Procesos administrativos

Caso de análisis
Fábrica de Bombones y Cacao Ltda

Autores
María Onelia Pérez Osorio
Mauricio José Terán Montiel
Pedro Miguel Raigozo Gordillo
Tatiana Marcela Navarro González (No trabajó)
Elizabeth Omaria López Montoya (No trabajó)

Universidad Politécnico Gran Colombiano

Facultada de Negocios, Gestión y Sostenibilidad
Virtual/Proceso Administrativo Grupo A02 Subgrupo 12

Profesor: Ángela Cristina Ochoa

Pregrado Virtual
27 de septiembre 2022

1
 Tabla de contenido

Introducción....................................................................................................................................................3

Análisis DOFA................................................................................................................................................4

Misión y Visión...............................................................................................................................................6

Objetivos y estrategias generales.............................................................................................................7

Objetivos y estrategias por áreas.............................................................................................................8

Organigrama y funciones ........................................................................................................................10

2
 Introducción

El siguiente documento aborda una serie de propuestas y mejoras a través de métodos

administrativos que nos permiten establecer un plan de acción para el crecimiento continúo

de una pequeña empresa ubicada en la ciudad de Bogotá

Gracias a las herramientas aprendidas durante las semanas anteriores y con la ayuda de

investigaciones y análisis deductivo se logra desarrollar una serie de alternativas que puede

implementar la organización para lograr obtener mejores resultados en todos los procesos.

Cabe resaltar la gran importancia que tienen los procesos administrativos dentro de las

organizaciones, ya sean pequeñas, medianas o grandes, todas requieren de una buena

planeación y organización para poder alcanzar los objetivos propuestos y que la empresa

pueda ser sustentable y rentable dentro del mercado.

Esta pequeña empresa es un claro ejemplo de como los proceso administrativos y algunos

cambios que se pueden implementar, pueden lograr mejoras y un alto rendimiento en sus

procesos de producción y ventas ademas de que el gerente pueda tomar buenas decisiones

para llevar a buen rumbo su pyme

3
 Análisis DOFA
FORTALEZAS DEBILIDADES

 producen productos  No tienen definido una

ANALISIS DOFA de excelente calidad misión y visión para la
ESTRATEGICO  sus productos son empresa
originales, únicos y  Tienen demasiado
especiales exceso de confianza
 Todos los ante las funciones de
colaboradores son cada trabajador
muy unidos, como  No cuentan con
una familia reservas de ahorros o
 Les gusta innovar y planes de contingencia
sacar productos para crisis financieras
nuevos al mercado  Les falta implementar
estrategias de
marketing e innovación
en los procesos de
producción y venta

AMENAZAS ESTRATEGIA FA ESTRATEGIA DA

 Cambio climático,  Marcar un · Establecer
fuertes lluvias o diferencial con los herramientas de
sequías extremas productos ofrecidos, marketing que
ponen en riesgo los de esa manera, permitan expandirse en
cultivos de cacao, aunque la el sector,
generando aumento competencia manteniéndose dentro
de precio y escasez siempre esté, la
de presupuesto.
calidad en el
en la materia prima. · Ofrecer productos de
producto será
 Recepción indispensable para buena calidad y a
económica en el posicionarse precio accesible para
país o a gran escala,  Tener un plan de lograr expandir a otros
genera crisis contingencia ante nichos de mercado.
financieras en todos cualquier · Generar y definir metas
los sectores, baja la eventualidad, a mediano y largo
producción y venta aunque los plazo para lograr
de productos. préstamos ayudan, mantener una posición
 La competencia es siempre es bueno en el mercado
y será siempre un que se tengan
· Generar excelentes
factor determinante reservas y ahorros
costos de calidad para
para el de capital.
 Innovación será minimizar gastos, y
posicionamiento al lograr un buen balance
indispensable para
mercado financiero que logre
la creación de

4
 nuevos productos, dejar buena
el calentamiento rentabilidad con las
global puede afectar ventas
grandemente la
materia prima por
lo tanto se deben
buscar otras
alternativas para
ofrecer al público
sin afectar la
calidad de estos.
OPORTUNIDADES ESTRATEGIA FO ESTRATEGIA DO

 Aumento de las · Capacitar · Realizar campañas

ventas de los
nuevos productos
que fueron lanzados
al mercado hace
poco
 Nuevos clientes
potenciales con la
ayuda de la
expansión del nicho
de mercado · Establecer controles
 Crecimiento de la
zona comercial
donde se encuentre
ubicada la empresa
 Ayuda por parte del · Invertir en buena
gobierno a las
pymes para el
crecimiento de estas
 Créditos ofrecidos
por los bancos a
bajas tasas de
interés
constantemente a promocionales para
los empleados no atraer clientes de todos
solo en sus los sectores
funciones laborales · Hacer inversiones con
si no también en los bancos para tener
servicio al cliente, capital ahorrado y
salud, finanzas, asegurado
bienestar, finanzas, · Con asesorías
ventas , entre otros personalizadas y
algunos cambios en
de calidad y los procesos, lograr
procesos para aumentar las ventas y
garantizar la calidad comercialización
de los productos.
maquinaria y
herramientas para la
elaboración de
productos y
agilización de los
procesos

5
 Misión

Potenciar, producir y brindar los mejores Bombones artesanales de cacao colombiano con un

equipo humano comprometido con la mejora de nuestros productos autóctonos de nuestras

regiones.

Visión

Para el año 2027 seremos una de las mejores empresas en la industria de Bombones de Cacao,

logrando nuevamente el posicionamiento de la marca con gran variedad de productos de

calidad, generando así la rentabilidad esperada.

6
 Objetivos Generales de la empresa.

 Posicionar la marca de la empresa y los productos ofrecidos fuertemente en el mercado local

y nacional.

 Aumentar el número de productos y ventas para mayor rentabilidad

 Mejorar todos los sistemas y procesos internos de la empresa para lograr la mayor calidad en

todos los aspectos.

 Brindar capacitación al personal de cada área de trabajo para que estén siempre a la

vanguardia ante los retos, desafíos y cambios que se presenten

Objetivos específicos de la empresa

 Implementar maquinaria nueva para ampliar el nivel de producción.

 Introducción e innovación de nuevos productos para que lleguen a más clientes potenciales

 Lograr mayor cobertura a través de excelentes métodos comerciales y campañas

publicitarias para promocionar los productos

 Aumentar la satisfacción de los clientes, dándoles experiencias memorables con la ayuda de

la excelencia en servicio al cliente

 Diseñar páginas web, redes sociales para promocionar por todos los medios a los productos

ofrecidos.

 Capacitación constante a todo el personal desde operadores hasta el gerente en todo tipo de

formación que ayude a mejorar los procesos de la empresa.

 Pronosticar las ventas por zonas geográficas a través de búsqueda de información como

encuestas, para llegar a los nichos más amplios del mercado

7
 Objetivos y estrategias por áreas

Área administrativa y financiera.

Objetivo general.

Controlar de forma eficiente todos los recursos financieros y administrativos a través de una
adecuada gestión y control de los mismos para el bienestar de la compañía.

Objetivos específicos

 Supervisar todo el flujo de dinero con la información contable generada de ingresos,

egresos y costos.
 Generar un clima organizacional sano y adecuado para el bienestar de cada
colaborador
 Supervisar los pagos de nómina, proveedores, y los demás gastos de acuerdo a la Ley
 Generar proyecciones, análisis de carteras de préstamos, inversiones, entre otras, que
ayuden a tomar decisiones a futuro

Área de producción

Objetivo general.

Coordinar todos los procesos, actividades y funciones que sean necesarias para lograr
producir los productos que son ofrecidos con la más alta calidad.

Objetivos específicos

 Identificar los ingredientes e insumos para el proceso productivo, a través de un

informe detallado de la materia prima, maquinaria y demás que se necesitan para la
producción del producto.
 Revisar e inspeccionar todo el proceso de producción de principio a fin para lograr la
calidad del producto
 Asegurar un buen uso a toda la maquinaria y mantenimiento de estas constantemente.
 Asignar y motivar siempre al personal de operaciones para que se logre producir la
cantidad de productos en el tiempo determinado.

8
Área de ventas y mercadeo

Objetivo general

Generar buenas relaciones comerciales entre la empresa y los clientes por medio de la
satisfacción y experiencias únicas a través de los productos nuevos y de buena calidad para el
aumento de ingresos por medio de las ventas.

Objetivos específicos

 Hacer una investigación de mercado para lograr la expansión del nicho y llegar a más
clientes
 Hacer campañas de publicidad para la promoción de la empresa y los productos por
medio de herramientas tecnológicas para que alcancen más impacto en las personas
 Capacitar al personal de ventas en servicio al cliente, estrategias comerciales y demás
para que tenga buenas herramientas de trabajo
 Ofrecer un servicio de pos-venta para lograr una satisfacción que logre mejorar la
experiencia del cliente con el producto

9
 Organigrama

Gerencia General

Área de Ventas y
Área Administrativa Mercadeo Área de Producción

Auxiliares de
Contador Vendedor producción

Auxiliar Administrativa
y Contable

Funciones de cada trabajador

Gerente general

 Supervisar todos los procesos de producción y venta

 Proponer estrategias y fijar objetivos para el crecimiento a corto, mediano y largo plazo
de la compañía
 Mantener el presupuesto para que se logre la rentabilidad
 Desarrollar estrategias de bienestar para que todos empleados tengan buen ambiente
laboral y desarrollo profesional

Contador

 Elaborar y entregar estados financieros reales a la compañía y al Estado

 Diligenciar y mantener actualizado la información contable en un sistema contable de
manera concreta y clara
 Realizar los balances financieros de todos los ingresos y egresos, costos y presupuestos
 Certificar y firmar documentos legibles sobre cada balance que realice a la compañía

10
Auxiliar administrativo

 Llevar el control de los pagos a proveedores, empleados, para fiscales y demás impuestos
de ley

 Atender y supervisar de llamadas telefónicas, correspondencia, correos electrónicos,

documentos que lleguen a la empresa.

 Coordinar y mantener la agenda de la gerencia al día en cuanto a reuniones de negocios,

visitas, entre otras.

 Redactar y organizar documentos administrativos tanto físicos como digitales según su

procedencia como recibos, reportes, cartas y afines.

Coordinador de producción

 Distribuir y supervisar las funciones del personal de producción

 Supervisar los procesos y la calidad de los productos que exige el cliente y la compañía

 Realizar y coordinar el despacho de mercancía para el área de ventas

 Inspeccionar toda la materia prima e insumos de producción

Auxiliar de producción

 Cumplir con los horarios y turnos asignados por el supervisor de área

 Realizar las funciones y tareas para la elaboración, conservación y empaque de los

productos

 Realizar tareas de limpieza e higiene en los equipos y herramientas de producción

 Utilizar la maquinaria y equipo de protección esencial y eficiente para la elaboración de

los productos

11
Coordinador de venta y mercadeo

 Diseñar un plan estrategico de ventas para atraer más clientes e incremente las ventas

 Planificar ofertas, descuentos a través de un estudio de mercado para obtener ganancias

representativas a la compañía

 Desarrollar estrategias de para la atención del cliente para buscar experiencias

memorables al consumidor.

 Supervisar las actividades del vendedor, y realizar estrategias para que logren alcanzar las
metas propuestas de ventas.

Vendedor

 Conocer y capacitarse en el producto para que tenga bases solidas al momento de ofrecer
los productos a los clientes

 Fidelizar clientes a través de un vinculo entre el producto y el cliente por medio de un

buen servicio

 Captar nuevos clientes dandondes a conocer los beneficios y ventajas del producto

 Cuidar y mantener una buena imagen personal y profesional

12