FONDOS ACUMULADOS

ALEXANDRA DEL CARMEN MARQUEZ MENDOZA

UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA

OFICINISTA, CLASIFICANCION Y ARCHIVO

SANDRA MILENA RONDON ARIAS

SANTA MARTA
17 SEPTIEMBRE 2023
 FONDOS ACUMULADOS
¿Creé usted la información en condición de "Fondos Acumulados" tienen valor?
En la gestión documental los fondos acumulados pueden tener valor, pero ese valor
depende del tipo de documentos que contengan, como se gestionen y de los requisitos y
objetivos específicos de la organización. Es importante para una organización implementar
una política de gestión de documentos efectiva para determinar que documentos
acumulados deben mantenerse y cuales pueden eliminarse de manera segura según sus
necesidades y regulaciones.
¿A partir de qué momento adquiere valor?
Los fondos acumulados adquieren valor desde el momento en que se crean y comienzan a
acumularse, siempre y cuando los documentos dentro de esos fondos sean relevantes,
útiles y necesarios para los propósitos de la organización. La gestión documental adecuada
implica determinar cuáles documentos deben conservarse y cuales pueden eliminarse de
manera segura, con base en sus valores y requisitos específicos. El valor de los fondos
acumulados en la gestión no depende únicamente del tiempo que han estado
acumulándose, sino más bien del contenido y la utilidad de los documentos que se
encuentran dentro de esos fondos.
¿Qué aspectos considera usted se necesitan a nivel de organizaciones o personas para la
adecuada administración de la documentación, la historia y la cultura inmersas en los
archivos?
La adecuada administración de la documentación, la historia y la cultura inmersas en los
archivos requiere una combinación de procesos, prácticas y consideraciones
organizacionales y personales.
A nivel organizacional

 Es esencial que una organización establezca políticas y procedimientos claros para

la gestión documental, que aborden la creación, el almacenamiento, la retención y
la eliminación de documentos. Estas políticas deben ser comunicadas y seguidas de
manera consistente en toda la organización.
 Designar a personas o equipos responsables de la gestión documental es
fundamental. Estos profesionales deben estar capacitados y actualizados en las
mejores prácticas de archivado y gestión de registro.
 La implementación de sistemas de gestión de documentos y herramientas
tecnológicas adecuadas puede facilitar la organización, el acceso y la recuperación
de documentos. También puede ayudar en la automatización de procesos
relacionados con la gestión documental.
  La seguridad de los archivos y documentos es crucial. Deben implementarse
medidas para proteger los archivos contra el acceso no autorizado, así como para
garantizar la integridad y la disponibilidad de la información.
 Si una organización tiene documentos históricos o culturales valiosos, es
importante contar con estrategias de preservación adecuadas, que pueden incluir
digitalización, control ambiental y almacenamiento especializado.
A nivel personal

 Los empleados deben comprender la importancia de la gestión documental y como

seguir las políticas y procedimientos establecidos. La capacitación regular es
esencial para mantener a todos actualizados.
 Todos los miembros de la organización deben asumir responsabilidad de gestionar
adecuadamente los documentos con los que trabajan. Esto incluye etiquetar y
archivar documentos de manera coherente.
 La gestión documental es más efectiva cuando hay colaboración entre diferentes
departamentos y equipos. Compartir información sobre mejores prácticas y
necesidades específicas es esencial.
 Fomentar una cultura de cumplimiento con las políticas y procedimientos de
gestión documental ayuda a garantizar que sigan de manera efectiva.
 Para organizaciones con un enfoque en la preservación de la historia y la cultura,
contar con profesionales en archivística e historia es fundamental para garantizar
la conservación adecuada y la disponibilidad de documentos históricos y
culturales.
En resumen, una adecuada administración de la documentación, la historia y la cultura en
los archivos requiere un enfoque organizado y un compromiso de todas las partes
involucradas. La combinación de políticas sólidas, tecnología adecuada y personal
capacitado es esencial para lograr una gestión eficiente y efectiva.