Acta Notarial de Legalización de firma y de Documentos:

A. Acta notarial de legalización de firma:

Por favor indicarles que estas actas notariales son las MAL LLAMADAS
auténtica de firma y auténtica de fotocopia, pero que en el curso de Derecho
Notarial, debemos acostumbrarnos a llamarles por su Nombre Técnico que
es Acta Notarial de Legalización de firma, Acta Notarial de Reconocimiento
de firma ante Notario y Acta Notarial de Legalización de Copia de
Documento.

Acta Notarial de legalización de firma, de conformidad con lo establecido en

el art. 54 del Código Notarial, el Notario podrá legalizar firmas cuando
hayan sido puestas en su presencia o reconocidas en su presencia.
Debemos tomar en cuenta estos dos supuesto que contiene el texto del artículo 54
ya citado relativo a que pueden ser puesta en presencia del Notario o llegar el
cliente y reconocer una firma que él puso con anterioridad en algún documento y
decir que el la reconoce como propia o como de él.
1. El acta de legalización de firmas:

Son útiles en diferentes circunstancias y en todo tipo de documentos. Se les

utiliza a efecto de dar validez y credibilidad legal al hecho de que una persona ha
signado un documento, o bien, que reconoce que lo ha firmado. En este sentido,
la firma así legalizada ante Notario, mediante el faccionamiento de acta, adquiere
connotación de verdad legal, gracias al ejercicio de la fe pública de que se
encuentra investido el Notario y a la facultad que les otorgada por la ley para estos
efectos. Un sencillo ejemplo acerca del uso de la legalización de firmas, la
encontramos en los títulos de propiedad de vehículos. Anteriormente, si quería
realizar la compraventa de un vehículo, con todas las formalidades de ley, debía
otorgarse una escritura de compraventa. Sin embargo, con la introducción de los
títulos de propiedad por parte de Superintendencia de Administración Tributaria, a
principios de esta década, se simplificó ostensiblemente el trámite.

¿Qué debemos entender por signar? El Diccionario de la Lengua Española, en su

segunda acepción establece que signar: “Dicho de una persona: (Es) Poner su
firma”. Por tanto, la firma signada, o puesta, ante el Notario puede ser legalizada
mediante acta. Asimismo, puede ocurrir que la firma ya haya sido puesta con
anterioridad a que se presentara el documento al Notario, por tanto la persona
reconoce como suya la misma. En este último caso, el Notario facciona el acta e
inmediatamente después la persona firma al pie de la misma, para que a
continuación firme el Notario.

Legalizaciones de firma se encuentra en el artículo 54 del Código de Notariado.

(Leerlo).
 Contenido y formalidades de la legalización de firmas:

El acta de Legalización contendrá: (Artículo 55).

a) Cuando sea de firmas: el lugar y la fecha; los nombres de los signatarios; su
identificación por medios establecidos en el inciso 4º. del Artículo 29 de esta ley, si
no fueren conocidos por el Notario; fe de que las firmas son autenticas, firmas de
los signatarios y las firmas de los testigos si los hubiere.

…Todas las hojas anteriores a la última deberán ir firmadas y selladas por el

Notario. El acta deberá llevar la firma y el sello de Notario precedidas de las
palabras “ante mi”.

Además, debe tomarse en consideración que como parte de las obligaciones que
devienen con el faccionamiento de un acta de legalización de firma, es necesario
satisfacer los impuestos legales a que se encuentra afecto el acto. Son dos
obligaciones una fiscal por valor de Q. 5.00 según el art. 5 numeral 7 de la Ley de
Timbres fiscales y papel sellado especial para protocolos; y la otra consiste en
adherir un timbre notarial de Q. 10.00, de conformidad con el art. 3 literal c) de la
Ley de Timbre Forense y Notarial; luego deben cancelarse los timbres,
perforándolos o sellándolos.

Fundamento lega: l

EJEMPLO DE AMBOS CASOS.

1. PUESTA EN PRESENCIA:
En la ciudad de Guatemala, el veinticuatro de febrero del año dos mil veinticuatro,
como Notario DOY FE: Que la firma que antecede es auténtica por haber sido
PUESTA en mi presencia el día de hoy por el señor Marco Antonio Linares López,
quien se identifica con el Documento Personal de Identificación –DPI-, Código
único de Identificación número un mil setecientos cincuenta y cuatro, espacio
ochenta y dos mil novecientos cincuenta y cuatro, espacio cero ciento uno,
extendido por el Registro Nacional de las personas de la República de Guatemala
y quien vuelve a firma conmigo la presente acta de legalización de firma.

f) Del Signante

ANTE MÍ
(Firma y sello del Notario)
 2. RECONOCIDA EN PRESENCIA DEL NOTARIO:
En la ciudad de Guatemala, el veinticuatro de febrero del año dos mil veinticuatro,
como Notario DOY FE: Que la firma que antecede es auténtica por haber sido
RECONOCIDA en mi presencia el día de hoy por el señor Marco Antonio Linares
López, quien se identifica con el Documento Personal de Identificación –DPI-,
Código único de Identificación número un mil setecientos cincuenta y cuatro,
espacio ochenta y dos mil novecientos cincuenta y cuatro, espacio cero ciento
uno, extendido por el Registro Nacional de las personas de la República de
Guatemala y quien vuelve a firma conmigo la presente acta de legalización de
firma.

f) Del Signante

ANTE MÍ
(Firma y sello del Notario)

B. Acta Notarial de Legalización de Copia de Documento

1. El acta de legalización de copias de documentos.

Dentro del conjunto de legalizaciones que puede realizar el Notario, también existe
la posibilidad de que se legalicen copias de los documentos originales que hayan
sido obtenidas a través de algún medio de reproducción. Resulta por demás
conveniente y útil para las personas, que en todo tipo de trámites legales y
administrativos, se puedan presentar copias que han sido debidamente
legalizadas a efecto de que sirvan de constancia y plena prueba según el caso,
evitándose así del inconveniente de tener que presentar en cada lugar un
documento original. Esta función de legalización de los documentos puede
cumplirla el Notario, precisamente a través de las correspondientes actas de
legalización de copias de documentos, haciendo uso y aplicación de la fe pública
que le reconoce el ordenamiento jurídico.

Las legalizaciones de documentos, tal y como se encuentran reguladas

actualmente en el Código de Notariado, son el resultado de una reforma específica
a este cuerpo legal, realizada en 1987.

Contenido y formalidades del acta de legalización de copias.

Artículo 54. Los notarios podrán legalizar firmas cuando sean puestas o
reconocidas en su presencia. Asimismo, podrán legalizar fotocopias, fotostáticas y
otras reproducciones elaboradas por procedimientos análogos, siempre que las
mismas sean procesadas, copiadas o reproducidas del original, según el caso, en
presencia del Notario autorizante.

Artículo 55. El acta de Legalización contendrá:

……. b) Cuando sea de fotocopias, fotostáticas u otras reproducciones elaboradas

procedimientos análogos: el lugar y la fecha; fe de que las reproducciones son
auténticas y una breve relación de los datos que consten en las hojas anteriores a
aquella en que se consigne el acta o de todo el documento legalizado, cuando
materialmente sea imposible levantarla sobre el propio documento, todas las hojas
anteriores a la última deberán ir firmadas y selladas por el Notario, precedidas, de
las palabras “por mí y ante mí”.

Son dos obligaciones en el pago de impuesto que tiene el Notario una fiscal por
valor de Q. 5.00 según el art. 5 numeral 7 de la Ley de Timbres fiscales y papel
sellado especial para protocolos; y la otra consiste en adherir un timbre notarial de
Q. 10.00, de conformidad con el art. 3 literal c) de la Ley de Timbre Forense y
Notarial; luego deben cancelarse los timbres, perforándolos o sellándolos.

MODELO DE ACTA DE LEGALIZACION DE DOCUMENTO

En la ciudad de Guatemala, el veinticuatro de febrero del año dos mil veinticuatro,
como Notario DOY FE: Que la fotocopia que antecede es auténtica por haber sido
REPRODUCIDA en mi presencia el día de hoy y concuerda fiel y exactamente con
el original al que reproduce y consiste en fotocopia el Documento Personal de
Identificación –DPI-, Código único de Identificación número un mil setecientos
cincuenta y cuatro, espacio ochenta y dos mil novecientos cincuenta y cuatro,
espacio cero ciento uno, extendido por el Registro Nacional de las personas de la
República de Guatemala y que identifica al señor Marco Antonio Linares López,
fotocopia que sello y firmo.

POR MÍ Y ANTE MÍ:

(Firma y sello del Notario)

Explícales como debe ser la tributación en este tipo de acta
 C. Formas de Reproducción de los Instrumentos Intraprotocolares o
Dentro del Protocolo.
Debemos de tener claro que los instrumentos dentro de protocolo no pueden ser
entregados a los clientes, porque constan en el protocolo y esta es una
herramienta que el estado pone a disposición del Notario para darle seguridad
jurídica a los instrumentos que en el constan; ya que el protocolo es propiedad del
Estado y el Notario solo es depositario del mismo.
En este orden de ideas debemos tener claro que la fuerza ejecutiva de los
instrumentos protocolares o Intraprotocolares recae sobre las copias que el
Notario expide y las que se llaman Testimonios, los que son de dos clases
1. Testimonio del Cliente o de parte interesada, mal llamado primer testimonio
debido a que no solo primeros testimonios se pueden extender. Sino
también pueden expedirse segundos testimonios y no podemos llamarle
primero si hemos extendido el segundo, por lo tanto el nombre técnico
Testimonio del Cliente o de parte interesada.
CONCEPTO DE TESTIMONIO DEL CLIENTE O DE PARTE
INTERESADA:
Es la copia fiel de la escritura matriz que el Notario expide de conformidad
con la Ley para el cliente.
Ejemplo del engrose o razón final del Testimonio del Cliente o de parte
interesada:
Es Primer Testimonio de la Escritura Pública número Diez (10), que en esta
ciudad autoricé el día veintidós de febrero del año dos mil veinticuatro y que
para entregar al señor Marco Antonio Linares López, extiendo, numero,
firmo y sello en dos hojas de las cuales la primera es en papel especial de
fotocopia útil en ambos lados, la que es auténtica por haber sido
reproducida el día de hoy en mi presencia y concuerda fiel y exactamente
con el original al que reproduce y la número dos la presente en papel
simple y en donde se asienta la presente razón y en donde se cubre el
impuesto de timbre fiscales por medio de formulario SAT número _____por
la cantidad de Dos mil Quinientos Quetzales exactos. Guatemala,
veinticuatro de Febrero de dos mil veinticuatro.

(Firma y sello del Notario)

 2. Testimonio especial, es la copia que el notario expide para ser remitida al
Director de Archivo General de Protocolos, para dar cumplimiento a lo
establecido en el artículo 37 del Código de Notariado.

CONCEPTO DE TESTIMONIO ESPECIAL:

Es la copia fiel de la escritura matriz que el Notario expide de conformidad
con la Ley para remitir al Archivo General de Protocolos.

Ejemplo del engrose o razón final del Testimonio Especial.

Es Testimonio Especial de la Escritura Pública número Diez (10), que en esta

ciudad autoricé el día veintidós de febrero del año dos mil veinticuatro y que para
entregar al Archivo General de Protocolos, extiendo, numero, firmo y sello en dos
hojas de las cuales la primera es en papel especial de fotocopia útil en ambos
lados, la que es auténtica por haber sido reproducida el día de hoy en mi
presencia y concuerda fiel y exactamente con el original al que reproduce y la
número dos la presente en papel simple y en donde se asienta la presente razón.
Guatemala, veinticuatro de Febrero de dos mil veinticuatro.

(Firma y sello del Notario)