NORMAS PARA LA GESTIÓN

DEL PROCESO DE
ADMINISTRACIÓN DE a

LEGAJOS
Gerencia de Desarrollo del Sistema de Recursos Humanos
Diciembre - 2023
ANTECEDENTES
 Evolución Normativa del SAGRH sobre
Administración de Legajos
Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado - Ley 27658

Ley de Transparencia y Acceso a la Información

Pública
Ley Nº 31419 Ley que establece disposiciones para
Ley del Código de ética de la Función garantizar la idoneidad en el acceso y ejercicio de la
Pública función pública de funcionarios y directivos de libre
designación y remoción
Decreto Legislativo Nº 1310
“Uso de Microformas”

1991 1994 2002 2011 2013 - 2014 2016 2020 2022 2023

Directiva N° 02-2014-SERVIR- Ley N° 31742 Plataforma Integrada

GDSRH Gestión del Sistema para la Gestión Electrónica de
Administrativo de Gestión de Recursos Humanos Legajo de
Recursos Humanos. servidores.

Ley N° 25323 Crea Manual Normativo de Personal

Estado de Emergencia
el sistema nacional N° 005-94-DNP “Legajo de Nacional a consecuencia de
Ley N° 29733
de Archivos Personal”, establece las reglas para Reglamento General de la Ley
pandemia COVID-19 D. Leg. N° 1556 Modifica Ley N°
de Protección
la administración de legajos para el N° 30057, D.S. N° 040-2014-PCM. 25323 Digitalización de Archivos
de datos
régimen laboral del D.Leg. 276. (16 de mayo 2023)

Ley N° 30057 del Servicio Civil

Antes de la Directiva N° 001-2023-SERVIR-GDSRH

El Manual Normativo de Personal N° 005-94-DNP Normativa para la gestión de legajos

“Legajo de Personal”, aprobado por Resolución desactualizada a las TICs

Directoral N° 004-94-INAP/DNP el 21 de febrero de

1994, establecía disposiciones para la organización de No era aplicable para regímenes del
un legajo de personal del régimen del D. Leg. N° 276. D. Leg. 728, 1057 y Ley 30057

Con la nueva Directiva N° 001-2023-SERVIR-GDSRH –

Proceso de Administración de Legajos
OBJETIVO
Establecer normas técnicas, procedimientos y criterios para la apertura, organización, custodia,
acceso y control de los legajos de los servidores civiles que guíen a las entidades públicas de
los tres (03) niveles de gobierno y poder contar con una organización estandarizada de la
información de los servidores civiles.

Aplica a los regímenes laborales de los D. Leg. N° 276, 728, 1057, Ley N° 30057 y carreras especiales. Aplica
al personal vinculado por D. Ley N° 25650 (FAG) y Ley N° 29806 (PAC) siempre que ocupen un cargo del CAP o
CPE. De manera supletoria, aplica a practicantes, secigristas, serumistas e internado.
Problemática de la administración de legajos
Presentación de documentación falsa, que
afecta la idoneidad de los servicios brindados
a la ciudadanía.
Legajos desactualizados. Por ejemplo,
contienen los documentos que acreditan perfil,
desplazamiento o asignación de funciones
adicionales, contratos suscritos, certificados de
capacitación.
Extracción de la documentación de los legajos,
sin responsabilidades identificadas.
Desorden en la organización de la información
en los legajos, múltiple numeración de folios,
lo cual dificulta las acciones de supervisión y
de control de SERVIR y CGR, respectivamente.
Nuevo Enfoque en el Proceso de Adm.de legajos
Establece la obligatoriedad de la fiscalización posterior para
verificar la autenticidad de los documentos presentados.
no Promueve la colaboración entre entidades públicas para
optimizar la fiscalización posterior de los documentos (Ley N°
27444).
Establece el proceso y mecanismos de actualización de
legajos, a través de campañas a cargo de la ORH y bajo
responsabilidad de el/la servidor/a.
Regula la custodia, pero además, la protección de datos
personales y acceso a la información pública de la
documentación de los/las servidores/as.
Establece el procedimiento de la administración de legajos, en
el marco de las TICs (virtualización, microformas, Ley N°
31419).
PROCESO DE
ADMINISTRACIÓN DE
LEGAJOS
Enlace revisión de procedimientos y directivas internas
aprobadas por las entidades

Puedes solicitar asistencia técnica a través del

correo: sistemarh@servir.gob.pe
Proceso de Administración de
Legajos Subsistema gestión de desarrollo y capacitación
Para planificar y diseñar programas de capacitación
y progresión de la carrera de ser el caso.

Subsistema de gestión del rendimiento

Para el proceso de evaluación del desempeño. Por
ejemplo, cargo o puesto, funciones, vigencia del
vínculo laboral.
Administración
Subsistema de gestión de compensación
de legajos
Sobre la vigencia del vínculo laboral,
desplazamientos mediante encargaturas o
Proporciona información…
designación, entre otros.
Subsistema de gestión del Empleo
Sobre inducción, periodo de prueba, documentación
que sustenta cumplimiento de perfil – Ley N° 31419
y de no tener incompatibilidades, información para
procedimiento disciplinario.
Definiciones a tener en cuenta
TITULAR DE LA ENTIDAD
Máxima autoridad administrativa para efectos
del SAGRH. En los casos de gobiernos
regionales y locales la máxima autoridad
administrativa es el/la Gerente/a General del
Gobierno Regional, y el/la Gerente/a
Municipal, respectivamente.
LEGAJO
Carpeta individual de información física o
digital en la cual se registra y/o archiva la
documentación personal y laboral de cada
servidor/a civil. Se clasifican en: legajo activo y
pasivo.
Legajo activo: para los/las servidores/as
civiles que cuentan con vínculo vigente con
la entidad pública.
Legajo pasivo: para los/las servidores/as
civiles que ya no cuentan con vínculo
vigente con la entidad pública.
DATOS PERSONALES
Información sobre una persona natural que la
identifica o la hace identificable a través de
medios que pueden ser razonablemente
utilizados.
DATOS SENSIBLES
Datos personales constituidos por los datos
biométricos que por sí mismos pueden identificar al
titular; datos referidos al origen racial y étnico;
ingresos económicos; entre otros
FISCALIZACIÓN POSTERIOR
Verificación por parte de la Oficina de Recursos
Humanos, de la documentación que los/las
servidores/as civiles presentan como sustento para
su legajo personal, con la finalidad de constatar la
autenticidad y veracidad de los mismos.
Estructura de la Directiva
Capítulo II:
Título preliminar: Capítulo I: Especificaciones para la
Disposiciones Generales Disposiciones Específicas administración de legajos en
archivo físico y digital
Control de legajos de servidores/as Organización y manejo de los legajos
Art. I Objetivo Art. 1 Art. 9
civiles en archivo físico
Administración de legajos de Transferencia de legajos en archivos
Art. II Finalidad Art. 2 Art. 10
servidores/as civiles físicos a otra entidad
Organización del legajo en archivo
Art. III Definiciones Art. 3 Organización del legajo Art. 11
digital
Art. 12
Transferencia de legajos en archivos
Art. IV Ámbito de aplicación Art. 4 Apertura del legajo digitales
Actualización de los documentos
Art. V Responsabilidades Art. 5
contenidos en el legajo
Art. VI Art. 6 Custodia y acceso del legajo Disposiciones
Sobre el acceso a la información complementarias finales
contenida en el legajo del servidor civil
Art. 7 Fiscalización posterior de
documentación contenida en el legajo
Disposiciones
Art. 8 Transferencia de los legajos pasivos
complementarias transitorias
Directiva de Proceso de
Administración de Legajos
Roles y responsabilidades
SERVIR
Tendrá a su cargo el establecer los
lineamientos para la administración de
los legajos, así como brindar apoyo y
asistencia técnica para el cumplimiento
de la directiva a las entidades que lo
requieran, a través de la Gerencia de
Desarrollo del Sistema de Recursos
Humanos.
Las Oficinas de Recursos Humanos
 Conduce y gestiona el proceso de administración de
legajos.
 Solicita a el/la servidor/a que se incorpora, y a los
órganos y/o unidades orgánicas de la entidad, la
documentación que corresponde insertar al legajo de
el/la servidor/a civil.
 Verifica la autenticidad de los documentos presentados
por los/las servidores/as civiles, en el marco de la
fiscalización posterior.
 Realiza la actualización, conservación y depuración del
legajo de personal acorde a la normativa vigente.
Directiva de Proceso de Administración de Legajos
Proceso para la Organización de
Legajos Apertura del
Legajo

Actualización
Transferencia de documentos del
legajos 5 2
legajo
Control del
Proceso de
Administración
de legajos

Custodia y acceso
Fiscalización del legajo
posterior 4 3
Control de legajos de servidores/as civiles
La entidad pública debe contar con una relación en formato digital de los legajos activos y pasivos, donde se
controle la información del legajo y en la cual se identifique el número, el estado y la ubicación de cada
legajo. La referida lista debe contener, como mínimo, la siguiente información

Número de Legajo Nombre del cargo estructural y/o puesto.

Apellidos y nombres de el/la Régimen laboral.

servidor/a civil.

Fecha de vinculación
Número de Documento de Identidad.

Estado del legajo (activo o pasivo).

Órgano o unidad orgánica a la que
pertenece el/la servidora/a.
Ubicación del legajo.
Apertura del Legajo de personal

La ORH deberá realizar:

Aperturar el legajo con la documentación relativa al
Proceso de Selección (resultados donde el/la servidor/a
resulto ganador/a).
￫ Datos personales y familiares (sección 1)
Solicitar la documentación original al/la servidor/a. La ￫ Formación académica y capacitación
(sección 3)
cual debe presentarse en un plazo no mayor a 05 días
￫ Experiencia Laboral (sección 4)
hábiles.
￫ Cada documento que ingresa al legajo
Verificar que los documentos físicos o digitales sean cuenta con sello, firma y fecha de recepción.
validos.

Para el caso de los legajos pasivos, deberá verificar los

documentos presentados, identificando documentación
similar.

Los/las funcionarios/as públicos/as (libre designación y ￫ Previo a la publicación de resolución de

remoción) presenta los documentos en plazo máximo de vinculación.
02 día hábiles.
 Apertura del Legajo de personal
Integración de un legajo pasivo de un vínculo anterior

Identificas si existe un Identificas similitudes Incorporas el Formato de

Recibes toda la
vínculo pasivo (de un entre la documentación Registras la similitud en registro en la sección que
documentación para la
vínculo anterior) en la recibida y documentación el Anexo N° 07 de la corresponde e incorporas
apertura del legajo
entidad del legajo pasivo Directiva el legajo pasivo en la
sección 12 del legajo
generado (realizando el
foliado correspondiente de
la sección)
 Actualización de
documentos
Servidores/as civiles presentan
documentación para actualización
(dentro de los plazos de la
entidad) o en máximo 30 días
hábiles a partir del requerimiento.
Custodia y acceso del
legajo
El/la servidor/a podrá solicitar el legajo. Asimismo,
podrá solicitar copia de la documentación contenida en
su legajo.
El/la titular de la entidad, responsables de
órganos/UO/OCI, podrán acceder al legajo, con
excepción de la sección de datos sensibles y datos
personales relacionados con la salud.

ORH realiza campañas La salida del legajo personal (fuera de los ambientes de
informativas para que los/las la ORH), se realizará por orden judicial o autorización
del responsable de ORH.
servidores/as actualicen la
información de sus legajos. En caso de destaque del/la servidor/a (a otra entidad),
la entidad de destino puede solicitar copia total o
parcial del legajo personal (con excepción de datos
En caso la entidad administre los legajos en archivo físico y/o sensibles y relacionados a la salud).
digital, la ORH debe incluir de manera simultánea la
documentación en ambos tipos de legajos.
Responsabilidades Proceso de fiscalización
de la ORH
posterior
El plazo para culminar la fiscalización
posterior de los legajos de los/las
Inicia la fiscalización posterior del
funcionarios/as y directivos/as
total de los/las funcionarios/as y
públicos/as, así como de los servidores
civiles no debería superar los 15 días directivos/as públicos/as entre los
02 primeros días hábiles desde su
hábiles, desde la fecha de inicio del
vinculación.
referido proceso.

Para el caso de los demás servidores

civiles inicia entre los 30 primeros
días hábiles desde su vinculación.
Se debe realizar la fiscalización de,
como mínimo, el 10 % de las
incorporaciones del mes con un
máximo de 150 legajos por semestre.
La ORH procederá con las acciones para la
determinación de la responsabilidad penal y/o
administrativa del/la servidor/a civil, en caso haya
presentado información falsa o inexacta.
 1. Archivo físico

a) Organización y manejo b) Transferencia a otra entidad

➔ En el marco del concurso transversal del régimen
➔ Se debe garantizar la conservación de los de la Ley del Servicio Civil, Ley 30057, la entidad de
legajos (espacios y materiales adecuados). origen podrá transferir el legajo a la entidad de
destino.
➔ Documentos foliados correlativa y
cronológicamente (por secciones).
c) Transferencia de legajo pasivo
➔ Los legajos de los/as servidores/as civiles que tengan la
➔ Se ubican en estante o archivadores, en clasificación de legajo pasivo por más de tres (3) años
orden alfabético, numérico, por grupos, serán remitidos al archivo central de la entidad pública, o
régimen, entre otros. la que haga sus veces, donde permanecerán custodiados,
previo inventario de transferencia del legajo.
 Transferencia de Legajos
2. Archivo digital

a) Organización y manejo c) Transferencia de legajo pasivo

➔ Acorde a las 12 secciones establecidas, considerando ➔ En caso de legajos en archivo digital, serán remitidos al
las medidas de protección y respaldo para evitar la archivo central de la entidad utilizando la microforma
pérdida de información. establecida, dejando constancia en el documento
correspondiente.
b) Transferencia a otra entidad
➔ En el marco del concurso transversal del régimen de la ➔ La ORH puede realizar la transferencia de acuerdo a las
Ley del Servicio Civil, Ley 30057, la entidad de origen normas establecidas por el Archivo General de la Nación
podrá transferir el legajo a la entidad de destino. – AGN

➔ Si la entidad de destino cuenta con administración de

legajo en archivo físico, la entidad de origen deberá
imprimirlo y remitirlo.
Acciones inmediatas de las ORHs
Aplicar Estructura del Legajo y 5 días para que servidor
presente documentos:
1.- Aplicación de la Directiva del Proceso de
Sección 01 Información personal y familiar.
Administración de Legajos para los servidores de Sección 02 Incorporación.
los D.Leg. 276, 728, 1057, Ley 30057 ingresantes Sección 03 Formación académica y capacitación.
Sección 04 Experiencia laboral.
a partir del 06 de octubre de 2023. Sección 05 Movimientos del Personal .
Sección 06 Compensaciones.
Sección 07 Evaluación de desempeño, progresión en la carrera y desplazamiento
Sección 08 Reconocimientos y sanciones disciplinarias
Sección 09 Relaciones laborales individuales y colectivas.
Sección 10 Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) y bienestar social.
Sección 11 Desvinculación.
Sección 12 Otros que considere la entidad

Fiscalización posterior :
(I) del 10% de servidores ingresantes mensual como mínimo.
(II) Funcionarios, directivos, personal de confianza, inicia a los
dos días hábiles de la incorporación.
Acciones a mediano plazo de las ORHs
- Planificar/solicitar presupuesto para adecuación de legajos activos
2.- Adecuación de los legajos activos de servidores
con vínculo vigente al 05 de octubre de 2023:
G. Nacional : 6 meses(02 de abril de 2024)
G. Regional : 12 meses (05 de octubre de 2024)
G. Local : 18 meses (03 de abril de 2025)
a nueva estructura
Sección 01 Información personal y familiar.
Sección 02 Incorporación.
Sección 03 Formación académica y capacitación.
Sección 04 Experiencia laboral.
Sección 05 Movimientos del Personal
Sección 06 Compensaciones.
Sección 07 Evaluación de desempeño, progresión en la carrera y
desplazamiento
Sección 08 Reconocimientos y sanciones disciplinarias
Sección 09 Relaciones laborales individuales y colectivas.
Sección 10 Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) y bienestar social.
Sección 11 Desvinculación.
Sección 12 Otros que considere la entidad

- Planificar/solicitar presupuesto para contratación de personal para

adecuación de legajos activos
- Planificación de personal para fiscalización posterior : (I) del 10% de
ingresantes mensual como mínimo. (II) Funcionarios, directivos,
personal de confianza, inicia a los dos días hábiles de la
incorporación.
 Enlace de interés

Formulario de solicitud de Asistencia Consultas CECI

Técnica

Puedes solicitar asistencia técnica a través del

correo: sistemarh@servir.gob.pe