Gestión de recursos, riesgos, adquisiciones, comunicaciones y stakeholders 2024-1-G1

ACTIVIDAD FORMATIVA

¿Qué tipo de estructuras jerárquicas se abordan en la gestión de recursos del proyecto?

Explicar a detalle.

Existen diversos formatos para documentar y comunicar los roles y las responsabilidades de los
miembros del equipo. La mayoría se encuadra en los formatos jerárquico, matricial o tipo texto.

Se puede utilizar un formato jerárquico para representar los roles a alto nivel, mientras que un
formato tipo texto puede ser más adecuado para documentar las responsabilidades detalladas.

Diagramas Jerárquicos

• Estructuras de desglose del trabajo (EDT/WBS) Las EDT (WBS) están diseñadas para
mostrar cómo se descomponen los entregables del proyecto en paquetes de trabajo, y
proporcionan una manera de mostrar áreas de responsabilidad de alto nivel.

• Estructura de desglose de la organización (OBS). Una OBS está ordenada según los
departamentos, unidades o equipos existentes en una organización, con la enumeración
de las actividades del proyecto o los paquetes de trabajo debajo de cada departamento.
Un departamento operativo, como el de tecnología de la información o el de compras,
puede ver todas sus responsabilidades dentro del proyecto consultando la parte que le
corresponde en la OBS.

• Estructura de desglose de recursos. La estructura de desglose de recursos es una lista

jerárquica de los recursos físicos, relacionados por categoría y tipo de recurso, que se
utiliza para la planificación, gestión y control del trabajo del proyecto. Cada uno de los
niveles anidados (inferiores) representa una descripción más detallada del recurso, hasta
llegar a una información con el suficiente nivel de detalle para que se pueda utilizar en
conjunto con la estructura de desglose del trabajo (EDT/WBS) de modo que permita
planificar, monitorear y controlar el trabajo.

• Matriz de Asignación de Responsabilidades. La RAM muestra los recursos del proyecto

asignados a cada paquete de trabajo. Se utiliza para ilustrar las relaciones entre los
paquetes de trabajo o las actividades y los miembros del equipo del proyecto. Un ejemplo
de RAM es un diagrama RACI, que en inglés significa “Responsible (R), Accountable (A),
Consulted (C), Informed (I)” (persona responsable de ejecutar la tarea, persona con
responsabilidad última sobre la tarea, persona a la que se consulta sobre la tarea, persona
a la que se debe informar sobre la tarea. Un diagrama RACI es una herramienta útil para
usar para garantizar una asignación clara de funciones y responsabilidades cuando el
equipo está compuesto de recursos internos y externos.
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¿Cuál crees que es la importancia de las adquisiciones del proyecto? ¿Qué tipos de contrato
existen y cuál consideras que es el que traslada más riesgo al cliente?

Adquirir Recursos es el proceso de obtener miembros del equipo, instalaciones, equipamiento,

materiales, suministros y otros recursos necesarios para completar el trabajo del proyecto.

Tipos de contratos:

1. Series de Precios unitarios

Se establece que el pago por el trabajo es el monto que resulta al sumar las cantidades de trabajo
efectivamente realizadas multiplicadas por sus precios unitarios (cotizado por el contratista y
aprobado por el mandante). En este tipo de contratos el riesgo es compartido entre el mandante y
el contratista.

2. Suma alzada

Contrato en que se acuerda que el contratista hará la totalidad de un proyecto por una suma de
dinero. Por tanto, el máximo riesgo recae sobre el contratista. Su ventaja es que el mandante
conoce desde el inicio el costo total de la obra.

3. Administración delegada

El mandante delega la administración de la obra al contratista, pagándole la totalidad de los gastos

de construcción de la obra. Por sus servicios el contratista recibe un honorario fijo o variable. El
riesgo tomado por el contratista es mínimo.

Estos tres tipos de contrato presentan diferentes ventajas y riesgos de acuerdo con qué tan
definido están los proyectos. Para los contratos de suma alzada es necesario que el proyecto esté
totalmente definido mientras que para los contratos de serie de precios unitarios no es necesario.
En cuanto a los riesgos un contrato mediante suma alzada el riesgo lo asume el contratista.

¿Cuál crees que es la importancia de la gestión de riesgos de proyecto?

Permite a los equipos identificar, analizar y responder proactivamente a los posibles riesgos que
puedan surgir durante el ciclo de vida del proyecto. Dentro del plan de gestión de riesgos se indica
la estrategia, metodología, roles, financiamiento, calendarización y la categorización de los riesgos
a través de una estructura de desglose de los riesgos (RBS).

¿Qué relación existe entre la gestión de riesgos y la reserva de contingencias?

La gestión de riesgos ayuda a identificar los posibles problemas que podrían surgir en un proyecto,
mientras que la reserva de contingencias proporciona los recursos financieros para hacer frente a
estos problemas si se presentan, por lo tanto, están estrechamente relacionados.
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¿Qué es la matriz RACI y por qué es importante?

la matriz RACI es una herramienta esencial para la gestión eficaz de proyectos, ya que permite
definir roles, responsabilidades y flujos de comunicación de manera clara y concisa, lo que se
traduce en una mejor colaboración del equipo del proyecto.

¿Para qué sirve una matriz de comunicaciones?

Una matriz de comunicaciones es una herramienta de gestión de proyectos que se utiliza para
planificar y organizar la comunicación efectiva entre los interesados en un proyecto.

Su importancia radica en que asegura que toda la información sobre el proyecto cumpla con la
calidad, amplitud y oportunidad, manteniendo a todos los involucrados en la misma línea,
evitando desviaciones y rupturas durante la ejecución del proyecto.

¿Cuál es la importancia de la matriz de poder-interés?

También conocida como matriz de stakeholders o matriz de influencia-interés, es una herramienta

fundamental para el análisis y la gestión de stakeholders en proyectos.

Su uso permite comprender mejor las dinámicas de poder e interés, priorizar a los stakeholders
clave, desarrollar estrategias de comunicación y gestión efectivas, minimizar conflictos y
maximizar la colaboración, y finalmente, facilitar la toma de decisiones estratégicas informadas.