Temática #2 - Caracterización

Diego A. Guzman

Corporación universitaria minuto de díos – UNIMINUTO

Facultad de ciencias de la salud
Región Caribe
Sede Barranquilla
Pregrado de administración en seguridad y salud en el trabajo

Trabajo presentado para optar una nota parcial en el módulo de Riesgo

locativo y tareas de alto riesgo NRC 15-28784, al docente Sayman Antonio
Caballero Navarro

Barranquilla - Atlántico
2022

TIPO DE PROCESO: Misional
PROCESO: Servicio de instalación y mantenimiento de aire acondicionado
OBJETIVO: Satisfacer las necesidades de las partes interesadas en el servicio de instalación y mantenimiento de equipos de
climatización industrial y/o comercial.
PROVEEDOR ENTRADA
● Forma to de c ronogra ma
a nua l, hoja de vida y
informe s de a c tivida d
va c ios .
● Gerecia / Comercial
● Orde ne s de c ompra y
s olic itud de ins ta la c ión,
● Recepción, administración
ma nte nimie ntos y a te nc ión
, Contabilidad y recursos
de e me rge nc ia por pa rte de
humanos
la s pa rte s inte re s a da s .
● Seguridad y Salud en el
● Ne c e s ida de s
Trabajo - SST
pre s upue s ta le s pa ra la
ge s tión de la s a c tivida de s ,
● Clientes.
tra s la do y ins umo pa ra la
a c tivida d.
● P e rs ona l e ntre na do,
c a pa c ita do y e va lua do.
RECURSOS
PERSONAL EQUIPOS
Computadores
Impresora y Escaner
Coordinadora Operativa
Acceso a Internet
Ingenieros de Campo
Servidor
Técnicos de Campo
Telefono Fijo y Movil
Auxiliares Técnicos de
Vehiculo empresarial
Campo
INDICADORES DEL PROCESO
Ver Matriz de indicadores de Gestión del proceso
EMISOR
Gerencia / Comercial
Recepción, administración, Contabilidad y recursos humanos
Seguridad y Salud en el Trabajo - SST
Clientes
CARACTERIZACIÓN
RESPONSABLE: Coordinación Operativa y Personal Operativo
ALCANCE: Las actividades comienzas a partir de la solicitud del servicio hasta la creación del informe de la actividad y facturación del
mismo
ACTIVIDADES
SALIDAS CLIENTES
PLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR
● Verificar que las hojas de vida y
● Determinar puntos de mejora
informes hayan sido actualizada
de acuerdo a los resultados de
de acuerdo a las observaciones y
las actividades y/o
● De te rmina r e l c ronogra ma ● Elaborar y actualizar las hojas resultado de las actividades
comentarios de las partes
de la fre c ue nc ia de de vida de los equipos. Realizar realizadas por el personal técnico,
interesadas.
re a liz a c ión de vis ita s informe de las actividaes para asi enviar los informes con su
● Forma tos de hoja de vida
me ns ua le s y ma nte nimie nto evidencia y firma de de los
● Identificar puntos de mejora a c tua liz a da e informe s de
tris me tra le s e n e l a ño. ● Comunicar a las partes responsable de cada sede de las
en la gestión de la ins ta la c ión, ma nte nimie nto,
interesada las fecha en las cuales partes interesada para la
programación de la e me rge nc ia dilie ge nc ia do y
● De te rmina r la s fe c ha s de se ejecutaran las actividades - facturación
actividades. hoja de firma de s e rvic io
e je c uc ión de la s vis ita s Sean instalación de A/A, visita
re c ibido firma do pa ra la ● Gerecia / Comercial
me ns ua le s y los mensula, mantenimiento ● Verificar el adecuado desarrollo
● De acuerdo al resultado de fa c tura c ión.
ma nte nimie nto trime s tra le s trismestral o correctivo. de las actividades que se
la gestión finaciera de los ● Recepción, administración
de a c ue rdo a los re quis itos y encuentran programadas y
viaticos entregado al personal ● Re gis tro de c ronogra ma y , Contabilidad y recursos
c a ra c te ris tic a s de la s pa rte s ● Entregarle al personal técnico comunicadas a las partes
técnico se revisara si es ge s tión de la s a c tivida de s . humanos
inte re s a da s . los viaticos para la ejecución de la interesadas.
necesario solicitar mas capital
actividad
o mantener la misma cantidad ● S oporte s de ga s tos de ● Seguridad y Salud en el
● S olic ita r pre s upue s to pa ra ● El personal Técnico debera
de capital solicitado hasta el ins umos y tra s la do pa ra la Trabajo - SST
los via tic os de l pe rs ona l ● Ejecutar las activiades - Sean justificar los gastos de los viaticos
momento. ge s tión fina nc ie ra .
té c nic o a la ge s tión instalación de A/A, visita entregados por la coordinadora
● Clientes.
fina nc ie ra - Ac to re a liz a do mensula, mantenimiento operativa por lo cual deberan
● Determinar acciones ● Ins ta la c ión, vis ita s
c a da me s de l a ño trimestral o correctivo - revisar todo los soportes antes de
preventivas o correctivas de me ns ua le s , ma nte nimie ntos
Responsables (Personal Técnico) - entregarlos.
acuerdo a la gestion del trime s tra le s y e me rge nc ia s
● P rogra ma r e l pe rs ona l El personal técnico debera
servicio prestado en la a te ndida s a la s pa rte s
té c nic o pa ra la s a c tivida de s diligenciar los informes ● Verificar que el personal técnico
realización de las actividades inte re s a da s .
de ins ta la c ión de A/A, vis ita correspondiente a la actividad haya diligenciado los informes de
programadas al personal
me ns ua l, ma nte nimie nto realizada en el formato de servicio las actividades programadas, la
técnico (Eje: El equipo
trime s tra l. evidencia de la actividad y las firma
requiere cambio de un
de los responsable de cada sede
componente, el equipo le falta
de las partes interesada.
refrigerante, etc.).
REQUISITOS PROCESOS DE SOPORTE
INFRAESTRUCTURA
ISO 14001:2015 4. Contexto de la organización, 4.1 Comprensión de la organización y su contexto,
● Gerecia / Comercial
4.2. Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, 4.3 Determinación del
alcance del sistema de gestión ambiental, 4.4 Sistema de gestión ambiental, 5.2 Politica, 5.3 Roles,
● Recepción, administración
Responsabilidades y autoridades en la organización, 6. Planificación, 6.1 Acciones para abordar
, Contabilidad y recursos
Puesto de trabajo riesgos y oportunidades, 6.2 Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos, 6.3 Planificación de
humanos
los cambios, 7. Apoyo, 7.1 Recursos, 7.2 Competencia, 7.3 Toma de conciencia, 7.4 Comunicación,
7.5 Información documentada, 9 Evaluación del desempeño, 9.1 Seguimiento, medición, análisis y
● Seguridad y Salud en el
evaluación, 9.2 Auditoría interna, 9.3 Revisión por la dirección, 10 Mejora, 10.1 Generalidades, 10.2 No
Trabajo - SST
conformidad y acción correctiva, 10.3 Mejora continua,
DOCUMENTOS DEL PROCESO
Listado Maestro de Documentos
COMUNICACIÓN CRITICA
MEDIO RECEPTOR
Correo electronico y reuniones operativas Area de instalación y mantenimiento de A.A - Coordinador operativo y personal operativo
Reporte en formato codificado de gastos de ingreso y egresos Area de instalación y mantenimiento de A.A - Coordinador operativo y personal operativo
Analisis de seguridad, capacitación procedimiento en documento
Area de instalación y mantenimiento de A.A - Coordinador operativo y personal operativo
codificado
Solicitud de servicio con orden de compra codificada Area de instalación y mantenimiento de A.A - Coordinador operativo y personal operativo
 AMENAZAS
1. Sobreoferta de mano de obra no calificada en AA.
1. Información contable desactualizada.
2. Aumento de impuestos.
2. Recursos financieros limitados.
3. Cambios de Gobierno.
3. Poco personal con alto nivel de conocimiento en AA.
4. Información restringida de los fabricantes de equipos.
4. No cuenta con información de inventarios.
5. Aparición de nuevos competidores.
5. Dificultad para pedir préstamos a entidades bancarias.
6. No hay dirección estratégica clara
7. Toma de decisiones centralizada.

DOFA

1. Consolidación de la imagen de la empresa por la calidad de los 1. Aumento de uso de datacenters por parte de clientes.
servicios prestados. 2. Nueva tecnología en la fabricación de AA.
2. Alto conocimiento de mercado objetivo. 3. Poco conocimiento del mercado por parte de la competencia.
3. Capacidad de negociación de la Gerencia. 4. Características del mercado
4. Aprendizaje y adaptación a los cambios tecnológicos.
5. Ser único proveedor de clientes estratégicos.
6. Equipo de trabajo comprometido con la empresa.
7. Capacitación continua al personal técnico.
 ESTRATEGIAS DOFA
1. Contratación de personal acorde al flujo de trabajo.

2. Capacitación de personal poco capacitado con

proveedores y fabricantes de productos de A.A en temas
actuales de I+D.

ESTRATEGIA OPORTUNIDADES – AMENAZA 3. Desarrollo de nuevas estrategias de marketing en base

a las TIC´S actuales con el fin de abarcar más cliente.

4. Realizar análisis de propuestas de nuevo gobierno con

el fin de determinar un plan de acción para evitar efectos
de la incertidumbre.

5. Invertir en curso de capacitación de fabricantes con el

fin de obtener a información relevante de equipos nuevos
del fabricante.

6. Actualizar cada 11 meses el estudio del mercado con el

fin de identificar nuevas tendencias de los clientes.
1. Contratar a personal competente y un software contable
para tener al día la contabilidad.

ESTRATEGIAS FORTALEZA - DEBILIDADES 2. Implementar un nuevo servicio para la empresa con el

fin de generar nuevos ingresos a parte de A.A

3. Diseñar e implementar un SGC con alcance a la parte

de servicio e instalación de A.A.

4. Definir lideres a nivel de los procesos de la organización

para el evitar la centralización.
 MATRIZ DE PARTES INTERESADA
DE LA PARTE INTERESADA AL PROCESO EN PARTICULAR DEL PROCESO PARTICULAR HACIA LA
PARTE INTERESADA
PARTE INTERESADA INTERES ACTUAL ¿COMO SE ESTA INTERES ACTUAL COMO SE ESTA
PERTINENTE CUMPLIENDO? CUMPLIENTO?
Atender al cliente en Orden de compra y
Atención a Procedimiento de temas de instalación y Requerimiento de
Gerente / Comercial requerimiento de atención comercial mantenimiento de A.A instalación de A.A y
cliente frecuencia de
mantenimiento de A.A
Recepción, Presupuesto para
administración, Asignación y reporte Procedimiento de prestar servicio de Procedimiento de
Contabilidad y recursos de gasto presupuestal gestión presupuestal instalación y gestión presupuestal
humanos mantenimiento de A.A
Personal capacitado Capacitación en tema
Seguridad y Salud en el en temas de Programa de de seguridad en Programa de
Trabajo - SST seguridad para el capacitación relación a instalación capacitación
trabajo y mantenimiento de
A.A
Instalar y mantener Procedimiento de Requerimiento de Instructivo del
un A.A para las instalación de A.A instalación de A.A y fabricante del A.A
Clientes necesidades frecuencia de Cronograma de rutina
tecnológicas de Procedimiento de mantenimiento de A.A de mantenimiento de
datacenter o confort mantenimiento de A.A A.A