Concepto y Generalidades del Presupuesto

Para la realización de actividades por parte de los directivos o líderes de la organización se

necesita una serie de herramientas o instrumentos que le permitan realizar sus actividades de una
mejor forma. La razón es porque estas organizaciones llevan actividades de carácter económicas y
financieras, es aquí donde sobresale la importancia de la aplicación y control de presupuestos.
Cabe mencionar que la planificación es uno de los pasos fundamentales en la estructura del
presupuesto, por lo tanto, mantienen una relación continua y especial.

El presupuesto tiene un sin número de actividades de aplicación, es así que podemos encontrar
presupuesto en empresas de:

 Gobierno

 Privada

 Instituciones educativas

 Organizaciones sin fines de lucro y

 Hasta en nuestras actividades personales

Ahora entremos en materia de los conceptos y Generalidades del Presupuesto

El Presupuesto

Como se puede apreciar en la gráfica que se presenta a continuación, los presupuestos nos dan
una idea clara de cuántos egresos requiere la realización de un proyecto, cuánto podríamos
ahorrar y cuántos ingresos necesitamos asegurar para el correcto funcionamiento del mismo, a
manera tal de buscar siempre un equilibrio entre lo que se gastará y los ingresos que se reciben.
El presupuesto es el cálculo de la relación de nuestros ingresos y gastos; en cualquier tipo de
actividad personal, familiar, de empresas, de organizaciones, de instituciones educativas y otras.

Un presupuesto consiste en la elaboración de planes operativos y su relación con los recursos de

la empresa u organización que se utilizan para el cumplimiento de ciertos objetivos, al finalizar se
expresan en forma monetaria. Las personas que elaboran presupuestos, deben de realizar un
planeamiento de las actividades futuras y expresarlos en forma de dinero.

Por ejemplo, un presupuesto para un viaje educativo fuera del país, analizaremos la cantidad de
personas que viajarán:

 Forma de viaje (tierra, mar o aéreo)

 Gastos de alimentación

 Gastos de hospedaje

 Imprevistos, etc.

Con esta información podemos determinar lo que disponemos en términos monetarios y lo que
gastaremos para saber si tendremos un ahorro considerable.

Por lo general el presupuesto se da en períodos determinados, siendo lo tradicional en períodos de

un año, con esto no quiere decir que los presupuestos no se puedan crear en menos de ese
tiempo. Cuando hablamos de presupuestos debemos tomar en cuenta que, cada una de las
unidades o departamentos de la empresa, de la organización o institución, deben cumplir fielmente
lo previsto en el mismo y tomar las responsabilidades correspondientes en su fiel ejecución; por
esta razón para nosotros el presupuesto es concebido como una herramienta para el desarrollo
 de las organizaciones en un periodo, ya que en el mismo se formulan programas y actividades
que permiten saber en forma correcta cómo se podría llevar a la relación entre ingresos y gastos.

¿Qué nos permite el presupuesto?

Como se ha dicho anteriormente el presupuesto es una herramienta valiosa en la realización de las

actividades en las organizaciones, por lo que no podemos dejar por fuera las ventajas que el
mismo nos ofrece para:

 Evaluar el cumplimiento de metas.

 Evaluar en la realidad el cumplimiento de actividades.

 Analizar los gastos en que se incurrirá en una actividad y que éstos no sean superiores a
los ingresos con que contamos, es decir, en la medida de lo posible se espera obtener
ahorros, es decir, presentar un planteamiento en el cual nuestro ingreso no pueda ser
superado por los gastos o, porque no decirlo, tener ahorros considerables.

Presupuesto en el ámbito comercial

Cuando hablamos del presupuesto en el ámbito comercial, nos estamos refiriendo al análisis de
costos para el desarrollo de una actividad específica; teniendo presente que las personas que
elaboran presupuestos tomen en cuenta todos los elementos necesarios de relación de ingresos y
gastos que se pueda incurrir para la elaboración del desarrollo actividades; haciendo posible que
en la vida real el margen de diferencia contra lo presupuestado sea mínimo.

Los presupuestos en el gobierno y su relación con

los planes de desarrollo

Los programas cambian de acuerdo a la materia que se trate, sin embargo existen ciertas
características que son similares en cada uno de ellos, las cuales se mencionan a continuación:

 Contenido de los programas: tales como la presentación, el diagnóstico, el pronóstico, la

fijación de metas y la ejecución final.
  División de los planes: en globales y sectoriales de acuerdo a la complejidad de los
proyectos, esto con la finalidad de poder ejecutarlos mejor.

 Utilización de técnicas: específicas de programación, tales como instrumentos de

precisión, modelos de decisión, sistemas de contabilidad, entre otros.

 División de los planes: en largo, mediano y corto plazo.

Relación de la planificación y el presupuesto

La planificación tiene una relación con el presupuesto, ya que es la base para preparar y ejecutar
presupuestos modernos. La planificación implica prácticamente el uso racional de los recursos,
esto quiere decir que si tenemos un sin número de posibilidades de realización de actividades, es
necesario que nosotros sepamos escoger aquella que sea racional, aquella que sustente la
correcta viabilidad.

Planificar significa aminorar una gran cantidad de alternativas de acción en unas pocas, las cuales
van a ser adecuadas a los recursos con que contamos; hablamos de recursos: económicos,
materiales y humanos. Es por esta razón que el proceso del presupuesto gubernamental de los
países en desarrollo ha tomado vital importancia en los últimos años, llegando a tener un papel de
importancia fundamental, sobre todo, por las presiones de los ciudadanos(as), políticos y otros
gobiernos sobre el eficiente uso de los recursos en el desarrollo de las actividades.

Las razones por las cuales los gobiernos utilizan el presupuesto son:

 Es una herramienta de importancia por cualquier cambio que pueda surgir en el futuro.

 El presupuesto nos puede ayudar para una mejor distribución de los ingresos.

 El presupuesto se utiliza como una herramienta para acelerar el desarrollo económico y

social de los países.

El uso del presupuesto está relacionado prácticamente con todas las actividades económicas del
país.

En el siguiente recurso se enlistan los objetivos del presupuesto, lea atentamente cada uno de
ellos.

Importancia del presupuesto

Básicamente la importancia del Presupuesto radica en:

 Para resumir, la importancia del presupuesto radica en que nos permite realizar una proyección de
los movimientos financieros y económicos haciendo una correcta medición de los gastos, ingresos
y ganancias. El presupuesto nos puede indicar si conviene o no realizar una inversión, de esa
forma proyectaremos la mejor forma de distribuir los gastos.

Ahora llegó el momento de interiorizar los conocimientos hasta aquí descritos, para ello le
invitamos a desarrollar las siguientes actividades de aprendizaje, ¡éxitos!

Clasificación del Presupuesto

Las actividades del sector gobierno son muy complejas, ya que realizan un sin número de
operaciones de ingresos y egresos para el desarrollo de todas sus actividades, esto origina que la
necesidad de que se puedan estudiar y apreciar de forma más sencilla, lo que nos lleva a que se
utilice una serie de clasificaciones del presupuesto. Estas clasificaciones permiten un mejor análisis
en la realización de todas las actividades del gobierno y no solamente hay una única clasificación
presupuestaria, la cantidad dependerá en la medida que los gobiernos tengan diferentes
características. Esto quiere decir que de acuerdo a las necesidades del gobierno podrán aparecer
diferentes criterios de ingresos y gastos.

Clasificación de las Cuentas en el Presupuesto del

Gobierno

Dentro de las principales cuentas del gobierno que se pueden elaborar podemos mencionar:
Sin embargo la mayoría de las transacciones que se da en el gobierno se hacen a través de los
presupuestos tradicionales administrativos.

El presupuesto que realiza el gobierno abarca una serie de sectores por lo que debería de realizar
la presentación de sus actividades en términos resumidos o consolidados, por lo que es a través
del presupuesto que los entes del gobierno ejecutan las actividades que están contempladas en los
planes que han sido elaborados para el cumplimiento de las funciones que de acuerdo a la ley
presupuestaria del país le es encomendado.

En el diseño de las cuentas de los presupuestos se deben considerar los siguientes elementos:

a. Crear una estructura que facilite analizar los efectos sociales y económicos de todas y
cada una de las actividades que se realizan el gobierno en la toma de decisiones, de esta
manera puede obtener la información y retroalimentación.

b. La elaboración de cuentas debe fácilmente contemplar los programas del gobierno sobre
todo sus actividades.

c. Las cuentas que están contempladas en el presupuesto deben facilitar la contabilidad

fiscal, ya que el gobierno lleva un registro de las operaciones con las responsabilidades de
los encargados, por ejemplo, en la recaudación de los impuestos, ingresos y gastos, entre
otros.

d. Las cuentas que están contempladas en el presupuesto deben ser analizables y

ejecutables de forma comprensible, delegando a los responsables o encargado de cada
una de esas actividades.
 División General del Presupuesto

Generalmente los presupuestos se dividen de la siguiente manera, como se ilustra en el esquema:

A continuación se describe cada tipo de presupuesto enlistado anteriormente:

Dentro de estos tipos de presupuestos, se elaboran un grupo de decisión basado en estudios de

costo-beneficio, asignándoles los recursos disponibles. Es necesario clasificarlos en orden de
importancia y de forma descendente, para tomar aquellas decisiones que permitan a la
administración dar una jerarquía de las actividades y decidir sobre su aprobación, es necesario
también tomar en cuenta los recursos disponibles que se tienen, los niveles de actividad y los
costos.

El Presupuesto base cero en escuelas públicas

La naturaleza de este proceso se orienta a las funciones, no se da en función de departamentos

sino más bien en términos de las funciones que se están efectuando. En el presupuesto base cero,
se define con rigidez el proceso de las alternativas, eliminando una función, debiendo precisar lo
que pudiera ocurrir si se reduce la función a un nivel inferior de servicio.

El presupuesto operativo
Permite cumplir planes a largo plazo, enmarcado en el conjunto de objetivos operativos del próximo
periodo contable. Por lo tanto, se considera necesario comenzar por un periodo de tres meses
involucrando los presupuestos operativos, financieros y de capital, debiendo actualizarse cada
trimestre para mantener continuidad que permita, en corto plazo, realizar proyecciones a mediano y
largo plazos para lograr las metas y objetivos de planeación que se dan en el presupuesto maestro.

Los presupuestos también pueden ser:

 Variables o flexibles

 A corto, mediano o largo plazo

Después de haber visto la división general del presupuesto, pasaremos a conocer la clasificación
del presupuesto y los planes.

La Clasificación del Presupuesto y los Planes

En la correcta coordinación de los planes de desarrollo con los presupuestos del gobierno se debe
adoptar un sistema de clasificación que sea simultáneo en los procesos de presupuesto y
planificación, siendo su ejecución por lo general en períodos anuales.

Los planes se pueden clasificar en:

 Corto mediano y largo plazo

 Al mismo tiempo también pueden clasificarse en planes globales y sectoriales

De esa manera pueden existir planes para cubrir toda la economía y planes sectoriales que cubren
áreas específicas de la economía. Por ejemplo el plan de Educación queda bajo responsabilidad
del Ministerio de Educación y todas las dependencias, quienes para ejecutarlo
necesitan desglosar un plan anual de Educación en pequeños fragmentos que se
llaman programas, estos se realizan por las Direcciones Generales de Educación y a su vez
en actividades o proyectos según sea su caso, ya sea en la prestación de servicios o la creación
de bienes de capital.

Para lograr una excelente coordinación entre los planes y los presupuestos, se necesita el uso de
clasificaciones adecuadas, las cuales se combinan entre los componentes de los planes y los
presupuestos, de tal forma que permita establecer una relación, un ejemplo de esta relación podría
ser tal como se muestra en el cuadro siguiente:

Clasificación de los planes y presupuestos del sector público

Plan Anual del Sector Público Presupuesto Anual del Sector

Público

1. Plan global del sector público. 1. Presupuesto global consolidado

 - Análisis global y política del sector público.
económica global.
- Cuenta económica consolidada.
- Análisis y política funcional.
- Cuenta institucional consolidada.
- Análisis y política institucional.
- Cuenta funcional por programas
2. Planes sectoriales del sector consolidada
público.
2. Presupuestos sectoriales
- Análisis y política sectorial. combinados del sector público.

- Análisis por programas, - Presupuesto por sectores.

actividades y proyectos.
- Presupuesto por programas,
- Análisis y política administrativa u actividades y proyectos.
operativa.
3. Presupuestos concentrados del
sector público.

- Presupuesto de personal.

- Presupuesto de materiales.

Fuente: Cita: Martner, G. (2004). Planificación y presupuestos por programas. Pag. 88 México:
Soglo Veintiuno editores

Como puede observarse el presupuesto puede comprender tres niveles de presentación:

1. El consolidado para análisis político,

2. El combinado para fines de progreso de programación y operación; y

3. Los concentrados para cuantificar de recursos humanos y materiales.

Tanto en los planes anuales como en los presupuestos anuales se necesitan clasificaciones
uniformes para hacer posible la coordinación.

Ha llegado el momento de preguntarnos ¿Por qué son importantes las clasificaciones del
presupuesto?

Las clasificaciones son importantes dependiendo del rubro o área que se desarrollarán,
según se utilicen, las clasificaciones en el gobierno se pueden dar en tres categorías:

1. Clasificaciones globales con fines de política del gobierno

 Clasificación institucional, económica y funcional.

2. Clasificación para programas.

  Clasificación institucional, por programas y sectores.

3. Clasificaciones con fines operativos.

 Clasificación por programas-actividades, administrativas y por objeto del gasto.

Clasificación Institucional del Sector Público

Para hacer referencia a la clasificación institucional es necesario que antes de todo, podamos
entender los siguientes conceptos:

a. El Gobierno. El gobierno es la parte administrativa central que se encarga de los asuntos

del país. El sector gubernamental comprende aquellos órganos legislativos, judiciales y
ejecutivos del país cuyo fin es la realización de procesos, cuya cobertura es en toda la
parte del territorio (los municipios, aldeas, caseríos, etc.). El sector público abarca no
solamente a los organismos gubernamentales sino también a organismos públicos
independientes, siendo la diferencia en el tipo de control político que se ejerce sobre cada
una de las instituciones.

b. El sector Gubernamental. La característica principal de este sector consiste en el hecho

de poseer poderes coercitivos respecto a las personas que laboran en la entidad, podemos
mencionar dentro de este sector a los poderes públicos, tales como el Poder Ejecutivo y
sus dependencias quienes se pueden encargar de la prestación de servicios que no se dan
en el mercado y la prestación de bienes y servicios que se comercializan.

Dentro de los requisitos que deben de tener los organismos que pertenecen a este sector
podemos mencionar los siguientes:

 Responsables de la aplicación de decisiones de una entidad política, sin embargo

carecen de facultades para decidir por su cuenta.

 Ser fiscalizados por órganos políticos y la administración de los recursos son

definidos por eso mismos órganos.
 c. El sector Público. La aparición de nuevas grandes instituciones públicas, ha accionado la
complejidad del Sector Público. Recordemos que el sector público se compone de muchas
entidades, con transacciones que ejercen gran influencia en economía del país, razón que
nos obliga al establecimiento de criterios para poder determinar qué instituciones pueden
pertenecer a dicho sector.

A continuación se presenta en el cuadro sinóptico la estructura del sector público, clasificado por
sectores institucionales.

 Los organismos del Estado, son aquellas que tienen la autoridad de gobernar en el
amplio sentido de la palabra, por ejemplo el legislativo, el ejecutivo y el judicial.

 Ministerios, dependen del poder ejecutivo y realiza actividades provenientes del poder
legislativo.
 Organismos descentralizados, ejecutan programas especiales y constan de cierto grado
de descentralización en sus funciones.

 Institutos de fomento, realizan programas de desarrollo económico y social con

fondos propios e impuestos específicos.

 Institutos de previsión, realizan programas de seguridad social de fondos

separados.

 Institutos educacionales, gozan de autonomía financiera y administrativa.

 Empresas auxiliares, suministran bienes y servicios para determinados órganos del

Estado.

 Empresas gubernamentales, se encargan de proporcionar bienes y servicios en la

población a un precio específico para cubrir con costo de la producción. Pueden ser de dos
tipos:

 Comerciales

 Financieras

Estas empresas tienen las siguientes características:

 No poseen una existencia jurídica, separada y distinta a la dependencia mayor a

quien reportan.

 Sus actividades de ingresos no son gravadas.

 La contratación del personal es igual a lo establecido en las normas de la

dependencia a quien reportan.

 Los organismos públicos independientes, creados por una ley especial para el
cumplimiento de ciertos objetivos especiales, cuentan con recursos independientes, aquí
podemos encontrar a los siguientes:

 Instituciones al servicio de las empresas.

 Instituciones al servicio de la familia.

 Instituciones públicas independientes, proporcionan bienes y servicios a la población,

creadas por ley, con política independiente y sujeta a cierta dirección oficial

Cita: Martner, G. (2004). Planificación y presupuestos por programas. Pág. 94, México:
Siglo Veintiuno editores.
Clasificación de los Gastos por Funciones o
Clasificación Funcional

Esta clasificación se da por agrupamiento de los gastos según las funciones que se den en el
gobierno en los distintos niveles, mostrando los gastos según el objetivo o propósitos. Esta
clasificación nos da una idea de las características que se dan en el sector público, de acuerdo a lo
que abarca en los recursos y propósitos del Estado, nos muestra una descripción de los orígenes
de los servicios gubernamentales y la relación de la proporción de los gastos que se destinarán a
cada uno de estos servicios.

La clasificación funcional, nos mostrará los gastos del Gobierno de acuerdo a los objetivos
inmediatos o de corto plazo que sean destinados, por lo tanto, no considera las consecuencias que
se pueden tener a largo plazo y su repercusión en el crecimiento económico del país. Esta
clasificación da una visión al encargado de presupuesto de los propósitos u objetivos que el
Gobierno tiene en cada una de las áreas de actividad.

Independientemente de la actividad que se realice en el Gobierno, es necesario tomar en cuenta

los aspectos considerados sobre la clasificación del presupuesto, ya que en la medida que
utilicemos una u otra en esa medida podremos cumplir el objetivo trazado.

Ahora llegó el momento de interiorizar los conocimientos hasta aquí descritos, para ello le
invitamos a desarrollar las siguientes actividades de aprendizaje, ¡éxitos!

Funciones Administrativas y Principios del

Presupuesto

El proceso administrativo de una organización necesita continuamente la realización de actividades

por parte de los directivos; estas actividades van acompañadas de un alto grado de
responsabilidad y se les conoce como funciones de la Administración. Estas funciones
administrativas, que por su importancia repasaremos en este momento ya que se han estudiado
anteriormente, se utilizan en el proceso de la planificación del presupuesto y control.

Funciones Administrativas en las Organizaciones

Para poder entender esta relación de funciones administrativas, definiremos los siguientes
términos:
 a. Planificación. Se entiende como planificación al proceso donde se desarrollan los
objetivos de la organización, es aquí donde se elige un plan de acción para lograr dichos
objetivos, es aquí en la planificación donde los objetivos organizaciones deben trazarse de
forma tal que se tomen en cuenta todos los elementos o recursos disponibles y necesarios.

b. Organización. En este proceso se hace una relación entre el recurso humano y los
objetivos, teniendo la característica de la asignación de las actividades en forma grupal,
asignando un líder o responsable que logre encaminarse hacia un fin organizacional. Las
razones por la cuales se da la organización son las siguientes:

 Cuando existen muchas actividades que no pueden desarrollarse por una sola
persona, debiendo entonces unir sus esfuerzos con otros para ejecutarlas.

 Cuando se necesita aprovechar las ventajas que trae la segmentación de

actividades.

 Para aprovechar al máximo el potencial de varios especialistas.

 Para la realización de las actividades en un corto tiempo.

c. Dirección. En este proceso se detallan las actividades que se deben desarrollar por los
involucrados en el proceso, encaminando las actividades hacia el objetivo trazado. En este
proceso es necesario ser razonables y existir una relación entre los involucrados en la
realización de las actividades para que el desarrollo del trabajo no encuentre ningún
obstáculo.

d. Control. Aquí se tiene que llevar un continuo seguimiento del desarrollo de las actividades
con el fin que vayan encaminadas con los objetivos que nos hemos trazado en el inicio.

de las principales funciones que se lleva de forma continua a lo largo del tiempo para el desarrollo
de los nuevos planes, es necesario tomar en cuenta en la planificación la continua
retroalimentación, para tomar medidas sobre las acciones planificadas en caso de que suceda lo
siguiente:

1. Cuando exista una deficiencia en su desempeño para realizar el correctivo

correspondiente.

2. Cuando sucedan algunos imprevistos.

3. Cuando sucedan cambios y sea necesario reestructurar.

A continuación se describen algunos aspectos relevantes a considerar en la ejecución de esta
función:

 El calendario de planificación:

Los tiempos de los procesos de planificación deben plasmarse en un calendario preciso

que indique a la administración cuándo iniciar y cumplir ciertas etapas de este proceso. Los
procesos de planificación que son llevados a cabo por la administración, deben ser
procesos continuos en todos los niveles.

En la continua toma de decisiones y en actividades a largo plazo, se debe monitorear

continuamente, replanteando y modificando los planes en caso de algún inconveniente que
nos lleve a un correcto proceso de toma de decisiones.

 Toma de decisiones:

Una de las fases de mayor importancia es el proceso de toma de decisiones, el cual

consiste en analizar una serie de alternativas con miras a la obtención de un objetivo y es
aquí donde se puede tomar la decisión, es necesario que en el proceso de toma de
decisiones se tenga la confianza y certeza de lo que se va a obtener a pesar del riesgo y la
incertidumbre.

El proceso de toma de decisiones implica manejar variables controlables y no controlables que

pueden influir en el éxito o fracaso de nuestras actividades a largo plazo.


Planes de la Dirección

Los planes de la dirección se diversifican de acuerdo al área que los ejecuta y el tiempo de
desarrollo de los mismos:
El Plan Estratégico

Es aquel que es desarrollado por la alta gerencia o administración, su dimensión en el tiempo es de

largo plazo y se concentra prácticamente en las estrategias a nivel global y los objetivos de la
empresa; este plan afecta todas las funciones de la administración a nivel general.

El Plan Operativo

Es aquel que se desarrolla en todos los niveles administrativos, por lo general es de corto plazo,
éste depura los objetivos de la organización en el desarrollo de políticas, programas, desempeño.
En cuanto al tiempo también podemos incluir mediano plazo, concentrándose en los niveles de
responsabilidad y autoridad, dando información sobre el presupuesto para efectos del desarrollo de
informes del desempeño.

La Organización

La base fundamental de todo proceso administrativo o gerencial es la organización, misma que

está ligada a los planes que se dan en la empresa. Consiste en dividir la organización en unidades
o áreas más pequeñas para que sean manejables de una mejor forma y al mismo tiempo se les
asigna o delega responsabilidad a los encargados administrativos para la toma de decisiones.

Cuando hacemos la división de las unidades, nos encontramos unidades de línea y unidades de
asesoría, las cuales son importantes para el logro de los objetivos y las metas organizacionales.
Las unidades de asesoría ayudan proporcionándonos consultorías de acuerdo a su área de
experiencia.

Al momento de considerar el diseño organizacional es necesario tomar en cuenta los factores

internos y externos.
El Control

Se encuentra como la última función administrativa y al igual que la planificación se realiza

continuamente a lo largo de toda las actividades, por lo tanto, es necesario monitorear aquellos
procesos del control que deben funcionar dentro de la organización.

El control, es un proceso que evalúa y mide el desempeño de cada actividad organizacional,

realizando la acción correctiva cuando se necesite, de esta manera se puede asegurar el
cumplimiento de los objetivos enmarcados en las políticas de la organización (recordemos que los
objetivos se establecen en la planificación).

El control es ejercido evaluando continuamente al personal a través de informes de desempeño o

resultados e informes especiales, los tipos de controles son los siguientes:

 Control preliminar, que se da a través de la alimentación adelantada, aquí se preparan

los recursos para el inicio de actividades de acuerdo a acciones previas.

 Control coincidente, generados por informes de desempeño, observando las actividades

para que coincidan de acuerdo a las normas y políticas establecidas.

 Control por retroalimentación, aquí se da la re-planificación tomando en cuenta datos

históricos para controlar actividades en el futuro. Como podemos ver en el esquema a
continuación, debe ser un ciclo continuo el planificar, dar seguimiento a lo planificado con
un adecuado control que nos genera información sobre lo que se está ejecutando
correctamente y en lo que se está fallando, para retroalimentar constantemente sobre lo
planificado y hacer los ajustes que se consideren necesarios.
Independientemente del tipo de organización que nos encontremos no podemos dejar por un lado
la importancia de la planificación, el seguimiento y control de nuestras actividades, la continua
retroalimentación nos dará las directrices a seguir, en la medida que reforcemos este esquema. En
esa medida tendremos éxito en el desarrollo de nuestras actividades.

Principios del Presupuesto

Además de las funciones administrativas necesarias en todas las organizaciones e instituciones es

necesario tomar en cuenta los principios del presupuesto los cuales sirven como guía en el
desarrollo del mismo y que, por lo tanto, no podemos dejarlos por fuera; estos principios son los
que se describen a continuación:

 Programación. Este principio sostiene que es necesario contemplar aquellos elementos

integrados en el concepto de programación, expresando claramente los objetivos que se
han adoptado, además de las acciones necesarias para alcanzar estos objetivos con una
correcta combinación y uso de los recursos.

 Integralidad. En los presupuestos la integralidad en su aplicación y concepción, es decir:

 El presupuesto deber ser un instrumento en la planificación;

 Debe reflejar una política presupuestaria única;

  Debe ser un proceso debidamente vertebrado e instrumento en el que se incluyan
todos elementos de la programación.

 Universalidad y exclusividad. El principio de Universalidad nos dice que es necesario

que todo lo que sea materia del presupuesto se incorpore en él. El principio
de Exclusividad se complementa con el de la universalidad, enunciado que no se incluyan
en la ley anual de presupuesto asuntos que no sean inherentes a esta materia. Estos dos
principios tratan de precisar algunos de los límites, preservando la claridad del
presupuesto, así como algunos instrumentos jurídicos respetando el ámbito de otras
ciencias o técnicas.

 Unidad. Este principio nos dicta la obligatoriedad de que los presupuestos en todas las
instituciones públicas se elaboren, aprueben, ejecuten y evalúen sujetos a la política
presupuestaria única definida y adoptada por las autoridades competentes de acuerdo a la
ley.


Acuciosidad. Para el cumplimiento de este principio, son necesarias las siguientes
condiciones básicas en varias etapas del proceso presupuestario:

a. Profundidad, sistematicidad y organicidad en las labores técnicas, en el proceso

de la toma de decisiones, en la ejecución de acciones y en la presentación y
formación del juicio sobre ellas.

b. Sinceridad, honestidad y precisión en el proceso de adopción de objetivos y

medios correspondientes que se han asignado; en su utilización, evaluación de
nivel del cumplimiento de los fines, en la racionalidad en el uso y aplicación de los
medios y de las causas de posibles cambios.

 Claridad. El cumplimiento de este principio nos dará la eficiencia del presupuesto como
instrumento de gobierno, administración y ejecución de los planes de desarrollo socio
económico. Es de carácter formal, si los documentos presupuestarios se dan de forma
ordenada y clara, entonces las etapas del proceso se llevarán a cabo con mayor eficacia.

 Especificación. Toma en cuenta el aspecto de carácter financiero del presupuesto,

dándonos los ingresos en los cuales se deben precisar las fuentes de origen, también es
necesario especificar en los gastos los bienes y servicios adquiridos.

 Periodicidad. Aquí se toma en cuenta que el período del presupuesto no sea tan amplio,
ya que imposibilitaría la previsión con cierto grado de minuciosidad, ni tan tampoco debería
ser tan corto que imposibilite la realización de actividades.

 Continuidad. Se podría pensar que al sostener la vigencia del principio de periodicidad se

estuviera preconizando verdaderos cortes en el tiempo, de tal suerte que cada presupuesto
no tiene relación con los que le antecedieron, ni con los venideros. De ahí que es
necesario conjugar la anualidad con la continuidad, por supuesto que con plenos
caracteres dinámicos.
  Flexibilidad. Para lograr este principio en el proceso de ejecución del presupuesto es
necesario quitar los factores que obstaculizan la correcta realización de la etapa
presupuestaria.

 Equilibrio. Se refiere al aspecto financiero del presupuesto aunque dependa en último

término de los objetivos que se adopten.

Es muy importante que al momento de la realización del presupuesto tomemos en cuenta estos
principios ya que en la medida que los consideremos como vitales en el proceso, en esa medida la
realización de las actividades del mismo serán mejor.

Ahora llegó el momento de interiorizar los conocimientos hasta aquí descritos, para ello le
invitamos a desarrollar las siguientes actividades de aprendizaje, ¡Éxitos!

Generalidades de la Educación

La realidad de la situación educativa en Honduras, nos da la idea de la necesidad de creación de

proyectos educativos en el país con miras a alcanzar el desarrollo intelectual de la población. Sin
embargo, es necesario antes de entrar a la legislación presupuestaria, tener en cuenta los tipos de
necesidades educativas que se presentan en el país para clarificar el fin de la legislación
presupuestaria, es por eso que las generalidades de la educación resultan de importancia en este
apartado.

El sistema educativo se debe actualizar continuamente en todos sus procesos para garantizar la
calidad y eficiencia en los procesos educativos del país. El Estado de Honduras es el encargado de
fortalecer y fomentar la educación del país, velando para que llegue a todas las áreas sin ningún
tipo de discriminación, la distancia no debe ser un obstáculo para que pueda ser dada a un gran
número de habitantes, ya que la educación fomenta el proceso de desarrollo económico y social
del país y su posicionamiento en el mundo.

El gobierno hondureño debe garantizar una educación gratuita y obligatoria, la cual también debe ir
de la mano con los avances de la ciencia, tecnología y conocimiento ya que continuamente se
demanda en la sociedad personas con perfiles mayores de conocimiento, destrezas y habilidades.
El congreso Nacional como organismo del Estado, es el encargado de la creación de leyes que
promuevan el proceso educativo, al mismo tiempo que se deben promulgar la legislación
presupuestaria para este sector.

El sistema de educación en la nación debe poder garantizar las correctas actividades en el país,
por lo que a continuación describimos el mismo y algunos aspectos generales importantes a
considerar previo al siguiente tema donde concretamente estudiaremos la legislación
presupuestaria.

El Sistema Nacional de Educación

Se debe garantizar las correctas actividades educativas en el país, las cuales se desarrollan
por: personas naturales o jurídicas, particulares, mixtas, nacionales y extranjeras que deben estar
de acuerdo con la constitución de la república. Dentro de los conceptos de importancia en el
sistema nacional de educación están los que se incorporan en el siguiente recurso:

Aspectos importantes en el Sistema de Educación

Nacional

El sistema educativo debe fundamentarse en la Constitución de la República, en los instrumentos

internacionales de los derechos humanos y todos los derechos relativos a la educación teniendo en
cuenta los siguientes principios y valores que se enlistan a continuación:

a. Existencia de la calidad en el servicio, la educación brindada por el Sistema Nacional debe

ser de calidad, debe cumplir su objetivo de enseñanza aprendizaje con elementos
pedagógicos que ayuden a alcanzar un alto nivel de aprendizaje de acuerdo a lo
establecido en estándares nacionales e internacionales. Los organismos del Estado
designados para la administración de la educación son los encargados de establecer
mecanismos de medición para el rendimiento académico y para el desarrollo de una
mejora permanente.

b. Inclusión y equidad, este asegura a toda la población el ingreso y permanencia en el

sistema educativo nacional, en el cual no existe discriminación de ningún tipo y se dan
iguales condiciones y oportunidades para todos.

c. Sistema democrático, el tipo de Educación ofrecida por el Sistema Nacional debe promover
el respeto a los derechos humanos, a la libertad de pensamiento y de opinión, a ejercer su
ciudadanía y reconocer la voz la voluntad popular; deber de contribuir a las relaciones
entre personas grupos y el fortalecimiento del Estado de derecho.

d. Principio participativo, todas las pobladores tienen el deber y el derecho de participar en el

proceso de Educación en cualquiera de los centros educativos proporcionados por el
Estado.

e. Desarrollo y tecnología, la educación debe proporcionar a todos los participantes en el

proceso una continua capacitación, orientación y adiestramiento de los conocimientos
necesarios de las nuevas tecnologías cambiantes y su aplicación para el mejorar la calidad
del proceso de enseñanza aprendizaje.

f. Libertad, Los padres de familia tienen el derecho a escoger el tipo de Educación qué van a
proporcionar a sus hijos. por lo tanto el Estado no debe violentar este derecho; los
profesores tienen la libertad de cátedra, libertad en el desarrollo de investigación en
tecnología ciencia y otros; los estudiantes tienen derecho a espacios suficientes para el
desarrollo de sus actividades académicas y a la comunidad educativa el derecho a
 reconocer los resultados del desarrollo del proceso educativo y participar en su
mejoramiento.

g. El proceso educativo debe ser flexible y adaptable, esto significa que se debe de adecuar a
las competencias, intereses, expectativas, aptitudes, actitudes de los estudiantes y los
cambios se representa la sociedad- ambiente.

h. Transparencia, todos los involucrados en el sistema educativo nacional deben garantizar

acceso a toda la información de carácter académico, docente, administrativo, para que
puedan formar parte del sistema de esta manera se verá una transparencia en el
cumplimiento de los deberes.

La correcta estructura del nivel educativo garantizará el correcto cumplimiento de los objetivos
trazados.

Estructura del Sistema Educativo Nacional

La estructura del sistema educativo nacional se da en varios niveles, los cuales se muestran en el
siguiente esquema:

Financiamiento de la Educación Pública

La educación en los establecimientos públicos es financiada por el Estado. Toda persona natural o
jurídica tiene derecho a crear centros educativos enmarcado en lo establecido en a la Constitución
de la república; disposición que también aplica a las instituciones descentralizadas del Estado. Se
consideran obras de inversión social a los recursos financieros públicos que se destinen al
financiamiento de la Educación.

El Estado estimulará y protegerá a la educación que se imparte en los establecimientos no

estatales, les prestará apoyo técnico, y podrá asistirlos material y en forma financiera (para esto los
establecimientos no estatales ofrecerán enseñanza gratuita a un número determinado de alumnos,
que se encuentren condiciones de vulnerabilidad social)

Los propietarios de industrias maquiladoras, haciendas, fincas, fábricas y demás centros de

producción en áreas rurales y urbanas, están en la obligatoriedad de establecer o sostener
escuelas de educación básica, para beneficiar a los hijos de sus trabajadores, financiando también
a los hijos de sus empleados. En función a las necesidades del Centro Educativo y el crecimiento
poblacional se podrán crear nuevas plazas y estructuras presupuestarias, previo estudio por parte
de la entidad correspondiente.
La remodelación y construcción de infraestructura física de centros educativos, se realizará de
acuerdo a la infraestructura pedagógica y a criterios técnicos, a los tipos las modalidades
educativas y a la maya curricular; se adecuarán a las necesidades diferenciadas de los estudiantes
para mejorar las condiciones pedagógicos. Para esto se realizarán procesos de planificación para
que los recursos se apliquen eficazmente.

Modelo Educativo

Los modelos educativos en materia administrativa pueden ser:

1. Modelo de Educación Continua: en este modelo los estudiantes asisten regularmente al

centro educativo con su profesor.

2. Modelo de Educación a Distancia: los estudiantes no asisten regularmente al centro

educativo, puede ser semi-presencial, o a través de medios electrónicos e internet, con
tutoría del docente.

Esta sección nos ayudará a tener claro, al momento de realizar un presupuesto, como debemos
adaptarlo a las diferencias del área meta

¡Ahora llego el momento de interiorizar los conocimientos hasta aquí descritos, para ello le
invitamos a desarrollar las siguientes actividades de aprendizaje, éxitos!

Legislación Presupuestaria

Debido a la complejidad de actividades de presupuestos educativos se requiere aplicar criterios

administrativos y técnicos, razón por la cual aparece la Ley Fundamental de Educación; esta Ley
por su propio carácter en su proceso de aplicación necesita de instrumentos jurídicos que la
desarrollen. Como mencionamos en el tema anterior, la educación es una inversión social pública,
ofertada en las instituciones educativas oficiales de forma gratuita y el Estado es el ente que
garantiza su funcionamiento y financiamiento.

Los Administradores de estas instituciones educativas son los responsables de la administración y

manejo de los recursos económicos por lo que están obligados a rendir cuentas a la población, de
los resultados en el ejercicio del período de acuerdo a la legislación presupuestaria vigente, que
empezaremos a describir a continuación:

1. Legislación Presupuestaria: Reglamento de Financiamiento de la Educación Pública

La legislación presupuestaria dicta los procedimientos y las normas que regularán la

administración del financiamiento de la educación pública basándose en el Capítulo IV,
artículos 52 al 56 de la Ley Fundamental de Educación, Decreto Legislativo No. 262-2012
de fecha 19 de enero de 2012.
Este reglamento toma en cuenta la normativa del Presupuesto General de la República, que
incluye:

 Ley Orgánica de Presupuesto.

 Reglamento de Ejecución General de la Ley Orgánica del Presupuesto.

 Manuales establecidos anualmente por la Secretaría de Estado en el Despacho de

Finanzas, SEFIN y la Secretaría de Estado en el Despacho de Planificación y Cooperación
Externa, SEPLAN.

Las funciones normativas de regulación, procesos, planificación, manejo de recursos, control,

evaluación, supervisión, comunicación, transparencia y financiamiento de la educación la realiza el
Estado a través de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación desde el Nivel Central,
mediante la Sub Secretaría Administrativa y Financiera.

Para poder entender lo que norma la legislación presupuestaria, es necesario que entendamos los
siguientes conceptos:

 Plan Operativo Anual: la expresión para un ejercicio fiscal de la planificación estratégica

de las entidades públicas, concordante con el Plan Nacional de Desarrollo, con objetivos
específicos a alcanzar, actividades y proyectos a ejecutar, en relación con metas y
resultados, incluyendo la estimación de recursos requeridos, todo ello compatible con las
directrices emanadas del marco macroeconómico y de las políticas gubernamentales.

 Plan Estratégico Institucional: documento que concibe una planificación de acciones

estratégicas a desarrollar en el mediano plazo (período de Gobierno), a fin de dar
respuesta a la demanda educativa existente, en coherencia con resultados, objetivos,
metas e indicadores institucionales; constituye el marco de referencia para la formulación
del Plan Operativo Anual, POA, de cada ejercicio fiscal.

 Resultados: son los cambios observables, en las condiciones características, cualidades o

atributos de los educandos y de su entorno inmediato.

 Presupuesto en base a Resultados: es una estrategia de gestión pública, como

herramienta de implementación progresiva que vincula la asignación de recursos a
productos y resultados medibles a favor del educando. Se determina de acuerdo a la
política que paute el Gobierno.

 Presupuesto Bajo Techo: es el presupuesto asignado a la Secretaría de Educación del

Presupuesto General de la República por la Secretaría de Finanzas.

 Presupuesto de Autogestión: son los fondos adquiridos por gestiones propias realizadas
por las diferentes instancias, ante organismos e instituciones públicas o privadas. Con
estos fondos se planifican las actividades que no están consideradas como objetos del
gasto del presupuesto vigente de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación.
  Presupuesto Plurianual: es un instrumento de política estratégica de gastos del Estado,
en el cual se otorga responsabilidad a cada una de las direcciones y unidades del Nivel
Central y Descentralizado para la toma de decisiones de asignación y uso de los recursos
Financieros en el mediano plazo.

2. Características de la Gestión Financiera

La Gestión Financiera de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación consta de las

siguientes características:

a. Orientada a Resultados. Destina los recursos financieros mediante una planificación

estratégica, para contribuir al logro de cambios en los educandos.

b. Descentralizada. Fortalece las estructuras presupuestarias desde el centro educativo, las

direcciones distritales, municipales y departamentales de educación, mediante la eficiencia
de la gestión administrativa, con el fin de mejorar los aprendizajes de los educandos, los
controles internos del manejo de los recursos, transparencia y rendición de cuentas.

c. Racional y equitativa. Optimiza la asignación de los recursos humanos, materiales y

financieros para alcanzar los resultados en función de las necesidades de las y los
educandos en cada centro educativo y las condiciones particulares de las diferentes
regiones del país.

d. Participativa. Permite a las corporaciones municipales, instituciones gubernamentales,

organismos externos y nacionales de cooperación, sector privado y sector social de la
Economía, organizaciones sociales y personas naturales, aportar recursos técnicos,
materiales y financieros, mediante una planificación conjunta que responda a la política
educativa nacional.

Cita: Nacional, C. (2012). Reglamento de Financiamiento de la Educación Pública. Tegucigalpa,

Honduras: La Gaceta.

3. Formulación de los distintos tipos de planes sobre la base de Programas Orientados a

Resultados

La Secretaría de Estado en el Despacho de Educación, a través de la Subsecretaría Administrativa

y Financiera, para garantizar la estandarización de procesos financieros y administrativos, dará las
normas o políticas orientadas a la formulación, ejecución y evaluación del presupuesto,
orientándolo a resultados para el uso racional de los recursos, asegurándose que la ejecución de
las actividades presupuestarias programadas por las unidades ejecutoras sean respetadas. El
avance de la ejecución presupuestaria debe ser reportado por las unidades ejecutoras
trimestralmente de acuerdo a lo planificado.

Deberá elaborar su presupuesto tomando en cuenta las necesidades encontradas por los centros
educativos y enfocándose a resultados que den un mejoramiento en indicadores educativos
trazados. Además, formulará un presupuesto pluri-anual (esto como política estratégica) cada inicio
de Gobierno; este presupuesto se elaborará considerando variables de tipo macroeconómico
facilitadas por el Banco Central de Honduras (BCH) y además, tomando en cuenta el porcentaje de
cobertura en edades de escolaridad, teniendo la precaución que este presupuesto plurianual sea
coherente con el presupuesto anual.

La ejecución del Presupuesto Anual, se regirá por las disposiciones generales del presupuesto
general de la república, que son las dictadas por la Secretaría de Estado en el Despacho de
Finanzas (SEFIN), además de la Secretaría de Estado en el Despacho de Planificación y
Cooperación Técnica (SEPLAN) y aquellos convenios Internacionales que se hayan firmado con el
Gobierno, es necesario hacer una evaluación mensual para conocer el avance de los objetivos.

El Plan Operativo Anual de esta Secretaría en el nivel central y descentralizado debe incluir
proyectos y programas, tomando como base el plan estratégico, a las herramientas de gestión y
lineamientos generales establecidos.

Los niveles de planificación de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación, responden a

las siguientes disposiciones:

a. Formulación del Plan Estratégico Institucional

El Plan Estratégico Institucional el cual está orientado a resultados de la Secretaría de

Estado en el Despacho de Educación, se basa en la Visión de País y Plan de Nación; y del
Plan de Gobierno actual.
 Cada nivel de planificación se elaborará tomando en cuenta herramientas de gestión las
cuales deben ser aprobadas por la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación en
conformidad con la siguiente descripción:

b. Formulación del Plan Operativo y Presupuesto Anual

El Plan Operativo Anual de cada uno de los diferentes niveles de la Secretaría de Estado
en el Despacho de Educación, se basa en el Plan y Presupuesto del centro educativo a
partir del Proyecto Educativo de Centro, (PEC). Para elaborar este plan, se aplicará el
Instructivo de Planificación y Presupuesto, la Matriz de Planificación, el presupuesto
asignado, los lineamientos de planificación y presupuestación vigentes.

Para aprobar estos planes se sigue el siguiente orden por jerarquía:

 El plan y presupuesto del centro educativo es revisado y aprobado por la Dirección

Distrital o Municipal que corresponda.

 El plan y presupuesto de la Dirección Distrital o Municipal es revisado y aprobado

por la Dirección Departamental de Educación.

 El plan y presupuesto de la Dirección Departamental de Educación, es revisado y

aprobado por la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación a través de
sus dependencias correspondientes.
  El Plan y presupuesto de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación
será cargado en el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAFI),
tomando en cuenta los lineamientos que se establecen en el manual de
Formulación Presupuestaria dado por la Secretaría de Estado en el Despacho de
Finanzas (SEFIN). Siendo éste el responsable de revisar y someter al Congreso
Nacional de la República para su discusión y aprobación.

4. Ejecución del Plan Operativo y Presupuesto Anual

En el nivel Central, la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación a través de la Sub

Secretaría Administrativa Financiera y en el nivel descentralizado a través de las Direcciones
Departamentales de Educación, en su respectiva área de competencia, controlan administran,
ejecutan, y evalúan el presupuesto asignado de acuerdo con las Leyes. (La Gaceta, 2012).

Para ejecutar el presupuesto aprobado de su jurisdicción, el nivel Central y el Descentralizado

contará con un usuario en el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAFI), este usuario
será facilitado por administrador de usuario institucional responsable. Este sistema registrará de
forma automática todas las transacciones y operaciones que ejecute la Secretaría de Estado en el
Despacho de Educación. Esta secretaría será quien tome las disposiciones administrativas y
tecnológicas necesarias para que se automaticen procesos de planificación, presupuesto y
monitoreo de acuerdo con SIAFI.

Toda compra y prestación de servicios según lo establece (La Gaceta, 2012) deberá hacerse
tomando en cuenta las normas y procedimientos dictados en la normativa nacional:

 Ley de Contratación del Estado de Honduras y su Reglamento.

 Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento.

 Disposiciones Generales de Presupuesto actuales.

 Disposiciones dictadas por la Oficina Normativa de Compras y Adquisiciones del Estado

(ONCAE).

 Manual de Compras de la Secretaría de Educación.

 Normas y Disposiciones emitidas por la Secretaria de Estado en el Despacho de Finanzas

(SEFIN) y el Tribunal Superior de Cuentas (TSC).

Monitoreo y Evaluacón de Plan Operativo y Presupuesto Anual

Se aplicará el Sistema de Monitoreo de la Gestión por Resultados, el cual se creó por acuerdo
78290–SE-2011 y guía operativa, con la finalidad de poder monitorear los avances de los planes
estratégicos, operativos y proyectos, ya sea de financiamiento nacional o externo. Este sistema
deberá actualizarse en forma automática, para poder cumplir con la Ley Fundamental de
Educación.

El Sistema de Monitoreo se aplicará en el nivel centralizado y el descentralizado para llevar un

control interno para rendimiento de cuenta.
 a. Las Transferencias

La Secretaría de Estado en el Despacho de Educación para rendición de cuentas, debe

presentar un informe de cada transferencia en el presupuesto. La Secretaría de Estado en
el Despacho de Educación en conjunto con la Secretaría de Estado en el Despacho de
Finanzas, revisarán el sistema de transferencias presupuestarias para los entes sujetos a
recibir las mismas.

b. Transparencia y Rendición de Cuentas

Toda dependencia de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación en nivel

central y el descentralizado que tenga bajo su responsabilidad la ejecución de fondos
nacionales o externos, está sujeto a auditorías internas y externas. Las dependencias que
ejecutan fondos nacionales y externos, en el nivel central como en el descentralizado de la
Secretaría de Estado en el Despacho de Educación, presentarán trimestralmente un
informe detallado de la ejecución de los fondos asignados, de conformidad a lo que defina
el Sistema Nacional de Información Educativa.

c. Disposiciones Generales

Los administradores de los fondos públicos, se regularán por el Código de Conducta Ética
del Servidor Público, el Código de Ética de los Empleados de la Secretaría de Estado en el
Despacho de Educación y las disposiciones aplicables de la Ley del Tribunal Superior de
Cuentas y el Instituto de Acceso a la Información Pública.

Los programas y proyectos con financiamiento externo deben ajustarse a la ejecución de la

Reforma Educativa derivada de la Ley Fundamental de Educación. La Secretaría de Estado en el
Despacho de Educación debe coordinar con la Secretaría de Estado en el Despacho de Finanzas
las diferentes directrices que contemplen el proceso de descentralización presupuestaria.
Corresponde únicamente un máximo del treinta por ciento (30%) del presupuesto asignado a
cada una de las Direcciones Departamentales para el uso de gastos administrativos.

Todo lo concerniente a la gestión financiera de la Secretaría de Educación debe estar en armonía

con el resto de lo establecido en los diferentes reglamentos que se desprenden de la Ley
Fundamental de Educación. La Secretaría de Estado en el Despacho de Educación, emitirá las
disposiciones administrativas requeridas para dar cumplimiento al artículo 92 de la Ley
Fundamental de Educación.

A partir del año dos mil catorce (2014), el Plan Operativo Anual Presupuesto, de la Secretaría de
Estado en el Despacho de Educación debe elaborarse y aprobarse para ejecutar la reforma
educativa derivada de la Ley Fundamental de Educación y sus reglamentos.

d. Disposiciones Transitorias

El presupuesto anual debe incorporar renglones presupuestarios que tengan como resultado final
el logro de la aplicación de lo emanado en la Ley Fundamental de Educación. Las unidades del
Nivel Central y Descentralizado de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación, en el
primer semestre del año dos mil trece (2013), deberán ajustar su Plan Operativo Anual
Presupuesto, a la ejecución de las acciones derivadas de la aplicación de la Ley Fundamental de
Educación y sus reglamentos.
Cita: Nacional, C. (2012). Reglamento de Financiamiento de la Educación Pública. Tegucigalpa,
Honduras: La Gaceta

Es muy importante tomar en cuenta que la legislación presupuestaria nos obliga a seguir conforme
lo dictado y llevar procesos de transparencia en cuanto a la administración de instituciones
educativas. El financiamiento de la educación es un tema de mucho interés, el cual se abordará en
la unidad cuatro de esta asignatura.

Ahora llegó el momento de interiorizar los conocimientos hasta aquí descritos, para ello le
invitamos a desarrollar las siguientes actividades de aprendizaje, ¡Éxitos!

Costos y Gastos en Educación

Los costos y gastos son elementos de importancia en la elaboración de presupuestos, ya que los
mismos representan erogaciones económicas que pueden influir en los presupuestos. Es necesario
tener en cuenta metódicamente los tipos de costos que existen, sobre todo en instituciones
educativas.

Posiblemente se pueda preguntar: ¿Qué son los costos?

Los costos más elevados en algunas organizaciones son aquellos que corresponden a la mano de
obra, por lo que es vital tener la planificación eficaz y un control sistemático de los costos
correspondientes a la mano de obra. Las áreas que se analizan en este tipo de costos son:

 Tipo de personal necesario.

 Forma de reclutamiento.

 Plan de capacitación.

 Evaluación de personal y medición del desempeño.

 Negociaciones con el personal.

 Correcta administración de sueldos y salarios.

 Los costos de mano de obra (MO)

La correcta planificación en el control de los costos de la mano de obra, ayudarán a la empresa

como a sus empleados. Se entiende por costo de mano de obra a aquellos gastos que se
relacionan con los empleados en todos los niveles. Por eso es necesario hacer una separación de
los diferentes tipos de costos. Cuando hablamos de mano de obra podemos tener:

 Mano de obra directa

 Mano de obra indirecta

Se entiende como costos de mano de obra directa a los salarios pagados a empleados que
trabajan en forma directa en una producción específica. El presupuesto de mano de obra
directa abarca aquellas necesidades de mano de obra directa utilizados en la producción
de las producciones planificadas en el presupuesto de producción.

Los costos de la mano de obra indirecta serán entonces los demás costos del trabajo, por
ejemplo: lo que se paga por supervisión, salarios al personal de mantenimiento,
encargados de almacén, guardias de seguridad, etc.

El objetivo principal por la que se debe incluir la mano de obra directa en los presupuestos
separados es la de mostrarnos datos para planificar la cantidad necesaria de mano de obra directa,
cantidad necesaria de empleados, mano de obra directa necesaria, el costo de mano de obra de
las unidades de producto y el efectivo necesario. También este presupuesto sirve de base para un
mejor control.

Es necesario para la elaboración de este presupuesto al responsable de la función de producción,

el cual utilizará información complementaria proporcionada por los departamentos de contabilidad
de costos y de personal. Cuando los encargados de áreas terminan este presupuesto, se entrega
al gerente de presupuestos para su revisión y posteriormente al comité ejecutivo.

Hay varias formas para presentar el presupuesto de mano de obra directa:

 Desarrollando presupuestos diferentes para las horas y los costos de mano de obra directa

Métodos utilizados para los costos de mano de obra

El presupuesto de mano de obra directa se desarrollará por cada área responsable, por periodos y
tipo de producto, servicio o centros de responsabilidad, sub-períodos y productos. La clasificación
por responsabilidad organizacional y por sub-períodos es esencial para propósitos de control; la
clasificación por productos es necesaria para planificar el costo de fabricación para cada producto.

El método que se emplee para desarrollar el presupuesto de mano de obra directa dependerá
principalmente de:
  El método de pago de los sueldos y salarios

 Tipo de proceso de productivo a tratar

 La disponibilidad de tiempos de la mano de obra

 Adecuación de los registros contables de costos a los costos de mano de obra directa

Los métodos empleados para elaborar el presupuesto de mano de obra son:

1. Estimar las horas estándar de mano de obra directa, que se requieren en cada unidad
de los diferentes productos; luego se estiman las cuotas promedio de los salarios por
departamento, los centros de costos, costos de tiempo extra, que son los que se incurren.
Por ejemplo, si un empleado de mano de obra directa, que tiene salario por hora fuera de
Lps. 126.00, trabajará en horas extras Lps. 63.00; y los Lps. 126.00 se considerarán como
costo de mano de obra directa.

El tiempo extra se deberá agregar en el presupuesto de mano de obra directa de la

siguiente forma: las horas extras estándar a la cuota salarial promedio, los cuales se
incluyen en los presupuestos de la mano de obra directa. El tiempo extra se calculará de
acuerdo a lo estipulado en las leyes del código de trabajo. El tiempo extra se debe
presupuestar y contabilizar sobre las siguientes bases:

 Si se relaciona en forma directa con un producto específico, por necesidad, el

tiempo extra se incluirá en el costo del producto y se relacionará con el
departamento correspondiente.

 Si el tiempo extra no se puede relacionar con un producto específico (por ejemplo

producción programada al azar), entonces se incluirá en gastos indirectos de
fabricación.

2. En algunas organizaciones se crean tablas de personal , las cuales ayudan en la

planificación y control de costos globales del recurso humano, en este esquema el gerente
responsable de cada área preparará una tabla detallada del personal, donde deberá de
indicar los puestos, haciendo una clasificación por el tipo de trabajo y salario. Por ejemplo,
en la categoría de la mano de obra directa.

Planificación de las horas de mano de obra directa

La factibilidad de la relación de la producción planificada de un departamento con la mano de obra

directa, será determinada por las condiciones internas (horas productivas). De esta forma, los
factores internos indicarán el método práctico de planificación de horas de mano de obra directa.

Métodos utilizados en la planificación de los tiempos estándar de mano de obra:

 Elementos del costo

Comenzaremos conociendo los costos de producción, presentados en el siguiente esquema:

Ejemplo de la forma en que se pueden distribuir los costos indirectos:

Los costos indirectos tienen varias alternativas de distribución, la tasa de asignación, la
metodología del costeo y la asignación directa, lo cual se presenta en el siguiente esquema:

El sistema de costeo puede realizarse por el sistema de órdenes de producción o por los procesos
de producción y la base de los costos se puede hacer en forma histórica o en base
predeterminada.
 Cálculo del Costo total y unitario

Aquí se utiliza el costo por órdenes de producción, utilizando el costeo total y base histórica, de
esta forma los Costos indirectos se aplican de acuerdo al número de horas de la Mano de Obra
Directa.

Ejemplo: se presta servicios específicos a 500 estudiantes de Educación Básica, se tiene

Materiales directos de Lps. 4500.0 y 1000.00 horas que constituyen la Mano de Obra directa
representando Lps. 6,700.00, los costos indirectos fijos son de Lps. 11,200.00 y los costos
variables son de Lps. 10,300.00

Se pide:

1. Calcular la tasa de asignación total

2. Se pide calcular los costos

Le facilito un video tutorial, sobre los cálculos, haga clic AQUÍ

Cálculo del costo Total y unitario a través del

sistema de costos de procesos de producción

En un proyecto de capacitación se tienen 1200 estudiantes, con mano de Obra (MO) de Lps.
40,000.00, costos indirectos fijos (CIF) Lps. 10,500.00, Costos Indirectos Variables (CIV) de Lps.
9,800.00 y Materia Prima (MP) de Lps. 12,600.00

a. Por la doctrina del Costeo Total, se pide calcular el Costo total y costo unitarios

Costos indirectos = CIF + CIV

= Lps. 10,500.00 + Lps. 9,800.00 = Lps. 20,300.00

Costo Total (CT) = Materia Prima (MP) + Mano de Obra (MO) + Costos Indirectos (CI)
= Lps. 12,600.00 + Lps. 40,000.000 + Lps. 20,300.00
= Lps. 72,900.00
Costo Unitario (CI) = CT ÷ Participantes
= Lps. 72,900 ÷ 1200 = 60.75

b. Por la doctrina del Costeo Directo se pide calcular el Costo total y costo unitarios
 Costo Total (CT) = Materia Prima (MP) + Mano de Obra (MO) + Costos Indirectos (CI)
= Lps. 12,600.00 + Lps. 40,000.000 + Lps. 9,800.00
= Lps. 62,400.00
Costo Unitario (CI) = CT ÷ Participantes
= Lps. 62,400 ÷ 1200 = 52

Como podemos ver por este segundo método no se toma en cuenta en los costos indirectos los
costos indirectos fijos (CIF)

El punto de equilibrio

El punto de equilibrio es aquel nivel de actividades en la cual los ingresos son iguales a los
egresos, por lo que un líder educativo deberá buscar aquellas estrategias para superar el Punto de
Equilibrio y de esa manera obtener una mejor rentabilidad económica. A continuación se presenta
el punto de equilibrio en forma gráfica:
 Cálculo del Punto de Equilibrio

Existen diversos métodos para el cálculo del punto de equilibrio, entre estos tenemos:

Método Algebraico

Ejemplo. En un proceso de capacitación se tiene X cantidad de estudiantes en los cuales se tienen

Lps. 720.00 como venta por estudiante, el costo por cada uno de ellos es de Lps. 500.00 y los
costos fijos son de Lps. 132,000.00

Recopilando los datos:

 Ingresos por estudiante: Lps. 720.00

 Costo por estudiante: Lps. 500. 00 (Costo variable)

 Costos fijos: Lps. 132,000.00

La fórmula de la utilidad o pérdida es:

Ventas (V)- Costos Variables (CV)-Costos Fijos (CF)=Utilidad o pérdida (U)

Primero se iguala a cero la fórmula para saber la cantidad de estudiantes, por lo que en los costos
variables se coloca el valor de equis “X”

V - CV - CF = 0

Lps. 720.00 x – Lps. 500X – Lps. 132.000 = 0

Lps. 720x – Lps. 500x = 0 + Lps. 132,000.00

Lps. 220x = Lps. 132,000.00

x = Lps. 132.000.00 ÷ Lps. 220.00

 x = 600 estudiantes

Esta respuesta puede ser comprobada en el estado de resultados.

Comprobación del Método Algebraico

Con resultado obtendremos un Análisis y la formulación de estrategias de mejora.

Le facilito un video tutorial, sobre los cálculos del punto de equilibrio, haga clic AQUÍ.

El punto de equilibrio también se puede calcular por el método gráfico, graficando los
ingresos y costos.

Costos basándose en actividades

Consiste en distribuir los gastos indirectos y los costos entre las actividades, para posteriormente
asignar a los bienes o servicios, basándose en el consumo realizado en tales actividades, tal como
se muestra a continuación:
Cálculo de Costos a través de la Metodología ABC

Antes del desarrollo, se dará la información de importancia en los cuadros, para ver dichos cuadros
haga clic AQUÍ.

A continuación haremos referencia a los gastos:

¿Qué son los gastos?

Los gastos son aquellos egresos necesarios para el funcionamiento de la empresa, los cuales
están identificados no solo con los departamentos productivos sino también con los departamentos
no productivos. La inversión en gastos se recupera a través de las utilidades o ganancias.

Tipos de gastos

 Gastos de funcionamiento, son los que sirven para el desarrollo normal de actividades
administrativas y de apoyo, aquí podemos encontrar los servicios personales, gastos
generales y la realización de transferencias.

 Servicios personales, son aquellos gastos utilizados para el pago del personal de planta
o de contrato, el pago de prestaciones económicas, el pago de aportes a favor de las
instituciones de seguridad social privada y pública. Entre estos gastos podemos encontrar
los sueldos a personal de nómina, gastos de representación, horas extras, pago de
transporte a empleados, pago de alimentación, bonos por servicios prestados, vacaciones,
etc.
 Aquí también podemos encontrar los servicios personales indirectos, que son los pagos del
personal que realiza actividades en forma ocasional o para suplir algunas necesidades del servicio.
Dentro de estos gastos podemos ejemplificar: el personal supernumerario, los jornales, los
honorarios, servicios técnicos.

 Aportes patronales al sector privado y público

Son aquellas aportaciones que por ley se deben hacer a ciertos sectores, por ejemplo
Seguro social, fondos privados, pensiones, seguros privados. Aporte patronal con destino a
las Administradoras de Fondos de Pensiones Públicos, según la afiliación de cada
empleado.

 Adquisición de bienes y servicios

Son aquellos gastos tales como compra de bienes muebles, bienes de consumo y todos
aquellos bienes y servicios que se utilizan para las funciones de la organización. Aquí
podemos encontrar arrendamientos, viáticos y gastos de viaje, transporte y comunicación,
mantenimiento y reparaciones, combustibles, lubricantes, materiales y Suministros,
capacitaciones externas, etc.

 Dentro de otros gastos tenemos:

 Impuestos

 Intereses y comisiones

 Programas y convenios Institucionales

Independientemente del tipo de presupuesto que desarrollemos es de suma importancia la

consideración de todos los elementos de costos y gastos que se han planteado a lo largo de este
tema, como administradores de instituciones educativas no debemos menospreciar todo lo relativo
a costos y gastos.

Ahora llegó el momento de interiorizar los conocimientos hasta aquí descritos, para ello le
invitamos a desarrollar las siguientes actividades de aprendizaje, ¡Éxitos!

Planificación, control de las compras y uso de

materiales

La planificación y control de utilidades también incluye la planificación y control de materias primas

y componentes utilizados en la fabricación de los artículos terminados. Esta actividad de
producción es un problema que necesita una continua coordinación, en este tema veremos algunos
elementos de importancia necesarios en este proceso.
 Presupuesto en materia prima

Para garantizar que se tenga la suficiente cantidad de materia prima cuando se ocupe y para
planificar los costos de dichos insumos, se debe tomar en cuenta al momento de desarrollar el plan
táctico de utilidades a corto plazo, las siguientes sub divisiones de presupuestos:

1. Presupuesto de materia prima y partes componentes: el cual debe especificar las

cantidades planificadas de cada materia prima y componentes, periodo de pedido y área
responsable de producción.

2. Presupuesto de compras de materia prima y partes componentes de inventario: el

cual debe especificar las cantidades planificadas de cada materia prima y componentes en
fechas aproximadas en que se requieren, desarrollando un plan de compras, en el cual se
debe especificar las cantidades que habrán de comprarse, el costo estimado y las fechas
de entrega.

3. Presupuesto del inventario de materia prima: el cual especifica los niveles planificados
de inventario de materia prima y partes en cantidades y costos.

4. Presupuesto del costo de materia prima utilizada.

Estos cuatro presupuestos están relaciones y en conjunto forman el presupuesto de materia prima.
En algunas ocasiones se combinarán los cuatro presupuestos; algunas veces el uno y el cuatro; y
en situaciones más complejas será esencial separarlos.

1. Control, los costos de las materias primas se sujetan al control directo en el momento de
su utilización; presupuestándose las actividades y costos por sub períodos y áreas
responsables.

2. Costo del producto, los costos de estos materiales directos y las partes componentes son
incluidos en los costos manufactura o lo que se conoce como costos de los productos.

Los materiales que se usan en la fábrica se clasifican en directos e indirectos.

a. El material directo se define, como los materiales y partes componentes del producto
acabado y que se identifican de manera directa en el costo unitario del producto terminado.
El costo es de tipo variable ya que varía proporcionalmente a los cambios en las
cantidades de producción. Las partes componentes por lo general se clasifican como
material directo.

b. El material indirecto se define, como aquel que es utilizado en el proceso de producción,

cuyos costos no son directamente rastreables hasta cada producto. El suministro de
fábrica, que son los materiales que se utilizan en forma común, por ejemplo los suministros
para mantenimiento de maquinaria y el equipo.
Este presupuesto contiene las cantidades y no el costo de materiales directos, los suministros y
materiales indirectos. Las cantidades que se presupuestan en cada material y parte utilizado para
cada producto terminado, se debe especificar en este presupuesto mensual y trimestralmente lo
mismo que por área responsable.

El principal objetivo con el desarrollo detallado de necesidades de materias primas y partes

componentes para la producción planificada es proporcionar datos para la elaboración de los
cuatro presupuestos que se mencionaron con anterioridad.

Los insumos estimados básicos de información para elaborar el presupuesto de materiales directos
y partes componentes son:

 Cantidad de la producción planificada.

 Coeficientes Estándares de utilización, por tipo de materia prima y parte de producto

terminado.

Por ejemplo, para fabricar artículos como mesas, equipo de oficina, aparatos electrónicos y
detergentes, se necesitan cantidades definidas y determinables de partes y materias primas,
siendo la medición precisa de las materias primas como parte vital para la calidad deseada del
producto resultante.

Pueden derivarse coeficientes unitarios de uso:

1. Durante la fase inicial de desarrollo del producto.

2. Durante el estudio del proceso por parte de los de ingeniería.

3. De registros históricos sobre uso de materiales.

En los casos en que se desarrollen en esta forma los coeficientes unitarios sobre el uso de
materiales, entonces la planificación de las necesidades de materias primas y partes componentes
se puede convertir en un grave problema de presupuesto.

Para desarrollar las necesidades de uso de materiales, en ocasiones se emplean dos enfoques
indirectos.

 El primero es elaborar un método de estimación de cantidades totales que re requieren de

materia prima, pudiendo utilizar razones utilizadas con anterioridad, por ejemplo, razón
cantidad de insumos-horas-maquinaria utilizada.

 El segundo enfoque indirecto consiste en desarrollar de una relación, razón o porcentaje

entre el costo del material utilizado y variables que nos muestren cierto grado de
seguridad.

Algunas compañías utilizan las siguientes relaciones:

 1. La razón de la cantidad de cada tipo de material; ésta utiliza datos de los últimos meses
que se calculan de registros históricos con pequeños ajustes de cambio por las
condiciones actuales.

2. La razón de materiales y partes componentes usadas en alguna medida de la producción,

por ejemplo, hora-mano de obra, hora-máquina

3. La razón del costo de materiales, al costo de la mano de obra directa.

Cuando se planifica el presupuesto de materiales y partes componentes, se debe realizar una

provisión realista del material dañado, de los desperdicios y desechos.

Presupuesto de compras de materia prima y partes

componentes de inventario

La correcta planificación de las compras dará como resultado ahorros de costos en muchas
organizaciones. El gerente de compras planificará con efectividad las compras si especifica
estimaciones realistas de necesidad de materia prima y partes componentes en el presupuesto de
insumos por sub periodo. El encargado de compras debe especificar en el presupuesto de compras
lo siguiente:

 Las cantidades de cada tipo de material y partes componentes necesarias para su compra.

 Fechas aproximadas de compras.

 Costo estimado por unidad comprada y por total.

El gerente de compras deberá ordenar los materiales y las partes componentes en tal forma, que
las fechas de entrega tengan una correspondencia con los niveles de inventario de materiales y
partes y a las necesidades de consumo en el proceso productivo.

Para desarrollar el presupuesto de compras el gerente de compras deberá responsabilizarse de lo

siguiente:

1. Los niveles de inventario de materia prima y partes componentes deben apegarse a las
políticas de la organización.

2. Deberá determinar el número de unidades y las fechas de adquisición.

3. En cada material a comprar se debe estimar el costo unitario.

Para un correcto manejo del inventario es necesaria la formulación de políticas que regulen su
administración. Las principales sugerencias en la formulación de dichas políticas son:

 Descuentos en compras por volumen.

  Tiempos y calidad de las necesidades de producción.

 Disponibilidad

 Tiempo de entrega.

 Durabilidad.

 Disponibilidad necesaria para almacenamiento.

 Disponibilidad de Capital u obtención del mismo para financiar el inventario.

 Costos del almacenamiento.

 Proyección de cambios en los costos de adquisición.

 Administración de faltantes.

 Riesgos implícitos en los inventarios.

 Análisis de inventarios insuficientes.

Estas políticas tienen como objetivo reducir al mínimo dos clases de costos: mantenimiento de
inventario y necesidad de inventario suficiente.

Existen algunos de costos que tienen influencia en la determinación de las políticas anteriores y
que no muestran directamente en los informes de contabilidad. Dentro de estos tipos de costos
están intereses de financiamiento en la compra de materia prima, algo que se mide por separado
pero que también son un costo real de la producción.

Estas políticas tienen como objetivo reducir al mínimo dos clases de costos: mantenimiento de
inventario y necesidad de inventario suficiente.

Existen algunos de costos que tienen influencia en la determinación de las políticas anteriores y
que no muestran directamente en los informes de contabilidad. Dentro de estos tipos de costos
están intereses de financiamiento en la compra de materia prima, algo que se mide por separado
pero que también son un costo real de la producción.

Existen dos factores de tiempo que se deben considerar con la planeación de las compras son:

 ¿Cuánto comprar?

 ¿Cuándo comprar?

Modelo de la cantidad económica de pedido

(CEP)
Donde:

A = Cantidad anual que se utiliza, dada en unidades.

P = Costo anual promedio de colaboración en pedido.
C = Costo anual que representa mantener una unidad en el inventario durante un año.

Ejemplo: se tiene una utilización anual planeada de 10000 unidades, un costo de colocar dicho
pedido anual de Lps. 50.00 y un costo anual de mantenimiento de inventario de Lps. 4.00

Calculando

\(CEP = \sqrt {\frac{{2x10,000x50}}{4}} \)

\(CEP = \sqrt {\frac{{1,000,000}}{4}} \)

\(CEP = \surd 250,000\)

\[{\rm{CEP }} = {\rm{ 5}}00{\rm{ unidades}}.\]

La cantidad económica de pedido es de aproximadamente 500 unidades obteniéndose en este

valor el punto de costo minimizado. En el caso del ejemplo anterior 10,000 ÷ 500 = 20 veces al año
se pediría este material.

El punto de re orden

El punto de re orden es el momento en que se hace una compra, alcanzándose el punto de re

orden cuando el nivel del inventario se iguala a la cantidad que se necesita para sostener la
producción durante un periodo igual al tiempo entre el momento en que se reordenan y el momento
en que se reciben los reabastecimientos. El punto de re orden se determinará de la siguiente
forma:

 Uso promedio mensual planificado = 10,0000 ÷ 12 = 833.33 = 834 unidades.

 Existencia de dos semanas para reposición= 834÷2 = 417 unidades + 417 unidades de
existencia de seguridad = 834 unidades

Quiere decir que cuando el inventario llegue a 834 unidades se pedirá nuevamente esta materia
prima.
 Compras justo a tiempo

Este es un método desarrollado recientemente para el control del inventario de materia prima y
partes componentes, el cual tiene el objetivo de minimizar los niveles del inventario y costos. La
materia prima y las partes no se compran sino hasta el momento en que se necesitan para producir
lo que nos lleva a disminuir los costos de mantenimiento de inventario.

Presupuesto del costo de materia prima y partes

componentes utilizadas

Es necesario desarrollar este presupuesto y el presupuesto del inventario, empleando un flujo de

inventario que se escoja, por ejemplo:

 PEPS (Primeras entradas, primeras salidas)

 UEPS (Últimas entradas primeras salidas)

Los niveles del inventario y las compras en una empresa que no fabrica

Una vez realizado el plan de ventas deben desarrollarse otros tres planes:

 Plan del inventario (PDM), se refiere a lo disponible al principio del mes

 Plan de compras a precios de menudeo, es la cantidad de mercancías que deberá

comprarse cada mes

 Compras al costo planificado (FDM), que son desembolsos para las compras planificadas
de mercancías

En la planificación de los niveles del inventario los planes se desarrollan inicialmente en términos
de los precios de menudeo. Luego se convierte del precio de menudeo a costo de compra, lo cual
significa que, dado que las ventas se van a planificar a precios de menudeo, los niveles de
existencias al PDM se planifican también a precios de menudeo. En vista de que para un mes, el
inventario al PDM representa el inventario de FDM para el mes anterior, al planificar cada mes se
debe enfocar a las ventas y al nivel de existencias de inventario de PDM.

Los factores principales que se deben considerar para determinar los niveles de existencias al
principio del mes (PDM) son:

1. Necesidades de las existencias básicas; esto es, la inversión que se necesita para tener
aquellos artículos que tienen una demanda estable.
 2. Mercancía promocional necesaria alcanzar el volumen de lo planificado al mes.

3. Política por áreas o departamentos.

4. La relación existente entre las existencias y las ventas.

5. Rotación del inventario.

6. Las Perspectivas de los precios.

Planificación de los niveles del inventario

Las compañías tienen ventas mayoristas y minorista, por lo tanto debe planificar las cantidades de
existencias de inventario que debe estar disponibles al principio del mes. Las existencias al PDM
sumado a afluencia que se ha planificado en cada mes deben ser suficientes para cubrir las ventas
que se han planificado. Pero es necesario que el inventario se tenga a niveles que permitan
aminorar el riesgo de pérdidas por diferentes factores.

Es necesario tener un juicio acertado por los que toman decisiones para coordinar las necesidades
de ventas, compras y existencias, se recomienda utilizar razones de existencias a las ventas y se
pueden utilizar los siguientes métodos:

1. Al precio de menudeo

Se utiliza la fórmula:

2. Al precio de costo

Se utiliza la fórmula:

Planificación de las compras

Para calcular las compras planeadas al valor de menudeo se utiliza la siguiente fórmula.

Compras planificadas al menudeo = Ventas planificadas + reducciones planificadas +

Existencias FDM planificadas - Existencias PDM planificadas

La fórmula nos dice que las compras deben ser equivalentes a las ventas, con variación de más o
menos los cambios en el inventario de mercancías disponibles, asumiendo que los artículos se
valúan a precios de menudeo. Las reducciones comprenden: rebajas en precios, los descuentos
otorgados a los empleados, descuentos a clientes y faltantes por robo u otros.

Hemos visto la importancia del control de los inventarios, tanto en cantidad como en forma de
costos, es muy importante que los responsables de áreas tomen en cuenta todos estos aspectos
para un mejor control de inventarios y costos que obviamente repercuten en las ganancias.

Ahora llegó el momento de interiorizar los conocimientos hasta aquí descritos, para ello le
invitamos a desarrollar las siguientes actividades de aprendizaje, ¡éxitos!

Planificación de Ventas o Ingresos

Los ingresos representan la base fundamental de las organizaciones, independientemente el tipo

de organización se pueden generar ingresos por ventas de bienes y/o servicios. La planificación
juega un papel importante en la proyección de la información financiera.

Este proceso es necesario ya que:

a. Considera las decisiones básicas de la administración con respecto los ingresos.

Nos sirve como Planes estratégicos y planes tácticos de

ventas

En el plan integral de utilidades, deben desarrollarse planes estratégicos y tácticos de ventas a

largo y corto plazo, un ejemplo que por lo general ocurre es un plan estratégico de ventas a cinco o
diez años y un plan táctico en un año. El proceso de ventas y el de producción utilizan una cantidad
de recursos en un periodo de vida que abarca determinados años. La utilización de recursos es
una actividad que no puede detenerse ya que de esto dependen los ingresos por ventas.

Es necesario diferenciar los planes de ventas a largo y a corto plazo, pero también éstos necesitan
que se integren, ya que el plan de ventas a corto plazo deberá encajar sin problemas en el plan
estratégico de largo plazo.

Plan estratégico de ventas

Como método práctico, una institución puede programar la terminación del plan estratégico de
ventas a largo plazo, ya que es el primer paso en el proceso global de planeación.

 Los planes de ventas a largo plazo se elaboran como cifras anuales.

  En el plan de ventas a corto plazo se utilizan agrupaciones generales de los bienes y
servicios, considerándolos por separado de los principales y de los nuevos.

 Los planes de ventas a largo plazo, implican profundos análisis de los potenciales futuros
en el mercado, los cuales se pueden basar por los cambios en la población, el estado de la
economía en general, las proyecciones que se puedan dar en la industria y los objetivos
trazados por la institución.

 Las estrategias de carácter administrativo a largo plazo pueden afectar áreas como:

 La política de precios en largo plazo

 El desarrollo de productos nuevos.

 Esfuerzos de comercialización hacia nuevas direcciones.

 Cambios en los canales de distribución.

 Patrones de costos.

 La forma como se influye en las decisiones administrativas son objeto de considerar en

forma especial en el plan de ventas que se dan a largo plazo.

Plan táctico de ventas

En periodos cortos es necesario planificar las ventas para los próximos doce meses, detallando
primero el plan trimestral y mensual para el primer trimestre, cuando se finalice se vuelve a estudiar
el plan de ventas y se debe modificar añadiendo periodos futuros, al mismo tiempo se elimina el
periodo que recién terminado. Por esta razón los planes tácticos de ventas están sujetos a revisión
y modificación sobre base trimestrales.

 El plan de ventas a corto plazo debe incluir plan detallado para cada producto principal y
productos secundarios.

 Los planes de ventas a corto plazo se desarrollan en función de unidades físicas y ventas.

 Los planes de ventas a corto plazo se estructuran por áreas de responsabilidad de

comercialización, con el fin de planificación y control, éstos además pueden requerir de un
análisis técnico, pero al final es la administración quien toma la determinación final.

 El medio ambiente y las características de la institución son también importantes en este

tipo de planes.

 Se debe detallar el plan de ventas a corto plazo, en tanto que el de largo plazo se expresa
en términos más generales.

¿Cómo desarrollar un plan integral de ventas?

Para poder desarrollar un plan integral de ventas, se sugieren los siguientes pasos:

Desarrollo de un Plan Realista de Ventas

El desarrollo un plan realista de ventas requiere de la administración ejecutiva considerar varias

políticas y alternativas, decisiones como el desarrollo de nuevos productos, productos actuales,
precios, expansión o contracción de ventas, formas de distribución, equipo de ventas, costos de
publicidad, costos de promoción, etc.

En la planificación de ventas se pueden utilizar muchas combinaciones, lo cual sugiere la

importancia de aplicar métodos sofisticados en la mayor medida de lo posible, el uso de equipo de
cómputo para el proceso y análisis de los datos que le sirvan en la toma de decisiones a la
administración.

Para ejemplificar consideremos dos problemas en la planificación de las ventas:

a. Alternativas de precio-costo-volumen.

b. Alternativas de líneas de productos.

Las consideraciones de precio-costo-volumen en la planificación de las ventas son una parte de

importancia en la planificación de ventas. En mercados competitivos, los precios y las ventas son
interdependientes.

En el desarrollo de estrategias de precios existe una relación que debe analizarse a fondo, un
aumento en el precio de venta sin cambiar el volumen se refleja, en las utilidades antes de
impuestos. Por otra parte, al aumentar el volumen de ventas sin incrementar el precio de venta, se
refleja en la utilidad antes de impuestos por la diferencia entre el monto de las ventas unitarias y el
costo variable unitario.
Ejemplo: la Compañía X vende un solo producto, el estado de resultados presupuestado, tentativo
para el año “Y” muestra los siguientes datos (en miles de Lempiras):

 Ventas: 10,000 unidades a Lps. 4.00 por unidad.

 Costos: Fijos Lps. 8,000.00 que permanecerán constantes durante el año.

 Los costos variables corresponden a Lps. 2.00 por unidad producida.

Debido a que los miembros del comité ejecutivo llegaron a la conclusión de que este presupuesto
no cubre el objetivo de utilidades, tomaron en cuenta tres opciones diferentes:

a. Aumentar el precio en 20%.

b. Aumentar las unidades en 20%.

c. Aumentar el precio en 20% y las unidades en 10%

¿Cuál de las alternativas debe recomendarse?

Para poder entender qué alternativa utilizar, realizamos el cuadro comparativo con los enunciados
anteriores.

Como podemos ver la opción que más nos conviene es C.

 Control de ventas y gastos

Los esfuerzos de ventas y gastos de distribución dependen de un correcto plan de ventas sumado
al continuo compromiso de la Administración, ya que la responsabilidad es un pilar fundamental
para un mejor desempeño y control, este control es una actividad integral que monitorea los
ingresos por ventas, costos y gastos, algo que se debe ver como un todo y no de forma individual.

El plan de ventas debe tener las metas claras y al mismo tiempo el responsable debe estar en
control de las actividades de ventas, y los vendedores deben ir a tono con las metas establecidas
por cada área en forma permanente.

Las metas de ventas, los presupuestos y otros objetivos deben basarse en expectativas realistas,
siendo como se mencionó arriba la acción de la alta administración.

Las metas de las ventas o importe de los ingresos, los planes de promoción, las actividades de
distribución son desde ya metas básicas, metas que necesitan normas específicas a corto plazo.

Algunos ejemplos de normas específicas para fines de control de ventas son:

1. Visita de cada vendedor en un período.

2. Número de clientes potenciales.

3. Gastos de venta directos por cada vendedor y gastos porcentaje del monto de ventas.

4. Volumen del pedido en promedio, por visita y potenciales.

5. Cuotas de ventas por vendedor expresado en términos monetarios.

Ilustración de la planificación de ventas de

servicios para una institución educativa

Para fines ilustrativos consideraremos el instituto x. Esta institución desarrolló el plan de ventas
(ingresos por servicios) que se muestra en los recuadros siguientes (uno resumido y otro detallado)
observe los importes en detalle y los porcentajes correspondientes.
Independientemente el tipo de institución que se tenga, el plan integral de ventas nos facilita de
mejor forma el análisis de la información para la toma de decisiones, por lo tanto, los responsables
de cada área presupuestal deben tener en cuenta la importancia que éste represente.

Ahora llegó el momento de interiorizar los conocimientos hasta aquí descritos, para ello le
invitamos a desarrollar las siguientes actividades de aprendizaje, ¡éxitos!

Elaboración de presupuestos

Hemos visto a lo largo de los temas anteriores elementos de importancia a considerar en la

elaboración de los presupuestos, ahora será necesario que los tengamos en cuenta al momento de
realizar dichos presupuestos. A continuación desarrollaremos la integración del control
presupuestal.
 Integración del control presupuestal

El control del presupuesto es una herramienta que se hace con datos estimados y pronósticos que
se utilizan por las organizaciones para dirigir sus operaciones, los contenidos se comparan contra
los datos reales del periodo. La responsabilidad, administración, preparación y manejo cae en un
director(a) o jefe de elaboración de presupuestos, en un comité de presupuestos el cual se forma
por los gerentes o responsables de cada departamento.
Los involucrados deben tener además de los conocimientos generales sobre la organización,
conocimientos contables básicos o conocimientos de administración.

Dentro de las funciones del control presupuestal tenemos:

 Elaborar el período del presupuesto.

 Elaborar el presupuesto general.

 Coordinar los presupuestos cortos o presupuestos parciales.

 Aprobar los diseños de formas o contenido del presupuesto.

 Desarrollar manuales e instructivos sobre el desarrollo del presupuesto.

 Elaborar informes mensuales, para las comparaciones entre lo real y lo que se ha

presupuestado.

 Analizar cuando se den las variaciones y realizar las justificaciones.

 Modificar las cifras del presupuesto cuando se requieran.

El manual del presupuesto

Consiste en presentar por escrito: los propósitos, las políticas, los procedimientos y el
funcionamiento presupuestal, también de designar el personal responsable de controlar las
operaciones y la información a obtener como resultado de su implementación y ejecución. Este
documento deberá contener:

 El periodo del período presupuestal.

 La organización responsable de la administración.

 Los procedimientos necesarios para formularlos.

 Un manual o instructivo de elaboración, control y supervisión y la forma en que se dará la

información a la alta dirección.
Este manual permite una elaboración en forma uniforme y se da a conocer al personal los objetivos
que se persiguen y los resultados que se desean obtener; se delimitan los responsables facilitando
las labores de control y de supervisión.

Presupuesto flexible

Todos los presupuestos deben revisarse y adaptarse de acuerdo a las fluctuaciones que se den en
el mercado, es necesario reconsiderar los planes iniciales de acuerdo con las variaciones que se
pudieran dar en los gastos e ingresos, esto se puede hacer por medio de fijar porcentajes sobre las
bases iniciales.

Los porcentajes juegan un papel importante ya que en algunas organizaciones se considera 100%
de eficiencia y se trabaja de acuerdo a mayor o menor capacidad en procesos productivos. Las
comparaciones se efectúan en base a cifras reales de variaciones de más o de menos, con la base
considerada al 100%, se toma en cuenta la división de gastos fijos y gastos variables aun cuando
la relación del costo con el volumen en muchos casos no tenga la misma proporción.

Los gastos fijos tal como se ha visto en capítulos anteriores se aplican independientemente de la
producción y los ingresos o ventas, mientras que los gastos variables aumentan o disminuyen
según sea el volumen de la producción y de las ventas.

Desarrollo de presupuesto

Para una mejor comprensión acerca del desarrollo de un presupuesto, se desarrollan a

continuación dos ejemplos, léalos y estúdielos detenidamente. Para tener acceso al primer ejemplo
haga clic AQUÍ. Después de leer el ejemplo, estudie detenidamente el desarrollo del mismo.

Desarrollo presupuesto de ingresos, se deben realizar los siguientes cálculos:

1. Por la alimentación de los niños y niñas en el comedor estudiantil se reciben Lps.

576,000.00 (Lps. 48,000.00x 12 meses).

2. Para cubrir el salario de la cocinera(o) se reciben Lps. 276,000.00 (Lps. 23,000.00 X 12

meses)

3. Para mantenimiento y mejoras se reciben Lps. 99,600.00 (Lps. 8,300.00X 12 meses)

4. Mantenimiento y limpieza, Lps. 69,600.00 (Lps.5,800.00 X 12 meses)

5. Para la compra de material didáctico; Lps. 69,600.00 (Lps.5,800.00 X 12 meses)

6. Para cubrir el pago de los servicios, Lps. 50,400.00 (Lps. 4,200.00 X 12 meses)

7. Los Ingresos recibidos por actividades que realiza el Patronato Lps. 96,000.00 (Lps.
8,000.00 X 12 meses)
 Concepto Monto
Ingresos recibidos del gobierno LPS. 1,141,200.00
Alimentación LPS. 576,000.00
Salario de la cocinera(o) LPS. 276,000.00
Mantenimiento de las instalaciones LPS. 99,600.00
Mantenimiento y limpieza LPS. 69,600.00
compra de material didáctico LPS. 69,600.00
Servicios públicos LPS. 50,400.00
Ingresos del patronato LPS. 96,000.00
Total ingresos LPS. 1,237,200.00

Desarrollo presupuesto de egresos:

1. Por la alimentación de los niños y niñas en el comedor estudiantil se gasta Lps. 576,000.00
(Lps. 48,000.00x 12 meses).

2. Para cubrir el salario de la cocinera(o) se gastan Lps. 276,000.00 (Lps. 23,000.00 X 12

meses)

3. Para mantenimiento y mejoras se gastan Lps. 99,600.00 (Lps. 8,300.00X 12 meses)

4. Mantenimiento y limpieza, Lps. 69,600.00 (Lps.5,800.00 X 12 meses)

5. Para la compra de material didáctico; Lps. 69,600.00 (Lps.5,800.00 X 12 meses)

6. Para cubrir el pago de los servicios, Lps. 50,400.00 (Lps. 4,200.00 X 12 meses)

Concepto Monto
Alimentación LPS. 576,000.00
Salario de la cocinera LPS. 276,000.00
Mantenimiento de las
instalaciones LPS. 99,600.00
Mantenimiento del lote de la
institución LPS. 69,600.00
compra de material didáctico LPS. 69,600.00
Servicios públicos LPS. 50,400.00
LPS.
Total Gastos 1,141,200.00

A continuación se proporciona el ejemplo número dos, para tener acceso al ejemplo y desarrollo
del mismo, haga clic AQUÍ. Asumiendo que los datos han sido dados por la institución lo que
procede es proyectar para los meses correspondientes.
En el cuadro uno, vemos tabulados los sueldos del personal docente y el personal administrativo,
se hace una proyección a 12 meses, tiempo en el cual se le paga a dichos docentes.

Ahora llegó el momento de interiorizar los conocimientos hasta aquí descritos, para ello le
invitamos a desarrollar las siguientes actividades de aprendizaje, ¡éxitos!

b.
enfoque organizado para elaborar un plan integral de ventas.

El plan integral de ventas

Un plan integral de ventas comprende:

a. El Plan estratégico

b. El Plan táctico de ventas

El plan integral de ventas debe incorporar metas, objetivos, estrategias y premisas, que conllevan a
decisiones de Planificación y control de entradas: Ventas y servicios.

Planificación y control de utilidades

Por otro lado, la planificación de utilidades debe hacerse respecto a unidades o trabajo de bienes y
servicios, precios, promoción y otros.

El plan integral de ventas tiene los siguientes objetivos:

 El pronóstico y el plan de ventas

En muchas ocasiones confundimos el pronóstico con la planificación de ventas, aunque tienen una
relación entre sí, sus propósitos son bien definidos.

Un pronóstico no es un plan, sino más bien es una apreciación cuantitativa de las condiciones
futuras en una actividad, por ejemplo, ingresos por servicios, se basa en uno o más supuestos
explícitos. El pronóstico debe indicar el supuesto en que se basa, se verá entonces como uno de
los insumos en el desarrollo de planes de ventas, los pronósticos pueden ser aceptados,
modificados o rechazados por parte de la administración dependiendo el caso; en un plan de
ventas se incorporan las decisiones por parte de la administración, mismas que se basan en
pronósticos, en algunos otros insumos y en juicios de la administración de conceptos relacionados
como volumen de las ventas, producción, precios y financiamiento. Un pronóstico podrá convertirse
en plan de ventas cuando la administración tome su propio juicio, las estrategias de planificación,
los recursos utilizados y el compromiso de la administración de realizar acciones para lograr las
metas de ventas.

Los elementos de experiencia y juicio de parte de la administración será lo que moldee el plan de
venta. Los pronósticos iniciales nos proporcionan información para desarrollar estrategias y
compromisos de los recursos disponibles por parte de la administración superior.

Los elementos de experiencia y juicio de parte de la administración será lo que moldee el plan de
venta. Los pronósticos iniciales nos proporcionan información para desarrollar estrategias y
compromisos de los recursos disponibles por parte de la administración superior.

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