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Unidad 1 - Fase 2

Prever y proponer estrategias en la planeación y organización

Milton Leandro uzuriaga

CC: 1059986169

Fundamentos de Administración

Grupo: 158

Tutora: Liliana pardo herrera

Universidad Nacional Abierta y a Distancia

UNAD

Programa: Ingeniería electrónica

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2021
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Introducción

El proceso administrativo y cada uno de sus componentes resultan un tema bastante

importante tanto como para la empresa a la hora de tomar decisiones, como para los futuros

administradores de empresas que en él ven la base de su quehacer diario.

Contar con una buena planeación, es primordial para tener objetivos claros y saber el

camino a seguir. Es decir, iniciar el proceso administrativo para darle solución a un problema de

la mejor manera. Anticiparse, analizar y estudiar las diferentes perspectivas son los pasos claves

para alcanzar el éxito de la empresa así sea una muy pequeña. Siguiendo con la organización, la

cual es esencial para disponer y coordinar todos los recursos disponibles en pro de la

consecución de la misión y visión de la misma.

Con la finalidad de responder a la Tarea de la Unidad 1- Fase 2 del curso Fundamentos

de Administración. Además, con el objetivo de identificar las características de cada uno de las

etapas del proceso administrativo, tales como la planeación y organización, se realiza el caso de

estudio desarrollado en el presente documento a la microempresa Sunshine Tienda Creativa.

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Objetivos

Diferenciar las características de cada subproceso administrativo de una organización,

iniciando por la planeación y organización de una microempresa tomada como estudio de caso,

realizando el diagnóstico interno y externo de la organización seleccionada a través del

análisis preliminar DOFA aplicando misión, visión, objetivos estratégicos y presupuesto.

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Desarrollo de la fase 2

1. Diagnóstico de la empresa

Elaborar una breve descripción de la empresa; donde se

determine la actividad económica, tamaño y tipo de empresa, tipo de producto,

marcas.

Grafica 1. Ciclo de vida de la empresa en relación a las ventas y el tiempo.

La microempresa Sunshine Tienda Creativa nació en julio de 2020 como un negocio

familiar, así que, según la gráfica de ventas vs tiempo, desde esa fecha se dio la introducción al

mercado. Inició con la presentación de la idea de negocio a los posibles clientes, tales como

familiares, amigos, compañeros de clases, etc. Además, con publicidad en redes sociales para

mostrar la variedad de productos; ya que, en este caso, lo visual es lo que llama la atención. En

la actualidad se encuentra en la fase de crecimiento ya que las ventas están aumentando

rápidamente y se están satisfaciendo las necesidades del mercado, e incluso se está dando la

incorporación de nuevos productos constantemente.

Por otra parte, se espera que la etapa de madurez para la empresa se dé cuando

las ventas empiecen a disminuir, al igual que las utilidades; y que el declive se presente cuando

las ventas se detengan.

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1.1. Identifique la actividad económica de la empresa que tiene como estudio

de caso, como: el tamaño y tipo de sociedad.

Sunshine Tienda Creativa está dedicada a la elaboración y venta de productos de

expresión social, es decir, se refiere a todos aquellos productos de regalo utilizados para

comunicar algún sentimiento, mensaje o idea, tales como anchetas, empaques de regalos,

tarjetería, cajas sorpresa, entre otros. Se puede clasificar como microempresa porque solamente

cuenta con 5 trabajadores y es una sociedad unipersonal porque se compone de una solo persona

natural cuya responsabilidad se limita a los bienes que aporta a la sociedad.

Realice un análisis preliminar de las fortalezas y debilidades

internas, además de las oportunidades y amenazas que enfrenta la
empresa en su ambiente. (utilizando la matriz DOFA).

• Algunos de los productos son

• Productos de calidad y garantía a bajos perecederos, por lo tanto, no se puede
costos. adelantar trabajo.
• Productos diseñados acorde a las
necesidades y expectativas de cada • Pocas ventas al por mayor por falta de
cliente, 100% personalizados. personal idóneo.
• Personal idóneo y calificado en la
elaboración de las diferentes líneas • Falta de recursos económicos para la
de productos que se ofrecen. La compra de insumos necesarios para la
capacitación en nuevas tendencias es realización en masa de algunos
constante. productos.
• Venta de productos de alta rotación
y especiales para cada celebración. • Falta de espacio en el taller.
• Ventas por canales físico y virtual.
Servicio a domicilio en Barranquilla y • En ocasiones de días festivos
envíos nacionales (algunos productos).
nacionales hace falta personal para
responder a los pedidos.
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oportunidades y amenazas:

• Demanda creciente debido a la • Mercado con muchos competidores

pandemia lo cual ha hecho que las muy buenos.
personas se queden en sus casas y
envíen regalos a otras. • Bajos precios de los nuevos
emprendedores.
• Fácil expansión a otras líneas de
productos como flores y globos. • Mayor publicidad en otras redes
sociales.
• Clientes fidelizados.
• Productos comerciales que con sus
• Menor costo en la compra de precios pretenden reemplazar los
insumos al por mayor. hechos a mano.

• Trabajo desde casa en caso de que • Cambio de las necesidades y gustos

por temas de pandemia se cierren los locales de los consumidores.
comerciales.

1.3 Aplicar la función de la planeación, para la empresa seleccionada:

Investíguese si esta empresa seleccionada posee una misión y visión

formal. Si ya posee una misión y visión establecida, evalúela y

redefínala de acuerdo con los niveles competitivos de hoy. Si la

compañía carece de una exposición de la misión y visión, elabórelas.

misión: Somos una tienda creativa dedicada a la elaboración y comercialización de productos

de expresión social, orientada a satisfacer las necesidades del cliente por medio de creaciones

originales con el toque de distinción

que nos caracteriza, con calidad y al precio justo; brindando atención personalizada y de

excelencia a nuestros clientes.

Visión: ser una empresa reconocida en el sector de la expresión social quilla, por ofrecer el
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mejor servicio a nuestros clientes. Cubriendo las necesidades y requerimientos de éstos, por la

calidad y diferenciación de nuestros productos, el alto compromiso en la mejora continua y por

brindar una rentabilidad sostenida a nuestros accionistas.

1.2 Determinar los valores corporativos. Si no los tiene elabórelos

• Trabajo con amor: Crear un compromiso con ideas, valores y metas comunes que

nos permita reflejar amor en todo lo que hacemos.

• Creatividad e Innovación: Capacidad de generar ideas completamente nuevas e

innovadoras que sirvan para diferenciarnos de nuestra competencia.

• Aprendizaje: Disposición para asimilar y poner en práctica nuevas tendencias.

• Actitud de Servicio: Disposición para satisfacer las necesidades del cliente,

respondiendo en forma afectuosa y oportuna.

• Responsabilidad: Ser cumplidos en los tiempos de entregas.

1.3 Elaborar los objetivos a mediano y largo plazo. Si no los tiene

elabórelos.
• Aumentar el espacio del taller por medio de la adquisición de un local

comercial de dos pisos en el próximo año.

• Aumentar en un 60% las ventas de tarjetería, pines y cajas al por mayor con envíos

a los diferentes sectores del país.

• Potenciar la imagen de la marca Sunshine con lanzamientos de nuevos productos de

calidad hechos a mano, personalizados de acuerdo a la ocasión y gusto

del cliente.

• Implementar publicidad y crear contenido digital en diferentes redes sociales como

Facebook, Instagram, y YouTube para ser reconocidos en todo el país.

• Fidelizar a los clientes a través de promociones especiales que incentiven tanto a

la consecución de nuevos clientes como a la recompra.

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• Incrementar el personal fijo contratado, además de fomentar entre los

empleados la cultura del crecimiento y mejora continua.

• Incrementar en un 50% el presupuesto de la empresa para la compra de materia

prima, insumos y herramientas para mejorar la productividad.

1.4 Establecer las políticas para la compañía. Si no las tiene elabórelas

• La empresa cumplirá a cabalidad los requisitos acordados con los clientes.

• Brindar trato justo y amable a todos los clientes en sus llamadas, en sus pedidos,

comentarios y reclamos considerando que el fin de la empresa es el buen servicio al cliente.

• Los empleados deberán asistir a una capacitación sobre servicio al cliente al

momento de su contratación.

• Todos los integrantes de la empresa deberán asistir o participar

constantemente en cursos o talleres relacionados con la elaboración de nuevos

productos, como mínimo cada 3 meses. Del mismo modo, todos se capacitarán en temas

relacionados con sus actividades laborales.

• Se garantiza que todos nuestros productos cumplen con todos los estándares

de calidad. Se ofrece devolución del dinero si el cliente no queda satisfecho con el trabajo

entregado.

• El horario de trabajo los empleados y de atención al cliente es de 7:00 am a

5:00 pm de lunes a viernes, y de 7:00 am a 3:00 pm los sábados y domingos. En caso de ser un

día festivo especial (día de la madre, día del padre, amor y amistad, etc.), el horario se

extenderá hasta las 7:00 p.m.

1.1. Plantear un presupuesto proyectado.

El siguiente es el presupuesto mensual para alcanzar el objetivo de implementar publicidad

y crear contenido digital en las diferentes redes sociales como Facebook, Instagram, y

YouTube.
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Presupuesto
Recursos Descripción Cantidad Valor Total
Community manager
Humanos 1 $1.500.000 $1.500.000
(salario mensual)
Escritorio con silla
1 $600.000 $600.000
ergonómica
Materiales
Set para toma de
1 $200.000 $200.000
fotografías
Equipo de cómputo de
1 $3.000.000 $3.000.000
alta gama
Cámara fotográfica
1 $1.500.000 $1.500.000
Tecnológicos profesional
Acceso a internet de
alta velocidad 1 $100.000 $100.000
(mensual)
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Aportes de los socios 3 $5000.000 $1.500.000

Financieros Utilidades por ventas 1 $1.000.000 $1.000.000

Crédito en una entidad

1 $1.000.000 $1.000.000
financiera

Nota: el valor de los recursos materiales, así como los tecnológicos (excepto el acceso a

internet) se representan como valores totales de los recursos, es decir, en todo su tiempo de vida

útil. No es mensual.

2. Organización

Describa los cargos y las funciones de cada cargo.

La microempresa Sunshine tienda creativa en la actualidad solo cuenta con 5 empleados, pero a

continuación se propone un organigrama que intenta suplir las cuatro áreas funcionales de toda

organización, agregando un empleado más.

Gerente general

Jefe administrativo-
compras

Vendedor Decorador 1 Decorador 2

Domiciliario
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2.1. Investíguese si la empresa seleccionada posee un organigrama,

evalúe y redefinir de acuerdo con los niveles competitivos de hoy. Si
la compañía carece del organigrama, elabore uno, de acuerdo a los
puestos de trabajo y las áreas o departamentos de la compañía.

Cargo Función Salario Recursos

• Planificar, organizar y
supervisar todas las actividades
desempeñadas por la empresa.
• Tomar decisiones críticas,
especialmente cuando se trata de
• Computador
asuntos centrales o vitales para la
• Impresora
organización.
• Escritorio y silla
• Motivar, supervisar y mediar
• Suministros de
Gerente general entre el equipo de trabajo. $1.500.000
papelería
• Realizar los tratos y compras
• Archivadores
con los grandes proveedores.
• Smartphone
• Organizar los recursos de la
entidad. • Conexión a
internet
• Llevar los registros contables de
la empresa.
• Realizar contrataciones de
personal cuando sea necesario.
• Elaborar el inventario de
• Computador
materia prima.
• Realizar la lista de compras • Impresora
• Realizar las pequeñas compras
• Smartphone
de toda la materia prima y de lo
que haya necesidad. • Conexión a
• Realizar el pago de los internet
Jefe servicios públicos, arriendos,
administrativo- facturas, nómina de empleados, $1.200.000 • Caja menor
compras etc. • Mesa de trabajo
• Realizar el contenido digital
para las redes sociales. • Cámara fotográfica
• Contestar las llamadas. • Papelería
• Contestar los mensajes en los
perfiles sociales. • Materias primas
• Realizar las cotizaciones
cuando un cliente las pida.
Vendedor • Recepcionar los pedidos vía $1.000.000
online. • Smartphone con
• Atender el punto de venta. acceso a internet
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• Mantener surtidos los estantes.

• Ambientar el punto de venta de
• Papelería
acuerdo a la celebración del
• Materias primas
momento.
• Caja registradora
• Realizar los cobros a los
• Impresora de
clientes, cierres de caja y custodia
facturas
del dinero en efectivo.
• Acordar los envíos con el
domiciliario.
• Mantener limpio y ordenado el • Mesa de trabajo
sitio de trabajo.
• Materiales de trazo y
• Atender a los clientes en el corte
punto de venta.
• Realizar las cotizaciones • Papelería
Decorador 1 cuando un cliente las pida. $1.000.000
• Materias primas
• Innovar y diseñar nuevos
productos y servicios. • Productos y
• Elaborar los pedidos de los herramientas de
clientes (convertir las materias limpieza
primas en producto final).
• Mesa de trabajo
• Elaborar los pedidos de los
clientes (realizar las cajas, cuadros, • Materiales de trazo y
marcados de tarjetas y globos, corte
Decorador 2 arreglos, etc.) $1.000.000
• Papelería
• Estar disponible para apoyar en
otras actividades cuando se • Materias primas
requiera.

• Organizar la ruta de transporte

en función del pedido y la
ubicación del domicilio donde • Motocicleta
debe hacer la entrega.
adaptada para
domicilios
• Transportar el producto desde $900.000 +
• EPP para
Domiciliario la empresa hasta el cliente. aux. de
motociclistas
• Entregar el pedido, teniendo rodamiento
• Smartphone con
cuidado de que la atención al servicio de GPS
cliente sea la correcta.
• Servir como ayudante de venta
en el punto de venta.
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Conclusiones

La planeación es el primer paso del proceso administrativo y consiste en determinar los

resultados que pretende alcanzar la organización. Por lo tanto, crear planes específicos, análisis

internos y externos, objetivos, presupuestos, entre otros, a partir del previo diagnóstico de la

empresa es fundamental para supervivencia de ésta.

Del mismo modo, el subproceso de organización es esencial para fijar metas y

prioridades a la hora de realizar una tarea, determinar el tiempo para ésta y cada uno de los

diferentes recursos ya sean humanos, tecnológicos, financieros y/o materiales a utilizar para

ejecutarla.

Cada una de las etapas del proceso administrativo se interrelacionan en sus funciones, de

modo que el desempeño de una función no termina antes de que inicie la siguiente. Así pues, se

garantiza que su ejecución es correcta. Además, corresponden a una pieza universal de todas las

organizaciones, que, sin importar su tamaño o razón social, necesitan de estas acciones para

alcanzar el éxito en todos sus aspectos.

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Bibliografía

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Enfoque de la gestión administrativa (pp. 27-38). Ciudad de México: Editorial

Digital UNID. https://elibro-

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Echeverría, L (2019) Proceso Administrativo. Recuperado de

https://repository.unad.edu.co/handle/10596/31752