SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol

Procedimiento Ejecución de la Formación

Modelo de Mejora
PROYECTO FORMATIVO

1. Información básica del proyecto

Código Proyecto SOFIA: 2802714 Código del Programa SOFIA: 134400 Versión del Programa: 2 Fichas asociadas: 1
1.1 Centro de Formación: CENTRO DE INDUSTRIA Y SERVICIOS DEL META 1.2 Regional: REGIONAL META

1.3 Nombre del proyecto:
1.4 Programa de Formación al
que da respuesta:
MEJORAR LA EFICIENCIA Y OPTIMIZAR LOS RECURSOS EN LA ADMINISTRACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA DE
LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS DE ACACIAS META
TÉCNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACION DE ARCHIVOS

1.5 Tiempo estimado de

ejecución del proyecto (meses): 15

1.6 Empresas o instituciones que

participan en su formulación o
ALCALDÍA DE ACACIAS Y SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA (REGIONAL META)
financiación: (si Existe)

1.7 Palabras claves de

búsqueda:
INTEGRIDAD, TRANSPARENCIA, ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS, ACCESO A LA INFORMACIÓN, TRAMITE DE CORRESPONDENCIA, BASES DE DATOS,

1.9.1 Número de resultados de aprendizaje específicos que se alcanzan con el proyecto: 27

1.9 Número de
1.8 Número total de resultados resultados de
de aprendizaje del programa de 62 aprendizaje por tipo 1.9.2 Número de resultados de aprendizaje transversales que se alcanzan con el proyecto: 20
formación: de competencia

1.9.3 Número de resultados de aprendizaje básicos que se alcanzan con el proyecto: 15

2. Estructura del proyecto

2.1 Planteamiento del problema o necesidad que se pretende solucionar
La administración de los archivos en las Entidades públicas y privadas del municipio de Acacias, presentan deficiencias que se evidencian en la falta de recursos tal como la ausencia de personal idóneo,
falta de unidades de conservación, falta de elementos de trabajo y uso inadecuado de los mismos en medio de su gestión. Teniendo en cuenta lo anterior, se plantea a través del adecuado manejo de la
información mejorar significativamente la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, así como la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y
consulta de los documentos provenientes del trámite de correspondencia de las comunicaciones oficiale; garantizando así el buen uso y disposición de los documentos permitiendo a las entidades brindar
información oficial y mejorar la eficiencia en los procesos. EL FORTALECIMIENTO EN EL MANEJO DE ARCHIVOS DE GESTIÓN Y LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA DE LAS ENTIDADES
PÚBLICAS Y PRIVADAS, ¿CONTRIBUIRÁ A MEJORAR EN LOS PROCESOS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO, PERMITIENDO GENERAR UN ADECUADO FLUJO DE LA INFORMACIÓN PARA
ATENDER TODAS LAS NECESIDADES QUE HOY PRESENTAN A NIVEL INTERNO Y PARA CON LOS CLIENTES?

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PROYECTO FORMATIVO

2.2 Justificación del proyecto

Las Entidades públicas y privadas del municipio de Acacías, tienen la necesidad de establecer las pautas para la administración de comunicaciones oficiales y organización de archivos de gestión;
por tanto, se debe adecuar e implementar la unidad de correspondencia y conformar los archivo de gestión, buscando así la mejora del flujo de la información; Fortalecer el proceso con
herramientas y talento humano calificado dará confianza en el uso y el manejo de los documentos tanto físicos como electrónicos.
2.3 Objetivo general
Mejorar la eficiencia y optimizar los recursos en la administración de los archivos de gestión y trámite de correspondencia, a través, de la aplicación de quehaceres archivísticos, normatividad y políticas
internas de las entidades.

2.4 Objetivos específicos

Formar personal idóneo para el manejo adecuado de los archivos de gestión y la unidad de correspondencia.
Elaborar un diagnóstico del estado actual de los archivos de gestión
Conformar o reestructurar los archivos de gestión y unidad de correspondencia
Elaborar un flujograma para aplicar en la unidad de correspondencia
Verificar que los procedimientos archivísticos y técnicos aplicados a la documentación se haya realizado según las políticas internas y la normatividad vigente.
2.5 Alcance

2.5.1 Beneficiarios del proyecto Personal del convenio con la alcaldía de Acacias y entidades privadas y públicas del municipio de Acacias

2.5.2 Impacto

Social: Aprendices capacitados en Organización de Archivos que contribuyan en la administración de la información.

Económico: Optimización de recursos a través de personal calificado que dé respuesta a las necesidades archivísticas del municipio y aledaños.

Ambiental: La política de cero papel contribuye al cuidado del medio ambiente, así como la generación de cultura organizacional evitando la utilización del soporte físico en
los casos innecesarios.
Aplicabilidad de las TIC, mejorando la consulta y acceso a la información permitiendo agilizar trámites para con los clientes.
Tecnológico:

2.5.3 Restricciones o riesgos asociados y alternativas de solución

Riesgos asociados
Falta de espacio físico para el funcionamiento de los archivos de gestión y la unidad de correspondencia.
Falta de personal idóneo para atender adecuadamente a los usuarios de la unidad de correspondencia y la gestión de los archivos activos.
Conectividad deficiente para la ejecución de las actividades archivísticas.
Alternativas de solución
Diagnóstico que muestre la importancia de la conformación de los archivos de gestión y flujograma que muestre el adecuado trámite en la unidad de correspondencia
Formar personal competente en la función archivística
2.5.4. Productos o resultados del proyecto
FLUJOGRAMA DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

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2.6 Innovación/Gestión Tecnológica

¿El proyecto resuelve una necesidad del sector productivo? SI

¿El proyecto mejora el proceso/producto/servicio existente? SI

¿El proyecto involucra el uso de nuevas técnicas y tecnologías de proceso? SI

¿Los productos finales son susceptibles a protección industrial y/o derechos de autor? NO

¿Los productos obtenidos en el proyecto pueden ser posicionados en el mercado? SI

2.7 Valoración Productiva

¿Con el desarrollo del proyecto se puede satisfacer la necesidad de un cliente potencial? SI

¿Viabilidad de proyecto para plan de negocio? SI

3. Planeación del proyecto

3.3. Resultados de Aprendizaje Específicos, Transversales
3.1. Fases del Proyecto 3.2. Actividades del Proyecto y Básicos (a partir del programa de formación) 3.4. Competencia Asociada

IDENTIFICAR LA DINÁMICA ORGANIZACIONAL Resultado de Aprendizaje de la Inducción

IDENTIFICAR EL ESTADO REAL DE
ANÁLISIS
LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y LA
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA.
IDENTIFICAR EL ESTADO REAL DE
LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y LA
ANÁLISIS
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA.
IDENTIFICAR EL ESTADO REAL DE
LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y LA
ANÁLISIS
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA.
DEL SENA Y EL ROL DE LA FORMACIÓN
PROFESIONAL INTEGRAL DE ACUERDO CON SU
PROYECTO DE VIDA Y EL DESARROLLO
PROFESIONAL
02: ADMITIR USUARIOS EN LA BASE DE DATOS Alimentar base de datos de acuerdo con
DE ACUERDO CON LAS ESPECIFICACIONES procedimientos técnicos
TÉCNICAS Y LOS REQUERIMIENTOS DE LA
ORGANIZACIÓN
01: INTERCAMBIAR DATOS DE ACUERDOS CON Alimentar base de datos de acuerdo con
LOS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS, LAS procedimientos técnicos
NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN Y LA
NORMATIVIDAD

04 REPORTAR LAS CONDICIONES Y ACTOS QUE

IDENTIFICAR EL ESTADO REAL DE
ANÁLISIS
LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y LA
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA.
Aplicar prácticas de protección ambiental,
AFECTEN LA PROTECCIÓN DEL MEDIO AMBIENTE seguridad y salud en el trabajo de acuerdo con
Y LA SST, DE ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS las políticas organizacionales y la normatividad
ESTABLECIDOS EN EL CONTEXTO vigente
ORGANIZACIONAL Y SOCIAL.

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IDENTIFICAR EL ESTADO REAL DE LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y LAUNIDAD DE
ANÁLISIS
CORRESPONDENCIA.
IDENTIFICAR EL ESTADO REAL DE LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y LAUNIDAD DE
ANÁLISIS
CORRESPONDENCIA.
01 INTERPRETAR LOS PROBLEMAS Aplicar prácticas de protección ambiental,
AMBIENTALES Y DE SST TENIENDO EN CUENTA seguridad y salud en el trabajo de acuerdo con las
LOS PLANES Y PROGRAMAS ESTABLECIDOS POR políticas organizacionales y la normatividad
LA ORGANIZACIÓN Y EL ENTORNO SOCIAL
vigente
Desarrollar procesos de comunicación eficaces y
01 INTERPRETAR EL SENTIDO DE LA
efectivos, teniendo en cuenta situaciones de
COMUNICACIÓN COMO MEDIO DE EXPRESIÓN
orden social, personal y productivo
SOCIAL, CULTURAL, LABORAL Y ARTÍSTICA.

02 DECODIFICAR MENSAJES COMUNICATIVOS Desarrollar procesos de comunicación eficaces y

IDENTIFICAR EL ESTADO REAL DE LOS EN SITUACIONES DE LA VIDA SOCIAL Y efectivos, teniendo en cuenta situaciones de
ANÁLISIS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y LAUNIDAD DE LABORAL, TENIENDO CUENTA EL CONTEXTO orden social, personal y productivo
CORRESPONDENCIA. DE LA COMUNICACIÓN.

04. RELACIONAR LA IMPORTANCIA DE LA

IDENTIFICAR EL ESTADO REAL DE LOS
ANÁLISIS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y LAUNIDAD DE
CORRESPONDENCIA.
IDENTIFICAR EL ESTADO REAL DE LOS
ANÁLISIS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y LAUNIDAD DE
CORRESPONDENCIA.
Fomentar cultura emprendedora según
habilidades y competencias personales
NEGOCIACIÓN CON EL EMPRENDIMIENTO
SEGÚN LAS NECESIDADES Y ELEMENTOS DE LA
NEGOCIACIÓN.
01 COMPRENDER INFORMACIÓN BÁSICA ORAL Interactuar en lengua inglesa de forma oral y
Y ESCRITA EN INGLÉS ACERCA DE SÍ MISMO, DE escrita dentro de contextos sociales y laborales
LAS PERSONAS Y DE SU CONTEXTO INMEDIATO según los criterios establecidos por el marco
EN REALIDADES PRESENTES E HISTORIAS DE
común europeo de referencia para las lenguas
VIDA.

IDENTIFICAR EL ESTADO REAL DE LOS
ANÁLISIS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y LAUNIDAD DE
CORRESPONDENCIA.
IDENTIFICAR EL ESTADO REAL DE LOS
ANÁLISIS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y LAUNIDAD DE
CORRESPONDENCIA.
IDENTIFICAR EL ESTADO REAL DE LOS
ANÁLISIS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y LAUNIDAD DE
CORRESPONDENCIA.
IDENTIFICAR EL ESTADO REAL DE LOS
ANÁLISIS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y LAUNIDAD DE
CORRESPONDENCIA.
IDENTIFICAR EL ESTADO REAL DE LOS
ANÁLISIS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y LAUNIDAD DE
CORRESPONDENCIA.
IDENTIFICAR EL ESTADO REAL DE LOS
ANÁLISIS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y LAUNIDAD DE
CORRESPONDENCIA.
01: ESTRUCTURAR DIRECTORIOS DIGITALES Operar herramientas informáticas y digitales de
CONFORME A LOS REQUERIMIENTOS acuerdo con protocolos y manuales técnicos
ORGANIZACIONALES Y PROCEDIMIENTOS
TÉCNICOS
02: ELABORAR FORMULARIOS DE ACUERDO CON Operar herramientas informáticas y digitales de
LOS REQUERIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN. acuerdo con protocolos y manuales técnicos
01: INTERPRETAR EL PROCEDIMIENTO DE
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS TENIENDO EN Organizar archivos de gestión de acuerdo con
normativa
CUENTA NORMATIVA LEGAL VIGENTE Y LAS
POLÍTICAS INSTITUCIONALES.
04: OBTENER EL HASH DE ACUERDO CON LOS
REQUERIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN Y LAS Sistematizar datos masivos de acuerdo con
métodos de analítica y herramientas tecnológicas
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS.
01: DETALLAR LOS DATOS DISPONIBLES DE Sistematizar datos masivos de acuerdo con
ACUERDOS CON LOS REQUERIMIENTOS métodos de analítica y herramientas tecnológicas
TÉCNICOS.
01: INTERPRETAR EL PROCEDIMIENTO DE
GESTIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE Tramitar correspondencia de acuerdo con
ARCHIVO, TENIENDO EN CUENTA LA POLÍTICA procesos técnicos y normativa
INSTITUCIONAL Y LA NORMATIVA

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ESTABLECER PAUTAS PARA EL ADECUADO FLUJO
DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y
PROYECTAR ACTIVIDADES PARA EL
PLANEACIÓN
FUNCIONAMIENTO DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
ESTABLECER PAUTAS PARA EL ADECUADO
FLUJO DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y
PLANEACIÓN PROYECTAR ACTIVIDADES PARA EL
FUNCIONAMIENTO DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
ESTABLECER PAUTAS PARA EL ADECUADO
FLUJO DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y
PLANEACIÓN PROYECTAR ACTIVIDADES PARA EL
FUNCIONAMIENTO DE ARCHIVOS DE GESTIÓN.
ESTABLECER PAUTAS PARA EL ADECUADO
FLUJO DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y
PLANEACIÓN PROYECTAR ACTIVIDADES PARA EL
FUNCIONAMIENTO DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
ESTABLECER PAUTAS PARA EL ADECUADO
FLUJO DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y
PLANEACIÓN PROYECTAR ACTIVIDADES PARA EL
FUNCIONAMIENTO DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
ESTABLECER PAUTAS PARA EL ADECUADO
FLUJO DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y
PLANEACIÓN PROYECTAR ACTIVIDADES PARA EL
FUNCIONAMIENTO DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
ESTABLECER PAUTAS PARA EL ADECUADO
PLANEACIÓN FLUJO DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y
PROYECTAR ACTIVIDADES PARA EL
FUNCIONAMIENTO DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
ESTABLECER PAUTAS PARA EL ADECUADO
PLANEACIÓN FLUJO DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y
PROYECTAR ACTIVIDADES PARA EL
FUNCIONAMIENTO DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
DESARROLLAR LAS ACTIVIDADES
EJECUCIÓN
PERTINENTES PARA LA EFICIENTE
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
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PROYECTO FORMATIVO
01: RECONOCER LA NORMATIVA Y EL
PROTOCOLO PARA LA PRESTACIÓN DE
Atender clientes de acuerdo con procedimiento de
SERVICIOS DE INFORMACIÓN TENIENDO EN servicio y normativa
CUENTA POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS
ESTABLECIDOS
04: PROYECTAR INFORMES DE GESTIÓN DE Atender clientes de acuerdo con procedimiento de
ACUERDO CON POLÍTICAS servicio y normativa
INSTITUCIONALES
04: PRESERVAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
CONFORME A PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO Y Conservar documentos de archivo de acuerdo con
procedimientos técnicos y tipos de soporte
POLÍTICAS INSTITUCIONALES
02 ESTABLECER RELACIONES DE CRECIMIENTO
PERSONAL Y COMUNITARIO A PARTIR DEL BIEN Enrique Low Murtra-Interactuar en el contexto
COMÚN COMO APORTE PARA EL DESARROLLO productivo y social de acuerdo con principios
SOCIAL.
éticos para la construcción de una cultura de paz
01. ESTABLECER CARACTERÍSTICAS Y
COMPETENCIAS EMPRENDEDORAS Fomentar cultura emprendedora según
PERSONALES DE ACUERDO CON SUS habilidades y competencias personales
POTENCIALIDADES, OBJETIVOS Y EL
ENTORNO
04 IMPLEMENTAR UN PLAN DE ERGONOMÍA Y Generar hábitos saludables de vida mediante la
PAUSAS ACTIVAS SEGÚN LAS
aplicación de programas de actividad física en los
CARACTERÍSTICAS DE LA FUNCIÓN contextos productivos y sociales
PRODUCTIVA.
03: PRESERVAR DOCUMENTOS DE Organizar archivos de gestión de acuerdo con
ARCHIVOS DE ACUERDO CON LA normativa.
NORMATIVA LEGAL VIGENTE
04: PREPARAR LAS TRANSFERENCIAS Organizar archivos de gestión de acuerdo con
DOCUMENTALES DE ACUERDO CON normativa.
NORMATIVA LEGAL VIGENTE
03: ACTUALIZAR LA BASE DE DATOS DE Alimentar base de datos de acuerdo con
ACUERDO CON LAS ESPECIFICACIONES procedimientos técnicos
TÉCNICAS Y LOS
REQUERIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN
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PROYECTO FORMATIVO

DESARROLLAR LAS ACTIVIDADESPERTINENTES 04: VERIFICAR LA INFORMACIÓN DE LA BASE

EJECUCIÓN PARA LA EFICIENTE ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS Y UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
DESARROLLAR LAS ACTIVIDADESPERTINENTES
PARA LA EFICIENTE ADMINISTRACIÓN DE
EJECUCIÓN ARCHIVOS Y UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
DESARROLLAR LAS ACTIVIDADESPERTINENTES
PARA LA EFICIENTE ADMINISTRACIÓN DE
EJECUCIÓN ARCHIVOS Y UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
DE DATOS DE ACUERDO CON LAS
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y LOS
REQUERIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN
02 EFECTUAR LAS ACCIONES PARA LA
PREVENCIÓN Y CONTROL DE LA PROBLEMÁTICA
AMBIENTAL Y DE SST, TENIENDO EN CUENTA
LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS POR LA
ORGANIZACIÓN.
02: SUMINISTRAR SERVICIOS DE INFORMACIÓN
DE ACUERDO CON NORMATIVA Y PROTOCOLOS.
Alimentar base de datos de acuerdo
con procedimientos técnicos
Aplicar prácticas de protección ambiental,
seguridad y salud en el trabajo de acuerdo con las
políticas organizacionales y la normatividad
vigente
Atender clientes de acuerdo con procedimiento
de servicio y normativa

DESARROLLAR LAS ACTIVIDADESPERTINENTES 559671 - 01: DISPONER LOS DOCUMENTOS PARA Conservar documentos de archivo de acuerdo
PARA LA EFICIENTE ADMINISTRACIÓN DE LA DIGITALIZACIÓN SEGÚN NORMATIVA Y con procedimientos técnicos y tipos de soporte
EJECUCIÓN ARCHIVOS Y UNIDAD DE CORRESPONDENCIA PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS

DESARROLLAR LAS ACTIVIDADESPERTINENTES Conservar documentos de archivo de acuerdo

02: DIGITALIZAR LOS DOCUMENTOS DE
PARA LA EFICIENTE ADMINISTRACIÓN DE con procedimientos técnicos y tipos de soporte
ARCHIVO ANÁLOGOS DE ACUERDO CON
EJECUCIÓN ARCHIVOS Y UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
TÉCNICAS DE OPERACIÓN Y POLÍTICA
INSTITUCIONAL

DESARROLLAR LAS ACTIVIDADESPERTINENTES 03: RECUPERAR LOS DOCUMENTOS

PARA LA EFICIENTE ADMINISTRACIÓN DE
EJECUCIÓN ARCHIVOS Y UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
DESARROLLAR LAS ACTIVIDADESPERTINENTES
PARA LA EFICIENTE ADMINISTRACIÓN DE
EJECUCIÓN ARCHIVOS Y UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
RESULTANTES DEL PROCESO DE
DIGITALIZACIÓN ACORDE CON
PROCEDIMIENTOS Y POLÍTICAS
INSTITUCIONALES.
04 APLICAR ACCIONES DE MEJORAMIENTO EN EL
DESARROLLO DE PROCESOS COMUNICATIVOS
SEGÚN REQUERIMIENTOS DEL CONTEXTO.
Conservar documentos de archivo de acuerdo con
procedimientos técnicos y tipos de soporte
Desarrollar procesos de comunicación eficaces y
efectivos, teniendo en cuenta situaciones de
orden social, personal y productivo

DESARROLLAR LAS ACTIVIDADESPERTINENTES

03- PRACTICAR LOS DERECHOS Ejercer derechos fundamentales del trabajo en el
PARA LA EFICIENTE ADMINISTRACIÓN DE
FUNDAMENTALES EN EL TRABAJO DE ACUERDO marco de la constitución política y los convenios
EJECUCIÓN ARCHIVOS Y UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
internacionales
CON LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA Y LOS
CONVENIOS INTERNACIONALES.

DESARROLLAR LAS ACTIVIDADESPERTINENTES

04- PARTICIPAR EN ACCIONES SOLIDARIAS Ejercer derechos fundamentales del trabajo en el
PARA LA EFICIENTE ADMINISTRACIÓN DE marco de la constitución política y los convenios
TENIENDO EN CUENTA EL EJERCICIO DE LOS
EJECUCIÓN ARCHIVOS Y UNIDAD DE CORRESPONDENCIA internacionales
DERECHOS HUMANOS, DE LOS PUEBLOS Y DE
LA NATURALEZA.

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DESARROLLAR LAS ACTIVIDADESPERTINENTES
PARA LA EFICIENTE ADMINISTRACIÓN DE
EJECUCIÓN ARCHIVOS Y UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
DESARROLLAR LAS ACTIVIDADESPERTINENTES
EJECUCIÓN PARA LA EFICIENTE ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS Y UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
DESARROLLAR LAS ACTIVIDADESPERTINENTES PARA HUMANA Y LAS ESTRATEGIAS PARA LA
LA EFICIENTE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y
EJECUCIÓN
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
DESARROLLAR LAS ACTIVIDADESPERTINENTES PARA
EJECUCIÓN LA EFICIENTE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
DESARROLLAR LAS ACTIVIDADESPERTINENTES PARA
EJECUCIÓN LA EFICIENTE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
DESARROLLAR LAS ACTIVIDADESPERTINENTES PARA
EJECUCIÓN LA EFICIENTE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
DESARROLLAR LAS ACTIVIDADESPERTINENTES PARA
EJECUCIÓN LA EFICIENTE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
DESARROLLAR LAS ACTIVIDADESPERTINENTES PARA
EJECUCIÓN LA EFICIENTE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
24/07/2023 03:59:14
PROYECTO FORMATIVO
01 PROMOVER MI DIGNIDAD Y LA DEL OTRO A Enrique Low Murtra-Interactuar en el contexto
PARTIR DE LOS PRINCIPIOS Y VALORES ÉTICOS productivo y social de acuerdo con principios
COMO APORTE EN LA INSTAURACIÓN DE UNA éticos para la construcción de una cultura de paz
CULTURA DE PAZ.
03 PROMOVER EL USO RACIONAL DE LOS Enrique Low Murtra-Interactuar en el contexto
RECURSOS NATURALES A PARTIR DE CRITERIOS productivo y social de acuerdo con principios
DE SOSTENIBILIDAD Y SUSTENTABILIDAD ÉTICA éticos para la construcción de una cultura de paz
Y NORMATIVA VIGENTE.
04 CONTRIBUIR CON EL FORTALECIMIENTO DE
LA CULTURA DE PAZ A PARTIR DE LA DIGNIDAD Enrique Low Murtra-Interactuar en el contexto
productivo y social de acuerdo con principios
TRANSFORMACIÓN DE CONFLICTOS.
éticos para la construcción de una cultura de
paz
01 DESARROLLAR HABILIDADES
Generar hábitos saludables de vida mediante la
PSICOMOTRICES EN EL CONTEXTO
aplicación de programas de actividad física en
PRODUCTIVO Y SOCIAL.
los contextos productivos y sociales
02 PRACTICAR HÁBITOS SALUDABLES MEDIANTE Generar hábitos saludables de vida mediante la
LA APLICACIÓN DE FUNDAMENTOS DE aplicación de programas de actividad física en
NUTRICIÓN
los contextos productivos y sociales
03 EJECUTAR ACTIVIDADES DE Generar hábitos saludables de vida mediante la
ACONDICIONAMIENTO FÍSICO ORIENTADAS aplicación de programas de actividad física en
HACIA EL MEJORAMIENTO DE LA CONDICIÓN
los contextos productivos y sociales
FÍSICA EN LOS CONTEXTOS PRODUCTIVO Y
SOCIAL.
Interactuar en lengua inglesa de forma oral y
02 DESCRIBIR A NIVEL BÁSICO, DE FORMA ORAL escrita dentro de contextos sociales y laborales
Y ESCRITA EN INGLÉS PERSONAS, SITUACIONES según los criterios establecidos por el marco
Y LUGARES DE ACUERDO CON SUS
común europeo de referencia para las lenguas
COSTUMBRES Y EXPERIENCIAS DE VIDA.
03 PARTICIPAR EN INTERCAMBIOS Interactuar en lengua inglesa de forma oral y
CONVERSACIONALES BÁSICOS EN FORMA ORAL escrita dentro de contextos sociales y laborales
Y ESCRITA EN INGLÉS EN DIFERENTES según los criterios establecidos por el marco
SITUACIONES SOCIALES TANTO EN LA
común europeo de referencia para las lenguas
COTIDIANIDAD COMO EN EXPERIENCIAS
PASADAS
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EJECUCIÓN DESARROLLAR LAS ACTIVIDADESPERTINENTES PARA 04 LLEVAR A CABO ACCIONES DE MEJORA
LA EFICIENTE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
DESARROLLAR LAS ACTIVIDADESPERTINENTES
EJECUCIÓN
PARA LA EFICIENTE ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS Y UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
DESARROLLAR LAS ACTIVIDADESPERTINENTES PARA
LA EFICIENTE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y
EJECUCIÓN
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
RELACIONADAS CON EL INTERCAMBIO DE
INFORMACIÓN BÁSICA EN INGLÉS, SOBRE SÍ
MISMO, OTRAS PERSONAS, SU CONTEXTO
INMEDIATO ASÍ COMO DE EXPERIENCIAS
05 COMUNICARSE DE MANERA SENCILLA EN
INGLÉS EN FORMA ORAL Y ESCRITA CON UN
VISITANTE O COLEGA EN UN CONTEXTO
LABORAL COTIDIANO.
06 PONER EN PRÁCTICA VOCABULARIO BÁSICO
Y EXPRESIONES COMUNES DE SU ÁREA
OCUPACIONAL EN CONTEXTOS ESPECÍFICOS
DE SU TRABAJO POR MEDIO DEL USO DE
FRASES SENCILLAS EN FORMA ORAL Y
ESCRITA
Interactuar en lengua inglesa de forma oral y
escrita dentro de contextos sociales y laborales
según los criterios establecidos por el marco
común europeo de referencia para las lenguas
Interactuar en lengua inglesa de forma oral y
escrita dentro de contextos sociales y laborales
según los criterios establecidos por el marco
común europeo de referencia para las lenguas
Interactuar en lengua inglesa de forma oral y
escrita dentro de contextos sociales y laborales
según los criterios establecidos por el marco
común europeo de referencia para las lenguas

03: UTILIZAR LAS HERRAMIENTAS

DESARROLLAR LAS ACTIVIDADESPERTINENTES PARA
LA EFICIENTE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y
EJECUCIÓN
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
TECNOLÓGICAS DE ACUERDO CON MANUALES
Operar herramientas informáticas y digitales de
TÉCNICOS Y PROCEDIMIENTOS DE OPERACIÓN
acuerdo con protocolos y manuales técnicos

DESARROLLAR LAS ACTIVIDADESPERTINENTES PARA
LA EFICIENTE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y
EJECUCIÓN
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
04: COMPARTIR ARCHIVOS DE ACUERDO CON Operar herramientas informáticas y digitales
LOS REQUERIMIENTOS DE ENVÍO O de acuerdo con protocolos y manuales
CONDICIONES DEL
técnicos

DESARROLLAR LAS ACTIVIDADESPERTINENTES PARA

LA EFICIENTE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y 02: ORGANIZAR DOCUMENTOS DE Organizar archivos de gestión de acuerdo
EJECUCIÓN UNIDAD DE CORRESPONDENCIA ARCHIVO TENIENDO EN CUENTA con normativa
PROCEDIMIENTOS Y NORMATIVA LEGAL
VIGENTE
APLICAR EN LA RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS REALES
DESARROLLAR LAS ACTIVIDADESPERTINENTES PARA DEL SECTOR PRODUCTIVO, LOS CONOCIMIENTOS,
HABILIDADES Y DESTREZAS PERTINENTES A LAS
Resultado de aprendizaje Etapa Práctica
LA EFICIENTE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y
EJECUCIÓN COMPETENCIAS DEL PROGRAMA DE FORMACIÓN
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
ASUMIENDO ESTRATEGIAS Y METODOLOGÍAS DE
AUTOGESTIÓN

DESARROLLAR LAS ACTIVIDADESPERTINENTES PARA
LA EFICIENTE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y
EJECUCIÓN
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
02: APLICAR EL ESQUEMA DE METADATOS DE
ACUERDO CON LAS ESPECIFICACIONES
TÉCNICAS Y LOS REQUERIMIENTOS DE LA
ORGANIZACIÓN
Sistematizar datos masivos de acuerdo con
métodos de analítica y herramientas
tecnológicas

24/07/2023 03:59:14 GFPI- F-016 v2

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DESARROLLAR LAS ACTIVIDADESPERTINENTES PARA
LA EFICIENTE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y
EJECUCIÓN UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
DESARROLLAR LAS ACTIVIDADESPERTINENTES PARA
LA EFICIENTE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y
EJECUCIÓN
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
DESARROLLAR LAS ACTIVIDADESPERTINENTES PARA
LA EFICIENTE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y
EJECUCIÓN
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
DESARROLLAR LAS ACTIVIDADESPERTINENTES PARA
LA EFICIENTE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y
EJECUCIÓN
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
VERIFICAR LOS PROCEDIMIENTOS ARCHIVÍSTICOS DE
ACUERDO A NORMATIVIDAD Y POLÍTICA INTERNA DE
EVALUACIÓN LA ORGANIZACIÓN
VERIFICAR LOS PROCEDIMIENTOS ARCHIVÍSTICOS DE
ACUERDO A NORMATIVIDAD Y POLÍTICA INTERNA DE
EVALUACIÓN
LA ORGANIZACIÓN
VERIFICAR LOS PROCEDIMIENTOS ARCHIVÍSTICOS DE
ACUERDO A NORMATIVIDAD Y POLÍTICA INTERNA DE
EVALUACIÓN
LA ORGANIZACIÓN
VERIFICAR LOS PROCEDIMIENTOS ARCHIVÍSTICOS DE
EVALUACIÓN ACUERDO A NORMATIVIDAD Y POLÍTICA INTERNA DE
LA ORGANIZACIÓN
24/07/2023 03:59:14
PROYECTO FORMATIVO
03: CREAR ARCHIVOS XML DE ACUERDO CON Sistematizar datos masivos de acuerdo con
LOS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Y métodos de analítica y herramientas tecnológicas
NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN
02: ELABORAR DOCUMENTOS CONFORME A LA Tramitar correspondencia de acuerdo con
POLÍTICA INSTITUCIONAL DE PRODUCCIÓN DE procesos técnicos y normativa
DOCUMENTOS, APLICANDO LAS NORMAS
GRAMATICALES Y DE REDACCIÓN
03: RECIBIR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE
ACUERDO CON EL MANUAL DE Tramitar correspondencia de acuerdo con
IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE procesos técnicos y normativa
GESTIÓN DOCUMENTAL Y POLÍTICAS DE
DISTRIBUCIÓN.PASADAS.
04: DISTRIBUIR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
DE ACUERDO CON EL MANUAL DE Tramitar correspondencia de acuerdo con
IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE procesos técnicos y normativa
GESTIÓN DOCUMENTAL Y POLÍTICAS DE LA
ORGANIZACIÓN.
05: PROPONER ACCIONES DE MEJORA DE LA Alimentar base de datos de acuerdo con
BASE DE DATOS DE ACUERDO CON LAS procedimientos técnicos
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y LOS
REQUERIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN
Aplicar prácticas de protección ambiental,
03 VERIFICAR LAS CONDICIONES AMBIENTALES
seguridad y salud en el trabajo de acuerdo con
Y DE SST ACORDE CON LOS LINEAMIENTOS
ESTABLECIDOS PARA EL ÁREA DE DESEMPEÑO las políticas organizacionales y la normatividad
LABORAL. vigente
Atender clientes de acuerdo con procedimiento
03: REALIZAR SEGUIMIENTO DE LA
de servicio y normativa
PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE INFORMACIÓN
TENIENDO EN CUENTA NORMATIVA Y
PROTOCOLOS INSTITUCIONALES
03 VALIDAR LA IMPORTANCIA DE LOS PROCESOS Desarrollar procesos de comunicación eficaces y
COMUNICATIVOS TENIENDO EN CUENTA efectivos, teniendo en cuenta situaciones de orden
CRITERIOS DE LÓGICA Y RACIONALIDAD social, personal y productivo
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PROYECTO FORMATIVO

VERIFICAR LOS PROCEDIMIENTOS 01 RECONOCER EL TRABAJO COMO FACTOR DE

EVALUACIÓN ARCHIVÍSTICOS DE ACUERDO A NORMATIVIDAD Y
POLÍTICA INTERNA DE LA ORGANIZACIÓN
MOVILIDAD SOCIAL Y TRANSFORMACIÓN VITAL
CON REFERENCIA A LA FENOMENOLOGÍA Y A
LOS DERECHOS FUNDAMENTALES EN EL
TRABAJO
Ejercer derechos fundamentales del trabajo en el
marco de la constitución política y los convenios
internacionales

VERIFICAR LOS PROCEDIMIENTOS ARCHIVÍSTICOS DE
ACUERDO A NORMATIVIDAD Y POLÍTICA INTERNA DE
EVALUACIÓN
LA ORGANIZACIÓN
02 VALORAR LA IMPORTANCIA DE LA
CIUDADANÍA LABORAL CON BASE EN EL
ESTUDIO DE LOS DERECHOS HUMANOS Y
FUNDAMENTALES EN EL TRABAJO.
Ejercer derechos fundamentales del trabajo en el
marco de la constitución política y los convenios
internacionales

VERIFICAR LOS PROCEDIMIENTOS ARCHIVÍSTICOS DE 02. APROPIAR EL PROCESO DE TOMA DE Fomentar cultura emprendedora según
ACUERDO A NORMATIVIDAD Y POLÍTICA INTERNA DE DECISIONES PERSONALES EN SU COTIDIANIDAD, habilidades y competencias personales
EVALUACIÓN
LA ORGANIZACIÓN SEGÚN EL COMPORTAMIENTO EMPRENDEDOR

VERIFICAR LOS PROCEDIMIENTOS ARCHIVÍSTICOS DE 03. EMPLEAR CAPACIDAD CREATIVA E Fomentar cultura emprendedora según
ACUERDO A NORMATIVIDAD Y POLÍTICA INTERNA DE INNOVADORA SEGÚN ESTRATEGIA habilidades y competencias personales
EVALUACIÓN
LA ORGANIZACIÓN EMPRENDEDORA

VERIFICAR LOS PROCEDIMIENTOS 05: VALIDAR DATOS CONFORME A LOS Sistematizar datos masivos de acuerdo con
ARCHIVÍSTICOS DE ACUERDO A NORMATIVIDAD Y REQUERIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN Y LOS métodos de analítica y herramientas tecnológicas
EVALUACIÓN POLÍTICA INTERNA DE LA ORGANIZACIÓN REQUERIMIENTOS TÉCNICOS

24/07/2023 03:59:14 GFPI- F-016 v2

 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol
Procedimiento Ejecución de la Formación

Modelo de Mejora
PROYECTO FORMATIVO

3.5 Organización del proyecto

3.5.2 No. Aprendices sugeridos para

3.5.1 No. Instructores requeridos 7 30
participar en el proyecto

3.6 Descripción del ambiente de aprendizaje requerido

Para este proyecto se requiere un ambiente amplio, con escritorios, computadores y materiales de formación

3.7. Recursos estimados

Equipos / Herramientas Talento Humano (Instructores) Materiales de formación consumibles
Actividades del proyecto Duración
(Meses)
Descripción Cant. V. Unit. V. Total Especialidad Cant. V. Unit. V. Total Descripción Cant. V. Unit. V. Total

2 Reloj radicador de 2 $ 1.500.000 $ 3.000.000

DESARROLLAR LAS correspondencia
ACTIVIDADESPERTINENTES
PARA LA EFICIENTE
ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS Y UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA

Impresora de código
DESARROLLAR LAS 2 2 $ 3.000.000 $ 6.000.000
de barras
ACTIVIDADESPERTINENTES
PARA LA EFICIENTE
ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS Y UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA

$ 10.000.000
DESARROLLAR LAS 2 Scanner 2 $ 5.000.000
ACTIVIDADESPERTINENTES
PARA LA EFICIENTE
ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS Y UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA

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 2 Lápices 35 $ 1.500 $ 52.500
IDENTIFICAR EL ESTADO
REAL DE LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y LA UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA

IDENTIFICAR EL ESTADO 2 Borrador 35 $ 500 $ 17.500

REAL DE LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y LA UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA

DESARROLLAR LAS 2 Saca ganchos 15 $ 3.200 $ 48.000

ACTIVIDADESPERTINENTES
PARA LA EFICIENTE
ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS Y UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA

DESARROLLAR LAS
ACTIVIDADESPERTINENTES 3 Fechadores 2 $ 200.000 $ 400.000
PARA LA EFICIENTE
ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS Y UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
DESARROLLAR LAS Perforadoras
ACTIVIDADESPERTINENTES 3 3 $ 300.000 $ 900.000
industriales
PARA LA EFICIENTE
ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS Y UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
DESARROLLAR LAS Lector de código de
ACTIVIDADESPERTINENTES 3 2 $ 650.000 $ 1.300.000
barras
PARA LA EFICIENTE
ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS Y UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
ESTABLECER PAUTAS PARA
EL ADECUADO FLUJO DE LA 3 Marcadores en seco 6 $ 20.000 $ 120.000
UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA Y
PROYECTAR ACTIVIDADES
PARA EL FUNCIONAMIENTO
DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
ESTABLECER PAUTAS PARA
EL ADECUADO FLUJO DE LA 3 Numeradores 2 $ 100.000 $ 200.000
UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA Y
PROYECTAR ACTIVIDADES
PARA EL FUNCIONAMIENTO
DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

24/07/2023 03:59:14 GFPI- F-016 v2

ESTABLECER PAUTAS PARA
EL ADECUADO FLUJO DE LA 3 Papel Bond 75grms 6 $ 20.000 $ 120.000
UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA Y
PROYECTAR ACTIVIDADES
PARA EL FUNCIONAMIENTO
DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
DESARROLLAR LAS $ 70.000.000
ACTIVIDADES 3 Equipo de cómputo 35 $ 2.000.000
PERTINENTES PARA LA
EFICIENTE
ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS Y UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
IDENTIFICAR EL ESTADO Contratación de $ 26.425.434
REAL DE LOS ARCHIVOS 3 7 $ 3.775.062
Instructores
DE GESTIÓN Y LA
UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA

VERIFICAR LOS 1 Gafas desechables 35 $ 5.000 $ 175.000

PROCEDIMIENTOS
ARCHIVÍSTICOS DE
ACUERDO A NORMATIVIDAD
Y POLÍTICA INTERNA DE LA
ORGANIZACIÓN

Batas desechables
VERIFICAR LOS 1 35 $ 8.000 $ 280.000
PROCEDIMIENTOS
ARCHIVÍSTICOS DE
ACUERDO A NORMATIVIDAD
Y POLÍTICA INTERNA DE LA
ORGANIZACIÓN

VERIFICAR LOS 1 Guantes Desechables 6 $ 20.000 $ 120.000

PROCEDIMIENTOS
ARCHIVÍSTICOS DE
ACUERDO A NORMATIVIDAD
Y POLÍTICA INTERNA DE LA
ORGANIZACIÓN

DESARROLLAR LAS 1 Bolígrafos negros 35 $ 2.000 $ 70.000

ACTIVIDADESPERTINENTES
PARA LA EFICIENTE
ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS Y UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA

VERIFICAR LOS 1 Tapabocas 5 $ 10.000 $ 50.000

PROCEDIMIENTOS
ARCHIVÍSTICOS DE
ACUERDO A NORMATIVIDAD
Y POLÍTICA INTERNA DE LA
ORGANIZACIÓN

24/07/2023 03:59:14 GFPI- F-016 v2

 Gorros desechables
VERIFICAR LOS 1 1 $ 10.000 $ 10.000
o cofia
PROCEDIMIENTOS
ARCHIVÍSTICOS DE
ACUERDO A NORMATIVIDAD
Y POLÍTICA INTERNA DE LA
ORGANIZACIÓN

DESARROLLAR LAS 1 Cables HDMI 3 $ 15.000 $ 45.000

ACTIVIDADESPERTINENTES
PARA LA EFICIENTE
ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS Y UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA

Total: $ 70.000.000

5. Equipo que participó en la formulación del proyecto

Nombre Especialidad Nombre Centro Regional

JUAN AMADEO GOMEZ ACOSTA CENTRO DE INDUSTRIA Y SERVICIOS DEL REGIONAL META
ARCHIVISTA
META

JOSE ANIVAL GUACALES GUACALES ARCHIVISTA CENTRO DE INDUSTRIA Y SERVICIOS DEL REGIONAL META
META

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