THE MAPLE GAS CORPORATION

IAP00020- Sistema Administrativo – Fase I

Proyecto: Sistema Administrativo (Fase I)

Fecha: 10/09/2010
Tema: Guía de Ayuda Sistema Administrativo – Fase I (Solicitud de Viaje,
Solicitud de Adelanto, Reporte de Gastos)

Temas
1.- Información General.

La primera fase de Implementación del sistema administrativo consta de:

- Solicitud de Viaje, en caso que el personal requiera solicitar viaje por

negocios este puede incluir adelanto y movilidad en caso de requerirlo.
- Solicitud de Adelanto, en caso que el personal requiera un adelanto por
motivos de trabajo.
- Reporte de Gastos, una vez que el personal ha recibido un adelanto ó
realizado un gasto por motivos de trabajo, estos gastos deben ser rendidos
para devolver el excedente ó para que le devuelvan el monto gastado.

Para ingresar a la opción del sistema administrativo ingresar al siguiente link

http://limsrv23.maple.com.pe:8002/OA_HTML/AppsLocalLogin.jsp?langCode=US
Desde allí se debe ingresar usuario y password de acceso, como se muestra en la
figura adjunta.

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Una vez ingresado el usuario y password, el usuario responsable debe ingresar a la

responsabilidad (MGP) MAPLE GAS CORPORATION DEL PERU SRL-SA:
Administrador ,después del cual se mostrara el menú de opciones como se muestra
en la imagen adjunta.

2.- Registro de Solicitud de Viaje.

Para crear solicitud de viaje, el usuario responsable debe ingresar a la

responsabilidad (MGP) MAPLE GAS CORPORATION DEL PERU SRL-SA:
Administrador y seleccionar la opción del menú registro de solicitud de viaje, como
se muestra en la figura adjunta

Después de seleccionar la opción “Registro de Solicitud de Viaje” se mostrara datos

por defecto de acuerdo al usuario logueado, como se muestra en la figura adjunta.

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En el caso de requerir un adelanto ó movilidad dar check a la opción

Mientras no se seleccione el check completado , el ingreso de este

documento aun no está enviado a la jerarquía de aprobación.
Para revisar la distribución contable presionar el botón del mismo nombre tal como se
muestra en la figura

Después de presionar dicho botón se mostrara la imagen adjunta.

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3.- Lista de Solicitud de Viaje.

Para visualizar la lista de solicitud de viaje, el usuario responsable debe ingresar a la

responsabilidad (MGP) MAPLE GAS CORPORATION DEL PERU SRL-SA:
Administrador y seleccionar la opción del menú Lista de solicitud de viaje, como se
muestra en la figura adjunta

Después de seleccionar la opción “Lista de Solicitud de Viaje” se mostrara la lista de

solicitudes de viaje de la persona que se logueo, como se muestra en la figura
adjunta.

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Por defecto en la lista se muestran las solicitudes en estado “Registrado” se puede

seleccionar cualquier otros estado e incluso “Todos” para visualizar todos los
estados.

Adicionalmente se pueden visualizar los botones que se muestran en la figura adjunta

Permite ingresar una nueva solicitud de viaje de manera similar a lo

explicado en el punto 2 de este documento.

Permite modificar la solicitud de viaje seleccionada de la lista mostrada.

Permite anular la solicitud de viaje seleccionada, al presionar el botón se

visualizara el mensaje adjunto, al presionar “Si” se anulara la solicitud de viaje.

Permite visualizar la solicitud de viaje.

Permite visualizar de manera preliminar la solicitud de viaje.

Esta opción preliminar es mostrada como una página web la cual permite grabar en
un archivo y/o imprimir.

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El preliminar mostrado será similar a la imagen adjunta.

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4.- Registro de Solicitud de Adelanto.

Para crear solicitud de adelanto, el usuario responsable debe ingresar a la

responsabilidad (MGP) MAPLE GAS CORPORATION DEL PERU SRL-SA:
Administrador y seleccionar la opción del menú registro de solicitud de adelanto,
como se muestra en la figura adjunta

Después de seleccionar la opción “Registro de Solicitud de Adelanto” se mostrara

datos por defecto de acuerdo al usuario logueado, como se muestra en la figura
adjunta.

Mientras no se seleccione el check completado , el ingreso de este

documento aun no está enviado a la jerarquía de aprobación.

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Para revisar la jerarquía de aprobación a la que será enviado presionar el botón

“Detalle” como se muestra en la figura adjunta. En caso que ya no se requiera
visualizar dichos datos presionar nuevamente el botón “Detalle”

Para revisar la distribución contable presionar el botón del mismo nombre tal como se
muestra en la figura

Después de presionar dicho botón se mostrara la imagen adjunta.

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5.- Lista de Solicitud de Adelanto.

Para visualizar la lista de solicitud de adelanto, el usuario responsable debe ingresar a

la responsabilidad (MGP) MAPLE GAS CORPORATION DEL PERU SRL-SA:
Administrador y seleccionar la opción del menú Lista de solicitud de adelanto,
como se muestra en la figura adjunta

Después de seleccionar la opción “Lista de Solicitud de Adelanto” se mostrara la lista

de solicitudes de adelanto de la persona que se logueo, como se muestra en la figura
adjunta.

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Por defecto en la lista se muestran las solicitudes en estado “Registrado” se puede

seleccionar cualquier otros estado e incluso “Todos” para visualizar todos los
estados.

Adicionalmente se pueden visualizar los botones que se muestran en la figura adjunta

Permite ingresar una nueva solicitud de adelanto de manera similar a lo

explicado en el punto 4 de este documento.

Permite modificar la solicitud de adelanto seleccionada de la lista

mostrada.

Permite anular la solicitud de viaje seleccionada, al presionar el botón se

visualizara el mensaje adjunto, al presionar “Si” se anulara la solicitud de viaje.

Permite visualizar la solicitud de adelanto.

Permite visualizar de manera preliminar la solicitud de adelanto.

Esta opción preliminar es mostrada como una página web la cual permite grabar en
un archivo y/o imprimir.

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El preliminar mostrado será similar a la imagen adjunta.

6.- Registro de Reporte de Gastos.

Para crear un reporte de gastos, el usuario responsable debe ingresar a la

responsabilidad (MGP) MAPLE GAS CORPORATION DEL PERU SRL-SA:
Administrador y seleccionar la opción del menú registro de reporte de Gastos,
como se muestra en la figura adjunta

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Después de seleccionar la opción “Registro de reporte de gastos” se mostrara datos

por defecto de acuerdo al usuario logueado, como se muestra en la figura adjunta.

En caso el AFE/Proyecto asociado es diferente seleccionar un valor de la lista de

igual manera en el caso de intercompañía ó moneda, adicionalmente es necesario
colocar un comentario respecto al reporte de gastos. Como se muestra en la figura
adjunta.

El área que se muestra en la figura adjunta, solo es para que se visualice a modo de
consulta los montos por rubro del reporte de gastos que se está ingresando.

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Para ingresar los datos del detalle del reporte de gastos, se debe ingresar al area de
la pantalla mostrado en la imagen adjunta. Se debe ingresar datos generales de los
documentos sustenta torios del adelanto recibido o del gasto realizado.

En el caso de tener un adelanto a asociar, se debe seleccionar el tab

“Adelanto/Liquidación Final” y dar un check en el adelanto recibido. Como se muestra
en la figura adjunta.

Mientras no se seleccione el check completado que se encuentra en el

tab “Adelanto/Liquidación Final”, el ingreso de este documento aun no está enviado a
la jerarquía de aprobación.

Para revisar la distribución contable se debe seleccionar el tab “Cuentas” como se

muestra en la figura adjunta

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7.- Lista de Solicitud de Reporte de Gastos.

Para visualizar la lista de reporte de gastos, el usuario responsable debe ingresar a la

responsabilidad (MGP) MAPLE GAS CORPORATION DEL PERU SRL-SA:
Administrador y seleccionar la opción del menú Lista de reporte de gastos, como se
muestra en la figura adjunta

Después de seleccionar la opción “Lista de Reporte de Gastos” se mostrara la lista

de solicitudes de adelanto de la persona que se logueo, como se muestra en la figura
adjunta.

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Por defecto en la lista se muestran las solicitudes en estado “Registrado” se puede

seleccionar cualquier otros estado e incluso “Todos” para visualizar todos los
estados.

Adicionalmente se pueden visualizar los botones que se muestran en la figura adjunta

Permite ingresar un nuevo reporte de gastos de manera similar a lo

explicado en el punto 6 de este documento.

Permite modificar la solicitud de adelanto seleccionada de la lista

mostrada.

Permite anular un reporte de gastos seleccionada, al presionar el botón

“Anular” se visualizara el mensaje adjunto, al presionar “Si” se anulara el reporte de
gastos.

Permite visualizar el reporte de Gastos.

Permite visualizar de manera preliminar el reporte de gastos.

Esta opción preliminar es mostrada como una página web la cual permite grabar en
un archivo y/o imprimir.

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El preliminar mostrado será similar a la imagen adjunta.

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