RAFAEL BERMUDEZ ALIAN

1. ¿Cuál es el objetivo de la norma GTC 185?

El objetivo de la norma GTC 185, también conocida como "Documentación Organizacional", es
establecer los requisitos y lineamientos para la elaboración y gestión de la documentación
utilizada en las organizaciones. Esta norma busca garantizar que la documentación sea clara,
precisa, completa y estandarizada, facilitando así la comunicación interna y externa de la
organización, así como la correcta realización de los procesos y actividades.
2. ¿Qué fuente y tamaño de letra se recomienda en la elaboración de documentos comerciales?
En la elaboración de documentos comerciales, se recomienda utilizar una fuente de letra legible
y profesional, como Arial, Times New Roman o Calibri. Respecto al tamaño de letra, suele ser
apropiado utilizar un tamaño de entre 10 y 12 puntos para garantizar una buena legibilidad.
3. ¿Qué características generales se tienen en cuenta para elaborar documentos comerciales?

Al elaborar documentos comerciales, se deben tener en cuenta las siguientes características

generales:

Claridad y concisión: Los documentos deben ser redactados de forma clara y precisa, evitando
ambigüedades y utilizando un lenguaje sencillo.

Coherencia y consistencia: Los documentos deben mantener una estructura y estilo coherentes,
utilizando un formato uniforme y siguiendo las pautas establecidas.

Información completa: Los documentos deben incluir toda la información necesaria para su
propósito, evitando omitir datos relevantes o importantes.

Organización y estructura: Los documentos deben estar organizados de manera lógica y

estructurada, utilizando encabezados, párrafos y viñetas cuando sea necesario.
Estética visual: Los documentos comerciales deben tener una presentación atractiva, utilizando
formatos adecuados, gráficos o tablas cuando sea apropiado, y manteniendo un diseño limpio y
profesional.
4. ¿Qué son las zonas y explique cada una?
En el contexto de la norma GTC 185, las "zonas" se refieren a las áreas o secciones en las que se
divide un documento comercial. Estas zonas son:
Encabezado: Es la parte superior del documento donde se incluye la información identificativa
de la empresa, como el nombre, el logotipo, la dirección y los datos de contacto.

Cuerpo del documento: Es la sección principal donde se presenta el contenido del documento,
como la oferta comercial, la descripción de los productos o servicios, los términos y
condiciones, etc.
Pie de página: Es la parte inferior del documento donde se incluyen datos adicionales, como los
derechos de autor, las referencias legales o la información de contacto
5. ¿Qué papel cumple la correcta ortografía en la documentación comercial?
La correcta ortografía juega un papel fundamental en la documentación comercial. Una
ortografía impecable ayuda a transmitir una imagen profesional y confiable de la empresa. Los
errores ortográficos pueden generar confusiones, malentendidos y afectar la credibilidad de la
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organización. Por lo tanto, es importante revisar y corregir cualquier error ortográfico antes de
finalizar y enviar un documento comercial.
6. ¿Qué márgenes se recomiendan al elaborar documentos comerciales?
No existe una recomendación específica establecida en la norma GTC 185. Sin embargo, se
sugiere utilizar márgenes simétricos en todas las páginas del documento comercial. Los
márgenes estándar suelen ser de 2,54 cm (1 pulgada) en todos los lados, pero también se pueden
ajustar según las necesidades y requisitos de la organización.