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3.

14 Cuestionario

1 ¿Para qué nos sirve el elaborar el Plan del Proyecto?


R=/ Nos sirve para:
 Guía la ejecución y el control del proyecto.
 Establece el estándar o punto de referencia contra el cual evaluar el apego al
cumplimiento; en otras palabras, el éxito del proyecto.
 Facilita la comunicación entre los involucrados.
 Documenta los criterios de las nueve áreas y su aprobación.

2 ¿Qué documentos incluye el Plan del Proyecto?


R=/ Documentos y herramientas utilizadas en la planeación:
 Alcance: Chárter, Declaración del Alcance, WBS (Work Breakdown Structure).
 Recursos Humanos: Diagrama Organizacional del Proyecto, Matriz de Roles y
Funciones.
 Comunicación: Matriz de Comunicación, Calendario de Eventos, Estatus Semanal,
Reporte Mensual.
 Tiempo: Programa del Proyecto-Ruta Crítica.
 Costo: Estimados de Costos, Presupuesto Base - (Baseline), Programa de Erogaciones -
Flujo de Efectivo.
 Calidad: Listas de Verificación – Diagrama Causa/Efecto, Análisis de Precedentes -
(Benchmarking).
 Riesgo: Mapa de Riesgos, Matriz de Administración de Riesgos.
 Abastecimientos: Matriz de Abastecimientos.
 Integración: Control de Cambios, Lecciones Aprendidas.

3 ¿Cuál es el objetivo de la Administración del Alcance?


R=/ Asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y sólo el trabajo requerido para
terminar el proyecto exitosa mente.

4 ¿Qué beneficios tiene el desarrollar la Declaración del Alcance?


R=/ Declaración del Alcance del proyecto para asegurar que el Cliente, el Patrocinador y el
equipo confirmen cómo serán los entregables del proyecto. Partimos de entregables finales y
expectativas, donde descompondremos dichos entregables en sub-entregables o entregables
parciales con sus descripciones y criterios de aceptación.
La Declaración del Alcance es como realizar pequeños Chárter de cada entregable final,
desglosándolos, describiéndolos, especificando cómo deben quedar para ser aceptados por el
Cliente. De esta forma establecemos los criterios de aceptación.

5 ¿Qué significa SMART y para qué lo usamos?


R=/ El buscar aplicar el criterio SMART a los entregables y sub-entregables nos orienta para
clarificar las expectativas por cumplir.
Es importante que los entregables que elaboremos cumplan con el criterio SMART, acrónimo
que explicamos a continuación: Específico, Medible, Acordado, Realista y en el Tiempo
establecido.
Durante el desarrollo de la Declaración del Alcance, hay entregables que requieren de mayor
análisis para definirlos con el criterio SMART, dado que cada proyecto es único y sus
características las definiremos gradualmente. Dichos entregables quedarán determinados en
las etapas tempranas, a medida que avanza el proyecto.
6 ¿Qué incluye la Declaración del Alcance?
R=/
 Descripción de los entregables finales y sub-entregables con el criterio SMART
 Criterios de aceptación para entregables finales y sub-entregables.
 Fases del proyecto

7 ¿Cuándo es mayor la capacidad de recortar el tiempo para ahorrar dinero en nuestros


proyectos?
R=/ Con base en este análisis podemos concluir que el desaprovechar las etapas tempranas del
proyecto para optimizar costos, sería como renunciar a nuestra oportunidad de ahorrar y
obtener mejores resultados. El proceso de planeación expuesto considera generar ahorro a
través de un esquema ordenado, ágil y práctico

8 ¿Qué es la Ingeniería de Valor y cuándo la desarrollamos?


R=/ Es una técnica para lograr identificar, organizada y creativamente, costos innecesarios en
el producto o servicio, tomando en cuenta el ciclo de vida del proyecto.
Y la desarrollamos en las siguientes alternativas:
 Alternativas de estrategias de contratación.
 Alternativas de materiales.
 Alternativas de métodos.
 Alternativas de diseño.
 Alternativas de Alcance.
 Descuentos en materiales.
 Otros.

9 ¿Para qué nos sirve el WBS?


R=/ Organiza y define el alcance total del proyecto mediante una estructura orientada a
entregables, que incluye a todos los elementos del proyecto. El trabajo ajeno al WBS está fuera
del alcance del proyecto, y por lo tanto no será realizado.

10 ¿Cuál es la relación entre el Chárter, Declaración del Alcance y WBS?


R=/ Chárter: Describe los entregables finales y expectativas, define la misión por cumplir. A
ésta le llamamos visualización.
Declaración del Alcance: Declara o comparte dichos entregables y expectativas desglosándolos
en sub-entregables, descripciones y criterios de aceptación, con el objetivo de confirmar los
entregables por lograr.
WBS: Define el alcance total del proyecto mediante una estructura de entregables a nivel de
control, para planear, ejecutar y controlar el proyecto.

11 ¿Mencione tres responsabilidades clave del Patrocinador?


R=/
 Facilitar la toma de decisiones a tiempo.
 Apoyar en la asignación de recursos.
 Aprobar los cambios al proyecto.

12 ¿Enumere tres responsabilidades clave del Gerente del Proyecto?


R=/
 Liderar al equipo para alcanzar los objetivos.
 Asegurar la comunicación efectiva entre la administración y otras organizaciones
externas.
 Asegurar que los problemas del proyecto sean identificados y resueltos a tiempo.

13 ¿Cuáles son las dos herramientas incluidas en la planeación de Recursos Humanos?


R=/
 Diagrama Organizacional del Proyecto.
 Matriz de Roles y Funciones.

14 ¿Cuál es el objetivo de la Administración de la Comunicación?


R=/ Lograr una comunicación efectiva entre los involucrados y asegurar la oportuna y
apropiada generación, recolección, distribución, archivo y disposición final de la información
del proyecto.

15 ¿Mencione las cuatro herramientas para planear la Comunicación?


R=/
 Matriz de Comunicación.
 Calendario de Eventos.
 Estatus Semanal.
 Reporte Mensual

16 ¿Para qué nos sirve el Programa del Proyecto?


R=/
 Permite establecer las fechas de inicio y terminación del proyecto, de cada fase, de
cada entregable y de cada actividad.
 Permite identificar las actividades críticas, es decir, actividades que afectan
directamente la fecha de terminación del proyecto.

17 ¿Describa la nivelación de recursos?


R=/ Al revisar cuántos recursos tenemos asignados a cada una de las actividades de la Ruta
Crítica podemos identificar asignaciones extraordinarias de recursos, lo que significa una de
las siguientes dos situaciones: (1) que el mismo recurso lo requerimos en diferentes lugares al
mismo tiempo, o (2) que requerimos una asignación irregular de recursos en diferentes
períodos (10 personas el día 1, 20 el día 2, 10 el día 3, etc.). Generalmente requerimos ajustar
las duraciones de actividades para lograr un programa factible y así nivelar dichos recursos
buscando la optimización de los mismos y de la duración de las actividades.

18 ¿Cuál es la relación entre el WBS, CBS y SBS?


R=/ WBS: (Desglose estructurado del trabajo) Estructura de entregables de lo general a lo
particular para definir el alcance total del proyecto. Sirve como columna vertebral para
establecer a nivel general las estructuras del programa y el costo.
CBS: (Desglose estructurado de costos) Estructura de entregables, cuentas y sub-cuentas para
establecer y controlar los costos del proyecto.
SBS: (Desglose estructurado del programa) Estructura de entregables, actividades y tareas para
establecer y controlar el Programa del Proyecto.

19 ¿Describa el "Fast Track"?


R=/ En muchos proyectos requerimos lograr fechas de terminación anticipadas por lo que
recurrimos al esquema Fast Track, que considera iniciar la siguiente fase sin haber terminado
la predecesora, como mostramos en la figura siguiente:

20 ¿Cuál es la diferencia entre Estimado de Costos y Presupuesto Base?


R=/ Estimado de Costos (cost estimates): Lo utilizamos para calcular el costo del proyecto, que
servirá como soporte para desarrollar el Presupuesto Base. Una vez que el Estimado de Costos
sea autorizado, integramos el Presupuesto Base y no lo alteramos, a menos que existan
órdenes de cambio autorizadas.
 Es el monto que estimo cuesta el proyecto.
Presupuesto (budget): Monto máximo autorizado para el proyecto, contra el cual mediremos
el desempeño de los costos incurridos en la realización del proyecto.
 Es lo que tengo disponible para gastar o invertir

21 ¿En qué difieren los Imprevistos de las Contingencias?


R=/ Imprevistos: Porcentaje del importe total del presupuesto que nos servirá para considerar
errores, omisiones, condiciones inesperadas y todo tipo de situaciones fortuitas e inherentes a
la naturaleza del proyecto.
Contingencia: Porcentaje del importe total del presupuesto que nos servirá para considerar
cambios de Alcance tardíos, condiciones de mercado, cambios en el entorno, etc.

22 ¿Cuál es la diferencia entre el Presupuesto Base y el Programa de Erogaciones?


R=/ Presupuesto Base (Baseline Budget): Caso esta herramienta nos sirve como base para
aplicar la técnica del Valor Ganado (Earned Value), que mide el desempeño del proyecto tanto
en tiempo como en costo.
Programa de Erogaciones: Esta herramienta nos sirve como base para programar la
disposición de los recursos financieros. Obtenemos los montos mensuales al proyectar la
forma de pago más probable en algunos casos será iguala mensual, en otros, el 30% de
anticipo y el resto sobre avance, etc. Es importante añadir el pago de IVA, pues aquí lo
primordial es el monto real de los pagos, o sea, el flujo de efectivo.
23 ¿Describa el objetivo de la Administración de la Calidad?
R=/ Los objetivos de la Administración de la Calidad son: Asegurar que el proyecto satisfaga
las necesidades para las cuales inició, identificar los estándares de calidad relevantes al
proyecto y determinar cómo satisfacer dichos estándares.

24 ¿Qué significa "Grado de Calidad"?


R=/ Es una categoría o rango otorgado a entidades que poseen el mismo uso funcional pero
diferentes requerimientos de calidad.

25 ¿Quién o quiénes son responsables de la Calidad?


R=/ El Cliente y el Patrocinador coordinados por el Gerente del Proyecto determinan los
Grados de Calidad, mientras que la entrega es responsabilidad del Gerente y su equipo.
Entregar calidad es una de las responsabilidades más importantes del Gerente del Proyecto

26 ¿Cuál es la diferencia entre el Alcance del producto y el Alcance del proyecto?


R=/ Alcance del Producto: (Cumplimiento lo medimos en función a los requerimientos) Son las
características y funciones que deberán incluirse en un producto o servicio.
Alcance del Proyecto: (Cumplimiento lo medimos en función del apego al Plan del Proyecto) Es
el trabajo por realizar para entregar un producto con las características Y funciones
especificadas.

27 ¿Describa Precedentes (Benchmarking) en el contexto del Método Escala?


R=/ Precedentes:
 En el caso de los hoteles podemos desarrollar un cuarto muestra después de haber
evaluado varios cuartos de hotel similares, para establecer el estándar requerido y
definir el criterio mínimo de aceptación. Todo lo que sea igualo mejor es aceptable
 Para el diseño de una página Web, revisamos alternativas de páginas existentes para
identificar cuáles son ejemplo de lo que deseamos y cuáles son ejemplo de lo que
estamos tratando de evitar.
 Si estamos diseñando una guía del usuario, resulta muy conveniente evaluar las
alternativas disponibles para establecer la visión de cómo debe resultar el producto
final para ser aceptable, cuáles son los estándares relevantes, para así integrar el cómo
satisfacerlos en el Plan del Proyecto.

28 ¿Pare qué sirve la herramienta Diagrama Causa-Efecto con lista de Verificación?


R=/
 Identifica todas las actividades necesarias para lograr satisfacer los requerimientos de
calidad establecidos tanto en el Chárter y la Declaración del Alcance, así como durante
el desarrollo del diseño.
 También la usamos para identificar las causas raíz de problemas de calidad y así tomar
la acción correctiva necesaria para la mejora continua. Enfoque más hacia las causas
que hacia los síntomas.
 La Lista de Verificación confirma efectivamente el desempeño de los factores incluidos
en el Diagrama Causa-Efecto con fines preventivos.
29 ¿Cuál es el objetivo de la Administración del Riesgo?
R=/ Reducir la repercusión negativa de los riesgos en nuestro proyecto. Identificar las áreas de
oportunidad por lograr y las amenazas por controlar. Establecer un Plan de Manejo de Riesgos
con sus respectivos responsables.
La esencia de la Administración de Riesgos está en prever continuamente posibles problemas
para llevar a cabo acciones a tiempo en vez de improvisar y buscar soluciones tardías.

30 ¿Con qué herramientas contamos para planear el Riesgo?


R=/
 Mapa de Riesgos.
 Matriz de Administración de Riesgos.

31 ¿Cuáles son las cinco posibles respuestas a los Riesgos?


R=/- Evitarlo - Transferirlo
-Reducirlo - Obtener mayor información
-Asumirlo

32 ¿Cuál es el objetivo de la Administración de los Abastecimientos?


R=/ Optimizar la adquisición de bienes y servicios externos a la organización a cargo del
proyecto.

33 ¿Qué factores debemos considerar al planear los Abastecimientos?


R=/ 12

34 ¿Qué esquema de contratación permite el mayor control y requiere una mayor


administración por parte del Cliente?
R=/ Administración Directa de Varios Proveedores

35 ¿Qué esquema de contratación transfiere la mayor parte del Riesgo al proveedor general?
R=/ Diseño - Implementación ´´Llave en mano´´ - Precio Alzado

36 ¿Con qué herramienta contamos para planear los Abastecimientos y qué incluye?
R=/ Las herramientas son: Alcance, tiempo, calidad, recursos humanos, comunicación, riesgo,
abastecimiento, integración.
Incluye:
 WBS. -Forma de pago.
 Paquetes de contratación. -Tipo de proveedor
(interno/externo).
 Esquema de contratación. -Importe del contrato
 Tipo de contrato. -Anticipo aproximado.
 Relación contractual. -Fecha planeada de concurso.
 Criterio de selección. -Fecha planeada de contratación.

37 ¿Qué herramientas comprende la Administración de la Integración?


R=/
 Sistema de Control de Cambios.
 Lecciones Aprendidas.

38 ¿Cuáles son las posibles consecuencias del enfoque informal respecto a la Administración
de Cambios?
R=/
 Confusión (la comunicación verbal no asegura efectividad a través de los involucrados
y el equipo del proyecto).
 Conflictos (fallas en la comunicación, trabajos con información obsoleta, etc.)
 Proyecto fuera de presupuesto.
 Programas no cumplidos pues los compromisos de contrato ya no están vigentes.

39 ¿Describa el Sistema de Control de Cambios?


R=/
1. Generamos un cambio que afecta al proyecto [Solicitud del Cliente (SC), Errores u
Omisiones (E/O), Condiciones Inesperadas (Cl), Oportunidades de Ahorro (OA)].
2. Llenamos y presentamos al Gerente del Proyecto el documento de solicitud de cambio
que incluye: 1) a qué partida del WBS afecta, 2) la razón del cambio clasificada en:
Solicitud del Cliente, Errores u Omisiones, Condiciones Inesperadas u Oportunidades
de Ahorro, 3) efecto preliminar en el programa, 4) posible nueva fecha de terminación,
y 5) efecto en el presupuesto y efecto en Alcance.
3. El Gerente y su equipo revisan la justificación y en caso de aprobarse, evalúan el
impacto en Alcance, Tiempo, Costo, Calidad y Riesgo, así como el beneficio.
4. Presentamos la solicitud de cambio potencial al Patrocinador para su autorización, si
se autoriza, debemos actualizar el Plan del Proyecto y documentar el cambio y sus
efectos en las áreas afectadas.
5. Los cambios provenientes tanto por Condiciones Inesperadas (Cl), como por Errores u
Omisiones (E/O), deben cargarse a la partida de imprevistos, tanto en el Programa
como en el Presupuesto.

40 ¿Explique la herramienta Lecciones Aprendidas?


R=/ Las Lecciones Aprendidas comúnmente se refieren a problemas; sin embargo, también
existen lecciones al documentar aciertos. Por ejemplo, establecimos un premio en efectivo al
equipo de albañilería por el que prometimos pagarles directamente a los obreros si lograban
entregar a tiempo y de acuerdo con los criterios de aceptación establecidos. ¡Los resultados
superaron las expectativas, ise terminó una semana antes de lo pactado! Esta estrategia, al
estar documentada, puede servir para fases posteriores o proyectos futuros.