Manual de Procedimiento

Fecha de Emisión:
MANUFACTURAS SAYES S.A DE C.V.

21-AGO-2021
CÓDIGO: P-ADM-
CONTABILIDAD
Versión:
Página 1 de 1
REGISTRO CONTABLE DE LOS VIATICOS DEL AREA COMERCIAL
OBJETIVO
Realizar el correcto registro de los viáticos de cada colaborador según su

correspondiente centro de costo.
ALCANCE
 Ingresos
 Cuentas por pagar
DEFINICIONES
CFDI: Comprobante Fiscal Digital Impreso
XML: Es el archivo donde están todos los elementos de nuestro comprobante,

realmente este archivo es el comprobante fiscal digital que se define como un
documento digital con validez legal, el cual utiliza estándares técnicos de
seguridad internacionalmente reconocidos para garantizar la integridad,
confidencialidad, autenticidad, unicidad y no repudio de la Factura.
SAP: Systemanalyse Programmentwicklung, que se traduce como "desarrollo de

programas de sistemas de análisis".
Excel: es un programa computacional incluido en el paquete Microsoft Office, y

sirve para la creación, manejo y modificación de hojas de cálculo.
CONTENIDO
Se recibirá del Departamento de Cuentas por Pagar, el acumulado de las facturas

en físico que corresponden a la comprobación de los viáticos reembolsados
autorizados en conformidad a las políticas autorizadas.
Calle Pomaski No. 202, Col. Emiliano Zapata, San Andrés Cholula, Puebla, México
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21-AGO-2021
CÓDIGO: P-ADM-
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Capturará en SAP los gastos por colaborador, siguiendo el orden del reembolso
capturado en el sistema previamente.
El registro de los viáticos se hará, por colaborador y tipo de gasto, el cual se le

deberá de identificar su centro de costo conforme al siguiente listado.
Código Colaborador Centro de

costo
DF002 CARLOS SALCEDO ALATRISTE CACLIENT
DF014 JOSEFINA MENDEZ BARRAGAN CVCOMER
DF017 FRANCISCO JOSE NORIEGA OTEGUI CVCOMER
DF018 OMAR JUAREZ ANDRES CVCOMER
DF019 JUANA OLGA MORALES MONDRAGON CVCOMER
DF022 DAVID CALDERON BUENO CVCOMER
DF024 JOSE MARIA OSORIO AGUILAR CVCOMER
DF027 OSCAR ENRIQUE NAVARRO FERNANDEZ CVCOMER
DF028 GEOVANI EZEQUIEL LOPEZ ALAMILLA CMARK
DF029 JEAN CARLO GOMEZ NAVA CMARK
DF032 ALMA GUADALUPE HERNANDEZ LANDA CVCOMER
DF033 VALERIA ITZEL VILLASEÑOR MORALES CMARK
DF034 JOSE ENRIQUE SANCHEZ AGUILAR CVCOMER
DF035 ITZEL ARRIETA ESPINDOLA CVCOMER
DF041 ROBERTO FRANCISCO HERRERA VASQUEZ CVCOMER
DF042 BENITA HERNANDEZ ORTIZ CVCOMER
DF044 LIZBET MORALES BONILLA CVCOMER
DF045 ALEJANDRINA VEGA GALLEGOS CVCOMER
DF048 FERNANDO GONZALEZ GOMEZ E COMER
DF050 MANUEL ALEJANDRO FRANCO GONZALEZ CVCOMER
DF055 LIBRADO MIGUEL TLAPA CORTERO CTRADE
DF060 MIRYAM VERONICA MARTINEZ RUIZ CVCOMER
DF063 HECTOR ISMAEL CARDENAS CISNEROS CVCOMER
DF064 HUMBERTO EDUARDO MENDEZ MONTIEL CTRADE
DF067 FERNANDO ROMANO VALENCIA CVCOMER
DF076 MAURICIO FLORES SANTIAGO CTRADE
Fecha de Emisión:
21-AGO-2021
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En cuanto al número de cuenta de los gastos, los podrá localizar en catálogo de

cuentas que está ubicada en la siguiente ruta:
\\SERVERADMONSAYES\Conta\Contabilidad\MANUFACTURASSAYES2021\
VARIOS
Con el nombre de Catalogo Sayes, que es un archivo de Excel, en el cual se

concentrara en los gastos:
6100-000-000 GASTOS DE COMERCIALIZACION
6150-000-000 GASTOS DE CONCENTRADOS Y ESENCIAS
En cuanto al impuesto, la cuenta será la siguiente:
1180-001-000 IVA ACREDITABLE PAGADO
El registro de la póliza se elaborará con la misma fecha que se realizó el

reembolso a los colaboradores.
El concepto del asiento estará formado de la siguiente manera: número de

consecutivo de la póliza (entre paréntesis), abreviatura del banco del cual se
realizó el reembolso y el periodo de los viáticos reembolsados. Ejemplo:
(55) BMEX VIATICOS SEMANA DEL 01 AL 15 JULIO 20XX
(55): Consecutivo de gasto
BMEX: Banco Banamex
En la sección de comentarios, se colocará en cada párrafo, una leyenda que

estará constituida de la siguiente manera: número de consecutivo de la póliza
(entre paréntesis), abreviatura del banco del cual se realizó el reembolso, el
número de factura y el emisor de la factura. Ejemplo:
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21-AGO-2021
CÓDIGO: P-ADM-
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(55) BMEX FAC-XXX.PUBLICO EN GENERAL
Cabe señalar que, tanto el concepto de la póliza, como los comentarios, estarán
escritas en mayúsculas.
A continuación, se mostrará un registro de gastos de viáticos como ejemplo:
# Cuenta de mayor/Código SN Cuenta de mayor/Nombre SN Débito Crédito Norma de reparto Comentarios Referencia 1
1 6100-041-000 VIATICOS COMIDAS 284.48 CVCOMER (55) BMEX FAC-1.PUBLICO EN GENERAL
2 1180-001-000 IVA ACREDITABLE PAGADO 45.52 (55) BMEX FAC-1.PUBLICO EN GENERAL
3 6100-042-000 VIATICOS HOSPEDAJES 887.92 CVCOMER (55) BMEX FAC-2.HOTEL CENTRAL SA
4 1180-001-000 IVA ACREDITABLE PAGADO 142.08 (55) BMEX FAC-2.HOTEL CENTRAL SA
9 6100-042-000 VIATICOS HOSPEDAJES 570.51 CVCOMER (55) BMEX FAC-5.OPERADORA HERMANOS SA
10 1180-001-000 IVA ACREDITABLE PAGADO 89.49 (55) BMEX FAC-5.OPERADORA HERMANOS SA
13 6100-042-000 VIATICOS HOSPEDAJES 570.51 CVCOMER (55) BMEX FAC-7.OPERADORA HERMANOS SA
15 6100-041-000 VIATICOS COMIDAS 175.01 CVCOMER (55) BMEX FAC-8.OPERADORA HERMANOS SA
17 6100-045-000 VIATICOS CASETAS (TIKETS) 116.38 CVCOMER (55) BMEX FAC-9.PROMOTORA SA
18 1180-001-000 IVA ACREDITABLE PAGADO 18.62 (55) BMEX FAC-9.PROMOTORA SA
19 DF024 JOSE MARIA OSORIO AGUILAR 4,409.01 (55) BMEX VIATICOS SEMANA 21 AL 28 MAYO 2021
En un solo asiento se contabilizarán los gastos de todos los colaboradores

correspondientes del periodo.
En ocasiones, los colaboradores, rebasan el importe permitido en los conceptos

de consumo y hospedaje permitido, dichos montos, ya está previamente
identificados por el Departamento de Ingresos, solo queda hacer un asiento
complementario para ajustar los importes abonados a la cuanta de cada
colaborador.
Se elaborará de con la misma fecha que se realizó el reembolso a los

colaboradores, al igual que el concepto del asiento.
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21-AGO-2021
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Las cuantas que se ocupara serán: Gastos no deducibles viáticos y la del

colaborador en caso. Los importes estarán registrados en negativo.
En el párrafo del No deducible, en la sección de comentarios, se colocará una

leyenda constituida de la siguiente manera: número de consecutivo de la póliza
(entre paréntesis), abreviatura del banco del cual se realizó el reembolso y el
motivo del cual no se le reembolso dicho importe.
A continuación, un ejemplo de dicho registro:
# Cuenta de mayor/Código SN Cuenta de mayor/Nombre SN Débito Crédito Norma de reparto Comentarios Referencia 1
1 6100-151-000 GASTOS NO DEDUCIBLES VIATICOS - 252.00 CVCOMER (55) BMEX EXCESO EN CONSUMO/HOSPEDAJE PERMITIDO
2 DF024 JOSE MARIA OSORIO AGUILAR - 252.00 (55) BMEX VIATICOS SEMANA 21 AL 28 MAYO 20XX
3 6100-151-000 GASTOS NO DEDUCIBLES VIATICOS - 155.00 CVCOMER (55) BMEX EXCESO EN CONSUMO/HOSPEDAJE PERMITIDO
4 DF067 FERNANDO ROMANO VALENCIA - 155.00 (55) BMEX VIATICOS SEMANA 21 AL 28 MAYO 20XX
5 6100-151-000 GASTOS NO DEDUCIBLES VIATICOS - 30.00 CVCOMER (55) BMEX EXCESO EN CONSUMO PERMITIDO
6 DF014 JOSEFINA MENDEZ BARRAGAN - 30.00 (55) BMEX VIATICOS SEMANA 21 AL 28 MAYO 20XX
7 6100-151-000 GASTOS NO DEDUCIBLES VIATICOS - 86.00 CTRADE (55) BMEX EXCESO EN HOSPEDAJE PERMITIDO
8 DF055 LIBRADO MIGUEL TLAPA CORTERO - 86.00 (55) BMEX VIATICOS SEMANA 21 AL 28 MAYO 20XX
9 6100-151-000 GASTOS NO DEDUCIBLES VIATICOS - 100.07 CTRADE (55) BMEX EXCESO EN CONSUMO/HOSPEDAJE PERMITIDO
10 DF064 HUMBERTO EDUARDO MENDEZ MONTIEL - 100.07 (55) BMEX VIATICOS SEMANA 21 AL 28 MAYO 20XX
Ambos asientos se realizarán en el sistema SAP y se pueden hacer de dos

maneras:
1. Registro diario (ver instructivo "x1").

2. Documentos Preliminares (ver instructivo "x2").
El uso de cualquier forma de registro será a consideración del Auxiliar Contable en

turno.
Una vez elaborados los asientos, se adjuntará el xml del CFDI del gasto como
respaldo (ver instructivo "x3")
Fecha de Emisión:
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CÓDIGO: P-ADM-
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En caso de faltar algún comprobante digital, se le solicitara al Departamento de

Ingresos para que envié los archivos.
Hay ocasiones que, aun teniendo todos los comprobantes digitales en su

respectiva carpeta, los archivos están dañados, en tal caso, se le solicitara a la
Jefe Inmediato o al Auxiliar Contable 1, el apoyo para que se descarguen los
comprobantes dañados de la página del SAT.
Posteriormente se conciliará las cuentas de los socios de negocios en SAP (ver

instructivo "x4")
Para finalizar, se archivará en el recopilador correspondiente al mes.
Elaboró Revisó Autorizó
Nombre / firma Nombre / firma Nombre / firma

Puesto Puesto Puesto
CONTROL DE CAMBIOS
Revisión Fecha de Motivo de la modificación

Modificación
01 21–Agosto- 2021 Documento de nueva creación
02
03

Manual de Procedimiento

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XML: Es el archivo donde están todos los elementos de nuestro comprobante,

SAP: Systemanalyse Programmentwicklung, que se traduce como "desarrollo de

Excel: es un programa computacional incluido en el paquete Microsoft Office, y

Se recibirá del Departamento de Cuentas por Pagar, el acumulado de las facturas

El registro de los viáticos se hará, por colaborador y tipo de gasto, el cual se le

Código Colaborador Centro de

En cuanto al número de cuenta de los gastos, los podrá localizar en catálogo de

Con el nombre de Catalogo Sayes, que es un archivo de Excel, en el cual se

6100-000-000 GASTOS DE COMERCIALIZACION

6150-000-000 GASTOS DE CONCENTRADOS Y ESENCIAS

En cuanto al impuesto, la cuenta será la siguiente:

1180-001-000 IVA ACREDITABLE PAGADO

El registro de la póliza se elaborará con la misma fecha que se realizó el

El concepto del asiento estará formado de la siguiente manera: número de

(55) BMEX VIATICOS SEMANA DEL 01 AL 15 JULIO 20XX

(55): Consecutivo de gasto

BMEX: Banco Banamex

En la sección de comentarios, se colocará en cada párrafo, una leyenda que

(55) BMEX FAC-XXX.PUBLICO EN GENERAL

A continuación, se mostrará un registro de gastos de viáticos como ejemplo:

En un solo asiento se contabilizarán los gastos de todos los colaboradores

En ocasiones, los colaboradores, rebasan el importe permitido en los conceptos

Se elaborará de con la misma fecha que se realizó el reembolso a los

Las cuantas que se ocupara serán: Gastos no deducibles viáticos y la del

En el párrafo del No deducible, en la sección de comentarios, se colocará una

A continuación, un ejemplo de dicho registro:

Ambos asientos se realizarán en el sistema SAP y se pueden hacer de dos

1. Registro diario (ver instructivo "x1").

El uso de cualquier forma de registro será a consideración del Auxiliar Contable en

En caso de faltar algún comprobante digital, se le solicitara al Departamento de

Hay ocasiones que, aun teniendo todos los comprobantes digitales en su

Posteriormente se conciliará las cuentas de los socios de negocios en SAP (ver

Para finalizar, se archivará en el recopilador correspondiente al mes.

Elaboró Revisó Autorizó

Nombre / firma Nombre / firma Nombre / firma

Revisión Fecha de Motivo de la modificación

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