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TEMA 4: SNTESIS CONCEPTUAL Y CASOS DE APLICACIN
Implementacin de las 5S en las oficinas
Luchar contra el desperdicio es tarea diaria para las empresas, tarea en la que el
orden y la limpieza juegan un papel importante para evitar las cargas de trabajo no
productivas o innecesarias. Adems el desorden y la falta de higiene esta ligado a
los accidentes laborales as como a daos y deterioros de los implementos de
trabajo. As lo plantea la herramienta 5S del sistema Lean Manufacturing:
mantener el puesto de trabajo limpio y ordenado incrementa la eficiencia y la
motivacin de los empleados.
Las 5S son un mtodo bastante simple de aplicar en cualquier entorno de trabajo:
una fbrica, una granja, un hospital, una escuela, una oficina y hasta en la propia
casa. En esta ocasin nos ocuparemos de su aplicacin en las oficinas, pero lo
importante es que estas s se conviertan en un hbito hasta posicionarlo como un
estndar de mejora continua para lograr:
Un lugar de trabajo seguro y limpio
Un lugar de trabajo sin fallas
Un lugar de trabajo sin despilfarros
Un lugar de trabajo mas ptimo y de mayor rendimiento
Un lugar de fcil acceso a los implementos
Un lugar de trabajo sin cosas intiles o innecesarias
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Imagen tomada de: http://kobatom.jimdo.com/5s-y-kaizen/
Si bien algunas personas tienden a pensar que un escritorio lleno de elementos se
relaciona con las mentes creativas, en realidad los empresarios coinciden en que
slo es desorden que debe ser eliminado u organizado, ya que el orden y la
limpieza conlleva a una mayor productividad y rendimiento laboral debido a que se
genera un ambiente laboral ms armonioso. Para ayudar a aplicar las 5S en las
oficinas hemos desarrollado una breve gua de acciones a seguir:
Paso 1. Clasificar (Seiri)
Observe detenidamente cada elemento que se encuentra en tu escritorio,
estanteras, cajones y archivadores y pregntate sobre la necesidad, cantidad
requerida y frecuencia de uso de cada uno. A veces tendemos a acumular de
manera innecesaria lapiceros, cuadernos, agendas, papeles, portalpices,
adornos y decoraciones pensando en que algn da lo vamos a necesitar, pero lo
nico que ocasionan es saturar el entorno visual de la oficina y entorpecer el fluido
desempeo en el puesto de trabajo. Piensa en cuntos cuadernos
necesitas?cuntos lapiceros usas realmente? le estorban tantas porcelanas
sobre el escritorio? Necesitas las facturas del ao anterior?. Estas preguntas le
guiarn en de cules elementos puede prescindir.
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Imagen tomada de: http://mgcapitalhumano.com.mx/sitio/index.php/magazine/marzo-abril-2012
Todo aquello que no se necesite, que no sea importante o que sea de uso poco
frecuente debe eliminarse y ms aun si esta en mal estado o daado, una buena
manera de determinar qu debe ser desechado o qu debe ser almacenado o
archivado es pensar en su frecuencia de uso y en su estado de calidad y separar
los elementos teniendo en cuenta la siguiente frmula:
Objetos necesarios: los que necesitamos para nuestra funciones como el
computador, telfono, agenda, lapicero, calendario, libros, papelera importante
y dems. Sepralos para posteriormente ordenarlos.
Objetos daados: pensar en si son tiles para que amerite su reparacin como
una silla o un escritorio, de lo contrario descartarlo. Cabe anotar que el reparar
los elementos en mal estado ayuda a prevenir accidentes como el lastimarse
en el borde despicado de una mesa o caerse en una silla que tena una pata o
el espaldar malo.
Objetos extras: son elementos de decoracin o aquellos que se mantienen
guardados sin darles algn uso, se debe pensar entonces en si son tiles o
necesarios para alguien ms para donrselos, transferrselos o vendrselos, de
lo contrario se deben desechar.
Los objetos personales como sacos, abrigos, paraguas, bolsos y dems, deben
ubicarse en lugares establecidos para ello y no se deben dejar al terminar la
jornada. En cuanto a los adornos, no debe permitirse ms de un cuadro, planta,
florero o adorno por rea.
Recuerda:
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Las cosas que no se usan o que no sirven se descartan.
Si tiene duda de qu hacer con un elemento, elimnelo.
Las que se usan con poca frecuencia pero son tiles, se almacenan en un
lugar cercano o se archivan.
En el escritorio se dejan solamente los elementos de uso muy frecuente.
El escritorio debe quedar lo mas despejado posible.
Establezca un estndar de tiempo de archivo para la papelera, fijando una
fecha limite desde donde deben ser conservados y desechando
frecuentemente los que excedan esa fecha.
Tips:
Pensar en los cajones como una jerarqua es una buena clave, esto significa
que entre ms cercano est mayor importancia tiene y por lo tanto es ah donde
debe guardar los elementos ms necesarios y de uso ms frecuente, la
clasificacin debe hacerse de manera muy selectiva porque si todo es
importante, entonces realmente nada lo es.
Otro buen truco es poner todos los artculos de la oficina que estn en su
escritorio o cercano a l en una caja y durante una semana, monitorear los
objetos que saca de ella y con qu frecuencia lo hace. Este mtodo le dar una
idea de cules son verdaderamente los artculos ms indispensables.
Paso 2. Ordenar (Seiton)
Partiendo de la premisa de que ya esta todo lo innecesario eliminado, llega el
momento de ordenar lo til que es lo poco que hemos conservado porque es
indispensable para desarrollar las labores diarias. A este punto, lo mximo que
debe haber sobre el escritorio es el computador, el telfono y un portalpices
pequeo. Los dems elementos de papelera como tijeras, grapadora, clips, libros,
agenda y calendario debe estar guardado en un cajn cercano.
Este paso se trata entonces de ordenar todos los elementos de manera que sean
de fcil ubicacin y alcance cuando se necesiten y que no se pierdan o extraven.
Es til adems marcar lo que est en cada sitio, cajn o estantera.
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Imagen tomada de: http://mgcapitalhumano.com.mx/sitio/index.php/magazine/marzo-abril-2012
Es importante tener un sitio para cada cosa, esto facilitar su ubicacin porque ya
sabemos dnde lo ponemos siempre. Para ello es importante preguntarse qu
cosas necesito tener a la mano? cul es el mejor lugar para cada elemento? Una
clave til es aplicar a cada cosa la siguiente frmula:
Uso en todo momento: guardarlos en un lugar muy cercano al lugar de trabajo
o sobre el escritorio.
Uso diario: guardarlos en los cajones del escritorio, archivadores o armarios
cercanos.
Uso semanal o mensual: guardarlos en el archivo o estanteras del rea u
oficina.
Uso espordico: guardarlo en el archivo, bodega o almacn general de la
empresa.
Sin uso o posible uso futuro: debi haber sido eliminado en el paso anterior.
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Imagen tomada de: http://navigatordonnielotte.blogspot.com/
Con los archivadores debe hacerse lo mismo, debe ordenarse en carpetas de fcil
identificacin para todos, de manera selectiva y manteniendo el estndar de las
fecha mxima que se deben conservar.

Imagen tomada de: http://franciscogilvilda.es/tag/5s/
Se deben establecer criterios de ordenamiento claros: por orden numrico,
alfabtico o alfanumrico; por frecuencia de uso: diario, quincenal, mensual,
bimestral, semestral, anual; por localizacin inmediata por cualquiera, de fcil
extraccin y devolucin o por el riesgo de seguridad econmica, de accidente o
dao a la salud.
Si es preciso coloque los letreros que sean necesarios, de manera visibles y
entendibles con informacin de: indicadores de ubicacin, de cantidad, el nombre
de las reas de trabajo, el lugar de almacenamiento y dems.
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http://www.hits.com.mx/capacitacion-lean-office-oficina-esbelta.htm
Pero no basta con establecer un lugar para cada cosa, sino que se debe ubicar
siempre en ese lugar una vez se haya dejado de usar. Todo esto har de la oficina
un espacio ms cmodo y amable para trabajar y propiciar la productividad,
adems de que ayudar a prevenir accidentes porque convierte los espacios en
zonas ms seguras.
Tips:
A la hora de archivar los papeles existen dos formas de hacerlo mediante la
diferenciacin de dos tipos de documentos: los archivos y los actuales. Los
documentos archivo contienen los papeles legales y de impuestos, stos
deben almacenarse separadamente. Los actuales, incluyen artculos como
recibos, garantas, manuales, materiales de referencia e informacin de los
clientes; debes deshacerte de todo aquello que no has necesitado en el ltimo
ao.
Usar pistas de colores para ordenar es una buena estrategia en una oficina,
porque elimina cualquier tipo de confusin cuando los objetos o los papeles se
mezclen, asigna entonces colores de folders o carpetas para cada asunto, as
no tendrs que revisar o leer un documento para saber de qu se trata.
Paso 3. Limpiar (Seiso)
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No basta con tener todo ordenado si el lugar es poco higinico para trabajar, cada
cajn, estantera, mesa, piso, paredes, debe someterse a una limpieza profunda,
as como cada elemento requiere un mtodo especfico de limpieza, no es lo
mismo limpiar las teclas del teclado del computador que limpiar la superficie de la
mesa, no es lo mismo limpiar la parte baja de la estantera que limpiar la parte
alta.

Imgenes tomadas de: http://limpiezaenmadrid.eu/quinbelimp/materiales-para-limpieza-de-oficinas/
y http://www.anayetmundus.com/servicios/
En este paso adems se incluye reparar y mejorar los elementos que se
encuentran en mal estado como una silla coja o un telfono o teclado que le falten
teclas, quizs es momento de cambiarlo por uno nuevo.

http://articulo.mercadolibre.cl/MLC-419949448-teclado-olidata-u40si1-_JM
Tampoco se trata de delegar la limpieza a una sola persona, sino de que cada
empleado se encargue de mantener limpio su propio escritorio o espacio de
trabajo, desde el gerente hasta la secretaria, eliminado cualquier basura o papel
que deba desechar, evitando regueros o manchas y limpiando todo rutinariamente
al llegar a la oficina.
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Muchos pueden pensar que esto no hace parte de sus funciones o que incrementa
sus labores, pero debe pensar le gusta estar rodeado de suciedad? le parece
ms agradable un teclado libre de polvo? podran manchar los papeles
importantes con un reguero de agua o caf? da buena impresin siendo aseado
o desordenado?

http://publimetroempleos.com.mx/empleados-con-escritorio-sucio-son-mas-creativos
Mantener un ambiente agradable en la oficina genera mayor sentido de
pertenencia por el espacio de trabajo y por la empresa misma, adems se crea un
espacio ms saludable con slo dedicar 5 minutos al llegar para limpiar su
escritorio y sus elementos de uso frecuente.
Es conveniente tambin definir una frecuencia de limpieza: diaria o en forma
peridica, con tareas claves para cada lugar especfico y para formalizarlo se
puede desarrollar un manual de limpieza, en el que se incluya los procedimientos,
la forma de utilizar los elementos de aseo, la frecuencia y tiempo para cada rea o
elemento, fotografas de cmo deben lucir los espacios y escritorios y el objetivo
claro de por qu limpiar. Es considerable este punto para formar hbitos de
limpieza hasta que llegue a ser parte de la rutina diaria de manera natural.
Paso 4. Estandarizar (Seiketsu)
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Todo lo que se ha hecho hasta este punto sirve de base para que se establezca
un estndar de dnde guardar cada cosa y en qu momento, es decir, que a este
punto ya se debe tener muy claro qu hacer con cualquier documento o elemento
que llegue a nuestras manos para que nos quite el menor tiempo posible.
Igualmente, mantener los estndares de limpieza establecidos en el punto
anterior.
Este paso entonces tiene como fin formalizar los avances e involucrar de manera
comprometida a todas las personas, para que hagan de su escritorio y su oficina
un lugar ms agradable y que adems lo mantengan as siempre. Para lograrlo se
deben generar hbitos concretos que garanticen el bienestar de los empleados,
para lo que se sugiere tener en cuenta aspectos como:
Establecer zonas especificas para comer.
Recordar con frecuencia a travs de los medios de comunicacin interna
algunos principios bsicos de higiene como lavarse las manos, mantener la
presentacin personal impecable, limpiar diariamente el escritorio y elementos
de trabajo.
Mantener la oficina bien iluminada.
Mantener un control del ruido y de los olores indeseables.
Mantener una temperatura y ventilacin adecuada.
Promover y adecuar la ergonoma del mobiliario para la comodidad y bienestar
de los empleados.
Asignar de manera directa las responsabilidades de lo que se debe hacer, en
qu momento y cmo.
Implementar de manera comprometedora el manual de limpieza (si se ha
creado).
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Imagen tomada de: http://www.interempresas.net/Equipamiento_oficinas/Articulos/48130-Area-
tematica-Mobiliario-de-oficinas.html
Este paso logra aumentar el compromiso y la motivacin del personal, mejora la
convivencia y facilita la deteccin de factores de riesgo para darle pronta solucin.
Paso 5. Disciplina (Shitsuke)
Por ltimo y como ha de esperarse, de nada sirve hacer todo lo anterior si a las
pocas semanas o meses todo vuelve a ser el mismo desorden de antes, as que
para no perder el esfuerzo hay que mantener cada paso de manera disciplinada.
Lo ms adecuado es que los pasos anteriores se repitan peridicamente por
ejemplo cada seis meses, si hemos sido disciplinados cada vez sern menos los
elementos que debemos eliminar o reordenar en nuestra oficina y escritorio de
trabajo.
Es decir que este paso se trata de aplicar las normas de orden y limpieza que se
han estandarizado, es por ello que es aconsejable crear un comit de supervisin
que se encargue de hacer evaluaciones frecuentes de los diferentes espacios de
la oficina, no para castigar a nadie sino de invitarlos a entregar un mayor esfuerzo
y compromiso.
Es pertinente adems generar la autodisciplina como una actitud de respeto por
los dems y por las normas de convivencia acordados, si esto logra consolidarse
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se garantizar un ambiente ptimo de trabajo en la oficina, que motive ms a los
empleados, que les permita ser ms productivos y comprometidos.
Para que esta disciplina pueda ser interiorizada por los empleados es necesario
que la misma empresa la estimule realizando actividades como:
Vigilar que se cumplan los procesos estandarizados, que se ejecute
eficientemente los principios de orden y limpieza en cada oficina.
Definir claramente las responsabilidades y asegurarse de que los encargados
las conocen.
Transmitir la importancia de mantener el orden y la limpieza, de cmo le aporta
al trabajador y a la empresa y de cmo los afecta el desorden y la suciedad.
Reconocer el buen desempeo y esfuerzo de quien mantenga su escritorio
ordenado, pero tambin retroalimentar a quien no lo haga habitualmente.
Generar ayudas visuales y comunicativas para recordar los estndares, puede
ser con fotos de antes y despus, con carteles o boletines informativos.
Instituir rutinas diarias para aplicar las 5S o eventos semanales, mensuales o
semestrales.
Tip:
Las 5S con todos sus pasos de aplicacin en las oficinas, tambin puede ser
aplicado a los escritorios virtuales de nuestros computadores, a travs de las
siguientes acciones:
1. Seleccionar: eliminar los archivos, documentos y carpetas innecesarios.
2. Ordenar: organizarlos en carpetas con fechas y con nombres claves de fcil
ubicacin.
3. Limpiar: evitar la acumulacin de archivos en el escritorio y limpiar los
temporales con frecuencia.
4. Estandarizar: mantener un esquema de almacenamiento de archivos, el
mismo para todos los empleados.
5. Disciplina: generar hbito para mantener los logros alcanzados.
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La aplicacin de estos pasos es un proceso que ayuda a crear y mantener la
seguridad, el orden, la limpieza y el sentido de pertenencia por el espacio de
trabajo. Fomentar las 5S en las oficinas es el primer paso a la implementacin del
sistema Lean Manufacturing que busca mejorar la calidad, la competitividad y la
productividad a travs de la eliminacin de desperdicios fsicos e intangibles y es
que precisamente, cuando trabbamos en un espacio libre de elementos
innecesarios nos distraemos menos, optimizamos ms el tiempo y nos
demoramos menos en alcanzar nuestras metas.

Fuentes:
- Historia de las cosas, Video https://www.youtube.com/watch?v=ykfp1WvVqAY
- Rajadell, Manuel Snchez, Jos L. Lean manufacturing, la evidencia de una
necesidad. Ediciones Daz de Santos. Espaa. 201.
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- Retour, Ccueil. Lean Manufacturing: Resea histrica, portal
webhttp://www.vision-lean.es/filosofia-lean-manufacturing/lean-manufacturing-
resena-historica/
- http://www.soyentrepreneur.com/25932-5-tips-para-ordenar-tu-escritorio.html
- http://www.muypymes.com/2010/12/16/organiza-tu-escritorio-con-el-metodo-
de-las-5s
- http://www.minem.gob.pe/minem/archivos/orden_y_limpieza.pdf
- http://redgrafica.com/Primer-paso-para-mejorar-en
- http://productivity-la.blogspot.com/2012/08/lo-que-muy-pocos-comprenden-de-
las-5s.html
- http://www.actiongroup.com.ar/las-5-%E2%80%9Cs%E2%80%9D-un-caso-de-
aplicacion-color-living/
- http://www.eumed.net/cursecon/libreria/2004/5s/5s.htm
- Rajadell, Manuel Snchez, Jos L. Lean manufacturing, la evidencia de una
necesidad. Ediciones Daz de Santos. Espaa. 2010
- Enriquez Caro, Ricardo. Lunes, 16 de enero de 2012, Administracin
moderna, portal web http://thesmadruga2.blogspot.com/2012/01/5-s.html
- http://www.gensolmex.com/gensol5s.html