 Manejo de procesador de textos

Un procesador de texto es un software informático destinado a la creación y edición de

documentos de texto. Los procesadores de texto brindan unas u otras posibilidades según
la aplicación de que se disponga. Como regla general básica, todos los procesadores de
texto pueden trabajar con distintos formatos de párrafo, tamaño y orientación de las
fuentes, efectos de formato, además de contar con las propiedades de poder cortar y
copiar texto, fijar espacio entre líneas y entre párrafos, alinear párrafos, establecer
sangrías y tabulados, crear y modificar estilos, activar presentaciones preliminares antes
de la impresión o visualizar las páginas editadas. Los procesadores de texto incorporan
desde hace algunos años también correctores automáticos de ortografía y gramática así
como diccionarios multilingües y de sinónimos que facilitan sobremanera la labor de
redacción.

 Insertar y modificar textos

Aparezca el texto y, a continuación, presione ENTRAR.

El texto de ejemplo que se ha insertado para la versión en inglés de Word 2007 o Word
2010 es similar al siguiente:
En la pestaña Insertar, las galerías incluyen documentos que están diseñados para
coordinarse con el aspecto global de su documento. Puede utilizar estas galerías para
insertar tablas, encabezados, pies de página, listas, portadas y otros bloques de creación
del documento. Si crea imágenes, gráficos o diagramas, estos elementos también se
coordinarán con la apariencia actual del documento.¶

Puede cambiar fácilmente el formato del texto seleccionado en el documento eligiendo

una apariencia para dicho texto en la galería Estilos rápidos de la pestaña Inicio. También
puede dar formato al texto directamente utilizando los demás controles de la pestaña
Inicio. La mayoría de ellos ofrecen la posibilidad de utilizar la apariencia del tema actual o
utilizar un formato que especifique directamente.¶

Para cambiar la apariencia general del documento, elija nuevos elementos de Tema en la
pestaña Diseño de página. Para cambiar las apariencias disponibles en la galería Estilos
rápidos, utilice el comando Cambiar conjunto de estilos rápidos. Tanto la galería de Temas
como la de Estilos rápidos cuentan con comandos de restablecimiento; por tanto, siempre
podrá restaurar el documento a los valores originales que contenía la plantilla actual

Para que este procedimiento funcione, es necesario que tenga instalada en su PC

la versión 6.0 de Microsoft Word o una versión posterior.
1. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el cuadro de texto, elija
Cambiar texto y, a continuación, haga clic en Modificar artículo en Microsoft Word.
 2. Modifique el texto.
3. Siga uno de estos procedimientos:
 Para cerrar el documento de Word y actualizar la publicación, haga clic en
Cerrar y volver a en el menú Archivo de Word.
 Para salir de Word y actualizar la publicación, haga clic en Salir en el menú
Archivo de Word.
 Crear modificar párrafos
La forma más sencilla de cambiar el espaciado entre párrafos de un documento completo
es aplicar un conjunto de estilos rápidos con el espaciado que desee. Si desea cambiar el
espaciado entre párrafos de una parte del documento, puede seleccionar los párrafos y
cambiar la configuración del espaciado anterior y el espaciado posterior.
1. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Cambiar estilos.

2. Elija Conjunto de estilos y, a continuación, seleccione los diferentes conjuntos de

estilos. Con la vista previa dinámica, observe cómo cambia el interlineado de un
conjunto de estilos al siguiente.
Por ejemplo, el conjunto de estilos de Word 2003 no inserta ningún espacio adicional
entre párrafos e inserta un pequeño espacio encima de los títulos. El conjunto de estilos
de Word 2010 agrega 10 puntos después de un párrafo normal y 24 puntos antes de un
párrafo de título.
3. Cuando vea el interlineado que desee, haga clic en el nombre del conjunto de
estilo correspondiente.
Usar las opciones de espaciado entre párrafos para cambiar el espaciado
Después de aplicar un conjunto de estilos, puede personalizar el espaciado mediante las
nuevas opciones de espaciado entre párrafos. Cuando hace clic en una de estas
opciones, se invalida la configuración de líneas y espaciado del conjunto de estilos.
1. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Cambiar estilos.

2. Vaya a Espaciado entre párrafos y, a continuación, haga clic en la opción que

desee.

 Dar formato a un documento

Un estilo es una herramienta que le ayuda a aplicar formato a un documento. Asimismo,

contribuye a conseguir un objetivo más amplio: hacer que su documento sea elegante. En
este curso se explican los estilos de Word: qué son, cómo funcionan y cómo usarlos en su
beneficio.
Un uso inteligente de los estilos facilita el proceso de creación de documentos y
contribuye a que sus documentos sean más eficaces.
Si todo el texto tuviera el mismo aspecto, leerlo requeriría mucho esfuerzo. Le faltarían las
señales de indicación de las que depende, como los títulos en negrita que anuncian las
secciones principales, las listas numeradas que representan que se trata de una
secuencia de elementos y el sombreado y las fuentes especiales de las áreas que desea
usar como llamada.
Ejemplo de aplicación directa de formato y de cómo se guarda en el panel de tareas.

Línea de texto con formato aplicado mediante los botones Negrita y Color de fuente.

El formato se muestra de esta forma en el panel de tareas, como "formato guardado".

Fíjese en que es un nombre descriptivo y que no tiene ningún icono.

La vista Formato disponible incluye el formato aplicado directamente además de los

estilos contenidos en la lista Estilos disponibles.
Bien, esperamos que la lección 1 haya dejado claro el caso de los estilos. Pero ahora
podría estar preguntándose: ¿qué pasa con el formato si uso los botones de las barras de
herramientas u otras opciones? ¿Debería usar siempre los estilos y no aplicar formatos de
esa forma?

 Administrar documentos

Si la biblioteca en la que está trabajando contiene documentos y conjuntos de

documentos, puede identificar estos últimos en una biblioteca de documentos buscando
su icono de carpeta único.
Cuando trabaje en un conjunto de documentos, puede usar la ficha Administrar de la cinta
de opciones Conjunto de documentos, que se muestra en la página principal del conjunto
de documentos, para realizar tareas comunes.

Crear una nueva instancia de un conjunto de documentos

1. Vaya a la biblioteca de documentos que se haya configurado para admitir
conjuntos de documentos.
2. Haga clic en la pestaña Documentos de la cinta de opciones Herramientas de
bibliotecas.
3. Haga clic en Nuevo documento y, a continuación, en Conjunto de documentos o en
el nombre del conjunto de documentos que quiera crear (si su organización ha
creado tipos de contenido de conjuntos de documentos personalizados,
probablemente tengan nombres exclusivos). Si la biblioteca admite la creación
 tanto de documentos individuales como de conjuntos de documentos, puede
identificar el conjunto de documentos buscando el icono de carpeta.

4. En el cuadro de diálogo Nuevo conjunto de documentos, escriba un nombre y una

descripción para el conjunto de documentos que está creando, y luego haga clic
en Aceptar. Cuando se crea el conjunto de documentos, el explorador muestra la
página principal de dicho conjunto.

Si este conjunto de documentos está configurado para crear documentos

automáticamente cuando se crea una nueva instancia de este, dichos documentos
aparecen en un elemento web en la página principal. Si no se ha especificado
ningún contenido predeterminado para este conjunto de documentos, se crea una
carpeta vacía para el conjunto, y puede agregar o cargar archivos para que formen
parte de dicho conjunto. Solamente pueden agregarse archivos que sean de los
mismos tipos de contenido que los permitidos dentro del conjunto de documentos.

 Colaborar con un grupo de trabajo


Para trabajar de manera conjunta en Word Online, edite un documento como lo haría
normalmente y, si hay otros usuarios que también estén editándolo, Word Online le alerta
de su presencia y le muestra el párrafo en el que están trabajando. No hay un modo
especial de coautoría ni ningún comando para empezar a trabajar juntos al mismo tiempo.
Word Online notifica brevemente la entrada y salida de los demás autores.

Puede ver quién está trabajando en el documento en cada momento haciendo clic cerca
de la parte superior de la ventana.

Mediante colores se indican las partes del documento en las que están trabajando otros
usuarios.

Abrir el documento en la aplicación de escritorio

Si desea realizar cambios que necesitan funciones de la aplicación de escritorio de Word,
haga clic en Abrir en Word y continúe con la edición. Por ejemplo, podría desear agregar
una tabla de contenido o una bibliografía cuyas entradas se actualicen automáticamente.
 Nota La coautoría en la aplicación de escritorio de Word necesita Word 2010 , Word
2013 o Microsoft Word para Mac 2011.
En la aplicación de escritorio de Word, tenga cuidado de no introducir en el documento
contenido ni funciones que puedan impedir a los demás autores editarlo en Word Online .
Por ejemplo, no use funciones de permisos como restricciones de edición ni marque el
documento como final. Si desea restringir el acceso al documento, use las funciones de
permisos donde se almacena el documento ( OneDrive , Office 365 o SharePoint).
Si alguien guarda el documento con funciones incompatibles con Word Online, usted
puede seguir editando conjuntamente el documento, pero no en Word Online. Si todas las
personas del grupo tienen Word 2010, Word 2013 o Word para Mac 2011, continúe
trabajando en conjunto en Word (haga clic en Abrir en Word y continúe editando).
Si alguien del grupo no tiene una de esas versiones de Word, tendrá que quitar las
funciones incompatibles del documento para que todos los usuarios puedan continuar
trabajando juntos en Word Online. Haga lo siguiente:
1. En Word Online, haga clic en Abrir en Word (necesita Word 2003 o posterior, o
Word para Mac 2008 12.2.9 o posterior).
2. En la aplicación de escritorio de Word, quite las funciones incompatibles. Para
obtener información detallada sobre compatibilidad, consulte Diferencias entre
utilizar un documento en el explorador o en Word.

3. Guarde el documento (presione Ctrl+S en Windows, o ⌘+S en el Mac).

4. Si ha usado Word 2003, Word 2007 o Word para Mac 2008 12.2.9, cierre Word
para que otros usuarios puedan continuar con la coautoría del documento en Word
Online.
Si otro autor guarda el documento con funciones incompatibles antes de que lo haya
guardado en Word Online, es posible que no pueda guardar su trabajo en Word Online. Si
tiene Word 2010, Word 2013 o Word para Mac 2011, puede evitar perder los cambios
realizados abriendo el documento en la aplicación de escritorio de Word. Haga clic en
Abrir en Word, copie los cambios desde Word Online y péguelos en el documento en
Word. Cuando guarde el documento en Word, los cambios se guardarán en el servidor.

 Manejo de hojas de calculo

Insetar una nueva hoja al libro

De manera predeterminada Excel 2013 crea un nuevo libro con una sola hoja, pero en
más de una ocasión necesitaremos agregar nuevas hojas al libro para organizar
adecuadamente nuestros datos. Existen tres alternativas para crear una nueva hoja en un
libro de Excel:
1. Haz clic en el botón Hoja nueva que es el símbolo más (+) que se encuentra a la
derecha de las etiquetas de hoja en la parte inferior de la ventana.
2. Haz clic derecho sobre cualquier etiqueta de hoja y elige la opción Insertar lo cual
mostrará una nueva ventana donde deberás seleccionar la opción General > Hoja
de cálculo y pulsar el botón Aceptar.
3. También puedes pulsar la combinación de teclas Mayús + F11 para insertar una
nueva hoja.
La hoja activa de un libro
Aunque un libro puede estar formado por varias hojas, solo habrá una hoja activa a la vez
y la podrás identificar fácilmente porque su nombre resaltará de las demás etiquetas de
hoja. En la siguiente imagen puedes notar que la hoja activa es la Hoja 2:

Para activar una hoja diferente solo debes hacer clic sobre su etiqueta y se convertirá en
la nueva hoja activa del libro. Si prefieres utilizar un atajo de teclado puedes pulsar la
combinación Ctrl + AvPág para activar la hoja de la derecha y la combinación Ctrl +
RePág para activar la hoja de la izquierda.
Si tienes tantas hojas que no es posible visualizar todas las etiquetas, entonces se
activarán unas pequeñas flechas que se encuentra a la izquierda de las etiquetas y que
nos permitirán desplazarnos hacia adelante o hacia atrás entre todas las hojas de manera
que podamos activar aquellas hojas cuyas etiquetas no estaban visibles en un principio.
La ventana de Excel puede mostrar más etiquetas de hojas si reducimos el tamaño de la
barra de desplazamiento horizontal lo cual podemos hacer arrastrando el control de
división hacia la derecha. Este control es el que se encuentra justo a la izquierda de la
barra de desplazamiento horizontal y que pareciera estar formado por tres pequeños
puntos.
Cambiar el nombre de una hoja
De manera predetermina Excel nombra las hojas nuevas como Hoja1, Hoja2, Hoja3, etc.
La desventaja es que estos nombres no describen adecuadamente el contenido de la hoja
y cuando llegas a tener muchas hojas será difícil localizar la hoja que necesitas. Por el
contrario, será más fácil localizar los datos que necesitamos consultar si colocamos un
nombre apropiado a la hoja. Para cambiar el nombre de la hoja debes hacer doble clic
sobre su etiqueta y Excel nos permitirá editar el nombre directamente en la etiqueta:
Al terminar de introducir el nuevo nombre debes pulsar la tecla Entrar para hacer
permanentes los cambios. Es importante mencionar que los nombres de las hojas no
pueden exceder los 31 caracteres en longitud ni tampoco pueden incluir símbolos no
caracteres especiales. También es posible cambiar el nombre de una hoja haciendo clic
derecho sobre su etiqueta y seleccionando la opción de menú Cambiar nombre lo cual
tendrá el mismo efecto que haber hecho doble clic sobre la etiqueta.
Cambiar el color de la etiqueta de una hoja
Además de cambiar el nombre de una hoja, podemos cambiar el color de la etiqueta de
manera que podamos organizar e identificar fácilmente las hojas de acuerdo a su color.
Para hacer este cambio debes hacer clic derecho sobre la etiqueta y seleccionar la opción
Color de etiqueta y elegir el color adecuado:

Si dentro de los colores mostrados no se encuentra el color deseado puedes hacer clic
sobre la opción de menú Más colores para indicar el color exacto a utilizar. Para remover
el color de la etiqueta solo debes seleccionar la opción Sin color.
Cómo copiar o mover hojas
A veces nos conviene iniciar una nueva hoja a partir de otra que contiene una estructura
similar y en ese caso la mejor alternativa es hacer una copia de la hoja. Otra razón para
hacer una copia es realizar un respaldo de los datos antes de manipularlos con fórmulas
de Excel. Para hacer la copia de una hoja debemos hacer clic derecho sobre la etiqueta
de la hoja y seleccionar la opción Mover o copiar y se mostrará el siguiente cuadro de
diálogo:
Debes asegurarte de que la caja de selección Crear una copia está marcada y al pulsar el
botón Aceptar se creará una copia de la hoja. Un atajo para copiar una hoja es arrastrar la
etiqueta de la hoja a la izquierda o derecha mientras pulsamos la tecla Ctrl.
Si en lugar de copiar solo deseamos mover de posición la hoja, entonces podemos utilizar
el cuadro de diálogo Mover o copiar y seleccionar la posición hacia donde deseamos
mover la hoja. En este caso no es necesario marcar la caja de selección de copiado.
Además de este método, también podemos hacer el movimiento de la hoja arrastrando la
etiqueta a la posición deseada.
Ocultar y mostrar hojas
Para ocultar una hoja es suficiente con hacer clic derecho sobre la etiqueta y seleccionar
la opción Ocultar lo cual dejará invisible la etiqueta.

Para volver a mostrar las hojas que hayamos ocultado debemos hacer clic derecho sobre
cualquier etiqueta y seleccionar la opción Mostrar lo cual abrirá un cuadro de diálogo
donde podremos seleccionar las hojas de deseamos mostrar de nuevo.
Eliminar una hoja
Si ya no necesitas los datos de una hoja puedes eliminarla por completo. Debes tener
cuidado con esta acción porque una vez guardado el libro ya no será posible revertir la
eliminación. Al igual que las acciones anteriores debemos hacer clic derecho sobre la
etiqueta de la hoja que vamos a eliminar y seleccionar la opción Eliminar:
Hemos revisado las acciones más básicas a realizar con las hojas de un libro de Excel. Es
importante familiarizarse con el manejo de hojas en Excel 2013 porque ellas nos ayudarán
a organizar y clasificar adecuadamente nuestros datos.

 Trabajar con celdas y datos

Pasos para insertar celdas:
 Sitúate en A1
 En la pestaña Inicio, tienes el cuadro Celdas y en él la primera opción es Insertar y
a su lado hay un triangulo negro pequeño, pincha sobre él y en el menú que se
despliega selecciona Insertar celdas se abre una nueva ventana con estas
opciones:
Desplazar las celdas hacia la derecha
Desplazar las celdas hacia abajo
Insertar toda una fila
Insertar toda una columna
 Empieza con la primera opción: Desplazar las celdas hacia la derecha, ahora la
celda A1 está en blanco y las celdas con datos de la fila uno se han desplazado
hacia la derecha.
 Pulsa en Deshacer.
 La siguiente: Desplazar las celdas hacia abajo, análogamente ahora los datos de
la columna A se han desplazado hacia abajo.
 Pulsa en Deshacer.
 La tercera te inserta toda una fila y la cuarta toda una columna al igual a cómo
hiciste al principio.

 Administrar datos

anto Access como Excel permiten:

 Ejecutar eficaces consultas para ordenar y filtrar los datos.
 Ejecutar sofisticados cálculos para obtener la información deseada.
 Usar vistas de tablas y gráficos dinámicos de Microsoft PivotTable® y Microsoft
PivotChart® para trabajar con los datos de forma interactiva.
 Crear informes sobre los datos y verlos en varios formatos.
 Utilizar formularios para agregar, cambiar, eliminar y explorar los datos de una
forma sencilla.
 Crear una combinación de correspondencia de Microsoft Word, por ejemplo, para
producir grandes cantidades de etiquetas de remite.
  Conectarse a datos externos y verlos, realizar consultas y modificarlos sin
necesidad de importar.
 Crear páginas Web para mostrar los datos como de sólo lectura o para obtener
acceso a ellos en un formato que se pueda actualizar.
 Importar datos de bases de datos externas (Access, Microsoft SQL Server™) y de
otros tipos de archivo (.txt o .htm).
Ambos programas organizan los datos en columnas, también denominadas campos, que
almacenan un tipo específico de información o tipo de datos. En la parte superior de cada
columna, la primera celda se utiliza para etiquetar dicha columna. Una diferencia
terminológica es que lo que en Excel se denomina fila, es un registro en Access.
Como ejemplo, podría crear una lista de personal. Dicha lista podría tener cinco columnas
para organizar los números de id., los nombres, los apellidos, los números de teléfono del
trabajo y las fechas de contratación de los empleados. La fila de celdas situada en la parte
superior de cada columna contendría las etiquetas de texto que describirían los datos.

 Formatear e imprimir hojas de trabajo

Antes de imprimir una hoja de cálculo que contenga una gran cantidad de datos o
gráficos, puede ajustarla rápidamente en la vista Diseño de página para dotarla de un
aspecto profesional. En esta vista, puede ver los datos en el contexto de las páginas
impresas. Puede fácilmente agregar o modificar encabezados o pies de página, ocultar o
mostrar los encabezados de fila y columna, cambiar la orientación de página de las
páginas impresas, cambiar la disposición y el formato de los datos, usar las reglas para
medir el ancho y el alto de los datos y configurar los márgenes de impresión.
Para presentar todos los datos en las páginas impresas, asegúrese de que estén a la
vista en la pantalla. Por ejemplo, cuando hay texto o números que son demasiado anchos
para caber en una columna, el texto impreso se truncará y los números impresos se verán
como signos de número (##). Para evitar imprimir textos truncados y signos de número en
lugar del texto, puede aumentar el ancho de las columnas para proporcionar espacio a los
datos. También puede aumentar el alto de fila ajustando el texto para que quepa en el
ancho de columna, de forma que el texto sea visible en la pantalla y en las páginas
impresas.

Ajuste del tamaño de columna

Ajuste del tamaño de fila
Para que los datos sean más fáciles de leer o explorar, puede aplicar formatos diferentes
para ayudar a destacar la información importante. Sin embargo, tenga presente que
algunas opciones de formato (por ejemplo, los colores de texto o los sombreados de
celda) que se ven bien en la pantalla tal vez no produzcan los resultados esperados al
imprimirlos en una impresora en blanco y negro. Si usa texto de colores o sombreados de
celda, use colores que contrasten bien en una impresión en blanco y negro.
También puede imprimir una hoja de cálculo con líneas de cuadrícula visibles, para que
los datos, las filas y las columnas se destaquen mejor.
Imprimir una hoja de cálculo o libro de forma completa o parcial
1. Realice uno de los procedimientos siguientes:
  Para imprimir parte de la hoja, haga clic en la hoja de cálculo y, a
continuación, seleccione el rango de datos que desea imprimir.
 Para imprimir toda la hoja, haga clic en ella para activarla.
 Para imprimir un libro, haga clic en cualquiera de sus hojas de cálculo.
2. Haga clic en Archivo y luego en Imprimir.
Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+P.
3. En Configuración, seleccione una opción para imprimir la selección, la o las hojas
activas, o todo el libro.
Nota Si la hoja de cálculo cuenta con áreas de impresión definidas, Excel sólo imprimirá
esas áreas. Si no desea imprimir solamente un área definida, active la casilla de
verificación Omitir áreas de impresión.
Imprimir varias hojas de cálculo a la vez
1. Seleccione las hojas de cálculo que desee imprimir.
2. Haga clic en Archivo y luego en Imprimir.
Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+P.
Imprimir varios libros de forma simultánea
Todos los archivos de libro que desee imprimir deben estar en la misma carpeta.
1. Haga clic en Archivo y luego en Abrir.
Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+A.
2. Mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en el nombre de los libros
que desea imprimir.
3. En un equipo con Windows Vista
 Haga clic con el botón secundario en la selección y, a continuación, haga
clic en Imprimir.
En un equipo con Microsoft Windows XP
 En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en Herramientas y, a continuación, en
Imprimir.
Imprimir una tabla de Excel
1. Haga clic en una celda de la tabla para activar la tabla.
2. Haga clic en Archivo y luego en Imprimir.
Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+P.
3. En Configuración, haga clic en Tabla seleccionada.
Imprimir un libro en un archivo
1. Haga clic en Archivo y, a continuación, en Imprimir.
Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+P.
2. En Impresora, seleccione la impresora con la que desea imprimir el archivo.
3. Haga clic en Imprimir a archivo y, a continuación, haga clic en Imprimir.
4. En el cuadro de diálogo Imprimir a un archivo, en Nombre de archivo de salida,
escriba el nombre del archivo que desea imprimir.
Nota Si imprime un libro en un archivo para poder imprimir éste posteriormente en un
tipo de impresora diferente de la que se utilizó originalmente para imprimir el documento,
es posible que cambien los saltos de página y el espaciado de la fuente.
 Modificar libros
1. Vaya a la ubicación de red donde esté almacenado el libro compartido y ábralo.
2. Defina el nombre de usuario para identificar su trabajo en el libro compartido: en el
menú Herramientas, haga clic en Opciones, haga clic en la ficha General y, por
último, escriba su nombre de usuario en el cuadro Nombre de usuario.
3. Escriba y modifique los datos como siempre. Las siguientes funciones no se
pueden agregar ni modificar: celdas combinadas, formatos condicionales,
validación de datos, gráficos, imágenes, objetos (incluidos los de dibujo),
hipervínculos, escenarios, esquemas, subtotales, tablas de datos, informes de
tabla dinámica, protección de libros y hojas de cálculo, y macros.
 4. Cree cualquier filtro y la configuración de impresión deseada para su uso personal.
De forma predeterminada se guarda individualmente la configuración de cada
usuario.
Si desea que se apliquen las configuraciones de filtro o impresión definidas por el autor
original cada vez que abra el libro, haga clic en Compartir libro en el menú Herramientas,
haga clic en la ficha Uso avanzado y, en Incluir en vista personal, desactive la casilla de
verificación Configuración de impresora o Configuración de filtro.
5. Para guardar los cambios realizados en el libro y ver los cambios guardados por

otros usuarios desde la última vez que guardó el libro, haga clic en Guardar .
Si aparece el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, resuelva los conflictos.

 Crear y revisar formulas

La estructura o el orden de los elementos de una fórmula determinan el resultado final del
cálculo. Las fórmulas en Microsoft Excel siguen una sintaxis específica, u orden, que
incluye un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (los operandos),
que están separados por operadores de cálculo. Cada operando puede ser un valor que
no cambie (un valor constante), una referencia de celda o de rango, un rótulo, un nombre
o una función de la hoja de cálculo.
Excel realiza las operaciones de de izquierda a derecha, siguiendo el orden de
precedencia de los operadores, comenzando por el signo igual (=). Puede controlar el
orden en que se ejecutará el cálculo utilizando paréntesis para agrupar las operaciones
que deben realizarse en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de
11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3
y, a continuación, suma 5 al resultado.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a
continuación, multiplica el resultado por 3, obteniéndose 21.
=(5+2)*3
 Modificar una fórmula
1. Seleccione la celda que contiene la fórmula que desee modificar.
Si la celda contiene un hipervínculo, haga clic en una celda contigua a la celda que
desee modificar y, a continuación, utilice una flecha de dirección para seleccionar
la celda que contenga la fórmula que desee modificar.

2. En la barra de fórmulas , haga los

cambios necesarios en la fórmula.
Si desea modificar una función en la fórmula, modifique los argumentos en la
función.
3. Presione ENTRAR.
Si la fórmula es una fórmula matricial, presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR.

 Crear y modificar graficas

Seleccionar los datos que quieres graficar.
Primero vas a seleccionar el rango de datos que quieres graficar, ‘sombreándolos’ con el
ratón. Para este ejemplo voy a utilizar una tabla de datos que tiene sólo dos columnas: la
que tiene los nombres de etiqueta (columna Grupo) y la que tiene los datos (columna
Saldo).
Pueden ser más columnas; pero si son demasiadas el gráfico perderá en claridad.
Es importante que tengas en cuenta lo siguiente:
1. Es mejor que tengas definidos tus propios nombres en una columna, como en el
ejemplo, para que Excel asigne correctamente las etiquetas.
2. Los datos numéricos deben estar ingresados como números y no como texto.
02 Elegir el tipo de gráfico
Una vez que tienes seleccionados los datos y has verificado que todo esté correcto, vas a
insertar el gráfico. Para encontrar la opción de insertar gráficos en Excel, debes seguir
esta ruta:
1. Pestaña Insertar
2. Te diriges a la sección Gráficos y eliges el tipo de gráfico. Para mi caso, elegiré
gráfico de Columnas.
3. Selecciona el subtipo de gráfico. Como vamos a mantenerlo sencillo,
seleccionaremos el subtipo 2-D Column (Columna en 2D)

03 Verificar que todo ha salido bien

Hasta aquí todo está listo. Ya casi has terminado. Lo único que tienes que hacer es
revisar que tu gráfico haya quedado bien y no tenga ‘cosas raras’.
Como puedes ver en la imagen final, los nombres de los meses se han colocado en el eje
horizontal, mientras que en el eje vertical se ha generado automáticamente un rango de
datos, basándose en los datos de tu tabla.
También puedes ver que el nombre de nuestra columna Índice (la que tiene los valores
numéricos) aparece a la derecha, indicándonos que todas las barras azules corresponden
a esta serie de valores.
  Colaborar con un grupo de trabajo
Puede crear un libro compartido y colocarlo en una ubicación de red donde varias
personas puedan editar el contenido al mismo tiempo. Por ejemplo, si las personas de su
grupo de trabajo administran varios proyectos cada una y desea conocer el estado de los
proyectos de sus compañeros, el grupo puede utilizar un libro compartido para realizar un
seguimiento del estado de los proyectos. Todas las personas implicadas podrán
especificar la información sobre sus proyectos en el mismo libro.
Como propietario del libro compartido, puede administrarlo quitando usuarios del mismo y
resolviendo los cambios que estén en conflicto con otros. Cuando se hayan incluido todos
los cambios, puede dejar de compartir el libro.

Compartir un libro
1. Cree un nuevo libro e escriba los datos que desea proporcionar o abra un libro
existente que desea que esté disponible para su modificación por varios usuarios.
Nota En los libros compartidos no todas las características están disponibles. Si desea
incluir alguna de las características siguientes, debe agregarlas antes de guardar el libro
como libro compartido: celdas combinadas, formato condicional, validación de datos,
gráficos, imágenes, objetos, incluidos los objetos de dibujo, hipervínculos, escenarios,
esquemas, subtotales, tablas de datos, informes de tabla dinámica, protección de libros y
hojas de cálculo, y macros. No podrá realizar cambios en estas características una vez
que comparta el libro.
Características no compatibles en los libros compartidos
2. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Compartir libro.
 3. En la ficha Edición, active la casilla de verificación Permitir la modificación por
varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros.
4. En la ficha Avanzadas, seleccione las opciones que desea utilizar para realizar un
seguimiento de los cambios y actualizarlos; a continuación, haga clic en Aceptar.
5. Siga uno de los procedimientos siguientes:
 Si es un libro nuevo, escriba un nombre en el cuadro Nombre de archivo.
 Si se trata de un libro existente, haga clic en Aceptar para guardar el libro,

haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en

Guardar como.
6. En los equipos que ejecuten Windows Vista
 En la barra de direcciones, seleccione una ubicación de red a la que
puedan tener acceso los usuarios previstos y haga clic en Guardar.
En los equipos que ejecuten Microsoft Windows XP
 En el cuadro Guardar en, seleccione una ubicación de red a la que puedan tener
acceso los usuarios previstos y haga clic en Guardar.
Nota Debe utilizar una carpeta de red compartida, no un servidor Web.
7. Si el libro contiene vínculos a otros libros o documentos, compruebe los vínculos y

actualice los que estén rotos; por último, haga clic en Guardar en la barra de
herramientas de acceso rápido, o presione CTRL+G.
 Manejo de presentaciones electrónicas
¿Como crear una presentacion?
una presentacion nueva de powerpoint en una base de solida de conocimiento y
confianza sobre el uso de PowerPoint 2010. este articulo se sugiere en marco de
tarea que incluye descripciones de cada tarea con hinpervinculos a cada procedimiento
que puede usar para crear la presentacion.

 Crear presentaciones

Insertar y modificar texto

Las figuras como los rectángulos, elipses u otros tipos de formas pueden ser utilizadas en
esquemas o diagramas de flujo de información. Por tanto se puede insertar en ellos
cuadros de texto.
Hay dos formas de insertar texto, una más sencilla que otra, depende del usuario.
Primera forma:
1.se ubica en la forma donde quiere insertar el texto
2. Sobre ella se pulsa el botón derecho del ratón y aparecerá una serie de opciones.
Pulsa insertar cuadro de texto de la sección .
 Insertar y modificar textos
El borde punteado abajo representa el marcador de posición que contiene el texto de
título de la diapositiva.

Para agregar texto a un marcador de texto en una diapositiva, haga lo siguiente:

1. Haga clic dentro del marcador de texto y luego escriba o pegue el texto.
 2. Para cambiar el interlineado, haga lo siguiente:
1. Arrastre para seleccionar una o más líneas del texto para el cual desea
cambiar el interlineado.
2. En la ficha Inicio en el grupo Párrafo, haga clic en el Selector de cuadro de
diálogo.

3. En el cuadro de diálogo Párrafo en la ficha Sangrías y espaciado, realice todos los

que cambios que desee a la alineación, la sangría o el espaciado y luego haga clic
en Aceptar.
Nota Si el texto tiene un tamaño mayor que el del marcador de posición, Microsoft
PowerPoint 2010 reduce el tamaño de la fuente y el interlineado mientras usted escribe
para que quepa el texto.
Agregar texto a un cuadro de texto
Utilice cuadros de texto para colocar texto en cualquier parte de una diapositiva, como ser
fuera de un marcador de texto. Por ejemplo, para agregar un título a una imagen, agregue
un cuadro de texto y colóquelo cerca de la imagen.
Para agregar un cuadro de texto y luego agregarle texto, haga lo siguiente:
Nota Cuando se agrega un cuadro de texto en la vista Normal, cualquier usuario puede
modificar el texto. Cuando se agrega un cuadro de texto en la vista Patrón de diapositivas,
el texto que se agrega se convertirá en permanente y no se podrá modificar fuera del
patrón de diapositivas.
1. En el grupo Texto de la ficha Insertar, haga clic en Cuadro de texto.
Nota Si está usando un idioma de Asia Oriental, haga clic en la flecha debajo de Cuadro
de texto y luego haga clic en alineación Horizontal o en Vertical.
2. Haga clic en la diapositiva, y después arrastre el puntero para dibujar el cuadro de
texto.
3. Siga uno de estos pasos:
 Para agregar texto a un cuadro de texto, que cualquier persona pueda
editar en la vista Normal, haga clic dentro de él y escriba o pegue el texto.
 Para agregar texto permanente y que no se pueda modificar a un cuadro
de texto, en la vista Patrón de diapositivas, haga clic dentro del cuadro de
texto y luego escriba o pegue el texto.
4. Para cambiar el interlineado, haga lo siguiente:
1. Arrastre para seleccionar una o más líneas del texto para el cual desea cambiar el
interlineado.
2. En la ficha Inicio en el grupo Párrafo, haga clic en el Selector de cuadro de
diálogo.

3. En el cuadro de diálogo Párrafo en la ficha Sangrías y espaciado, realice todos los

que cambios que desee a la alineación, la sangría o el espaciado y luego haga clic
en Aceptar.
Agregar texto que es parte de una forma
Las formas como cuadrados, círculos, globos de llamada y flechas de bloque pueden
contener texto. Cuando escribe texto en una forma, el texto se adjunta a la forma y se
mueve y gira junto con ella.
 Para agregar texto que es parte de una forma, seleccione la forma y luego escriba
o pegue el texto.
Agregar texto que es independiente de una forma
Un cuadro de texto es muy práctico cuando desea agregar texto a una forma pero no
desea que el texto se adjunte a la forma. Puede agregar un borde, un relleno, una sombra
o un efecto tridimensional (3-D) al texto dentro del cuadro de texto.
Para agregar texto que se mueva independientemente de una forma, agregue un cuadro
de texto y luego escriba o pegue el texto.
Nota Cuando se agrega un cuadro de texto en la vista Normal, cualquier usuario puede
modificar el texto. Cuando se agrega un cuadro de texto en la vista Patrón de diapositivas,
el texto que se agrega se convertirá en permanente y no se podrá modificar fuera del
patrón de diapositivas.
1. En el grupo Texto de la ficha Insertar, haga clic en Cuadro de texto.
Nota Si está utilizando un idioma de Asia Oriental, haga clic en la flecha debajo de
Cuadro de texto y luego seleccione la alineación Horizontal o Vertical.
2. Haga clic en la diapositiva y después arrastre el puntero para dibujar el cuadro de
texto.
3. Siga uno de estos pasos:
 Para agregar texto a un cuadro de texto, que cualquier persona pueda
editar en la vista Normal, haga clic dentro del cuadro de texto luego escriba
o pegue el texto.
 Para agregar texto permanente y que no se pueda modificar a un cuadro
de texto, en la vista Patrón de diapositivas, haga clic dentro del cuadro de
texto y luego escriba o pegue el texto.
4. Para cambiar el interlineado, haga lo siguiente:
1. Arrastre para seleccionar una o más líneas del texto para el cual desea cambiar el
interlineado.
2. En la ficha Inicio en el grupo Párrafo, haga clic en el Selector de cuadro de
diálogo.

3. En el cuadro de diálogo Párrafo en la ficha Sangrías y espaciado, realice todos los

que cambios que desee a la alineación, la sangría o el espaciado y luego haga clic
en Aceptar.

 Imprimir una presentación

1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Imprimir.

2. En Imprimir, siga uno de estos procedimientos:
 Para imprimir todas las diapositivas, haga clic en Todo.
 Para imprimir solo la diapositiva que se muestra actualmente, haga clic en
Diapositiva actual.
 Para imprimir diapositivas específicas por número, haga clic en Rango
personalizado y, a continuación, escriba una lista de diapositivas individuales, un
rango o ambos.
Nota Use comas para separar los números, sin espacios. Por ejemplo: 1,3,5-12.
3. En Más opciones, haga clic en la lista Color y seleccione la configuración que
desee.
4. Una vez que haya finalizado de las selecciones, haga clic en Imprimir.

Para obtener más información acerca de la impresión, vea el tema sobre cómo imprimir
las diapositivas y documentos de la presentación.

 Trabajar con datos de otras fuentes

Cuando importa datos dentro de PowerPoint, está trayendo un archivocompleto. Para los
archivos de Excel, puede elegir qué hoja será mostrada en la diapositiva.
1. Desde el menú seleccionar, Insertar | Objeto... Aparece el diálogo de Insertar
Objeto.

2. Clic en el botón de
radio (círculo) para
Crear desde archivo
y después clic en el
botón Examinar.
Se abre el diálogo
Examinar.

3. Navegar a los
archivos fuente en su
disco rígido y seleccionar
nz-languages.xls
o entrar la ruta
c:\Mis

Documentos\complit101\presentaciones\nz-languages.xls
 Si no encuentra ese archivo en su disco rígido, usted puede descargarlo.

4. Clic en Aceptar. El diálogo de Insertar objeto cambia, para mostrar la ruta hacia el
archivo que ha seleccionado.

5. Clic en Aceptar. La hoja que se estaba viendo cuando se guardó por última vez al
archivo, se muestra centrada en la diapositiva.

Que tabla más horrible, para una diapositiva. Demasiadas entradas en la tabla y el
texto es ciertamente demasiado chico.

Antes de hacer cualquier cambio en el formato, miremos a este archivo en Excel y

consideremos si hay algo más allí, que pueda
utilizar en lugar de eso!

 Administrar y entregar presentaciones

CREAR Y ENTREGAR PRESENTACIONES

DINAMICAS:
UN ASPECTO NUEVO E INTUITIVO: Office PowerPoint
2007 cuenta con una novedosa e intuitiva interfaz de
usuario denominada Interfaz de usuario de Microsoft
Office Fluent que ayuda a crear presentaciones mejores
con mucha más rapidez que en versiones anteriores de PowerPoint. Office PowerPoint
2007 incluye efectos nuevos y mejorados, temas y opciones de formato mejoradas que
puede usar para crear presentaciones dinámicas de aspecto profesional en mucho menos
tiempo que antes. Puede:
*Buscar características y comandos en fichas y grupos relacionados clasificados
intuitivamente.
  Colaborar con un grupo de trabajo
Organizar una reunión en línea
Como jefe de grupo de un proyecto en curso, se le acaba de pedir que prepare una
presentación de las hallazgos del grupo hasta la fecha. Para ello, necesita la ayuda de
algunos de los integrantes del grupo de proyecto que, sin embargo, se encuentran en otra
ciudad. Mediante PowerPoint y Microsoft NetMeeting®, puede iniciar una reunión en línea
en PowerPoint y trabajar conjuntamente en la presentación, enviarse mutuamente
mensajes de texto en Chat, transferir archivos y trabajar en la pizarra en tiempo real con
los integrantes en el sitio remoto.
Elegir otra opción de colaboración
Las opciones siguientes ofrecen soluciones para colaborar en grupo en situaciones en las
que no se dispone de un programa de correo electrónico de 32 bits compatible con la
Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería (MAPI), el tamaño de archivo de
la presentación es demasiado grande para su envío por correo electrónico, no se dispone
de una conexión de alta velocidad con el servidor o simplemente se desea publicar la
presentación para que otros usuarios la vean o la descarguen. Todas estas opciones
hacen posible que otros usuarios vean la presentación, pero la mayoría conllevan
configuraciones que no les permiten realizar cambios en ella.
Realizar una discusión Web Puede realizar una discusión Web de una presentación si
el grupo tiene acceso a un servidor Web en el que se ejecuten las Extensiones de servidor
de Microsoft Office. La discusión encadenada es muy similar a una discusión por correo
electrónico, salvo que los comentarios de todos los integrantes del grupo se conservan en
un solo lugar y no es preciso enviarse mutuamente mensajes de correo electrónico. Los
integrantes del grupo no podrán insertar comentarios en las diapositivas individuales ni en
los elementos de las diapositivas de una presentación, pero sí podrán agregar
comentarios sobre la presentación en su conjunto.
Crear un sitio Web Puede usar Microsoft Windows SharePoint Services para crear un
sitio Web donde pueda almacenar presentaciones y otros documentos de modo que los
integrantes del equipo puedan tener acceso a ellos y modificarlos.
Crear una carpeta compartida Puede crear una carpeta compartida en un equipo al que
tengan acceso otros usuarios y, a continuación, ubicar la presentación en dicha carpeta.
Cualquier usuario con permiso de acceso a la carpeta compartida podrá insertar
directamente comentarios en la presentación.
Exponer una presentación en una carpeta compartida Puede exponer una presentación
en una carpeta pública de Microsoft Exchange cuando desea que otros usuarios tengan
acceso a ella pero no desea enviarla en un mensaje de correo electrónico. Cualquier
usuario con permiso de acceso a la carpeta pública podrá insertar directamente
comentarios en la presentación.
Guardar una presentación en un servidor Web Puede guardar una presentación
completa, una presentación personalizada, una sola diapositiva o un intervalo de
diapositivas en un servidor Web si desea que otros usuarios vean la presentación.
También puede guardar la presentación como página Web de modo que otros usuarios la
vean.
Guardar una presentación en un sitio FTP Puede agregar sitios FTP a la lista de sitios
de Internet disponibles si tiene acceso a Internet y desea que otros usuarios vean la
presentación. Además, si tiene derechos de acceso y los sitios FTP admiten el
almacenamiento de archivos, podrá guardar presentaciones en Internet mediante el
cuadro de diálogo Guardar como (en el menú Archivo) de PowerPoint.

 Manejo de base de datos

Una base de datos es una colección de datos organizados en registros (filas) y en campos
(columnas). Un registro contiene toda la información perteneciente a un elemento (ítem),
por ejemplo: los datos de un alumno. Un campo contiene un dato perteneciente al
elemento, por ejemplo: su nombre, edad, domicilio, cursos, etc.
Una base de datos es toda la colección de registros, por ejemplo: cuadro de presupuestos
de Excel.
Excel, usa una lista como una base de datos relacional, si se cumplen las siguientes
condiciones:
1. El rango de una lista deberá estar separado al menos por una fila y una columna de
otra información
2. La primera fila, esta destinada a los títulos o nombres de los campos
3. Un título o un nombre de un campo puede contener hasta 255 caracteres.
4. No es válido introducir espacios en blanco al empezar un dato en una celda
5. Cada columna debe usar el mismo formato
6. Excel diferencia los caracteres en minúsculas o mayúsculas, cuando efectúa
ordenamientos
7. Se puede usar fórmulas para calcular valores de campo.
8. No puede haber columna o filas en blanco entre los datos

Por ejemplo tenemos el mismo presupuesto de gastos, esta vez administraremos

mediante funciones de base de datos:
Funciones de base de datos:
Función Descripción
BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas en la base de datos
BDCONTAR Cuenta el número de celdas que contienen números en la base de datos
BDCONTARA Cuenta el número de celdas no vacías de la base de datos
BDEXTRAER Extrae de la base de datos un único registro que cumple los criterios
especificados
BDMAX Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de
datos
BDMIN Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base de
datos
BDPRODUCTO Multiplica los valores de un campo concreto de registros de la base de
datos que cumplen los criterios especificados
BDDESVEST Calcula la desviación estándar a partir de una muestra de entradas
seleccionadas en la base de datos
BDDESVESTP Calcula la desviación estándar en función de la población total de las
entradas seleccionadas de la base de datos
BDSUMA Agrega los números de la columna de campo de los registros de la base
de datos que cumplen los criterios
BDVAR Calcula la varianza a partir de una muestra de entradas seleccionadas de
la base de datos
BDVARP Calcula la varianza a partir de la población total de entradas
seleccionadas de la base de datos
  Crear y usar base de datos

Al iniciarse Access por primera vez o al cerrarse una base de datos sin que se cierre
Access, aparece la página Introducción a Microsoft Office Access.

Esta página es el punto de partida para crear nuevas bases de datos, abrir bases de
datos existentes o consultar el contenido destacado de Microsoft Office Online.
Crear una base de datos mediante una plantilla
Access proporciona una gran variedad de plantillas que puede utilizar para agilizar el
proceso de creación de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para
utilizar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para
realizar una tarea específica. Las plantillas se pueden usar, por ejemplo, para realizar un
seguimiento de las incidencias, administrar contactos o mantener un registro de los
gastos. Algunas plantillas contienen un pequeño número de registros de ejemplo cuya
finalidad es mostrar su modo de empleo. Las plantillas de base de datos se pueden usar
tal cual están, o puede personalizarlas para adaptarlas a sus necesidades.
Si alguna de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, la forma más rápida de
empezar a crear una base de datos suele ser utilizar una de ellas. Sin embargo, si hay
datos de otro programa que desea importar a Access, tal vez considere conveniente crear
una base de datos sin plantilla. Las plantillas tienen una estructura de datos ya definida y
puede resultar muy laborioso adaptar los datos existentes a esa estructura.

1. Si tiene una base de datos abierta, haga clic en el botón Microsoft Office y

luego haga clic en Cerrar base de datos para mostrar la página Introducción a
Microsoft Office Access.
2. En el centro de la página Introducción a Microsoft Office Access aparecen varias
plantillas destacadas y, cuando haga clic en los vínculos del panel Categorías de
plantillas, aparecerán otras nuevas. Puede descargar también más plantillas del
sitio Web de Office Online. Vea la siguiente sección de este artículo para obtener
información detallada.
3. Haga clic en la plantilla que desee utilizar.
4. Access sugiere un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre
de archivo, pero puede cambiar ese nombre si lo desea. Para guardar la base de
datos en una carpeta diferente de la que se muestra debajo del cuadro de nombre

de archivo, haga clic en , busque la carpeta en la que desea guardar la base de

datos y, a continuación, haga clic en Aceptar. También puede crear y vincular la
base de datos a un sitio de Windows SharePoint Services 3.0.
5. Haga clic en Crear (o en Descargar para una plantilla de Office Online).
Access crea o descarga la base de datos y, a continuación, la abre. Aparece un formulario
en el que puede empezar a escribir datos. Si la plantilla contiene datos de ejemplo, puede
eliminar cada uno de los registros haciendo clic en el selector de registro (el cuadro
atenuado o la barra que aparece a la izquierda del registro) y luego siguiendo este
procedimiento:

En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Eliminar.

6. Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y
empiece a escribir. Utilice el panel de exploración para buscar otros formularios o
informes que tal vez desee utilizar.
 Crear y modificar tablas
Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los comandos del
grupo Tablas en la ficha Crear.

Crear una tabla empezando en la vista Hoja de datos En la vista Hoja de datos, puede
escribir datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de la tabla en
segundo plano. Los nombres de los campos se asignan mediante números (Campo1,
Campo2, etc.) y Access define automáticamente el tipo de datos de cada campo en
función de los datos que escribe.

1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.

Access crea la tabla y selecciona la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo
campo.
Nota Si no ve una columna Agregar nuevo campo, puede que se encuentre en la vista
Diseño en lugar de en la vista Hoja de datos. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga
doble clic en la tabla del panel de exploración. Access pide un nombre para guardar la
nueva tabla y, a continuación, cambia a la vista Hoja de datos.
 2. En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo

campo.
Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de
campos utilizados habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo
arrastra a la hoja de datos, Access agregará un campo por ese nombre y establecerá sus
propiedades en los valores correspondientes a ese tipo de campo. Puede cambiar las
propiedades más adelante si lo desea. Si arrastra el campo, deberá arrastrarlo hasta un
área de la hoja de datos que contenga datos. Aparece una barra de inserción vertical, que
le indica dónde se colocará el campo.
3. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos
de otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar datos de otro origen en
una tabla de Access.
4. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el
encabezado de columna y escriba el nuevo nombre.
Es recomendable asignar un nombre significativo a cada campo que le permita saber qué
contiene cuando lo examine en el panel Lista de campos.
5. Para mover una columna, haga clic en su encabezado para seleccionar la columna
y, a continuación, arrastre la columna a la ubicación que desee.
Puede seleccionar también varias columnas contiguas y arrastrarlas todas de una vez a
una nueva ubicación. Para seleccionar varias columnas contiguas, haga clic en el título de
la primera columna y, a continuación, con la tecla MAYÚS presionada, haga clic en el
título de la última columna.
Crear una tabla empezando en la vista Diseño En la vista Diseño, cree primero la
estructura de la nueva tabla. A continuación, cambie a la vista Hoja de datos para escribir
datos o introduzca datos mediante otro método, como pegar o importar.

1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Diseño de tabla.

2. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre del campo
y, a continuación, seleccione un tipo de datos de la lista Tipo de datos.
Nota Si no ve las columnas Nombre de campo y Tipo de datos, puede que se encuentre
en la vista Hoja de datos en lugar de la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga
clic con el botón secundario en el panel de exploración y luego haga clic en la Vista

Diseño . Access pide un nombre para la nueva tabla y, a continuación, cambia a la vista
Diseño.
3. Si lo desea, puede escribir una descripción para cada campo en la columna
Descripción. La descripción se muestra en la barra de estado cuando el cursor se
sitúa en ese campo en la vista Hoja de datos. La descripción se usa también como
texto de la barra de estado para los controles de un formulario o informe que se
crean arrastrando el campo desde el panel Lista de campos, y para los controles
que se crean para ese campo mediante el Asistente para formularios o el Asistente
para informes.
4. Después de agregar todos los campos, guarde la tabla:

 Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en

Guardar o presione CTRL+G.
5. Puede empezar a escribir datos en la tabla en cualquier momento cambiando a la
vista Hoja de datos y haciendo clic en la primera celda vacía. Puede pegar
también datos de otro origen, tal como se describe en la sección Copiar datos de
otro origen en una tabla de Access.
Crear una tabla mediante una plantilla Access proporciona plantillas para los tipos de
tablas más comunes. Con un simple clic de mouse, puede crear una estructura de tabla
completa con campos ya configurados y listos para usar. Si es necesario, puede agregar o
eliminar campos para que la tabla se ajuste a sus necesidades.
1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Plantillas de tabla y, a
continuación, seleccione una de las plantillas disponibles de la lista.
2. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos
de otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar datos de otro origen en
una tabla de Access.
 Para eliminar una columna
Haga clic con el botón secundario en el encabezado de la columna y, a continuación,

haga clic en Eliminar columna .

 Para agregar una nueva columna

En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo campo.
Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de
campos utilizados habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo
arrastra a la hoja de datos, Access agregará un campo por ese nombre y establecerá sus
propiedades en los valores correspondientes a ese tipo de campo. Puede cambiar las
propiedades más adelante si lo desea. Si arrastra el campo, deberá arrastrarlo hasta un
área de la hoja de datos que contenga datos. Aparece una barra de inserción vertical, que
le indica dónde se colocará el campo.
3. Guarde la tabla:

 Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en

Guardar o presione CTRL+G.
Definir propiedades de campo en la Vista Diseño Independientemente de cómo haya
creado la tabla, es conveniente examinar y definir las propiedades de los campos. Esto
sólo se puede hacer en la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el
botón secundario del mouse en la tabla en el panel de exploración y, a continuación, haga
clic en la Vista Diseño. Para ver las propiedades de un campo, haga clic en el campo en la
cuadrícula de diseño. Las propiedades aparecen debajo de la cuadrícula de diseño, bajo
Propiedades del campo.
Para ver una descripción de cada propiedad del campo, haga clic en la propiedad y lea la
descripción en el cuadro situado junto a la lista de propiedades bajo Propiedades del
campo. Puede obtener información más detallada presionando F1.
 Crear y modificar peticiones
1. En el menú Archivo, haga clic en Nuevo.
2. En el panel de tareas Nuevo proyecto, bajo Plantillas, haga clic en En PC.
Si su organización almacena las plantillas en un sitio Web, en Plantillas, haga clic en En
sitios Web.
Sugerencia En Microsoft Office Online puede haber otras plantillas de Office Project
2007. En el panel de tareas, bajo Plantillas, haga clic en Plantillas de Office Online.
3. En el cuadro de diálogo Plantillas, haga clic en las fichas para ver las plantillas
disponibles.
4. Haga clic en la plantilla que desea utilizar y, después, haga clic en Aceptar.
5. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
6. Escriba un nombre para el nuevo proyecto en el cuadro Nombre de archivo y, a
continuación, haga clic en Guardar.

 Crear o modificar formularios

Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario con un solo clic. Cuando
usa esta herramienta, todos los campos del origen de datos subyacente están colocados
en el formulario. Puede comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o bien,
puede modificarlo en la vista Presentación o Diseño para ajustarlo a sus necesidades.
Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario
1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos
que desee ver en el formulario.
2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario.

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación,

se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por
ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos si
es necesario. Para obtener más información sobre las vistas de los formularios, vea la
sección Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño.
Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relación uno a varios con la tabla o
consulta usada para crear el formulario, agregará una hoja de datos al formulario basado
en la tabla o consulta relacionada. Por ejemplo, si se crea un formulario simple basado en
la tabla Empleados y hay una relación uno a varios definida entre la tabla Empleados y la
tabla Pedidos, en la hoja de datos se muestran todos los registros de la tabla Pedidos que
formen parte del actual registro Empleado. Se puede eliminar la hoja de datos del
formulario si se decide que no es necesario. Si hay más de una tabla con una relación uno
a varios con la tabla usada para crear el formulario, Access no agrega ninguna hoja de
datos al formulario.
Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido
Un formulario dividido es una característica nueva de Microsoft Office Access 2007 que
permite obtener dos vistas de los mismos datos a la vez: una vista Formulario y una vista
Hoja de datos.

Las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momento
sincronizadas entre ellas. Si se selecciona un campo en una parte del formulario, se
selecciona el mismo campo en la otra parte del formulario. Se pueden agregar, editar o
eliminar datos de ambas partes (siempre y cuando el origen de registros sea actualizable
y el formulario no esté configurado para evitar estas acciones).
Los formularios divididos aportan las ventajas de ambos tipos de formularios en un solo
formulario. Por ejemplo, se puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para
buscar rápidamente un registro y, a continuación, usar la parte correspondiente al
formulario para ver o editar el registro.
Para crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido
1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos
que desee incluir en el formulario. O bien, abra la tabla o consulta en la vista Hoja
de datos.

2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario dividido.

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación,
se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por
ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos si
es necesario. Para obtener más información sobre las vistas de los formularios, vea la
sección Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño.
Para obtener más información sobre cómo crear y trabajar con un formulario dividido, vea
el artículo Crear un formulario dividido.
Crear un formulario que muestre varios registros mediante la herramienta Varios
elementos
Cuando se crea un formulario mediante la herramienta Formulario simple, ese formulario
muestra uno solo registro a la vez. Si se desea disponer de un formulario que muestre
varios registros pero es más personalizable que una hoja de datos, se puede usar la
herramienta Varios elementos.
1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos
que desee ver en el formulario.

2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios.

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación,
se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por
ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos.
Para obtener más información sobre las vistas de los formularios, vea la sección Obtener
información sobre la vista Presentación y la vista Diseño.
Cuando se usa la herramienta Varios elementos, el formulario creado por Access se
parece a una hoja de datos. Los datos vienen organizados en filas y columnas y se ve
más de un registro a la vez. Sin embargo, un formulario de varios elementos proporciona
más opciones de personalización que una hoja de datos, como la posibilidad de agregar
elementos gráficos, botones y otros controles. Para obtener más información sobre la
personalización de los formularios, vea las secciones Ajustar un formulario en la vista
Presentación, Ajustar un formulario en la vista Diseño y Agregar controles a un formulario.
Crear un formulario mediante el Asistente para formularios
Para seleccionar con mayor criterio los campos que van a aparecer en un formulario,
puede usar el Asistente para formularios en vez de las diversas herramientas de creación
de formulario anteriormente mencionadas. Asimismo, permite definir cómo se agrupan y
se ordenan los datos, y usar campos de más de una tabla o consulta siempre y cuando
defina con antelación las relaciones entre las tablas y consultas. Para obtener más
información sobre la creación de relaciones, vea los vínculos en la sección Vea también
de este artículo.
1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios y en

Asistente para formularios .

2. Siga las instrucciones que figuran en las páginas del Asistente para formularios.
 Nota Si desea incluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no haga clic
en Siguiente ni en Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o
consulta en la primera página del Asistente para formularios. Repita los pasos para
seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los demás campos que desee incluir en el
formulario. A continuación, haga clic en Siguiente o Finalizar.
3. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.
Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco
Si el asistente o las herramientas de creación de formulario no se ajustan a sus
necesidades, puede usar la herramienta Formulario en blanco para crear un formulario.
Puede ser una forma muy rápida de crear un formulario, especialmente si está pensando
en incluir sólo unos pocos campos.

1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en En blanco.

Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de
campos.
 Ver y organizar información
Información general
El panel de navegación es una ubicación central desde la que se puede ver con facilidad y
tener acceso a todos los objetos de base de datos. De manera predeterminada, cuando
se abre una base de datos en Access 2010, el panel de navegación aparece a la izquierda
del área de trabajo.
Ajustar todo el panel de navegación
Puede ajustar la apariencia del panel de navegación de las siguientes formas:
Para Haga esto
Coloque el puntero sobre el borde derecho del panel de navegación
Cambiar el ancho del
y, a continuación, cuando cambie a una flecha de doble cara,
panel de navegación
arrastre el borde para aumentar o disminuir el ancho.
Haga clic en el Botón para abrir o cerrar la barra Tamaño del panel
Abrir y cerrar el panel
de navegación
o presione F11 para abrir y cerrar el panel de navegación.
Usar objetos de base de datos
Haga doble clic en cualquier objeto del panel de navegación para usarlo. Si hace clic con
el botón secundario del mouse en un objeto, verá un menú contextual que le permitirá
hacer varias cosas, como abrir un objeto en la vista Diseño.
Categorías y grupos
Los objetos de una base de datos se pueden organizar en categorías y grupos. Las
categorías permiten organizar los objetos en el panel de navegación y los grupos permiten
filtrar los objetos organizados por categorías.
Por ejemplo, en la ilustración anterior, Todos los objetos de Access es la categoría y
Tablas, Consultas, Formularios e Informes son los grupos.
Cuando se selecciona una categoría, los elementos se organizan en los grupos que
contiene la categoría. Por ejemplo, si se elige la categoría Tablas y vistas relacionadas,
los elementos se organizan en un grupo por tabla, y cada grupo contiene los accesos
directos a todos los objetos que usan la tabla (consultas, formularios, informes, etc.). Si un
objeto usa más de una tabla, aparece en todos los grupos pertinentes.
Seleccionar una categoría
Al crear una nueva base de datos, la categoría que se muestra de manera
predeterminada es Tablas y vistas relacionadas, y el grupo es Todas las tablas. Todas las
bases de datos también tienen una categoría llamada Personalizada que se puede usar
para crear una vista personalizada de los objetos. Además, Access proporciona dos
categorías predefinidas más entre las que se puede seleccionar, en función de la forma en
que se desee que se muestren los objetos:
Categoría Descripción
Tipo de objeto Permite ver todos los objetos de la base de datos, ordenados por tipo.
Fecha de
Permite ubicar los objetos creados o modificados en una fecha específica o
creación
en un intervalo de fechas. Puede filtrar por Hoy o Todas las fechas. Estas
y
categorías muestran los objetos en un orden descendente desde el
Fecha de
momento en que se crearon o modificaron por última vez.
modificación
Por ejemplo, en la base de datos de ejemplo Northwind que se instala con Access, si
muestra el grupo Todas las tablas, puede ver los diversos objetos que están relacionados
con cada tabla. La tabla aparece siempre primero, seguida de todos los objetos que
dependen de los datos de esa tabla. En la siguiente ilustración, el grupo Empleados
muestra la tabla Empleados seguida de los objetos relacionados con la tabla Empleados,
y ocurre lo mismo con las tablas Transportistas y Clientes.

Cada vez que seleccione una categoría predefinida, Access incluye un grupo global que
contiene todos los objetos de la base de datos. Puede ubicar fácilmente el grupo global
para una categoría buscando la palabra Todos en el nombre del grupo. Por ejemplo, si
selecciona la categoría Tablas y vistas relacionadas, el grupo global se denomina Todas
las tablas.
Mostrar y ordenar objetos
Puede seleccionar la forma en que se muestran los objetos de la base de datos en el
panel de navegación. Por ejemplo, puede incluir las fechas de creación o modificación, o
mostrar objetos como iconos o listas. De forma predeterminada, Access ordena los
objetos en el panel de navegación por tipo de objeto en orden alfabético ascendente, pero
también puede cambiar el orden para adaptarlo a sus necesidades. Para especificar la
manera en que se muestran y ordenan los objetos, haga lo siguiente:
 Haga clic con el botón secundario en la parte superior del panel de navegación
para mostrar el menú contextual y, a continuación, realice cualquiera de las
siguientes acciones:
 Para cambiar la forma en que se muestran los objetos, seleccione Vista por
y, a continuación, haga clic en Detalles, Icono o Lista.
 Para ver todos los grupos de la base de datos, haga clic en Mostrar todos
los grupos.
 Para cambiar el criterio de ordenación para los objetos, seleccione Ordenar
por y, a continuación, seleccione una opción de ordenación.
  Para ordenar manualmente y personalizar el orden de presentación, haga
clic en Ordenar por y, a continuación, en Quitar ordenaciones automáticas.
Buscar objetos en una base de datos
A medida que escribe texto en el cuadro Buscar, Access busca dentro de la categoría los
grupos que contienen un objeto o acceso directo de objeto que coincide con los términos
de búsqueda. Todos los grupos que no contengan una coincidencia se contraen.
Nota Access busca objetos sólo en las categorías y los grupos que se muestran
actualmente en el panel de navegación.
Sugerencia Para buscar en toda la base de datos un objeto específico, seleccione una
de las categorías predefinidas en el panel de navegación, como Tablas y vistas
relacionadas o Tipo de objeto. Esto ayuda a asegurarse de que todos los grupos están
visibles en el panel de navegación.
Usar el cuadro Buscar para buscar objetos o accesos directos de la base de datos
1. Si el cuadro Buscar no está visible en la parte superior del panel de navegación,
haga clic con el botón secundario en la barra de menús de la parte superior del
panel de navegación y, a continuación, haga clic en Barra de búsqueda.
2. Escriba una parte o el nombre completo del objeto o acceso directo en el cuadro
Barra de búsqueda.

A medida que escribe los caracteres, Access busca y elimina todos los títulos de grupo
que no contienen coincidencias.

3. Para realizar otra búsqueda, haga clic en Borrar cadena de búsqueda o

presione la tecla RETROCESO para eliminar los caracteres y, a continuación,
escriba el nuevo texto que desea buscar.
Nota Cuando borre el contenido del cuadro Barra de búsqueda, el panel de navegación
muestra nuevamente todos los objetos disponibles.

 2. En el panel Lista de campos, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla
o las tablas que contienen los campos que desee ver en el formulario.
3. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el
formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla
CTRL y haga clic en varios campos. A continuación, arrástrelos todos juntos hasta
el formulario.
Nota El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar en función de
qué parte del formulario esté seleccionada actualmente. Si no puede agregar un campo al
formulario, seleccione una parte distinta del formulario y pruebe a agregar el campo de
nuevo. Para obtener más información sobre cómo trabajar con el panel Lista de campos,
vea el artículo Agregar un campo a un formulario o informe.
4. Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar al
formulario un logotipo, un título, números de páginas o la fecha y la hora.

5. Si desea agregar al formulario una mayor variedad de controles, cambie a la vista

Diseño haciendo clic con el botón secundario en el formulario y eligiendo Vista
 Diseño . A continuación, podrá usar las herramientas del grupo Controles de la
ficha Diseño.

 Definir relación

 Crear informes
Crear un informe mediante la herramienta de informes
La herramienta Informe es la manera más rápida de crear un informe, porque lo genera
inmediatamente sin solicitarle ningún tipo de información. El informe muestra todos los
campos de la tabla o consulta subyacente. La herramienta Informe puede no crear el
producto final terminado que desea obtener en última instancia, pero resulta muy útil para
ver rápidamente los datos subyacentes. Después, puede guardar el informe y modificarlo
en la vista Presentación o en la vista Diseño para que se adapte mejor a sus propósitos.
1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta en la que desea basar
el informe.

2. En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Informe.

Access crea y muestra el informe en la vista Presentación.
3. Para obtener más información sobre cómo ver e imprimir el informe, vea la sección
Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico.
Después de ver el informe, puede guardarlo y, a continuación, cerrar tanto el informe
como la tabla o consulta subyacente que ha utilizado como origen de registros. La
próxima vez que abra el informe, Access mostrará los datos más recientes del origen de
registros.
Crear un informe mediante el Asistente para informes
Puede utilizar el Asistente para informes para ser más selectivo acerca de los campos que
van a aparecer en el informe. También puede especificar cómo se agrupan y se ordenan
los datos, y puede utilizar los campos de más de una tabla o consulta, siempre que haya
especificado de antemano las relaciones entre las tablas y consultas. En la sección Vea
también encontrará vínculos que le permitirán tener acceso a más información sobre la
creación de relaciones.
1. En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Asistente para informes.
2. Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para informes. En la última,
haga clic en Finalizar.
En la Vista preliminar del informe, éste aparece tal y como se imprimirá. También puede
ampliarlo para ver mejor determinados detalles. Para obtener más información acerca de
cómo ver e imprimir el informe, vea la sección Ver, imprimir o enviar el informe como
mensaje de correo electrónico.
Nota Si desea incluir en el informe campos de varias tablas y consultas, no haga clic en
Siguiente ni en Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o
consulta en la primera página del Asistente para informes. Al contrario, repita los pasos
para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los campos que desee incluir en el
informe hasta haber seleccionado todos los campos necesarios. A continuación, haga clic
en Siguiente o en Finalizar para continuar.
Crear etiquetas utilizando el Asistente para etiquetas
Utilice el Asistente para etiquetas para crear fácilmente etiquetas de una amplia variedad
de tamaños.
 1. En el panel de exploración, abra la tabla o consulta que pasará a ser el origen de
registros para las etiquetas haciendo doble clic en ella.
2. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Etiquetas.
3. Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para etiquetas. En la última,
haga clic en Finalizar.
Access muestra las etiquetas en la Vista preliminar para que pueda verlas tal como
aparecerán cuando se imprima. Puede utilizar el control deslizante en la barra de estado
de Access para ampliar sus detalles. Para ver más información sobre cómo ver e imprimir
el informe, vea la sección Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo
electrónico.
Nota Vista preliminar es la única vista que se puede usar para ver varias columnas; las
demás vistas muestran los datos en una sola columna.
Crear un informe utilizando la herramienta Informe en blanco
Si no está interesado en utilizar la herramienta Informe o el Asistente para informes,
puede utilizar la herramienta Informe en blanco para crear un informe desde el principio.
Puede resultar una forma muy rápida de crear un informe, especialmente si está
pensando en incluir sólo unos pocos campos en él. El siguiente procedimiento muestra
cómo utilizar la herramienta Informe en blanco:

1. En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Informe en blanco.

Se muestra un informe en blanco en la Vista Presentación y el panel Lista de campos se
muestra a la derecha de la ventana de Access.
2. En el panel Lista de campos, haga clic en el signo que está más junto a la tabla o
tablas que contienen los campos que desea ver en el informe.
3. Arrastre cada campo al informe, de uno en uno, o mantenga presionada la tecla
CTRL y seleccione varios campos y arrástrelos al informe al mismo tiempo.
4. Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar
un logotipo, título, números de páginas o la fecha y hora del informe.

Para obtener más información sobre cómo agregar características al informe, siga los
vínculos de la sección Vea

 Integrar Access con otras aplicaciones

Exportar la información del parte de horas a Excel
Ahora se puede exportar a Excel la cuadrícula del parte de horas que contiene las
asignaciones de tareas en Project. Cuando el usuario hace clic en el vínculo Exportar
cuadrícula a Excel que aparece debajo de la cuadrícula del parte de horas, todas las
tareas actualmente filtradas, incluso las situadas fuera del área de desplazamiento, se
exportan y se muestran en Excel.
 Nota Para exportar la cuadrícula del parte de horas, debe tener instalado Internet
Explorer versión 5.5 o posterior.
Importar tareas de Outlook
Si los usuarios del parte de horas mantienen tareas en Outlook, pueden importarlas en su
parte de horas haciendo clic en el icono Trabajar con Outlook que aparece en la parte
derecha de la página principal de Project Web Access. Si una organización ha instalado
Microsoft Windows® SharePoint™ Services junto con Project Server y además usa
Outlook, los usuarios del parte de horas pueden exportar sus asignaciones al Calendario
de Outlook. Pueden ver sus asignaciones y enviar actualizaciones de progreso desde el
Calendario.
Integración con un parte de horas externo de otro fabricante
Si una organización ya está utilizando un parte de horas externo de otro fabricante,
Project Server puede interactuar con éste gracias a la interfaz API del parte de horas de
Project Web Access. Esta integración se implementa siguiendo este procedimiento:
 El administrador asigna el permiso de Integración con sistema externo de parte de
horas a usuarios específicos. Este permiso se configura en la página
Administración de Project Web Access.
 Las páginas del parte de horas de Project Web Access se deshabilitan a nivel de
empresa. Esto evita que los integrantes de grupo envíen datos reales del parte de
horas y fuerza el envío de datos reales desde el parte de horas de otro fabricante.
 Si el parte de horas de otro fabricante es un sistema basado en Web, puede
agregarse un elemento de menú a la interfaz de usuario de Project Web Access
para simplificar la experiencia de usuario de los integrantes de grupo.
 Opcionalmente, el administrador puede definir el método de informe para asignarlo
a los períodos de informe del sistema del otro fabricante. Esto permite que los
datos actuales enviados desde ese sistema estén protegidos en Project
Professional, igual que lo estarían en el parte de horas de Project.
 Se escribe un código personalizado para llamar a Project Server a través de
Project Data Service (PDS) y actualizar el estado de las tareas de los integrantes
de grupo basándose en los datos reales introducidos en el sistema del otro
fabricante.
 Cuando se envían los datos reales a través de PDS, los jefes de equipo reciben
una notificación. Al igual que en el parte de horas de Project, utilizan la página
Actualizaciones de Project Web Access para revisar los datos reales enviados y
actualizar el plan del proyecto.
Gracias a esta implementación, los integrantes del equipo pueden introducir los datos
reales en un único sistema de parte de horas, y tanto el sistema de la organización como
Project Server se actualizan simultáneamente.
Integración con un sistema de contabilidad general
Mediante la configuración de la nueva interfaz API del parte de horas, las organizaciones
pueden utilizar datos reales captados en el parte de horas de Project para enviarlos al
sistema de contabilidad general, los cual admite la facturación directa a los clientes por
trabajo completado en un proyecto. Esta integración entre Project Server y un sistema de
contabilidad general se implementa siguiendo este procedimiento:
 El administrador define los períodos de informe de Project Server para asignarlos
a los períodos de informe del sistema de contabilidad general.
 El administrador define el código de esquema de recurso de empresa de la
estructura detallada de los recursos de la empresa (EDR) y asigna todos los
recursos de la empresa al valor EDR apropiado.
 El administrador configura una o más categorías de jefes de recursos y finanzas
para definir la capacidad de un jefe funcional para efectuar un seguimiento y
ajustar los datos reales.
 El administrador define uno o más proyectos administrativos y concede a los jefes
funcionales permiso para administrar estos proyectos.
 Los jefes de proyecto publican las asignaciones de sus proyectos.
 Los integrantes de grupo informan del tiempo dedicado a las asignaciones
utilizando el parte de horas de Project.
 Los jefes de proyecto utilizan la página Actualizaciones de Project Web Access
para revisar los datos reales enviados y actualizar el plan del proyecto basándose
en los datos reales enviados.
 El administrador abre y cierra los períodos de informe para sincronizarlos con el
sistema de contabilidad general de la organización.
 Se escribe un código personalizado y extensiones PDS para extraer de la base de
datos de Project Server los datos reales enviados durante períodos cerrados y, a
continuación, actualizar el sistema de contabilidad general.
Existen tres nuevos métodos PDS que admiten la actualización mediante programación
de las tablas del parte de horas de la base de datos de Project Server, tanto para el parte
de horas de otro fabricante como para la integración en el sistema de contabilidad
general. Los nuevos métodos PDS del parte de horas son:
 AssignmentsGet, que devuelve las asignaciones de un recurso o recursos
específicos durante un período de tiempo determinado.
 AssignmentsSave, que permite presentar informes de datos reales de las
asignaciones.
AssignmentsProjectManagerUpdate, que actualiza los datos reales de recursos del jefe de
proyecto que hayan sido introducidos o actualizados por un integrante del equipo o
mediante una llamada AssignmentsSave.

 Manejo de clientes de correo electrónico

Un cliente de correo electrónico, también llamado "cliente POP", es un programa que sirve
para recibir, leer, enviar y organizar mensajes de e-mail. Existen muchos clientes de
correo, por ejemplo: "Mozilla Thunderbird", "Apple Mail", "Microsoft Outlook", entre
muchos otros.
El más famoso programa de este tipo es "Outlook", ya que su versión "Express" viene
incluida en "Windows" (el sistema operativo más usado en la actualidad). No obstante,
también hay alternativas gratuitas que suelen ser igual o más eficientes, como es el caso
de "Thunderbird".
Uso y configuración de clientes de correo
Para poder hacer uso de un cliente de correo es necesario tener una cuenta de e-mail, ya
sea en un servicio público (como: Gmail, Hotmail, Yahoo, etc.) o una cuenta perteneciente

a un sitio (como: ).
Utilizar un cliente de correo es algo que no implica mayor reto, pues estos sistemas son
muy sencillos, intuitivos y la mayoría tienen mucha información de ayuda para los
usuarios. Realmente con el uso cotidiano y la práctica cualquier persona aprenderá
rápidamente a recibir, enviar y organizar eficientemente mensajes electrónicos en un
"cliente POP".
Algo que en ocasiones suele ser algo problemático es la configuración de los clientes de
correo; pues hay que agregar las cuentas de correo que se van a utilizar para la recepción
y envío de mensajes. Esto implica el conocer y proporcionarle al programa ciertos datos
técnicos que indican las características del buzón de e-mail que se manejará ("Servidor de
correo entrante POP3", "Servidor de correo saliente SMTP", "Puertos", "Conexión segura
SSL", etc.).
Cada servicio público de e-mail define y proporciona a sus usuarios los parámetros de
configuración para poder hacer uso de un cliente de correo. Para conocer esta
información habrá que visitar el sitio correspondiente del proveedor; a continuación
presentamos los enlaces a la información de los servicios más importantes: buzones de
Gmail, buzones de Hotmail y buzones de Yahoo.

Por otro lado, en el caso de las cuentas de correo particulares (formadas por el dominio
de un sitio) los datos de configuración deben de ser proporcionados por el proveedor de
hospedaje que alberga el sitio y también da soporte al sistema de correo.
 Configuración de correo electrónico
Aunque cada servicio de e-mail tiene su propia forma de configuración existe cierta
estandarización con respecto a los datos necesarios para agregar un buzón a un cliente
de correo. La siguiente lista enumera los principales parámetros de configuración
requeridos por los "clientes POP" y sus valores comunes:
 Nombre.- es el nombre y apellidos del propietario del buzón; por ejemplo: "Jorge López
García". Este dato es utilizado para etiquetar con un nombre de remitente los mensajes
enviados.
Dirección de correo.- dirección completa de e-mail; por ejemplo: (buzón completo, con
todo y arroba). También este parámetro se utiliza al momento de enviar correos para
definir el correo del remitente.
Nombre de usuario.- en algunos servicios de correo se utiliza toda la dirección de e-mail
completa, como: . En ocasiones el servidor solo admite el fragmento de la dirección que
va antes de la arroba ("@"); por ejemplo: en el buzón puede ser que el nombre de
usuario correcto solo sea "contacto".
Contraseña.- es la clave de acceso seleccionada al momento de tramitar la cuenta de
correo. Cuando se teclea este dato en el cliente de correo generalmente no se muestran
los caracteres, en su lugar aparecen puntos ("•") o asteriscos ("*"), esto con el objetivo de
proteger la contraseña.
El servidor requiere autentificación.- esta es una casilla que se puede seleccionar o dejar
vacía. Generalmente hay que palomear este parámetro para que sea afirmativo; pues la
mayoría de los servidores requieren de autentificación.
Servidor de correo entrante (POP3).- es la referencia a donde se efectuará la conexión al
momento de recibir correo. Por lo regular en un correo tipo este dato se utiliza lo
siguiente: pop.empresa.com.mx o mail.empresa.com.mx
Servidor de correo saliente (SMTP).- es la referencia a donde se efectuará la conexión al
momento de enviar correo. Regularmente en un buzón como este parámetro es:
smtp.empresa.com.mx o mail.empresa.com.mx
El servidor POP3 requiere conexión segura (SSL).- es una casilla de verificación que se
tiene que marcar en el caso que la comunicación con el servidor de correo entrante se
realice con mecanismos de alta seguridad. La mayoría de los servicios no ocupan esta
opción y es muy probable que tenga que estar deseleccionada.
El servidor SMTP requiere conexión segura (SSL).- es una casilla de verificación que se
tiene que marcar en el caso que la comunicación con el servicio que envía mensajes se
realice de modo seguro. La mayoría de los servicios no ocupan esta opción y es muy
probable que tenga que estar deseleccionada.
Puerto POP3.- este es un número entero que indica el canal de comunicación por la cual
se recibirán e-mails. El estándar de este dato es 110 cuando no se efectúa una
comunicación segura (SSL) o 995 si la casilla "El servidor POP3 requiere conexión segura
(SSL)" está seleccionada.
Puerto SMTP.- este es un número entero que indica la puerta de comunicación por la cual
se enviarán correos. El estándar de este dato es 25 cuando no se efectúa una
comunicación segura (SSL) o 465 si la casilla "El servidor SMTP requiere conexión segura
(SSL)" está seleccionada.
 Administración de correo electrónico
 Accede a Outlook.
Para descubir todas las aplicaciones de Outlook, accede a su web desde tu navegador.
Identifícate con tu dirección de correo y contraseña.
 2 Outlook te ofrece 4 aplicaciones.
Descubre las cuatro apps de Outlook en la esquina superior izquierda de tu pantalla:
- Correo.
- Contactos.
- Calendario.
- SkyDrive.
 3 Tus contactos ordenados alfabéticamente.
La aplicación de contactos te muestra todos tus amigos a la izquierda. Aparecerán en
orden alfabético. Si seleccionas uno de ellos puedes acceder a otras opciones: crar
grupos o administrar contactos.
 4 Un calendario para no olvidarte de nada.
Marca en esta agenda todas tus citas y tareas importantes. La aplicación te permitirá
gestionar mucho mejor tu tiempo y organizarte de forma muy sencilla.
 5 SkyDrive, tus archivos en la nube.
Almacena tus archivos el el disco duro de SkyDrive. La aplicación te permite, además,
compartir documentos con tus contactos.