Procedimiento

CONSTRUCCION Y MANTENIMIENTO
PO.02
DE OBRAS CIVILES
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ÍNDICE

1. OBJETO......................................................................................................................................................... 3
2. ALCANCE...................................................................................................................................................... 3
3. DEFINICIONES.............................................................................................................................................. 3
4. REFERENCIAS............................................................................................................................................. 3
5. RESPONSABILIDADES............................................................................................................................... 3
6. DESARROLLO.............................................................................................................................................. 4
6.1. LICITACIONES......................................................................................................................................... 4
6.1.1. RECEPCIÓN DEL PLIEGO.................................................................................................................. 4
6.1.2. CONSULTAS AL CLIENTE................................................................................................................. 5
6.1.3. ELABORACIÓN DE LA OFERTA....................................................................................................... 5
6.1.4. COMPAGINACIÓN............................................................................................................................... 5
6.1.5. PRESENTACIÓN DE LA OFERTA..................................................................................................... 6
6.1.6. ADJUDICACIÓN DE LA OFERTA...................................................................................................... 6
6.1.7. REVISIÓN DEL CONTRATO............................................................................................................... 6
6.2. COTIZACIONES........................................................................................................................................ 6
6.2.1. RECEPCIÓN DE COTIZACIONES...................................................................................................... 6
6.2.2. CONSULTAS AL CLIENTE................................................................................................................. 7
6.2.3. ELABORACIÓN DE OFERTA............................................................................................................. 7
6.2.4. PRESENTACIÓN DE LA OFERTA..................................................................................................... 7
6.2.5. ADJUDICACIÓN DE LA OFERTA...................................................................................................... 7
6.3. CONTROL DE LICITACIONES Y OFERTAS.......................................................................................... 7
7. REGISTROS.................................................................................................................................................. 7
8. ANEXO........................................................................................................................................................... 7

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1. OBJETO

y
Definir la metodología y los pasos a seguir para realizar la “Construcción, mantenimiento
reparación de obras civiles – Refacción y Acondicionamiento de edificaciones,
pavimentos, alcantarillados”, conforme a las especificaciones técnicas, planos
técnicos, normas nacionales e internacionales.

2. ALCANCE

Se aplica a todas las obras civiles en las que se adjudica DRJ. Construcciones.

3. DEFINICIONES

 SGC: Sistema de Gestión de Calidad.

 Cliente: Ente privado/estatal interesado en recibir la prestación de un servicio.
 Licitación: Conjunto de condiciones y requisitos técnicos económicos, financieros y legales
requeridos por el cliente para la prestación de un servicio determinado.
 Mantenimiento:Conservación de una cosa en buen estado o en una situación
determinada para evitar su degradación
 Construcción: Es el arte o técnica de fabricar edificios e infraestructuras.

4. REFERENCIAS

 Norma boliviana NB-ISO 9001:2015.

5. RESPONSABILIDADES

 Gerente General
 Aprobar el presente procedimiento verificando que sea adecuado para la empresa.
 Suministrar los recursos necesarios para asegurar el cumplimiento de lo establecido en este
procedimiento.

 Gerente Administrativo
 Recopilación de la información necesaria para la elaboración de la propuesta.
 Recopilación de los diferentes medios de comunicación para obtener licitaciones de clientes
potenciales.
 Compaginar los documentos generados en la elaboración de la propuesta y del archivo de una copia
de la propuesta presentada; luego revisa la propuesta final del pliego.

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 Revisar la licitación, verificando si la empresa brinda el tipo de servicio solicitado por el Cliente, si
existe disponibilidad de recursos (personal, equipos, etc.) para ejecutar el servicio en caso de
adjudicación.
 Realizar la revisión detallada de los requisitos técnicos y económicos de la licitación antes de
proseguir con la elaboración de la licitación.
 Revisar los requisitos legales exigidos en el pliego, en caso necesario, solicitar asesoría legal.
 Revisar los requisitos técnicos, económicos y la disponibilidad de los recursos necesarios para
ejecutar el servicio; para posteriormente solicitar al personal involucrado la documentación que se
necesita presentar.
 Atender los pedidos de cotización de los clientes, y revisar los requisitos relacionados con el servicio
antes de la elaboración de las licitaciones/cotizaciones por Gerencia General.

 Gerente de Operaciones
 Verifica la actualización de la información contenida en la licitación.
 Revisar todos los documentos antes del envío de la propuesta al cliente.
 Revisar los requisitos legales del modelo del contrato del pliego y en caso necesario recurrir a un
asesor legal externo.
 Entregar todos los documentos relacionados y solicitados en el pliego para el cumplimiento de las
especificaciones técnicas.

 Director y/o Residente de Obra

 Será encargado de dirigir por parte del Contratista, la ejecución, conforme a los
planos y especificaciones técnicas establecidas en el proyecto.

 Velar por el mejor aprovechamiento de los equipos, herramientas, recursos

humanos adecuados y necesarios dentro de la obra.

 Cumplir con las Normas de Seguridad e Higiene Industrial y de acuerdo a las

condiciones establecidas en el contrato suscrito por el Contratista.

 Coordina al personal directo de la obra y en su caso a los diferentes contratistas

que intervienen en la obra, como pueden ser: contratistas Eléctricos, de
Acabados, etc.

 Hacer los requerimientos de material oportunos y elabora reportes de avances

de obra, ejecución de la obra y de las actividades de control, tales como calidad,
organización del personal, actas, mediciones, valuaciones y demás actos
administrativos similares.

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 Es el responsable de llevar el libro de obra conjuntamente con el Ingeniero

Supervisor.

 Realizar cualquier otra función, en el ámbito de su competencia, que le sea

asignada por el Residente de Obra.

 Dirigir la realización de la obra.

 Representar al Contratista en la ejecución del servicio durante toda su vigencia.

 Mantener permanentemente informado al Supervisor y/o Fiscal de Obra de todos

lo relacionado con los trabajos.

 Mantener coordinación permanente y efectiva con la Oficina Central.

 Presentar el Organigrama completo del personal, asignado al servicio.

 Presentar el Equipo mínimo requerido para la ejecución del servicio.

 Es el responsable del control de asistencia, así como la conducta y ética
profesional de todo el personal bajo su dependencia, con autoridad para asumir
medidas correctivas en caso necesario.

 Personal en General
 Prepara toda la información técnica correspondiente, tanto para el cliente como para el área
administrativa para la elaboración de los documentos respectivos.

6. DESARROLLO

6.1. Aprobación del Material a Utilizar

6.1.1. Recepción del Pliego

Se recepciona el pliego según el procedimiento de Comunicación, Participación y Consulta (PG.07) o las

estipuladas por el cliente.
El Gerente Administrativo verifica si la empresa brinda el tipo de servicio solicitado por el cliente y registra la
solicitud en el formulario Cotizaciones y Licitaciones (PO.01.R01) asignando el código correlativo de la
licitación.
Las licitaciones que son consideradas para análisis de presentación de propuesta se registran asignando un
código correlativo de acuerdo a lo siguiente:
L.XXX.AAAA
Donde:

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L : Licitación
XXX : Número Correlativo de Licitación que es analizada.
AAAA : Año en el cual se ingresó la licitación a DRJ Construcciones para análisis.

El Gerente Administrativo llena los datos del formulario Análisis de Pliego (PO.01.R02), El Gerente de
General y Gerente de Administrativo verifican si existe disponibilidad de recursos (personal, equipos, etc.)
para ejecutar el servicio en caso de adjudicación.

El Gerente Administrativo, conjuntamente con el personal que vea necesario, revisan los requisitos
relacionados con el servicio y se aseguran que estén claramente definidos, así como los requisitos no
establecidos pero necesarios. Verifican las especificaciones técnicas y las normas especificadas para dicho
producto. Verificando también los requisitos del pliego y temas legales relacionados con la prestación del
servicio. Esta revisión se registra en el formulario Análisis del Pliego (PO.01.R02) que se conserva en el
archivo oficial de la licitación.

En caso de que la licitación no sea aceptada se emite una carta de excusa especificando los motivos y se
archiva la licitación, siempre y cuando el cliente no indique otra metodología para dicho fin.

En caso de que la licitación sea aceptada, el Gerente General y Gerente Administrativo, cuando
corresponda, realizan la revisión detallada de los requisitos técnicos y económicos de la licitación antes de
proseguir con la elaboración de la propuesta.

6.1.2. Consultas al Cliente

Si se requiere realizar consultas al cliente se envía vía e-mail, o por el medio que el cliente lo especifique.

6.1.3. Elaboración de la Oferta

Para la elaboración de la propuesta, el Gerente Administrativo envía copia y/o correo de los requerimientos
del pliego a cada uno de los responsables de área para que procedan a preparar la información
correspondiente.

El Gerente General junto con el Gerente Administrativo, identifica los requerimientos establecidos en el
documento de licitación en cuanto se refiere a aspectos técnicos y prepara toda la información para dar
respuesta a dichos requerimientos.

El Gerente General y/o Gerente Administrativo, desarrolla los requerimientos del cliente establecidos en el
documento de licitación en cuanto se refiere a aspectos económicos.

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6.1.4. Compaginación

El Gerente Administrativo recibe toda la documentación solicitada de las personas involucradas y compagina
de acuerdo a los requerimientos del pliego de oferta, para lo cual prepara las respectivas Propuesta/Oferta
Técnica y Propuesta/Oferta Económica.

Este resultado se presenta al Gerente General para su revisión final y aprobación. Esta revisión se
documenta en el formulario Análisis de Pliego (PO.01.R02).

Una vez revisada la información por el Gerente General y verificada la actualización de la misma, el Gerente
Administrativo da por finalizada las carpetas de las propuestas realizando las copias especificadas en el
Pliego y realiza una copia adicional, en digital, para el archivo de la empresa.

6.1.5. Presentación de la Oferta

La Propuesta se envía a través del Gerente General de la empresa, de acuerdo a lo especificado en la

Solicitud de propuesta, en caso de que el cliente no cuente con formato para la propuesta económica, se
emite de acuerdo al formulario Propuesta Comercial (PO.01.R03).

Se elabora una carta de presentación de la propuesta y se registra la misma de acuerdo al Procedimiento

Comunicación (PG.07). Una vez presentada la propuesta de la licitación al cliente, el Gerente Administrativo
archiva la documentación recibida del cliente, los registros generados y otros documentos relevantes.

6.1.6. Adjudicación de la Oferta

La propuesta es adjudicada a través de la metodología descrita por el cliente, la misma se registra de

acuerdo al Procedimiento de Comunicación (PG.07).

6.1.7. Revisión del Contrato

Se aplica a los contratos, desde la fase posterior a su adjudicación de los servicios.

Una vez recepcionado el contrato se entrega al Gerente General, quien analiza las condiciones
contractuales frente a las presentadas en el Pliego y las Propuestas presentadas y si se encontrara alguna
desviación se comunica con el cliente.

6.2. COTIZACIONES

6.2.1. Recepción de Cotizaciones

El Gerente Administrativo o el Gerente General, recibe el pedido de cotización del cliente por correo,
teléfono, de manera personal.

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El Gerente Administrativo realiza una revisión detallada de los requisitos del servicio, lo especificado o no
por el cliente, verifica las especificaciones técnicas y los requisitos regulatorios y legales relacionados con el
servicio.

Las cotizaciones que son consideradas para análisis de presentación de propuesta se registran en el
formulario Licitaciones y Cotizaciones (PO.01.R01) asignando un código correlativo de acuerdo a lo
siguiente:
C.XXX.AAAA
Donde:
C : Cotización.
XXX : Número Correlativo de Licitación que es analizada.
AAAA : Año en el cual se ingresó la licitación a DRJ Construcciones para análisis.

6.2.2. Consultas al Cliente

Si se requiere realizar consultas al cliente se envía vía e-mail o mediante el medio establecido por el cliente.

6.2.3. Elaboración de Oferta

Para la elaboración de la cotización, el Gerente de Administrativo o a quien este designe, revisa

detalladamente los requerimientos técnicos de la solicitud y verifica las condiciones requeridas (distancias,
clase de carretera, consumo de combustible, disponibilidad, permisos, entre otros, tiempo, tipo de material)
para el servicio. Requisitos que son registrados en el Relevamiento de Información para Cotizaciones
Relevamiento de Información para Cotización de Obras Civiles Horizontales (PO.01.R04) o Relevamiento de
Información para Cotización de Obras Civiles Verticales (PO.01.R05).

6.2.4. Presentación de la Oferta

La cotización (R.PO.01.03) es presentada vía e-mail por el Responsable de Cotizaciones o el Gerente

General, previa confirmación de precio realizada por el Gerente General, el cual debe confirmar la recepción
de la misma vía teléfono. El Registro Propuesta comercial será correlativo de acuerdo al generado en el
registro de Cotizaciones y Licitaciones (R.PO.01.01).

En caso de que el cliente modifique los requisitos del servicio, confirmar en la misma oferta.

6.2.5. Adjudicación de la Oferta

La cotización es aprobada por el cliente: vía e-mail, aprobación en la misma cotización u Orden de Servicio
emitida.

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6.3. Control de Licitaciones y Ofertas

Todas las licitaciones a las que se presente DRJ CONSTRUCTORA, incluyendo las cotizaciones realizadas,
se deben incluir en el formulario Cotizaciones y Licitaciones (PO.01.R01).

7. REGISTROS

R.PO.01.01 Cotizaciones y Licitaciones.

R.PO.01.02 Análisis de Pliego.
R.PO.01.03 Propuesta Comercial.
R.PO.01.04 Relevamiento de Información para Cotización de Obras Civiles Horizontales.
R.PO.01.05 Relevamiento de Información para Cotización de Obras Civiles Verticales.

8. ANEXO

No Aplica

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