cuentas de registro para la nueva divisa. Campo Prdida realizada Ganancias realizadas Prdida no realizada Ganancias no realizadas Valor 801300 801500 801400 801600

Ejercicios de nivel avanzado


1. Configure las cuentas de registro de rand sudafricano (ZAR) y las opciones de redondeo. 2. Configure el tipo de cambio. 3. Convierta la unidad de presupuesto ZAR a 100.

Ejercicios de nivel intermedio


1. Para configurar la divisa y especificar las cuentas de registro y las opciones de redondeo, siga estos pasos: o Abra el formulario Divisas e introduzca una regla de redondeo general. o Abra el formulario Cuentas de revalorizacin de divisa y defina las cuentas principales adecuadas. 2. Configure el tipo de cambio para la divisa ZAR. 3. Para configurar ZAR para la conversin de divisas, seleccione 100 en el campo Unidad de presupuesto.

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Paso a paso
Realice los siguientes pasos para configurar las opciones de redondeo de divisas: 1. Haga clic en Contabilidad general, Configurar, Divisa y, a continuacin, haga clic en Divisas. 2. Resalte la divisa ZAR. 3. Haga clic en la ficha desplegable Reglas de redondeo y, en el campo Regla de redondeo general, introduzca 0,01. 4. Haga clic en Cerrar para cerrar el formulario. Realice los siguientes pasos para configurar las cuentas de registro de divisas: 1. Haga clic en Contabilidad general, Configurar, Divisa y, a continuacin, haga clic en Cuentas de revalorizacin de divisa. 2. Seleccione CEU como la Contabilidad. 3. Resalte la divisa ZAR. 4. En la lnea Ganancias realizadas, escriba 801500 en el campo Cuenta principal. 5. En la lnea Prdida realizada, escriba 801300 en el campo Cuenta principal. 6. En la lnea Ganancias no realizadas, escriba 801600 en el campo Cuenta principal. 7. En la lnea Prdida no realizada, escriba 801400 en el campo Cuenta principal. 8. Haga clic en Cerrar para cerrar el formulario. Realice los siguientes pasos para configurar el tipo de cambio: Cada divisa requiere una entrada de tipo de cambio con una fecha en blanco. 1. Haga clic en Contabilidad general, Configurar, Divisa y, a continuacin, haga clic en Tipos de cambio de divisas. 2. En el campo Tipo de cambio, seleccione Predeterminado en la lista desplegable. 3. Haga clic en el botn Agregar. 4. En el campo Fecha inicial, haga clic en el icono de calendario. 5. Seleccione 01/04/11. 6. En el campo Tipo de cambio, escriba 12,3500. Realice los siguientes pasos para configurar ZAR en la conversin de divisas: 1. Seleccione 100 en el campo Unidad de presupuesto. 2. Haga clic en Cerrar para cerrar el formulario.

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Configuracin de perodos y ejercicios


El ejercicio en Microsoft Dynamics AX se puede: Establecer de cualquier duracin Dividir en cualquier nmero de perodos Compartir entre varias entidades jurdicas

Tanto el ejercicio como los perodos se pueden configurar segn las siguientes medidas de tiempo: Aos Meses Das

Cada perodo (a nivel de contabilidad) se puede: Cerrar por completo o ponerse En espera para bloquear los registros de transacciones Establecer para permitir que los usuarios seleccionados puedan continuar realizando una actualizacin de uno o varios mdulos

La funcin de perodos y ejercicios es muy til para la preparacin y conciliacin de las cuentas peridicas y anuales.

Configuracin de perodos y ejercicios


Los calendarios fiscales se comparten entre varias entidades jurdicas, Las ventajas de compartir calendarios fiscales incluyen lo siguiente: Compatibilidad con varios calendarios fiscales para cada entidad jurdica.

Por ejemplo: Activos fijos pueden requerir dos calendarios, uno para auditoras y otro para impuestos. Tener varios calendarios le permite ejecutar depreciaciones paralelas. Reduccin de la configuracin necesaria para cada entidad jurdica ya que se puede utilizar el mismo calendario fiscal para varias entidades jurdicas.

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Antes de registrar transacciones, se debe dividir un ejercicio en perodos ya que las transacciones no se pueden registrar a menos que se cree un perodo para la fecha de registro. NOTA: Microsoft Dynamics AX registra transacciones en funcin de fechas, no de perodos. Los perodos contables se utilizan para la creacin de informes. El cierre de los perodos contables permite a los usuarios cerrar la contabilidad secundaria para asegurarse de que no se registren transacciones adicionales.

Escenario
Phyllis, la jefa de contabilidad, desea definir calendarios para distintos propsitos y compartirlos entre diarios diferentes, sin tener que crearlos en cada entidad jurdica.

Procedimiento: Creacin de calendarios fiscales compartidos


Realice los siguientes pasos para crear un nuevo calendario fiscal: 1. Haga clic en Contabilidad general, Configurar y, a continuacin, haga clic en Calendarios fiscales. 2. Haga clic en el botn Calendario fiscal nuevo. 3. Introduzca el nombre del calendario que va a crear en el campo Calendario. 4. Introduzca una descripcin del calendario fiscal en el campo Descripcin. Esta descripcin puede imprimirse en los informes. 5. Introduzca las fechas de Inicio y Final del ejercicio inicial en los campos adecuados. 6. Introduzca el Nombre del ejercicio de ejercicio inicial que se asociar con este calendario fiscal. 7. Introduzca la Longitud del perodo y la Unidad de los perodos. Estos campos trabajan juntos para determinar cuntos perodos se crearn. 8. Haga clic en el botn Crear. NOTA: siempre existir un perodo Abierto y Cierre creado junto con los parmetros de nmero especificado en los campos Longitud del perodo y Unidad.

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Ejemplo: Longitud del perodo introducido en la configuracin 1 1 1

Unidad introducida en la configuracin Das Meses Ao

Nmero de perodos creados 367 14 3

ILUSTRACIN 1.7 FORMULARIO AO DE CALENDARIO FISCAL

Revisin de perodos nuevos


Al crear un nuevo calendario fiscal, el sistema crea lo siguiente: Un perodo de apertura con el Tipo de Apertura Una serie de perodos (o perodo) con el Tipo de En proceso de desarrollo Un perodo de cierre con el Tipo de Cierre

NOTA: no hay ningn control de Estado del perodo en el formulario Calendario fiscal. Esto es porque cuando se comparte un calendario entre mltiples entidades jurdicas, todas las entidades jurdicas puede que no estn preparadas para cerrarse al mismo tiempo. Por tanto, controle el estado de perodo segn la entidad jurdica, en su contabilidad (Contabilidad general > Configurar > Contabilidad > Calendario contable).

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Los tipos de perodos se definen de la siguiente manera: Apertura: el perodo se puede usar para registrar los saldos de apertura del perodo anterior. En proceso de desarrollo: el perodo se puede usar para registrar las transacciones contables. Cierre: el perodo se puede utilizar para registrar las transacciones de contabilidad general para cerrar un perodo fiscal.

Modificacin de calendarios fiscales


Una vez creado el calendario fiscal, es posible Dividir, Eliminar o Crear perodo de cierre en el formulario Calendario fiscal, para ello haga clic en el botn adecuado. Para dividir un perodo existente en dos perodos, haga clic en el botn Dividir perodo. Escriba la fecha inicial del nuevo perodo y, a continuacin, haga clic en Aceptar para crear el nuevo perodo y regresar al formulario Perodos. Para crear un perodo de cierre para un perodo fiscal, haga clic en el botn Crear perodo de cierre. El sistema crea de forma automtica un perodo de apertura y otro de cierre para el ejercicio, pero no para cada perodo individual.

NOTA: tambin es posible crear mltiples perodos de cierre. Esto permite, por ejemplo, realizar el seguimiento de los ajustes de auditora externa en perodos independientes. Para eliminar un perodo con un estado En proceso de desarrollo, haga clic en el botn Eliminar. El botn Eliminar no est disponible si el perodo fiscal seleccionado tiene el estado Apertura. No aparece ningn mensaje de advertencia ni error al eliminar un perodo abierto con historial de transacciones. Las transacciones no se borran y la fecha final del perodo anterior al eliminado se modifica para que coincida con la fecha inicial del perodo siguiente. Despus de realizar los cambios en los perodos, se recomienda ejecutar la funcin Volver a calcular perodos contables.

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Prctica 1.2: Creacin de perodos en un nuevo ejercicio


Escenario Ken, el controlador de Contoso Entertainment USA (CEU), debe crear un Nuevo ejercicio. CEU tiene un ejercicio que empieza el 1 de julio y se divide en perodos de un mes.

Ejercicios de nivel avanzado


Cree el calendario del ejercicio para el ao 2012, que comienza el 1 de julio de 2011.

Ejercicios de nivel intermedio


1. En el formulario Calendarios fiscales, haga clic en el botn Calendario fiscal nuevo para crear el ejercicio para el ao 2012. 2. Seleccione la duracin del perodo de un mes.

Paso a paso
1. Haga clic en Contabilidad general, Configurar y, a continuacin, haga clic en Calendario fiscal. 2. Haga clic en el botn Calendario fiscal nuevo. 3. Introduzca FIS-2012 en el campo Calendario. 4. Introduzca Ejercicio 2012 en el campo Descripcin. 5. En el campo Inicio del ejercicio, introduzca 01/07/2011. 6. En el campo Fin del ejercicio, introduzca 30/06/2012. 7. Introduzca 2012 en el campo Nombre del ejercicio. 8. En el campo Longitud del perodo, introduzca 1. 9. En el campo Unidad, haga clic en la flecha para seleccionar Meses. 10. Haga clic en el botn Crear para crear el ejercicio. 11. Haga clic en Cerrar para cerrar el formulario.

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Intervalos de fecha
Cree y gestione los intervalos de fecha que se pueden utilizar en los informes financieros y generales. Los intervalos de fecha le permiten crear fechas dinmicas. Cuando utilice intervalos de fecha, puede configurar perodos predefinidos al ejecutar informes financieros. Estos intervalos tambin se pueden utilizar al configurar una regla de asignacin.

Escenario
Ken, controlador de la empresa Contoso Entertainment USA (CEU), ejecuta un extracto de dimensin todos los meses. En lugar de especificar las fechas cada vez que ejecuta el informe, seleccione un intervalo de fechas. El intervalo de fechas rellena automticamente las fechas de inicio y fin. Por tanto, no es necesario que Ken especifique dichas fechas al ejecutar el extracto de dimensin.

Procedimiento: Creacin de intervalos de fecha


Realice los siguientes pasos para crear intervalos de fecha: 1. Para tener acceso al formulario Intervalos de fecha, haga clic en Contabilidad general, Configurar, Perodos e Intervalos de fecha. 2. Haga clic en el botn Nuevo para crear un registro nuevo. 3. Introduzca un cdigo de intervalo de fechas en el campo Cdigo de intervalo de fechas. Utilice un cdigo que sea fcil de identificar al configurar los intervalos de fecha en los informes financieros y generales; por ejemplo, PA para perodo actual. 4. Introduzca una breve descripcin del intervalo de fechas en el campo Descripcin.

ILUSTRACIN 1.8 FORMULARIO INTERVALOS DE FECHA

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Procedimiento: Creacin de intervalos de fecha; inicio y fin
Realice los siguientes pasos para definir con mayor detalle las fechas de inicio y fin de un intervalo de fecha. 1. En el formulario Intervalos de fecha, haga clic en la ficha General. 2. Seleccione la unidad de tiempo que es la base del clculo en la lista Antes. 3. Especifique el punto de partida del intervalo en el campo Inicio/Fin. Estos datos se utilizan con el valor de la lista Antes para establecer el punto de partida del intervalo de fechas. Los siguientes ejemplos corresponden a los campos Antes e Inicio/Fin: Nombre del campo Antes Inicio/Fin Fecha del clculo Punto de partida Nombre del campo Antes Inicio/Fin Fecha del clculo Punto de partida Valor Ejercicio Inicio 13/03/2012 01/01/2012 Valor Trimestre Fin 13/03/2012 03/31/2012

NOTA: el campo Fecha del clculo es igual a la fecha del sistema. Al cambiar la fecha del sistema, (Archivo > Herramientas > Fecha de la sesin), se cambiarn todos los valores del reaClculo de la fecha de formulario en consecuencia.

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Procedimiento: Creacin de intervalos de fecha; futuro o pasado
Realice los siguientes pasos para establecer si un intervalo de fechas se extiende en el futuro o el pasado. 1. En el formulario Intervalos de fecha, haga clic en la ficha General. 2. Indique si el intervalo debe extenderse hacia el futuro o el pasado: seleccione el signo + para el futuro o el signo - para el pasado en el campo +/-. El campo +/- se basa en el campo Antes. El nmero se multiplica por las unidades de tiempo del campo Das, meses, aos o perodos. 3. Seleccione la unidad de cambio de la fecha inicial del intervalo en el campoDas, meses, aos o perodos. El nmero de unidades se muestra en el campo +/-. Las elecciones se reflejan en el campo Posterior a los ajustes. Los siguientes ejemplos corresponden a los campos +/- y Das, meses, aos o perodos: Campo Antes Inicio/Fin +/Das, meses, aos o perodos Fecha del clculo Punto de partida Posterior a los ajustes Valor Ao Inicio 1 Aos 13/03/2012 01/01/2012 01/01/2012

Campo Antes Inicio/Fin +/Das, meses, aos o perodos Fecha del clculo Punto de partida Posterior a los ajustes

Valor Ao Inicio -1 Aos 13/03/2012 01/01/2012 01/01/2012

NOTA: si los campos +/- y Das, meses, aos o perodos estn vacos, el campo Posterior a los ajustes ser igual al valor del punto de partida.

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Procedimiento: Creacin de intervalos de fecha; posterior
Siga estos pasos a fin de seleccionar la base para los ajustes de la fecha en el campo Posterior a los ajustes. 1. En el formulario Intervalos de fecha, haga clic en la ficha General. 2. Seleccione una unidad de tiempo para determinar la fecha inicial o final del campo Desde fecha en el campo Posterior. El campo Desde fecha se basa en el valor del campo Posterior a los ajustes. Este campo se utiliza como base de clculo en las columnas de informe financiero; puede ser la fecha inicial o final de una unidad de tiempo seleccionada en el campo Posterior. 3. Seleccione si la unidad de tiempo del campo Posterior se debe establecer al comienzo o al final de la unidad de tiempo en el campo Inicio/Fin. Los siguientes ejemplos corresponden a los campos Posterior e Inicio/Fin. Campo Posterior a los ajustes Posterior Inicio/Fin Desde fecha Valor 17/04/2012 Ejercicio Inicio 01/01/2012

Campo Posterior a los ajustes Posterior Inicio/Fin Desde fecha

Valor 17/04/2012 Trimestre Fin 30/06/2012

Procedimiento: Creacin de intervalos de fecha, inicio bloqueado


Realice los siguientes pasos para utilizar una fecha especfica. 1. En el formulario Intervalos de fecha, haga clic en la ficha General. 2. Introduzca una fecha inicial fija en el campo Inicio bloqueado. Todos los dems valores se sobrescriben y el valor se transfiere al campo Desde fecha.

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Captulo 1: Configuracin de la contabilidad general

Cdigos de motivos
Los cdigos de motivo son cdigos estandarizados que se pueden utilizar en distintos tipos de transacciones o cambios en los valores de campos para proporcionar datos de contexto acerca de la transaccin. Por ejemplo, los auditores o directores habitualmente desean ver los motivos registrados para diversas transacciones como inversiones. Cuando se utilizan cdigos de motivo estndar en lugar de texto de transaccin, se proporcionan instrucciones detalladas sobre qu cdigos se deben seleccionar. Los cdigos de motivo estndar tambin permiten que los directores y auditores analicen el historial de transacciones por motivos especficos. Los cdigos de motivo se pueden utilizar con lo siguiente: Contabilidad general Proveedores Clientes Banco

Procedimiento: Creacin de un cdigo de motivo


Un cdigo de motivo se puede seleccionar en los siguientes procesos de entrada de Contabilidad general: Entrada de diario general Solicitudes de asignacin de proceso Propuesta de eliminacin Consolidacin, peridica en lnea

Realice los siguientes pasos para crear un cdigo de motivo de contabilidad general: 1. Para tener acceso al formulario Motivos, haga clic en Contabilidad general, Configurar y, a continuacin, haga clic en Motivos de contabilidad. 2. Haga clic en el botn Nuevo para crear un motivo nuevo. 3. Introduzca un Cdigo de motivo nico como identificacin.

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4. Introduzca un Comentario predeterminado para el cdigo de motivo. El comentario que introduzca se mostrar como comentario predeterminado cada vez que seleccione este motivo en las transacciones. Puede cambiar el comentario del motivo predeterminado.

ILUSTRACIN 1.9 FORMULARIO MOTIVOS DE CONTABILIDAD

Procedimiento: Modificacin de un cdigo de motivo


Los cdigos de motivo se pueden modificar en cualquier momento. El Comentario predeterminado y los Tipos de cuenta tambin se pueden cambiar. Realice los siguientes pasos para modificar un cdigo de motivo: 1. Para tener acceso al formulario Motivos, haga clic en Contabilidad general, Configurar y, a continuacin, haga clic en Motivos de contabilidad. 2. Seleccione el Cdigo de motivo que desee modificar.

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Captulo 1: Configuracin de la contabilidad general


3. Modifique el Comentario predeterminado para el cdigo de motivo. 4. Desactive la casilla Contabilidad. En cuanto se desactiva la casilla Contabilidad, el cdigo de motivo ya no se muestra en los formularios de entrada de transacciones de contabilidad general y no se puede utilizar.

Procedimiento: Eliminacin de un cdigo de motivo


Realice los siguientes pasos para eliminar un cdigo de motivo. 1. Para tener acceso al formulario Motivos, haga clic en Contabilidad general, Configurar y, a continuacin, haga clic en Motivos de contabilidad. 2. Seleccione el Cdigo de motivo que desee eliminar. 3. Desactive la casilla Contabilidad. Podr eliminar un Cdigo de motivo solo si no hay tipos de cuenta asociados con l. Si se ha seleccionado el cdigo de motivo para utilizarlo desde otro mdulo, desactive las otras casillas de Tipo de cuenta o abra el formulario Motivos desde Base para desactivar todas esas casillas. 4. Haga clic en el icono Eliminar. 5. Haga clic en S en el cuadro de dilogo Confirmar eliminacin.

Dimensiones financieras
Las dimensiones financieras tienen las siguientes caractersticas: Proporcionan una descripcin ms detallada de las transacciones. Simplifican el proceso contable al habilitar el anlisis detallado sin la creacin de un plan contable detallado. Se definen para analizar y clasificar transacciones financieras de la siguiente manera: o o Normalmente, las transacciones financieras se organizan segn los nmeros de cuenta y de asiento. Hay otras opciones de agrupacin y clasificacin disponibles cuando se asignan varias dimensiones a las transacciones.

Le permiten ver el archivo de datos desde distintas perspectivas para mejorar la eficacia al realizar el seguimiento de las cifras en las cuentas.

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Se pueden utilizar en todo el sistema. Agregan dimensiones a los datos base, por ejemplo: o o o Cuentas contables Clientes Proveedores

Se copian en las transacciones de forma automtica.

Escenario
Ken, controlador de la empresa Contoso Entertainment USA (CEU), debe analizar las cifras de la empresa desde otra perspectiva distinta a las cuentas contables. Ken desea realizar informes y consultas estadsticas de ventas basadas en los centros de coste y los departamentos. Por tanto, decide configurar dimensiones como complemento a los nmeros de cuenta y de asiento.

Procedimiento: Creacin una dimensin financiera


Realice los siguientes pasos para crear una nueva dimensin financiera. 1. Para tener acceso al formulario Dimensiones financieras, haga clic en Contabilidad general, Configurar, Dimensiones financieras y, a continuacin, haga clic en Dimensiones financieras. 2. Haga clic en el botn Nuevo. 3. En el campo Usar valores de, seleccione una entidad definida por el sistema en la que basar la dimensin financiera. Los valores de dimensin financiera se crearn a partir de esta seleccin. Por ejemplo, para crear valores de dimensin para proyectos, seleccione Proyectos. Se crear un valor de dimensin para cada nombre de proyecto. 4. Introduzca el nombre de la dimensin financiera que va a crear en el campo Nombre de dimensin. 5. En el campo Nombre de columna de informe, introduzca el nombre de la dimensin financiera que se va a mostrar como nombre de columna en los informes. 6. En el campo Mscara de valor de dimensin, introduzca una mscara de formato que se va a utilizar para crear valores de dimensin financiera. Una mscara de formato limita la cantidad y el tipo de informacin que se puede introducir para los valores de dimensin. Por ejemplo, si el valor de dimensin debe ser de 3 caracteres, podra introducir XXX.

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Captulo 1: Configuracin de la contabilidad general


7. Este campo est disponible solo cuando selecciona < Dimensin personalizada > en el campo Usar valores de. 8. Haga clic en el botn de Valores de dimensin financiera para introducir ms detalles acerca de la dimensin financiera. 9. Haga clic en el botn Traducciones para abrir el formulario Traduccin del texto, en el cual puede introducir el texto que se mostrar en diferentes idiomas para la dimensin financiera seleccionada. 10. Haga clic en el botn Traduccin de cuenta principal para abrir el formulario Traduccin del texto, en el cual puede introducir el texto que se mostrar en diferentes idiomas para la cuenta principal.

ILUSTRACIN 1.10 DIMENSIONES FINANCIERAS

Detalles de valores de dimensin financiera


Utilice el formulario Detalles de valores de dimensin para configurar los detalles de los valores de dimensin financiera. Puede configurar las opciones para los valores de dimensin que se pueden compartir entre un plan contable y una entidad jurdica. Tambin puede configurar las opciones especficas para los valores de dimensin basados en el plan contable o de la entidad jurdica especificada.

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Haga clic en el botn Valores de dimensin financiera del formulario Dimensin financiera para introducir los valores detallados. NOTA: dependiendo de lo que elija en el campo Seleccionar el nivel de valor de dimensin que se mostrar, algunos campos no estarn disponibles Campo Valor de dimensin Descripcin Seleccionar el nivel de valor de dimensin que se mostrar Descripcin Muestra el valor de dimensin financiera para la dimensin seleccionada en el formulario Detalles de dimensin. La descripcin del valor de dimensin financiera. Seleccione el nivel de valor de dimensin financiera que se mostrar. Si selecciona Valor compartido, se muestran los campos que se pueden compartir entre un plan contable y una empresa. Tambin puede configurar los valores para un plan contable o entidad jurdica especficos, para ello seleccione Plan contable o Empresas. Si selecciona Plan contable, algunos campos no estarn disponibles y podr anular la informacin compartida para el plan contable seleccionado. Si selecciona Empresas, algunos campos no estarn disponibles y podr anular la informacin compartida para la empresa seleccionada y se mostrarn campos adicionales especficos de la empresa seleccionada.

Detalles de valores de dimensin financiera, ficha General


Expanda la ficha General para especificar los detalles de parmetros generales para la dimensin. Campo Activo desde Descripcin Introduzca o seleccione la fecha a partir de la cual el valor de dimensin financiera est activo. Si se deja en blanco, no hay lmite de fecha inicial. Introduzca o seleccione la fecha hasta la cual el valor de dimensin financiera est activo. Si se deja en blanco, no hay lmite de fecha final. Seleccionar esta casilla para evitar todos los registros en el valor de dimensin financiera seleccionada. No se puede suspender un valor de dimensin financiera que est asignado como un cuenta de grupo presupuestario en otra cuenta.

Activo hasta

Suspendido

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Campo Propietario Dimensin del grupo Descripcin Seleccione el nmero de empleado responsable de este valor de dimensin financiera. Introduzca un nombre de dimensin del grupo. Se puede utilizar para agrupar valores especficos de dimensin financiera en el mismo valor de dimensin al consolidar entidades jurdicas. Este campo solo est disponible cuando Valor compartido est seleccionado en el campo Seleccionar el nivel de valor de dimensin que se mostrar. Seleccione esta casilla para sumar importes de uno o varios valores de dimensin. Este campo solo est disponible cuando Valor compartido est seleccionado en el campo Seleccionar el nivel de valor de dimensin que se mostrar. Seleccione esta casilla para evitar que un usuario introduzca de forma manual un valor para esta dimensin financiera en los diarios. Este campo solo est disponible cuando Valor compartido est seleccionado en el campo Seleccionar el nivel de valor de dimensin que se mostrar.

Calcular el total a partir de varios valores de dimensin No permitir entrada manual

Empresas
Si Empresas est seleccionado en el campo Seleccionar el nivel de valor de dimensin que se mostrar, estn disponibles las fichas Formato de informe financiero y Contabilidad de costes. A continuacin se describe cmo utilizar cada uno de los campos de la ficha Formato de informe financiero: Campo Invertir el signo Descripcin Active esta casilla para ocultar el signo menos en el informe financiero al representar esta dimensin financiera. Los ingresos y gastos se muestran normalmente en los saldos de crdito y dbito, por lo que los saldos de crdito tienen un signo menos y los de dbito no tienen signo. Si se activa esta casilla, no se muestra el signo menos de los ingresos en el informe. Seleccionar el nmero de columna en la que se imprime la dimensin financiera al imprimir el informe financiero. Puede definir el nmero de columnas que se usarn para imprimir una definicin de columna nica. Por ejemplo, si introduce 2 en el campo Nmero de columnas del formulario Informe financiero, para una definicin que muestra el saldo actual, el saldo de esta dimensin financiera se imprimir en dos columnas.

Columna

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Campo Negrita Cursiva Lnea superior Lnea inferior Subrayar el texto Subrayar la cuenta Descripcin Seleccione si la dimensin financiera seleccionada debe imprimirse en negrita en el informe financiero. Seleccione si la dimensin financiera seleccionada debe imprimirse en cursiva en el informe financiero. Seleccione si la dimensin financiera seleccionada debe ir precedida de una lnea en blanco en la copia impresa del informe financiero. Seleccione si la dimensin financiera seleccionada debe ir seguida de una lnea en blanco en la copia impresa del informe financiero. Seleccionar si se debe subrayar el texto al imprimir la dimensin financiera seleccionada en el informe financiero. Seleccionar si se deben subrayar los importes al imprimir la dimensin financiera seleccionada en el informe financiero.

En la siguiente tabla se describe cmo utilizar cada uno de los campos de la ficha Contabilidad de costes ampliada: Campo Bloqueado para las transacciones de costes Bloqueado para las transacciones de servicio Bloqueado para la distribucin Bloqueado para asignacin Descripcin Seleccione esta casilla para evitar que un usuario introduzca una transaccin de costes en Contabilidad de costes para esta dimensin financiera. Seleccione esta casilla para evitar que un usuario introduzca una transaccin de servicio en Contabilidad de costes para esta dimensin financiera. Seleccione esta casilla para evitar que un usuario introduzca una transaccin de distribucin en Contabilidad de costes para esta dimensin financiera. Seleccione esta casilla para evitar que un usuario introduzca una transaccin de asignacin en Contabilidad de costes para esta dimensin financiera.

Plantillas de dimensin financiera


Las plantillas de dimensin se pueden utilizar para patrones comunes utilizadas para distribuir importes de documento de origen. Use el formulario Plantillas predeterminadas de la dimensin financiera para crear una plantilla de combinaciones de valores de porcentaje y dimensin financiera. La informacin de la plantilla se usar para mostrar los valores de dimensin financiera predeterminados al distribuir importes de documento de origen.

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Captulo 1: Configuracin de la contabilidad general


Seleccione Contabilidad general, haga clic en Configurar, Dimensiones financieras y, a continuacin, haga clic en Plantillas predeterminadas de la dimensin financiera. Use la siguiente tabla para introducir la informacin adecuada: Campo Id. de plantilla Porcentajes y valores de dimensin de la plantilla Dimensiones financieras Descripcin Especificar una identificacin de la plantilla. Introduzca el porcentaje que se aplicar en la distribucin. Seleccione la dimensin que se utilizar con el porcentaje que se aplicar en la distribucin.

Entrada de dimensin financiera


Una vez configurados los valores de dimensin, puede asignarlos a lo siguiente: Cuentas contables Transacciones de contabilidad general Transacciones de clientes Clientes Transacciones de proveedores Proveedores

Por ejemplo, el cliente 4037 puede configurarse por dimensiones de departamento y centro de coste. Al crear un pedido de ventas para el cliente 4037, en el pedido de ventas se rellena automticamente las dimensiones definidas, pero los valores se pueden cambiar. En todo Microsoft Dynamics AX, puede separar los datos de diferentes maneras utilizando dimensiones. Por ejemplo, puede vincular un nmero de departamento a cada transaccin y, a continuacin, ejecutar una consulta que muestre los saldos por cdigo de departamento.

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Prctica 1.3: Asignacin de valores de dimensin de la cuenta contable


Escenario Charlie, presidente y director general de la empresa Contoso Entertainment USA (CEU), le ha solicitado a Phyllis, jefa de contabilidad, informes financieros mensuales por departamento, centro de costes y motivo. Phyllis ha determinado que los gastos de limpieza del edificio se deben registrar siempre en el centro de costes Mantenimiento de edificios.

Ejercicios de nivel avanzado


Ayude a Phyllis a introducir las opciones de validacin de dimensiones necesarias para la cuenta 605110.

Ejercicios de nivel intermedio


Para garantizar la precisin de los informes financieros, asegrese de que las transacciones registradas en la cuenta de gastos de limpieza (605110) siempre especifiquen: 1. Dimensin del centro de costes: Mantenimiento de edificios

Paso a paso
1. Haga clic en Contabilidad General, Comn y, a continuacin, haga clic en Cuentas principales. 2. Seleccione la cuenta 605110, Gastos de limpieza, y haga clic en el botn Editar. 3. Seleccione las empresas en el campo Seleccionar el nivel de la cuenta principal para mostrar. 4. Seleccione CEU en el campo Empresas. Quizs tenga que hacer clic en el icono de la cruz verde para seleccionar la empresa. 5. Expanda la ficha desplegable Dimensiones financieras. 6. En el campo Centro de costes, haga clic en la flecha para seleccionar la cuenta Mantenimiento de edificios. 7. Cierre el formulario.

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Captulo 1: Configuracin de la contabilidad general

Conjuntos de dimensiones financieras


Los conjuntos de dimensiones financieras tienen varios propsitos. Los conjuntos de dimensiones financieras se utilizan para determinar cmo se representan los informes y las consultas relacionados con la contabilidad general. Los conjuntos de dimensiones financieras se utilizan para calcular saldos durante el proceso de registro. Los saldos tambin pueden programarse para calcularse o actualizarse manualmente. Los saldos se almacenan segn el conjunto de dimensiones financieras y se calculan en funcin de la opcin de clculo al registrar o programacin por lotes. Los conjuntos de dimensiones financieras tambin controlan los datos que se muestran en la pgina de lista Saldo de comprobacin. El orden en que los conjuntos de dimensiones financieras se tienen en cuenta en los informes afecta a cmo se clasifican las transacciones y como se presentan los campos. Por ejemplo, el conjunto Departamento y Centro de coste indica que el tipo de dimensin Departamento va primero y el Centro de coste va segundo. Por lo tanto, el conjunto financiero considerado es el compuesto de Departamento y Centro de coste. Los importes de Departamento se presentarn en primer lugar y los importes de Centro de coste, en segundo. El conjunto de dimensin financiera definido se puede usar solo o en parejas al solicitar o realizar un informe en transacciones financieras. La seleccin de un conjunto de dimensiones financieras principal y secundario se tienen en cuenta al presentar los resultados. El conjunto de dimensiones financieras secundario detalla las cifras del conjunto de dimensiones financieras principal. La seleccin de un conjunto de dimensiones financieras secundario se limita a los enfoques que no comparten un tipo de dimensin con un conjunto de dimensiones financieras principal. Por lo tanto, si el conjunto de dimensiones financieras principal est compuesto de Cuenta principal y Departamento, stas no se pueden seleccionar en el conjunto de dimensiones financieras secundario.

Escenario
Sara, directora financiera (CFO) de Contoso Entertainment USA (CEU), debe: Analizar las transacciones financieras basadas en dimensiones y cuentas contables combinadas. Por ejemplo, Sara ve los ingresos por ventas de cada departamento o pas. Determinar cmo se deben organizar las transacciones financieras cuando los usuarios ejecutan informes y realizan consultas.

Para ver los ingresos por ventas de todos los departamentos de CEU, Sara decide crear un conjunto de dimensiones que consiste en cuentas contables y dimensiones de departamento.

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Procedimiento: Creacin un conjunto de dimensiones financieras
Realice los siguientes pasos para crear un conjunto de dimensiones: 1. Para tener acceso al formulario Conjunto de dimensiones financieras, haga clic en Contabilidad general, Configurar, Dimensiones financieras y, a continuacin, haga clic en Conjuntos de dimensiones financieras. 2. Introduzca un identificador nico para dar un nombre al conjunto de dimensiones en el campo Conjunto de dimensiones financieras. 3. Introduzca un nombre descriptivo en el campo Nombre. 4. Expanda la ficha desplegable Dimensin financiera. 5. Seleccione una o varias dimensiones en el panel Dimensiones disponibles que se deben incluir en el conjunto de dimensiones financieras. Haga clic en las flechas para agregar las dimensiones al panel Dimensiones seleccionadas. Para cada conjunto de dimensiones financieras, se debe seleccionar al menos una dimensin. La dimensin financiera que constituye el patrn de fila principal (conjunto financiero principal) debe aparecer primero y la dimensin que se muestra dentro de cada fila principal debe aparecer en segundo lugar (conjunto financiero secundario). Por ejemplo, para imprimir un informe que muestre los ingresos por ventas por departamento, se deber seleccionar la dimensin de departamento en primer lugar y las cuentas contables en segundo lugar.

ILUSTRACIN 1.11 FORMULARIO CONJUNTOS DE DIMENSIONES

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Captulo 1: Configuracin de la contabilidad general

Asignaciones de perodos
La asignacin es el proceso de distribucin de importes monetarios en una o varias cuentas o en combinaciones de cuentas y dimensiones. Microsoft Dynamics AX tiene la posibilidad de usar reglas de asignacin predefinidas para realizar asignaciones generadas. La asignacin generada consiste en la distribucin de importes registrados o fijos a combinaciones de cuentas de destino o dimensiones en cualquier momento, lo que genera nuevas entradas de diario. Las reglas de asignacin tienen numerosos mtodos de clculo, incluidos los siguientes: Base Porcentaje fijo Peso fijo Distribucin equitativa

Las asignaciones tambin proporcionan la capacidad de realizar asignaciones en varias empresas, accin que se conoce como asignaciones de empresas vinculadas.

Escenario
Phyllis, directora de contabilidad de la empresa Contoso Entertainment USA (CEU), crea una nueva regla de asignacin de empresas vinculadas para que la empresa de servicios elctricos distribuya los gastos de servicios generales en cada departamento en base a porcentajes fijos. La regla se aplica al nuevo ejercicio que comienza el 1 de enero de 2012. Puesto que Phyllis no desea que la nueva regla se utilice hasta entonces, introduce 01/01/2012 como fecha inicial. Como CEU suele revisar sus reglas de asignacin todos los ejercicios, Phyllis introduce 31/12/2012 como fecha final de la regla. Phyllis introduce notas detalladas sobre la base y los motivos de la regla de asignacin. Phyllis selecciona a continuacin la plantilla de Microsoft Word que se implement cuando en CEU se realiz una revisin de auditora para documentar la regla de asignacin por completo. Cuando Phyllis termina de redactar el documento, vincula una copia de ste a la regla. Cualquier persona que desee obtener informacin adicional sobre la regla podr abrir el documento o imprimir un informe Definicin de reglas de asignacin.

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Definicin de reglas de asignacin contable
Las reglas de asignacin contable le permiten definir los resultados que desee en el proceso empresarial de asignaciones. Cada regla de asignacin contable tiene cuatro componentes principales: La configuracin de General determina qu campos estarn disponibles en las fichas de las reglas. Los datos de Origen de la asignacin tambin se conocen como grupo de asignaciones. El Destino define la forma en que se deben distribuir los resultados del clculo de la asignacin en las lneas de distribucin de destino. Las entradas de Contrapartida equilibran las lneas de distribucin de destino.

Procedimiento: Creacin de una regla de asignacin contable


Realice los siguientes pasos para crear una regla de asignacin: 1. Haga clic en Contabilidad general, Configurar, Registro y, a continuacin, haga clic en Regla de asignacin de contabilidad. 2. Haga clic en el botn Nuevo para crear una regla nueva. 3. Introduzca la Regla como identificacin. 4. Introduzca una Descripcin de la regla. 5. De forma opcional, seleccione la Fecha de vigencia inicial y la Fecha de vigencia final para la regla.

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Captulo 1: Configuracin de la contabilidad general


6. Active la casilla Activa si la regla de asignacin est disponible para procesarse.

ILUSTRACIN 1.12 FORMULARIO REGLA DE ASIGNACIN DE CONTABILIDAD

Procedimiento: Creacin de una regla de asignacin contable, ficha General


Realice los siguientes pasos para completar la configuracin de los parmetros generales de la regla de asignacin. Ellos determinan los campos que estarn disponibles en las fichas de las reglas. 1. En el formulario Regla de asignacin de contabilidad, seleccione la ficha General. 2. Revise o cambie los parmetros de la ficha Visin general en las secciones Identificacin y Administracin. 3. Consulte el campo Fecha de ltima ejecucin, que muestra la fecha en que un usuario proces por ltima vez la regla de asignacin y cre distribuciones. 4. Active la casilla Regla de empresas vinculadas si la regla de asignacin indica que se va a procesar en varias empresas.

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5. Seleccione el Mtodo de asignacin: o Base: con esta opcin, se define cmo y en qu proporcin los importes de origen se distribuyen en las diferentes lneas de destino. Por ejemplo, la asignacin basada en la cantidad de ingresos, donde el coste de los gastos de publicidad de la empresa se comparte entre todos los departamentos, se basa en las ventas de cada departamento en proporcin a las ventas departamentales totales. o Porcentaje fijo: con esta opcin, se aplican los criterios definidos en el origen de la asignacin y se utiliza un importe de porcentaje fijo que especifica el usuario para determinar el importe de asignacin de destino. o Peso fijo: con esta opcin, se aplican los criterios definidos en el origen de la asignacin y se utiliza un importe de peso fijo que introduce el usuario para determinar el importe de asignacin de destino. o Distribucin equitativa: con esta opcin, se aplican los criterios definidos en el origen de asignacin y se distribuye el importe de forma equitativa en las lneas de distribucin de destino.

ILUSTRACIN 1.13 FORMULARIO REGLA DE ASIGNACIN DE CONTABILIDAD, FICHA GENERAL

6. En el campo Origen de datos, seleccione el origen del importe que desee asignar: o Contabilidad o Valor fijo

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Captulo 1: Configuracin de la contabilidad general


7. Si est seleccionado Valor fijo en el campo Origen de datos, introduzca un valor en el campo Valor fijo. 8. Si est seleccionado Contabilidad en el campo Origen de datos, seleccione la operacin aritmtica que se va a aplicar al valor de origen en el campo Operacin matemtica. 9. Si est seleccionado Contabilidad en el campo Origen de datos y Multiplicar o Dividir en el campo Operacin matemtica, introduzca un nmero en Importe por el que se multiplicar o dividir el valor de origen. 10. Si est seleccionado Contabilidad en el campo Origen de datos, seleccione un intervalo de fechas para determinar los perodos contables utilizados para el origen de la regla de asignacin. Si no se determina ningn intervalo de fechas, se seleccionar todo lo compensado para la cuenta o combinacin de dimensiones de cuenta elegidas para la asignacin de origen. 11. Seleccione una asignacin en el campo Nombre de diario. El campo Descripcin muestra la descripcin del diario de asignaciones. 12. Si selecciona Distribucin equitativa como mtodo de asignacin, elija la cuenta de origen que desee utilizar desde la lista Mantener cuenta desde. 13. Si est seleccionado Distribucin equitativa como mtodo de asignacin, seleccione la opcin correspondiente en la lista Mantener dimensin desde para indicar si desea utilizar la dimensin y cuenta de destino de origen o una dimensin y cuenta de destino especificadas por el usuario.

Procedimiento: Creacin de una regla de asignacin contable, origen


Realice los siguientes pasos para configurar los parmetros del origen de la regla de asignacin, tambin conocido como grupo de asignaciones. 1. En el formulario Regla de asignacin de contabilidad, seleccione el botn Origen. 2. Haga clic en Nuevo para crear un nuevo registro. 3. En la lista Configuracin de campo, seleccione asignar desde una Cuenta o combinacin de Dimensin y cuenta. 4. Si est seleccionado Dimensin financiera en el campo Configuracin de campo, seleccione una Dimensin financiera.

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5. En el campo Criterios de origen, escriba la informacin de la cuenta o dimensin desde la que desee realizar la asignacin. Puede utilizar caracteres comodn para especificar los cdigos de las cuentas o dimensiones. Por ejemplo, si la Dimensin financiera seleccionada es Departamento y los criterios de origen son Admin, el sistema mostrar informacin que incluya la dimensin de departamento igual a Admin o una dimensin de departamento sin especificacin.

ILUSTRACIN 1.14 FORMULARIO ORIGEN DE REGLA DE ASIGNACIN DE CONTABILIDAD

Procedimiento: Creacin de una regla de asignacin contable, destino


Realice los siguientes pasos para completar la configuracin de los parmetros de destino de la regla de asignacin, que definen la forma en que se deben distribuir los resultados del clculo de asignacin en las lneas de distribucin de destino. 1. En el formulario Regla de asignacin de contabilidad, seleccione el botn Destino. 2. Haga clic en el botn Nuevo para crear un registro nuevo. 3. El campo Empresa muestra la empresa en que se cre la regla de asignacin. Si la regla de asignacin es de empresas vinculadas, los usuarios pueden modificar este campo. 4. Seleccione la cuenta para la asignacin en el campo Hasta cuenta. 5. Seleccione la Dimensin a la que la desea asignar.

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Captulo 1: Configuracin de la contabilidad general


6. Seleccione la dimensin ExpensePurpose que desea asignar. 7. Si el campo Mtodo de asignacin se ha configurado en Base, seleccione el Id. base con el que desee asociar la lnea de destino.

ILUSTRACIN 1.15 FORMULARIO DESTINO DE REGLA DE ASIGNACIN DE CONTABILIDAD

Procedimiento: Creacin de una regla de asignacin contable, contrapartida


Realice los siguientes pasos para completar la configuracin de los parmetros de contrapartida de la regla de asignacin. Ellos definen las entradas de contrapartida que establecen el balance de las lneas de distribucin de destino. 1. En el formulario Regla de asignacin de contabilidad, seleccione la ficha Contrapartida. 2. En el campo Cuenta de contrapartida de, seleccione el lugar donde se encuentra la cuenta de contrapartida. o Origen: el proceso de asignacin utilizar la cuenta correspondiente definida en el origen. 3. Especificado por el usuario: el proceso de asignacin utilizar el valor de la cuenta de contrapartida especificado. Si se establece Cuenta de contrapartida desde en Especificado por el usuario, seleccione la Cuenta de contrapartida. 4. En el campo Dimensin de contrapartida desde, seleccione el lugar donde se encuentra la cuenta de contrapartida. o Origen: el proceso de asignacin utilizar el valor de dimensin correspondiente definido en el origen. o Especificado por el usuario: el proceso de asignacin utilizar el valor de dimensin de contrapartida especificado.

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5. Si el campo Dimensin de contrapartida desde se configura en Especificado por el usuario, seleccione la dimensin que desee asociar con la regla de asignacin.

ILUSTRACIN 1.16 FORMULARIO REGLA DE ASIGNACIN DE CONTABILIDAD, FICHA CONTRAPARTIDA

Escenario
Phyllis ejecuta el informe Definicin de reglas de asignacin que ofrece informacin detallada sobre las reglas de asignacin del ao en curso. El informe contiene detalles acerca de cada regla, incluyendo el Id. de regla, la descripcin, el nmero de cuenta de origen o de destino, las combinaciones de dimensiones, las fechas de inicio y de fin efectivas, los detalles del mtodo de clculo, informacin de uso y otros datos de configuracin.

Procedimiento: Impresin del informe de definicin de las reglas de asignacin


Realice los siguientes pasos para imprimir el informe Definicin de reglas de asignacin: 1. Para tener acceso al informe Definicin de reglas de asignacin, haga clic en Contabilidad general, Informes, Datos base, Varios y, a continuacin, haga clic en Definicin de reglas de asignacin. 2. Seleccione criterios como Regla de asignacin de contabilidad.

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Captulo 1: Configuracin de la contabilidad general


3. Haga clic en Aceptar para imprimir.

ILUSTRACIN 1.17 INFORME DEFINICIN DE REGLAS DE ASIGNACIN

Escenario
Phyllis ejecuta una propuesta de asignacin sin registrarla para revisar los resultados de la asignacin y las distribuciones detalladas que se crearn sobre la base de la regla de asignacin utilizada. Si los resultados son precisos, Phyllis registrar la entrada.

Procedimiento: Procesamiento de una solicitud de asignacin contable


Despus de crear una regla de asignacin, puede procesarla y obtener una vista previa o registrar un diario de asignaciones. Para configurar un diario de asignaciones, haga clic en Contabilidad general, Configurar, Diarios y, a continuacin, haga clic en Nombres de diarios. Realice los siguientes pasos para utilizar el formulario Solicitud de asignacin de proceso para crear un diario de asignaciones. 1. Haga clic en Contabilidad general, Peridico y, a continuacin, haga clic en Solicitud de asignacin de proceso. 2. Seleccione una regla de asignacin. 3. Seleccione la fecha en que desee incluir los importes de contabilidad para su asignacin en el campo Fecha inicial. Esta fecha se corresponde con el intervalo de fechas en la regla de asignacin. 4. Seleccione la fecha en que desee registrar el diario de asignaciones en la contabilidad general en el campo Fecha de registro de contabilidad general.

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5. Seleccione la accin que se realizar si el proceso de asignacin genera un importe de origen cero. o Seleccione Proceso para crear las distribuciones de destino, segn corresponda. o Seleccione Detener para crear un error que avise cuando se seleccione un importe de origen cero y detenga el proceso de asignacin. 6. En el campo Opciones de propuesta, seleccione una preferencia de registro. o Seleccione Solo propuesta para revisar los resultados de la asignacin sin su registro. o Seleccione Solo registro para registrar los resultados de la asignacin directamente en la contabilidad general. 7. Haga clic en Aceptar. NOTA: el campo Fecha de ltima ejecucin muestra la fecha en que un usuario proces por ltima vez una regla de asignacin y cre lneas de distribucin.

ILUSTRACIN 1.18 FORMULARIO SOLICITUD DE ASIGNACIN DE PROCESO

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Captulo 1: Configuracin de la contabilidad general

Resumen
En el curso Configuracin de la contabilidad general, se describe la configuracin inicial para comenzar a trabajar con las operaciones financieras de Microsoft Dynamics AX. Aqu se proporcionan introducciones bsicas para configurar: Divisas y tipos de cambio Calendarios fiscales Dimensiones financieras y conjuntos de dimensiones financieras Asignaciones de perodos

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Evaluacin de conocimientos
Realice una evaluacin de conocimientos mediante las preguntas siguientes: 1. Qu efecto tiene el valor del campo Redondeo general en los valores de Microsoft Dynamics AX 2012?

2. Cuando se cambia la divisa mostrada, todos los usuarios se ven afectados. ( ) Verdadero ( ) Falso 3. Es posible registrar actividad con una fecha para la que no se ha creado un perodo? ( ) S ( ) No 4. Qu son los cdigos de motivo?

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Captulo 1: Configuracin de la contabilidad general


5. Cules son las partes de una regla de asignacin? ( ) General ( ) Origen ( ) Destino ( ) Contrapartida 6. Qu mtodo de asignacin define cmo y en qu proporcin se distribuyen los importes de origen en las diferentes lneas de destino haciendo referencia a los saldos de otras dimensiones de cuenta? ( ) Base ( ) Porcentaje fijo ( ) Peso fijo ( ) Distribucin equitativa

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Interaccin rpida: Lecciones aprendidas


Dedique unos momentos a escribir tres conceptos principales que haya aprendido en este captulo 1.

2.

3.

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Captulo 1: Configuracin de la contabilidad general

Soluciones
1. Qu efecto tiene el valor del campo Redondeo general en los valores de Microsoft Dynamics AX 2012? RESPUESTA MODELO: El valor se utiliza para redondear todos los importes de todos los mdulos 2. Cuando se cambia la divisa mostrada, todos los usuarios se ven afectados. ( ) Verdadero () Falso 3. Es posible registrar actividad con una fecha para la que no se ha creado un perodo? ( ) S () No 4. Qu son los cdigos de motivo? RESPUESTA MODELO: Los cdigos de motivo son cdigos estandarizados que se pueden utilizar en distintos tipos de transacciones o cambios en los valores de campos para proporcionar datos de contexto acerca de la transaccin 5. Cules son las partes de una regla de asignacin? () General () Origen () Destino () Contrapartida 6. Qu mtodo de asignacin define cmo y en qu proporcin se distribuyen los importes de origen en las diferentes lneas de destino haciendo referencia a los saldos de otras dimensiones de cuenta? () Base ( ) Porcentaje fijo ( ) Peso fijo ( ) Distribucin equitativa

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