Instituto de Educación Diversificada por Cooperativa de Villa Hermosa

Organización, Administración y Práctica de Oficina – Segundo Bimestre

4º Perito Contador con Orientación en Computación
5º Secretariado Bilingüe

ACTIVIDAD No. 5 Valor: 10 puntos

INSTRUCCIONES: lea textualmente la información siguiente y en su cuaderno elabore lo que se
le pide, según su criterio y creatividad.

1. Un organizador en forma de acordeón con cinco ilustraciones de muebles de oficina.

2. Un organizador circular con cinco ejemplos ilustrados de equipos de oficina.
3. Un organizador en forma de pescado con ilustraciones de cinco accesorios de oficina.
4. Ilustre o dibuje una oficina y escriba brevemente en qué consiste el ambiente físico de una
oficina.
5. Un cuadro de dos entradas donde se lea qué es y qué no es una oficina organizada.

En los cuatro primeros organizadores, incluya una definición de cada elemento (Muebles de
oficina, Equipos de oficina, Accesorios de oficina, Ambiente físico)

Elementos físicos de una oficina

Muebles de oficina

Pero ¿Qué son los muebles de oficina?

Los artículos que se utilizan para proporcionar funcionalidad en una oficina a menudo se dividen en tres
categorías: mobiliario de oficina, tecnología y suministros de oficina. Si bien los suministros de oficina son
los artículos más pequeños, a menudo de bajo costo, que se usan en, alrededor y en muebles de oficina,
los muebles en sí son los elementos principales que conforman el mobiliario de la oficina.

No hace falta decir que las oficinas varían en sus necesidades. Sin embargo, hay algunas piezas comunes
de muebles de oficina que se encuentran habitualmente. Uno es el escritorio de la oficina. Para muchas
personas, su escritorio proporciona su espacio de trabajo principal, un lugar donde escriben, escriben,
computan, leen, responden el teléfono y a través del cual pueden realizar entrevistas y celebrar reuniones.

Los escritorios pueden estar hechos de madera, metal, plástico o vidrio, pero en la mayoría de los casos, a
menos que se los llame específicamente «escritorios de computadora», incluyen una superficie de trabajo
plana, que también puede contener una computadora y / o monitor, y almacenamiento. Los escritorios
hechos específicamente para computadoras pueden no ofrecer almacenamiento. En los escritorios que
tienen almacenamiento, puede haber un cajón que tiene compartimentos integrados, hechos para guardar
suministros de oficina, mientras que otros cajones pueden tener espacio para papelería y archivos.

Una conejera puede estar disponible con un escritorio. Las cabañas también proporcionan
almacenamiento, pero es probable que tengan espacio para libros y CD, tal vez con algunos estantes de
tamaño carta en los que se pueden almacenar proyectos. Algunos también tienen un gabinete. Los
escritorios tienen algunas formas características. A menudo son rectangulares, pero también pueden tener
forma de L o de U.

Cuatro alternativas al escritorio ahora son comunes. Los carros de computadoras y los soportes de
computadoras, muebles compactos que sostienen una computadora y un monitor, pueden servir en lugar
de un escritorio cuando la habitación es muy escasa. Estos muebles de oficina están diseñados para un
uso eficiente del espacio y a menudo están sobre ruedas para que puedan ser reubicados, si es necesario.
Si bien los gabinetes a menudo incluyen al menos un poco de espacio de almacenamiento adicional, los
soportes a menudo no lo hacen.

El armario también se ha adaptado de su uso como gabinete de almacenamiento o despensa en un centro

de computadoras. Combina los beneficios del gabinete de la computadora con más espacio, y muchos
armarios tienen la capacidad de ocultar todo lo que tienen detrás de sus puertas. Esto puede ser una
bendición para una oficina en el hogar. Por último, algunas personas encuentran que una mesa les sirve
como escritorio, así como un área de reunión y puesta en escena. Esto también puede ser una opción
atractiva para una oficina en casa, ya que la mesa puede utilizarse para otros fines.

Un mueble de oficina natural para combinar con el escritorio es una silla. Hay varios tipos diferentes de
sillas que se pueden encontrar en una oficina. Las sillas ejecutivas son sillas de escritorio costosas, a
menudo con tapicería de cuero y generalmente tienen respaldos más altos y más ajustes que otras sillas.
Las sillas directivas están un paso por debajo de la silla ejecutiva, y aquí el foco está en las características
ergonómicas. Las sillas especializadas con altura adicional para una mesa de dibujo están disponibles para
dibujar, con o sin brazos, pero con un reposapiés.

Los muebles de oficina para almacenamiento pueden adoptar la forma de estanterías, gabinetes, incluidos
archivadores y estanterías. Estos están disponibles en una variedad de materiales, incluyendo madera,
resina, laminado y metal, y en muchos tamaños y estilos. Las mesas de reunión y los percheros son otros
dos elementos de mobiliario de oficina que pueden ayudar a completar el mobiliario de una oficina. Sillas de
invitados: los sillones cómodos sin ruedas para los visitantes de fuera de la oficina o para los colegas que
han venido a una reunión son otro elemento frecuente.

Equipos de oficina

Se trata del conjunto de máquinas y dispositivo que se necesitan para llevar a cabo tareas propias
de una oficina.

En la actualidad, el equipo de oficina suele estar compuesto de ordenadores, teléfonos, equipos

de fax, impresoras con escáner, escritorios y sillas. A simple vista, muchos de dichos elementos
parecen haber formado parte del ecosistema de las oficinas por varias décadas; sin embargo, es
necesario tomar en cuenta la evolución que han atravesado muchos de ellos, a pesar de haber
conservado el nombre original.

La máquina de escribir es una de las herramientas que ya no se encuentran en una oficina, o que
al menos no se ve con tanta frecuencia como en el pasado. Las libretas, las carpetas y cualquier
medio manual de almacenamiento o registro de datos están desapareciendo rápidamente, a
medida que se estandariza el uso de las tablet PC y las pantallas táctiles en general.

En sí, los equipos de oficina son herramientas y dispositivos utilizados en entornos de trabajo
para facilitar las tareas y mejorar la eficiencia. Estos equipos pueden variar dependiendo de las
necesidades y actividades específicas de cada empresa u organización12. Algunos ejemplos de
equipos de oficina comunes incluyen:

1. Computadoras: Son fundamentales en la mayoría de los entornos de oficina, ya que

permiten realizar tareas como redacción, procesamiento de datos, creación de
presentaciones y acceso a Internet.
2. Impresoras: Se utilizan para imprimir documentos, informes y otros materiales necesarios
en el entorno de trabajo.
3. Escáneres: Permiten digitalizar documentos físicos y convertirlos en archivos electrónicos.
4. Fotocopiadoras: Se utilizan para hacer copias de documentos y materiales impresos.
5. Telefonía: Sistemas telefónicos, ya sean tradicionales o basados en VoIP, son esenciales
para la comunicación interna y externa en la oficina.
6. Proyectores: Se utilizan para realizar presentaciones visuales y compartir información con
un público más grande.
7. Máquinas de fax: Aunque están siendo reemplazadas por el correo electrónico y otros
medios electrónicos, algunas oficinas todavía utilizan máquinas de fax para enviar y recibir
documentos.
Estos son solo algunos ejemplos de equipos de oficina, pero la lista puede variar dependiendo de
las necesidades y el tipo de trabajo realizado en cada lugar. Es importante elegir los equipos
adecuados para garantizar un entorno de trabajo eficiente y productivo. La tecnología continúa
avanzando y cada vez surgen nuevos equipos y dispositivos que pueden mejorar aún más la
forma en que trabajamos en la oficina. Es importante mantenerse actualizado con las últimas
tendencias y evaluar constantemente nuestras necesidades para aprovechar al máximo los
equipos de oficina disponibles.

Accesorios de oficina

Los accesorios de oficina son objetos que aportan mayor organización, higiene, facilidad y practicidad al
entorno de trabajo.

Los accesorios de oficina son nuestros aliados en el trabajo diario y nos ayudan a trabajar de una forma
más fácil y ordenada, existen diferentes categorías en función del uso que les vayamos a dar.

Organizadores de sobremesa

La buena organización en la oficina nos ayudará

a trabajar mejor y de forma más eficiente.
Empieza por tener claro cuál es el material que
vas a necesitar más asiduamente. El material
que usamos cada día debe estar cerca nuestro,
sin necesidad de levantarnos ni desplazarnos.
Para tenerlo todo siempre a mano existen los
organizadores de sobremesa. En ello podemos
tener los elementos más utilizados como
bolígrafos, clips, grapadora... siempre a mano.
Existen de muchos tiempos, algunos por
ejemplo aprovechan el espacio bajo la pantalla
del PC o encima del teclado.

Vasos portalápices

Es importante que cada cosa tenga su lugar y cada vez que

la uses la coloques en el mismo sitio, de esa forma siempre
lo encontrarás rápidamente y sin tenerlo que pensarlo. Ten
el material necesario y un poco más, pero con moderación.
También podemos utilizar vasos u organizadores para
lápices y bolígrafos pueden ser muy útiles y a la vez dar
color y diversión a nuestra mesa.

Bandejas o cajones para los papeles

También vamos a necesitar tener papel a

mano. Busca la mejor forma de organizar los folios y
papeles, si puede ser que no estén a la vista, mejor.
Siempre es un elemento que tiende a desorganizarse.
Un cajón archivador que te permita tener
ordenados los papeles pendientes sería lo mejor, si no
algún sistema de carpetas. El tiempo que uses en
organizarlo será luego tiempo que ahorrarás a la
hora de buscarlo. Los folios en blanco o para
reciclar deben tener también un espacio concreto.
Un calendario siempre a la vista

Los que trabajamos en oficina sabemos lo

necesario que es tener siempre un calendario a
la vista para poder consultarlo continuamente.
Existen muchos tipos y aunque hoy en día
también podemos consultarlo en el ordenador o
en el móvil siempre es bueno tener alguno
cerca. Puede ser de sobremesa o puede ser de
pared o incluso puede tratarse de un calendario
de pared de los que permiten anotar citas y
datos. Todo depende de tu gusto, pero no te
olvides de tenerlo siempre cerca. ¡Te salvará en
muchas ocasiones!

Papelera

Otro de los elementos que no pueden faltar y que,

a pesar de no ser el elemento más estético, es sin
duda un elemento que vamos a utilizar mucho a
lo largo del tiempo de trabajo. Aunque gracias a
los ordenadores y los correctores cada día
tiramos menos papel, al final siempre hay papeles
que no necesitaremos y que debemos lanzar. Así
que la papelera sigue siendo parte integrante del
paisaje de cualquier oficina. ¡No te olvides de la
tuya!

Ambiente físico